Hàng năm phải tiến hành kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho để nắm rõ được tình hình kho sách. Kết quả của quá trình kiểm tra phải ghi chép cụ thể thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê số lượng tài liệu mới nhập thêm hàng năm, số lượng các tài liệu đã bị hư hỏng (phải ghi cụ thể tình trạng hư hỏng như: mất bìa, mất trang…), những tài liệu bị mất, thiếu ở trên giá.
Kết thúc quá trình kiểm tra khi phát hiện những tài liệu bị hư hỏng, mất mát phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc sao chụp lại tài liệu.
Đồng thời với quá trình kiểm tra vốn tài liệu là việc kiểm tra các trang thiết bị có trong các kho tài liệu, các loại máy mọc: quạt trần, quạt thông gió, bình chưa cháy, điều hòa…phải được bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời khi hỏng hóc.
Hệ thống kho cũng thường xuyên phải kiểm tra, môi trường và điều kiện cơ sở vật chất trong kho quyết định phần lớn đến việc bảo quản vốn tài liệu. Phải kiểm tra xem kho có đạt tiêu chuẩn vệ sinh, sạch sẽ không? Diện tích kho có đủ rộng không? Cơ sở vật chất trong kho có đảm bảo không?...Nếu phát hiện những yếu tố trên không đảm bảo, không đạt tiêu chuẩn, xuống cấp của hệ thống kho cần tiến hành khắc phục để đảm bảo cho việc bảo quản vốn tài liệu.
Hiện tại, hệ thống kho của Thư viện trường ĐHSPHN2 khá khang trang, rộng rãi nhưng hệ thống kho mượn giáo trình vẫn tồn tại nhiều hạn chế với số lượng tài liệu khoảng 35.467 tài liệu chiếm gần 50% số tài liệu của thư viện. Hệ thống kho này có môi trường cũng như trang thiết bị chưa đạt tiêu chuẩn, hầu hết các giá sách đều cũ, han gỉ, môi trường lưu trữ không đảm bảo. Chính vì vậy, Thư viện cần phải:
- Mở rộng hệ thống kho tài liệu để đáp ứng được số lượng lớn các tài liệu hiện tại và số lượng tài liệu sẽ bổ sung trong tương lai.
- Đầu tư nâng cấp hệ thống giá sách mới thay cho hệ thống giá sách cũ đã xuống cấp, han gỉ gây hư hỏng cho các tài liệu.
- Lắp đặt thêm các trang thiết bị chữa cháy, điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm…để phục vụ tốt công tác bảo quản vốn tài liệu.
- Chuyển toàn bộ kho giáo trình về cơ sở nhà đa năng để tiện cho việc quản lý và phục vụ người dùng tin.