Giảm lãng phí do chờ đợi
Lãng phí do chờ đợi là loại lãng phí thường xuyên xảy ra nhất, dễ nhận thấy nhất nhưng không phải ai cũng khắc phục được và đôi khi nó còn mang đến cho người phải chờ đợi cảm giác bức bối, khó chịu.
- Lãng phí dễ nhận thấy nhất là lãng phí thời gian chờ đợi ở mỗi buổi họp khi giờ bắt đầu và kết thúc không đúng giờ. Tại CNC – VINA các buổi họp định kỳ diễn ra vào 9 giờ sáng ngày thứ hai hàng tuần. Mỗi nhân viên trong công ty đều có ý thức trách nhiệm về việc đúng giờ. Cứ 9 giờ sáng thứ hai đầu tuần các nhân viên tự giác đi lên phòng họp tham gia buổi họp và các trưởng bộ phận phải chuẩn bị bài báo cáo của mình trước toàn thể công ty.
- Chờ đợi để một quyết định được thông qua hay chấp nhận: Hầu hết các yêu cầu của các phòng ban đều phải được sự thông qua của phó giám đốc hoặc
66
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
giám đốc công ty tùy thuộc vào quyền hạn của mỗi thành viên ban giám đốc mà họ được ra các quyết định khác nhau. Công ty CNC – VINA là công ty chuyên sản xuất các linh kiện, thiết bị phụ trợ chính vì vậy các quyết định sản xuất phụ thuộc và yêu cầu của khách hàng, sau đó phải được sự thống nhất của các phòng ban có liên quan. Ví dụ như lệnh sản xuất có sự thay đổi về ngày giao hàng thì các bộ phận có liên quan như phòng quản lý sản xuất, phòng lắp ráp, phòng quản lý chất lượng phải ngồi họp bàn với nhau thống nhất ngày giao hàng mới và phải thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng. - Chờ đợi để lấy được các linh kiện, tài liệu, công cụ dụng cụ từ các bộ phận
khác: Tại CNC – VINA các bộ phận tự quản lý các công cụ dụng cụ, thiết bị thuộc bộ phận của mình. Khi các bộ phận cần thêm bất cứ các thiết bị, công cụ dụng cụ nào đều phải gửi giấy yêu cầu mua hàng cho bên hành chính nhân sự từ đó họ sẽ sắp xếp điều phối việc mua bán các vận dụng cần thiết cho các bộ phận khác trong công ty.
- Thứ tự các công việc được sắp xếp hợp lý giúp giảm thời gian chờ đợi. Khi có đơn đặt hàng từ bộ phận marketing sau đó chuyển sang cho các bộ phận thiết kế cơ, thiết kế điện sau đó các bản vẽ được tổng hợp chuyển về bộ phận quản lý sản xuất. Bộ phận quản lý sản xuất sẽ có trách nhiệm kiểm tra lại các bản vẽ, lập lệnh sản xuất và chuyển xuống cho các bộ phận trong khối sản xuất. Khi sản phẩm được hoàn thiện sẽ được kiểm ttra tại bộ phận quản lý chất lượng trước khi đem giao cho khách hàng.
- Chờ đợi sửa chữa máy tính, điện thoại, máy in, máy photo, máy móc thiết bị khác, … Đây là các lãng phí do điều kiện khách hàng các thiết bị bị hỏng. Tuy nhiên công ty CNC – VINA khắc phục lãng phí này bằng việc luôn có nhân viên sửa chữa máy tính, điện thoại túc trực trong giờ làm việc tại công ty.
Giảm lãng phí do sai lỗi
- Sửa tài liệu, giấy tờ, báo cáo: Loại lãng phí này thường xảy ra chủ yếu ở khối văn phòng, dễ nhận thấy nhất là việc in/ photo hỏng tài liệu rồi phải in/ photo lại. Nguyên nhân chủ yếu là do thông tin về công việc không đầy đủ, dẫn đến việc làm sai, phải làm lại hay một phần do kỹ thuật in/ photo của nhân viên còn kém. Tại CNC – VINA mọi giấy tờ tài liệu bản vẽ đều được kiểm tra cẩn
67
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
thận trước khi in/photo ra. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi việc các bản vẽ bị sai chi tiết hay các thông số trong bản vẽ không đúng. Để tiếp tục sử dụng các bản vẽ mà không cần photo hay in lại thì các nhân viên thực hiện bằng cách dùng bút nhớ dòng với các màu sắc khác nhau đã được quy định tô lên những chi tiết, thông số sai cần điều chỉnh để các bộ phận khi tiếp nhận các bản vẽ đều có thể biết và chỉnh sửa lại cho chuẩn.
