Theo công văn số 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ : “ 1- Tài liệu lữu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy đinh của Nhà nước, 2 - Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ”. Công văn cũng có những hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng các kho bảo quản, các trang thiết bị bảo quản, tổ chức các tài liệu trong kho, các biện pháp kỹ thuật bảo quản, tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm.
Sau quá trình khảo sát, điều tra tình hình thực tế của Thư viện trường ĐHSPHN2 em xin đưa ra một số giải pháp về công tác bảo quản vốn tài liệu:
3.2.1 Giải quyết vấn đề môi trường
Những cán bộ thư viện phụ trách công tác bảo quản vốn tài liệu cần phải thường xuyên khảo sát, theo dõi những vấn đề về môi trường bảo quản xem các điền kiện trong kho có được đảm bảo ổn định hay không để từ đó giải quyết tốt các vấn đề về môi trường.
Các yếu tố môi trường luôn có những tác động tốt – xấu mạnh mẽ lên vốn tài liệu. Để phục vụ tốt nhất cho công tác bảo quản tài liệu nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN2 em xin đưa ra một số biện pháp khắc phụ môi trường như sau:
1. Giảm độ sáng: Dùng rèm sẫm màu bên trong cửa sổ, giảm hiệu ứng của ánh sáng tự nhiên bằng cách dùng đèn điện tiêu hao ít điện năng, loại bỏ các loại đèn huỳnh quang và cài đặt các công tắc điện, các dụng cụ chỉnh sáng của đèn điện. Tránh bố trí các giá sách gần sát với phía cửa số có nhiều ánh
sáng chiếu vào mà phải kê vuông góc với cửa sổ để hạn chế lượng ánh sáng tự nhiên. Cửa sổ nên lắp đặt các loại kính hấp thụ được tia cực tím hoặc kính màu để hạn chế tia cực tím đi qua gây hại cho tài liệu.
2. Duy trì sự ổn định của nhiệt độ và độ ẩm tương đối: Giảm thiểu tối đa sự ảnh hưởng của những dao động bất ngờ giữa độ ẩm và nhiệt độ cho toàn bộ kho tài liệu bằng cách lắp đặt đầy đủ và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hư hỏng các tài liệu. Trang bị các máy móc điều chỉnh không khí như: điều hòa, máy tạo độ ẩm, hút ẩm… Mỗi một loại tài liệu lại phù hợp với ngưỡng nhiệt độ và độ ẩm khác nhau nên cần phân chia riêng những tài liệu này ra để tiện bảo quản và sử dụng.
Bảng 3.1 - Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với mỗi loại tài liệu
Loại tài liệu Dải nhiệt độ (độ C) Độ ẩm tương đối(%)
Giấy 13 - 20 45 – 55
Phim/Ảnh 18 30 – 40
Giấy da 13 - 20 45 – 55
Đĩa quang 20 40
Băng từ, Đĩa từ 5 - 20 30 – 40
3. Lưu thông không khí tốt: Rất cần thiết phải duy trì mức độ ổn định tốt nhất giữa độ ẩm và nhiệt độ. Đây là điều quan trọng để phân luồng không khí qua những nơi mà tài liệu thư viện được lưu trữ. Điều này sẽ ngăn cản được sự phát triển của nấm mốc trên tài liệu. Nếu không có sự lưu thông không khí tốt sẽ tạo điều kiện tốt cho nấm mốc phát triển trên bề mặt giấy. Sử dụng quạt trần và quạt thông gió sẽ lưu thông không khí trong kho tài liệu. Khi sử dụng quạt trần cần lưu ý, phải thường xuyên lau bụi bám trên cánh
quạt, bởi quạt trần quay hút vào cánh quạt một lượng bụi khá lớn, nếu không vệ sinh tốt sẽ gây hậu quả ngược lại.
