Hoàn thiện chu trình kế toán của tập đoàn A. P. Moller Maersk mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics

Hoạt động kinh doanh của các tổ chức là các hoạt động: tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm lao động phù hợp với yêu cầu công việc, áp dụng các phươn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA SAU ĐẠI HỌC

LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ

HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN

CỦA TẬP ĐOÀN A.P MOLLER MAERSK –MẢNG

HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA

PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ MAERSK LOGISTICS

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Mã số : 60.34.30

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS TS PHẠM VĂN DƯỢC

HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN

Lớp cao học kế toán, khóa 15

TP HỒ CHÍ MINH

NĂM 2009

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA SAU ĐẠI HỌC

LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ

HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN

CỦA TẬP ĐOÀN A.P MOLLER MAERSK – MẢNG HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA

PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ - MAERSK

LOGISTICS

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS TS PHẠM VĂN DƯỢC

HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN

Lớp cao học kế toán, khóa 15

TP HỒ CHÍ MINH NĂM 2009

Phần mở đầu

Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của các tổ chức kinh tế (tổ chức), hệ thống thông tin kế toán nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng Nó là nền tảng vững chắc để lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định kinh

tế của người quản trị Nó giúp người quản trị kiểm soát tốt các rũi ro tiềm tàng, rũi ro kiểm soát và rũi ro phát hiện tồn tại trong tổ chức Từ đó, có thể phát huy tối đa hiệu quả quản lý của người quản trị đến từng mảng hoạt động cụ thể của

tổ chức

Mục đích của đề tài

Nghiên cứu lý thuyết các chu trình cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán Đồng thời kiểm nghiệm tính thực tế của nó bằng cách mô tả thực trạng ứng dụng các chu trình này để từ đó chỉ ra các ưu điểm, khuyết điểm của các chu trình, làm căn cứ đề ra các giải pháp khắc khục những nhược điểm của hệ thống, đồng thời phát huy tối đa ưu điểm của các chu trình nhằm hoàn thiện các chu trình cơ bản này

Đối tượng của đề tài

Đề tài này nghiên cứu việc ứng dụng các chu trình kế toán cơ bản cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán cho mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics của các tập đoàn A.P.Moller Maersk

Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài nghiên cứu giới hạn chỉ trong mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics

Ý nghĩa khoa học và thực tiển của đề tài nghiên cứu

Bất cứ sự vật hiện tượng nào cũng phải trải qua bốn quá trình: phát sinh, phát triển, tồn tại và suy vong Để không đi đến kết cục suy vong, thì các tổ chức phải luôn đổi mới mình để kéo dài quá trình phát triển-tồn tại Việc mở rộng đầu tư, ổn định cung cấp dịch vụ hay thu hẹp sản xuất sẽ được người quản trị quyết định căn cứ vào tình hình biến động thị trường, tầm nhìn của người quản trị về hướng phát triển của tổ chức, của ngành, của nền kinh tế trong trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn Quyết định mang tính sống còn này phụ thuộc

phần lớn vào thông tin mà anh ta có được từ hệ thống thông tin kế toán của mình kết hợp với thông tin diễn biến phức tạp của tình hình thị trường thế giới

và nội địa Như vậy, việc xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán vững mạnh phục vụ cho quyết định kinh tế của người quản trị là vấn đề then chốt mang tính sống còn của các tổ chức

Cấu trúc của đề tài

Cấu trúc của đề tài bao gồm:

Phần mở đầu giới thiệu khái quát về đề tài

Chương I giới thiệu về mô hình lý thuyết ứng dụng của sáu chu trình

kế toán cơ bản hình thành nên một hệ thống thông tin kế toán mạnh mẽ, vững chắc trong việc cung cấp thông tin đầy đủ và thích hợp cho người quản trị

Chương II trình bày về thực trạng việc ứng dụng sáu qui trình kế toán này vào hoạt động kinh doanh hàng ngày của tập đoàn A.P.Moller Maersk, nhưng chỉ nghiên cứu mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế

Chương III là các kiến nghị để hoàn thiện sáu chu trình kế toán này Phần kết luận tóm tắt lại những cái mà đề tài đã đạt được, chưa đạt được và các vấn đề còn dở dang

MỤC LỤC Trang

Phần mở đầu 3

Chương 1 Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán 13

1.1 Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh 13

1.1.1 Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế: 13

1.1.2 Định nghĩa về kế toán: 13

1.1.3 Vai trò của kế toán 14

1.1.4 Khái quát các chu trình kế toán 15

1.1.4.1 Chu trình báo cáo 15

1.1.4.2 Chu trình doanh thu-phải thu 15

1.1.4.3 Chu trình chi phí-phải trả 16

1.1.4.4 Chu trình tài sản cố định, khấu hao và thanh lý 16

1.1.4.5 Chu trình tiền lương 16

1.1.4.6 Chu trình vốn hoạt động 17

1.2 Chu trình báo cáo 17

1.2.1 Khái quát chu trình Báo cáo: 17

1.2.2 Chu trình báo cáo 20

1.2.3 Các mục tiêu kiểm soát 22

1.3 Chu trình doanh thu-phải thu 23

1.3.1 Khái quát chu trình doanh thu-phải thu: 23

1.3.2 Qui trình thực hiện chu trình doanh thu-phải thu 27

1.3.3 Các mục tiêu kiểm soát 28

1.4 Chu trình chi phí-phải trả 32

1.4.1 Khái quát chu trình chi phí-phải trả: 32

1.4.2 Qui trình thực hiện chu trình chi phí-phải trả 35

1.4.3 Các mục tiêu kiểm soát: 36

1.5 Chu trình tài sản cố định 39

1.5.1 Khái quát chu trình tài sản cố định: 39

1.5.2 Qui trình thực hiện chu trình TSCĐ 41

1.5.3 Các mục tiêu kiểm soát: 43

1.6 Chu trình tiền lương 44

1.6.1 Khái quát chu trình tiền lương: 44

1.6.2 Qui trình thực hiện chu trình tiền lương 46

1.6.3 Các mục tiêu kiểm soát: 48

1.7 Chu trình vốn hoạt động 50

1.7.1 Khái quát chu trình vốn hoạt động: 50

1.7.2 Chu trình vốn hoạt động 51

1.7.3 Các mục tiêu kiểm soát: 52

Chương 2 Thực trạng chu trình kế toán ở tập đoàn A.P.Moller Maersk, phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics 55