- Lãng phí do lỗi sai ghi trên hóa đơn: loại lãng phí này chỉ xảy ra ở phòng kế toán. Các nhân viên phòng kế toán luôn kiểm tra rất kỹ càng các giấy tờ, tài liệu trước khi in hay photo.
- Lãng phí do phải đi sửa sai lỗi ở những công việc đã hoàn thành: Đây là loại lãng phí gây cảm giác buồn chán, thậm chí bực tức cho người làm nhất vì không ai muốn làm lại công việc đã làm rồi. Để tránh xảy ra lãng phí này, CNC – VINA luôn chú trong tới công tác quản lý chất lượng sản phẩm. Công ty có bộ phận chuyên quản lý chất lượng sản phẩm riêng, mỗi sản phẩm được sản xuất hoàn thiện trước khi giao cho khách hàng đều được kiểm tra chất lượng tạo phòng QC. Nếu các sản phẩm đạt chất lượng theo tiêu chuẩn và phù hợp với yêu cầu đặt hàng của khách hàng thì sẽ được bàn giao cho khách hàng. Còn nếu các sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu khi kiểm tra tại bộ phận QC sẽ được chuyển giao lại về các bộ phận sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục lỗi.
Giảm lãng phí di chuyển
- Lãng phí thời gian đi họp nhưng không cần thiết hay việc tổ chức các cuộc họp mà không chú ý tới việc di chuyển của các thành viên tham gia. Lãng phí này cũng hay xảy ra và dễ nhận thấy nhưng nó thuôc trách nhiệm của người lãnh đạo, của người tổ chức thực hiện cuộc họp, quyết định địa điểm họp và thành phần tham dự. CNC – VINA luôn có các buổi họp định kỳ vào sáng thứ hai hàng tuần tại tầng 4 của khu nhà thuộc khối văn phòng. Vị trí của phòng họp không quá xa so với các bộ phận nên thuận tiện cho việc đi lại của các nhân viên. Bên cạnh đó công ty còn có phòng họp nhỏ tại tầng 2 của khối văn phòng giúp cho các nhân viên thuận tiện hơn trong việc họp các nhóm dự án nhỏ hoặc họp bộ phận. Tại công ty luôn có một buổi họp cố định
68
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
vào sáng thứ hai ngoài ra tùy thuộc vào mức độ của các công việc, dự án khác nhau mà các bộ phận tự liên hệ và họp với nhau khi cần thiết.
- Di chuyển máy móc thiết bị hoặc tài liệu hồ sơ: các bộ phận sản xuất được sắp xếp tại cùng một khu vực nhà xưởng riêng, các phòng nối tiếp nhau nên giảm thiểu được thời gian vận chuyển các bán thành phẩm từ các bộ phận qua lại nhau.
- Đi lại quá nhiều giữa các phòng ban chỉ để giải quyết một công việc sẽ gây ra lãng phí di chuyển cho nhân viên. Việc này gây ra cho nhân viên cảm giác khó chịu, mệt mỏi. Tại CNC – VINA khi các bộ phận muốn xin chữ ký giám đốc sẽ mang tài liệu qua phòng giám đốc xin chữ ký sau đó sang phòng hành chính nhân sự để lấy dấu. Để giảm lãng phí cho việc di chuyển công ty thiết kế phòng giám đốc cùng tầng với phòng hành chính nhân sự và cách nhau một khoảng cách khá gần giúp cho việc đi lại của nhân viên thuận tiện hơn.
Lãng phí do động tác thừa
- Việc di chuyển không đáng có từ khoảng cách đến máy in, máy photo. Chính vì vậy để giảm thiểu lãng phí ngày mỗi phòng làm việc của bộ phận văn phòng đều có một máy in và máy photo giúp các nhân viện trong các phòng ban dễ dàng hơn trong việc in, photo các tài liệu cần thiết mà không phải đi ra khỏi phòng khi các máy photo, máy in được đạt tại 1 nơi chung cố định cho tất cả các phòng ban.