3.2.2 Đảm bảo điều kiện vệ sinh
1. Giảm ô nhiễm không khí: Việc ngăn chặn luôn luôn tốt hơn việc chữa trị. Bụi chính là vấn đề nghiêm trọng hàng đầu cho tài liệu thư viện. Cách tốt nhất nếu có thể là nên đóng chặt tất cả các cửa sổ, phân luồng không khí bên ngoài không cho xâm nhập vào kho. Sử dụng ống dẫn không khí cũng có thể là nguyên nhân dẫn bụi vào kho tài liệu. Vì bụi thường tụ lại ở ống dẫn khí khi hệ thống điều hòa không khí ngừng hoạt động bụi sẽ được phân phối đi khắp nơi khi hệ thống hoạt động trở lại. Nếu cửa sổ dùng để đón không khí tự nhiên vào kho thì máy lọc không khí đặt ngay tại vị trí cửa sổ mở sẽ thu thập lại những bụi bẩn ngăn không cho lọt vào kho. Ngoài ra, trong kho sách thì: tường nhà, nền, giá sách mỗi năm cần tiến hành hút bụi, làm vệ sinh thường xuyên, đối với kho mở công việc này cần tiến hành thường xuyên hơn. Ngoài ra, có thể làm sạch bụi ở các cuốn sách bằng cách lấy bông nhúng vào dung dịch formalin để lau sách.
2. Chống nấm mốc: Nấm mốc phát triển rất mạnh ở trong môi trường có nhiệt độ và độ ẩm cao từ 65% trở lên. Những sách nằm ở tầng dưới cùng của giá sách sát nền nhà, những sách nằm gần tường, gần cạnh cửa sổ thường hay bị nấm xâm hại. Nếu cán bộ thư viện không phát hiện ra ngay thì các tài liệu sẽ bị nấm xâm hại rất nhanh. Tình trạng nấm mốc tại Thư viện trường ĐHSPHN2 xảy ra nhiều nhất và nguy hiểm nhất là kho giáo trình nhà 10. Đối với sách bị nấm xâm hại ta phải sử dụng các biện pháp hóa học dùng bông gạc khô thấm dung dịch formalin 3% lau vào chỗ có nấm sau đó dung bông gạc lau sạch lần nữa. Nếu khử nấm với số lượng lớn thì bắt buộc phải vào phòng xử lý chuyên dụng để xử lý và tạo môi trường lưu trữ tốt nhất để tránh hư hỏng thêm những tài liệu này.Có thể kết hợp với các biện pháp khác để
chống bị mốc xâm hại: dùng hệ thống quạt thông gió, đèn chiếu sáng, rèm cửa sẫm màu, hạn chế điều kiện lý tưởng của nấm mốc.
3. Chống chuột và các loại côn trùng trong kho:
- Chống chuột: Kho sách là nơi lý tưởng cho chuột sinh sống. Chuột thường dùng răng cắn và gặm rách các tài liệu gây hư hỏng nặng nề cho tài liệu thư viện. Để phòng chống chuột trước hết cần dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ trong kho tránh để thức ăn thừa kết hợp với việc dùng các loại bẫy, keo dính chuột và thuốc diệt chuột.
- Chống các loại côn trùng: bao gồm mối, mọt, gián…, chúng sinh sống và phân bổ khắp trong các kho sách. Sách, giá gỗ, các loại keo, hồ dán giấy chình là thức ăn lý tưởng của chúng. Thường xuyên kiểm tra để phát hiện kịp thời sự xâm hại của côn trùng và có biện pháp xử lý. Có thể diệt trừ côn trùng bằng nhiều biện pháp: xử lý bằng hóa chất, không dùng hóa chất…Ngoài ra thì việc sắp xếp, kê lại các giá sách, tủ mục lục cũng giúp hạn chế sự xâm hại của các loài côn trùng như: giá sách phải đảm bảo cách mặt đất 20cm, cách trần 50cm côn trùng sẽ khó tấn công tài liệu hơn, đặc biệt là mối. Không mang thực phẩm, nước uống vào kho vì đây là điều kiện để côn trùng phát triển. Một số biện pháp phòng chống các loại côn trùng đơn giản như: đặc các viên băng phiến trong các ngăn giá sách, để bảo vệ tài liệu khỏi các loại kiến, gián, đối với các tủ mục lục tử trưng bày cần dùng các loại gỗ cứng có khả năng chống mối, mọt.