Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

Ý thức được tầm quan trọng của vấn đề này Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 ĐHSPHN 2 rất quan tâm đến việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện để đáp ứng được tốt nhất cho v

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trên thế giới, việc tổ chức và bảo quản tài liệu thư viện đã được hình thành từ cách đây hàng chục năm và trở thành một công việc được quan tâm nhiều và đầu tư thích đáng Ờ nước ta, do điều kiện về kinh tế, cơ sở hạ tầng cũng như hạn chế về nguồn nhân lực mà việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại các thư viện chưa được quan tâm Tuy nhiên ngày nay trong sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế, văn hóa, giáo dục việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

đã trở thành một trong những vấn đề cấp thiết được các thư viện chú trọng hàng đầu

Vốn tài liệu ngày càng tăng lên vì thế công tác tổ chức vốn tài liệu hết sức cần thiết Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu,

từ việc xử lý tài liệu, sắp xếp tài liệu vào các kho của thư viện, đến việc đảm bảo các tài liệu được tổ chức một cách khoa học, thẩm mĩ Có thể nói tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cường việc luân chuyển tài liệu, phục vụ đắc lực cho việc kiểm kê, thanh lọc, thanh lý, đặc biệt là hỗ trợ cho công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện Tổ chức vốn tài liệu là để phân biệt giữa vốn tài liệu với kho tàng, tàng trữ tài liệu nếu vốn tài liệu trong thư viện không được tổ chức tốt sẽ trở thành mồ chôn sách

Công tác bảo quản vốn tài liệu cũng là một khâu công tác quan trọng trong quá trình xử lý nghiệp vụ của thư viện Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt

độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên đều có thể gây ra những hư hại đến tài liệu Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu

không hợp lí cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu Do đó việc bảo quản vốn tài liệu cần phải được thực hiện một cách thường xuyên và nghiêm túc, nhằm giữ gìn di sản văn hoá dân tộc và nhân loại, nâng cao chất lượng phục

vụ người dùng tin, tiết kiệm ngân sách nhà nước

Ý thức được tầm quan trọng của vấn đề này Thư viện Trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 (ĐHSPHN 2) rất quan tâm đến việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện để đáp ứng được tốt nhất cho việc bảo tồn cũng như phục

vụ thông tin tốt nhất cho cán bộ, giảng viên và sinh viên toàn Trường

Với mục đích bước đầu xây dựng một công trình nghiên cứu khoa học, vận dụng những kiến thức được tiếp thu trong Nhà trường vào thực tiễn để góp phần hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện, em đã

lựa chọn đề tài: “Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm HàNội 2” làm đề tài khóa luận của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là hướng nghiên cứu được nhiều nhà khoa học về thư viện học và thông tin học quan tâm Đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở một số các cơ quan thông tin thư viện khác nhau như:

- Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại Thư viện Tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm

Hà Nội 2, Hà Nội

- Nguyễn Thị Thúy (2012), Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Chính trị, Khóa luận tốt nghiệp đại

học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội

- Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Tỉnh Phú Thọ, khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà

Nội 2, Hà Nội

Ngoài ra còn một số bài báo được đăng trên tạp chí thư viện Việt Nam

và các loại tạp chí chuyên ngành khác Tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 có một số đề tài nghiên cứu như sau:

- Nguyễn Hồng Quang, Phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện các trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ khoa học thư viện, Đại

học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội

- Nguyễn Việt Tiến, Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin trong hoạt động thông tin thư viện tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn

Thạc sĩ khoa học thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội

Mỗi cơ quan thông tin thư viện đều có những nét đặc thù riêng, ảnh hưởng tới công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại cơ quan đó Do vậy, việc nghiên cứu công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 là vấn đề cần thiết nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục

vụ người dùng tin của Trường trong bối cảnh đổi mới giáo dục và đào tạo hiện nay Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về vấn

đề này Trong quá trình nghiên cứu, tác giả khóa luận đã kế thừa những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước kết hợp với kinh nghiệm của bản thân

để làm rõ vai trò của công tác phục vụ người dùng tin đối với việc đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục và đào tạo của Trường trên cơ sở khảo sát thực trạng công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 Kết quả nghiên cứu của đề tài nhằm đề xuất các giải pháp để nâng cao hơn nữa chất lượng và hiệu quả của công tác phục vụ người dùng tin của Thư viện Trường

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích

Đánh giá thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHSPHN 2 Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng

cường và hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHSPHN 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Thư viện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Phạm vi thời gian: nghiên cứu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 trong 5 năm trở lại đây (2007 - 2012)

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Khóa luận được thực hiện dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng, trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục

và đào tạo và công tác thư viện

5.2 Phương pháp cụ thể

- Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu

- Quan sát trực tiếp

- Thống kê và so sánh số liệu

- Phỏng vấn, trao đổi vớingười dùng tinvà cán bộ thư viện

6 Ý nghĩa của khóa luận

- Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần nâng cao và hoàn thiện công tác

tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 trong giai đoạn hiện tại và tương lai

- Về mặt thực tiễn: Khóa luận đã khảo sát, đánh giá thực trạng việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 từ đó đề xuất một số giải pháp hữu ích nhằm tăng cường và hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện Khóa luận cũng giúp Thư viện hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, giúp thư viện trở thành trung tâm thông tin và có phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trường trong giai đoạn đổi mới hiện nay

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức

và bảo quản vốn tài liệu Thư viện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.1.1 Khái niệm về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

*Khái niệm về tổ chức vốn tài liệu

Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tài liệu và các vật mang tin khác, gọi chung là tài liệu Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có bất kì một thư viện hay trung tâm thông tin nào có thể tồn tại mà không có tài liệu Vốn tài liệu muốn đưa ra sử dụng và phục vụ tốt nhất cho đông đảo người dùng tin trước hết cần phải được thu thập và được tổ chức một cách hợp lý, khoa học

Tổ chức tài liệu có thể hiểu một cách đơn giản đó là làm thế nào để có thể sắp xếp được nhiều tài liệu nhất, các tài liệu trong kho thư viện phải theo đúng một trật tự thống nhất để có thể dễ tìm thấy, dễ lấy, dễ sử dụng và phục

vụ đắc lực cho công tác bảo quản tài liệu Vậy tổ chức vốn tài liệu là hình thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả

Công tác tổ chức vốn tài liệu là việc đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê, thanh lọc và hỗ trợ tốt cho việc bảo quản vốn tài liệu Nhờ có việc tổ chức tốt vốn tài liệu nên kho tài liệu luôn có sự sắp xếp trật tự, có hệ thống đảm bảo tính khoa học, đã giúp cho cán bộ thư viện và người dùng tin khai thác hiệu quả tài liệu, không để tài liệu chết trong kho Tổ chức tài liệu một cách khoa học đã giúp việc tra tìm tài liệu được diễn ra nhanh chóng, chính xác, dễ theo dõi và giúp hoàn thiện công tác thư viện thông tin

*Khái niệm về bảo quản vốn tài liệu thư viện

Bảo quản vốn tài liệu thư viện là một thuật ngữ được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau

Bảo quản chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo

vệ các tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phương pháp kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra Bảo quản vốn tài liệu thư viện là một quá trình thống nhất và liên tục bắt đầu từ khi tài liệu nhập vào thư viện và tiếp tục thường xuyên trong mỗi thời gian bảo quản và sử dụng Bên cạnh thuật ngữ “bảo quản”, người ta còn

sử dụng các thuật ngữ khác như “an toàn vốn tài liệu”, “bảo tồn”…

Việc bảo quản tài liệu được thực hiện thông qua các công tác bảo vệ, bảo tồn, phục chế và những biện pháp kỹ thuật nhằm loại trừ các nhân tố gây hại lên tài liệu

+ Bảo vệ: Là hệ thống các biện pháp kỹ thuật – nghiệp vụ và hành chính để vốn tài liệu thư viện không bị xâm hại Dùng các quy định của Pháp luật, quy định hành chính, biện pháp giáo dục

