Hoạt động xử lí thông tin

7. Bố cục của khóa luận

2.2.2. Hoạt động xử lí thông tin

* Hoạt động xử lí

Chu trình xử lí TL tại TV trường ĐHSPHN 2 được tiến hành theo các công đoạn sau:

- TL nhập về TV

- Đăng kí tổng quát cho TL

- Xử lí hình thức cho TL (Đóng dấu, dán nhãn, biên mục mô tả TL) - Xử lí nội dung TL (Phân loại, định từ khóa, tóm tắt, chú giải) - In và dán nhãn kí hiệu xếp giá

- Xếp giá.

1. Nhập TL về TV: Tiến hành tiếp nhận TL về TV

2. Đăng kí tổng quát cho TL: Sau khi làm xong thủ tục tiếp nhận TL thì sẽ đến công đoạn là đăng kí tổng quát TL. Đăng kí tổng quát là đăng kí từng lô sách, từng đợt sách nhập vào TV theo một chứng từ kèm theo vào sổ đăng kí tổng quát.

Hoạt động xử lí thông tin tại TV trường ĐHSPHN 2 chia làm hai khâu chính là xử lí nội dung và xử lí hình thức:

3. Xử lí hình thức TL: Hoạt động này bao gồm các khâu sau: đóng dấu, dán nhãn, biên mục cho TL.

Đóng dấu: Ngay sau khi TL được nhập về, thao tác đầu tiên mà cán bộ xử lí phải thực hiện là đóng dấu lên TL (trang tên sách và góc phía dưới của trang thứ 17).

Dán nhãn: TL nào cũng phải được dán nhãn bởi trên nhãn chứa đựng một số thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp kho TL, bảo quản và tra tìm TL của NDT. TV trường ĐHSPHN 2 có ba mẫu nhãn cơ bản sau: nhãn gáy SP2 (in nhãn ở các kho KD, DT, TK, KM), nhãn bìa SP2 (in nhãn ở các kho mở) và nhãn Cutter (in nhãn ở các kho TR, NV, LA, LV, KL). Cách thức dán: dán một nhãn/đơn vị TL và TL được sắp xếp vào bộ phận nào thì dán loại nhãn có kí hiệu của bộ phận đó.

Biên mục TL: Cán bộ xử lí tại TV ĐHSPHN 2 sẽ tiến hành lựa chọn những chi tiết đặc trưng cuả một TL và trình bày chúng theo quy tắc mô tả AACR2 để giúp bạn đọc có những khái niệm về một TL trước khi tiếp xúc với TL đó.

Ví dụ: TL: Từ điển Vật lí phổ thông (Dương Trọng Bái, Vũ Thanh Khiết) sẽ được cán bộ xử lí mô tả như sau:

Dương, Trọng Bái

Từ điển Vật lí phổ thông / Dương Trọng Bái, Vũ Thanh Khiết.- In lần 2.- H.: Giáo dục, 2002.

192tr.: minh họa; 24cm.

I. Nhan đề II. Vũ, Thanh Khiết

4. Xử lí nội dung TL:Đây là khâu cơ bản trong dây chuyền hoạt động thông tin tư liệu. Đó là quá trình phân tích nội dung TL và mô tả nội dung đó bằng các dạng khác nhau của ngôn ngữ tư liệu (kí hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa), giúp NDT có thể tìm lại được các thông tin đã được lưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gon và cô đọng, giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện. Các công việc mà cán bộ xử lí phải làm đó là: phân loại, định từ khóa, tóm tắt, chú giải TL.

Phân loại TL: là quá trình phân tích nội dung TL nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ki hiệu phân loại (kí hiệu phân loại có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà TL đề cập). TV trường ĐHSPHN 2 tiến hành phân loại TL theo các bước sau:

Bước 1: Phân tích chủ đề và xác định các đặc trưng nội dung: đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu

Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại Ví dụ: Từ điển sinh học phổ thông

Đối tượng nghiên cứu: Sinh học Phương diện hình thức: Từ điển

 Kí hiệu phân loại được tạo lập từ sự kết hợp của kí hiệu chính 570 với trợ kí hiệu Từ điển 03 là 570.03. Theo hướng dẫn từ mục 570 giữa kí hiệu chính và trợ kí hiệu sẽ có một số 0, như vậy kí hiệu đúng sẽ là 570.3

Định từ khóa: lá quá trình phân tích nội dung TL và mô tả những nội dung chính của TL bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và tìm TL trong cơ sở dữ liệu (CSDL). Quy trình định từ khóa TL tại TV trường ĐHSPHN 2 bao gồm các bước sau:

Bước 1: Phân tích chủ đề và xác định các đặc trưng nội dung

Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ từ khóa bằng phương pháp xử lí từ vựng

Bước 3: Kiểm soát từ

Bước 4: Trình bày theo quy định Ví dụ: Hóa học vô cơ (Tập 2) Kết quả của quá trình định từ khóa: Phương diện hình thức: Giáo trình

Tập từ khóa tự do: Hóa vô cơ % Hóa học % Giáo trình Tập từ khóa kiểm soát: Hóa vô cơ % Hóa học % Giáo trình

Tóm tắt: là trình bày lại nội dung TL gốc một cách ngắn gọn dưới dạng bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung nhanh nhất, chính xác nhất. Cán bộ xử lí tại TV ĐHSPHN 2 tóm tắt TL theo các công đoạn sau:

- Đọc hiểu TL - Chọn lọc thông tin

- Trình bày lại thông tin đã được chọn lọc + Sắp xếp lại thông tin đã được chọn lọc + Viết thành bài tóm tắt

Chú giải: Cán bộ xử lí sẽ lựa chọn những thông tin ngắn gọn đặc trưng cho TL về nội dung, đối tượng, hình thức và các đặc điểm khác để giải thích, làm rõ hơn nhan đề của TL gốc, cho biết TL đó nói về vấn đề gì.

5. In và dán nhãn kí hiệu xếp giá: Kí hiệu xếp giá chỉ được lập sau khi đã mô tả và phân loại TL nghĩa là đã viết thành phích. Đối với sách được xử lí

trên máy tính thì khi in phích ra, các kí hiệu xếp giá đã được tạo lập (theo fomat đã định sẵn). Kho sách xếp theo đăng kí cá biệt thì kí hiệu xếp giá là số đăng kí cá biệt của cuốn sách đó, được ghi vào góc trái phía trên của tờ phích. Dán nhãn kí hiệu xếp giá vào gáy sách và ở phía trên bên trái bìa sách. Sau khi dán nhãn xong, dán đè lên một lớp nilong trắng, mỏng nhằm bảo quản sách sạch đẹp và lâu bền.

6. Xếp giá: Đây là công đoạn cuối cùng của chu trình xử lí, đưa ra xếp giá để phục vụ bạn đọc.

* Công cụ xử lí

Trong quá trình xử lí TL tại TV ĐHSPHN 2, CBTV đã sử dụng phần mềm Libol 5.5, khung phân loại DDC 14 rút gọn để phân loại TL, chỉ số Cutter, quy tắc biên mục Anh - Mĩ AACR2 để biên mục mô tả TL, sử dụng bảng từ khóa của TV Quốc Gia trong công tác định từ khóa TL giúp xác định từ khóa một cách thống nhất và chính xác.

Phần mềm quản trị TV tích hợp Libol: Đây là phần mềm được triển khai ứng dụng trên nhiều mô hình TV khác nhau. Hiện nay, phần mềm Libol bao gồm nhiều phân hệ được tích hợp trong một CSDL chung và có cơ chế quản lí thống nhất. Libol 5.5 có tới 10 phân hệ rõ ràng và tháng 1/2006, TV ĐHSPHN 2 đã tiến hành ứng dụng phần mềm này trong các hoạt động cơ bản của mình. Hiện nay, TV trường ĐHSPHN 2 chỉ ứng dụng 7 phân hệ cơ bản như sau: bổ sung, bạn đọc, biên mục, lưu thông, quản lí, định kì và OPAC (phân hệ Tra cứu).

Thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng TL liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ CSDL chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít hơn rất nhiều. Các phân hệ này thiết kế với mức độ độc lập sao cho sự thay

đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của phân hệ khác.

Nhãn cutter SP2: Các thông tin đưa vào nhãn bao gồm: Tên TV, chỉ số Cutter, năm xuất bản TL, số ĐKCB. Mẫu này được sử dụng để in nhãn cho TL ở các kho đọc mở bao gồm: kho TR, NV, LA, LV, KL.

