Nâng cao chất lượng áp dụng 5s tại công ty cổ phần ứng dụng công nghệ CNC việt nam (CNC – VINA

Do đó, nhiệm vụ của S1 chính là là phân loạicác các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trư

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Số liệu, tài liệutrong khóa luận này là hoàn toàn trung thực Kết quả nghiên cứu do chính tôi thựchiện dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Thị Kim Nhung, cùng với sự giúp đỡ củacác anh chị trong công ty Cổ phần ứng dụng công nghệ & CNC Việt Nam

Hà Nội, Ngày 11 tháng 05 năm 2015

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Ngọc Quyên

LỜI CẢM ƠN

Sau gần 4 năm miệt mài trau đồi kiến thức tại khoa Quản trị kinh doanh, Họcviện Ngân hàng, em đã nhận được sự tận tình giảng dạy của các thầy cô trong khoa,trong trường, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo đã cho em những kiếnthức quý báu đó Đặc biệt em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên TS.Nguyễn Thị Kim Nhung, giảng viên hướng dẫn em thực hiện khóa luận này

Thời gian thực tập tại công ty cổ phần ứng dụng công nghệ &CNC ViệtNam, em cũng nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình của các anh chị từ các bộ phận Trướctiên, em muốn gửi lời cảm ơn tới ThS Nguyễn Thanh Hoàn, tổng giám đốcVinavico Group đã không quản công việc bận rộn giúp đỡ em liên hệ đơn vị thựctập Xin chân thành cảm ơn anh Hà Thanh Hải – Giám đốc công ty đã tạo điều kiệncho em tiếp cận thực tế, các anh chị trong công ty đã giúp em có cơ sở thực tiễn chokhóa luận của mình

Tác giả

Nguyễn Ngọc Quyên

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH VẼ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ 5S 4

1.1 GIỚI THIỆU VỀ 5S 4

1.1.1 Khái niệm 5S 4

1.1.1.1 Sàng lọc (Seiri) 5

1.1.1.2 Sắp xếp (Seiton) 6

1.1.1.3 Sạch sẽ (Seiso) 6

1.1.1.4 Săn sóc (Seiketsu) 7

1.1.1.5 Sẵn sàng (Shitsuke) 7

1.1.2 Vai trò của 5S 8

1.1.3 Các bước triển khai 5S 11

1.1.3.1 Chuẩn bị 11

1.1.3.2 Phát động chương trình 5S 12

1.1.3.3 Tiến hành tổng vệ sinh 12

1.1.3.4 Tiến hành sàng lọc ban đầu 12

1.1.3.5 Duy trì Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ (Seiri, Seiton và Seiso) 13

1.1.3.6 Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S 16

1.1.3.7 Đưa ra các hoạt động cải tiến phong trào 5S 16

1.1.4 Điều kiện cần thiết để thực hiện 5S thành công 18

1.2 KINH NGHIỆM THỰC HÀNH 5S 19

1.2.1 Công ty cổ phần Hanel xốp nhựa 19

1.2.2 Công ty TMIC 22

1.2.3 Công ty TNHH cơ khí chính xác, dịch vụ và thương mại Việt Nam 23

1.2.4 Bài học kinh nghiệm đối với các doanh nghiệp 25

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ & CNC VIỆT NAM (CNC VINA) 28

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀ CNC VIỆT NAM 28

2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển 28

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 31

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 32

2.1.4 Những đặc điểm cơ bản về hoạt động sản xuất của công ty 32

2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất của công ty trong thời gian gần đây 33

2.1.5.1 Cơ sở vất chất kỹ thuật 33

2.1.5.2 Nhân lực 35

2.1.5.3 Tình hình tài chính 36

2.1.5.4 Một số hoạt động tiêu biểu năm 2014 37

2.2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ & CNC VIỆT NAM (CNC - VINA) 41

2.2.1 Quá trình áp dụng 5S tại công ty 41

2.2.1.1 Các bước triển khai 5S tại công ty 41

2.2.1.2 Quá trình áp dụng 5S từ 2007 – 2013 48

2.2.1.3 Quá trình áp dụng 5S từ 2014 – nay 51

2.2.1.3.1 Bộ phận sản xuất của công ty 51

2.2.1.3.2 Bộ phận văn phòng của công ty 54

2.2.1.3.3 Khu vực kho của công ty 55

2.2.1.3.4 Công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại công ty 56

2.2.1.3.5 Thực trạng việc quản lý an toàn và rủi ro 58

2.2.1.3.6 Bố trí và quản lý tài sản chung của công ty 58

2.2.1.3.7 Những lãng phí thường gặp của công ty mà 5S có thể khắc phục được 59

2.2.2 Đánh giá chung 64

2.2.2.1 Kết quả đạt được 65

2.2.2.2 Tồn tại 69

2.2.2.3 Nguyên nhân của những tồn tại 71

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 72

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ÁP DỤNG 5S TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ & CNC VIỆT NAM 73

3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ & CNC VIỆT NAM (CNC – VINA) 73

3.1.1 Định hướng chung của công ty 73

3.1.2 Định hướng áp dụng 5S 74

3.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ & CNC VIỆT NAM 74

3.2.1 Sự cần thiết phải áp dụng 5S tại công ty 74

3.2.2 Khả năng áp dụng 5S tại công ty 76

3.3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ & CNC VIỆT NAM 78

3.3.1 Nâng cao nhận thức và vai trò của ban giám đốc trong việc thực hiện 5S 78

3.3.2 Tổ chức đào tạo và nâng cao trình độ hiểu biết của các nhân viên về 5S 78 3.3.3 Thường xuyên đánh giá và học hỏi kinh nghiệm thực hiện 5S 79

3.3.4 Tổ chức phong trào thi đua thực hiện 5S tại các phòng ban trong công ty 80

3.3.5 Thực hiện đầy đủ các bước triển khai 5S 80

3.3.6 Thực hiện 5S thường xuyên và liên tục 80

3.3.7 Thực hiện 5S trên mọi lĩnh vực, mọi bộ phận 81

3.3.8 Xây dựng ban 5S 81

3.3.9 Tích cực tiếp cận các chương trình hỗ trợ từ các tổ chức trong nước và ngoài nước 83

3.4 KIẾN NGHỊ 83

3.4.1 Kiến nghị với nhà nước 83

3.4.2 Kiến nghị với các bộ ngành 85

3.4.3 Kiến nghị với chính quyền địa phương 85

3.4.4 Kiến nghị với các hiệp hội ngành nghề 85

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 87

KẾT LUẬN 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Giới thiệu 5S 5

Bảng 1.2: Đánh giá ảnh hưởng của 5S đến các hoạt động của DN sau 2009 tại công ty Hanel xốp nhựa 20

Bảng 2.1: Danh mục sản phẩm của công ty 32

Bảng 2.2: Danh mục các máy móc 34

Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2012 – 2014 36

Bảng 2.5: Đánh giá chung về tình hình áp dụng 5S tại công ty 64

Bảng 2.6: Đánh giá công tác đào tạo 5S cho nhân viên tại CNC -VINA 67

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Mô hình 5S 4

Hình 1.2: Vai trò của 5S 8

Hình 1.3: Các bước triển khai 5S 11

Hình 1.4: Vòng tròn PDCA 17

Hình 1.5: Kết quả của quá trình đào tạo 5S tại công ty Hanel xốp nhựa cuối năm 2009 19