+ Phục chế: chỉ những kỹ thuật và ý kiến được sử dụng bởi những nhân viên kỹ thuật trong việc làm cho tốt lại những tài liệu thư viện và lưu trữ đã bị hỏng bởi thời gian, bởi việc sử dụng và bởi các nhân tố khác

+ Biện pháp kỹ thuật: Thông gió, báo cháy, chữa cháy, chống mất trộm, hóa chất…

Bảo quản vốn tài liệu là một công tác đòi hỏi người làm công tác bảo quản phải sử dụng kiến thức của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác như: hóa học, vật lý, sinh học, phương pháp kỹ thuật…Đồng thời các phương pháp bảo quản cũng luôn luôn được nghiên cứu và đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thư viện và Khoa học – Công nghệ hiện đại

Vốn tài liệu ngày càng tăng lên ở các thư viện, tuy nhiên các tài liệu được lưu giữ trên các vật liệu rất dễ bị hủy hoại, xuống cấp.Vì vậy, bảo quản vốn tài liệu là công tác cần thiết và quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan thông tin – thư viện nào

Công tác bảo quản tài liệu mang ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng Liên quan tới vấn đề này, ngày 16/11/1972 tại Paris, tổ chức Văn hóa, Khoa học và Giáo dục của Liên hiệp Quốc - UNESCO đã thông qua công ước về bảo vệ di sản văn hóa thiên nhiên Đến năm 1998 đã có 150 nước ký thông qua công ước này Gần đây, UNESCO lại thông qua hiến chương về công tác bảo quản các di sản kỹ thuật số

Công tác bảo quản tài liệu mang ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng

+ Công tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu thư viện giúp giữ gìn di sản thành văn của dân tộc

+ Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thông tin

và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các thư viện

+ Công tác bảo quản góp phần tiết kiệm ngân sách dành cho thư viện

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức và bảo quản vốn tàiliệu thư viện

Vốn tài liệu có thành phần không đông nhất (sách, bản chép tay, tranh ảnh, bản đồ, đĩa quang, vi phim, vi phiếu…) Mỗi loại hình tài liệu trên có thành phần cấu tạo, chất lượng, thời gian phục vụ, phương thức phục vụ và hình thức tổ chức, sắp xếp khác nhau Vì thế nó có ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức và bảo quản Hơn nữa các tài liệu bổ sung về thư viện vào nhiều thời gian khác nhau, không được bổ sung định kỳ vào những khoảng thời gian nhất định gây khó khăn cho việc xử lý tài liệu

Phạm vi bảo quản lớn, số sách có trong các thư viện là rất lớn Hơn nữa, vốn sách ngày càng được tăng lên Chẳng hạn như Vốn tài liệu của Thư viện trường ĐHSPHN 2 lên tới 78.876 tài liệu, số tài liệu này được phân chia

ra thành nhiều kho, với số tài liệu lớn như vậy nên việc tổ chức không tập trung do đó việc tổ chức và bảo quản không tránh khỏi những sai sót

Đồng thời nguồn kinh phí cho công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

eo hẹp, vấn đề kinh phí cho công tác này chưa bao giờ được quan tâm một cách đúng mực.Vì vậy mà công tác này chưa được thực hiện một cách hoàn chỉnh chỉ tập trung đến những tài liệu quý hiếm, tài liệu ít bản

Thiếu sự quan tâm đến vấn đề này từ Nhà nước tới các nhà quản lý và các cán bộ thư viện Họ chỉ quan tâm đến việc làm sao để xây dựng và phát triển vốn tài liệu lớn mạnh, chứ chưa quan tâm đến việc phải làm thế nào để

tổ chức tốt và bảo quản lâu dài chúng

Ở các thư viện cả người dùng tin và cán bộ thư viện đều thiếu ý thức, trách nhiệm trong việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Họ là những người trực tiếp làm việc và tiếp xúc với tài liệu nếu không có một thái độ quan tâm, quý trọng đúng mực với tài liệu thì đây chính là yếu tố hàng đầu dẫn đến sự xuống cấp nhanh chóng các tài liệu thư viện

1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Thư viện trường ĐHSPHN 2 được hình thành cùng với thời gian thành lập trường Thư viện cũng đã trải quan 2 giai đoạn phát triển Giai đoạn thứ nhất từ năm 1967-1975 trong giai đoạn này nhà trường đặt địa điểm tại Cầu Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, lúc này phụ trách công tác thư viện chỉ có 2 cán bộ; giai đoạn từ 1975 đến nay nhà trường có địa điểm mới là phường Xuân Hoà, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh phúc Và chính từ đây trường ĐHSPHN 2 đã bước sang trang mới Những năm đầu ở Xuân Hoà, cán bộ thư viện trực thuộc

phòng giáo vụ với cơ sở vật chất nhỏ bé, nghèo nàn, thiếu thốn, vốn tài liệu ít

ỏi Năm 1978, Thư viện được tái thành lập, năm 1981 thư viện có 4 cán bộ phụ trách công tác chuyên môn Thư viện có chức năng là xây dựng, phát triển và quản lý nguồn lực thông tin phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên trong toàn Trường

Trải qua hơn 40 năm hoạt động, Thư viện không ngừng phát triển hoà cùng với sự đi lên của Nhà trường Từ nguồn vốn tài liệu ban đầu là kho sách của Thư viện khoa cấp 2 tại Phủ Lý – Nam Hà và tài liệu do trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 1 chuyển lên, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, các phòngđọc nhỏ bé, đội ngũ cán bộ chưa tới 10 người, đa số tốt nghiệp đại học nhưng ở các chuyên ngành khác nhau, song thư viện vẫn duy trì hoạt động của mình và phát triển, tăng cường cán bộ, trang thiết bị và các đầu sách báo, tạp chí Năm

1999, được sự giúp đỡ của thư viện Quốc gia, Thư viện đã áp dụng phần mềm CDS/ISIS vào công tác quản lý và xây dựng cơ sở dữ liệu của thư viện, đây là những bước đi đầu tiên để xây dựng một thư viện hiện đại

Năm 2004, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được đầu tư mức A

“Dự án giáo dục đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng của Ngân hàng thế

giới- World Bank, Trường đã dành một phần ngân sách này để nâng cấp Thư viện Đến nay thư viện đã có một cơ ngơi khang trang, với tổng diện tích sử dụng: 2.500, có hệ thống phòng đọc hiện đại với trang thiết bị chuyên dụng như: bàn ghế, giá kê, tủ mục lục… được đầu tư mới hoàn toàn

Các thiết bị hiện đại khác như: máy tính, máy in mã vạch, in thẻ, máy photocopy, hệ thống cổng từ, máy khử từ,…cùng với việc ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 với các phân hệ đã hoạt động hiệu quả trong việc bổ sung, biên mục, lưu thông, OPAC (mục lục công cộng truy cập trực tuyến – Online Public Access Catalog) và quản trị hệ thống Tài liệu được gắn mã số, mã vạch, người dùng tin có thể tra cứu trên mạng Internet

qua địa chỉ 192.168.0.1/ Libol hoặc tra qua hệ thống phiếu của tủ mục lục truyền thống Ngoài ra Thư viện còn chuyển đổi phương thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở với sự hỗ trợ của hệ thống thiết bị kiểm soát cổng từ

Thư viện đã đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hoá, đã và đang áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế và ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước phát triển theo mô hình thư viện hiện đại Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp cho đội ngũ cán bộ thư viện nâng cao năng lực quản lý, chất lượng phục vụ người dùng tin cũng như nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ

Thư viện đã phối hợp chặt chẽ với tất cả các khoa trong Trường đảm bảo 100% sinh viên đều được cấp thẻ sử dụng thư viện Ngoài thời gian phục

vụ trong giờ hành chính, Thư viện còn mở cửa phục vụ người dùng tin vào tất

cả các buổi tối và ngày nghỉ Mỗi năm Thư viện phục vụ trung bình 150.000 lượt bạn đọc với hơn 180.000 lượt tài liệu luân chuyển