Khung phân loại DDC:

Đây là khung phân loại thập tiến, nó là viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho khoa học phân loại của Mĩ và thế giới. Tác giả là Melvil Dewey (1851- 1931), ông chia toàn bộ tri thức của nhân loại thành 10 môn loại chính và kí hiệu bằng chữ số Ả rập , với 3 con số và 2 số 0 ở cuối (từ 000 đến 999). Sau 10 môn loại chính lại phân tiếp thành 10 môn loại kế tiếp nhỏ hơn, đến cấp nhỏ nhất thì dừng lại, chính vì thế gọi là khung phân loại thập tiến. 10 lớp chính của khung phân loại DDC như sau:

000 Tổng hợp

100 Triết học và các khoa học liên quan 200 Tôn giáo 300 Các khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ học 500 Các khoa học tự nhiên 600 Các khoa học ứng dụng 700 Nghệ thuật 800 Văn học 900 Địa lí. Lịch sử và các khoa học phụ trợ

Các lớp lại lần lượt được chia nhỏ ra tối đa 10 lớp con, đến lượt mình mỗi lớp con lại chia ra 10 lớp nhỏ tiếp theo ở các bậc chi tiết hơn.

Dewey đã sử dụng hệ thống kí hiệu đồng nhất là chữ số Ả rập. Mỗi kí hiệu không thể ít hơn 3 chữ số. Cụ thể số đầu tiên chỉ lớp cơ bản, số thứ hai chỉ lớp tiếp theo và số thứ ba chia lớp con.

Ví dụ: 372 Trường tiểu học. Trong đó: 3: Khoa học xã hội (lớp cơ bản) 37: Giáo dục (lớp tiếp theo)

372: Trường tiểu học (Lớp con của Giáo dục) Số 0 luôn biểu hiện những vấn đề chung:

Ví dụ: 500 Những công trình chung về khoa học chính xác 520 Những vấn đề chung về Thiên văn học

Trong bảng DDC tính thống nhất rất được chú trọng trong cấu trúc kí hiệu. Các đuôi kí hiệu giống nhau có ý nghĩa như nhau.

Ví dụ: Trong các đề mục Văn học các đuôi ki hiệu mang những số giống nhau đều thể hiện thể loại văn học giống nhau như:

….1 Thơ ca …..2 Bi kịch …..3 Tiểu thuyết …..4 Phóng sự

Cấu trúc kí hiệu trong bảng phân loại DDC thống nhất về hình thức tạo ra ưu điểm của DDC là dễ nhớ và dễ sử dụng.

Vì vậy, DDC đã giúp ích rất nhiều trong hoạt động phân loại TL, giúp CBTV trường ĐHSPHN 2 dễ dàng hơn trong quá trình xác định chủ đề của một TL.

Bảng từ khóa của TV Quốc Gia: Trong lần xuất bản năm 1997, Bộ Từ Khóa gồm 3 phần nhưng đến lần xuất bản năm 2005 gồm có 6 phần: Từ khóa chủ đề, Từ khóa nhân vật, Từ khóa địa danh, Từ khóa viết tắt tên tổ chức, cơ quan quốc tế, khu vực.

Từ khóa chủ đề: bao gồm các từ chỉ các khái niệm trong các ngành, các lĩnh vực và một số từ về hình thức TL. Trong phần này, các từ có quan hệ ngữ nghĩa như:

Quan hệ tương đương: với các kí hiệu chỉ dẫn “xem” để chỉ dẫn từ từ không quy ước đến quy ước. Kí hiệu chỉ dẫn “DC” (Dùng cho) đặt trước từ không quy ước.

Ví dụ: Đậu nành Xem Đậu tương Đậu tương DC Đậu nành

Quan hệ liên đới: với kí hiệu chỉ dẫn “CX” (Cũng xem) chỉ mối quan hệ giữa các khái niệm khác nhau nhưng về ý nghĩa lại có liên quan mật thiết đến nhau.

Ví dụ: Đường biển CX

Đường thủy

Từ khóa nhân vật: bao gồm tên một số nhân vật nổi tiếng trong lịch sử và một số tác giả có danh tiếng. Đối với những nhân vật có nhiều bút danh hoặc nhân vật nước ngoài có những cách phiên âm, phiên tự khác nhau sẽ có kí hiệu chỉ dẫn sử dụng tên thống nhất là “Xem” và “DC”.

Ví dụ: Anh Đức (nhà văn) DC

Bùi Anh Đức

Từ khóa cơ quan: bao gồm tên viết tắt của các cơ quan, tổ chức quốc tế. Tên viết tắt được sử dụng làm từ ưu tiên. Tên đầu đủ được chỉ dẫn đến từ viết tắt.

Ví dụ: Hiệp hội Thư viện Quốc tế Xem

IFLA Từ khóa địa danh:

Từ khóa địa lí Việt Nam gồm mục tra cứu: địa danh, trừ các huyện, các huyện xếp theo vần chữ cái tên huyện.

Từ khóa địa lí thế giới bao gồm hai mục tra cứu: địa danh trừ tên nước và địa danh xếp theo châu.

