Các tài liệu lưu trữ trong thư viện luôn có nguy cơ bị hư hỏng. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng vốn tài liệu bị xuống cấp, lão hóa và bị hủy hoại. Người ta thường chia nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu ra thành 2 nhóm: nguyên nhân bên trong và nguyên nhân bên ngoài.
* Nguyên nhân bên trong
Nguyên nhân bên trong hay chính là quá trình tự phân hủy của bản thân tài liệu. Do giấy được làm bằng chất liệu vô cơ được xử lí bằng hóa chất nên bản thân nó đã mang trong mình các yếu tố có khả năng tự hủy hoại.
Giấy được tạo thành bởi 3 yếu tố: Chất kết dính, sợi xenlulo, chất phụ gia. Những sợi xenlulo kết dính với nhau như một tấm phên nhờ các chất kết dính, vì thế tờ giấy không được bền vững, dễ hút ẩm, mục nát,phát sinh nấm mốc và dễ cháy. Điều này gây nhiều khó khăn cho việc bảo quản vốn tài liệu.
Một trong những nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới tuổi thọ của giấy là tính a-xit. Các a-xit này phân hóa tạo thành các a-xit tự do, sau đó phân hủy hydratcacbon dẫn tới phân hủy cấu trúc sợi của giấy làm giấy bị giòn, nát.
Công nghệ in ấn cũng quyết định nhiều đến sự tồn tại lâu dài của tài liệu, qua thời gian nếu những tài liệu không được in ấn bằng những loại mực tốt thì mực có thể bị bay màu dẫn đến mất nội dung tài liệu.
Đối với những tài liệu làm bằng chất liệu từ thì sau một thời gian từ tính giảm nên thông tin lưu trữ trên chúng bị ảnh hưởng, mất chất lượng, thậm chí bị hỏng.
* Nguyên nhân bên ngoài. Khí hậu:
Bao gồm các yếu tố như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…Đây là nhóm nhân tố hàng đầu dẫn tới tình trạng hư hỏng tài liệu.
- Ánh sáng là nguồn nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho vốn tài liệu thư viện. Giấy, bìa sách và các vật phẩm khác như mực, chất bắt sáng trên bề mặt tranh ảnh…có thể bị ánh sáng làm hư hại, phai màu, ố vàng hay đen xỉn hoặc làm yếu và làm giòn sợi xenlulo.
- Nhiệt độ: gián tiếp gây ra sự hư hỏng của tài liệu. Nhiệt độ cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thủy phân trong giấy dẫn đến giấy bị mờ chữ, khô giòn. Tại Thư viện trường ĐHSPHN2 vào mùa hè nhiệt độ rất cao còn vào mùa đông thì nhiệt độ rất lạnh. Sự chênh lệch này gây ra tình trạng ẩm ướt trong không khí, là điều kiện cho nấm mốc phát triển làm hư hỏng tài liệu.
- Độ ẩm: là nhân tố phá hủy tài liệu thư viện nguy hiểm nhất. Độ ẩm hạ xuống thấp có thể là nguyên nhân dẫn đến những vấn đề như: giấy bị khô giòn, bị nấm mốc xâm hại…Độ ẩm cao lại gây ra nhiều vấn đề hơn: tạo điều kiện cho chất khí, chất hóa học dễ hòa tan trong giấy và gây nên những phản ứng hóa học làm gia tăng sự lão hóa tài liệu. Nếu độ ẩm trên 70% tài liệu sẽ bị
phồng lên, méo mó hoặc mủn nát do giấy hút ẩm dễ dàng và là điều kiện thúc đẩy sự tăng trưởng của nấm mốc, sự hoạt động của các loại vi khuẩn…
Vi sinh vật và côn trùng
Vốn tài liệu của thư viện không chỉ bị đe dọa ở giới hạn các tác động của điều kiện khí hậu mà nó còn chịu sự tàn phá của các loài vi khuẩn, côn trùng, nấm mốc… Chúng gây ra những tác hại rất lớn cho các kho lưu trữ tài liệu của thư viện.