2.1 Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk và tổ chức kinh doanh mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics 55

2.1.1 Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk: 55

2.1.2 Tổ chức hoạt động kinh doanh 56

2.1.3 Công tác kế toán 59

2.2 Thực trạng chu trình báo cáo: 59

2.2.1 Sơ đồ và miêu tả 59

2.2.2 Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 61

2.3 Thực trạng chu trình doanh thu- phải thu: 63

2.3.1 Sơ đồ và mô tả 63

2.3.2 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng 75

2.4 Chu trình chi phí-phải trả 77

2.4.1 Mô tả chu trình 77

2.4.2 Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 87

2.5 Chu trình tài sản cố định 92

2.5.1 Mô tả chu trình 92

2.5.2 Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 92

2.6 Chu trình tiền lương 94

2.6.1 Mô tả chu trình 94

2.6.2 Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 94

2.7 Chu trình vốn hoạt động 96

2.7.1 Mô tả chu trình: 96

2.7.2 Ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng: 96

Chương 3 Hoàn thiện chu trình kế toán của tập đoàn 99

3.1 Hoàn thiện chu trình báo cáo 99

3.1.1 Mục tiêu hoàn thiện 99

3.1.2 Qui trình hoàn thiện 99

3.1.3 Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá 101

3.2 Hoàn thiện chu trình doanh thu-phải thu 103

3.2.1 Mục tiêu hoàn thiện 103

3.2.2 Qui trình hoàn thiện 104

3.2.3 Kiến nghị 107

3.3 Hoàn thiện chu trình chi phí-phải trả 110

3.3.1 Mục tiêu hoàn thiện 110

3.3.2 Qui trình hoàn thiện 111

3.3.3 Kiến nghị 113

3.4 Hoàn thiện chu trình TSCĐ-khấu hao 115

3.4.1 Mục tiêu hoàn thiện 115

3.4.2 Qui trình hoàn thiện 116

3.4.3 Kiến nghị 116

3.5 Hoàn thiện chu trình tiền lương 117

3.5.1 Mục tiêu hoàn thiện 117

3.5.2 Qui trình hoàn thiện 118

3.5.3 Kiến nghị 119

3.6 Hoàn thiện chu trình vốn hoạt động 120

3.6.1 Mục tiêu hoàn thiện 120

3.6.2 Qui trình hoàn thiện 120

3.6.3 Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá 120

Những chữ viết tắt được sử dụng trong luận văn:

SAP: System Application Product in data processing: là một phần mềm kế toán,

hoạt động Dữ liệu đầu vào cho phần mềm là thông tin hoạt động, tài chính hàng ngày của tổ chức Dữ liệu này được xử lý tự động bởi các chương trình tích hợp trong SAP kết hợp với xử lý bằng tay của các cổng kiểm soát chương trình Dữ liệu đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu của người quản trị

FACT: Finance and Accounting for Container Transport: là phần mềm kế toán hoạt

động SAP viết riêng cho tập đoàn A.P.Moller Maersk

HFM: Hiperion Financial Management: là hệ thống quản trị tài chính cao cấp của

Tập đoàn A.P.Moller Maersk Được viết trên nền web nên có thể dễ dàng hợp nhất

số liệu trực tuyến được nhập liệu từ các tổ chức ở các nước thành viên

MSO: Master Sale Order: Đơn bán hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng

các chi tiết liên quan đến việc bán hàng như tên khách hàng, mã khách hàng, số lượng hàng hóa, đơn giá bán… MSO luôn được liên kết đến một hoặc nhiều DSO

và một hoặc nhiều PO cụ thể

DSO: Document Sale Order: Đơn bán hàng đã được quyết toán số lượng, DSO luôn

được liên kết với một MSO cụ thể

PO: Purchasing Order: Đơn mua hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng

các chi tiết liên quan đến việc mua hàng như tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, số lượng hàng hóa, đơn giá mua…PO được liên kết với MSO cụ thể

BD: Billing document: Hóa đơn trong hệ thống FACT, là căn cứ để xuất hóa đơn tài chính cho khách hàng BD luôn được liên kết đến một DSO cụ thể

GR: Good Receipt: Biên bản nhận hàng điện tử GR được tạo cho PO tương ứng khi

Mlog đã thực sự nhận được hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp

Mlog: Maersk Logistics là phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế thuộc tập đoàn A.P.Moller Maersk

IR: Invoice Receipt: Là bút toán điện tử ghi nhận vào tài khoản phải trả nhà cung

cấp và tài khoản trích trước chi phí “GR/IR clearing” căn cứ vào hóa đơn tài chính nhận được từ nhà cung cấp

PR: Purchasing Requirement: Yêu cầu mua hàng Là trung gian cho mối liên kết

giữa MSO và PO

MM posting: Ghi nhận chi phí thông qua qui trình tạo PO Khi tạo đơn đặt hàng, hệ thống ghi Nợ chi phí/Có trích trước chi phí Khi nhận hóa đơn hệ thống ghi Nợ trích trước chi phí/Có phải trả người bán

FI posting: Ghi nhận chi phí không thông qua qui trình tạo PO Dùng cho những chi phí không tính trước chính xác được như tiền điện, nước khi kỳ kế toán chưa kết thúc Công tác ghi sổ dựa vào hóa đơn thực nhận

CM1: Contribution Margin 1: Số dư đảm phí Là khoản chênh lệch giữa giá bán

(DSO) và và giá mua (PO)

