Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ------TRẦN THỊ CHUYÊN TÌM HIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - -

TRẦN THỊ CHUYÊN

TÌM HIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI

HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện - Thông tin

Người hướng dẫn khoa học

ThS HOÀNG THỊ BÍCH LIÊN

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho em gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin, tổ Thư viện - thông tin Những thầy cô đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập tại trường

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo Hoàng Thị Bích Liên, người trực tiếp hướng dẫn, quan tâm và giúp đỡ tận tình để em có thể hoàn thành tốt khóa luận của mình

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, các cô, các anh (chị) làm việc tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tạo điều kiện tốt nhất và nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế tại thư viện

Cám ơn gia đình, bạn bè đã giúp đỡ và động viên em trong suốt thời gian thực hiên khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày tháng năm 2014

Sinh viên

Trần Thị Chuyên

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận “Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” là kết quả của quá trình

em học tập, tìm hiểu và nghiên cứu, mọi thông tin đều đúng với thực tế Khóa luận hoàn thành dưới sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Hoàng Thị Bích Liên

không hề sao chép hoàn toàn Em xin cam đoan khóa luận này không trùng lặp với bất kì khoa luận nào khác Một lần nữa em xin khẳng định sự trung thực của lời cam đoan trên

Hà Nội, Ngày tháng năm2014

Sinh viên

Trần Thị Chuyên

Library Center = Online Public Access Catalog)

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU……… 1

1 Lí do chọn đề tài……… 1

2 Tình hình nghiên cứu……… 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……… 3

4 Phương pháp nghiên cứu……… 3

5 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu……… 4

6 Đóng góp của khóa luận……… 4

7 Bố cục của khóa luận……… 4

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 5

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển……… 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ……… 7

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin……… 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 11

2.1 Tổ chức bộ máy và nguồn lực thông tin 11

2.1.1 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 11

2.1.2 Nguồn tin 14

2.1.3 Cơ sở vật chất 16

2.1.4 Bộ máy tra cứu 17

2.2 Thực trạng hoạt động của Thư viện 20

2.2.1 Phát triển nguồn tin 20

2.2.2 Hoạt động xử lí thông tin 25

2.2.3 Tổ chức tra cứu và phục vụ bạn đọc 34

2.2.4 Hoạt động khai thác và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông

tin - thư viện 42

2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Thư viện 45

2.2.6 Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 46

2.2.7 Quan hệ đối ngoại và trao đổi thông tin 54

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động Thư viện 56

3.1 Một số nhận xét……… 56

3.1.1 Ưu điểm 56

3.1.2 Hạn chế 58

3.2 Một số đề xuất……… 58

3.2.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin 58

3.2.2 Đào tạo người dùng tin 59

3.2.3 Nâng cao đội ngũ cán bộ thư viện thông tin 60

3.2.4 Hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật 61

3.2.5 Tăng cường quan hệ hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước 62

3.2.6 Hoàn thiện và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin -thư viện 63

3.2.7 Công tác xây dựng tài liệu và xây dựng cơ sở vật chất 65

KẾT LUẬN……… 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 67

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Khoa học và công nghệ ngày càng phát triển vượt bậc làm thay đổi mọi mặt đời sống xã hội, hình thành nên xã hội thông tin Những thành tựu công nghệ thông tin hiện đại đã giúp cho con người trao đổi, tìm kiếm thông tin ngày càng thuận tiện và nhanh chóng Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của Internet và các phương tiện truyền thông đại chúng, sách báo truyền thống trong thư viện cũng không mất đi vị trí quan trọng trong việc truyền tải thông tin

Những năm về trước, cách thức tổ chức của Thư viện trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 khá đơn giản, thế nhưng kể từ khi chuyển sang quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức của Thư viện cũng thay đổi Ban chủ nhiệm Thư viện đã phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức rõ ràng, có sự cân nhắc kĩ lưỡng cán

bộ thư viện, bố trí lại mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau, đảm bảo hoạt động thống nhất trong toàn Thư viện Mô hình cơ cấu tổ chức có mối liên hệ chặt chẽ, thống nhất với hoạt động của các phòng ban đã giúp cho bộ máy hoạt động của Thư viện hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao

Hiện nay, Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có quy mô hoạt động lớn, vốn tài liệu thuộc mọi loại hình như: Sách, báo, tạp chí, băng từ, đĩa từ… nội dung rất phong phú, phục vụ các ngành đào tạo trong và ngoài sư phạm của nhà trường

Nền giáo dục nước ta trong nhưng năm gần đây (đặc biệt là giáo dục đại học) có nhiều bước tiến mới, phương pháp đào tạo tín chỉ là một trong những biện pháp lựa chọn ưu tiên của Bộ giáo dục và Đào tạo để thực hiện đổi mới, hội nhập Hòa chung với nền giáo dục nước nhà, từ K36 trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã áp dụng phương thức đào tạo theo tín chỉ vào hoạt

động giảng dạy Theo đó, khối lượng tài liệu để đáp ứng nhu cầu của sinh viên ngày một nhiều, nguồn tài liệu đó phần lớn tập chung ở Thư viện nhà trường Chính vì vậy mà hoạt động của Thư viện có ảnh hưởng rất nhiều tới quá trình học tập và nghiên cứu của sinh viên

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã và đang phấn đấu trở thành thư viện hiện đại, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đào tạo của nhà trường, đảm bảo thông tin tư liệu cho các hoạt động: giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn trường

Từ đó đặt ra yêu cầu cấp thiết cần phải tiến hành đổi mới cơ cấu tổ

chức và hoạt động của Thư viện Vì vậy tôi chọn đề tài “Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm

đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Ngày nay, vấn đề làm thế nào để xây dựng được một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh cùng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan mình đang thu hút sự quan tâm của các nhà lãnh đạo ở mọi ngành nghề, bao gồm cả ngành Thư viện – thông tin Đã có nhiều luận văn, diễn đàn xã hội, các bài viết về cơ cấu tổ chức và hoạt động của một số Thư viện các trường Đại học được đăng trên các tạp chí khoa học và các phương tiện thông tin đại chúng: sách, báo, Internet… Tuy nhiên, chưa có tài liệu nào đi sâu vào tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 Tại trường Đại học Quốc Gia Hà Nội có đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này

như đề tài của sinh viên Mai Thị Hiền “Tổ chức và hoạt động của Trung tâm

Thông tin – Thư viện trường Đại học Nông Nghiệp I Hà Nội”, đề tài của

Hoàng Thị Bích Liên “Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường

Đại học Ngoại Thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” Các đề tài viết về

thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 như: “Tìm hiểu ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác biên mục tại Thư viện trường Đại học Sư phạm

Hà Nội 2” của sinh viên Nguyễn Thị Nghĩa, đề tài “Sinh viên trường Đại học

Sư Phạm Hà Nội 2 với văn hóa đọc” của Hoàng Thị Oanh

Xuất phát từ những đặc trưng về nguồn tin, về nhu cầu tin và người dùng tin của TV trường ĐHSPHN 2, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện cũng có những nét riêng, từ trước đến nay chưa có một luận văn nào

nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và hoạt động tại đây Có thể nói đề tài “Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm

Hà Nội 2” là đề tài mới, không trùng lặp với đề tài khác Vì vậy, tôi lựa chọn

đề tài này làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình Tôi hi vọng rằng kết quả đạt được trong nghiên cứu này sẽ đóng góp về mặt lí luận và thực tiễn trong công tác hoạt động thông tin tại các thư viện nói chung và Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 nói riêng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của thư viện và các

hoạt động diễn ra trong 7 năm trở lại đây, từ 2008 - 2014

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và các hoạt động

diễn ra tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 trong thời gian từ

2008 - 2014

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận đã sử dụng phương pháp: Khảo sát thực tế, quan sát, phỏng vấn, phân tích - tổng hợp, so sánh, đánh giá…

5 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

5.1 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 Trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện

cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả họat động của Thư viện

5.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Tìm hiểu khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 + Tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện

+ Đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức

và nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện

6 Đóng góp của khóa luận

6.1 Đóng góp về mặt lí luận

Trên cơ sở tổng hợp, phân tích các tài liệu và các công trình nghiên cứu

đi trước, khóa luận cung cấp những thông tin để tìm hiểu, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện

6.2 Đóng góp về mặt thực tiễn

Những kết quả nghiên cứu của khóa luận có thể dùng là tài liệu tham khảo, xem xét ứng dụng vào thực tế hoạt động của các thư viện để từ đó góp phần hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động các thư viện nói chung và Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 nói riêng

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chương:

- Chương 1: Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện

trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả

của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện (TV) trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (ĐHSPHN 2) được hình thành cùng với thời gian thành lập trường Từ 1967-1975, giai đoạn này nhà trường đạt tại Cầu Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, lúc này phụ trách TV chỉ có 2 cán bộ Từ 1975 đến nay, nhà trường có địa điểm mới là phường Xuân Hòa, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Những năm đầu ở Xuân Hòa, cán bộ thư viện (CBTV) trực thuộc phòng giáo vụ với cơ sở vật chất, nghèo nàn, thiếu thốn, vốn tài liệu (VTL) ít Năm 1978, TV được tái thành lập, năm 1981, có 4 CBTV phụ trách công tác chuyên môn

Trải qua hơn 40 năm hoạt động, TV không ngừng phát triển cùng với

sự đi lên của Nhà trường Từ nguồn VTL ban đầu là kho sách của TV khoa cấp 2 tại Phủ Lí - Hà Nam và tài liệu (TL) do trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 1 chuyển lên, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, các phòng đọc nhỏ bé, đội ngũ cán bộ chưa tới 10 người, đa số tốt nghiệp Đại học nhưng ở các chuyên ngành khác nhau Song TV vẫn duy trì các hoạt động của mình và phát triển, tăng cường cán bộ, trang thiết bị và các đầu sách, báo, tạp chí Năm 1999, với

sự giúp đỡ của TV Quốc Gia Việt Nam, TV ĐHSPHN 2 đã áp dụng phần mềm CDS/ISIS vào công tác quản lí và xây dựng cơ sở dữ liệu của TV, đây là bước đi đầu tiên để xây dựng một TV hiện đại

Năm 2004, Trường ĐHSPHN 2 được đầu tư mức A “Dự án giáo dục Đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng của Ngân hàng thế giới - World Bank (500.000 USD), trường đã dành một phần ngân sách này để nâng cấp TV Đến nay, TV đã có một cơ ngơi khang trang, với tổng diện tích 2650 m2, có

hệ thống phòng học hiện đại với trang thiết bị chuyên dụng như: bàn ghế, giá

kê, tủ mục lục được đầu tư mới hoàn toàn Các thiết bị hiện đại khác như: máy tính, máy in mã vạch, in thẻ, máy photocopy, hệ thống cổng từ, máy khử từ… cùng với việc ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 với các phân hệ đã hoạt động hiệu quả trong việc bổ sung, biên mục, lưu thông, OPAC và quản trị hệ thống Tài liệu được gắn mã số, mã vạch, người dùng tin (NDT) có thể tra cứu trên mạng Internet qua địa chỉ 192.168.0.1/Libol hoặc qua hệ thống phiếu của tủ mục lục truyền thống Ngoài ra TV còn chuyển đổi phương thức phục vụ từ kho đóng (phòng Luận văn) sang kho mở với sự hỗ trợ của hệ thống thiết bị kiểm soát cổng từ

TV đã đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa, đã

và đang áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), từng bước phát triển theo mô hình TV hiện đại

TV đã phối hợp chặt chẽ với tất cả các khoa trong trường đảm bảo cho tất cả sinh viên đều được cấp thẻ sử dụng TV Ngoài thời gian phục vụ trong giờ hành chính, TV còn mở cửa phục vụ NDT thông tầm đến 21h vào tất cả các buổi tối và ngày nghỉ

Bên cạnh đó TV cũng thường xuyên tổ chức các hoạt động như: Giới thiệu sách báo vào các dịp đặc biệt như chào mừng đại lễ 1000 năm Thăng Long - Hà Nội, 120 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam… trưng bày các ấn phẩm của cán bộ viên chức trong trường, tổ chức hội thảo chào mừng lễ kỉ niệm 40 năm thành lập trường và 37 năm đào tạo tại Xuân Hòa TV cũng phối hợp với các phòng ban, các đoàn thể khác tổ chức tuần lễ đổi sách giữa các sinh viên trong trường Vào đầu năm học, TV còn tổ chức các buổi hướng dẫn cho sinh viên mới vào trường cách

sử dụng TV

Trong suốt các năm hoạt động tại Xuân Hòa, TV luôn hoàn thành tốt nhiêm vụ, được tặng nhiều bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào Tạo, nhiều

năm liền là tập thể Lao động xuất sắc, nhiều cán bộ đạt danh hiệu Chiến sĩ thi đua các cấp

Với các thành tích đạt được, TV trường ĐHSPHN 2 đã và đang phấn đấu để trở thành một TV hiện đại (TV điện tử), nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ,

sứ mạng của mình là đảm bảo thông tư liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học với đa bậc, đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao và sự phát triển bền vững của nhà trường

1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng: Thư viện trường ĐHSPHN2 là một bộ phận trong cơ cấu tổ

chức trong nhà trường có chức năng: Giúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức, quản lý thư viện và thông tin khoa học, bao gồm: Xây dựng và phát triển vốn tài liệu; Tổ chức quản lý khoa học nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật; Phục vụ

có hiệu quả công tác học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên toàn trường

Nhiệm vụ: TV trường ĐHSPHN 2 có nhiệm vụ bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu Tổ chức lưu trữ và phục vụ tham khảo các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài cấp nhà nước, các dự án lớn… Xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả Cung cấp các dịch vụ TV chất lượng cao Định kì đưa ra những thông tin thư mục, giới thiệu nguồn tư liệu mới Mở rộng hợp tác quốc tế, ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến vào phát triển TV, mở rộng nguồn tin, phát triển cơ sở vật chất

