Bất kì một tài liệu nào khi được bổ sung về thư viện đều được tiến hành xử lý và phân chia về các kho trong thư viện và được tổ chức, sắp xếp, quản lý theo một trật tự nhất định. Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, loại hình tài liệu, đối tượng phục vụ mà mỗi thư viện lại tổ chức kho tài liệu theo phương thức khác nhau.
Phương thức tổ chức kho tài liệu dựa trên các phương pháp tổ chức tài liệu như: theo loại hình tài liệu (sách, báo, tạp chí,băng đĩa…), theo ngôn ngữ, kho kết hợp, hình thức phục vụ…Từ đó xác định được phương thức tổ chức kho tài liệu. Thư viện trường ĐHSPHN2 tổ chức kho tài liệu theo hình thức kho đóng và kho mở để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm và phục vụ tốt nhất cho người dùng tin.
2.1.2.1 Tổ chức theo phương thức kho đóng
Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc OPAC, người dùng tin phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư. Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu.
Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, rất phổ biến ở các thế kỷ trước, thường được tổ chức ở các loại hình thư viện khác nhau. Đến nay, kho đóng vẫn rất phổ biến ở nhiều nước trên thế giới.
Các phòng phục vụ người dùng tin của Thư viện trường ĐHSPHN2 tổ chức theo hình thức kho đóng gồm có: phòng đọc tổng hợp, phòng đọc luận án luận văn, phòng mượn tài liệu tham khảo, phòng mượn giáo trình… Vốn tài liệu trong các kho này được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt.
- Sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt: Các tài liệu trong kho được sắp xếp theo số ký hiệu xếp giá của mỗi tài liệu, những tài liệu được xếp lần lượt lên giá theo số đăng ký cá biệt đó.
Ví dụ: KM 02358 đến KM 02365 những tài liệu này sẽ có vị trí cạnh nhau trên giá.
- Với cách sắp xếp theo số đăng kí cá biệt này các tài liệu cũng được sắp xếp theo nguyên tắc từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Trên giá sách, để tiện cho việc lấy sách của cán bộ, thư viện đã làm những phích chỉ chỗ ghi các khoảng kí hiệu của sách, thường là 50 cuốn và áp dụng cho tất cả các kho. Các số kí hiệu được in trên cả hai mặt của phích để tiện cho việc lấy sách của cán bộ thư viện.
Ví dụ: 50,100,150…
Ngoài ra hàng năm Thư viện nhận một số lượng các băng đĩa CD kèm theo các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và nhập vào Thư viện một số lượng lớn các tài liệu như: báo, tạp chí, tranh ảnh… Những loại tài liệu này sẽ được sắp xếp theo loại hình tài liệu, mỗi loại sẽ được xếp trên những ngăn giá
sách riêng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, phục vụ người dùng tin, tiện lợi cho việc bảo quản.
* Ưu điểm:
- Với cách sắp xếp chủ yếu theo số đăng ký cá biệt cán bộ thư viện có thể dễ dàng quản lý, lấy sách một cách nhanh chóng cho người dùng tin, ít xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu, tiết kiệm được diện tích kho, dễ dàng bảo quản.
- Góp phần tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kiểm kê, thanh lý, thanh lọc tài liệu, tránh được tình trạng giá sách bị bỏ trống hoặc không còn chỗ để tài liệu.
- Ngoài ra, phương thức này còn được tiến hành khá đơn giản, không cần đòi hỏi trình độ cao cũng có thể làm được. Số thứ tự của mỗi kho đồng thời phản ánh được số tài liệu của mỗi kho.
Ví dụ: Tại kho mượn giáo trình nhà 10 có kí hiệu KM từ 00001 đến KM 35.467 cho biết số tài liệu tại kho nhà 10 là 35.467 cuốn.
* Nhược điểm:
- Theo cách tổ chức kho này thì tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho. Nhìn kho sách ta không có khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phải thông qua bộ máy tra cứu.
- Người dùng tin không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua cán bộ thư viện, kém hứng thú, người dùng tin đến thư viện ít hơn.
- Cán bộ thư viện cũng sẽ vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ. Đồng thời với quá trình đó người dùng tin cũng sẽ phải chờ đợi với khoảng thời gian tương ứng.
- Tài liệu được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt quyển cao, quyển thấp không cùng kích cỡ nên không đảm bảo được tính thẩm mỹ của kho sách.