Bên cạnh đó Thư viện cũng thường xuyên tổ chức các hoạt động như: Giới thiệu sách báo vào các dịp đặc biệt như chào mừng đại lễ 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, 120 năm ngày sinh chủ tịch Hồ Chí Minh, chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam ; trưng bày các ấn phẩm của cán bộ viên chức trong trường; tổ chức hội sách chào mừng lễ kỷ niệm 40 năm thành lập trường và

37 năm đào tạo tại Xuân Hòa Phối hợp cùng các phòng ban, đoàn thể khác tổ chức tuần lễ đổi sách giữa các sinh viên trong trường… Vào đầu năm học Thư viện còn tổ chức những buổi học để hướng dẫn những sinh viên khóa mới về việc sử dụng thư viện

Trong 37 năm đào tạo tại Xuân Hoà, các thế hệ cán bộ công chức của Thư viện đã kiên trì phấn đấu không mệt mỏi, đóng góp sức lực trí tuệ của mình cho việc xây dựng đơn vị vững mạnh, góp phần vào sự phát triển chung của Nhà trường Là một đơn vị luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, được tặng

nhiều bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhiều năm liền là tập thể Lao động xuất sắc, nhiều lượt cán bộ đạt danh hiệu Chiến sĩ thi đua các cấp

Đến nay Thư viện trường ĐHSPHN 2 đang phấn đấu để trở thành một trung tâm thông tin, thực hiện tốt nhiệm vụ, sứ mạng của mình là đảm bảo thông tin tư liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học với đa bậc, đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao và sự phát triển bền vững của Nhà trường

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

* Chức năng

Thư viện trường ĐHSPHN 2 trực thuộc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc quản lý và tổ chức các hoạt động của Thư viện phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học, nâng cao tri thức cho Cán bộ, học viên và sinh viên trong toàn Trường

Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, phổ biến và cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử nhân khoa học

và cử nhân sư phạm, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và nghiên cứu khoa học của cán

bộ, giảng viên, sinh viên trong và ngoài Trường

Ngoài ra cũng như các thư viện khác Thư viện trường ĐHSPHN 2 còn

có 4 chức năng chính: Chức năng thông tin, chức năng lưu trữ, chức năng văn hóa và chức năng giải trí

* Nhiệm vụ

Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử

lý, bảo quản các loại hình tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn người dùng tin truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả

Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ

Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác tìm kiếm và khai thác tài liệu của người dùng tin Các sản phẩm và dịch vụ bao gồm:

+ Dịch vụ mượn - trả

+ Dịch vụ từ vấn thông tin

+ Dịch vụ photocopy

+ Trưng bày giới thiệu sách

+ Tổ chức hội nghị, hội thảo

+ Đào tạo người dùng tin

+ Thông báo sách mới

+ Thư mục giới thiệu sách chuyên đề

Mở rộng hợp tác quốc tế, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất

1.2.3 Cơ sở vật chất

Thư viện trường ĐHSPHN 2 là trung tâm thông tin của toàn trường, được đầu tư một hệ thống cơ sở vật chất khá khang trang, hiện đại Hiện nay thư viện có diện tích sử dụng là 2.500m2, với 2 cơ sở phục vụ:

- Cơ sở 1 đặt tại tầng 1 và tầng 3 nhà đa năng 8 tầng

- Cơ sở 2 tại tầng 2 và tầng 4 nguyên đơn 2 nhà 10

Bao gồm 05 phòng đọc, 03 phòng mượn, 03 phòng chức năng

Nắm rõ chức năng quan trọng của Thư viện là chức năng giáo dục nên Thư viện trường ĐHSPHN 2 được hết sức quan tâm trang bị với hệ thống phòng đọc, bàn ghế, điều hòa Đặc biệt Thư viện được trang bị 46 chiếc máytính nối mạng trong đó 07 chiếc phục cho việc tra cứu tài liệu, 25 chiếc phục vụ cho đọc tài liệu điện tử, 14 chiếc phục vụ cho các phòng chức năng

Năm 2004 trường ĐHSPHN 2 được hưởng mức A “Dự án giáo dục đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng của ngân hàng thế giớivới số tiền 500.000

USD trường đã đầu tư một phần ngân sách để nâng cấp Thư viện, mua mới phần lớn các giá sách, bổ sung thêm các tài liệu, đặc biệt trong thời gian này thư viện được trang bị phần mềm tích hợp Libol 5.5 vào việc quản lý, tra cứu

và khai thác dữ liệu Đồng thời áp dụng khung phân loại thập phân Dewey (DDC) vào công tác phân loại tài liệu, việc biên mục các tài liệu Thư viện áp dụng theo khổ mẫu MARC21, AACR2

Tính cho đến nay cơ sở vật chất của Thư viện khá tiện nghi và đầy đủ, vốn tài liệu ngày càng tăng lên phong phú về mặt nội dung đa dạng về mặt hình thức đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, dạy và học Với sự đầu tư của Nhà trường và sự nỗ lực của tập thể cán bộ viên chức trong đơn vị năm học 2011-2012 đã hoàn thành đưa 100% tài liệu vào quản lý điện tử với 77.430 cuốn sách, 05 cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, khóa luận, luận án, luận văn…), 111 đầu báo, tạp chí chuyên ngành, 04 đầu tạp chí ngoại văn, trên

6000 file luận án luận văn, khóa luận tốt nghiệp

Để phục vụ cho công tác bảo quản vốn tài liệu, Thư viện cũng đã được đầu tư các trang thiết bị như: bình chữa cháy, quạt trần, quạt thông gió… Ngoài ra thư viện còn được trang bị đầy đủ các thiết bị thiết yếu vụ cho công tác nghiệp vụ cũng như phục vụ tốt nhất cho người dùng tin

1.2.4 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực

Thư viện trường ĐHSPHN 2 trực thuộc sự quản lý trực tiếp của Hiệu trưởng, với cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban chủ nhiệm Thư viện và ba phòng chức năng

+ Phòng nghiệp vụ bổ sung bao gồm 04 cán bộ phụ trách công tác chuyên môn, đảm nhận các công việc như tiếp nhận các tài liệu bổ sung vào Thư viện, xử lý nội dung và hình thức, đăng ký, phân loại, dán nhãn và chuyển đến các phòng phục vụ

+ Phòng đọc bao gồm phòng đọc tổng hợp, phòng đọc luận án luận văn, tạp chí, phòng tra cứu, phòng đọc đa phương tiện.Bao gồm 05 cán bộ, trong đó 02 cán bộ tại phòng tra cứu – đa phương tiện, 02 cán bộ phòng đọc tổng hợp, 01 cán bộ phòng báo- tạp chí, luận án, luận văn Có nhiệm vụ tổ chức và phục vụ cho người dùng tin sử dụng tài liệu tại chỗ, bảo quản tốt vốn tài liệu

+ Phòng mượn bao gồm phòng mượn tham khảo tại phòng 1.5 tầng 1 nhà đa năng, phòng mượn giáo trình tầng 2 và tầng 4 nguyên đơn 2 nhà 10 Bao gồm 05 cán bộ, 04 cán bộ phụ trách kho mượn giáo trình, 01 cán bộ phụ trách kho tham khảo Tổ phòng mượn có nhiệm vụ tổ chức vốn tài liệu, cho người dùng tin mượn về nhà, thu hồi và bảo quản lâu dài vốn tài liệu

Đội ngũ bao gồm 18 cán bộ trong đó có: 01 thạc sĩ, 03 cán bộ đang học thạc sĩ chuyên ngành Thư viện và khoa học máy tính, 08 cử nhân Thư viện Thông tin, 01 cử nhân Ngoại ngữ, 02 cao đẳng tin học, 03 trung cấp Thư viện

