Thư viện trường ĐHSPHN 2 có vai trò quan trọng trong việc thu thập, tổ chức và bảo quản những tài liệu từ trong quá khứ đến hiện tại. Ý nghĩa việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu bắt nguồn từ quan niệm cho rằng loài người luôn học hỏi từ quá khứ và những tri thức trong quá khứ có đóng góp quan trọng đối với loài người.
Vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN2 tương đối lớn và được bổ sung rất nhiều trong những năm gần đây:
Bảng 1.3 – Số lượng đầu tài liệu bổ sung từ năm 2008 đến quý I năm 2013.
Thời gian bổ sung Số đầu tài liệu
2008 1.750 2009 1.867 2010 3.328 2011 4.494 2012 2.930 Quý I năm 2013 641
Số lượng đầu tài liệu bổ sung vào Thư viện từ 2008 đến nay nhìn chung tăng khá nhanh, sở dĩ vốn tài liệu được bổ sung vào Thư viện với số lượng lớn như vậy là vì Nhà trường chuyển hệ thống đào tạo sang hệ thống tín chỉ, với hệ thống đào tạo này thời gian sinh viện tự học sẽ nhiều hơn, đòi hỏi có nhiều
tài liệu để đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu, việc bổ sung nhiều vốn tài liệu chính là đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo trong giai đoạn hiện nay. Mục tiêu của Thư viện trường ĐHSPHN 2 là phấn đấu trở thành Trung tâm thông tin thư viện của toàn Trường, do đó số lượng vốn tài liệu chính là thước đo và là điều kiện để Thư viện thực hiện được điều này.
Vốn tài liệu của Thư viện bao trùm nhiều lĩnh vực, phong phú với nhiều loại hình tài liệu. Những tài liệu này rất có giá trị và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin tại Thư viện. Vốn tài liệu của Thư viện trường ĐHHSPHN 2 được tổ chức và bảo quản theo nhiều kho khác nhau, vì vậy môi trường bảo quản của mỗi kho sẽ có sự khác biệt, hơn nữa những thuộc tính về tuổi thọ, sự phân hủy, chất liệu của mỗi tài liệu là khác nhau.
Qua khảo sát thực tế bằng phương pháp chọn ngẫu nhiên vốn tài liệu tại các kho: kho mượn giáo trình nhà 10, kho mượn sách tham khảo, phòng đọc tự chọn. Mỗi kho lấy ngẫu nhiên 200 tài liệu, kết quả khảo sát cho thấy một số tình trạng phổ biến nhất của tài liệu: bìa bị quăn; tài liệu bị đổi màu, ố nâu; tài liệu bị rách , nấm mốc, mờ chữ, bám bụi. Một tài liệu có thể xuất hiện một trong nhiều các tình trạng trên. Kết quả của quá trình khảo sát được thể hiện qua các bảng sau:
Bảng 1.4 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại phòng mượn giáo trình nhà 10
Tình trạng vốn tài liệu Số tài liệu Tỉ lệ %
Quăn bìa 43/200 21.5% Ố nâu 88/200 44% Tài liệu bị rách 13/200 6.5% Nấm mốc 31/200 15.5% Mờ chữ 60/200 30% Bám bụi 200/200 100%
Tình trạng vốn tài liệu bị hư hỏng, bám bụi nhiều nhất là các kho tài liệu ở phòng mượn giáo trình nhà 10, đây là nơi có điều kiện bảo quản không được tốt, cơ sở vật chất chưa được nâng cấp đồng thời vị trí lại kề sát ngay trục đường giao thông chính nên tình trạng tài liệu bám bụi chiếm đến 100%. Do môi trường bảo quản chưa được tốt, thiếu hệ thống thông gió và lưu thông không khí nên các kho có độ ẩm khá cao kết hợp với bụi bẩn nên tình trạng tài liệu bị ố màu, quăn nát rất nhiều, bên cạnh đó việc người dùng tin được phép mượn giáo trình trong một khoảng thời gian dài đây cũng là nguyên nhân dẫn tới tình trạng tài liệu xuống cấp.
Bảng 1.5 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại phòng mượn sách tham khảo
Tình trạng vốn tài liệu Số tài liệu Tỉ lệ %
Quăn bìa 37/200 18.5% Ố nâu 67/200 33.5% Tài liệu bị rách 9/200 4.5% Nấm mốc 14/200 7% Mờ chữ 47/200 23.5% Bám bụi 112/200 56%
Vốn tài liệu tại phòng tham khảo chủ yếu là những tài liệu ít bản, tài liệu khá cũ, được xuất bản cách đây nhiều năm do đó các tài liệu thường mờ chữ, nát, gáy và bìa bị rách nên nhiều tài liệu đã được phục chế lại, tuy nhiên các tài liệu vẫn ở tình trạng hư hỏng. Hơn nữa người dùng tin có thể mượn tài liệu về nhà trong một tháng để sử dụng, nếu người dùng tin thiếu ý thức giữ gìn thì đây chính là nguyên nhân lớn gây ra tình trạng hư hỏng tài liệu. Do nhiều tài liệu cũ, chất lượng giấy không được tốt nên khi độ ẩm không khí thấp chữ bị mờ, ố nâu, bám bụi rất nhiều. hầu hết các tài liệu ở kho này đều cũ
nên bản thân nó cũng tự lão hóa và xuống cấp. Trong kho cũng không được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như quạt thông gió, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy đo độ ẩm không khí…
Bảng 1.6 – Kết quả khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại phòng đọc tra cứu
Tình trạng vốn tài liệu Số tài liệu Tỉ lệ %
Quăn bìa 23/200 11.5% Ố nâu 11/200 5.5% Tài liệu bị rách 09/25 4.5% Nấm mốc 04/200 2% Mờ chữ 08/200 4% Bám bụi 51/200 25.5%
Qua kết quả khảo sát, vốn tài liệu tại phòng đọc tra cứu ít bị hư hỏng nhất do đây là kho mới được mở (kho mở), vốn tài liệu hầu hết là mới. Đây cũng là kho được trang bị các phương tiện bảo quản khá đầy đủ, môi trường bảo quản tốt. Tuy nhiên tình trạng bám bụi vẫn còn nhiều, vốn tài liệu hiện tại đều khá mới, song phục vụ với hình thức kho mở sẽ không tránh khỏi tình trạng tổ chức vốn tài liệu không tốt, mất mát và nhanh bị cũ, nát hơn các kho khác.