2.1.2.2 Tổ chức theo phương thức kho mở
Tổ chức vốn tài liệu theo phương thức kho mở là hình thức người dùng tin được trực tiếp vào kho lựa chọn những tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục, không phải viết phiếu yêu cầu, không mất thời gian.
Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỉ XIX đầu thế kỉ XX, sau đó lan rộng sang châu Âu và thế giới.
Tại Thư viện trường ĐHSPHN2 những năm gần đây cũng đã áp dụng hình thức kho mở cho một số kho của thư viện như: phòng đọc tra cứu, phòng đa phương tiện và phòng báo tạp chí.
Do hình thức kho mở nên vốn tài liệu ở các kho này được sắp xếp theo môn loại khoa học tài liệu có cùng nội dung được tập trung cùng một vị trí và sắp xếp theo khổ cỡ, ngôn ngữ của tài liệu. Vì là kho sách tự chọn và sắp xếp chủ yếu theo môn loại nên việc tổ chức các tài liệu ở kho này được sắp xếp theo cấu trúc khung phân loại thập phân DDC rút gọn ấn bản 14.
Với bảng phân loại DDC trong từng lớp chính thì lại được phân chia thành từng ngành, từng ngành lại chia nhỏ thành các ngành khoa học nhỏ hơn.
Ví dụ:
500 khoa học tự nhiên + 510 Toán học + 530 Vật lý + 540 Hóa học…
Cách tổ chức kho này là hình thức mà người dùng tin rất hứng thú. Tại phòng đọc tự chọn của Thư viện trường ĐHSPHN2 chia ra làm 2 bộ phận: tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài. Nội dung chi tiết của các môn loại được sắp xếp theo khung phân loại DDC.
Phòng báo và tạp chí được sắp xếp ở các vị trí riêng biệt trên giá giúp người dùng tin có thể dễ dàng tìm đọc những loại báo mà mình cần. Báo, tạp chí được sắp xếp lần lượt theo vần chữ cái A,B,C…và kết hợp với thời gian phát hành.
Phòng đọc đa phương tiện giúp người dùng tin có thể đọc trực tiếp qua các CSDL của thư viện thông qua máy tính. Hiện nay vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN 2 đã được số hóa và đưa vào phục vụ với 05 cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, khóa luận, luận án, luận văn…), 111 đầu báo, tạp chí chuyên ngành, 04 đầu tạp chí ngoại văn, trên 6000 file luận án luận văn, khóa luận tốt nghiệp.
* Ưu điểm:
- Người dùng tin được tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, họ có thể xem lướt qua để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó mà không cần phải viết phiếu yêu cầu, không phải phiền tới cán bộ thư viện. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin, người dùng tin thích thú hơn nên đến thư viện nhiều hơn. Vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng, cán bộ thư viện không phải trực tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
- Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học để người dùng tin dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan giống nhau được sắp xếp cùng một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan tới nhau.
- Giảm áp lực công việc cho cán bộ thư viện, tiết kiệm thời gian cho cán bộ thư viện và người đọc.
* Nhược điểm:
- Mất nhiều diện tích trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho sách, nếu tính toán sai lệch, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả. Các giá đều phải có ngăn rộng cỡ khổ sách lớn. Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp, mất nhiều diện tích.
- Công tác bảo quản sách sẽ khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do người dùng tin lấy ra nhiều, sắp xếp không đúng cách…
- Các tài liệu do người dùng tin tự lấy, tự cất nên cán bộ thư viện luôn phải sắp xếp lại sách trên giá, tốn nhiều thời gian. Đồng thời cán bộ thư viện luôn phải giám sát, hướng dẫn, nhắc nhở người dùng tin.
- Tốn kinh phí đầu tư để mua sắm các thiết bị báo động, chống trộm như camera, thiết bị báo động từ…
Mỗi phương thức tổ chức kho đều có những ưu-nhược điểm riêng. Tùy vào điều kiện cụ thể mà lựa chọn phương thức tổ chức phù hợp. Ngày nay, khi nhu cầu của người dùng tin ngày càng tăng cao thì sự phục vụ cho họ cần phải được đáp ứng. Chính vì vậy, Thư viện trường ĐHSPHN2 vẫn duy trì cả 2 hình thức kho đóng và mở. Nhưng theo xu thế chung, Thư viện cũng đang mạnh dạn đầu tư trang thiết bị để tổ chức các kho mở phục vụ nhu cầu cần thiết nhất của người dùng tin đáp ứng cho công việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu của cán bộ giảng viên và sinh viên trong Trường.