Đối với tên nước có cách phiên âm hoặc cách gọi, cách viết khác nhau, có chỉ dẫn “Xem” để chọn từ quy ước.

Ví dụ: Cămpuchia

Xem: Campuchia

Quy tắc biên mục Anh- Mĩ (AACR2) trong biên mục mô tả TL:

Lược đồ biên mục sử dụng AACR2: + Bước 1: Mô tả tư liệu

+ Bước 2: Chọn các điểm truy nhập (tiêu đề mô tả)

+ Bước 3: Quyết định hình thức của mỗi loại tiêu đề (tên các nhân vật, địa danh, tác giả tập thể)

+ Bước 4: Xem xét sự cần thiết phải lập nhan đề thống nhất + Bước 5: Lập tham chiếu (chỉ chỗ) cho các hình thức tiêu đề và nhan đề

Quy tắc biên mục Anh - Mĩ (AACR2) bao gồm các vùng mô tả sau: Vùng nhan đề và minh xác về trách nhiệm; Vùng lần xuất bản; Vùng thông tin đặc thù (cho xuất bản phẩm nhiều kì và tư liệu chuyên dạng); Vùng địa chỉ xuất bản; Vùng mô tả vật chất; Vùng tùng thư; Vùng ghi chú; Vùng chỉ số tiêu chuẩn.

Các công cụ xử lí nêu trên đã đáp ứng tương đối đầy đủ, hỗ trợ CBTV trường ĐHSPHN 2 xử lí TL nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng các công cụ cũng gặp phải không ít các khó khăn như: Một số cán bộ chưa hiểu sâu về phần mềm, đôi khi cán bộ còn lung túng khi sử dụng bảng phân loại để phân loại những TL phức tạp…

2.3. Tổ chức tra cứu và phục vụ bạn đọc

* Tầm quan trọng của công tác phục vụ bạn đọc:

Phục vụ bạn đọc là một trong những nhiệm vụ quan trọng của TV, là cầu nối giữa bạn đọc và VTL của TV, là khâu cuối cùng, là mục đích cao nhất của mọi hoạt động TV. Hiệu quả của công tác phục vụ bạn đọc chính là tiêu chuẩn, thước đo đánh giá chất lượng của mỗi TV.

Công tác phục vụ bạn đọc có vai trò đặc biệt quan trọng:

Nó giúp cho việc vận hành kho sách được bổ sung và tổ chức tốt. Dù kho sách có VTL phong phú đến đâu mà không có có người đọc, khai thác thông tin thì kho sách đó ấy cũng chỉ là “ kho sách chết”, không có giá trị.

Thông qua công tác phục vụ bạn đọc có thể đánh giá hiệu quả xã hội của TV. TVcàng thu hút, phục vụ được nhiều độc giả thì vai trò và tác dụng của nó càng lớn.

Trong giai đoạn bùng nổ thông tin như hiện nay, TV không chỉ là nơi lưu giữ TL mà còn là nơi cung cấp và hướng dẫn tìm tin cho bạn đọc. Vì vậy, công tác phục vụ bạn đọc ngày càng có vai trò quan trọng hơn trong đời sống xã hội:

Phục vụ bạn đọc giúp cho việc nâng cao trình độ dân trí, trình độ văn hóa, khoa học kĩ thuật của người đọc.

Phục vụ bạn đọc góp phần vào việc giáo dục thẩm mĩ, đạo đức của người đọc.

Thông qua vốn tài liệu có trong TV: TL chính trị, triết học, các tác phẩm của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các văn kiện của Đảng và Nhà nước giúp cho độc giả hình thành thế giới quan khoa học.

Phục vụ bạn đọc còn giúp cho mỗi người chọn được cuốn sách mà họ cần đọc, phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ. Các TV cần có các hình thức tuyên truyền, giới thiệu những sách báo cần thiết, tốt nhất cho từng người, từng nhóm người hoặc bạn đọc nói chung.

* Phương thức phục vụ: TV trường ĐHSPHN 2 tổ chức phục vụ bạn đọc theo cả 2 phương thức: kho đóng và kho mở.

Đối với kho đóng: Đây là hình thức tổ chức rất phổ biến ở hầu hết các cơ quan TT - TV. Với phương thức phục vụ này người dùng tin không được trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu mình cần mà phải tra tìm tài liệu thông qua các công cụ tìm kiếm để xác định kí hiệu của tài liệu. Sau khi tìm được kí hiệu của tài liệu, bạn đọc mượn tài liệu cần phải đăng kí vào phiếu mượn tại bàn phục vụ. Tại đây, bạn đọc phải xuất trình thẻ sinh viên đã tích hợp để