Do các bộ phận kho của Thư viện Trường ĐHSPHN 2 không tập trung đồng nhất, hơn nữa hình thức tổ chức kho cũng không được tiến hành đồng thời (bao gồm cả kho mở và kho đóng), điều kiện môi trường và chế độ bảo quản của mỗi kho nên tình trạng vốn tài liệu không giống nhau.
Mặt bằng chung, vốn tài liệu trong các phòng kho khác như: phòng đọc tổng hợp, phòng báo – tạp chí, luận án, luận văn ít bị hư hỏng hơn, do điều kiện môi trường bảo quản và cơ sở vật chất tốt. Năm 2011 Thư viện trường
ĐHSPHN 2 đã tiến hành thanh lý một số lượng lớn các tài liệu cũ, nát, lỗi thời, thừa bản không còn giá trị sử dụng nên hiện vốn tài liệu khá tốt.
Hiện nay Thư viện trường ĐHSPHN 2 cũng rất quan tâm đến công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, nhưng việc quan tâm chỉ dừng lại ở mức tiến hành các biện pháp tổ chức và bảo quản tài liệu đơn giản, mang tính tạm thời, chưa có một kế hoạch dài hạn nào cho vấn đề này. Với một số lượng tài liệu lớn, phục vụ cho nền giáo dục chất lượng cao thì việc tổ chức tốt vốn tài liệu khoa học và bảo quản chúng luôn trong tình trạng tốt nhất để phục vụ cho người dùng tin, đây là một mục tiêu và nhiệm vụ đòi hỏi Thư viện Trường ĐHSPHN 2 cần quan tâm nhiều hơn nữa.
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
2.1 Tổ chức vốn tài liệu thư viện
2.1.1 Nguyên tắc tổ chức kho của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
Nhiệm vụ cơ bản của Thư viện trường ĐHSPHN2 là đảm bảo việc thỏa mãn yêu cầu về sách báo cho giảng dạy và học tập, phù hợp với nội dung chương trình giảng dạy và học tập của cán bộ giảng viên, học viên, sinh viên trong trường, đáp ứng được yêu cầu giáo dục toàn diện của Nhà trường. Do vậy, việc tổ chức và nâng cao chất lượng vốn tài liệu là khâu quan trọng cần được quan tâm trong hoạt động của Thư viện.
Tổ chức vốn tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giả yêu cầu. Làm cho kho sách có một trật tự nhất định, điều đó có nghĩa là trước tiên phải quy định một hệ thống các kho, phân chia kho sách thành nhiều kho lẻ nhưng có liên quan mật thiết đến nhau, tổ chức kho phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ. Bên cạnh đó cần phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc tổ chức kho tài liệu cơ bản:
•Đảm bảo thực hiện nguyên tắc tính Đảng, điều này được thể hiện ở công tác tổ chức kho tài liệu phải phù hợp, đúng đắn theo quan điểm, đường lối của Đảng và Nhà nước. Đồng thời việc tổ chức kho tài liệu phải phù hợp với mục tiêu đào tạo của Nhà trường.
•Tuân thủ các nguyên tắc về xây dựng kho tài liệu như: địa điểm, quy mô của kho, mặt bằng và hướng nhà kho, diện tích các kho cụ thể, hệ thống điện…thực hiện tốt các điều kiện lý tưởng để bảo quản kho sách.
•Cần đảm bảo tính kế hoạch và tính hệ thống như: bổ sung tài liệu cần phải kịp thời, thường xuyên, đáp ứng yêu cầu của người dùng tin. Kế hoạch tổ chức vốn tài liệu phải phù hợp với số kinh phí được cấp. Bảo đảm chất lượng kho tài liệu, tạo điều kiện cho thư viện phục vụ tốt người dùng tin, đảm bảo phát triển kho tài liệu một cách có hệ thống.
•Tổ chức kho sách cần phải dựa trên những đặc điểm của Thư viện, phải căn cứ vào phương châm và nhiệm vụ của Thư viện, phải căn cứ vào đối tượng người dùng tin của mỗi thư viện để lựa chọn cách tổ chức phù hợp.
•Tổ chức vốn tài liệu cần phải đảm bảo tính hợp lý và tính khoa học. Phải tổ chức kho tài liệu làm sao để tạo ra một trật tự giữa các kho, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, bảo quản lâu dài, tiết kiệm kinh phí và thẩm mỹ.