- Nấm mốc: là những sinh vật thực vật sinh sản bằng những bào tử mà một trong số chúng là mốc nên được gọi là nấm mốc. Những bào tử của nấm mốc có mặt ở khắp nơi trong không khí nên chỉ cần có điều kiện thích hợp là có thể phát triển thành nấm mốc. Cơ thể của chúng bao gồm khoảng trên 90% là nước, điều kiện sống là môi trường ẩm ướt có đủ thức ăn là các chất hữu cơ như: giấy, da, giấy nến…Nấm mốc có thể tồn tại ở nhiệt độ từ 0 - 60 độ C và độ ẩm không khí khoảng 70%, từ 22 độ C trở lên chúng có thể sinh sôi và phát triển. Ở trong những điều kiện như vậy nấm sẽ xâm hại tới tài liệu và gây ra hư hại: làm biến dạng tài liệu hoặc phá hoại hoàn toàn tài liệu của thư viện.
- Côn trùng: Có mặt ở hầu hết các thư viện nhưng nhiều hơn cả là ở thư viện các nước nhiệt đới và cận nhiện đới. Có rất nhiều loại côn trùng như: mối, mọt, rệp sách, gián,…Nhưng thường xuất hiện nhiều nhất trong kho sách là nhậy, rệp sách, mối mọt, gián và con dài đuôi.
Thiên tai hỏa hoạn.
Hỏa hoạn, thiên tai: mưa, bão, lũ lụt…cũng là nguyên nhân làm tài liệu bị hư hỏng, mất mát. Các yếu tố này thường không được dự báo trước để phòng chống, do vậy mà hậu quả do nó gây ra thường hết sức nặng nề. Cho đến nay vốn tài liệu của Thư viện trường ĐHSPHN 2 chưa bị thiệt hại nào do thiên tai hỏa hoạn, nhưng việc phòng chống bao giờ cũng tốt hơn là cứu chữa.Vì thế đây cũng là nhóm nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu cần được quan tâm.
Tác động của con người
Hành động của con người đối xử với tài liệu cũng là nguyên nhân phá hỏng tài liệu hoặc đẩy nhanh quá trình phá hỏng tài liệu.Những hành động vô thức thường tác động tới tài liệu một cách chậm chạp nên nó chỉ nhận ra khi sự hư haị đã quá rõ ràng, có thể kể ra hàng loạt cách xử lý và sử dụng không đúng cách như: sắp xếp tài liệu và lấy tài liệu không đúng cách, cầm nắm- mang vác-lật giở tài liệu sai quy cách, quá trình đóng gói, vận chuyển tài liệu, mang đồ ăn thức uống vào thư viện...
Việc các tài liệu bị hư hỏng do người dùng tin cũng là một nhân tố. Trong quá trình sử dụng tài liệu, người dùng tin cố tình lấy cắp tài liệu, cắt xé tài liệu, sử dụng tài liệu không đúng cách gây hư hỏng, mất mát tài liệu như: gập trang, làm cong, bong bìa…
Tại Thư viện trường ĐHSPHN 2 việc phục vụ cho đông đảo người dùng tin sử dụng tài liệu tại chỗ hoặc mượn về nhà rất nhiều. Việc họ sử dụng tài liệu không đúng cách rất phổ biến, hơn nữa vào những thời gian như ôn thi, làm khóa luận tốt nghiệp nhu cầu sử dụng tài liệu rất lớn. Để đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin Thư viện cung cấp dịch vụ phô-tô tài liệu, việc này cũng góp phần làm tài liệu hư hỏng nhanh hơn.
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 3.1 Các giải pháp nâng cao công tác tổ chức vốn tài liệu thư viện
3.1.1 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện về công tác tổ chức vốn tài liệu
Cán bộ thư viện chịu trách nhiệm mọi hoạt động của thư viện đồng thời cũng chính là linh hồn của mỗi thư viện. Vốn tài liệu có được tổ chức khoa học, ngăn nắp, phục vụ người dùng tin có hiệu quả hay không đều phụ thuộc vào đội ngũ cán bộ thư viện. Với trách nhiệm lớn như vậy đòi hỏi người cán bộ thư viện cần phải nắm vững kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, thành thạo các công việc trong dây chuyền thông tin tư liệu, có trình độ ngoại ngữ phù hợp với công việc được giao.
Giáo dục cho đội ngũ cán bộ thư viện tinh thần trách nhiệm, linh hoạt trong mọi khâu công tác và lòng yêu nghề thì người cán bộ thư viện mới có thể làm tốt công việc của mình.