Hình 1.6: Trực quan hóa tại công ty Hanel xốp nhựa 21

Hình 1.7: So sánh trước và sau khi áp dụng 5S tại công ty Hanel xốp nhựa 22

Hình 1.8: Một số hình ảnh về 5S tại công ty VPMS 24

Hình 1.9: Hình ảnh về 5S chưa tốt tại công ty VPMS 24

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu công ty CNC VINA 32

Hình 2.2: Trực quan máy móc thiết bị, nhà xưởng của CNC VINA 34

Hình 2.3: Biểu đồ số lượng nhân sự từ 2007 đến 2014 của CNC - VINA 35

Hình 2.4: Cơ cấu nhân sự CNC – VINA năm 2014 36

Hình 2.5: Các bước triển khai 5S tại CNC – VINA 42

Hình 2.6: Các hình ảnh về tuyên truyền 5S tại CNC - VINA 43

Hình 2.7: Năm phương thức để tạo ý thức sẵn sàng tại CNC – VINA 46

Bảng 2.4: Nội dung thực hiện Shitsuke 47

Hình 2.8: Hình ảnh về môi trường sản xuất tại CNC – VINA 48

Hình 2.9: Quản lý 5S tại CNC - VINA 48

Hình 2.10: Ban kiểm tra 5S 49

Hình 2.11: Tuyên truyền 5S tại CNC - VINA 50

Hình 2.13: Trực quan cách bố trí nhà xưởng tại CNC -VINA 52

Hình 2.14: Trực quan 5S tại xưởng của công ty CNC - VINA 53

Hình 2.15: Sơ đồ khu vựa văn phòng công ty CNC - VINA 54

Hình 2.16: Trực quan 5S tại văn phòng công ty CNC - VINA 55

Hình 2.17: Trực quan 5S tại kho của CNC - VNA 56

Hình 2.18: Trực quan tủ hồ sơ tại CNC - VINA 57

Hình 2.19: Mức độ quan tâm của công ty tới áp dụng 5S 66

Hình 2.20: Mức độ cần thiết của việc áp dụng 5S 66

Hình 2.21: Trực quan về trang phục của nhân viên CNC - VINA 69

Hình 2.22: Trực quan không thực hiện 5S tại CNC – VINA 70

Hình 3.1: Cơ cấu độ tuổi của nhân viên tại CNC – VINA 77

Hình 3.2: Ban 5S của một công ty 82

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

5S : Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng

CNC - VINA : Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ & CNC Việt NamChương trình SV Chương trình tình nguyên viên cao cấp

CBCNV : Cán bộ công nhân viên

SMES : Doanh nghiệp vừa và nhỏ

JICA : Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản

FIFO : Nhập trước xuất trước

VPMS : Công ty TNHH cơ khí chính xác, dịch vụ và thương mại

Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh Việt Nam đang tham gia ngày càng sâu hơn vào hệ thống kinh

tế thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam đang trở thành một bộ phận không nhỏ thúcđẩy quá trình phát triển của nền kinh tế đất nước Chiến lược hỗ trợ cho sự pháttriển, các chuẩn đầu ra, các mô hình quản trị tác nghiệp, nhân sự, tài chính củadoanh nghiệp phải được xây dựng và triển khai theo hướng giúp các doanh nghiệpphát triển bền vững và chủ động hội nhập quốc tế, đáp ứng được các nhu cầu đỏihỏi của khách hàng và cổ đông trong và ngoài nước, đồng thời thỏa mãn các nhucầu phát triển bền vững của cộng đồng và hệ thống môi trường quốc gia và quốc tế Cuộc khủng khoảng kinh tế toàn cầu đã chỉ ra điểm yếu cơ bản của kinh tếViệt Nam là sức sản xuất, năng lực quản lý điều hành còn rất kém, đặc biệt là nănglực điều hành quản lý của các doanh nghiệp của Việt Nam còn kém Hiện tại rấtnhiều doanh nghiệp nhận thức rõ điều này và đang tìm giải pháp, công cụ để khắcphục Một trong những công cụ hay được các doanh nghiệp hiện nay áp dụng đó là5S Áp dụng 5S là mô hình tốn ít chi phí và đem lại hiệu quả kinh tế cao, đồng thời

sẽ góp phần vào việc bảo vệ môi trường Thông qua việc áp dụng 5S, chi phí sảnxuất sẽ giảm, từ đó tăng được lợi nhuận cho doanh nghiệp

Đã có rất nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra lợi ích của việc áp dụng 5S

và đưa ra một số mô hình áp dụng nó vào các doanh nghiệp Ở Việt Nam một sốdoanh nghiệp đã áp dụng 5S đã thành công và cũng có những doanh nghiệp thậtban Chính vì vậy em chọn vấn đề “Nâng cao chất lượng áp dụng 5S tại công ty cổphần ứng dụng công nghệ & CNC Việt Nam (CNC – VINA)” làm đề tài khóa luậntốt nghiệp

2 Mục đích, nhiệm vụ của đề tài

- Tổng hợp những vấn đề, lý luận chung về công cụ 5S để làm cơ sở khoa họccho việc nghiên cứu

- Phân tích thực trạng thực hiện 5S tại công ty cổ phần ứng dụng công nghệ &CNC Việt Nam Đánh giá những mặt thành công và tồn tại trong áp dụng 5Scủa công ty từ đó tìm ra nguyên nhân của những tồn tại

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao áp dụng 5S thành công hơn tại công

ty cổ phần ứng dụng công nghệ & CNC Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tương nghiên cứu của đề tài là Công cụ 5S tại công ty cổ phần ứng dụngcông nghệ & CNC Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ & CNC ViệtNam trong khoảng thời gian từ 2007 - 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu kết hợp lý thuyết và thực tiễn Thông qua phương pháp:

 Phương pháp tổng hợp phân tích

Xác định các tài liệu thông tin cần sử dụng trong quá trình nghiên cứu Tổnghợp, phân tích các tài liệu từ báo chí, internet, sách vở, … và xác định tính đúngđắn, chính xác của thông tin tổng hợp được

 Phương pháp thực nghiệm

Được tiến hành thông qua việc quan sát, làm việc, thu thập số liệu từ thực tếdoanh nghiệp thực tập

 Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia

Lấy ý kiến nhận xét, đánh giá từ các chuyên gia của JICA đang thực hiện 5Stại công ty CNC – VINA

 Phương pháp dùng bảng hỏi

Là phương pháp phỏng vấn viết, được thực hiện cùng một lúc với nhiều ngườitheo một bảng hỏi in sẵn Người được hỏi trả lời ý kiến của mình bằng cách đánhdấu vào các ô tương ứng theo một quy ước nào đó Các bước tiến hành:

Bước 1: Xây dựng hệ thống các câu hỏiBước 2: Thiết lập một bảng hỏi

Bước 3: Phát phiếu điều tra và tổng hợp các kết quả nhận đượcBước 4: Phân tích, đánh giá các kết quả nhận được

- Đề tài được thực hiện qua 2 giai đoạn: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức

+ Nghiên cứu sơ bộ: là nghiên cứu định tính, sử dụng kỹ thuật thảo luận trực

tiếp thông qua bảng câu hỏi đã được phác thảo trước nhằm điều chỉnh các câu hỏi

và cách dùng từ sao cho phù hợp với người được hỏi Kết quả của nghiên cứu sơ bộ

là bảng hỏi hoàn chỉnh về nội dung và hình thức

+ Nghiên cứu chính thức: sẽ dùng bảng câu hỏi trên để phỏng vấn sinh viên.

