Bất kì một công việc liên quan tới công tác bảo quản đều phải cần có nguồn kinh phí và trang thiết bị hỗ trợ. Kinh phí dùng để mua sắm các thiết bị,
hóa chất, dụng cụ, các trang thiết bị giúp thưc hiện việc bảo quản vốn tài liệu. Có kinh phí mới có thể tiến hành bảo quản tài liệu và mua sắm các trang bị.
Tuy nhiên, hầu hết thư viện kể cả Thư viện trường ĐHSPHN2 thì kinh phí dành cho công tác bảo quản vốn tài liệu vẫn chưa được quan tâm một cách thích đáng. Nguồn kinh phí dành cho công tác bảo quản chỉ dừng lại ở việc mua sắm các dụng cụ đơn giản, chưa đầu tư nhiều vào các trang thiết bị bảo quản tài liệu ở mức độ kĩ thuật cao: máy báo cháy tự động, trang thiết bị đo ẩm và hút ẩm…
Tại thư viện, việc đầu tư kinh phí dành cho các hoạt động của thư viện có hạn, vấn đề kinh phí dành cho công tác bảo quản vốn tài liệu tại thư viện chưa được hợp lý do công tác này chưa được các cấp quản lý, lãnh đạo quan tâm đúng mức. Công tác bảo quản vốn tài liệu chỉ được coi là một hoạt động đầu tư nhất thời chứ chưa được nhìn nhận và xem xét như là một hành động nghiệp vụ thường xuyên của thư viện.
Có rất nhiều các quy định, thông tư, nghị định đề cập đến vấn đề kinh phí của thư viện nhưng chưa có văn bản nào có mục dành riêng kinh phí cho công tác bảo quản vốn tài liệu. Vấn đề kinh phí cần được các nhà lãnh đạo, quản lý xem xét và quan tâm hơn.
Công văn số 111 ngày 04/04/1995 về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ có quy định rõ về các trang thiết bị bảo quản bao gồm: Các phương tiện bảo quản, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hòa không khí, trang bị phòng chống-chữa cháy, dụng cụ vệ sinh tài liệu. Nhưng do nguồn kinh phí hạn chế nên thư viện chỉ trang bị được một số trang thiết bị trong danh mục trên. Do đó, hàng năm thư viện cần lập kế hoạch bảo quản và trích một khoản kinh phí cho công tác bảo quản vốn tài liệu bao gồm:
+ Kinh phí mua sắm trang thiết bị thiết yếu dành cho công tác bảo quản và phục chế tài liệu như: máy hút bụi, quạt thông gió, bình chữa cháy, máy đo nhiệt độ - độ ẩm.
+ Kinh phí dành cho việc sửa chữa kho, kiểm tra trần nhà, tường vách, hệ thống ống dẫn nước…
+ Kinh phí dành cho việc mua sắm các loại hóa chất, bình xịt, dung dịch để phòng chống côn trùng và phục chế tài liệu.
+ Kinh phí dành cho việc tập huấn về công tác bảo quản: phòng chống hỏa hoạn, phòng chống mối mọt, phục chế tài liệu…
+ Kinh phí dành cho các hoạt động như: tranh ảnh, pano về bảo quản vốn tài liệu, giáo dục ý thức bảo quản vốn tài liệu của người dùng tin.
Khi tiến hành các biện pháp bảo quản để chống các loại côn trùng, chuột, nấm mốc gây hại cho tài liệu. Cán bộ thư viện thường phải sử dụng các hóa chất, các thiết bị gây ảnh hướng xấu đến sức khỏe nên cần thiết phải trang bị các dụng cụ bảo hộ lao động để đảm bảo an toàn cho cán bộ thư viện. Do đó Thư viện cũng nên trích một khoản kinh phí trợ cấp cho những người phụ trách công tác này.
Chưa bao giờ có đủ kinh phí để thực hiện được hết những mục tiêu bảo quản nên đòi hỏi Thư viện cần phải sắp xếp trật tự ưu tiên để đạt hiệu quả tốt nhất cho vấn đề gìn giữ và ảo tồn vốn tài liệu của thư viện.