Với chức năng, nhiệm vụ đó thư viện luôn luôn có kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn xây dựng đội ngũ, cơ sở vật chất để phát triển TV, từng bước xây dựng TV trường ĐHSPHN 2 trở thành Trung tâm thông tin - thư viện (TT - TV), phục vụ đắc lực cho việc giảng dạy, nghiên cứu khoa học, thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Nhu cầu tin (NCT) của người dùng tin (NDT) tại TV trường ĐHSPHN

2 rất đa dạng và phong phú Để đảm bảo thông tin đến đúng đối tượng, kịp thời và nhanh chóng TV có thể phân chia thành từng nhóm bạn đọc để có những hình thức phục vụ đúng với yêu cầu và nguyện vọng của họ NDT là

cơ sở định hướng cho mọi hoạt động của TV Có thể chia NDT của TV thành các nhóm chính sau:

 Nhóm NDT là Sinh viên:

Đây là nhóm NDT chiếm số lượng lớn của TV, 6062 thẻ trên tổng số

6895 thẻ (chiếm 87,9%) (số liệu thống kê đầu tháng 3/2014) Mỗi ngày TV tiếp khoảng gần 100 lượt NDT là sinh viên, họ thường sử dụng các loại TL như: sách, báo, tạp chí, khóa luận tốt nghiệp…

Đặc điểm của nhóm NDT này: Có nhiều thời gian cho việc khai thác và

sử dụng VTL của TV; Có những kiến thức cơ bản để tìm kiếm và khai thác nguồn tin của TV do được học qua chương trình giới thiệu và hướng dẫn sử dụng TV, tuy nhiên công tác này được tổ chức chưa sâu nên khả năng về kiến thức thông tin của sinh viên còn hạn chế; Là những người năng động, ham học hỏi, có nhu cầu tin phong phú, đa dạng về các môn học đại cương, môn chuyên ngành, phương pháp dạy và học; Họ thường xuyên lên TV, coi TV là giảng đường thứ hai, là môi trường học tập và nghiên cứu khoa học lí tưởng cho mình

Đặc điểm NCT: NCT của nhóm bạn đọc này gắn với chương trình học tập hàng năm của họ Đối với từng đối tượng sinh viên lại có sự phân cấp nhu cầu: Nhu cầu của sinh viên năm thứ nhất chủ yếu tìm đến các TL là sách giáo khoa, giáo trình và TL tham khảo phục vụ các môn học cơ bản đại cương và các bài học trên lớp nhằm nâng cao kiến thức; những sinh viên năm cuối ngoài giáo trình họ còn tìm đến các công trình nghiên cứu khoa học, tìm TL làm khóa luận, thi tốt nghiệp nên nhu cầu sử dụng TL rộng và chuyên sâu

hơn Thông tin mà họ sử dụng ở nhiều dạng khác nhau như: Sách giáo trình, báo, tạp chí, tài liệu điện tử… có nhu cầu lớn về sử dụng các sản phẩm và dịch vụ TT - TV của TV

 Nhóm NDT là Cán bộ, giảng viên:

Hiện tại nhóm NDT này chiếm tỉ lệ nhỏ so với tổng số NDT của TV,

140 thẻ (chiếm 2%) Mỗi ngày, TV tiếp khoảng 7 - 8 lượt NDT là cán bộ, giảng viên với các TL chủ yếu là báo, tạp chí, sách và luận án

Đặc điểm NDT: Họ vừa là người sử dụng thông tin vừa là người tạo lập thông tin Là những người có trình độ chuyên môn cao, đa số từ học vị Thạc sỹ trở lên; Các cán bộ là đối tượng quản lí ít có thời gian lên TV sử dụng

TL, cán bộ giảng dạy có tâm lí ngại lên TV nên nhóm này đa phần mượn về nhà sử dụng và mượn bằng cách tự tìm TL hoặc nhờ CBTV tìm giúp

Đặc điểm NCT: Có nhu cầu thông tin chủ yếu về các chuyên ngành đào tạo của trường, đặc biệt là các bộ môn họ đang giảng dạy và nghiên cứu; Cần các thông tin ở mức độ chuyên sâu và toàn diện, phục vụ việc soạn bài, thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học và hướng dẫn sinh viên và học viên thực hiện các đề tài ở nhiều cấp khác nhau Do đó mà thông tin cung cấp phải chính xác và kịp thời; Ngoài ra, họ cũng cần thông tin chuyên ngành có giá trị như: kỉ yếu hội nghị, hội thảo khoa học, các TL hướng dẫn giảng dạy, TL nghiên cứu, các vấn đề về xã hội: giải trí, gia đình, kinh tế, văn hóa… Đặc biệt, nhiều các bộ giảng viên có nhu cầu sử dụng TL ngoại văn phục vụ công việc của mình; Nhu cầu tin của nhóm này cũng rất đa dạng, chuyên sâu và đòi hỏi TV phải đáp ứng dưới nhiều hình thức khác nhau Vì vậy, nhằm góp phần vào sự nghiệp đào tạo và phát triển lâu dài của nhà trường, TV cần theo dõi và nắm bắt NCT của nhóm này, để có những hình thức phục vụ phù hợp

 Nhóm NDT là học viên, nghiên cứu sinh:

Đây cũng là nhóm NDT chiếm tỷ lệ nhỏ, với 693 thẻ được đăng kí, chiếm 10,1% trong tổng số NDT tại TV Nhóm NDT này ít có thời sử dụng

TV nên mỗi ngày TV chỉ tiếp khoảng 5 – 7 lượt bạn đọc với các TL chủ yếu

là luận văn, luận án, sách, báo…

Đặc điểm NDT: Là những người ít có thời gian sử dụng TV do họ vừa học tập tại trường vừa phải làm việc ở nơi công tác; Là những người có trình

độ chuyên môn cao

Đặc điểm NCT: Có nhu cầu sử dụng TL vê các chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ, Tiến sĩ của Nhà trường, bao gồm: Toán giải tích, Vật lí lí thuyết, Giáo dục tiểu học, Lí luận văn học; Loại hình

TL mà nhóm NDT này quan tâm và sử dụng nhiều là luận án, luận văn, các sách Tiếng Anh và các loại tạp chí chuyên ngành

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu và nguồn lực thông tin

2.1.1 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Cơ cấu tổ chức của một cơ quan TTTV là một hệ thống các phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng Cơ quan TTTV có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng của mình thông qua hoạt động của các phòng ban Vì vậy, cần phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức một cách rõ ràng giữa các cán bộ và sự điều phối hoạt động thống nhất trong cơ quan [4]

Bộ máy tổ chức của TV trường ĐHSPHN 2 bao gồm: Ban chủ nhiệm

và 3 phòng chức năng (phòng nghiệp vụ, phòng đọc, phòng tài nguyên số), bố trí ở hai nơi làm việc (nhà 10 và nhà 8 tầng)

Với tổng số cán bộ làm việc: 21 (nam: 03, nữ: 18) Lao động trong biên chế: 07, hợp đồng: 14; Đảng viên: 08; Thạc sỹ: 05; Cử nhân: 11; Cao đẳng:

02, Trung cấp: 03

Ngoài Ban chủ nhiệm TV (một chủ nhiệm, một phó chủ nhiệm), các cán bộ được phân về các tổ chuyên môn sau: tổ nghiệp vụ, tổ phục vụ bạn đọc, tổ tài nguyên số Nhân sự các tổ này hiện đang đảm nhận các công việc tại các phòng chức năng theo sơ đồ sau đây:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện trường ĐHSPHN 2

* Ban chủ nhiệm:

Gồm có một chủ nhiệm và một phó chủ nhiệm Đảm nhiệm công việc lãnh đạo, tổ chức, quản lí các phòng ban, cán bộ, nhân viên và mọi công việc của TV nhằm điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra nhịp nhàng, ăn khớp với nhau

Nhiệm vụ chính của Ban chủ nhiệm là điều chỉnh tổ chức bộ máy quản

lí, xác định phướng hướng chuyên môn nghiệp vụ cơ bản của TV và cụ thể hóa bằng kế hoạch dài hạn theo sự phân công, chỉ đạo của Hiệu trưởng Nhà trường sao cho phù hợp với yêu cầu và thực trạng của TV…

* Tổ nghiệp vụ:

Hiện nay tổ có 3 cán bộ làm công tác nghiệp vụ ở các phòng Bổ sung, Biên mục và Tin học ứng dụng Tổ này đảm nhiệm nhiệm vụ: Thu thập, bổ sung TL đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Trường; Nhận lưu chiểu các luận án, luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp của cán bộ, giảng viên, sinh viên; Xử lí nghiệp vụ tất cả các loại hình TL được bổ sung vào TV như: sách giáo trình, luận án, luận văn…

* Tổ phục vụ bạn đọc:

Hiện nay tổ có 13 cán bộ làm việc tại các phòng Phục vụ mượn tại chỗ

và Phục vụ mượn về nhà Tổ có nhiệm vụ: phục vụ mượn tại chỗ, mượn về nhà, tự chọn TL trong các kho mở, phục vụ cho sinh viên làm đề tài nghiên cứu khoa học vơi thời gian phục vụ vào tất cả các ngày, tháng trong năm học (kể cả các buổi tối và ngày nghỉ) Bên cạnh đó, tổ phòng đọc còn tuyên truyền giới thiệu chính sách, pháp luật của Đảng & Nhà nước thông qua công tác bạn đọc, bằng các hình thức giới thiệu sách, hướng dẫn tra tìm tài liệu, trả lời những thông tin về sách cũng như về văn hóa xã hội nói chung mà bạn đọc quan tâm Cung cấp đầy đủ TL theo yêu cầu một cách nhanh chóng

và đầy đủ qua các hình thức như: in, sao chép, nhân bản, lấy ngay tại chỗ…Tổ chức tốt hệ thống mục lục giúp NDT dễ dàng tra tìm tài liệu Sắp xếp lại các kho sách gọn gàng, ngăn nắp theo đúng chuyên ngành Tổ quản lí tốt TL trong TV: với tổng số TL có trong phòng đọc khoảng: 43.000 cuốn Gồm: sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án… quản lí thông qua phần mềm Libol, sổ sách Lượt bạn đọc của tổ phục vụ là 64.263 bạn đọc với 65.304 lượt TL

* Tổ tài nguyên số:

Tổ có 03 cán bộ, bao gồm ba phòng sau: Phát triển nguồn lực, Website

TV, Kĩ thuật số Tổ tài nguyên số có nhiệm vụ: tham mưu cho lãnh đạo TV

ĐHSPHN 2 để quyết định về phương thức tổ chức và hoạt động của nguồn tài nguyên số nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên trong trường; Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu và thông tin dạng file, ảnh ; Thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động trên Website của trường giúp người dùng tin truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả

Cơ cấu tổ chức của TV ĐHSPHN 2 nói chung giống như cơ cấu tổ chức của một số TV ở các trường Đại học lớn khác, cũng bao gồm bộ phận nghiệp

vụ và phục vụ bạn đọc Tuy nhiên, TV trường ĐHSPHN 2 có thêm bộ phận mới là Tài nguyên số giúp cho cơ cấu tổ chức của TV hoàn thiện hơn Các phòng ban hoạt động nhịp nhàng với nhau, mang lại hiệu quả cao cho TV

2.1.2 Nguồn tin

Hiện nay, TV ĐHSPHN 2 có một nguồn tin lớn mạnh, phong phú cả về

nội dung, hình thức và ngôn ngữ của TL, đáp ứng đầy đủ mọi NCT của NDT

Về hình thức của TL: TL của TV trường ĐHSPHN 2 được phân theo

Bảng1: Nguồn tin phân chia theo loại hình TL (hình thức TL)

Bảng 1 cho thấy kho sách của TV ĐHSPHN 2 bao gồm nhiều loại hình

TL khác nhau Cũng như hầu hết các TV trường Đại học khác, sách là loại hình TL chiếm tỉ lệ lớn nhất (58,16%), tiếp theo là Luận văn, luận án (31,64%), còn lại chiếm tỉ lệ nhỏ nhất là Bài trích (8,8%) và Báo, tạp chí chiếm 1,41% trong tổng số VTL của TV

Về ngôn ngữ của TL: VTL của TV ĐHSPHN 2 tương đối đa dạng về

ngôn ngữ, bao gồm TL Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Trung…và được phân

bố ở tất cả các phòng, riêng TL ngoại văn tập trung chủ yếu ở phòng Tra cứu

và phòng Báo, tạp chí

Ngôn ngữ TL Số đầu TL Tỉ lệ % theo đầu TL

Bảng 2: Nguồn tin phân chia theo ngôn ngữ

Như vậy, về ngôn ngữ TL, TV ĐHSPHN 2 chủ yếu có TL Việt văn (chiếm 83,63%) do bạn đọc của thư viện chủ yếu là sinh viên Việt Nam, số lượng sinh viên nước ngoài theo học tại trường ít Ngoài ra còn có các TL viết bằng ngôn ngữ khác như: tiếng Anh (13,75%), còn lại 2,62% là TL bằng các ngôn ngữ khác TL bằng các ngôn ngữ khác chiếm tỉ lệ nhỏ là do số lượng bạn đọc có thể sử dụng đọc và ngiên cứu TL tiếng nước ngoài chủ yếu là đội ngũ cán bộ của nhà trường và sinh viên theo học khoa ngoại ngữ, còn lại thì chỉ một số ít bạn đọc có khả năng sử dụng ngoại ngữ trong quá trình học tập, nghiên cứu Do vậy, TV chủ yếu tập trung khai thác, bổ sung nguồn TL tiếng việt và một số lượng nhỏ TL tiếng nước ngoài Đây cũng chính là nhược điểm của phòng đọc Tra cứu, tỉ lệ các loại TL không cân đối: đa số là TL Việt văn, ngoài TL bằng tiếng Anh, các TL viết bằng thứ tiếng khác chưa có số lượng nhiều hoặc chưa được bổ sung về TV Vì vậy, TV cần phải bổ sung thêm TL ngoại văn để phục vụ nhu cầu của NDT

Về nội dung của TL: Nguồn tin của TV ĐHSPHN 2 có nội dung bao

quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cơ bản, các khoa học xã hội, nội dung mang tính tổng hợp Sau đây là bảng thống kê VTL phân chia theo nội dung (quản lý bằng phần mềm điện tử Libol):