- Phương pháp chọn mẫu: chọn mẫu mang tính thuận tiện

Ngoài lời mở đầu, lời cam đoan, lời cam kết, danh mục bảng biểu, danh mục

từ viết tắt, thì đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về 5S

Chương 2: Thực trạng áp dụng 5S tại công ty cổ phần ứng dụng công nghệ &

CNC Việt Nam (CNC – VINA) Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng áp dụng 5S tạo công ty cổ phần

ứng dụng công nghệ & CNC Việt Nam (CNC – VINA)

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ 5S

1.1 GIỚI THIỆU VỀ 5S

1.1.1 Khái niệm 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso,Seiketsu và Shitsuke Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhausong về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi Trong tiếng Anh, 5S được dịchsang các từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain Trong tiếngViệt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng

5S bao gồm một số các hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc nhằm sắp xếp khuvực làm việc của công nhân và tối ưu hiệu quả công việc

Hình 1.1: Mô hình 5S

Nguồn:“Triển khai 5S lean manufacturing trong doanh nghiệp” – www.ictroi.com

Bảng 1.1: Giới thiệu 5S

S1 Sàng lọc Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết Loại bỏ

những thứ không cần thiết

S2 Sắp xếp Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ và có đánh số ký hiệu Dễ tìm,

dễ thấyS3 Sạch sẽ Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ

S4 Săn sóc Duy trì 3S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) mọi lúc mọi nơi

S5 Sẵn sàng Rèn luyện việc tuân thủ 3S một cách tự nguyện, tự giác

Nguồn: “Triển khai 5S lean manufacturing trong doanh nghiệp” – www.ictroi.com

1.1.1.1 Sàng lọc (Seiri)

Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự.Đây chính là bước đầu tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S Nội dungchính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc

Khi xem lại nhà máy hay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ nhận thấycác vật dụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết chocông việc nhưng vẫn được lưu giữ lại Do đó, nhiệm vụ của S1 chính là là phân loạicác các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh

lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học.Một trong những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”,bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức.Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xemtại sao nó vẫn ở khu vực của mình Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếptục giữ vật dụng đó theo cách nhất định

Với hoạt động trong S1, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó

có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môitrường làm việc an toàn hơn

1.1.1.2 Sắp xếp (Seiton)

Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự.

Vì vậy, khi du nhập vào Việt Nam, S2 được gọi là Sắp xếp

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổchức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và

dễ trả lại

Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất

sử dụng các vật dụng còn lại, từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay không?Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc này cũng cần phảithực hiện dựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyểngiữa các quá trình trong hệ thống Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trísao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho mỗi vậtdụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất”

Một điểm cần chú ý khi thực hiện S2 là các vật dụng nên được đánh số hoặcdán nhãn tên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm

Với các hoạt động trong S2, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọngàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trongcông ty

1.1.1.3 Sạch sẽ (Seiso)

Seiso - Sạch sẽ là chữ S thứ ba có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việcsạch sẽ Công việc chính trong phần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn doanh nghiệp.Giữ gìn sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinhhàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc Seiso hướng tới việc cải thiệnmôi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác củamáy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn) Phát động chương trình “5 phútSeiso” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúp cho mọi người thấm nhuần tư tưởng Seiso,duy trì sự sạch sẽ thường xuyên

Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong công ty mà còn có thể kiểm tramáy móc, thiết bị từ đó phát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn trong máy móc, các chỗ

lỏng ốc, vỡ ốc,… Nhờ đó, chúng ta nhanh chóng tìm ra các giải pháp cho các vấn đề

đó, nâng cao năng suất của máy móc, thiết bị và đảm bảo an toàn trong lao động

Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kếtquả đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận cho doanhnghiệp.

vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó Bên cạnh đó, các

tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, nội quy, kế hoạch… để có thểkiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S Một điểm quan trọng nữa trong nội dungS4 là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiệnđược, đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi người trong việcthực hành 5S

Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo cáctiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp

doanh nghiệp cần là tấm gương cho mọi người làm theo trong việc học tập và thựchành 5S.

Như vậy, trong nội dung S5, việc đào tạo về 5S là điểm quan trọng nhất, giúpcác hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nângcao năng suất và chất lượng sản phẩm Mục tiêu của việc thực hiện 5S không chỉ làđảm bảo nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trong doanhnghiệp, vì vậy phần tiếp theo sẽ đưa ra định nghĩa về các hoạt động tạo ra giá trị vàcác hoạt động không tạo ra giá trị và các loại lãng phí nhằm giúp các doanh nghiệpđịnh hình về thế nào là lãng phí

1.1.2 Vai trò của 5S

Hình 1.2: Vai trò của 5S

Nguồn: “Triển khai 5S lean manufacturing trong doanh nghiệp” – www.ictroi.com

5S là một phương pháp đơn giản, tốn ít chi phí lại mang lại hiệu quả cao nên5S đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ,khoa học

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, nó sẽ tạo ra sự thay đổi kỳ diệu.Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cầnthiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng,máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản

Sau khi thực hiện 3S, các vật dụng được sắp xếp một cách khoa học, dễ dàngtìm thấy và trả lại, do vậy, nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kểthời gian tìm kiếm Từ các hoạt động chung, 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể,khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tíchcực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc Bên cạnh đó, nhà xưởng, máymóc và thiết bị trong doanh nghiệp được vệ sinh sạch sẽ, giúp loại bỏ các nguồnbẩn, ngăn ngừa các nguyên nhân làm hỏng máy móc, thiết bị Một đóng góp quantrọng nữa của 5S là nâng cao ý thức và tinh thần làm việc của nhân viên, tạo nênphong cách chuyên nghiệp cho tổ chức, củng cố niềm tin của khách hàng cũng nhưcác đối tác.

Tóm lại, thực hành 5S giúp doanh nghiệp xây dựng được môi trường làmviệc sạch sẽ, ngăn nắp, đảm bảo an toàn trong công việc, khuyến khích phát huysáng tạo trong nhân viên và phát triển kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp Ðối với cácdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì lợi ích này còn có thể được nhận biết thôngqua mô hình PQCDSM:

- Nâng cao năng suất (P - Productivity):

+ Hiệu suất: Khi thực hiện 2S đầu tiên giúp cho doanh nghiệp sắp xếp đượcnơi làm việc hợp lý sẽ làm giảm lãng phí lao động Thực hiện chữ S thứ 3

là việc luôn giữ gìn vệ sinh và bảo dưỡng máy móc định kỳ giúp cho máymóc luôn hoạt động với mức công suất tốt nhất đảm bảo tiến độ sản xuất.+ Thời gian làm việc: Phụ thuộc vào máy móc và công việc thủ công Thựchiện tốt 3S đầu tiên sẽ giúp cho máy móc luôn vận hành tốt, không bịhỏng hóc giảm thời gian chờ đợi do máy hỏng hoặc không đạt công suấtban đầu Bên cạnh đó việc thực hiện các S này thể hiện ở việc sắp xếp nơilàm việc hợp lý rút ngắn thời gian chuẩn bị, giảm thời gian chờ đợi cáccông việc thủ công

- Cải tiến chất lượng sản phẩm (Q - Quality) – Giảm phế phẩm tại nơi làm việc:+ Sàng lọc: Loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc

+ Sắp xếp: Bố trí lại mọi thứ tại nơi làm việc để sản xuất diễn ra trôi chảy+ Sạch sẽ: Sử dụng các phương pháp và các thiết bị phù hợp để luôn đảmbảo môi trường làm việc được sạch sẽ

+ Sẵn sàng: Luôn có thói quen, ý thức tốt giúp cho công việc được thực hiệnmột cách chuẩn mực trách các bước, thói quen xấu làm ảnh hưởng chấtlượng sản phẩm.

+ Săn sóc: Đào tạo, kiểm tra, đánh giá nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Thực hiện tốt 5S sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được đáng kể các phếphẩm tại nơi làm việc từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm

- Cắt giảm chi phí (C - Cost): 5S giúp doanh nghiệp nhận biết số lượng hàngtồn kho, thời gian lưu kho của nguyên vật liệu từ đó tìm ra nguyên nhân và

có các biện pháp ngăn ngừa, giải quyết

- Giao hàng đúng hẹn (D - Delivery): Thực hiện tốt 5S giúp các doanh nghiệpgiảm thiểu được các lãng phí khồng cần thiết và giúp cho chất lượng sảnphẩm được nâng cao đảm bảo cho việc giao hàng đúng thời hạn và chấtlượng đúng yêu cầu của khách hàng

- Đảm bảo an toàn trong công việc (S - Safety): Việc phân tích loại bỏ nhưng

gì không cần thiết, sắp xếp và giữ sạch sẽ nơi làm việc sẽ tạo cho công nhânmột môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và hiệu quả hơn

- Nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên (M - Morale):

+ Tinh thần bên trong: Sau khi thực hiện 5S, nhà xưởng đã gọn gàng sạch sẽ.Tất cả nhân viên đều cảm thấy thoải mái khi làm việc trong môi trườngtốt Nâng cao tinh thần nội bộ là nền tảng để xây dựng một công ty cónăng suất cao

+ Tinh thần bên ngoài: Khi công ty có nơi làm việc sạch sẽ họ sẽ thu hútđược người mua đến tham quan Từ đó giúp cho công ty có thêm cơ hội đểbán sản phẩm và dịch vụ cho người mua, tăng doanh thu Thứ hai, khicông ty có nơi làm việc gọn gàng sạch sẽ họ cũng thu hút được nhữngnhân viên có năng lực cùng làm việc với họ trong tương lai

1.1.3 Các bước triển khai 5S

Hình 1.3: Các bước triển khai 5S

Nguồn: Viện năng suất Việt Nam

1.1.3.1 Chuẩn bị

Sau khi đánh giá thực trạng 5S, công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt cácmục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho trước Kế hoạch trong giai đoạn chuẩn bịbao gồm:

- Thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cảitiến việc triển khai 5S Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chínhsách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho từng giaiđoạn Ban chỉ đạo thực hiện chương trình có thể là các cán bộ có uy tín đạidiện cho các phòng ban chức năng của công ty hoặc chính ban lãnh đạo công

ty đứng ra tiến hành phong trào này Trong trường hợp có thể thì bộ phậnphụ trách phong trào 5S có thể tách riêng ra thành một phòng riêng nhưngvới điều kiện để tiết kiệm diện tích mặt bằng của công ty bộ phận 5S nênthực hiện kiêm nhiệm vừa thực hiện chức năng chính ở các phòng ban vừaphụ trách 5S

- Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh tại các khu vực trongcông ty cũng được hoàn thiện để chuẩn bị cho bước 3 Ngoài ra, các cán bộcông nhân viên cần được đào tạo căn bản về khái niệm và lợi ích của 5S

- Sau khi thành lập bộ phận phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạocông ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để

đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S Các kế hoạch thực hiện 5S phảihợp lý và được sự thông qua của ban lãnh đạo và các chuyên trách Thôngthường 5S được thực hiện theo trình tự seiri, seiso, seiton, seiketsu Sau khithực hiện 3S đầu tiên có thể thực hiện kết hợp với shitsuke từ lúc đó kếhoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S với nội dung và tiến độ của từnggiai đoạn.

Trong quá trình tìm hiểu nếu doanh nghiệp có gặp khó khăn có thể thông quanhững tổ chức tư vấn hổ trợ thực hiện Hiện nay có rất nhiều tổ chức, trung tâm trựcthuộc các trường đại học hỗ trợ thực hiện

là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra

Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyếtđịnh thực hiện phong trào 5S trong công ty, nội dụng, đối tượng, phạm vi, mục tiêu

và lợi ích 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chungnhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, vàng, xanh

1.1.3.3 Tiến hành tổng vệ sinh

Tiến hành tổng vệ sinh là giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắmbắt được các tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo công ty và bộ phận phong trào 5S đã đưa

ra Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này công ty sẽ tiến hành theo trình tự 5S

1.1.3.4 Tiến hành sàng lọc ban đầu

Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện cácchữa S tiếp theo Mục đích của sàng lọc là di dời các vật dụng không cần thiết khỏinơi làm việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới nângcao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất

Trong bước Sàng lọc, doanh nghiệp cần thực hiện các nội dung chính sau:

- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết.

- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh

- Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng

Đánh giá lại những vật dụng không dùng nữa nhưng vẫn còn giá trị Nhữngvật dụng này nên được dán thẻ đỏ để dễ phân biệt và theo dõi Thực hiện công tácsàng lọc cùng với phong trào tổng vệ sinh hai lần trong năm nhằm loại bỏ triệt đểcác vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí trong công việc Đồng thời, việc tìm racác nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dư thừa là rất cần thiết giúpdoanh nghiệp ngăn ngừa sự tái diễn Các yếu tố thường gây ra tình trạng tích lũynhiều thứ không cần thiết bao gồm:

- Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu

- Tích trữ nguyên vật liệu quá lâu

- Không kiểm soát số lượng đầy đủ

- Không kiểm soát chất lượng đầy đủ

- Vị trí lưu kho không thích hợp hoặc phương pháp lưu kho không hiệu quả

Dựa vào các nguyên nhân trên, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch thíchhợp nhằm ngăn ngừa sự tái xuất hiện của các vật dụng không cần thiết trong môitrường làm việc, giảm bớt công việc sàng lọc

1.1.3.5 Duy trì Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ (Seiri, Seiton và Seiso)

Thực hiện Seiri hàng ngày

Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp cần tiếp tục các hoạtđộng này để tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn Đồng thời ban chỉ đạo 5S vàlãnh đạo nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảmthiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi trường làm việc

Thực hiện Seiton

Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện Seiton có nghĩa là sắpxếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy

Các nguyên tắc về Seiton bao gồm:

- Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng.

- Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

- Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn

có hệ thống

- Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm

- Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng

- Phương pháp FIFO thường được áp dụng đối với các kho chứa nguyên vật

liệu và sản phẩm

Đối với các công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, chúng ta nên bố trí hợp lý,phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả Các vật dụngthường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, các vật ít dùng tới thì có thể để

xa hơn và những thứ không cần dùng tới nhưng phải lưu giữ thì cất vào kho riêng

và có dấu hiệu nhận biết

Tiến hành Seiso

Seiso có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết bị.Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tạo sựthoải mái và an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo Ngoài ra, nhờ nơilàm việc sạch sẽ, việc áp dụng quản lý trực quan tại các doanh nghiệp trở nên dễ dànghơn, góp phần nâng cao năng suất

Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Seiso còn đóng góp một vai tròquan trọng trong việc bảo trì máy móc, thiết bị Khi thực hiện Seiton, nhân viên hayngười vận hành máy lau chùi và kiểm tra từng vị trí trên máy móc, nhờ đó phát hiện

ra những bất thường của máy móc ngăn ngừa các nguồn bẩn (một trong nhữngnguyên nhân dẫn đến sự cố máy móc) Từ đó, người vận hành có thể hành động kịpthời nhằm phòng ngừa và khắc phục những bất thường đó

Các công việc chủ yếu trong Seiso là:

- Phân chia khu vực và trách nhiệm Ban chỉ đạo sẽ phân công trách nhiệm ại làm

gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi người, bộ phận, thiết lập bản

đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận tiện

- Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh

- Tiến hành thực hiện vệ sinh Trước khi làm vệ sinh, chúng ta cần xác địnhphương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả củahoạt động này Khi thực hiện vệ sinh, chúng ta nên nhớ nguyên tắc: “Vệ sinh

là Kiểm tra”

- Tiến hành cải tiến vệ sinh Luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm thời gian

vệ sinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa cácnguồn bẩn

- Đề ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh Một khẩu hiệu phổbiến trong các doanh nghiệp là ‘5 phút làm 5S mỗi ngày” sẽ giúp các hoạtđộng 5S được duy trì hàng ngày

Thực hiện Seiketsu

Khi thực hiện thường xuyên các hoat động 3S và mang lại hiệu quả lớn, đâychính là chúng ta đang thực hiện Seiketsu Để duy trì và nâng cao 5S, doanh nghiệp

có thể sử dụng một số phương pháp hữu ích sau:

Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá về các hoạt động 5S Khi thực hiện, banlãnh đạo cần phải cam kết và đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S Cũng giốngnhư các hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để cóthể đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm:

- Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S

- Sơ đồ tổ chức 5S

- Các quy định về 3S

- Tư liệu đào tạo

- Tài liệu quảng bá về 5S

- Bảng tin, bản tin 5S

- Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S

- Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S

Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các phòng ban trong công ty

Thứ ba, tạo ra phong trào thi đua giữa các doanh nghiệp về 5S

Thực hiện Shitsuke

Tiến hành Shitsuke chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tự giác củacông nhân viên trong việc thực hiện 3S Khi thực hiện 3S thường xuyên, làm 3S dầntrở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhân viên Mụctiêu cuối cùng của Shitsuke hay của cả 5S chính là đưa triết lý 5S vào trong văn hóadoanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của công ty trong các nhà cung cấp, kháchhàng và đối tác.

1.1.3.6 Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S.

Kiểm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và các thành viên trong công

ty thực hiện Kiểm soát 5S có thể thực hiện bằng cách khác nhau nhưng phổ biến làphương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và cách đánh giá theo các nộidung câu hỏi

Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên và nâng cao Để khuyếnkhích duy trì và nâng cao các hoạt động này cần có các hoạt động đánh giá Nộidung đánh giá như sau:

 Kiểm tra vệ sinh các phòng ban làm việc, sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo quyđịnh công ty

 Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ bình xét thi đua khen thường theo tháng,quý, năm

 Thiết lập kế hoạch đánh giá 5S và các cơ chế khuyến khích

 Thực hiện các cuộc đánh giá 5S định kỳ

 Phát dộng thi đua giữa các phòng/đơn vị dể nâng cao hiệu quả của chương trình

 Trao giải thuởng cho các nhóm, cá nhân có đóng góp tích cực

 Tổ chức các đoàn tham quan, chia sẻ kinh nghiệm với các đơn vị Thực hànhtốt 5S khác

 Tổ chức thi đua với các đơn vị áp dụng 5S khác dể duy trì chương trình

1.1.3.7 Đưa ra các hoạt động cải tiến phong trào 5S

Hoạt động cải tiến phong trào 5S được thực hiện dựa trên sự cải tiến các tiêuchuẩn và cách thức thực hiện Khi đã thực hiện 5S tốt rồi làm cách nào để có thể tốthơn nữa Thực hiện cải tiến 5S có thể theo quy trình của vòng tròn Deming

Một quy trình gồm 7 bước

1 Lựa chọn chủ đề

2 Thấu hiểu tình trạng hiện tại

3 Phân tích tình trạng hiện tại

Nguồn: Quản lý chất lượng của Bùi Nguyên Hùng và Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Sau khi đánh giá việc thực hiện 5S tại công ty, công ty cần cải tiến việc thựchiện 5S để hoạt động 5S tại công ty ngày càng tốt hơn nữa Sử dụng vòng tròn

KẾ HOẠCH (P)

THỰC HIỆN (D)

KIỂM TRA (C)

HÀNH ĐỘNG (A)

PDCA là một trong những cách có thể giúp công ty cải tiến phong trào 5S Khi sửdụng vòng tròn, điều đầu tiên là các công ty cần xác định được mục tiêu, chính sách5S cần thực hiện và các nhiệm vụ phải được lượng hóa bằng một con số và chỉ tiêu

cụ thể Sau khi xác định được mục tiêu chính sách, công ty cần tổ chức các bướcthực hiện 5S Tuy nhiên khi thực hiện các bước 5S thì công ty luôn phải cải tiến, đổimới và cập nhập các quy chế, quy định mới, học hỏi kinh nghiệm của các công ty

đã và đang thành công khi thực hiện 5S Công việc tiếp theo không thể thiếu là côngtác kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện 5S Nhằm phát hiện những sai sót từ đó tìm

ra nguyên nhân và có các tác động điều chỉnh Sau đó tiếp tục cải tiến những vấn đềchưa thực hiện tốt Vòng tròn PDCA liên tục cải tiến khoongc ó điểm dừng giúpcho việc thực hiện 5S ngày càng hoàn thiện và tốt hơn nữa

1.1.4 Điều kiện cần thiết để thực hiện 5S thành công

 Điều kiện cần để thực hiện 5S thành công

 Ban lãnh đạo ủng hộ và hỗ trợ: Điều kiện kiên quyết cho sự thành công khithực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành cácnhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

 Bắt đầu thực hiện bằng đào tạo, huấn luyện: Đào tạo cho mọi người nhậnthức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện làkhởi nguồn của chương trình Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọingười sẽ tự giác tham gia và chủ động trong mọi hoạt động 5S

 Mọi người tham gia thực hiện mà không cần giám sát: Bí quyết thành côngkhi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham giacủa mọi người Khi mọi người tự giác tham gia tức là 5S lúc đó có thể đi đếnmọi ngõ ngách của công ty Mọi người sẽ tự giác thực hiện và kiểm tra nhautrong việc thực hiện 5S tạo không khí làm việc thoải mái và hiệu quả

 Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp

đi lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản

lý Trong công việc sàng lọc, sắp xếp, sach sẽ bao giờ cũng vậy khi đã tốt rồibằng những phương pháp tốt hơn sẽ tạo ra kết quả tốt hơn Không thể nóimôi trường của tôi là hoàn hảo không thể tốt hơn nữa Chính vì thế đổi mới

và cải tiến luôn đưa chúng ta đến một trạng thái tốt hơn

 Điểu kiện đủ để thực hiện 5S thành công

Thực hiện đầy đủ các bước khi thực hiện 5S:

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Phát động chương trình 5S

Bước 3: Tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Tiến hàng sàng lọc ban đầu

Bước 5: Duy trì sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ

Bước 6: Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S

Bước 7: Đưa ra các hoạt động cải tiến phong trào 5S

1.2 KINH NGHIỆM THỰC HÀNH 5S

1.2.1 Công ty cổ phần Hanel xốp nhựa

Công ty cổ phần Hanel xốp nhựa được thành lập năm 1994 với các sản phẩmchủ yếu là xốp, nhựa cung cấp cho các nhà sản xuất lớn khác như Canon, Samsung,Panasonic, Vietnamairline, LG, Yamaha,… Công ty Hanel xốp nhựa bắt đầu ápdụng 5S từ năm 2009, 15 năm sau khi thành lập Với nhiều khách hàng Nhật Bản,Hanel xốp nhựa đã được các khách hàng này giới thiệu với JICA và trung tâm hỗtrợ SMES, đây chính là thời điểm công ty bắt đầu tìm hiểu và học tập triển khai 5S

Bắt đầu với quá trình đào tạo từ trên xuống dưới, lãnh đạo doanh nghiệpchính là những người đầu tiên hiểu rõ về lợi ích cũng như cách thức áp dụng 5S.Với sự hỗ trợ của chuyên viên đến từ trung tâm hỗ trợ SMES và tình nguyện viênJICA , công ty đã tổ chức các chương trình đào tạo về 5S cho toàn thể nhân viên

Hình 1.5: Kết quả của quá trình đào tạo 5S tại công ty Hanel xốp nhựa cuối

năm 2009

Kết quả thay đổi nhận thức 5S của người

lao động trong công ty

Nguồn: Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện 5S tại khối văn phòng

Đến cuối năm 2009 – năm đầu tiên triển khai 5S, Hanel cơ bản đã thực hiện3S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ và duy trì khá ổn định nhưng còn một số vấn đề tồntại trong việc triển khai 5S như ý thức của nhân viên chưa tự giác, chưa chủ độngthực hiện, một số bộ phận không nằm trong guồng quay của quá trình triển khai Dovậy, việc tiếp tục cải tiến trong quá trình thực hiện 5S luôn được ban lãnh đạo chú ý

và khuyến khích toàn bộ nhân viên trong công ty trong những năm tiếp theo Chỉsau 1 năm thực hiện, hiệu quả của 5S được ghi nhận tương đối tích cực, chi tiết tạibảng sau

Bảng 1.2: Đánh giá ảnh hưởng của 5S đến các hoạt động của DN sau 2009 tại

công ty Hanel xốp nhựa

ST

Đánh giá Khôn

g thay đổi

Thay đổi không đáng kể

Tốt hơn Rất tốt

1 Đánh giá ảnh hưởng của 5S đến

tinh thần làm việc % %

6 Đánh giá ảnh hưởng của 5S đến

môi trường xung quanh 0.00% 8.33%

56.25

%

35.42

%

Nguồn: Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện 5S năm 2009, công ty Hanel xốp nhựa

Chỉ sau năm đầu tiên triển khai, có thể nói công việc đào tạo và triển khai ápdụng 5S tại Hanel xốp nhựa rất thành công khi cả 6 yếu tố quan trọng phản ánh hiệuquả sản xuất của doanh nghiệp đều được cải thiện đồng thời phản ánh sự tham giacủa toàn thể doanh nghiệp Bên cạnh đó, công ty thường xuyên thực hiện báo cáotổng kết 5S theo từng tháng để đánh giá việc áp dụng tại cả bộ phận xưởng và vănphòng 5S cũng là nội dung được họp định kỳ 6 tháng 1 lần để đánh giá về quá trìnhthực hiện và kế hoạch triển khai 5S trong các tháng tiếp theo Đồng thời, các hoạtđộng 5S được áp dụng cùng với triết lý kaizen và phương pháp hiển thị trực quan đãlàm tăng thêm hiệu quả, giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí về thời gian theo dõicông việc cũng như phát triển tinh thần luôn luôn cải tiến để tự hoàn thiện, phù hợpvới sự thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng

Hình 1.6: Trực quan hóa tại công ty Hanel xốp nhựa

Nguồn: Công ty Hanel xốp nhựa

Hình 1.7: So sánh trước và sau khi áp dụng 5S tại công ty Hanel xốp nhựa

Nguồn: Công ty Hanel xốp nhựa

Hanel xốp nhựa là một doanh nghiệp khá điển hình trong chương trình “Tăngcường năng lực cho ngành công nghiệp hỗ trợ Việt Nam” đã áp dụng thành công3S/5S, bên cạnh đó, công ty cũng đang nỗ lực duy trì 3S và thực hiện S4, S5 nhằmđạt được hiệu quả cao nhất cũng như kết hợp với các phương pháp sản xuất khác,liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng kinh doanh.

Sản phẩm chủ yếu của công ty là chi tiết trong xe gắn máy, xe hơi, máy giặt,

tủ lạnh, loa điện tủ, xe trượt tuyết … cung cấp cho các công ty Nhật Bản, HànQuốc, Canada, như Honda, Yamaha, Suzuki, LC, Sony, Sanyo,

TMIC là một trong số các công ty Việt Nam được tổ chức JICA chọn và hỗ trợthực hiện 5S và là công ty được JICA đánh giá áp dụng 5S khá tốt và thành công.

Với khẩu hiệu đưa ra:

“5S là nền tảng của năng suất – chất lượng”

Và xác định mục tiêu:

“Tìm thất thoát và cải thiện để nâng cao năng suất lên gấp hai lần hiện tại”

Kế hoạch xây dựng 5S qua 5 giai đoạn đã giúp công ty đạt được những thànhtích đáng kể như:

- Số lượng công nhân: giảm khoảng 33%

- Chi phí nguyên liệu: giảm khoảng 28%

- Tỷ lệ hàng hư hỏng: giảm khoảng 705

- Thời gian sự cố máy móc: giảm từ 5% xuống còn dưới 1%/ tháng

- Doanh thu tăng khoảng 37 – 42% liên tục từ năm 2011 đến nay

1.2.3 Công ty TNHH cơ khí chính xác, dịch vụ và thương mại Việt Nam (VPMS)

Được thành lập ngày 11 tháng 2 năm 2010, VPMS là công ty chuyên sản xuấtcác loại khuôn ép nhựa, khuôn đúc nhôm, khuôn dập, chế tạo máy công nghiệp và đồ

gá các loại Trước khi thành lập, giám đốc và một số nhân viên công ty đã làm việctại một số công ty liên doanh với Nhật Nhờ kinh nghiệm làm việc lâu năm đó, giámđốc và các nhân viên chủ chốt của VPMS đã biết đến phương pháp 5S và cách ápdụng nó trong công việc Bắt đầu triển khai từ năm 2011, đến nay VPMS áp dụng 5Sđược 5 năm tuy nhiên những hiệu quả thu được vẫn còn hạn chế

Bằng cách tự tìm tòi và áp dụng, VPMS đã thành thành lập ban 5S của doanhnghiệp với nhiệm vụ tuyển truyền phổ biến các nội dung về 5S, triển khai các hoạtđộng 5S Tuy nhiên do thiếu sự đầu tư cả về kiến thức và đào tạo 5S cũng nhưkhông có sự tham gia của toàn bộ công nhân viên nên việc thực hiện 5S còn rất hạnchế Tỷ lệ số lượng nhân viên biết về việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp là 100%nhờ bảng thông tin trực quan về 5S tại nhà xưởng, nhưng số lượng hiểu và chấphành 5S lại chiếm tỷ lệ rất nhỏ, chủ yếu vẫn là lãnh đạo

Hình 1.8: Một số hình ảnh về 5S tại công ty VPMS

Nguồn: Công ty VPMS

VPMS đã thành lập ban 5S ngay từ khi bắt đầu triển khai tuy nhiên do nhânlực giới hạn nên chỉ có một thành viên Mặc dù đã có khẩu hiệu tuyên truyền về 5S,các giá để dụng cụ, phân loại khu vực để hàng, tủ đồ cá nhân cho nhân viên và cácbản hướng dẫn trực quan về công việc nhưng do công tác 5S không được duy trìthường xuyên và thực hiện qua loa Bước đầu tiên để thực hiện triển khai tốt 5S làquá trình đào tạo, tuyên truyền đến toàn bộ nhân viên và những người quản lý hiểu

rõ vai trò của 5S thì tại VPMS giai đoạn này gần như bị bỏ qua Tại đây, chỉ có lãnhđạo cấp cao và bộ phận phụ trách hiểu và triển khai áp dụng dựa theo kinh nghiệmlàm việc bản thân, do đó, hạn chế trong khâu đào tạo đã khiến cho việc thực hiện 5Stại DN không nhận được sự hưởng ứng và tham gia của toàn thể nhân viên- mộttrong những tiêu chí cần thiết để áp dụng và duy trì thành công 5S

Hình 1.9: Hình ảnh về 5S chưa tốt tại công ty VPMS

Nguồn: Công ty VPMS

Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn chưa xây dựng được bản tiêu chuẩn kiểm tratheo điều kiện doanh nghiệp, chưa có kế hoạch cũng như phân công người kiểm tra

5S thường xuyên khiến việc đánh giá, cải tiến các hoạt động cơ bản của 5S như sắpxếp dụng cụ, vật dụng hợp lý, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc Do đó, có thể nói việcthực hiện 5S tại VPMS chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo doanhnghiệp dẫn đến triển khai phương pháp này chưa triệt để và do đó chưa đem lại hiệuquả là cắt giảm các loại lãng phí khi sản xuất.

Có thể nói, tại VPMS, ban lãnh đạo doanh nghiệp đã ý thức được tính hiệuquả mà 5S có thể mang lại cho doanh nghiệp và đã có những bước đầu về chiếnlược thực hiện 5S, tuy nhiên do sự hạn chế về nguồn lực con người và chưa có sựquyết tâm cao để thực hiện nên chu trình 5S bị thiếu ngay trong bước chuẩn bị và

bỏ qua khâu đào tạo Thiếu sự cam kết và quyết tâm thực hiện của ban lãnh đạochính là thiếu đi động lực và nhân tố quan trọng nhất, nên việc thực hiện 5S tạiVPMS gần như chưa được thực hiện

1.2.4 Bài học kinh nghiệm đối với các doanh nghiệp

- Nhờ các tổ chức, các chuyên gia như JICA, SMES, Viện năng suất chất

lượng quốc gia, … có kinh nghiệm trong việc triển khai và thực hiện 5S đểgiúp các doanh nghiệp trong việc tiến hành 5S từ khâu chuẩn bị cho đếnkhau đánh giá, cải tiến 5S từ đó giúp doanh nghiệp làm đúng ngay từ đầu.Tránh việc bỏ sót hay thực hiện không nghiêm túc các bước tiên đề, nền tảngcủa 5S

- Các doanh nghiệp khi áp dụng 5S cần áp dụng đầy đủ các bước không nên

bỏ sót hay áp dụng qua loa các bước trong thực hiện 5S Việc thực hiện qualoa hay không thực hiện đều không thể giúp doanh nghiệp triển khai 5Sthành công

- Khi áp dụng 5S không nên áp dụng một cách máy móc theo 5S của nguời

Nhật để tránh gậy ông đập lưng ông Mà khi công ty thực hiện 5S cần đánhgiá thực trạng của công ty để từ đó có cách áp dụng phù hợp đem lại hiểuquả tốt nhất khi thực hiện 5S

- Sự tham gia của những người lãnh đạo là một trong những điểu kiện quan

trong giúp cho việc thực hiện 5S diễn ra thành công Lãnh đạo là những

người đứng đầu công ty, chính vì vậy họ cần là những người tiên phong thựchiện 5S làm gương cho các nhân viên trong công ty.

- Thực hiện tốt công tác tuyên truyền, giáo dục toàn bộ các nhân viên trong công

ty để mọi thành viên trong công ty đều hiểu rõ về 5S, vai trò của 5S, lợi ích mà5S đem lại để từ đó các nhân viên có thái độ, ý thức đúng đắn khi thực hiện 5S.Đồng thời thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, chia sẻ về 5S cho toàn bộthành viên trong công ty để các thành viên trong công ty cùng nhau nêu ra các ýkiến góp phần cải tiến việc thực hiện 5S ngày càng tốt hơn nữa

- Cần duy trì, kiên trì áp dụng 5S Không ít các doanh nghiệp áp dụng thành

công 5S ngay từ khi bắt đầu áp dụng tuy nhiên họ lại thất bại ngay sau đó vìkhông duy trì thực hiện 5S 5S để áp dụng thành công cần áp dụng lâu dài cứkhông chỉ thực hiện có tính thời điểm 5S cần duy trì áp dụng thì mọi thànhviên mới thực sự thấy được tất cả lợi ích mà 5S mang lại cho doanh nghiệp

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá và cải tiến 5S: Đánh giá 5S giúp cho doanh

nghiệp có thể nhận ra được những hạn chế tồn tại mà doanh nghiệp còn đanggặp phải từ đó tìm ra các nguyên nhân dẫn và tìm cách khắc phục, cải tiến.Liên tục cải tiến, cải tiến sẽ giúp cho việc áp dụng 5S thành công hơn nữa