Thường xuyên mở các lớp tập huấn về công tác tổ chức vốn tài liệu cho cán bộ thư viện nghiên cứu và học tập các phương pháp tổ chức vốn tài liệu mới để công tác thư viện được hiệu quả hơn. Đồng thời mỗi năm thư viện nên tổ chức các buổi tham quan học hỏi, trao đổi kinh nghiệm đối với các thư viện của các trường Đại học, Cao Đẳng khác về vấn đề tổ chức vốn tài liệu.
Cán bộ thư viện phải thường xuyên bám sát và nhắc nhở người dùng tin thực hiện đúng nội quy của thư viện, cách mượn và trả tài liệu, đặc biệt là đối
với kho đọc tự chọn ( vì đây là kho mở nên người dùng tin tự lấy tài liệu và tự sắp xếp, tài liệu lộn xộn không đúng vị trí).
3.1.2 Tuân thủ các nguyên tắc tổ chức vốn tài liệu
Tài liệu của bất kì một thư viện nào cũng đều phải được tổ chức theo một hệ thống nhất định và áp dụng theo một nguyên tắc cụ thể nào đó tùy thuộc vào điều kiện của mỗi thư viện.
Việc tuân thủ đúng quy tắc, khoa học sẽ đảm bảo việc phục vụ nhanh chóng, giúp các công tác như: điều tra, thống kê tình trạng vốn tài liệu thư viện cũng đơn giản hơn.
Tổ chức quản lý các kho tài liệu một cách hợp lý. Thư viện là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận: phòng nghiệp vụ bổ sung, phòng mượn, tra cứu,…giữa các bộ phận cần có mối liên hệ chặt chẽ để tạo thành một chu trình hoàn chỉnh của thư viện.
Mỗi tài liệu khi nhập về thư viện cần thiết phải được đăng ký, phân loại, biên mục để dễ dàng theo dõi, kiểm tra sau đó những tài liệu này chuyển đến các kho cụ thể.
Tài liệu trong thư viện được phân loại theo DDC 14 với khổi mẫu MARC 21, quy tắc biên mục AACR2 để có sự nhất quán trong hình thức biên mục tạo điền kiện tốt nhất cho người dùng tin tra cứu tài liệu và rút ngắn nhiều khâu công tác.
Tài liệu được chuyển về các kho cần được sắp xếp lên giá. Việc sắp xếp tài liệu tưởng chừng đơn giản nhưng nó phải thực hiện đúng nguyên tắc: sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải lần lượt theo số đăng ký cá biệt, tránh không được nhầm lẫn nếu không sẽ không thể tìm đúng được tài liệu mình cần.
Thư viện cũng cần phải trang bị thêm các giá sách ở mỗi kho để dự phòng cho các tài liệu mới nhập về. Với số lượng tài liệu lớn, bổ sung ngày
càng nhiều đòi hỏi Thư viện cần mở rộng hơn diện tích kho, đặc biệt là kho mượn giáo trình nhà 10 hệ thống giá sách cũ, diện tích khá chật hẹp nên công tác tổ chức vốn tài liệu còn gặp nhiều khó khăn, sai sót. Nên cần thiết phải mở rộng diện tích hoặc chuyển kho giáo trình nhà 10 về nhà đa năng để tiện cho việc tổ chức và quản lý tài liệu.
Khi tiến hành tổ chức vốn tài liệu các cán bộ thư viện cần phải nắm chắc về khung phân loại, biên mục, tránh sai sót, nhầm lẫn gây hậu quả nghiêm trọng.
Để thu hút người dùng tin đến thư viện nhiều hơn nữa, Thư viện nên mở rộng thêm kho mở để tạo điều kiện nhiều hơn nữa cho người dùng tin sử dụng thư viện.
Hiện tại phòng đọc luận án, luận văn và phòng báo – tạp chí được sử dụng chung một kho nên nhiều lúc người dùng tin đến đông gây quá tải, lộn xộn khó kiểm soát, hiệu quả phục vụ không được cao. Vì vậy thư viện nên tổ chức riêng biệt hai phòng phục vụ trên.