GSC: Global Service Center: là một nhóm gia công đặt trụ sở tại Ấn Độ, Trung

Quốc và Malaysia thực hiện chức năng gia công cho phần việc có tính chất đơn giản, lập đi lập lại theo đúng qui trình đã định sẵn

ATR: Accounting To Reporting: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút

toán khóa sổ, đóng kỳ cuối tháng cho tất cả các nước trong vùng

RTP: Requisition To Pay: Một nhóm gia công thuộc GSC nhận những dòng dữ liệu

là các hình ảnh hóa đơn với số PO trên đó được chụp hình và gửi qua bằng hệ thống FACT Dựa vào đó, nhóm này ghi có phải trả nhà cung cấp/Nợ trích trước chi phí

PCC: Payment Control Center: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút

toán chuyển khoản cho nhà cung cấp khi các khoản phải trả này đến hạn thanh toán

MDM: Master Data Management: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện việc

tạo/sửa dữ liệu về nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, danh mục nguyên vật liệu, giá

Web Omada: Là một Website dùng để giao tiếp giữa Mlog các nước với GSC Mlog-Des: Maersk Logistics Destination: MLog ở nước nhập khNu

Mlog-Ori: Maersk Logistics Origin: MLog ở nước xuất khNu

IEL: Import Export Logistics: là một bộ phận hoạt động trong mảng hậu cần thuộc

Mlog Bộ phận này tạo ra các kết nối, các điều kiện thuận lợi để hàng hóa được tập hợp, sắp xếp có thứ tự vào container để sao cho hàng hóa từ nhà máy đến được tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất bằng những phương tiện vận chuyển hiệu quả nhất

FCR: Freight Cargo Receipt: Biên nhận đã nhận hàng từ khách hàng dùng cho bộ

phận hoạt động IEL

OCE: OCEAN: là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức quốc

tế thuộc Mlog Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường biển cho khách hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển đường biển mua được từ các hãng tàu

HBL: House Bill of Lading: Biên nhận đã nhận hàng từ khách hàng dùng cho bộ

phận OCE

MODS: Maersk Operating and Document System: Hệ thống hoạt động và lưu trữ

chứng từ dùng cho bộ phận IEL và OCE; Hệ thống được sử dụng để nhập liệu, lưu trữ và xử lý thông tin về số lượng container, ngày tàu đến, ngày tàu chạy, khách hàng Dữ liệu được tự động chuyển từ nước xuất khNu đến nước nhập khNu, hệ thống giúp giảm chi phí nhập liệu, các sai sót và nhập trùng

MORE: Hệ thống trung gian khi chuyển dữ liệu hoạt động từ MODS sang FACT

SO: Shipping Order: Đơn nhận đặt hàng từ khách hàng được cập nhật trên hệ thống

MODS/MORE

AIR: AIR FREIGHT là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức

quốc tế thuộc Mlog Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không

cho khách hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển hàng không mua được từ các hãng hàng không

TURNEL: Hệ thống hoạt động dùng cho bộ phận AIR; Các dữ liệu về số lượng container, ngày tàu đến, ngày tàu chạy, khách hàng được cập nhật ở đây Dữ liệu được tự động chuyển từ nước xuất khNu đến nước nhập khNu, hệ thống giúp giảm chi phí nhập liệu và các sai sót nhập trùng

FTE: Full Time Equivalent: Số nhân công làm việc toàn thời gian tương đương SSP: Self Service Procurement: là hệ thống mua hàng dùng cho bộ phận hành

Chương 1 Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán

1.1 Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh

1.1.1 Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế:

Các tổ chức kinh tế (tổ chức) được thành lập với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhận cho nhà đầu tư Hoạt động kinh doanh của các tổ chức là các hoạt động: tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm lao động phù hợp với yêu cầu công việc, áp dụng các phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ thường nhật của tổ chức với mục đích cuối cùng là đem về lợi nhuận cho nhà đầu tư

Tất cả các hoạt động kinh doanh của tổ chức đều được lượng hóa bằng các chỉ tiêu kinh tế Mà những chỉ tiêu kinh tế này đều được định lượng bằng chỉ tiêu

số lượng và chất lượng

Các chỉ tiêu định lượng này được đo lường giá trị bằng tiền và được kế toán ghi chép biểu hiện thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, sổ sách của

kế toán Có thể nói hoạt động kinh doanh là hoạt động kiếm tiền của tổ chức

mà kế toán thể hiện hoạt động kiếm tiền đó trên sổ sách chứng từ của tổ chức 1.1.2 Định nghĩa về kế toán:

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (1)

Ở các tập đoàn đa quốc gia ngày nay, khái niệm kế toán không đơn thuần là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong tập đoàn mà nó đã được phát triển thành một hệ thống thông tin với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí, kiểm toán hình thành nên hệ thống thông tin kế toán trong một thể thống nhất để phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà đầu tư và người quản trị tổ chức

Hệ thống: là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước (2)

(1) Luật số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003 về Luật Kế Toán

Hệ thống thông tin kế toán: gồm con người và các chính sách, các thủ tục, qui định về kế toán, tài chính và mục tiêu của hệ thống là cung cấp các thông tin thích hợp, hữu ích cho người sử dụng Hệ thống nhận các dữ liệu đầu vào, xử

lý theo các phương thức đã định trước và cho phép trích xuất các thông tin đầu

ra theo yêu cầu (3)

Một sự phối hợp chặt chẽ, có hệ thống các luồng dữ liệu, thông tin đầu vào, xử

lý dữ liệu và trích xuất thông tin đầu ra giữa các phòng ban, các bộ phận ở các chi nhánh, các quốc gia, các vùng trong tổ chức là vô cùng quan trọng Thực hiện được điều này giúp tổ chức tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong việc tránh trùng lặp trong công tác lưu trữ, xử lý thông tin; tinh gọn bộ máy của tổ chức thành một thể thống nhất; các loại báo cáo tuân thủ theo nguyên tắc có thể

so sánh được trong kế toán Từ đó giúp có những người quản trị có cái nhìn, cái hiểu thống nhất về cùng một loại thông tin, báo cáo nhận được từ nhiều địa chỉ khác nhau

