Mục đích chính của việc lập kế hoạch là xác định được một quy trình hoạt động cho phép thư viện lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai. Quá trình này còn giúp các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và không nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được phân bổ một cách
hợp lí. Hiện nay, Thư viện của trường ĐHSPHN2 chưa có một kế hoạch dài hạn cụ thể nào cho việc bảo quản vốn tài liệu thư viện.
1. Xác định nhu cầu: Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và cần thực hiện trước khi lập kế hoạch. Cần nắm được chủ trương và điều kiện thực hiện của cơ quan có ảnh hưởng tới công tác bảo quản.Nắm được tình trạng chung của toàn bộ các tài liệu trong thư viện, chỉ ra được những việc cần làm để cải thiện tình trạng đó cũng như bằng cách nào để bảo quản tài liệu một cách lâu dài. Cần khảo sát các điều kiện bảo quản, môi trường, hệ thống bảo vệ và các trang thiết bị sử dụng cho công tác bảo quản hiện có. Khâu xác định nhu cầu cũng cần xem xét đến mức độ hư hại tài liệu của mỗi kho, đánh giá và đưa ra những chính sách phù hợp.
2. Lập kế hoạch bảo quản: Cần thiết lập một kế hoạch bảo quản tài liệu dài hạn thể hiện bằng văn bản. Từ việc đưa ra những yêu cầu chung của thư viện,khuôn mẫu để thực hiện mục tiêu đề ra, xác định tầm quan trọng của công tác bảo quản, xác định nguồn kinh phí cần thiết để hỗ trợ thực hiện những công việc cần làm, các trang thiết bị cần có, ghi lại các hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ. Kế hoạch bảo quản phải áp dụng cho toàn bộ tài liệu của thư viện.
Ví dụ: Thư viện trường ĐHSPHN2 lập kế hoạch bảo quản cần phải nắm được toàn bộ số tài liệu của thư viện, quy mô và số lượng kho tài liệu, biện pháp bảo quản tài liệu đã được áp dụng trong các kho. Tùy theo đặc điểm mỗi kho để có cách bảo quản tài liệu hợp lý. Trường hợp những kho phát hiện các tài liệu hư hỏng nặng cần ưu tiên hơn cho các kho này để tránh những thiệt hại to lớn.
3.2.4 Thiết kế, xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn
- Trụ sở thư viện: thư viện cần được đặt những nơi trung tâm, đông người qua lại để tiện cho người dùng tin sử dụng thư viện. Đồng thời khuôn
viên của thư viện cần rộng rãi, trồng nhiều cây xanh, không khí trong lành, không đặt vị trí các kho thư viện cạnh đường giao thông để tránh bụi bẩn gây hại cho thư viện và các trang thiết bị. Với không gian tiện nghi, rộng rãi giúp người dùng tin có thể học tập và nghiên cứu một cách tốt nhất, tránh được nhiều tác nhân gây hại cho tài sản của thư viện, phục vụ tốt công tác bảo quản tài liệu.
- Quy mô và các tiêu chuẩn về kho: Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu hiện có trong thư viện và có kế hoạch bổ sung các nguồn tài liệu vào kho trong khoảng 15 - 20 năm. Diện tích các kho không nên rộng quá 200 để đáp ứng yêu cầu và chế độ bảo quản khác của từng loại hình tài liệu.
+ Lối đi giữa các hàng giá: 0.7m – 0.8m, lối đi đầu giá: 0.4m – 0.6m, lối đi chính trong kho: 1.2m – 1.5m, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0.8m - 1.2m. Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu. Lối đi ngoài kho, ngoài việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy.
+ Chiều cao kho: mỗi tầng kho cao 2.8m, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác. Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1.8m, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m (mái 2 lớp).
+ Mặt bằng và khướng kho: Ngoài các phòng để bảo quản tài liệu, cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý, hành chính, phục vụ...Các phòng bảo quản tài liệu nên để ở tầng trên hoặc tập trung vào một khu vực để dễ dàng cho việc quản lý và theo dõi tình trạng vốn tài liệu.
+ Hướng nhà kho nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây.
+ Hệ thống cửa sổ: không nên xây dựng nhiều cửa sổ bởi các tàu liệu có thể dễ dàng bị hư hỏng bởi ánh sáng tự nhiên, bị ẩm mốc bởi mưa bão… Cửa sổ cần được che chắn bởi các loại kính chắn sáng (hạn chế ánh sáng tự nhiên vào kho tài liệu), cần lắp đặt hệ thống cửa sổ để đảm bảo tránh được mưa, nắng, sự xâm nhập của các loại côn trùng, tạo điều kiện lưu thông không khí tốt, kiểm soát được ánh sáng tự nhiên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lắp đặt hệ thống điều hòa không khí. Các giá sách đặt gần cửa sổ cần phải kê vuông góc và cách tường 0.75m, đầu giá sách cách tường 0.45m.
- Hệ thống điện, nước, chữa cháy
+ Hệ thống điện: kho bảo quản có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm.Lắp đặt atomat tại mỗi phòng và atomat tổng để ngắt điện khi quá tải hay chập điện. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp để đảm bảo an toàn.