Nội dung Số đầu TL

Bảng 3: Nguồn tin phân chia theo nội dung TL

Qua bảng thống kê về nội dung TL, ta thấy VTL của TV ĐHSPHN 2 có nội dung phong phú, đa dạng, bao quát tất cả các ngành đào tạo của trường, ngoài ra TL còn có các nội dung khác Trong đó, môn loại Văn học chiếm tỉ

lệ lớn là 4023 (chiếm khoảng 20%) do lượng sinh viên khoa Ngữ Văn của trường chiếm số lượng lớn, tiếp đó là môn loại Toán học (chiếm 9.8%), các ngành Vật lí, Thiên văn học, Sinh học, Lịch sử, Địa lí chiếm tỉ lệ tương đối (khoảng 5%), các ngành còn lại là Triết học và Hóa học chiếm tỉ lệ nhỏ nhất

do bạn đọc là sinh viên các khoa này có số lượng tương đối ít

2.1.3 Cơ sở vật chất

Khi mới thành lập, TV trường ĐHSPHN 2 chỉ là một kho chứa sách,

cơ sở vật chất của TV còn nghèo nàn, thiếu thốn, trang thiết bị lạc hậu, chỉ có các phòng đọc diện tích nhỏ hẹp và vài thiết bị cũ kĩ, VTL ít Trải qua quá trình hoạt động và phát triển đến nay TV đã có một cơ ngơi khang trang, với

tổng diện tích sử dụng là 2650 m2, gồm tầng 1, 3 (nhà Đa năng 8 tầng), tầng

Hệ thống cơ sở vật chất như vậy phần lớn đã đảm bảo cho quá trình hoạt động và phục vụ của TV Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn hệ thống cơ sơ vật chất này thì điều cần làm trước tiên là phải nâng cấp lại hệ thống các kho chứa sách (đặc biệt là kho mượn Nhà 10), trang bị thêm các thiết bị bảo quản

TL, phục chế TL, máy tính tra tìm TL…

2.1.4 Bộ máy tra cứu

Bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra tìm

và cung cấp TL/ thông tin (dữ kiện, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ quan thông tin - thư viện đáp ứng yêu cầu tin của NDT [4]

Làm thế nào để tổ chức được một bộ máy tra cứu hiệu quả là việc làm thực sự cần thiết đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện Để đáp ứng tốt nhất NCT của NDT, hầu hết các TV đã trang bị không chỉ đầy đủ các loại TL, hình thức phục vụ phù hợp mà còn là bộ máy tra cứu nhanh chóng và chính xác

TV trường ĐHSPHN 2 đã xây dựng được một bộ máy tra cứu song song dưới

2 hình thức: truyền thống và hiện đại

* Với bộ máy tra cứu truyền thống: Đó là hệ thống mục lục bao gồm

mục lục chữ cái, mục lục phân loại và mục lục tác giả Hệ thống mục lục bao gồm các tủ chứa ngăn phích thư viện được đặt tại các địa điểm tra cứu dữ liệu

thư mục, tồn tại song song với hệ thống tra cứu hiện đại Các phích trong Tủ

mục lục phản ánh nội dung kho tài liệu TV

+ Mục lục chữ cái: Xếp theo chữ cái đầu Tên tài liệu: Sống mòn, Vật liệu, Thơ Tản Đà…

+ Mục lục Phân loại: Theo môn loại: Văn, Toán, Lý, Hoá, Sinh…

+ Mục lục Tác giả: Xếp theo vần chữ cái Tên tác giả: Tố Hữu, Xuân Diệu…

Hiện nay, TV trường ĐHSPHN 2 cứ mỗi đầu sách tương ứng với một loại phiếu mô tả Như vậy, TV có khoảng hơn 20.000 đầu TL tương đương với khoảng hơn 20.000 loại phiếu, trong mỗi phiếu của tủ mục lục lại chia ra nhiều kho khác nhau: kho mượn (KM), tham khảo (TK)…

Bộ máy tra cứu truyền thống của TV đã và đang phục vụ bạn đọc rất hiệu quả Hệ thống phích mô tả sắp xếp theo vần chữ cái giúp NDT tìm TL một cách nhanh chóng Các phích luôn được kiểm tra, cập nhật và bổ sung thường xuyên những phiếu mô tả mới, loại bỏ phiếu mô tả không còn giá trị

sử dụng nhằm phục vụ nhu cầu của bạn đọc một cách hiệu quả nhất

Tuy nhiên, hệ thống các phích trong tủ mục lục để gần nhau, không tách biệt rõ ràng về vị trí để tủ mục lục nên dẫn tới việc bạn đọc sắp xếp lộn xộn, gây khó khăn cho việc tra cứu của NDT và công tác quản lí của CBTV

* Với bộ máy tra cứu hiện đại: Sự phát triển của CNTT và truyền

thông đã tác động to lớn đến mọi hoạt động trong lĩnh vực TT - TV Năm

2006, TV trường ĐHSPHN 2, bên cạnh sử dụng hệ thống mục lục truyền thống, TV đã đưa vào sử dụng hệ thống mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC Phần mềm được sử dụng trong hệ thống là phần mềm quản trị

TV điện tử Libol do công ty phần mềm Tinh Vân thiết kế và xây dựng Với hệ thống này, cho phép bạn đọc có thể tra tìm thông tin về một loại TL nào đó có trong TV, chỉ cần biết một hoặc vài chi tiết liên quan đến dữ liệu như: loại hình TL, tên TL, tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản…Vào OPAC -> gõ điều kiện tìm: tên sách; tên tác giả; năm xuất bản, từ khoá…Cùng với đó, bạn đọc

có thể sử dụng cách tìm kiếm nâng cao bằng cách mở rộng hay thu hẹp lại cách truy cập thông tin qua việc sử dụng toán tử OR, AND, NOT

* Cách tìm đơn giản: bạn đọc cũng có thể tra tìm thông tin trên mạng:

Tra tìm kí hiệu sách tại hệ thống OPAC tầng 1 Nhà 8 tầng và phòng đọc Đa

phương tiện (Hướng dẫn tại bàn tra cứu)

+ Qua mạng Lan: http://192.168.0.1/libol/: chọn OPAC

+ Qua mạng Internet: http:// hpu2.edu.vn: chọn địa chỉ Thư viện tra cứu

để tìm ký hiệu sách, địa chỉ Thư viện trực tuyến để đọc tài liệu số

Bài trích; Luận án - luận văn; Toàn văn:

+ Vào OPAC -> chọn CSDL (sách, bài trích, luận án, báo tạp chí, toàn văn) + Nhập Tên sách; Tên tác giả; Năm xuất bản; chuyên ngành -> nhấn

