7. Bố cục của khóa luận
2.2.6. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
Tổ chức VTL của TV:
Phương thức tổ chức kho TL: Phương thức tổ chức kho TL dựa trên các phương pháp tổ chức TL: theo loại TL (sách, báo…), theo ngôn ngữ, theo hình thức phục vụ… từ đó xác định được phương thức tổ chức kho TL. TV trường ĐHSPHN 2 tổ chức kho TL theo hình thức kho đóng và kho mở để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm và phục vụ tốt nhất cho NDT:
* Tổ chức theo phương thức kho đóng: Với phương thức kho này, NDT mượn TL phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc OPAC, sau đó ghi phiếu yêu cầu và mượn qua CBTV, bạn đọc không được trực tiếp vào kho TL... TL trong kho xếp theo nguyên tắc: từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải theo số đăng kí cá biệt, TL được xếp lần lượt lên giá theo số ĐKCB đó. Để tiện cho việc lấy TL, trên mỗi giá sách, CBTV làm những phích chỉ chỗ ghi các khoảng kí hiệu của sách, thường là 50 cuốn và áp dụng cho tất cả các kho TL. Ví dụ: 50, 100, 150... TV trường ĐHSPHN 2 tổ chức kho đóng gồm: phòng Đọc tổng hợp, phòng mượn TL Tham khảo, mượn Giáo trình.
Ngoài ra, hàng năm TV nhận một số lượng lớn các băng đĩa, CD kèm theo khóa luận tốt nhiệp của sinh viên và nhập vào TV một số lượng lớn các TL: báo, tạp chí, tranh ảnh… những TL này xếp theo loại hình TL.
Ưu điểm của phương thức kho đóng: Tiến hành khá đơn giản, không đòi hỏi trình độ cao cũng có thể làm được. Số thứ tự của mỗi TL đồng thời phản ánh được số TL của mỗi kho; Tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kiểm kê, thanh lí, thanh lọc TL, tránh được tình trạng giá sách bị bỏ trống hoặc không còn chỗ để TL; Với cách sắp xếp chủ yếu theo số đăng kí cá biệt, CBTV có thể dễ dàng quản lí, lấy sách một cách nhanh chóng cho NDT, ít xảy ra mất mát, hư hỏng TL, tiết kiệm được diện tích kho, dễ dàng bảo quản.
Nhược điểm của phương thức kho đóng: TL có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho; NDT không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu qua bộ máy tra cứu và mượn qua CBTV, NDT đến TV ít hơn; CBTV cũng sẽ vất vả hơn vì phải đi lại nhiều lần để lấy TL phục vụ. Đồng thời, với quá trình đó NDT cũng phải chờ đợi với khoảng thời gian tương ứng; TL sắp xếp theo số đăng kí cá biệt quyển cao, quyển thấp, không kích cỡ nên không đảm bảo được thẩm mĩ của kho sách.
* Tổ chức theo phương thức kho mở: Đây là hình thức NDT được trực tiếp vào kho lựa chọn những TL mà họ cần nên không bị phụ thuộc nhiều vào hệ thống tìm tin. TL sắp xếp theo môn loại khoa học, những TL có cùng nội dung được tập trung vào cùng một vị trí và sắp xếp theo khổ cỡ, ngôn ngữ của TL. Là kho sách tự chọn và sắp xếp theo môn loại nên TL ở kho này được sắp xếp theo cấu trúc khung phân loại DDC rút gọn 14. Tại TV trường ĐHSPHN 2, áp dụng hình thức kho mở cho một số kho của TV: phòng đọc Tra cứu và phòng đọc Luận văn - tạp chí.
Ưu điểm phương thức kho mở: NDT được tiếp cận trực tiếp với kho TL, họ có thể xem lướt qua để xác định TL đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mượn TL khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó mà không cần phải viết phiếu yêu cầu, không cần phải phiền tới CBTV. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu của NDT, NDT thích thú đến TV nhiều hơn, vòng quay TL ở kho mở lớn hơn kho đóng; TL kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học để NDT dễ dàng thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì TL có nội dung giống nhau được sắp xếp ở cùng một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan tới nhau; Giảm áp lực cho CBTV, tiết kiệm thời gian cho CBTV và NDT.
