Bất kỳ một ngành nghề nào thì đội ngũ cán bộ cũng cần được đào tạo, huấn luyện một cách bài bản. Bảo quản tài liệu cũng vậy, ngày nay bảo quản tài liệu đã trở thành một nghề, cần được tổ chức trong các thư viện như là một hoạt động nghiệp vụ của Thư viện. Việc lựa chọn cán bộ làm công tác bảo quản có những yêu cầu riêng, và cần thiết để thiết lập một bộ phận chuyên làm công tác bảo quản vốn tài liệu.
Hiện nay việc đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên trách về công tác bảo quản tài liệu chưa được quan tâm tại Thư viện Trường ĐHSPHN 2, chưa có bộ phận riêng cho công tác bảo quản, công tác bảo quản chưa được coi là hoạt động nghiệp vụ của Thư viện.
Việc đào tạo người cán bộ bảo quản cần được tiến hành theo một trong hai cách sau:
•Thông qua việc hoàn thành một chương trình sau đại học.
•Thông qua một thời gian học nghề dài hoặc cử cán bộ tham gia lớp học nghiệp vụ bảo quản kho do các cơ quan, thư viện tổ chức ở trong và ngoài nước.
Tuy nhiên việc đào tạo cán bộ chuyên trách về công tác bảo quản tiến hành theo một trong hai cách trên là rất khó. Mà Thư viện cần thiết để tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn một cách thường xuyên theo định kỳ về công tác bảo quản, lập một tổ nghiệp vụ chuyên trách về công tác bảo quản, thường xuyên tổ chức việc tham quan học hỏi các thư viện khác.
Sau khi tiến hành tập huấn cho cán bộ thư viện về công tác bảo quản tài liệu đòi hỏi phải nắm vững được những kỹ năng cần thiết để phục vụ tốt cho công tác này. Một số kỹ năng cán bộ phụ trách công tác bảo quản tài liệu cần có: Sử dụng tốt các trang thiết bị như bình chữa cháy, máy hút ẩm, hút bụi, máy photocopy, máy in…; hiểu rõ các chất liệu cấu tạo nên sách báo để áp dụng các biện pháp bảo quản phù hợp; am hiểu kho sách và thường xuyên
tiến hành kiểm tra, khảo sát tình trạng kho sách; có khả năng phục chế các tài liệu hư hỏng như đóng lại gáy, dán trang bị rách nát, sử dụng các hóa chất đúng quy cách…
Trong quá trình làm việc người cán bộ phải tự học tập, rèn luyện để nâng cao trình độ của bản thân đáp ứng được những yêu cầu cao hơn nữa của công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện.
KẾT LUẬN
Đã có rất nhiều các tài liệu thư viện được lưu giữ và trao tặng lại cho thế hệ bạn đọc ngày hôm nay, ở đó không chỉ là những bộ sưu tập quý giá, là tài sản chung của toàn nhân loại mà chúng ta còn thấy đó là tình cảm trân trọng vô cùng với những tài liệu của thư viện.
Thông qua vốn tài liệu chúng ta có thể đánh giá được mức độ phát triển và hiệu quả phục vụ người dùng tin của thư viện. Hiệu quả phục vụ người dùng tin không chỉ dựa vào số lượng của vốn tài liệu mà hiệu quả được đánh giá dựa trên nội dung và tuổi thọ của vốn tài liệu. Vốn tài liệu được sử dụng tốt là có thể được sử dụng và tồn tại lâu dài, muốn làm được như vậy các thư viện cần tổ chức và bảo quản vốn tài liệu luôn trong tình trạng tốt nhất. Do đó công tác tổ chức và bảo quản có một ý nghĩ vô cùng to lớn đối với thư viện.
Hiện nay để đáp ứng được nhu cầu đào tạo hiệu quả và chất lượng của nền giáo dục hiện đại đáp ứng được nhu cầu xã hội, Thư viện trường ĐHSPHN 2 đã xây dựng được vốn tài liệu lớn, đa dạng về nội dung, phong phú về hình thức. Việc quản lý tài liệu và xây dựng bộ máy tra cứu hiện đại đã được hoàn thiện hơn bằng song song với đó là quá trình số hóa tài liệu để xây dựng thư viện điện tử, Thư viện cũng đang trong quá trình phấn đấu để trở thành một trung tâm thông tin – thư viện của toàn Trường. Để làm được điều này đỏi hỏi công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của thư viện cần được đẩy mạnh hơn nữa để bảo quản vốn tài liệu lâu dài, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin trước yêu cầu đổi mới giáo dục và đào tạo của Nhà trường nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo tổng kết của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 năm 2012, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội.
2.Công văn số 111 ngày 04 tháng 04 năm 1995, Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ, Hà Nội.
3.Pháp lệnh Thư viện Việt Nam (2000), Ủy Ban thường vụ Quốc hội, Hà Nội. 4.Quy hoạch và phát triển khoa học và công nghệ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2030, UBND Tỉnh Vĩnh Phúc, Vĩnh Phúc.
5. Trần Xuân Bản (2011), Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn Thạc sĩ Khoa học Thư
viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
6. Phạm Kiều Giang (2012), Công tác bảo quản tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam, tạp chí Thư viện Việt Nam, số 06/20/12/2012, tr28 – tr.31
7. Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện Tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2,
Hà Nội.
8. Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt (2005), Tổ chức và bảo quản tài liệu,
Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 158tr.
9. Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại Thư viện Tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà
Nội 2, Hà Nội.