Hình 1.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban của Thư viện

trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Phòng báo tạp chí

Phòng tra cứu

Phòng đọc đa phương tiện

Phòng mượn giáo trình

Cán bộ thư viện của trường ĐHSPHN 2 trong nhiều năm qua đã hoạt động hết sức hiệu quả trong công tác chuyên môn, phục vụ người dùng tin mang một phong cách hiện đại Họ không chỉ đóng vai trò là người quản lý tài liệu mà còn là những chuyên gia về khai thác thông tin, là người hướng dẫn nhiệt thành trong quá trình thỏa mãn nhu cầu sử dụng thư viện của mọi người Đáp ứng được yêu cầu đỏi hỏi của người dùng tin đặc biệt là trong quá trình đổi mới phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ hiện nay

Với đội ngũ cán bộ có trình độ cao và nhiều kinh nghiệm làm việc Thư viện trường ĐHSPHN 2 đã không ngừng phát triển cả về mặt chất và mặt lượng Trong nhiều năm qua tập thể cán bộ viên chức của Thư viện đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc, nhiều cá nhân đơn vị đạt danh hiệu chiến sĩ thi đua các cấp

1.2.5 Người dùng tin và nhu cầu tin

Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người (cá nhân, nhóm, xã hội) đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của con người Với mỗi một cơ quan thông tin – thư viện lại có những nhu cầu tin khác nhau ứng với những những đối tượng người dùng tin chuyên biệt Nắm vững đặc điểm nhu cầu tin sẽ góp phần định hướng công tác xây dựng và phát triển nguồn tin, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin của thư viện, góp phần thiết thực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường

Thư viện trường ĐHSPHN 2 có tổng số 7364 thẻ sử dụng thư viện Đối tượng người dùng tin chủ yếu được chia theo các nhóm sau:

+ Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên: bao gồm 532 cán bộnhưng số thẻ đăng ký sử dụng thư viện chỉ có 33 thẻ chiếm tỉ lệ rất nhỏ 0.5%

+Nhóm người dùng tin là sinh viên có 7003 thẻ sử dụng thư viện chiếm 95%

+Nhóm người dùng tin là học viên cao học với 328 thẻ thư viện chiếm 4.5%

• Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng viên

+ Đặc điểm: Họ là những người có trình độ chuyên môn cao, có khả năng sử dụng ngoại ngữ để đọc hiểu các tài liệu tiếng nước ngoài, có khả năng sử dụng các thuật ngữ tìm tin trong bộ máy tra cứu tự động Đối với các nhà lãnh đạo quản lý họ thường có rất ít thời gian để tra tìm tài liệu, vì thế họ thường mượn các tài liệu gốc của thư viện và mang về nhà nghiên cứu

+ Nhu cầu tin: Tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về các ngành đào tạo của Trường, sử dụng cho công việc giảng dạy và nghiên cứu của họ Ngoài ra những tài liệu mà họ sử dụng nhiều còn có những tài liệu bằng tiếng Anh, tài liệu chuyên khảo, tạp chí chuyên ngành…

• Nhóm người dùng tin là sinh viên

+ Đặc điểm: Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng lớn nhất của Thư viện trường ĐHSPHN 2 Họ có rất nhiều thời gian học tập và nghiên cứu trên thư viện, đồng thời với quá trình học tập họ có rất nhiều bài tập, bài thực hành, báo cáo cần phải thực hiện Họ là những người có trình độ cao, có thể nắm bắt kiến thức một cách nhanh chóng, sử dụng tốt các công cụ tra cứu tin truyền thống và hiện đại

+ Nhu cầu tin: Họ sử dụng nhiều nhất là các tác phẩm văn học, các tài liệu về giáo dục chính trị, toán học, sinh học, hoá học Loại hình tài liệu được mượn nhiều nhất là sách chuyên khảo, tiếp đến là luận án, luân văn, khoá luận tốt nghiệp Đối với ngôn ngữ nhóm người dùng tin này hầu hết chỉ

sử dụng tài liệu bằng tiếng Việt, và một số sử dụng tài liệu tiếng nước ngoài với sinh viên chuyên ngành ngoại ngữ

• Nhóm người dùng tin là học viên cao học

+ Đặc điểm: Nhóm người dùng tin này có số lượng nhỏ so với tổng số người dùng tin của thư viện, họ là những người có trình độ cao, nghiên cứu các vấn đề một cách chuyên sâu, có trình độ ngoại ngữ để đọc hiểu các tài liệu nước ngoài Họ không có nhiều thời gian để lên thư viện bởi hầu hết họ đều vừa nghiên cứu vừa làm việc tại cơ quan công tác, do đó hình thức sử dụng tài liệu của họ thường là mượn tài liệu về nhà tham khảo Đồng thời họ cũng có trình độ cao để sử dụng bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại của thư viện + Nhu cầu tin: Họ thường sử dụng các tài liệu về các chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của Nhà trường, bao gồm: toán giải tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn học… Loại hình tài liệu

mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều nhất là các luận án, luận văn, các sách tiếng Anh và các tạp chí chuyên ngành

1.3 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện trong hoạt động thư viện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.3.1 Vốn tài liệu là thành tố quan trọng cấu thành thư viện

Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành nên thư viện, cũng là yếu

tố nền tảng quan trọng nhất quyết định đến sự ra đời, tồn tại và phát triển của mỗi thư viện

Vốn tài liệu đã xuất hiện từ xa xưa cùng với sự ra đời của các thư viện đầu tiên với vai trò là nơi lưu giữ, tàng trữ các tài liệu của nhân loại

Vốn tài liệu thư viện là một khái niệm khá phức tạp, không phải vốn tài liệu chỉ là sách, mặc dù ở nhiều thư viện thì sách chiếm phần chủ yếu Ngoài sách, vốn tài liệu thư viện còn có: Báo, tạp chí, hình ảnh, CD-ROM, vi phim,

vi phiếu, cơ sở dữ liệu…cũng như các loại tài liệu không công bố.Tuy nhiên, không phải bất cứ loại ấn phẩm nào trong thư viện cũng được coi là vốn tài liệu thư viện Chẳng hạn, những cuống sách chưa được xử lý kỹ thuật, những cuốn sách đã bị thanh lý nhưng chưa mang ra khỏi thư viện, những cuốn sách trong thư viện nhưng dùng để trao đổi hay tặng, biếu…

Như vậy, vốn tài liệu là một bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của thư viện nhằm phục vụ cho người đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian nó được người đọc quan tâm

Theo định nghĩa về vốn tài liệu thư viện của UNESCO năm 1970 “Thư viện không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác kể cả tài liệu đồ họa, tài liệu nghe nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục địch thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hay giải trí”

Theo pháp lệnh thư viện năm 2000 của nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì vốn tài liệu thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành thư

viện: vốn tài liệu, trụ sở thông tin, cán bộ thư viện, kinh phí hoạt động

Vốn tài liệu thư viện của nước ta là tài sản của xã hội, thực hiện các chức năng chính trị, tư tưởng, tạo điều kiện cho việc giáo dục chính trị, ý thức công dân Vốn tài liệu cũng là phương tiện sư phạm tác động đến người đọc, Nhà nước ta cũng đã xác nhận vốn tài liệu trong văn bản của nhà nước, theo

điều 2 của Pháp lệnh thư viện có định nghĩa về vốn tài liệu như sau: “Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản”

Đối với bất kì thư viện nào, vốn tài liệu đều được coi là tài sản quý giá,

là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của thư viện đó.Vốn tài liệu không chỉ là thước đo để đánh giá quy mô, tầm cỡ và sự phát triển của mỗi cơ quan thông tin thư viện mà còn phản ánh đến sự phát triển về kinh tế, văn hóa, xã hội giáo dục của mỗi địa phương hay đất nước Vì thế, vốn tài liệu trong thư viện là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu, quyết định đến quy

mô, tầm cỡ cũng như sự phát triển

1.3.2 Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là nhiệm vụ của mỗi thư viện

Cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm, tổ chức

sử dụng và bảo quản tài liệu, nên mục đích của việc tổ chức tài liệu nhằm: Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu, tạo thuận lợi và nâng cao hiệu quả cho việc sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài tránh mất mát, hư hỏng… Điều này được khẳng định trong điều 1, chương 1 của Pháp lệnh thư

việnnăm 2000 như sau:“ Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước”.