Nhược điểm kho mở: Mất nhiều diện tích trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho sách, nếu tính toán sai lệch khi các đề mục phát triển nhanh sẽ
thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho vất vả. Các giá đều phải có ngăn rộng, cỡ, khổ sách lớn. Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp, mất nhiều diện tích; Công tác bảo quản TL sẽ khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do NDT lấy ra nhiều, sắp xếp không đúng cách,…; Các TL do NDT tự lấy, tự cất nên CBTV luôn phải sắp xếp lại sách trên giá, tốn nhiều thời gian. CBTV luôn phải giám sát, hướng dẫn, nhắc nhở NDT; Tốn kinh phí đầu tư để mua sắm các thiết bị báo động, chống trộm như: camera, thiết bị báo động từ…
Mỗi phương thức tổ chức kho đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tuy nhiên tùy vào điều kiện cụ thể mà lựa chọn phương thức tổ chức phù hợp. Ngày nay, khi nhu cầu của NDT ngày càng tăng cao thì sự phục vụ cho họ cần phải được đáp ứng một cách đầy đủ. Chính vì vậy, TV ĐHSPHN 2 vẫn duy trì cả hai hình thức kho đóng và kho mở. TV cũng đang mạnh dạn đầu tư trang thiết bị để tổ chức các kho mở phục vụ nhu cầu cần thiết nhất của NDT, đáp ứng cho việc giảng dạy, nghiên cứu của cán bộ giảng viên và sinh viên trong trường.
Tuy nhiên, công tác tổ chức VTL của TV trường ĐHSPHN 2 còn gặp khó khăn: TV áp dụng DDC và sắp xếp theo số đăng kí cá biệt rất hợp lí song vẫn tồn tại những hạn chế như: hình thức sắp xếp TL không có tính thẩm mĩ, TL có cùng môn loại nằm cách xa nhau,…CBTV khó nắm bắt được nội dung kho TL; Việc tổ chức kho TL của TV cũng chưa được hợp lí. Tuy hệ thống kho có diện tích lớn nhưng thiếu sự tập trung: một phòng ở nhà Đa năng, một phòng lại ở Nhà 10 nên gây nhiều khó khăn cho việc quản lí. Hiện nay, TV vẫn chưa ứng dụng phần mềm tích hợp quản lí TV Libol cho toàn bộ kho TL của TV, kho TL Giáo trình Nhà 10 vẫn còn tổ chức phục vụ theo phương thức truyền thống bằng sổ sách nên gây khó khăn trong việc quản lí.
* Môi trường lưu giữ VTL: là yếu tố tác động trực tiếp, ảnh hưởng tốt xấu đến bản thân các TL và quá trình bảo quản chúng như: ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, sự xâm nhập cuả côn trùng, nấm mốc và các tác động vật gây hại TL trong kho. Chúng gây ra các phản ứng hóa học, cơ học và sinh học, các loại phản ứng này có thể làm thay đổi tính chất vật lí của TL. Chúng ta có thể kể đến một vài tác nhân sau:
Ánh sáng: Đây là nhân tố quan trọng trong việc quyết định đến chất lượng của công tác bảo quản VTL, là nguyên nhân phổ biến gây hư hại TL trong kho. Bản thân ánh sáng chứa rất nhiều các tia có hại đối với TL như các bức sóng ngắn, tia tử ngoại, tia hồng ngoại… Ánh sáng nhân tạo gồm bức xạ tia tử ngoại và hồng ngoại cũng gây tác hại rõ rệt. Hai nguồn ánh sáng nhân tạo là đèn sợi đốt và đèn huỳnh quang gây nóng và làm hư hỏng TL. Tác động của ánh sáng là tác động tích tụ. Hư hỏng do phơi TL ra ngoài ánh sáng mạnh trong một thời gian ngắn cũng bằng ánh sáng yếu trong một thời gian dài. Nguồn ánh sáng thấy được và tia hồng ngoại như ánh sáng mặt trời và đèn bóng tròn tạo sức nóng, sự tăng nhiệt độ sẽ thúc đẩy các phản ứng hóa học và ảnh hưởng đến độ ẩm tương đối.
Chất lượng không khí: Đây cũng là nhân tố góp phần đáng kể làm hư hỏng các TL. TV trường ĐHSPHN 2 chia làm 2 địa điểm: Nhà Đa năng 8 tầng và Khu nhà 10. Tại nhà Đa năng 8 tầng ở vị trí xa đường và các nguồn gây bụi nên chất lượng không khí khá tốt, còn ở Khu nhà 10 nằm ngay sát dường quốc lộ nên lượng bụi rất lớn. Khi bụi bám vào TL làm biến đổi tính chất cùng với hơi nước, môi trường chứa nhiều loại khí và các chất bẩn rất có hại cho TL TV. Các chất bẩn dạng khí tác dụng với hơi ẩm trong không khí tạo ra các axit yếu gây hư hại cho giấy, kích thích hoạt động sinh học. Chúng dính vào giấy và biến đổi axit của chúng, đặc biệt trong môi trường ẩm.