Thư viện cần áp dụng triệt để các công tác quản lý trên máy tính, sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol cho tất cả các kho tài liệu (hiện kho mượn giáo trình bên nhà 10 vẫn chưa áp dụng). Song song với việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu thì Thư viện cũng cần quan tâm đến vấn đề đảm bảo an ninh mạng, đảm bảo vốn tài liệu điện tử được an toàn. Để làm được điều này các kỹ thuật viên phụ trách công nghệ thông tin phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá và hoàn thiện các chính sách bảo mật để đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin của Thư viện.
Thư viện cần tiến hành kiểm kê tài sản thư viện theo định kỳ để bám sát tình hình kho sách và cơ sở vật chất của thư viện. Đồng thời tiến hành công tác thanh lý các tài liệu cũ nát, lỗi thời không còn giá trị sử dụng nữa để thay chỗ cho các tài liệu mới, làm tăng giá trị của kho sách cả về mặt chất và mặt
lượng. Các trang thiết bị kỹ thuật trong thư viện nếu quá cũ nát không còn đáp ứng được nữa cũng nên thanh lý và đầu tư mới.
3.2 Các giải pháp nâng cao công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện.
Theo công văn số 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ : “ 1- Tài liệu lữu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy đinh của Nhà nước, 2 - Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ”. Công văn cũng có những hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng các kho bảo quản, các trang thiết bị bảo quản, tổ chức các tài liệu trong kho, các biện pháp kỹ thuật bảo quản, tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm.
Sau quá trình khảo sát, điều tra tình hình thực tế của Thư viện trường ĐHSPHN2 em xin đưa ra một số giải pháp về công tác bảo quản vốn tài liệu:
3.2.1 Giải quyết vấn đề môi trường
Những cán bộ thư viện phụ trách công tác bảo quản vốn tài liệu cần phải thường xuyên khảo sát, theo dõi những vấn đề về môi trường bảo quản xem các điền kiện trong kho có được đảm bảo ổn định hay không để từ đó giải quyết tốt các vấn đề về môi trường.
Các yếu tố môi trường luôn có những tác động tốt – xấu mạnh mẽ lên vốn tài liệu. Để phục vụ tốt nhất cho công tác bảo quản tài liệu nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN2 em xin đưa ra một số biện pháp khắc phụ môi trường như sau:
1. Giảm độ sáng: Dùng rèm sẫm màu bên trong cửa sổ, giảm hiệu ứng của ánh sáng tự nhiên bằng cách dùng đèn điện tiêu hao ít điện năng, loại bỏ các loại đèn huỳnh quang và cài đặt các công tắc điện, các dụng cụ chỉnh sáng của đèn điện. Tránh bố trí các giá sách gần sát với phía cửa số có nhiều ánh
sáng chiếu vào mà phải kê vuông góc với cửa sổ để hạn chế lượng ánh sáng tự nhiên. Cửa sổ nên lắp đặt các loại kính hấp thụ được tia cực tím hoặc kính màu để hạn chế tia cực tím đi qua gây hại cho tài liệu.
2. Duy trì sự ổn định của nhiệt độ và độ ẩm tương đối: Giảm thiểu tối đa sự ảnh hưởng của những dao động bất ngờ giữa độ ẩm và nhiệt độ cho toàn bộ kho tài liệu bằng cách lắp đặt đầy đủ và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hư hỏng các tài liệu. Trang bị các máy móc điều chỉnh không khí như: điều hòa, máy tạo độ ẩm, hút ẩm… Mỗi một loại tài liệu lại phù hợp với ngưỡng nhiệt độ và độ ẩm khác nhau nên cần phân chia riêng những tài liệu này ra để tiện bảo quản và sử dụng.
Bảng 3.1 - Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với mỗi loại tài liệu
Loại tài liệu Dải nhiệt độ (độ C) Độ ẩm tương đối(%)
Giấy 13 - 20 45 – 55
Phim/Ảnh 18 30 – 40
Giấy da 13 - 20 45 – 55
Đĩa quang 20 40
Băng từ, Đĩa từ 5 - 20 30 – 40
3. Lưu thông không khí tốt: Rất cần thiết phải duy trì mức độ ổn định tốt nhất giữa độ ẩm và nhiệt độ. Đây là điều quan trọng để phân luồng không