Các trung tâm thông tin thư viện lớn không chỉ có nhiệm vụ thu thập, tổ chức sử dụng mà còn tổ chức bảo quản lâu dài tri thức của nhân loại Các thư viện lớn trên thế giới, đặc biệt là các thư viện của các nước tư bản chủ nghĩa

họ chú trọng tới việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Nhiều người cho rằng: thư viện là một khoa học, một nghệ thuật về sản xuất, bảo quản vốn tài liệu Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu như thế nào để độc giả có thể sử dụng tối

đa các tài liệu mà thư viện có Nếu tổ chức vốn tài liệu không khoa học thì kho sách sẽ trở thành “mồ chôn sách” Vì vậy, tổ chức tốt vốn tài liệu khoa học sẽ tạo điều kiện cho thư viện hoạt động được dễ dàng, hiệu quả và bảo quản tốt vốn tài liệu

Vấn đề này được quan tâm rất nhiều trên thế giới và đã trở thành vấn

đề mang tính toàn cầu IFLA đã nêu việc này thành 1 trong 7 chương trình về bảo tồn và bảo quản (preservation and conservation program – PAD chương trình này đặt trụ sở chính tại thư viện Quốc hội Mỹ và có các trung tâm ở các khu vực khác Tại châu Á và châu Đại Dương, với sự phức tạp về những điều kiện tự nhiên, khí hậu và sự phong phú đa dạng về những điều kiện tự nhiên, khí hậu và sự phong phú đa dạng về loại hình tài liệu bảo quản Vì thế chương trình đã thiết lập 2 trung tâm của khu vực đó là: Thư viện Quốc hội Nhật Bản

và Thư viện Quốc hội Úc nhằm trao đổi kinh nghiệm và đẩy mạnh công tác này

Ở nước ta, công tác bảo quản trong những năm trước đây chưa được quan tâm nhiểu và còn gặp nhiều khó khăn do nền kinh tế chậm phát triển, lại trải qua một thời gian chiến tranh tàn phá lâu dài Thêm vào đó, nước ta còn nằm trong vành đai khí hậu nhiệt đới gió mùa nóng ẩm mưa nhiều nên vốn tài liệu hầu hết đều dễ bị xâm hại, xuống cấp, hư hỏng và lão hóa Nhưng ngày nay, chúng ta đã nhận ra được tầm quan trọng và ý nghĩa lớn của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Vì thế, công tác này đã trở thành một trong những nhiệm vụ được quan tâm hàng đầu

1.3.3 Góp phần tàng trữ lâu dài di sản văn hóa thành văn của dân tộc

Vốn tài liệu là tài sản chung của toàn xã hội, gìn giữ di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung Ngay từ thời cổ đại xa xưa, con người đã

ý thức được tầm quan trọng của những tri thức, những kinh nghiệm nên họ đã ghi chép lại những thông tin này bằng các vật mang tin truyền thống như: đất sét nung, thẻ tre, mai rùa, xương thú… Và để truyền lại cho những thế hệ mai sau những giá trị quý báu này

Ngày nay cũng vậy bất kì một công trình nghiên cứu khoa học nào đều phải có tính kế thừa và phát triển từ những cái cũ, trên cơ sở nghiên cứu cái

cũ để làm nền tảng tạo ra những cái mới, mang tính giá trị khoa học cao hơn

Ý thức được điều này nên công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở các thư viện được coi trọng hơn bao giờ hết, bởi lẽ làm tốt công tác này thư viện không chỉ cung cấp những tài liệu quý báu cho người dùng tin, tạo ra nguồn tri thức khoa học mới, gìn giữ tốt vốn tài liệu cho thư viện mà còn giữ những tải sản quý giá của dân tộc

Vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu hiện nay đặt ra cho tất cả các

cơ quan thông tin thư viện, cho mọi tài liệu có trong thư viện bởi vốn tài liệu lưu giữ trong thư viện là những nhân chứng của lịch sử loài người Nó được thể hiện qua cả hình thức và nội dung của tài liệu Mỗi tài liệu không chỉ đưa

ra phục vụ người dùng tin mà bản thân nó còn là những di sản văn hóa của nhân loại Vì thế, nhà thư viện Mỹ nói rằng: “Làm cho thư viện của chúng ta hữu ích và bảo quản tài liệu lâu đến chừng nào mà chúng ta còn cần thiết, bảo quản sẽ vô nghĩa nếu không có mục tiêu là sử dụng” Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu không chỉ là nhiệm vụ của mỗi thư viện mà nó còn mang ý nghĩa

xã hội sâu sắc

1.3.4 Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin

Thư viện trường ĐHSPHN 2 đang phấn đấu để trở thành một trung tâm Thông tin – Thư viện, đảm bảo cung cấp và phục vụ thông tin đầy đủ cho các hoạt động học tập và nghiên cứu của người dùng tin Việc này đỏi hỏi cần có đội ngũ cán bộ vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm, tri thức để đáp ứng được nhu cầu về tra cứu, gải đáp các thắc mắc của người dùng tin một cách nhanh nhất Để nâng cao chất lượng phục vụ ngoài việc thực hiện tốt công tác bạn đọc thì việc tổ chức và bảo quản tốt vốn tài liệu cũng góp vai trò rất quan trọng trong vấn đề này

Vốn tài liệu là tài sản vô giá của mỗi thư viện, là yếu tố hàng đầu thu hút người dùng tin đến với thư viện, đó cũng là thước đo là tiêu chuẩn để đánh giá mức độ phát triển của mỗi thư viện

Vốn tài liệu được tổ chức, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý theo một

hệ thống nhất định tại mỗi kho phục vụ, giúp cán bộ có thể phục vụ người dùng tin một cách nhanh nhất Đối với các kho mở việc tổ chức tài liệu lại càng quan trọng hơn, bởi người dùng tintrực tiếp và kho lấy sách nên cần thiết phải tổ chức tài liệu sao cho theo một trật tự nhất định thuận lợi nhất

Việc bảo quản vốn tài liệu không chỉ với mục đích là kéo dài tuổi thọ của mỗi tài liệu mà còn làm cho vốn tài liệu của thư viện ngày càng hoàn thiện, phong phú Nhờ đó thư viện có thể phục vụ tài liệu cho người dùng tin một cách tốt nhất về những yêu cầu về học tập, giải trí, nghiên cứu

1.4 Đặc điểm của vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.4.1 Đặc điểm về hình thức tài liệu

Vốn tài liệu của Thư viện trường ĐHSPHN 2 bao gồm nhiều loại hình khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử.Do đặc thù Thư viện phục vụ cho những đối tượng người dùng tin trong những phạm vi cụ thể là cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên nên vốn tài liệu truyền thống bao gồm các loại sách chuyên khảo, giáo trình, báo, tạp chí, luận

án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Số lượng cụ thể như sau:

Bảng 1.1 - số lượng các loại hình tài liệu

Loại hình Số lượng tên tài liệu Số bản tài liệu

Các loại tài liệu trên bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc) Các tài liệu điện tử được thống kê

ở trên là các file text tương ứng với các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên nộp lưu chiểu vào Thư viện từ năm 2007, đính kèm cùng với các bản in Các tài liệu đa phương tiện bao gồm các đĩa CD, CD-ROM và các băng casset.Hiện nay Thư viện bao gồm 4 cơ sở dữ liệu điện tử: Sách; Luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp; bài trích; báo tạp chí

1.4.2 Đặc điểm về nội dung của tài liệu

Thư viện trường ĐHSPHN 2 phục vụ cho đối tượng người dùng tin cụ thể là giảng viên và sinh viên các khoa trong trường, nên nội dung các tài liệu cũng tương ứng với các ngành đào tạo Tài liệu mang tính tổng hợp đáp ứng được yêu cầu của đông đảo người dùng tin Tuy nhiên với số lượng tài liệu lớn, môn loại phong phú vì vậy rất khó có thể thống kê số lượng phần trăm cụ thể của từng môn loại

