Cán bộ thư viện và nguồn kinh phí là 2 yếu tố quyết định đến công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện. Cán bộ thư viện giúp vận hành, triển khai mọi hoạt động dựa trên nguồn kinh phí dành cho công tác này.
* Nhân sự:
Bất kì một công tác nào trong hoạt động của thư viện đều cần được thực hiện bởi những cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện. Tại Thư viện trường ĐHSPHN2 không có phòng tổ chức và bảo quản vốn tài liệu mà mỗi cán bộ thư viện đều đóng vai trò là những nhân viên bảo quản tài liệu. Hàng năm, số lượng tài liệu nhập về rất lớn nên công tác bảo quản vốn tài liệu ngày càng trở nên quan trọng.
Mặc dù đội ngũ cán bộ thư viện chưa được đào tạo một cách bài bản về bảo quản tài liệu song trong quá trình làm việc họ đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm với lòng nhiệt tình và yêu nghề. Công việc họ thường thực hiện đó là:
- Tiếp nhận và tổ chức hệ thống các kho sách
- Vệ sinh tài liệu, vệ sinh kho, phòng chống mối mọt và sự xâm hại đối với tài liệu.
- Tổ chức, quản lý và thực hiện theo kế hoạch về tu bổ, phục chế, chuyển dạng đối với từng loại hình tài liệu.
- Lập báo cáo hằng năm về tình trạng vốn tài liệu trong thư viện: số lượng tài liệu, số lượng hư hỏng, mất mát…
Tuy không có phòng ban chuyên về bảo quản vốn tài liệu nhưng hàng năm Thư viện trường ĐHSPHN2 thường xuyên tổ chức tập huấn các khóa đào tạo ngắn hạn về công tác bảo quản vốn tài liệu như: phòng cháy chữa cháy, phục chế tài liệu cũ nát, khử a-xit cho tài liệu…;tập huấn sử dụng các loại máy móc…Từ đó công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPHN2 được đẩy mạnh, góp phần bảo quản vốn tài liệu một cách tốt nhất. Mỗi cán bộ thư viện đều là một mắt xích quan trọng trong công tác bảo quản vốn tài liệu.
* Kinh phí
Trong công tác bảo quản vốn tài liệu, vấn đề kinh phí là vô cùng quan trọng. Theo pháp lệnh thư viện: kinh phí là một trong bốn điều kiện để thành lập thư viện gồm: vốn tài liệu – trụ sở, trang thiết bị chuyên dụng – cán bộ thư viện được đào tạo theo tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ của Nhà nước – kinh phí đảm bảo cho thư viện hoạt động ổn định và phát triển.
Trên thực tế nguồn kinh phí của thư viện chỉ trọng tâm dành cho những hoạt động như: bổ sung vốn tài liệu, mua sắm trang bị, máy móc…Mà nguồn kinh phí dành cho công tác bảo quản vốn tài liệu chưa được đầu tư thích đáng. Trong khi đó, vốn tài liệu là những tài sản vô cùng quý giá của thư viện,
quyết định đến chất lượng và là tiêu chí để đánh giá thư viện. Việc đầu tư cho công tác bảo quản chỉ dừng ở việc mua sắm các hóa chất, băng dính, keo…dùng để đóng bìa sách, báo, tạp chí, phun thuốc diệt mối, côn trùng…Điều này chỉ xử lý được những hư hỏng nhẹ, chưa đáp ứng được công tác bảo quản. Do đó, vấn đề kinh phí cần được Thư viện Trường ĐHSPHN2 quan tâm và đầu tư nhiều hơn nữa.