Nhiệt độ và độ ẩm tương đối: Điều kiện khí hậu và độ ẩm thường xuyên thay đổi là nguyên nhân gây hại cho VTL của TV. Vĩnh Phúc nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, một năm có 2 mùa rõ rệt: mùa mưa và mùa khô. Lượng mưa trung bình từ 1.500 – 1.700mm, nhiệt độ trung bình hàng năm là 22,1 độ C, độ ẩm trung bình là 84 – 85%, số giờ nắng trong năm là 1.400 – 1.800 giờ. Điều này có ảnh hưởng đến VTL trong kho của TV trường ĐHSPHN 2. Cả nhiệt độ lẫn độ ẩm tương đối trong kho chứa TL của TV đều là tác nhân nghiêm trọng cần phải kiểm soát. Chúng phá hủy TL về mặt vật lí và hóa học. Chúng làm cho TL co lại hoặc giãn ra một cách nhanh chóng hoặc từ từ, làm thay đổi về mặt cơ học dẫn đến sự biến dạng của TL. Nhiệt độ cao sẽ thúc đẩy quá trình phản ứng hóa học tăng nhanh: thủy phân, oxi hóa… làm cho TL hư hỏng nhanh, giấy sẽ bị ố vàng, giòn, chất kết dính bị rã, giảm từ tính, ảnh hưởng đến chất lượng của TL. Nhiệt độ và độ ẩm tương đối cao còn kích thích sự phát triển của nấm mốc tạo môi trường thuận lợi cho các loại nấm mốc gây hại, côn trùng gặm nhấm như chuột, gián, mối…
Dưới tác động của yếu tố môi trường làm cho TL của TV trường ĐHSPHN 2 hư hỏng mạnh: Ánh sáng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho VTL TV, ánh sáng làm cho hư hại , phai màu , ố vàng hay đen xỉn hoặc làm yếu và làm giò n sợi xenlulo. Nhiệt độ gián tiếp gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thủy phân trong g iấy dẫn đến giấy bị mờ chữ , kho giòn. Độ ẩm là nhân tố phá hủy tài liệu thư viện nguy hiểm nhất. Độ ẩm hạ xuống thấp có thể là nguyên nhân dẫn đến những vấn đề như : giấy bị khô giòn, nấm mốc xâm hại… Độ ẩm cao còn g ây ra nhiều vấn đề hơn : Tạo điều kiện cho chấ t khí, chất hóa học dễ h òa tan trong giấy và gây nên những phản ứng hóa học làm gia tăng sự lão hóa của tài liệu . Tài liệu cũng có thể bị méo mó hoặc nhúm nát do giấy hút ẩ m dễ dàng và là điều kiện thúc đẩy sự tăng trưởng của nấm mốc… Vi sinh vật và côn trùng cũng là nguyên nhân gây nên những tác
hại rất lớn cho các kho lưu trữ tài liệu của t hư viện. Nấm mốc là những sinh vật thực vật sin h sản bằng những bào tử mà một trong số chúng là mốc , nên được gọi là nấm mốc. Ngoài ra, các yếu tố môi trường thiên tai hỏa hoạn: bão, lũ, mưa… cũng làm TL bị hư hỏng, mất mát.
* Nhân sự và nguồn kinh phí cho công tác bảo quản VTL: Đây là hai nhân tố quyết định đến công tác bảo quản VTL của TV.
Nhân sự cho công tác bảo quản VTL: Tại TV ĐHSPHN 2 không có phòng tổ chức và bảo quản VTL mà mỗi CBTV đóng vai trò là nhân viên bảo quản TL. Mặc dù đội ngũ này chưa được đào tạo một cách bài bản về bảo quản TL nhưng trong quá trình làm việc họ đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm với lòng nhiệt tình và yêu nghề. Công việc họ thường thực hiện đó là: tiếp nhận và hệ thống các kho sách, vệ sinh TL, vệ sinh kho, phòng chống mối mọt và sự xâm hại đối với TL, tổ chức, quản lí và thực hiện theo kế hoạch về tu bổ, phục chế và chuyển dạng đối với từng loại hình TL, lập báo cáo hàng năm về tình trạng VTL trong TV (số lượng TL, số lượng hư hỏng, mất mát…). Hàng năm, TV ĐHSPHN 2 thường xuyên tổ chức tập huấn các khóa đào tạo ngắn hạn về công tác bảo quản VTL như: Phòng cháy chữa cháy, phục chế TL cũ nát, khử axit cho TL…tập huấn sử dụng các loại máy móc… Từ đó công tác bảo quản VTL tại TV được đẩy mạnh, góp phần bảo quản VTL một cách tốt nhất. Ở đó, mỗi CBTV là một mắt xích quan trọng trong công tác bảo quản TL.