Theo như số liệu thống kê tại luận văn Thạc sĩ của Thạc sĩ Trần Xuân Bản (2011) thì trong tổng số 13231 tên tài liệu tương ứng với các tài liệu đã được xử lý, đưa vào quản lý bằng phần mềm Libol Trong đó có:

Bảng 1.2 - Thành phần nội dung vốn tài liệu

Nội dung Số lượng tên tài liệu Tỷ lệ

Nội dung vốn tài liệu bao trùm hầu hết các lĩnh vực như: toán học, vật

lý, hóa học, sinh học, công nghệ thông tin, chính trị - xã hội, ngôn ngữ…Nhưng qua bảng thống kê trên ta có thể thấy số lượng tài liệu chiếm tỷ

lệ lớn nhất là các tài liệu về văn học, chính trị xã hội và toán học, do đây là những loại hình tài liệu được sử dụng nhiều trong quá trình giảng dạy, học tập

và nghiên cứu Các môn loại cón lại có số lượng khá đồng đều nhau

1.4.3 Tình trạng vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Thư viện trường ĐHSPHN 2 có vai trò quan trọng trong việc thu thập,

tổ chức và bảo quản những tài liệu từ trong quá khứ đến hiện tại Ý nghĩa việc

tổ chức và bảo quản vốn tài liệu bắt nguồn từ quan niệm cho rằng loài người luôn học hỏi từ quá khứ và những tri thức trong quá khứ có đóng góp quan trọng đối với loài người

Vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN2 tương đối lớn và được bổ sung rất nhiều trong những năm gần đây:

Bảng 1.3 – Số lượng đầu tài liệu bổ sung từ năm 2008

hệ thống đào tạo này thời gian sinh viện tự học sẽ nhiều hơn, đòi hỏi có nhiều

tài liệu để đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu, việc bổ sung nhiều vốn tài liệu chính là đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo trong giai đoạn hiện nay Mục tiêu của Thư viện trường ĐHSPHN 2 là phấn đấu trở thành Trung tâm thông tin thư viện của toàn Trường, do đó số lượng vốn tài liệu chính là thước đo và là điều kiện để Thư viện thực hiện được điều này Vốn tài liệu của Thư viện bao trùm nhiều lĩnh vực, phong phú với nhiều loại hình tài liệu Những tài liệu này rất có giá trị và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin tại Thư viện Vốn tài liệu của Thư viện trường ĐHHSPHN 2 được tổ chức và bảo quản theo nhiều kho khác nhau, vì vậy môi trường bảo quản của mỗi kho sẽ có sự khác biệt, hơn nữa những thuộc tính về tuổi thọ, sự phân hủy, chất liệu của mỗi tài liệu là khác nhau

Qua khảo sát thực tế bằng phương pháp chọn ngẫu nhiên vốn tài liệu tại các kho: kho mượn giáo trình nhà 10, kho mượn sách tham khảo, phòng đọc

tự chọn Mỗi kho lấy ngẫu nhiên 200 tài liệu, kết quả khảo sát cho thấy một

số tình trạng phổ biến nhất của tài liệu: bìa bị quăn; tài liệu bị đổi màu, ố nâu; tài liệu bị rách , nấm mốc, mờ chữ, bám bụi Một tài liệu có thể xuất hiện một trong nhiều các tình trạng trên Kết quả của quá trình khảo sát được thể hiện qua các bảng sau:

Bảng 1.4 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại

Tình trạng vốn tài liệu bị hư hỏng, bám bụi nhiều nhất là các kho tài liệu ở phòng mượn giáo trình nhà 10, đây là nơi có điều kiện bảo quản không được tốt, cơ sở vật chất chưa được nâng cấp đồng thời vị trí lại kề sát ngay trục đường giao thông chính nên tình trạng tài liệu bám bụi chiếm đến 100%

Do môi trường bảo quản chưa được tốt, thiếu hệ thống thông gió và lưu thông không khí nên các kho có độ ẩm khá cao kết hợp với bụi bẩn nên tình trạng tài liệu bị ố màu, quăn nát rất nhiều, bên cạnh đó việc người dùng tin được phép mượn giáo trình trong một khoảng thời gian dài đây cũng là nguyên nhân dẫn tới tình trạng tài liệu xuống cấp

Bảng 1.5 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại

phòng mượn sách tham khảo

Tình trạng vốn tài liệu Số tài liệu Tỉ lệ %

nên bản thân nó cũng tự lão hóa và xuống cấp Trong kho cũng không được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như quạt thông gió, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy đo độ ẩm không khí…

Bảng 1.6 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại

Do các bộ phận kho của Thư viện Trường ĐHSPHN 2 không tập trung đồng nhất, hơn nữa hình thức tổ chức kho cũng không được tiến hành đồng thời (bao gồm cả kho mở và kho đóng), điều kiện môi trường và chế độ bảo quản của mỗi kho nên tình trạng vốn tài liệu không giống nhau

Mặt bằng chung, vốn tài liệu trong các phòng kho khác như: phòng đọc tổng hợp, phòng báo – tạp chí, luận án, luận văn ít bị hư hỏng hơn, do điều kiện môi trường bảo quản và cơ sở vật chất tốt Năm 2011 Thư viện trường

ĐHSPHN 2 đã tiến hành thanh lý một số lượng lớn các tài liệu cũ, nát, lỗi thời, thừa bản không còn giá trị sử dụng nên hiện vốn tài liệu khá tốt

Hiện nay Thư viện trường ĐHSPHN 2 cũng rất quan tâm đến công tác

tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, nhưng việc quan tâm chỉ dừng lại ở mức tiến hành các biện pháp tổ chức và bảo quản tài liệu đơn giản, mang tính tạm thời, chưa có một kế hoạch dài hạn nào cho vấn đề này Với một số lượng tài liệu lớn, phục vụ cho nền giáo dục chất lượng cao thì việc tổ chức tốt vốn tài liệu khoa học và bảo quản chúng luôn trong tình trạng tốt nhất để phục vụ cho người dùng tin, đây là một mục tiêu và nhiệm vụ đòi hỏi Thư viện Trường ĐHSPHN 2 cần quan tâm nhiều hơn nữa

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN

VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

2.1 Tổ chức vốn tài liệu thư viện

2.1.1 Nguyên tắc tổ chức kho của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Nhiệm vụ cơ bản của Thư viện trường ĐHSPHN2 là đảm bảo việc thỏa mãn yêu cầu về sách báo cho giảng dạy và học tập, phù hợp với nội dung chương trình giảng dạy và học tập của cán bộ giảng viên, học viên, sinh viên trong trường, đáp ứng được yêu cầu giáo dục toàn diện của Nhà trường Do vậy, việc tổ chức và nâng cao chất lượng vốn tài liệu là khâu quan trọng cần được quan tâm trong hoạt động của Thư viện

Tổ chức vốn tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giả yêu cầu Làm cho kho sách có một trật tự nhất định, điều

đó có nghĩa là trước tiên phải quy định một hệ thống các kho, phân chia kho sách thành nhiều kho lẻ nhưng có liên quan mật thiết đến nhau, tổ chức kho phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ Bên cạnh đó cần phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc tổ chức kho tài liệu cơ bản:

• Đảm bảo thực hiện nguyên tắc tính Đảng, điều này được thể hiện ở công tác tổ chức kho tài liệu phải phù hợp, đúng đắn theo quan điểm, đường lối của Đảng và Nhà nước Đồng thời việc tổ chức kho tài liệu phải phù hợp với mục tiêu đào tạo của Nhà trường

• Tuân thủ các nguyên tắc về xây dựng kho tài liệu như: địa điểm, quy

mô của kho, mặt bằng và hướng nhà kho, diện tích các kho cụ thể, hệ thống điện…thực hiện tốt các điều kiện lý tưởng để bảo quản kho sách

• Cần đảm bảo tính kế hoạch và tính hệ thống như: bổ sung tài liệu cần phải kịp thời, thường xuyên, đáp ứng yêu cầu của người dùng tin Kế hoạch tổ chức vốn tài liệu phải phù hợp với số kinh phí được cấp Bảo đảm chất lượng kho tài liệu, tạo điều kiện cho thư viện phục vụ tốt người dùng tin, đảm bảo phát triển kho tài liệu một cách có hệ thống

