Hiện nay, tất cả các thư viện đều phát triển theo xu hướng chung đó là xây dựng thư viện điện tử bằng việc chuyển dạng tài liệu từ tài liệu giấy sang điện tử chính là quá trình số hóa tài liệu. Việc chuyển dạng tài liệu có ý nghĩa lớn đối với công tác bảo quản vốn tài liệu, giúp hạn chế việc phải sử dụng các phương pháp và các biện pháp kĩ thuật phức tạp đối với những tài liệu bị hư hỏng, đồng thời đáp ứng được nhu cầu bảo quản lâu dài và phục vụ tốt nhất cho người dùng tin.
Để chuyển dạng tài liệu hiện nay các thư viện thường áp dụng các biện pháp như phô-tô tài liệu, số hóa tài liệu, hay chuyển dạng tài liệu sang các phương tiện mang tin khác như: CDROM, vi phim, vi phiếu…nhưng phổ biến nhất vẫn là hình thức phô-tô và số hóa các tài liệu.
* Phô-tô tài liệu
Phô-tô tài liệu là hình thức áp dụng đối với các loại tài liệu có số lượng ít, tài liệu quý hiếm hoặc các tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng.
Để tránh phải sử dụng bản chính để phục vụ có thể nhân bản bằng photocopy và sử dụng bản này cho người dùng tin. Khi tiến hành phô-tô tài liệu phải nhẹ nhàng, cẩn thận, đặc biệt đối với các tài liệu mà giấy đã bị yếu hoặc bằng các loại giấy đặc biệt. Hình thức này được thực hiện nhiều ở các loại tài liệu như: luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp, các tài liệu đơn bản. Do nhu cầu lớn của người dùng tin mà những loại tài liệu này thường là chỉ có một bản, nên việc phục vụ còn hạn chế. vì vậy Thư viện trường ĐHSPHN 2 đã tiến hành phô-tô nhân bản các tài liệu này để phục vụ, đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu của người dùng tin.
* Số hóa tài liệu
Số hóa là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những tài liệu đượcin trên giấy, những tài liệu quý hiếm hay những bức ảnh kỷ niệm…chúng ta có thể bảo quản cẩn thận để tránh hỏng hóc, mất mát, và lưu lại trong thư viện để phục vụ cho mục đích sử dụng lâu dài của người dùng tin. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi số bản tài liệu của chúng ta ít và khôn có không gian để bảo quản, diện tích kho tàng chật hẹp, điều kiện môi trường không đảm bảo để lưu trữ vốn tài liệu thư viện, khi đó việc số hóa tài liệu cần được tiến hành.
Việc số hóa tài liệu nhằm các ứng dụng: bảo vệ bản gốc, thể hiện bản gốc, vượt bản gốc.
Số hóa tài liệu là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, phục vụ người dùng tin, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra, số hóa tài liệu giúp thư viện có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Mô hình chung quá trình số hóa tài liệu trong các thư viện được thực hiện qua sơ đồ sau:
Công tác số hóa tài liệu còn được giảm nhẹ bằng cách khi nộp lưu chiểu các xuất bản phẩm như: luận văn, luận án, khóa luận, các công trình nghiên cứu khoa học, thư viện thường yêu cầu tác giả nộp kèm theo các đĩa CD để việc số hóa tài liệu được tiến hành một cách đơn giản.
Hiện nay công tác số hóa tài liệu rất được các thư viện chú trọng, là một công việc không thể thiếu trong quá trình xây dựng thư viện điện tử. Việc số hóa giúp ích rất nhiều cho công tác bảo quản vốn tài liệu, đồng thời phục vụ người dùng tin được hiệu quả hơn.