+ Hệ thống nước: ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: hệ thống cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước... Không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản tài liệu. Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường. Thường xuyên kiểm tra hệ thống ống dẫn nước tránh tình trạng rò rỉ nước gây nguy hiểm cho vốn tài liệu trong các kho.
+ Hệ thống chữa cháy: Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị dụng cụ phòng cháy chữa cháy (bình bọt CO2). Nếu là các phòng riêng thì mỗi phòng nên có 1 - 2 bình bọt CO2. Các
dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước...vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu. Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.
- Chế độ bảo quản trong các kho: khi xây dựng kho cần xem xét rõ về các loại tài liệu mà mỗi kho bảo quản để từ đó có những phương pháp bảo quản riêng trong mỗi kho. Các kho cần đảm bảo đượcc các tiêu chuẩn về chế độ độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió…
3.2.5 Giáo dục tinh thần trách nhiệm cho cán bộ thư viện và người sử dụng thư viện dụng thư viện
- Cán bộ thư viện: Là người phụ trách mọi hoạt động của thư viện, quyết định trực tiếp đến quá trình bảo quản tài liệu, là yếu tố tiếp xúc với tài liệu nhiều nhất từ khâu lựa chọn, bổ sung, xử lý nghiệp vụ cho tới việc tổ chức sắp xếp, phục vụ việc sử dụng tài liệu của người dùng tin và bảo quản vốn tài liệu. Do đó, cán bộ thư viện cần phải nhận thức được tầm quan trọng và sự ảnh hưởng của mình đối với vốn tài liệu để từ đó thực hiện tốt việc bảo quản tài liệu.
Đối với những tài liệu mới nhập về thư viện, cán bộ thư viện cần thao tác xử lý để cố định chắc chắn tài liệu, tránh gây hư hại cho tài liệu trước khi xử lý nghiệp.
Giáo dục người dùng tin có ý thức trách nhiệm gìn giữ tài sản của thư viện bằng những nội quy của thư viện, cán bộ thư viện trực tiếp hướng dẫn về quy trình mượn – trả tài liệu cho người dùng tin, nhắc nhở họ thực hiện đúng nội quy của thư viện.
Đối với trường hợp người dùng tin vi phạm quy định về bảo quản vốn tài liệu, tùy theo mức độ mà cán bộ thư viện đưa ra hình thức xử lý đối với
người dùng tin vi phạm như: nhắc nhở, cảnh cáo, đuổi khỏi phòng, tịch thu thẻ thư viện…
- Đối với người dùng tin: Thư viện cần đưa người dùng tin trở thành đối tượng cùng tham gia quá trình bảo quản tài liệu bằng việc thiết kế các phiếu báo cáo về tình trạng của tài liệu cho người dùng tin để khi mượn tài liệu họ có thể báo cáo tình trạng tài liệu nếu có bất kì dấu hiệu bất thường nào.
Theo điều 8 chương 2 của pháp lệnh thư viện quy định trách nhiệm của người dùng tin như sau: người sử dụng vốn tài liệu của thư viện có trách nhiệm:
•Chấp hành mọi nội quy thư viện.
•Bảo quản vốn tài liệu và tài sản của thư viện. •Tham gia xây dựng và phát triển thư viện.
Cần đưa vào nội quy của thư viện những mục này để người dùng tin nhận thức được rằng việc bảo quản vốn tài liệu không chỉ đem lại giá trị cho thư viện mà còn là bảo vệ tài sản chung của xã hội.
Giáo dục cho người dùng tin cần phải chịu trách nhiệm trước những hành động của mình đối với tài liệu thư viện, nếu họ làm hư hỏng tài liệu thì sẽ phải chịu hình thức xử lý đúng với quy định.
Vào đầu mỗi năm học, cán bộ thư viện cần tổ chức những buổi học về hướng dẫn sử dụng tài liệu cho những sinh viên mới để họ biết cách sử dụng thư viện và sử dụng tài liệu đúng cách, đây chính là biện pháp tốt nhất để người dùng tin nhận thức được vài trò và tầm quan trọng trong công tác bảo quản vốn tài liệu.
3.2.6 Đảm bảo kinh phí và trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu
Bất kì một công việc liên quan tới công tác bảo quản đều phải cần có nguồn kinh phí và trang thiết bị hỗ trợ. Kinh phí dùng để mua sắm các thiết bị,
hóa chất, dụng cụ, các trang thiết bị giúp thưc hiện việc bảo quản vốn tài liệu. Có kinh phí mới có thể tiến hành bảo quản tài liệu và mua sắm các trang bị.
Tuy nhiên, hầu hết thư viện kể cả Thư viện trường ĐHSPHN2 thì kinh phí dành cho công tác bảo quản vốn tài liệu vẫn chưa được quan tâm một cách thích đáng. Nguồn kinh phí dành cho công tác bảo quản chỉ dừng lại ở việc mua sắm các dụng cụ đơn giản, chưa đầu tư nhiều vào các trang thiết bị bảo quản tài liệu ở mức độ kĩ thuật cao: máy báo cháy tự động, trang thiết bị đo ẩm và hút ẩm…
Tại thư viện, việc đầu tư kinh phí dành cho các hoạt động của thư viện có hạn, vấn đề kinh phí dành cho công tác bảo quản vốn tài liệu tại thư viện chưa được hợp lý do công tác này chưa được các cấp quản lý, lãnh đạo quan tâm đúng mức. Công tác bảo quản vốn tài liệu chỉ được coi là một hoạt động đầu tư nhất thời chứ chưa được nhìn nhận và xem xét như là một hành động nghiệp vụ thường xuyên của thư viện.