• Tổ chức kho sách cần phải dựa trên những đặc điểm của Thư viện, phải căn cứ vào phương châm và nhiệm vụ của Thư viện, phải căn cứ vào đối tượng người dùng tin của mỗi thư viện để lựa chọn cách tổ chức phù hợp

• Tổ chức vốn tài liệu cần phải đảm bảo tính hợp lý và tính khoa học Phải tổ chức kho tài liệu làm sao để tạo ra một trật tự giữa các kho, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, bảo quản lâu dài, tiết kiệm kinh phí và thẩm mỹ

2.1.2 Phương thức tổ chức kho tài liệu

Bất kì một tài liệu nào khi được bổ sung về thư viện đều được tiến hành

xử lý và phân chia về các kho trong thư viện và được tổ chức, sắp xếp, quản

lý theo một trật tự nhất định Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, loại hình tài liệu, đối tượng phục vụ mà mỗi thư viện lại tổ chức kho tài liệu theo phương thức khác nhau

Phương thức tổ chức kho tài liệu dựa trên các phương pháp tổ chức tài liệu như: theo loại hình tài liệu (sách, báo, tạp chí,băng đĩa…), theo ngôn ngữ, kho kết hợp, hình thức phục vụ…Từ đó xác định được phương thức tổ chức kho tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN2 tổ chức kho tài liệu theo hình thức kho đóng và kho mở để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm và phục vụ tốt nhất cho người dùng tin

2.1.2.1 Tổ chức theo phương thức kho đóng

Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc OPAC, người dùng tin phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu

Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, rất phổ biến ở các thế kỷ trước, thường được tổ chức ở các loại hình thư viện khác nhau Đến nay, kho đóng vẫn rất phổ biến ở nhiều nước trên thế giới

Các phòng phục vụ người dùng tin của Thư viện trường ĐHSPHN2 tổ chức theo hình thức kho đóng gồm có: phòng đọc tổng hợp, phòng đọc luận

án luận văn, phòng mượn tài liệu tham khảo, phòng mượn giáo trình… Vốn tài liệu trong các kho này được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt

- Sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt: Các tài liệu trong kho được sắp xếp theo số ký hiệu xếp giá của mỗi tài liệu, những tài liệu được xếp lần lượt lên giá theo số đăng ký cá biệt đó

Ví dụ: KM 02358 đến KM 02365 những tài liệu này sẽ có vị trí cạnh nhau trên giá

- Với cách sắp xếp theo số đăng kí cá biệt này các tài liệu cũng được sắp xếp theo nguyên tắc từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải Trên giá sách, để tiện cho việc lấy sách của cán bộ, thư viện đã làm những phích chỉ chỗ ghi các khoảng kí hiệu của sách, thường là 50 cuốn và áp dụng cho tất cả các kho Các số kí hiệu được in trên cả hai mặt của phích để tiện cho việc lấy sách của cán bộ thư viện

Ví dụ: 50,100,150…

Ngoài ra hàng năm Thư viện nhận một số lượng các băng đĩa CD kèm theo các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và nhập vào Thư viện một số lượng lớn các tài liệu như: báo, tạp chí, tranh ảnh… Những loại tài liệu này sẽ được sắp xếp theo loại hình tài liệu, mỗi loại sẽ được xếp trên những ngăn giá

sách riêng Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, phục vụ người dùng tin, tiện lợi cho việc bảo quản

* Ưu điểm:

- Với cách sắp xếp chủ yếu theo số đăng ký cá biệt cán bộ thư viện có thể dễ dàng quản lý, lấy sách một cách nhanh chóng cho người dùng tin, ít xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu, tiết kiệm được diện tích kho, dễ dàng bảo quản

- Góp phần tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kiểm kê, thanh lý, thanh lọc tài liệu, tránh được tình trạng giá sách bị bỏ trống hoặc không còn chỗ để tài liệu

- Ngoài ra, phương thức này còn được tiến hành khá đơn giản, không cần đòi hỏi trình độ cao cũng có thể làm được Số thứ tự của mỗi kho đồng thời phản ánh được số tài liệu của mỗi kho

Ví dụ: Tại kho mượn giáo trình nhà 10 có kí hiệu KM từ 00001 đến

KM 35.467 cho biết số tài liệu tại kho nhà 10 là 35.467 cuốn

* Nhược điểm:

- Theo cách tổ chức kho này thì tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho Nhìn kho sách ta không có khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phải thông qua bộ máy tra cứu

- Người dùng tin không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua cán bộ thư viện, kém hứng thú, người dùng tin đến thư viện

ít hơn

- Cán bộ thư viện cũng sẽ vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ Đồng thời với quá trình đó người dùng tin cũng sẽ phải chờ đợi với khoảng thời gian tương ứng

- Tài liệu được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt quyển cao, quyển thấp không cùng kích cỡ nên không đảm bảo được tính thẩm mỹ của kho sách

2.1.2.2 Tổ chức theo phương thức kho mở

Tổ chức vốn tài liệu theo phương thức kho mở là hình thức người dùng tin được trực tiếp vào kho lựa chọn những tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục, không phải viết phiếu yêu cầu, không mất thời gian

Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỉ XIX đầu thế kỉ XX, sau đó lan rộng sang châu Âu và thế giới

Tại Thư viện trường ĐHSPHN2 những năm gần đây cũng đã áp dụng hình thức kho mở cho một số kho của thư viện như: phòng đọc tra cứu, phòng

đa phương tiện và phòng báo tạp chí

Do hình thức kho mở nên vốn tài liệu ở các kho này được sắp xếp theo môn loại khoa học tài liệu có cùng nội dung được tập trung cùng một vị trí và sắp xếp theo khổ cỡ, ngôn ngữ của tài liệu Vì là kho sách tự chọn và sắp xếp chủ yếu theo môn loại nên việc tổ chức các tài liệu ở kho này được sắp xếp theo cấu trúc khung phân loại thập phân DDC rút gọn ấn bản 14

Với bảng phân loại DDC trong từng lớp chính thì lại được phân chia thành từng ngành, từng ngành lại chia nhỏ thành các ngành khoa học nhỏ hơn

Phòng báo và tạp chí được sắp xếp ở các vị trí riêng biệt trên giá giúp người dùng tin có thể dễ dàng tìm đọc những loại báo mà mình cần Báo, tạp chí được sắp xếp lần lượt theo vần chữ cái A,B,C…và kết hợp với thời gian phát hành

Phòng đọc đa phương tiện giúp người dùng tin có thể đọc trực tiếp qua các CSDL của thư viện thông qua máy tính Hiện nay vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN 2 đã được số hóa và đưa vào phục vụ với 05 cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, khóa luận, luận án, luận văn…), 111 đầu báo, tạp chí chuyên ngành, 04 đầu tạp chí ngoại văn, trên 6000 file luận án luận văn, khóa luận tốt nghiệp

- Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học để người dùng tin dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan giống nhau được sắp xếp cùng một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan tới nhau

- Giảm áp lực công việc cho cán bộ thư viện, tiết kiệm thời gian cho cán bộ thư viện và người đọc

* Nhược điểm:

- Mất nhiều diện tích trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho sách, nếu tính toán sai lệch, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả Các giá đều phải có ngăn rộng cỡ khổ sách lớn Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp, mất nhiều diện tích

- Công tác bảo quản sách sẽ khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do người dùng tin lấy ra nhiều, sắp xếp không đúng cách…

- Các tài liệu do người dùng tin tự lấy, tự cất nên cán bộ thư viện luôn phải sắp xếp lại sách trên giá, tốn nhiều thời gian Đồng thời cán bộ thư viện luôn phải giám sát, hướng dẫn, nhắc nhở người dùng tin

- Tốn kinh phí đầu tư để mua sắm các thiết bị báo động, chống trộm như camera, thiết bị báo động từ…

