Tài liệu của bất kì một thư viện nào cũng đều phải được tổ chức theo một hệ thống nhất định và áp dụng theo một nguyên tắc cụ thể nào đó tùy thuộc vào điều kiện của mỗi thư viện.
Việc tuân thủ đúng quy tắc, khoa học sẽ đảm bảo việc phục vụ nhanh chóng, giúp các công tác như: điều tra, thống kê tình trạng vốn tài liệu thư viện cũng đơn giản hơn.
Tổ chức quản lý các kho tài liệu một cách hợp lý. Thư viện là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận: phòng nghiệp vụ bổ sung, phòng mượn, tra cứu,…giữa các bộ phận cần có mối liên hệ chặt chẽ để tạo thành một chu trình hoàn chỉnh của thư viện.
Mỗi tài liệu khi nhập về thư viện cần thiết phải được đăng ký, phân loại, biên mục để dễ dàng theo dõi, kiểm tra sau đó những tài liệu này chuyển đến các kho cụ thể.
Tài liệu trong thư viện được phân loại theo DDC 14 với khổi mẫu MARC 21, quy tắc biên mục AACR2 để có sự nhất quán trong hình thức biên mục tạo điền kiện tốt nhất cho người dùng tin tra cứu tài liệu và rút ngắn nhiều khâu công tác.
Tài liệu được chuyển về các kho cần được sắp xếp lên giá. Việc sắp xếp tài liệu tưởng chừng đơn giản nhưng nó phải thực hiện đúng nguyên tắc: sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải lần lượt theo số đăng ký cá biệt, tránh không được nhầm lẫn nếu không sẽ không thể tìm đúng được tài liệu mình cần.
Thư viện cũng cần phải trang bị thêm các giá sách ở mỗi kho để dự phòng cho các tài liệu mới nhập về. Với số lượng tài liệu lớn, bổ sung ngày
càng nhiều đòi hỏi Thư viện cần mở rộng hơn diện tích kho, đặc biệt là kho mượn giáo trình nhà 10 hệ thống giá sách cũ, diện tích khá chật hẹp nên công tác tổ chức vốn tài liệu còn gặp nhiều khó khăn, sai sót. Nên cần thiết phải mở rộng diện tích hoặc chuyển kho giáo trình nhà 10 về nhà đa năng để tiện cho việc tổ chức và quản lý tài liệu.
Khi tiến hành tổ chức vốn tài liệu các cán bộ thư viện cần phải nắm chắc về khung phân loại, biên mục, tránh sai sót, nhầm lẫn gây hậu quả nghiêm trọng.
Để thu hút người dùng tin đến thư viện nhiều hơn nữa, Thư viện nên mở rộng thêm kho mở để tạo điều kiện nhiều hơn nữa cho người dùng tin sử dụng thư viện.
Hiện tại phòng đọc luận án, luận văn và phòng báo – tạp chí được sử dụng chung một kho nên nhiều lúc người dùng tin đến đông gây quá tải, lộn xộn khó kiểm soát, hiệu quả phục vụ không được cao. Vì vậy thư viện nên tổ chức riêng biệt hai phòng phục vụ trên.
Thư viện cần áp dụng triệt để các công tác quản lý trên máy tính, sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol cho tất cả các kho tài liệu (hiện kho mượn giáo trình bên nhà 10 vẫn chưa áp dụng). Song song với việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu thì Thư viện cũng cần quan tâm đến vấn đề đảm bảo an ninh mạng, đảm bảo vốn tài liệu điện tử được an toàn. Để làm được điều này các kỹ thuật viên phụ trách công nghệ thông tin phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá và hoàn thiện các chính sách bảo mật để đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin của Thư viện.
Thư viện cần tiến hành kiểm kê tài sản thư viện theo định kỳ để bám sát tình hình kho sách và cơ sở vật chất của thư viện. Đồng thời tiến hành công tác thanh lý các tài liệu cũ nát, lỗi thời không còn giá trị sử dụng nữa để thay chỗ cho các tài liệu mới, làm tăng giá trị của kho sách cả về mặt chất và mặt
lượng. Các trang thiết bị kỹ thuật trong thư viện nếu quá cũ nát không còn đáp ứng được nữa cũng nên thanh lý và đầu tư mới.