Môi trường lưu trữ tài liệu là các yếu tố trực tiếp tác động, ảnh hưởng tốt- xấu đến bản thân các tài liệu và quá trình bảo quản chúng chẳng hạn như: ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mộc và các động vật gây hại tài liệu trong kho. Đồng thời chúng gây ra các phản ứng hóa học,
cơ học và sinh học, các loại phản ứng này có thể làm thay đổi tính chất vật lý của tài liệu. Chúng ta có thể kể đến một vài nhóm tác nhân sau:
* Ánh sáng
Ánh sáng là nhân tố quan trọng trong việc quyết định đến chất lượng của công tác bảo quản vốn tài liệu. Đây cũng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho các tài liệu trong kho. Ánh sáng mặt trời có tác dụng và vai trò không thể thiếu trong cuộc sống của con người và các loài sinh vật nhưng nó lại là mối đe dọa lớn đối với các loại tài liệu. Bản thân ánh sáng chứa rất nhiều các tia có hại đối với tài liệu như các bước sóng ngắn, tia cực tím, tia tử ngoại, hồng ngoại…
Giấy và các tài liệu khác chịu hư hỏng do bị ánh sáng chiếu vào, tia cực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất hoá học và vật lí. Khi xenlulo bị ánh sáng có tia cực tím chiếu thì có ba hiện tượng xảy ra. Hai hiện tượng đầu, phá vỡ các liên kết gluxit (chứa glucoza và glucosid) và làm yếu các liên kết khác là hiện tượng quang hoá học. Còn hiện tượng thứ ba, làm vỡ những liên kết yếu là hiện tượng hoá học. Thí dụ như hiện tượng oxy hoá, ánh sáng cũng tác động quang hoá lên các thành phần và tạp chất khác khác trong tài liệu truyền thống như a-xít, keo, nhựa cây, hồ, phẩm nhuộm...Sản phẩm của các loại tác động này sau đó sẽ tấn công xenlulo, bẻ gẫy các mắt xích của phân tử và làm yếu tài liệu. Các loại phẩm có trong tài liệu rất dễ bị oxy hóa. Nhiều loại phẩm bị bay màu nhiều hay ít dưới ảnh hưởng của ánh sáng mặt trời có hay không có ẩm ướt hoặc các loại tác nhân hoá học khác. Ảnh hưởng cuối cùng của sự chiếu sáng là phá hoặc đổi màu. Ngoài sự phá huỷ về mặt quang hóa, ánh sáng còn đốt nóng và làm khô giấy, da, vải và các loại vật liệu khác.
Các nguồn ánh sáng nhân tạo gồm bức xạ tia tử ngoại và hồng ngoại cũng gây tác hại rõ rệt.Hai nguồn ánh sáng nhân tạo là đèn sợi đốt và đèn
huỳnh quang. Đèn sợi đốt phát ra 4% các bức xạ tử ngoại hoặc ít hơn và 90% bức xạ hồng ngoại, nhưng gây nóng liên tục. Đó là bất lợi của đèn sợi đốt. Đèn huỳnh quang phát ra nhiều tia tử ngoại nhưng nó cung cấp đầy đủ ánh sáng và ít hư hỏng.
Các bước sóng ngắn, bức xạ - tia tử ngoại có thể làm hư hỏng về mặt quang hóa học. Các bức xạ của các bước sóng dài: bức xạ của tia cực tím… dù ở xa cũng đủ khả năng phá vỡ các liên kết hóa học. Giấy và các loại tài liệu sẽ bị hư hỏng do phơi ra ngoài ánh sáng, tia cực tím, các bước sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất hóa học và vật lý.
Tác động của ánh sáng là tác động tích tụ. Hư hỏng do phơi tài liệu ra ngoài ánh sánh mạnh trong một thời gian ngắn cũng bằng ra ngoài ánh sáng yếu trong một thời gian dài.
Nguồn ánh sáng thấy được và tia hồng ngoại như ánh mặt trời và đèn bóng tròn thì tạo sức nóng, sự tăng nhiệt độ sẽ thúc đẩy các phản ứng hóa học và ảnh hưởng đến độ ẩm tương đối.
* Chất lượng không khí
Chất lượng không khí cũng góp phần đáng kể làm hư hỏng các tài liệu. Thư viện trường ĐHSPHN 2 được chia làm hai cơ sở. Cơ sở 1 tại nhà đa năng, cơ sở này nằm ở vị trí xa đường và các nguồn gây bụi nên chất lượng không khí khá tốt, nhưng ở cơ sở 2 tại nhà 10 lại nằm ngay sát đường quốc lộ nên lượng bụi rất lớn. Khi bụi bám vào tài liệu làm biến đổi tính chất cùng với hơi nước, đồng thời môi trường còn chứa nhiều loại khí và các chất bẩn rất có hại cho tài liệu thư viện, các chất bẩn dạng khí như các sản phẩm phụ của than, dầu, xăng được sinh ra bởi hoạt động của ánh sáng mặt trời nên dioxit nitơ từ khói xe và các chất bẩn dạng rắn như bụi gây ra những thiệt hại đáng kể cho tài liệu thư viện. Các chất bẩn dạng khí tác dụng với hơi ẩm trong
không khí tạo ra các axit yếu gây hư hại cho giấy, kích thích hoạt động sinh học. Chúng dính vào giấy và biến đổi tính a-xit của chúng, đặc biệt trong môi trường ẩm.
Các chất bụi bẩn trong không khí tác động trực tiếp lên các tài liệu thư viện ít nhất là theo 2 hướng sau:
- Bụi bẩn dạng rắn chứa các phân tử, các bảo tử có thể tạo nấm mốc gây hư hại cho tài liệu bất kỳ khi nào có thể.
- Ngoài ra chất bẩn không khí dạng rắn còn bám vào bề mặt tài liệu gây rách các tài liệu
* Nhiệt độ và độ ẩm tương đối
Điều kiện khí hậu và độ ẩm thường xuyên thay đổi có thể khiến vốn tài liệu thư viện tan thành bụi trong thời gian ngắn.
Vĩnh Phúc nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, một năm có 2 mùa rõ rệt: mùa mưa (từ tháng 4 đến tháng 11) và mùa khô (từ tháng 11 đến tháng 3). Lượng mưa trung bình từ 1.500 - 1.700mm, tập trung chủ yếu từ tháng 6 đến tháng 10, nhiệt độ trung bình hàng năm là 22,10C, độ ẩm trung bình là 84 - 85%, số giờ nắng trong năm 1.400 - 1.800 giờ. Riêng vùng núi Tam Đảo, do ở độ cao 1000m so với mực nước biển nên có khí hậu mát mẻ (nhiệt độ trung bình 180C), sự chênh lệch nhiệt độ giữa mùa hè và mùa đông là rất lớn.
Cả nhiệt độ lẫn độ ẩm tương đối trong kho chứa tài liệu của thư viện đều là tác nhân nghiêm trọng cần phải kiểm soát. Chúng phá hủy tài liệu về mặt vật lý và hóa học.
Tính chất vật lý của hầu hết các chất liệu bị thay đổi do có sự thay đổi của nhiệt độ. Những thay đổi này làm cho tài liệu co lại hoặc giãn ra một cách nhanh chóng hoặc từ từ, làm thay đổi về mặt cơ học dẫn đến sự biến dạng của
tài liệu.Vì vậy, nhiệt độ cần phải được kiểm soát để giảm bớt sự hư hỏng nghiêm trọng đến tài liệu.
Các phản ứng hóa học xảy ra một phần cũng do yếu tố nhiệt độ. Một lưu ý về hóa học tác động trên tài liệu là phản ứng hóa học tăng lên gấp đôi mỗi khi nhiệt độ tăng 10oC. Vì vậy, nhiệt độ cao sẽ thúc đẩy quá trình phản
ứng hóa học tăng: thủy phân, oxi hóa…làm cho tài liệu hư hỏng nhanh, giấy sẽ bị ố vàng, giòn, chất kết dính bị rã, giảm từ tính, ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu.
Nhiệt độ và độ ẩm tương đối cao còn kích thích sự phát triển của nấm mốc tạo môi trường thuận lợi cho các loại nấm mốc gây hại, côn trùng gặm nhấm như chuột, gián, mối…
Độ ẩm tương đối cao và nếu việc thông gió kém sẽ dẫn đến ẩm ướt, nấm mốc có điều kiện phát triển, gây hư hỏng tài liệu thư viện một cách nghiêm trọng.