Có rất nhiều các quy định, thông tư, nghị định đề cập đến vấn đề kinh phí của thư viện nhưng chưa có văn bản nào có mục dành riêng kinh phí cho công tác bảo quản vốn tài liệu. Vấn đề kinh phí cần được các nhà lãnh đạo, quản lý xem xét và quan tâm hơn.
Công văn số 111 ngày 04/04/1995 về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ có quy định rõ về các trang thiết bị bảo quản bao gồm: Các phương tiện bảo quản, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hòa không khí, trang bị phòng chống-chữa cháy, dụng cụ vệ sinh tài liệu. Nhưng do nguồn kinh phí hạn chế nên thư viện chỉ trang bị được một số trang thiết bị trong danh mục trên. Do đó, hàng năm thư viện cần lập kế hoạch bảo quản và trích một khoản kinh phí cho công tác bảo quản vốn tài liệu bao gồm:
+ Kinh phí mua sắm trang thiết bị thiết yếu dành cho công tác bảo quản và phục chế tài liệu như: máy hút bụi, quạt thông gió, bình chữa cháy, máy đo nhiệt độ - độ ẩm.
+ Kinh phí dành cho việc sửa chữa kho, kiểm tra trần nhà, tường vách, hệ thống ống dẫn nước…
+ Kinh phí dành cho việc mua sắm các loại hóa chất, bình xịt, dung dịch để phòng chống côn trùng và phục chế tài liệu.
+ Kinh phí dành cho việc tập huấn về công tác bảo quản: phòng chống hỏa hoạn, phòng chống mối mọt, phục chế tài liệu…
+ Kinh phí dành cho các hoạt động như: tranh ảnh, pano về bảo quản vốn tài liệu, giáo dục ý thức bảo quản vốn tài liệu của người dùng tin.
Khi tiến hành các biện pháp bảo quản để chống các loại côn trùng, chuột, nấm mốc gây hại cho tài liệu. Cán bộ thư viện thường phải sử dụng các hóa chất, các thiết bị gây ảnh hướng xấu đến sức khỏe nên cần thiết phải trang bị các dụng cụ bảo hộ lao động để đảm bảo an toàn cho cán bộ thư viện. Do đó Thư viện cũng nên trích một khoản kinh phí trợ cấp cho những người phụ trách công tác này.
Chưa bao giờ có đủ kinh phí để thực hiện được hết những mục tiêu bảo quản nên đòi hỏi Thư viện cần phải sắp xếp trật tự ưu tiên để đạt hiệu quả tốt nhất cho vấn đề gìn giữ và ảo tồn vốn tài liệu của thư viện.
3.2.7 Thường xuyên kiểm tra và nâng cấp hệ thống kho lưu trữ tài liệu
Hàng năm phải tiến hành kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho để nắm rõ được tình hình kho sách. Kết quả của quá trình kiểm tra phải ghi chép cụ thể thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê số lượng tài liệu mới nhập thêm hàng năm, số lượng các tài liệu đã bị hư hỏng (phải ghi cụ thể tình trạng hư hỏng như: mất bìa, mất trang…), những tài liệu bị mất, thiếu ở trên giá.
Kết thúc quá trình kiểm tra khi phát hiện những tài liệu bị hư hỏng, mất mát phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc sao chụp lại tài liệu.
Đồng thời với quá trình kiểm tra vốn tài liệu là việc kiểm tra các trang thiết bị có trong các kho tài liệu, các loại máy mọc: quạt trần, quạt thông gió, bình chưa cháy, điều hòa…phải được bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời khi hỏng hóc.
Hệ thống kho cũng thường xuyên phải kiểm tra, môi trường và điều kiện cơ sở vật chất trong kho quyết định phần lớn đến việc bảo quản vốn tài liệu. Phải kiểm tra xem kho có đạt tiêu chuẩn vệ sinh, sạch sẽ không? Diện tích kho có đủ rộng không? Cơ sở vật chất trong kho có đảm bảo không?...Nếu phát hiện những yếu tố trên không đảm bảo, không đạt tiêu chuẩn, xuống cấp của hệ thống kho cần tiến hành khắc phục để đảm bảo cho việc bảo quản vốn tài liệu.
Hiện tại, hệ thống kho của Thư viện trường ĐHSPHN2 khá khang trang, rộng rãi nhưng hệ thống kho mượn giáo trình vẫn tồn tại nhiều hạn chế với số lượng tài liệu khoảng 35.467 tài liệu chiếm gần 50% số tài liệu của thư viện. Hệ thống kho này có môi trường cũng như trang thiết bị chưa đạt tiêu