1.1.3 Vai trò của kế toán

Vì mục tiêu của tổ chức là lợi nhuận cho nên các yếu tố hình thành nên lợi nhuận của tổ chức phải được theo dõi chặt chẽ Thông qua kế toán, những yếu

tố này được ghi chép, nhập liệu, tổng hợp, xử lý và trích xuất ra thành các dạng báo cáo hữu ích, thích hợp cho quyết định của người quản trị như nên mở rộng sản xuất, cung cấp dịch vụ ở đâu, với khách hàng nào, khi nào nên giao dịch với nhà cung cấp nào, sử dụng nguồn nguyên liệu gì, ở đâu Nếu không có kế toán thì hoạt động kinh doanh cho dù là đơn giản nhất cũng rất khó để theo dõi một cách tổng thể được, tổ chức khó biết được mình đã thực hiện tiến độ ngân sách, ước tính đến đâu

Kế toán trong nền kinh tế thị trường không còn đơn giản là ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh mà nó đã được phát triển thành nhiều chuyên ngành nghiên cứu (kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí ) để đáp ứng nhu cầu

sử dụng thông tin hữu ích, thích hợp của người quản lý trong tình hình cạnh tranh khốc liệt mang tính sống còn giữa các tổ chức như hiện nay

(3)

Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống Kê TP.HCM

1.1.4 Khái quát về các chu trình kế toán

Chu trình là một loạt các sự kiện xảy ra xảy ra theo thứ tự, có tính tuần hoàn lặp đi lặp lại

Chu trình kế toán là một loạt các sự kiện xảy ra theo một trình tự nhất định, có tính tuần hoàn, lặp đi lặp lại Về cơ bản, những sự kiện này là nhập liệu đầu vào, xử lý dữ liệu và cho phép trích xuất thông tin đầu ra theo yêu cầu của người sử dụng

Về cơ bản, hệ thống thông tin kế toán được thiết lập dưới dạng các chu trình kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau Dữ liệu đầu ra của các chu trình kế toán này sẽ được tổng kết lại thành các báo cáo hữu ích, thích hợp cho mục đích ra quyết định của người quản trị

Sau đây là sáu chu trình kế toán cơ bản hình thành nên hệ thống thông tin kế toán chuNn của một một tổ chức

Khái quát về mục tiêu của sáu chu trình này như sau:

1.1.4.1 Chu trình báo cáo

Mục tiêu của chu trình báo cáo là cung cấp được các báo cáo theo yêu cầu của người quản trị Báo cáo phải thể hiện một cách trung thực hợp lý tình hình hoạt động kinh doanh của kỳ báo cáo; Là cơ sở vững chắc, đáng tin cậy trong việc

ra quyết định của cấp độ điều hành tổ chức Bên cạnh các báo cáo mang tính định kỳ theo yêu cầu của các cơ quan quản lý địa phương, chu trình báo cáo còn được đòi hỏi phải cung cấp các báo cáo quản trị mang tính tức thời cho người quản lý như tiến độ thực hiện dịch vụ cho khách hàng A đến đâu? Số dư đảm phí của dịch vụ thu gom hàng lẽ của kho B đến thời điểm này là bao nhiêu? Lợi nhuận trước thuế và của hoạt động vận tải đường biển đến thời điểm này đã đạt được bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch? Tổng thể dịch vụ hậu cần ở Cambodia, Hà Nội hay TP HCM là có hiệu quả nhất?

1.1.4.2 Chu trình doanh thu-phải thu

Mục tiêu của chu trình doanh thu-phải thu là dữ liệu đầu ra từ chu trình này trên hệ thống thông tin kế toán phải thể hiện đầy đủ tất cả các giao dịch đã đủ

điều kiện ghi nhận doanh thu, phản ánh đúng tình hình phải thu khách hàng, nợ quá hạn, nợ đến hạn, đến thời điểm báo cáo Theo sát và có hành động kịp thời với các khoản phải thu quá hạn, nợ khó đòi Phản ánh đúng đối tượng doanh thu và các khoản phải thu khách hàng Bên cạnh đáp ứng nhu cầu báo cáo định kỳ, chu trình doanh thu-phải thu chuNn còn giúp ích rất nhiều cho quá trình điều chỉnh các chỉ tiêu của kế hoạch cung cấp dịch vụ hàng quí, thiết lập

và điều chỉnh các chỉ tiêu ngân sách hoạt động của những tháng sau, quí sau, năm sau Một sự theo dõi sát xao hoạt động doanh thu-phải thu từ hệ thống cho phép kế toán lập được các chỉ tiêu: tốc độ tăng doanh thu, số dư đảm phí theo sản phNm, theo mùa, theo khách hàng, sát với thực tế nhất, đây là những thông tin vô cùng thích hợp và kịp thời cho người quản trị trong các buổi đấu thầu để

có được hợp đồng với các khách hàng

1.1.4.3 Chu trình chi phí-phải trả

Mục tiêu của chu trình chi phí-phải trả là ghi đúng, đủ các khoản chi phí phát sinh trong kỳ, từ đó phản ánh đúng kết quả hoạt động kinh doanh cho bộ phận, trung tâm lợi nhận được theo dõi Thể hiện đúng nhà cung cấp với các khoản phải tương ứng và thanh toán đúng hạn góp phần làm tăng uy tín của tổ chức và đạt được các lợi ích khác như tăng số ngày và hạn mức tín dụng, được thanh toán chậm, ưu tiên sử dụng nguồn hàng trong thời kỳ khan hiếm hàng hóa 1.1.4.4 Chu trình tài sản cố định, khấu hao và thanh lý