Kinh phí cho công tác bảo quản VTL: Trên thực tế nguồn kinh phí của TV chỉ chú tâm dành cho những hoạt động như: bổ sung VTL, mua sắm trang thiết bị, máy móc…mà nguồn kinh phí dành cho công tác bảo quản VTL chưa được đầu tư thích đáng. Việc đầu tư cho công tác bảo quản chỉ dừng lại ở việc mua sắm các hóa chất, băng dính, keo…dùng để đóng bìa sách, báo, tạp chí, phun thuốc diệt mối, côn trùng… Điều này chỉ xử lí được những hư hỏng nhẹ,
chưa đáp ứng được công tác bảo quản. Do đó, vấn đề kinh phí cần được TV trường ĐHSPHN 2 quan tâm và đầu tư nhiều hơn nữa.
* Kiểm tra, sửa chữa và phục chế TL
Kiểm tra tình trạng VTL: Công việc này được tiến hành theo định kì với mục đích nắm rõ tình trạng VTL có trong các kho. Nếu phát hiện ra hư hỏng phải báo cáo và tiến hành sửa chữa, có các biện pháp xử lí kịp thời, tránh được tình trạng TL bị hủy hoại, gây thiệt hại và tốn nhiều công sức sửa chữa TL. Đồng thời, tiến hành vệ sinh kho sách thường xuyên mỗi ngày như: quét dọn, phủi bụi, lau chùi giá sách và sách.
Sửa chữa TL: Sau khi tiến hành công tác kiểm tra kho TL, nếu phát hiện ra những TL hư hỏng thì cần phải tiến hành sửa chữa những TL này, mục đích nhằm khắc phục những hỏng hóc làm cho TL có thể tiếp tục sử dụng được lâu dài. Việc sửa chữa có thể được thực hiện rất đơn giản như: Đóng lại bìa, đóng lại trang bị bung, rách, dán lại nhãn, dán lại mã vạch… CBTV thường sử dụng các công cụ hỗ trợ như: máy dập ghim, băng dính, kéo, dao dọc giấy…
Phục chế TL: Đây là các hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu của TL. Công việc này khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức với sự trợ giúp của nhiều trang thiết bị hiện đại và hóa chất. TV trường ĐHSPHN 2 tiến hành phục chế TL bằng các cách sau: làm phẳng giấy, sửa chữa, bồi vá giấy, đóng sách, dập ghim, dán, khâu, in ấn lại thành quyển mới…Đối với các biện pháp phục chế đòi hỏi phải có trình độ nhất định kết hợp với sự hỗ trợ của các phương tiện hiện đại, TV chưa có điều kiện áp dụng.
Công tác bảo quản TL đang được tiến hành khá thường xuyên tại TV trường ĐHSPHN 2, tuy nhiên, công tác này cũng gặp nhiều khó khăn như: TV cũng đã sử dụng một số máy móc cho công tác bảo quản TL: máy photocopy, máy in TL... nhưng số lượng các máy này sử dụng đã lâu và số
lượng còn hạn chế nên việc hỗ trợ cho bảo quản TL cũng chưa đạt hiệu quả cao, TV nên trích khoản kinh phí để mua thêm các loại máy móc này. Nguồn kinh phí dành cho công tác bảo quản VTL vẫn chưa hợp lí. Đội ngũ cán bộ bảo quản hầu như chưa nắm vững được kĩ thuật và quy trình công tác bảo quản TL bởi họ không được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực này, chủ yếu là kiêm nhiệm nên việc bảo quản chỉ dừng lại ở mức độ vệ sinh kho sách, dán lại gáy, nhãn bị mất, đóng bìa… những biện pháp đòi hỏi kĩ thuật cao thì chưa thực hiện được. TV chưa áp dụng được biện pháp kĩ thuật như gắn camera,