- Vo giấy vứt vào sọt rác: Những động tác thừa này đôi khi chỉ có người xung quanh mới nhận thấy. Tại CNC- VINA mỗi phòng luôn có ít nhất 1 thùng rác để nhân viên loại bỏ các tài liệu, giấy tờ hoặc các vật dụng không cần thiết khác. Bên cạnh đó công ty còn tận dụng giấy tờ bằng cách các tờ giấy được in 1 mặt và một mặt còn trắng sẽ được các nhân viên trong công ty gom nhặt lại để thực hiện việc tái sự dụng cho các công việc khác trong công ty. Ví dụ như: in giấy báo cắt cơm, giấy ghi các chi phí tập hợp của các bộ phận hay dùng để photo các bản vẽ dùng nội bộ trong công ty.
- Lãng phí do phải tìm các file tài liệu trong máy: Hệ thống các máy tính trong công ty được liên kết với nhau. Để đọc các tài liệu chung của công ty các thành viên phải có tài khoản đăng nhập của bản thân. Bên cạnh đó mỗi phòng ban đều có file tài liệu chung giúp cho việc tìm kiếm diễn ra dễ dàng
69
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
hơn. Các nhân viên đều phải thực hiện công việc theo các mẫu biểu và flie đã được quy định chung để giúp cho các nhân viên trong cùng bộ phận dễ dàng tìm kiếm thông tin cũng như giúp cho các trưởng bộ phận có thể quản lý kiểm soát được các công việc và tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên của mình.
Lãng phí do gia công quá mức
- Lãng phí này thể hiện lãng phí thừa. Như việc đáp ứng dịch vụ quá mức đối với một khách hàng. Khách hàng rất quan trọng đối với công ty tuy nhiên tùy vào từng đối tượng khách hàng khác nhau mà công ty đưa ra các chính sách khác nhau. Có những khách hàng có thể xin hoãn thời gian lại nhưng có những khách hàng cần thực hiện ngay trong điều kiện không thể thực hiện được hết các yêu cầu của khách hàng. Với CNC – VINA các khách hàng như Canon, Panasonic, … luôn được công ty ưu tiên vì dây là các khách hàng lâu năm của công ty.
- Lãng phí thời gian khi nhận được các email không cần thiết: Áp dụng 5S để giảm lãng phí này thì mỗi nhân viên bảo vệ hòm thư mail của mình khỏi những tin nhắn quảng cáo hay hạn chế lặp lại một công việc hay biết cách điều tiết mật độ và tần suất thực hiện một công việc hợp lý.
Lãng phí do sản xuất quá mức
- Lãng phí khi in, copy ra nhiều tài liệu hơn mức cần thiết: Khi cần in các bản vẽ thì bộ phận quản lý sản xuất chịu trách nhiệm kiểm tra và in bản vẽ gửi tới các bộ phận liên quan. Tại CNC – VINA thì mỗi bản vẽ sẽ được photo thành 4 bản: 1 bản bộ phận quản lý sản xuất lưu lại, 3 bản còn lại sẽ được chuyển tới các bộ phận sản xuất liên quan để thực hiện việc sản xuất các thiết bị, máy móc theo đúng bản vẽ đã được cung cấp.
- Lãng phí khi sản xuất quá nhiều sản phẩm: khối sản xuất sẽ sản xuất theo đơn hàng để tránh dư thừa các sản phẩm nếu sản xuất hàng loạt. Mỗi bản vẽ sẽ thể hiện số lượng chi tiết hay thiết bị cần phải sản xuất để đảm bảo các bộ phận không sản xuất thừa hay thiếu các sản phẩm.
Lãng phí do tồn kho
Tồn kho là một trong những lãng phí đáng được các công ty quan tâm đặc biệt là các công ty sản xuất như CNC –VINA. Để đảm bảo số lượng tồn kho đủ
70
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cũng như tránh tình trạng tồn kho quá lớn công ty đã thực hiện lean với dự án “Giảm tồn kho vật tư”. Dự án đã giúp giảm 16% tồn kho vật tư cho công ty. Để dự án này đạt được kết quả trên một phần là do công ty áp dụng triển khai phương pháp 5S. Việc triển khai áp dụng 5S đã giúp công ty sàng lọc các vật tư, sắp xếp lại các vật tư trong kho, luôn giữ vệ sinh kho sạch sẽ đảm bảo cho việc bảo quản lưu trữ các vật tư tại kho. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp đánh giá được số lượng, chất lượng của các vật tư nhờ vào công tác sàng lọc.