Mục tiêu của chu trình này là hệ thống phải ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) khi đủ tiêu chuNn, lập lịch tính và trích khấu hao hợp lý Xử lý đúng qui định các trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ Một qui trình chặt chẽ sẽ cung cấp được báo cáo về hiệu suất sử dụng, hiệu quả hoạt động một cách chính xác nhất cũng như giúp tổ chức đạt được những tài sản chất lượng tốt nhất với giá thấp nhất

1.1.4.5 Chu trình tiền lương

Mục tiêu của chu trình này là tính đúng, đủ và thanh toán đúng hạn tiền lương cho công nhân viên của tổ chức Đăng ký và thực hiện các chế độ bảo hiểm xã

hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho người lao động Đáp ứng được nhu cầu về thu nhập và phúc lợi của nhân viên cũng như yêu cầu mà tổ chức đặt ra cho vị trí đó

1.1.4.6 Chu trình vốn hoạt động

Mục tiêu của chu trình này là tối ưu hóa dòng vốn hoạt động của tổ chức Tính toán, và có các hành động phù hợp để hiệu suất sử dụng vốn là cao nhất Cân đối thu chi đáp ứng nhu cầu chi tiêu cho hoạt động hàng ngày của tổ chức cũng như hoạt động chi trả phụ trội cho nhà đầu tư

1.2 Chu trình báo cáo

1.2.1 Khái quát chu trình Báo cáo:

1.2.1.1 Khái niệm về báo cáo và chu trình báo cáo

Báo cáo là những bảng biểu, số liệu, diễn giải…thể hiện thông tin về kết quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức trong kỳ báo cáo và các thông tin dự đoán cho kỳ hoạt động tiếp theo

Chu trình báo cáo là một chuỗi các sự kiện theo thứ tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại bắt đầu từ khi các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của tổ chức được ghi nhận vào các hệ thống thông tin kế toán, được xử lý cho đến khi đóng kỳ hoạt động và trích xuất ra được các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng

Chu trình báo cáo chuNn vừa phải đáp ứng yêu cầu báo cáo định kỳ cho các cơ quan quản lý tổ chức ở nước sở tại cũng như báo cáo quản trị mang tính tức thời cho người quản lý

1.2.1.2 Chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình báo cáo:

Chứng từ

Yêu cầu trích trước: được lập bởi các phòng ban có liên quan gửi

đến phòng kế toán vào cuối kỳ trước khi các thủ tục đóng kỳ được hoàn thành Thông tin trên yêu cầu trích trước này thể hiện các khoản doanh thu, các khoản

chi phí cần trích trước trong kỳ nhưng vì một lý do nào đó mà doanh thu và chi phí này chưa kịp ghi nhận trong kỳ

Bảng ghi nhớ xác nhận kết quả hoạt động kinh doanh: được lập

bởi phòng kế toán với sự xác nhận của trưởng các bộ phận hoạt động Là căn

cứ để đánh giá kết quả hoạt động của phòng, ban, theo phân khúc hoạt động, sản phNm, vùng, miền…Kết quả này được lũy kế và dùng làm căn cứ để xem xét các khoản thưởng, để cân nhắc việc thăng tiến cho nhân viên hàng kỳ, hàng quí, hàng năm

Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng: được lập bởi tổ chức và

nhà cung cấp Thể hiện giao dịch mua, bán đã hoàn thành nhưng tổ chức chưa kịp ghi nhận trong kỳ

Bảng tính chi phí khấu hao, phân bổ các khoản chi phí trả trước dài, ngắn hạn: được lập bởi phòng kế toán Là căn cứ để tiến hành ghi nhận

chi phí hàng tháng cho các bộ phận sử dụng tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC) có liên quan

Sổ phụ ngân hàng: nhận được từ ngân hàng, là căn cứ để tổ chức

ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành liên quan đến tài khoản ngân hàng

Chứng từ (biên bản, thư điện tử) yêu cầu xác nhận công nợ giữa các tổ chức thành viên: được lập bởi tổ chức phân bổ lại chi phí Chứng từ

này được gửi cho tổ chức phải gánh chịu khoản chi phí đó Là căn cứ để trích trước chi phí, ghi giảm chi phí và xác định kết quả kinh doanh của bộ phận có liên quan

Bảng lương, phiếu tính bảo hiểm xã hội (BHXH), phiếu tính bảo hiểm y tế (BHYT), phiếu tính bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): được lập bởi

phòng nhân sự và được gửi đến phòng kế toán để tiến hành ghi nhận vào sổ sách kế toán và thực hiện việc thanh toán cho nhân viên, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm

Sổ sách

Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết của tất các các tài khoản trong bảng cân đối tạm của tổ chức Khác với công tác kế toán bằng tay, kế toán bằng máy ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tập tin dữ liệu trên máy tính

Do đó, sổ sách của tổ chức tồn tại dưới dạng các tập tin máy tính

Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, cơ quan bảo hiểm: thể hiện tình hình ghi nhận và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế,

nộp bảo hiểm cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm

Ngoài ra còn có nhiều báo cáo quản trị khác như: Báo cáo nhanh tình hoạt động trong kỳ; Báo cáo định hướng phát triển thị trường; Báo cáo ước tính các kỳ còn lại trong năm và cho cả năm; Báo cáo ngân sách cho năm sau…

1.2.2 Chu trình báo cáo

1.2.2.1 Sơ đồ 1.1: Chu trình báo cáo kế toán:

1.2.2.2 Qua sơ đồ 1.1, chu trình báo cáo kế toán được thực hiện thông qua

tám bước như sau:

(1) Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, lập hợp đồng, thực hiện giao dịch và nhập liệu các giao dịch mua, bán này vào hệ thống hoạt động của tổ chức Theo các điều kiện nhất định, dữ liệu hoạt động này sẽ được chuyển sang hệ thống thông tin kế toán (2) Bộ phận nhân sự nhập liệu những sự thay đổi về nhân viên như tuyển dụng mới, sa thải, chuyển công tác, kết thúc hợp đồng, tình hình thăng tiến Cập nhật thông tin nhân viên vào hệ thống của nhân sự tương ứng với những thay đổi này như mã chi phí bộ phận mà nhân viên này đang phục vụ, các trợ cấp, phụ cấp, phúc lợi như đã cam kết trên hợp đồng… Khi đủ điều kiện, những thông tin cần thiết sẽ được đổ vào hệ thống thông tin kế toán

Tổ chức có nhu cầu nhân viên đi công tác sẽ đăng ký thông tin chuyến đi như ngày đi, ngày về, mục đích chuyến đi, chi phí ước tính cho chuyến đi vào hệ thống quản lý công tác phí để nhân viên được ứng trước tiền công tác phí, đi công tác và làm thanh toán khi về Những thông tin này cũng được đổ vào hệ thống thông tin kế toán để xử lý

(3) Căn cứ vào nhu cầu mua các văn phòng phNm, dịch vụ thuê văn phòng, thuê xe của tổ chức, phòng hành chính đăng ký những thông tin này trên hệ thống mua hàng của tổ chức Với những điều kiện xác định, những dữ liệu này cũng được đổ qua hệ thống thông tin kế toán

(4) Các khoản phải trả nhà cung cấp, phải trả nhân viên, phải nộp cho

cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, các khoản phải trả khác đến hạn sẽ được bộ phận kế toán phải trả làm thanh toán, kết quả của những hoạt động, giao dịch này cũng được ghi nhận vào hệ thống thông tin kế toán Các khoản phải thu khách hàng, các khoản phải thu từ nhân viên, các khoản phải thu khác đến hạn

sẽ được bộ phận kế toán phải thu theo dõi, thu tiền và ghi nhận tương ứng vào

hệ thống thông tin kế toán

(5) Hàng ngày, bộ phận báo cáo tổng hợp thông tin có được trên hệ thống thông tin kế toán để chắc rằng những thông tin này đã phản ánh một cách trung thực, hợp lý các giao dịch, hoạt động thực tế đã xảy ra tương ứng Từ đó, thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết để cân chỉnh

(6) Cuối tháng, bộ phận báo cáo xem xét tổng quát tình hình tài chính, hoạt động của tổ chức, làm việc với các bộ phận có liên quan để xác nhận lại kết quả kinh doanh thực sự của họ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm báo dữ liệu đã điều chỉnh trong hệ thống thông tin kế toán đến ngày cuối tháng

Hàng tuần, bộ phận kế toán báo cáo làm việc với bộ phận hoạt động

để đảm bảo tình hình hoạt động của tuần đã được ghi nhận càng đầy đủ so với thực tế càng tốt Đồng thời, bộ phận báo cáo cũng làm việc với các bộ phận có liên quan như phòng nhân sự, phòng hành chính để đảm bảo tối thiểu hóa các điều chỉnh vào cuối tháng

Hàng tháng, trước khi đóng kỳ hoạt động, phòng báo cáo làm việc với các bộ phận hoạt động để doanh thu và chi phí trong kỳ được ghi nhận đúng với những gì bộ phận đã đạt được trong thực tế Làm việc với phòng nhân

sự, phòng hành chánh để các định phí như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí nhân viên, chi phí từ phòng máy tính được ghi nhận đầy đủ và đúng đắn

Sau khi đóng kỳ hoạt động, phòng báo cáo chuyển tình hình tài chính, hoạt động của kỳ lên hệ thống báo quản trị tài chính cao cấp của tổ chức Đồng thời trích xuất được các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý địa phương và thực hiện việc đệ trình báo cáo đúng hạn

Xử lý dữ liệu

Bộ phận kế toán báo cáo theo sát hoạt động của các bộ phận hoạt động để đảm bảo doanh thu của hoạt động hàng ngày được ghi nhận đầy đủ Đồng thời, bộ phận báo cáo cũng phải đảm bảo chi phí tương ứng với doanh thu đó cũng được ghi nhận cùng kỳ Thực hiện bút toán trích trước chi phí, trích trước doanh thu nếu thực sự phải được ghi nhận trong kỳ nhưng do lý do nào đó mà dữ liệu này chưa được thể hiện trên báo cáo

Bên cạnh đó, bộ phận kế toán báo cáo cũng phải theo sát hoạt động của bộ phận hành chính, phòng nhân sự, phòng máy tính để đảm bảo các định phí được ghi nhận đầy đủ và đúng kỳ Thực hiện các bút toán trích trước chi phí cần thiết cho kỳ báo cáo để đảm bảo chi phí giữa các kỳ không biến động quá nhiều do ghi nhận sai kỳ

1.3 Chu trình doanh thu-phải thu

1.3.1 Khái quát chu trình doanh thu-phải thu:

1.3.1.1 Khái niệm về doanh thu và chu trình doanh thu-phải thu

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu (4)

Chu trình doanh thu-phải thu là một chuỗi các thủ tục hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau, theo trình tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thanh toán công nợ với khách hàng Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu-phải thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán và đóng khoản phải thu

(4) Chun mực số 14 - Doanh thu và thu nhập khác, Quyết định số 149/2001/QĐ – BTC

ngày 31/12/2000

1.3.1.2 Chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng trong chu trình danh thu-phải

thu

Chứng từ:

Đơn đặt hàng của khách hàng: Do người mua lập và gửi cho tổ

chức Những thông tin cơ bản trên đơn đặt hàng này bao gồm: Mã số hàng hóa, tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng, các điều kiện về bảo hiểm hàng hóa có liên quan…

Lệnh bán hàng: Do tổ chức lập căn cứ vào đơn đặt hàng của khách

hàng Thông tin trên lệnh bán hàng là thông tin từ đơn đặt hàng của khách hàng

và số thứ tự của đơn đặt hàng đó

Phiếu đóng gói, phiếu xuất kho: Do bộ phận kho lập căn cứ vào

lệnh bán hàng được duyệt Thông tin trên phiếu xuất kho, đóng gói là thông tin trên lệnh bán hàng được duyệt và số thứ tự của lệnh bán hàng được duyệt đó

Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng: Do bộ phận giao nhận lập,

đây là cơ sở xác nhận việc nhận hàng và chấp nhận thanh toán của khách hàng Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán hàng

Hóa đơn bán hàng: Do bộ phận kế toán lập căn cứ vào việc kiểm

tra, đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng; lệnh bán hàng; phiếu đóng gói, xuất kho; phiếu vận chuyển, giao hàng Đây là những căn cứ xác lập quyền sở hữu của khách hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mà họ nhận được cũng như nghĩa vụ phải thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho tổ chức Đồng thời, đây cũng là cơ sở xác định nghĩa vụ thuế mà tổ chức phải nộp cho cơ quan nhà nước và ghi nhận doanh thu, ghi nhận phải thu khách hàng Thông tin trên hóa đơn bao gồm khách hàng; địa chỉ; mã số thuế; hàng hóa; số lượng; đơn giá; thành tiền; số thuế; phí, lệ phí phải nộp cho nhà nước; điều khoản, hình thức và chiết khấu thanh toán Hóa đơn bán hàng này phải được đánh số trước và liên tục cho mục đích kiểm soát của tổ chức và cơ quan nhà nước

Giấy báo thanh toán: do tổ chức lập để yêu cầu khách hàng thực

hiện nghĩa vụ thanh toán tiền hàng khi đến hạn, quá hạn Thông tin trên giấy

báo thanh toán là thông tin từ hóa đơn bán hàng có tham chiếu đến số hóa đơn

và thể hiện thời hạn thanh toán

Biên lai, biên nhận: do tổ chức lập để thay thế cho hóa đơn đối với

các giao dịch có giá trị thấp

Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán: đây là

những chứng từ ghi nhận việc khách hàng đã thanh toán cho tổ chức về những khoản phải thu khách hàng đã nợ tổ chức

Chứng từ ghi có, phiếu định khoản, phiếu nhập kho: đây là căn

cứ để hoạch toán việc điều chỉnh các khoản doanh thu, phải thu khách hàng trong trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, ghi sai nghiệp vụ…

Sổ sách:

Sổ tổng hợp và chi tiết các tài khoản: 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112… Trong hạch toán xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa Sau đây là minh họa về quan hệ giữa các bảng dữ liệu và các đơn vị lưu trữ bên trong chúng

Ví dụ trong bảng HangHoa chứa đựng các đơn vị (trường) lưu trữ thông tin là: MaHang, TenHang, MaNCC, MaLoai, QuiCach, DonGia; SLTonKho Trong

đó trường MaHang là tham chiếu chính cho bảng ChiTietHD; Trường MaNCC

là tham chiếu chính cho bảng NguoiBan; Trường MaLoai là tham chiếu chính cho bảng LoaiHang

Báo cáo:

Trong chu trình doanh thu-phải thu, báo cáo được phân thành 3 loại để cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan đến việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình và thông tin theo yêu cầu của người sử dụng cho quyết định điều hành của người quản trị

Báo cáo kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình: Báo cáo kiểm soát: mục

đích của loại báo cáo này là để tổng hợp những sự thay đổi trong một tập tin dữ liệu Ví dụ báo cáo tổng doanh thu bán hàng, tổng mã số hóa đơn, tổng mẫu tin…

Báo cáo xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình: Bảng kê nghiệp

vụ: liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ báo cáo của một kiểu nghiệp

vụ nào đó như liệt kê tất cả các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy báo trả tiền nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật và xử lý đầy đủ hay không

Báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng: Báo cáo đặc biệt: báo cáo công nợ

khách hàng; báo cáo phân tích tuổi nợ các khoản phải thu khách hàng; báo cáo tiền thanh toán; báo cáo phân tích bán hàng; báo cáo doanh số bán hàng của nhân viên; báo cáo thời gian giao hàng; …

1.3.2 Qui trình thực hiện chu trình doanh thu-phải thu

1.3.2.1 Sơ đồ 1.2: Chu trình kế toán doanh thu-phải thu

1.3.2.2 Qua sơ đồ 1.2, chu trình doanh thu-phải thu được thực hiện thông

qua năm bước như sau:

(1) Khách hàng liên hệ với bộ phận bán hàng của tổ chức để yêu cầu cung cấp dịch vụ, hàng hóa, thỏa thuận giá phí, điều kiện giao hàng, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán

(2) Phòng kinh doanh lập và duyệt lệnh bán hàng với các điều kiện về bán hàng trả chậm, điều kiện giao nhận… Sau đó gửi lại cho khách hàng một bản xem như là chấp nhận bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Đồng cũng gửi phòng kế toán một bản để nhập liệu và theo dõi ở hệ thống quản trị của tổ chức

(3) Sau khi lệnh bán hàng đã được duyệt thì phòng kinh doanh tiến hành đóng gói, lập giấy giao hàng và giao hàng Hàng đã được giao cùng với giấy giao hàng hình thành nên căn cứ để xác lập quyền sở hữu hàng hóa và nghĩa vụ thanh toán tiền hàng của khách hàng

(4) Bộ phận kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng, lệnh bán hàng được duyệt, giấy giao hàng để tiến hành lập hóa đơn và ghi nhận vào nhật ký mua hàng Sau đó lưu trữ những chứng từ này và gửi hóa đơn cho khách hàng Định

kỳ phòng kế toán kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng và gửi nhắc nhở thanh toán tiền hàng cho những khoản tới hạn, quá hạn đến khách hàng

(5) Khách hàng thanh toán tiền hàng khi đến hạn, phòng kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra và đóng các khoản phải thu khách hàng tương ứng 1.3.3 Các mục tiêu kiểm soát chung