Tìm kiếm

+ Hiển thị danh mục -> xem, ghi ký hiệu để mượn sách

Đây là hệ thống tra cứu mới bước đầu thực hiện nên nhiều bạn đọc còn chưa quen với cách tra cứu này và gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin Tuy nhiên, phân hệ tra cứu OPAC giúp cho NDT tìm được TL nhanh chóng và dễ dàng, tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc tra cứu, tìm kiếm thông tin của bạn đọc Đồng thời cũng giúp cho cán bộ rất nhiều trong công tác quản lí và phục vụ bạn đọc Giúp bộ máy tra cứu hiện đại của TV hoạt động đạt hiệu quả cao, đáp ứng mọi NCT của NDT Nhưng việc sử dụng

bộ máy tra cứu hiện đại lại có khó khăn là phụ thuộc vào đường truyền mạng,

Có thể nói bộ máy tra cứu của TV trường ĐHSPHN 2 rất tiện lợi, giúp bạn đọc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Theo thống kê, cứ 10 NDT đến TV tra tìm TL thì có 3/10 NDT tra tìm theo cách truyền thống, còn lại 7/10 NDT tra tìm TL bằng bộ máy hiện đại Như vậy cho ta thấy xu hướng tra cứu hiện nay của đa số NDT tại TV trường ĐHSPHN 2 thích tra cứu theo hình thức hiện đại hơn

2.2 Thực trạng hoạt động của TV trường ĐHSPHN 2

2.2.1 Phát triển nguồn tin

Trong những năm qua, để phát triển nguồn tin của TV ĐHSPHN 2, Ban lãnh đạo TV luôn quan tâm đến công tác bổ sung TL Đây là khâu đầu tiên có vai trò quan trọng đối với toàn bộ hoạt động của TV Chất lượng VTL phụ thuộc rất nhiều vào công tác này Vì vậy, mỗi TV cần đưa ra chính sách bổ sung hợp lí để không chỉ đảm bảo cho VTL phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của TV mà còn làm cho VTL luôn được cập nhật, đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng Làm tốt khâu này, TV sẽ có VTL chất lượng cao ngay từ ban đầu và quan trọng là thu hút đông đảo bạn đọc tới TV, giúp TV tồn tại và phát triển lâu lài

Công tác bổ sung là quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn những

TL có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuật cao để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của NDT Do đặc điểm là một TV đào tạo

đa ngành về sư phạm nên TV trường ĐHSPHN 2 luôn quan tâm đến việc bổ sung TL mới có nội dung về các ngành đào tạo sư phạm như: Toán, Văn, Hóa, Lí, Triết học… Ngoài ra, còn bổ sung các TL là báo, tạp chí…

Trong quá trình bổ sung TL cho TV, CBTV luôn dựa trên nhu cầu tin của các khoa trong trường, các khoa trong trường khi có nhu cầu muốn bổ sung TL nào sẽ gửi yêu cầu về TV, CBTV lập danh sách gửi lên nhà trường xét duyệt rồi tiến hành bổ sung TL đó

Công tác tiến hành bổ sung của TV ĐHSPHN 2 được tiến hành thường xuyên, liên tục và kịp thời Đến nay, TV trường có số lượng VTL phong phú (20.995 đầu TL) Nguồn bổ sung TL chủ yếu gồm: Nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền

* Nguồn bổ sung phải trả tiền: Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của TV

Hàng năm, TV ĐHSPHN 2 được cấp khoảng 350 triệu đồng cho công tác bổ sung TL của TV

Nguồn mua sách: Sách là loại hình TL chiếm số lượng lớn nhất trong

tổng số VTL của TV TV bổ sung sách chủ yếu dựa vào các cơ quan phát hành sách, các nhà xuất bản (NXB): NXB Giáo dục, NXB Đại học Quốc gia

Hà Nội, NXB Đại học Sư phạm…

Là một ngôi trường sư phạm, lĩnh vực đào tạo chủ yếu là khoa học tự nhiên và khoa học xã hội vì vậy phần lớn VTL là khá lớn và ổn định Với hình thức đào tạo theo tín chỉ như hiện nay cần có những TL mới phù hợp với các ngành đào tạo Do vậy, bên cạnh việc tăng cường bổ sung sách giáo trình

TV cần bổ sung sách tham khảo cho các chuyên ngành đào tạo để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu của sinh viên TL được TV bổ sung hàng năm căn cứ vào nhu cầu tin của các khoa trong trường, nhìn chung tăng khá nhanh Theo số liệu thống kê, số lượng đầu TL bổ sung vào TV từ 2008 - nay:

Thời gian bổ sung Số đầu TL

Nguồn mua báo, tạp chí: Đây là những xuất bản phẩm định kì được TV

ĐHSPHN 2 bổ sung đều đặn hàng năm Tuy nhiên, trong những năm trở lại đây do số lượng báo, tạp chí điện tử, báo mạng… ngày càng nhiều nên lượng báo, tạp chí bằng giấy nhập vào TV có xu hướng giảm bớt: năm 2013 nhập

241 đầu, năm 2014 chỉ nhập 219 đầu báo, tạp chí TV luôn chú trọng và đặt những đầu báo, tạp chí mới để kịp thời cung cấp thông tin cho bạn đọc một cách hiệu quả nhất Kinh phí bổ sung báo, tạp chí trong 5 năm trở lại đây cũng được TV chú trọng đầu tư, đến quý I năm 2013 - 2014: kinh phí bổ sung lên tới 21600000 đồng Hiện nay, nguồn cung cấp báo, tạp chí cho TV chủ yếu qua đường bưu điện, với các loại báo, tạp chí chuyên ngành và giải trí

Báo, tạp chí chuyên ngành gồm có: Nghiên cứu văn học, Tạp chí Toán học, Tạp chí văn học và tuổi trẻ, Tạp chí hóa học, Toán tuổi thơ, Văn học nước ngoài, Tin học và nhà trường,… Các loại báo, tạp chí này chủ yếu phục

vụ nhu cầu nghiên cứu theo các chuyên ngành đào tạo, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học của sinh viên, học viên và cán bộ giảng viên trong trường

Báo, tạp chí giải trí: Báo Hoa học trò, Thiếu niên, Cười vui, Nhi đồng, Thiếu niên tiền phong, Thể thao, Phụ nữ, Mẹ và bé, Văn hóa nghệ thuật,… phục vụ cho sinh viên sau những giờ học căng thẳng trên lớp, mang lại cảm giác thư giãn, thoải mái cho NDT

Với nguồn bổ sung phong phú và đa dạng như vậy, báo, tạp chí trở thành nguồn tin quan trọng, góp phần tích cực vào việc mở rộng, nâng cao kiến thức cho NDT về mội mặt, tiếp cận khoa học tiên tiến hiện đại, nhanh chóng hòa nhập và đáp ứng những đòi hỏi của thời kì công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước

Với phương thức bổ sung phải trả tiền, TV có thể chủ động về thời gian, nội dung cũng như số lượng của TL để có thể đáp ứng nhu cầu tin một

cách nhanh chóng Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là phụ thuộc vào nguồn kinh phí được cấp, phụ thuộc vào giá cả của TL có thể tăng lên

* Nguồn bổ sung không phải trả tiền: Ngoài các nguồn bổ sung trên,

VTL của TV còn được bổ sung từ các nguồn khác như:

Nguồn lưu chiểu: Đây chính là nguồn tin nội sinh do sinh viên năm

cuối, học viên, nghiên cứu sinh nộp lại khóa luận, luận án, luận văn Ngoài ra, nguồn lưu chiểu còn nhận được từ công trình nghiên cứu khoa học và sách của các Giáo sư, Tiến sĩ, Phó giáo sư, NGND của trường nộp lại cho TV Tù năm học 2012 - 2013, Nhà trường triển khai tới cán bộ, giảng viên trong trường viết giáo trình, bài giảng sau khi được kiểm duyệt, in nộp lại TV Hiện nay, TV có 6.642 đầu TL luận án, luận văn, chiếm 31,64% tổng số VTL của

TV TV luôn khuyến khích các sinh viên, học viên sau khi làm xong đề tài tốt nghiệp của mình có thể nộp lại TV để TV lưu giữ, làm TL tham khảo cho các bạn đọc khóa sau Bên cạnh đó, TV còn nhận được các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Ngành, các kỉ yếu khoa học

Theo thống kê năm học 2012-2013, TV tiếp nhận và lưu giữ các công trình nghiên cứu khoa học: 20 luận án Tiến sĩ, 233 luận văn Thạc sĩ, 949 khóa luận tốt nghiệp K35, các đề tài cấp bộ, cấp nhà nước của cán bộ giáo viên nhà trường

Với nguồn lưu chiểu này đã góp phần phát triển VTL ngày càng phong phú, đa dạng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc

Nguồn TL sao chụp: Đây là loại hình TL tương đối phổ biến tại TV, TV

đang dần đưa hình thức phục vụ này vào phục vụ nhu cầu cần bản sao TL gốc của bạn đọc Hình thức này chủ yếu đối với các loại sách quý hiếm như nguồn tặng biếu, lưu chiểu, TL nước ngoài, tạp chí chuyên ngành

Nguồn trao đổi tặng biếu trong nước và quốc tế:

Nguồn tặng biếu: TV trường ĐHSPHN 2 luôn được sự quan tâm và

giúp đỡ của các tổ chức trong và ngoài nước Là TV nằm trong Hiệp hội TV

các trường Đại học phía Bắc, trực thuộc TV Quốc Gia Việt Nam Các TV trong hội giúp đỡ nhau về mọi mặt như: TL, trao đổi kinh nghiệm, học tập… Đồng thời hàng năm TV nhận được rất nhiều sách tài trợ của Quỹ Châu Á phát, Dự án Giáo dục Tiểu học, Hội nhà văn Trong năm học 2011-2012: TV nhận 833 cuốn sách biếu tặng từ Bộ Văn hóa với ngôn ngữ chủ yếu là TL Tiếng Việt có nội dung về nhiều lĩnh vực: Văn hóa, Chính trị, Giáo dục…

Nguồn trao đổi: Đây là một trong những nguồn bổ sung cơ bản của

hoạt động TT - TV Nguồn bổ sung này đang ngày càng được mở rộng trên quy mô quốc gia và quốc tế Bởi lẽ, không có bất kì một TV nào có đủ nguồn kinh phí để mua tất cả các nguồn TL đáp ứng nhu cầu của NDT Việc trao đổi TL trong nước và quốc tế là việc làm rất cần thiết Tại TV ĐHSPHN 2 đang thực hiện hình thức trao đổi này qua cổng liên TV Z39.50 TV cộng tác phát triển tài nguyên số giữa các TV Đại học (ĐH Quốc Gia, ĐHSPHN, ĐH

Toán học Mathscinet: http://www.ams.org/math Đọc trực tuyến: Ams.org/mathscinet; Inpl2.org; libraryspot.com; Refdesk.com, DSpace

Qua các hoạt động trao đổi này, TV không chỉ tiết kiệm được kinh phí

mà còn làm cho VTL phong phú, đa dạng hơn đáp ứng nhu cầu của NDT

* Số hóa TL: Để phát triển nguồn tin tại TV bên cạnh công tác bổ sung

còn có công tác số hóa TL Số hóa là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ

Cho đến thời điểm này, TV ĐHSPHN 2 đã số hóa được:

+ 05 cơ sở dữ liệu quản lý điện tử: Sách, Báo tạp chí, Bài trích, Luận án

- luận văn, Toàn văn

+ 106 đĩa VCD ngoại văn, 65000 file điện tử

+ Tài liệu số: 1147 cuốn

+ Cổng Mathscinet của Viện toán học, phần mềm dịch vụ Tham khảo Refdesk, Phần mềm mã nguồn mở Dspace

+ 20 đầu sách điện tử tiếng Anh Langmaster

Ngoài ra, TV còn tăng cường nguồn lực thông tin, tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu điện tử Trong năm học 2012 - 2013, xây dựng thành công CSDL toàn văn, nội dung gồm TV Khoa học tổng hợp và Khoa học kĩ thuật với tổng số 4.897 folders, 65.649 file

Số hóa TL là biện pháp tối ưu giúp cho việc lưu trữ, phục vụ NDT, chia

sẻ và tìm kiếm thông tin dễ dàng Nó còn giúp TV có thể chỉnh sửa và tái sử dụng TL, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng TL số khác

Công tác này còn được giảm nhẹ bằng cách khi nộp lưu chiểu xuất bản phẩm như: luận án, luận văn, khóa luận, các công trình nghiên cứu khoa học,

TV thường yêu cầu tác giả nộp kèm theo các đĩa CD để việc số hóa được tiến hành một cách đơn giản

Hiện nay, công tác số hóa TL đang được TV trường ĐHSPHN 2 chú trọng, là việc không thể thiếu trong quá trình hoạt động TV điện tử của mình

TV cần phải quan tâm, chú trọng đến công tác này hơn nữa vì nó giúp ích trong công tác phục vụ NDT đạt hiệu quả hơn

2.2.2 Hoạt động xử lí thông tin

* Hoạt động xử lí

Chu trình xử lí TL tại TV trường ĐHSPHN 2 được tiến hành theo các công đoạn sau:

- TL nhập về TV

- Đăng kí tổng quát cho TL

- Xử lí hình thức cho TL (Đóng dấu, dán nhãn, biên mục mô tả TL)

- Xử lí nội dung TL (Phân loại, định từ khóa, tóm tắt, chú giải)

- In và dán nhãn kí hiệu xếp giá

- Xếp giá

1 Nhập TL về TV: Tiến hành tiếp nhận TL về TV

2 Đăng kí tổng quát cho TL: Sau khi làm xong thủ tục tiếp nhận TL thì

sẽ đến công đoạn là đăng kí tổng quát TL Đăng kí tổng quát là đăng kí từng

lô sách, từng đợt sách nhập vào TV theo một chứng từ kèm theo vào sổ đăng

Đóng dấu: Ngay sau khi TL được nhập về, thao tác đầu tiên mà cán bộ

xử lí phải thực hiện là đóng dấu lên TL (trang tên sách và góc phía dưới của trang thứ 17)

Dán nhãn: TL nào cũng phải được dán nhãn bởi trên nhãn chứa đựng

một số thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp kho TL, bảo quản và tra tìm TL của NDT TV trường ĐHSPHN 2 có ba mẫu nhãn cơ bản sau: nhãn gáy SP2 (in nhãn ở các kho KD, DT, TK, KM), nhãn bìa SP2 (in nhãn ở các kho mở) và nhãn Cutter (in nhãn ở các kho TR, NV, LA, LV, KL) Cách thức dán: dán một nhãn/đơn vị TL và TL được sắp xếp vào bộ phận nào thì dán loại nhãn có kí hiệu của bộ phận đó