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Nghiên cứu các lý luận về 5S bao gồm khái niệm, vai trò cũng như các bướctriển khai 5S và điều kiện áp dụng thành công 5S làm cơ sở để nghiên cứu Nắm rõđược các khái niệm của 5S để tạo nền tảng cơ bản cho việc nghiên cứu từ đó tìm rađược vai trò cũng như các điều kiện áp dụng thành công 5S có vai trò vô cùng quantrọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 5S tạo ra cho doanh nghiệpmôi trường làm việc hiệu quả, tích cực giúp tăng năng suất lao động, nâng cao chấtlượng sản phẩm, giảm thiểu các bước, các hoạt động không cần thiết trong hoạtđộng của doanh nghiệp từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.Đồng thời nắm rõ được các bước, quy trình áp dụng 5S tại doanh nghiệp giúp cácdoanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thực hiện việc áp dụng 5S vào doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ & CNC VIỆT NAM (CNC VINA)

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀ CNC VIỆT NAM

2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển

 Năm 2007

Ngày 22/01/2007 thành lập Công ty Cổ phần Ứng dụng Công nghệ và CNCMạnh Quang

Địa chỉ tại: Cầu Tó, Kim Giang, Thanh Trì, Hà Nội

Mã số doanh nghiệp: 0102153076 theo giấy chứng nhận ĐKKD do Sở Kếhoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp

Cổ đông sáng lập:

1 Công ty Cổ phần Xây dựng Công Trình Ngầm

2 Công ty Cổ phần Vinavico

3 Ông Nguyễn Thanh Hoàn

4 Ông Hà Thanh Hải

5 Ông Mai Hồng Bàng

Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/03/2007 với lĩnh vực hoạt độngchính: Sản xuất, mua bán, gia công, chế tạo máy móc thiết bị dùng trong ngànhcông nghiệp phụ trợ

 Năm 2008

Đổi tên công ty thành Công ty Cổ phần Ứng dụng Công Nghệ và CNC ViệtNam (CNC-VINA JSC.) và chuyển nhà máy về địa chỉ: Số 4, lô 8 Cụm Côngnghiệp Vừa và Nhỏ Từ Liêm, Hà Nội

 Năm 2009

Nhãn hiệu logo của Công ty CNC-VINA được Cục Sở hữu Trí tuệ Bộ Khoahọc Công nghệ Việt Nam chính thức cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu ngày15/06/2009 Mở rộng diện tích văn phòng làm việc và xưởng sản xuất để đáp ứngnhu cầu sản xuất ngày một gia tăng từ các khách hàng là các liên doanh đến từ NhậtBản: Yamaha, Panasonic, MAP, Yamazen, Sumitomo…

Sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm từ việc chế tạo máy đơn chiếc, năm

2011 Công ty đã chế tạo thành công các dây chuyền sản xuất tự động hóa lớn như:Dây chuyền tự động lắp ráp loa điện thoại (SK auto line, SEMI auto line), Hệ thốngtích hợp robot tự động cấp chi tiết máy in (MSD100T, MSD400T)

Tháng 10/2011 công ty đã nghiên cứu và chế tạo thành công Robot 3 trụcứng dụng trong ngành công nghiệp điện tử, đánh dấu sự trưởng thành và khả nănglàm chủ công nghệ của CNC-VINA

 Năm 2012

Ngày 1/3/2012 Công ty đã tổ chức lễ kỷ niệm 5 năm thành lập, đánh dấu mộtchặng đường xây dựng và phát triển Sau 5 năm CNC-VINA đã gặt hái được nhữngthành công nhất định, khẳng định được thương hiệu, chất lượng sản phẩm đối vớicác khách hàng là những nhà đâu tư nước ngoài tại Việt Nam Từ năm đầu tiênthành lập chỉ từ 2-3 khách hàng, số khách hàng của công ty sau 5 năm đã tăng lêngấp 20 lần, doanh thu đã tăng gấp 15 lần so với năm đầu tiên mới thành lập

Từ chỗ chỉ sản xuất các sản phẩm đơn chiếc, CNC-VINA đã không ngừng nỗlực, học hỏi, phát triển nguồn nhân lực, ứng dụng các công nghệ mới nhất để sảnxuất ra các sản phẩm là các dây chuyền tự động hóa sử dụng trong ngành côngnghiệp điện tử, ô tô, xe máy và công nghiệp phụ trợ khác Năm 2012 cũng là nămđánh dấu thành công của CNC-VINA khi nghiên cứu và phát triển công nghệ xử lýhình ảnh tích hợp với robot công nghiệp.

và làm khô bằng chân không…

Với mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng lựcsản xuất chế tạo, Công ty đã tăng cường đầu tư phòng sơn theo tiêu chuẩn Châu Âu,

hệ thống barcode… và triển khai áp dụng thành công phương pháp sản xuất tinhgọn Lean

Năm 2013, Công ty đã xuất khẩu máy theo đơn đặt hàng đầu tiên sangIndonexia, khẳng định vị thế của CNC-VINA trong lĩnh vực chế tạo máy không chỉphục vụ thị trường trong nước mà còn có khả năng xuất khẩu

Năm 2013, Công ty cũng chú trọng đào tạo phát triển nguồn nhân lực với hàngloạt các khóa đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng quản lý… thông qua các tổ chức củaNhật Bản như: Jica, Hirayama, phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam -VCCI Tổng kết năm, Công ty đã hoàn thành 104% sản lượng kế hoạch đề ra

 Năm 2014

CNC-VINA đầu tư 02 máy gia công mới 100%: Trung tâm gia công đứngCNC của hãng DMG-MORISEIKI (Model: DMF-260/11) và máy cắt tia nước củahãng Bystronic, Thụy Sỹ (Model: ByJet Smart 3015)

Tiếp tục xuất khẩu máy sang chi nhánh của Tập đoàn Nhật tại Indonesia vàxúc tiến thị trường xuất khẩu máy sang Ấn Độ, Philipin… trong năm tới

Thành lập Công ty con: Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuậtCNC-VINA (CNC-VINA ST).

Lập Văn phòng đại diện của CNC-VINA tại tỉnh Bình Dương

CNC-VINA là doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên được Trung tâm Năng suấtViệt Nam cấp giấy chứng nhận “Doanh nghiệp thực hành tốt Lean”

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Ngay từ khi thành lập, CNC-VINA đã định hướng phát triển công nghiệp cơkhí chế tạo máy Việt Nam bằng con người Việt Nam CNC-VINA phấn đấu tối đahóa khả năng thiết kế và chế tạo các sản phẩm máy và thiết bị có hàm lượng kỹthuật và chất xám cao phục vụ cho các nhà máy công nghiệp tại Việt Nam Để trởthành người đi tiên phong trong lĩnh vực thiết bị phụ trợ công nghiệp tại Việt Namchúng tôi luôn kiên định với đường lối phát triển:

• Áp dụng trí tuệ của người Việt để mang lại "Sự hài lòng tuyệt đối chokhách hàng"

• Luôn luôn đi đầu trong lĩnh vực áp dụng ý tưởng mới nhất, công nghệ mớinhất để cải tiến liên tục sản phẩm

• Xây dựng một đội ngũ nhân viên thực sự là những người có năng lực vàlàm chủ công việc, làm chủ công ty Xây dựng cuộc sống tốt đẹp hơn chocác nhân viên làm việc tại công ty

• Vì một mục tiêu “Phát triển của cộng đồng” góp phần nhỏ bé vào sự pháttriển nền công nghiệp của nước nhà

• Phát triển công ty ngày càng lớn mạnh và bền vững trong lĩnh vực ứngdụng công nghệ và chế tạo máy