10. Từ Văn Sơn (2008), Sổ tay công tác thư viện trường học, Giáo dục, Hà
Nội, 222tr.
11. Đoàn Phan Tân (2007), Thông tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội,
385tr.
12. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề Thư viện, Văn hóa Thông tin, Hà
Nội, 630tr.
13.http://www.hpu2.edu.vn 14.http://nlv.gov.vn
LỜI CẢM ƠN
Đề hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của mọi người.
Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến Thạc Sĩ Hoàng Thị Bích Liên, người đã hết lòng giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn tập thể thầy cô giáo trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã cung cấp nền tảng kiến thức quý báu cho em trong 4 năm đại học để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em cũng xin cảm ơn tập thể cán bộ công tác tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập, thu thập số liệu và nghiên cứu.
Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, người thân và bạn bè của em, những người đã động viên và giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực hiện khóa luận.
Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày…tháng…năm 2013
Sinh viên thực hiện
Lương Thị Lụa
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận“Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” là công trình nghiên
cứu của bản thân em dưới sự hướng dẫn của Thạc Sĩ Hoàng Thị Bích Liên. Các số liệu trong khóa luận đều trung thực, bám sát với tình hình thực tiễn, không có sự sao chép nguyên văn của bất kì công trình nghiên cứu nào. Một lần nữa em xin khẳng định sự trung thực của lời cam đoan trên.
Sinh viên thực hiện
Lương Thị Lụa
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ... 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 ... 6 1.1 Khái quát lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. ... 6 1.1.1Khái niệm về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ... 6
1.1.2Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư
viện. ... 8
1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. ... 9
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển... 9
1.2.2Chức năng và nhiệm vụ ... 12
1.2.3Cơ sở vật chất. ... 13
1.2.4 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực. ... 14
1.2.5Người dung tin và nhu cầu tin. ... 16
1.3 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện trong hoạt động thư viện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. ... 18
1.3.1 Vốn tài liệu là thành tố quan trọng cấu thành thư viện. ... 18
1.3.2 Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là nhiệm vụ của mỗi thư viện. ... 20
1.3.3 Góp phần tàng trữ lâu dài di sản văn hóa thành văn của dân tộc. ... 21
1.3.4 Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin. ... 22
1.4 Đặc điểm của vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN2. ... 23
1.4.1 Đặc điểm về hình thức tài liệu ... 23
1.4.2 Đặc điểm về nội dung của tài liệu ... 24
1.4.3 Tình trạng vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 .... 25
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 ... 30
2.1Tổ chức vốn tài liệu thư viện. ... 30
2.1.1Nguyên tắc tổ chức kho của Thư viện trường ĐHSPHN2 ... 30
2.1.2 Phương thức tổ chức kho tài liệu. ... 31
2.2 Bảo quản vốn tài liệu thư viện ... 36
2.2.1 Môi trường lưu trữ vốn tài liệu. ... 36
2.2.3 Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu. ... 42
2.3 Nhận xét về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện tại Thư viện trường ĐHSPHN2 ... 43
2.3.1 Ưu điểm ... 43
2.3.2Hạn chế. ... 45
2.3.3 Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu thư viện. ... 46
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHSPHN2 ... 50
3.1 các giải pháp nâng cao công tác tổ chức vốn tài liệu thư viện ... 50
3.1.1 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện về công tác tổ chức vốn tài liệu. ... 50
3.1.2 Tuân thủ các nguyên tắc tổ chức vốn tài liệu. ... 51
3.2 Các giải pháp nâng cao công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện. ... 53
3.2.1Giải quyết vấn đề môi trường. ... 53
3.2.2Đảm bảo điều kiện vệ sinh ... 55
3.2.3 Lập kế hoạch bảo quản tài liệu. ... 56
3.2.4 Thiết kế, xây dựng và kho tài liệu đúng tiêu chuẩn. ... 57
3.2.5 Giáo dục tinh thần trách nhiệm cho cán bộ thư viện và người sử dụng thư viện. ... 60
3.2.6 Đảm bảo kinh phí và trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu. ... 61
3.2.7 Thường xuyên kiểm tra và nâng cấp hệ thống kho lưu trữ tài liệu. ... 63
3.2.8 Chuyển dạng tài liệu để bảo quản. ... 65
3.2.9 Đẩy mạnh công tác phục chế tài liệu hư hỏng. ... 67
3.2.10 Đào tạo cán bộ chuyên trách về công tác bảo quản tài liệu ... 68
KẾT LUẬN ... 70
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Nghĩa của từ viết tắt
ĐHSPHN 2 Đại học Sư phạm Hà Nội 2
DDC Khung phân loại thập phân Dewey
(Dewey Decimal classcification)
OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog)
DANH MỤC BẢNG BIỂU
1. Hình 1.1 –Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
2. Hình 3.1 –Mô hình tổng quan hệ thống số hóa tài liệu 3. Bảng 1.1 – Số lượng các loại hình tài liệu
4. Bảng 1.2 – Thành phần nội dung vốn tài liệu
5. Bảng 1.3 – Số lượng đầu tài liệu bổ sung từ năm 2008 đến quý I năm 2013. 6. Bảng 1.4 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại phòng mượn giáo trình nhà 10
7. Bảng 1.5 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại phòng mượn sách tham khảo
8. Bảng 1.6 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại phòng đọc tra cứu 9. Bảng 3.1 –Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với mỗi loại tài liệu