Biên mục TL: Cán bộ xử lí tại TV ĐHSPHN 2 sẽ tiến hành lựa chọn

những chi tiết đặc trưng cuả một TL và trình bày chúng theo quy tắc mô tả AACR2 để giúp bạn đọc có những khái niệm về một TL trước khi tiếp xúc với TL đó

Ví dụ: TL: Từ điển Vật lí phổ thông (Dương Trọng Bái, Vũ Thanh Khiết) sẽ được cán bộ xử lí mô tả như sau:

Dương, Trọng Bái

Từ điển Vật lí phổ thông / Dương Trọng Bái, Vũ Thanh Khiết.- In lần 2.- H.: Giáo dục, 2002

192tr.: minh họa; 24cm

I Nhan đề II Vũ, Thanh Khiết

4 Xử lí nội dung TL: Đây là khâu cơ bản trong dây chuyền hoạt động

thông tin tư liệu Đó là quá trình phân tích nội dung TL và mô tả nội dung đó bằng các dạng khác nhau của ngôn ngữ tư liệu (kí hiệu phân loại, đề mục chủ

đề, từ khóa), giúp NDT có thể tìm lại được các thông tin đã được lưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gon và cô đọng, giúp

họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện Các công việc mà

cán bộ xử lí phải làm đó là: phân loại, định từ khóa, tóm tắt, chú giải TL

Phân loại TL: là quá trình phân tích nội dung TL nhằm xác định nội

dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ki hiệu phân loại (kí hiệu phân loại có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề

mà TL đề cập) TV trường ĐHSPHN 2 tiến hành phân loại TL theo các bước sau:

Bước 1: Phân tích chủ đề và xác định các đặc trưng nội dung: đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu

Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại

Ví dụ: Từ điển sinh học phổ thông

Đối tượng nghiên cứu: Sinh học

Phương diện hình thức: Từ điển

với trợ kí hiệu Từ điển 03 là 570.03 Theo hướng dẫn từ mục 570 giữa kí hiệu chính và trợ kí hiệu sẽ có một số 0, như vậy kí hiệu đúng sẽ là 570.3

Định từ khóa: lá quá trình phân tích nội dung TL và mô tả những nội

dung chính của TL bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và tìm TL trong cơ sở dữ liệu (CSDL) Quy trình định từ khóa TL tại TV trường ĐHSPHN 2 bao gồm các bước sau:

Bước 1: Phân tích chủ đề và xác định các đặc trưng nội dung

Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ từ khóa bằng phương pháp xử lí từ vựng

Bước 3: Kiểm soát từ

Bước 4: Trình bày theo quy định

Ví dụ: Hóa học vô cơ (Tập 2)

Kết quả của quá trình định từ khóa:

Phương diện hình thức: Giáo trình

Tập từ khóa tự do: Hóa vô cơ % Hóa học % Giáo trình

Tập từ khóa kiểm soát: Hóa vô cơ % Hóa học % Giáo trình

Tóm tắt: là trình bày lại nội dung TL gốc một cách ngắn gọn dưới dạng

bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung nhanh nhất, chính xác nhất Cán bộ xử lí tại TV ĐHSPHN 2 tóm tắt TL theo các công đoạn sau:

- Đọc hiểu TL

- Chọn lọc thông tin

- Trình bày lại thông tin đã được chọn lọc

+ Sắp xếp lại thông tin đã được chọn lọc

+ Viết thành bài tóm tắt

Chú giải: Cán bộ xử lí sẽ lựa chọn những thông tin ngắn gọn đặc trưng

cho TL về nội dung, đối tượng, hình thức và các đặc điểm khác để giải thích, làm rõ hơn nhan đề của TL gốc, cho biết TL đó nói về vấn đề gì

5 In và dán nhãn kí hiệu xếp giá: Kí hiệu xếp giá chỉ được lập sau khi

đã mô tả và phân loại TL nghĩa là đã viết thành phích Đối với sách được xử lí

trên máy tính thì khi in phích ra, các kí hiệu xếp giá đã được tạo lập (theo fomat đã định sẵn) Kho sách xếp theo đăng kí cá biệt thì kí hiệu xếp giá là số đăng kí cá biệt của cuốn sách đó, được ghi vào góc trái phía trên của tờ phích Dán nhãn kí hiệu xếp giá vào gáy sách và ở phía trên bên trái bìa sách Sau khi dán nhãn xong, dán đè lên một lớp nilong trắng, mỏng nhằm bảo quản sách sạch đẹp và lâu bền

6 Xếp giá: Đây là công đoạn cuối cùng của chu trình xử lí, đưa ra xếp

giá để phục vụ bạn đọc

* Công cụ xử lí

Trong quá trình xử lí TL tại TV ĐHSPHN 2, CBTV đã sử dụng phần mềm Libol 5.5, khung phân loại DDC 14 rút gọn để phân loại TL, chỉ số Cutter, quy tắc biên mục Anh - Mĩ AACR2 để biên mục mô tả TL, sử dụng bảng từ khóa của TV Quốc Gia trong công tác định từ khóa TL giúp xác định

từ khóa một cách thống nhất và chính xác

Phần mềm quản trị TV tích hợp Libol: Đây là phần mềm được triển

khai ứng dụng trên nhiều mô hình TV khác nhau Hiện nay, phần mềm Libol bao gồm nhiều phân hệ được tích hợp trong một CSDL chung và có cơ chế quản lí thống nhất Libol 5.5 có tới 10 phân hệ rõ ràng và tháng 1/2006, TV ĐHSPHN 2 đã tiến hành ứng dụng phần mềm này trong các hoạt động cơ bản

của mình Hiện nay, TV trường ĐHSPHN 2 chỉ ứng dụng 7 phân hệ cơ bản

như sau: bổ sung, bạn đọc, biên mục, lưu thông, quản lí, định kì và OPAC (phân hệ Tra cứu)

Thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng TL liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ CSDL chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít hơn rất nhiều Các phân hệ này thiết kế với mức độ độc lập sao cho sự thay

đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của phân hệ khác

Nhãn cutter SP2: Các thông tin đưa vào nhãn bao gồm: Tên TV, chỉ số

Cutter, năm xuất bản TL, số ĐKCB Mẫu này được sử dụng để in nhãn cho

TL ở các kho đọc mở bao gồm: kho TR, NV, LA, LV, KL

Khung phân loại DDC:

Đây là khung phân loại thập tiến, nó là viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho khoa học phân loại của Mĩ và thế giới Tác giả là Melvil Dewey (1851-1931), ông chia toàn bộ tri thức của nhân loại thành 10 môn loại chính và kí hiệu bằng chữ số Ả rập , với 3 con số và 2 số 0 ở cuối (từ 000 đến 999) Sau

10 môn loại chính lại phân tiếp thành 10 môn loại kế tiếp nhỏ hơn, đến cấp nhỏ nhất thì dừng lại, chính vì thế gọi là khung phân loại thập tiến 10 lớp chính của khung phân loại DDC như sau: