- Đối với khối văn phòng, tùy theo chức năng nhiệm vụ đặc thù công việc của từng bộ phận, từng nhân viên sẽ có tủ đựng tài liệu và giá đựng hồ sơ tài liệu riêng. Mỗi bộ phận đều có tủ đựng hồ sơ tài liệu của bộ phận mình. Ví dụ
63
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
như phòng hành chính kế toán có tủ đựng hồ sơ tài liệu về nhân sự, hành chính, các giấy tờ thủ tục liên quan đến hành chính, tủ đựng các thiết bị cần thiết phục vụ cho khối văn phòng; phòng sản xuất có tủ đựng tài liệu về các dự án đã và đang thực hiện; Bộ phận kế toán có tủ đựng tài liệu về các chứng từ, hóa đơn, tài liệu kế toán của công ty.
Hình 2.18: Trực quan tủ hồ sơ tại CNC - VINA
Nguồn: Công ty CNC - VINA
- Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ tài liệu của công ty đã được coi trọng đúng mức. Công ty đã có những quy định chung về việc lưu trữ tài liệu và hủy tài liệu khoa học và ngăn nắp giúp các nhân viên có thể dễ dàng thực hiện các công việc khi cần như tìm kiếm hồ sơ, lưu trữ hồ sơ. Tránh được tình trạng khó chịu, bực mình cũng như giảm thời gian khi tìm kiếm các tài liệu cần thiết của nhân viên. Các tủ đựng hồ sơ có kích thước như nhau và phụ hợp với kích thước tập tài liệu giúp cho việc sắp xếp dễ dàng hơn. Bên cạnh đó tùy thuộc từng bộ phận khác nhau mà được phân bố số lượng tủ phù
64
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
hợp tránh việc thiếu hoặc thừa tủ ở các bộ phận. Mỗi tủ tài liệu có 4 tầng, mỗi tầng với 1 ngăn đựng được 10 đến 12 tập tài liệu tùy theo độ dàu mỏng khác nhau của tập tài liệu. Mỗi tập tài liệu đều được đánh dấu nhãn mác để nhận biết. Trên mỗi tủ tài liệu đều được gắn nhãn mác để phân biệt tủ của các bộ phận khác nhau được thiết kế và sử dụng đồng bộ với đầu đủ thông số theo quy định chung của công ty.
- Định kỳ còn thực hiện việc sàng lọc các tủ tài liệu tránh việc một số hồ sơ quá hạn mà chưa được xử lý, làm tốn diện tích lưu trữ trong tủ. Bên cạnh đó các tập hồ sơ đều được đánh dấu và phân loại cụ thể, rõ ràng giúp cho nhân viên không phải tốn thời gian và công sức trong việc tìm kiếm.