Mỗi phương thức tổ chức kho đều có những ưu-nhược điểm riêng Tùy vào điều kiện cụ thể mà lựa chọn phương thức tổ chức phù hợp Ngày nay, khi nhu cầu của người dùng tin ngày càng tăng cao thì sự phục vụ cho họ cần phải được đáp ứng Chính vì vậy, Thư viện trường ĐHSPHN2 vẫn duy trì cả

2 hình thức kho đóng và mở Nhưng theo xu thế chung, Thư viện cũng đang mạnh dạn đầu tư trang thiết bị để tổ chức các kho mở phục vụ nhu cầu cần thiết nhất của người dùng tin đáp ứng cho công việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu của cán bộ giảng viên và sinh viên trong Trường

2.2 Bảo quản vốn tài liệu thư viện

2.2.1 Môi trường lưu trữ vốn tài liệu

Môi trường lưu trữ tài liệu là các yếu tố trực tiếp tác động, ảnh hưởng tốt- xấu đến bản thân các tài liệu và quá trình bảo quản chúng chẳng hạn như: ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mộc và các động vật gây hại tài liệu trong kho Đồng thời chúng gây ra các phản ứng hóa học,

cơ học và sinh học, các loại phản ứng này có thể làm thay đổi tính chất vật lý của tài liệu Chúng ta có thể kể đến một vài nhóm tác nhân sau:

* Ánh sáng

Ánh sáng là nhân tố quan trọng trong việc quyết định đến chất lượng của công tác bảo quản vốn tài liệu Đây cũng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho các tài liệu trong kho Ánh sáng mặt trời có tác dụng và vai trò không thể thiếu trong cuộc sống của con người và các loài sinh vật nhưng nó lại là mối đe dọa lớn đối với các loại tài liệu Bản thân ánh sáng chứa rất nhiều các tia có hại đối với tài liệu như các bước sóng ngắn, tia cực tím, tia tử ngoại, hồng ngoại…

Giấy và các tài liệu khác chịu hư hỏng do bị ánh sáng chiếu vào, tia cực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất hoá học và vật lí Khi xenlulo bị ánh sáng có tia cực tím chiếu thì có ba hiện tượng xảy ra Hai hiện tượng đầu, phá vỡ các liên kết gluxit (chứa glucoza và glucosid) và làm yếu các liên kết khác là hiện tượng quang hoá học Còn hiện tượng thứ ba, làm vỡ những liên kết yếu là hiện tượng hoá học Thí dụ như hiện tượng oxy hoá, ánh sáng cũng tác động quang hoá lên các thành phần và tạp chất khác khác trong tài liệu truyền thống như a-xít, keo, nhựa cây, hồ, phẩm nhuộm Sản phẩm của các loại tác động này sau đó sẽ tấn công xenlulo, bẻ gẫy các mắt xích của phân tử và làm yếu tài liệu Các loại phẩm có trong tài liệu rất dễ bị oxy hóa Nhiều loại phẩm bị bay màu nhiều hay ít dưới ảnh hưởng của ánh sáng mặt trời có hay không có ẩm ướt hoặc các loại tác nhân hoá học khác Ảnh hưởng cuối cùng của sự chiếu sáng là phá hoặc đổi màu Ngoài sự phá huỷ về mặt quang hóa, ánh sáng còn đốt nóng và làm khô giấy,

da, vải và các loại vật liệu khác

Các nguồn ánh sáng nhân tạo gồm bức xạ tia tử ngoại và hồng ngoại cũng gây tác hại rõ rệt.Hai nguồn ánh sáng nhân tạo là đèn sợi đốt và đèn

huỳnh quang Đèn sợi đốt phát ra 4% các bức xạ tử ngoại hoặc ít hơn và 90% bức xạ hồng ngoại, nhưng gây nóng liên tục Đó là bất lợi của đèn sợi đốt Đèn huỳnh quang phát ra nhiều tia tử ngoại nhưng nó cung cấp đầy đủ ánh sáng và ít hư hỏng

Các bước sóng ngắn, bức xạ - tia tử ngoại có thể làm hư hỏng về mặt quang hóa học Các bức xạ của các bước sóng dài: bức xạ của tia cực tím…

dù ở xa cũng đủ khả năng phá vỡ các liên kết hóa học Giấy và các loại tài liệu sẽ bị hư hỏng do phơi ra ngoài ánh sáng, tia cực tím, các bước sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất hóa học và vật lý

Tác động của ánh sáng là tác động tích tụ Hư hỏng do phơi tài liệu ra ngoài ánh sánh mạnh trong một thời gian ngắn cũng bằng ra ngoài ánh sáng yếu trong một thời gian dài

Nguồn ánh sáng thấy được và tia hồng ngoại như ánh mặt trời và đèn bóng tròn thì tạo sức nóng, sự tăng nhiệt độ sẽ thúc đẩy các phản ứng hóa học

và ảnh hưởng đến độ ẩm tương đối

* Chất lượng không khí

Chất lượng không khí cũng góp phần đáng kể làm hư hỏng các tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN 2 được chia làm hai cơ sở Cơ sở 1 tại nhà đa năng, cơ sở này nằm ở vị trí xa đường và các nguồn gây bụi nên chất lượng không khí khá tốt, nhưng ở cơ sở 2 tại nhà 10 lại nằm ngay sát đường quốc lộ nên lượng bụi rất lớn Khi bụi bám vào tài liệu làm biến đổi tính chất cùng với hơi nước, đồng thời môi trường còn chứa nhiều loại khí và các chất bẩn rất có hại cho tài liệu thư viện, các chất bẩn dạng khí như các sản phẩm phụ của than, dầu, xăng được sinh ra bởi hoạt động của ánh sáng mặt trời nên dioxit nitơ từ khói xe và các chất bẩn dạng rắn như bụi gây ra những thiệt hại đáng

kể cho tài liệu thư viện Các chất bẩn dạng khí tác dụng với hơi ẩm trong

không khí tạo ra các axit yếu gây hư hại cho giấy, kích thích hoạt động sinh học Chúng dính vào giấy và biến đổi tính a-xit của chúng, đặc biệt trong môi trường ẩm

Các chất bụi bẩn trong không khí tác động trực tiếp lên các tài liệu thư viện ít nhất là theo 2 hướng sau:

- Bụi bẩn dạng rắn chứa các phân tử, các bảo tử có thể tạo nấm mốc gây

hư hại cho tài liệu bất kỳ khi nào có thể

- Ngoài ra chất bẩn không khí dạng rắn còn bám vào bề mặt tài liệu gây rách các tài liệu

* Nhiệt độ và độ ẩm tương đối

Điều kiện khí hậu và độ ẩm thường xuyên thay đổi có thể khiến vốn tài liệu thư viện tan thành bụi trong thời gian ngắn

Vĩnh Phúc nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, một năm có 2 mùa rõ rệt: mùa mưa (từ tháng 4 đến tháng 11) và mùa khô (từ tháng 11 đến tháng 3) Lượng mưa trung bình từ 1.500 - 1.700mm, tập trung chủ yếu từ tháng 6 đến tháng 10, nhiệt độ trung bình hàng năm là 22,10C, độ ẩm trung bình là 84 - 85%, số giờ nắng trong năm 1.400 - 1.800 giờ Riêng vùng núi Tam Đảo, do ở độ cao 1000m so với mực nước biển nên có khí hậu mát mẻ (nhiệt độ trung bình 180C), sự chênh lệch nhiệt độ giữa mùa hè và mùa đông

là rất lớn

Cả nhiệt độ lẫn độ ẩm tương đối trong kho chứa tài liệu của thư viện đều là tác nhân nghiêm trọng cần phải kiểm soát Chúng phá hủy tài liệu về mặt vật lý và hóa học

Tính chất vật lý của hầu hết các chất liệu bị thay đổi do có sự thay đổi của nhiệt độ Những thay đổi này làm cho tài liệu co lại hoặc giãn ra một cách nhanh chóng hoặc từ từ, làm thay đổi về mặt cơ học dẫn đến sự biến dạng của