1.3.3.1 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình

Kiếm soát ứng dụng là kiểm soát các rũi ro liên quan đến hệ thống xử lý bao gồm:

Rũi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu: do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Rũi ro liên quan đến quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ

Rũi ro liên quan đến báo cáo như thông tin không được phân loại, tổng hợp đúng đắn

1.3.3.2 Kiểm soát đầu vào

Mục tiêu là để ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu

để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào cơ sở dữ liệu

1.3.3.3 Kiểm soát xử lý trong chu trình

Để ngăn ngừa và phát hiện các sai sót của chương trình xử lý Chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ

1.3.3.4 Kiểm soát kết quả xử lý

Nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong kết quả xử lý Việc kiểm soát này được thực hiện bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm bằng các phương pháp: đọc sổ sách báo cáo để phát hiện các nghiệp vụ bất thường, rà soát các nghiệp vụ đã được xử lý, các chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ

Các mục tiêu kiểm soát cụ thể như sau:

Thời gian

Dữ liệu hoạt động (số đơn hàng, loại hàng, qui cách, số lượng, chất lượng ) phải được cập nhật liên tục để doanh thu và phải thu khách hàng được ghi nhận đầy đủ và đúng với kỳ đã thực hiện giao dịch với khách hàng

Các khoản trích trước doanh thu phải được theo dõi chặt chẽ và bổ sung đầy đủ điều kiện vào hệ thống để doanh thu được ghi nhận kịp thời

Các khoản phải thu mà chưa có doanh thu phải được cập nhật thường xuyên để doanh thu được ghi nhận đúng kỳ

Các khoản tiền đã thu được phải khớp với các khoản phải thu đã ghi nhận để chi hoa đồng đúng kỳ cho nhân viên kinh doanh

Tính toán, hạch toán đúng, đủ và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng đầu ra, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính đúng hạn

Xử lý dữ liệu

Nhận và hủy đơn đặt hàng phải được nhập liệu một cách chính xác Nhập liệu sai có thể dẫn đến hàng bị vận chuyển đến sai địa chỉ, xuất hóa đơn sai cho khách hàng về giá, lượng sai làm cho doanh thu-phải thu bị ghi nhận không đúng

Dữ liệu về đơn đặt hàng phải được chuyển chuyển thành dữ liệu hoạt động và ra hóa đơn một cách chính xác, đầy đủ Nếu dữ liệu từ đơn hàng không được chuyển thành dữ liệu hoạt động thì đơn hàng có thể nhận được nhưng tổ chức không cung cấp dịch vụ dẫn đến mất khách hàng Nếu dữ liệu đơn hàng không được chuyển thành dữ liệu ra hóa đơn thì dịch vụ đã cung cấp nhưng không bao giờ xuất hóa đơn cho khách hàng dẫn đến thiếu doanh thu và không thu được tiền

Xuất hóa đơn phải căn cứ vào giá và các điều khoản đã được duyệt Nếu không thì hóa đơn sẽ không chính xác, khách hàng trì hoãn trong thanh toán, ảnh hưởng không tốt đến dòng tiền của tổ chức, có thể dẫn đến các tranh chấp với khách hàng Hóa đơn bị lỗi có thể dẫn đến thông tin sai lệch trên báo cáo tài chính ở tài khoản phải thu, doanh thu và sự không thỏa mản của khách hàng

Tất cả các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng phải được ra hóa đơn Thiết lập và theo dõi hệ thống báo cáo về các đơn đặt hàng đã được thực hiện nhưng chưa xuất hóa đơn Theo dõi chặt chẽ các đơn hàng đã ghi nhận doanh thu nhưng chưa ghi nhận phải thu, tìm hiểu nguyên nhân và bổ sung điều kiện để hệ thống ghi nhận phải thu khách hàng

Hóa đơn được xuất ra phải tương ứng với một đơn hàng xác định Kiểm soát bằng cách những đơn hàng nào được đặt và ra hóa đơn thì đóng đơn hàng đó lại Những đơn hàng chưa xuất hóa đơn thì phải theo dõi chặt chẽ cho đến khi hoàn thành

Tất cả các khoản dịch vụ đã được ghi nhận phải thu thì phải ghi nhận doanh thu tương ứng và ngược lại Thiết lập và theo dõi hệ thống báo cáo các đơn hàng có phải thu nhưng chưa có doanh thu, tìm hiểu nguyên nhân và

bổ sung đủ điều kiện để hệ thống ghi nhận doanh thu

Về sự kiểm soát

Chỉ thực hiện việc bán hàng, cung cấp dịch vụ cho những đơn đặt hàng nào nằm trong hạn mức tín dụng đã được xét duyệt Nếu ngoài mức được duyệt phải có sự xét duyệt lại của người quản lý Kiểm soát bằng cách thiết lập

hệ thống cảnh báo cho các đơn đặt hàng vượt hạn mức tín dụng

Tất cả các hóa đơn được phát hành phải được ghi nhận vào hệ thống Nếu xuất hóa đơn mà không ghi nhận doanh thu sẽ dẫn đến doanh thu bị khai thiếu mặc dù đã nhận được tiền từ khách hàng Kiểm soát điểm này bằng cách thường xuyên theo dõi và bổ sung đủ điều kiện cho hệ thống đối với những đơn hàng đã ghi nhận phải thu khách hàng nhưng doanh thu chưa được ghi nhận

Tiền nhận được từ khách hàng phải được ghi nhận và xử lý chính xác và kịp thời Kiểm soát bằng cách lập và trích xuất báo các các khoản tiền nhận được từ khách hàng nhưng chưa được ghi nhận, theo dõi những khoản phải thu khách hàng đến hạn nhưng chưa nhận được tiền

Về khách hàng

Định kỳ đối chiếu công nợ với những khách hàng mà tổ chức đã cấp tín dụng Đảm bảo việc thu hồi công nợ đúng và đủ Lập, phân tích và thu hồi công nợ theo báo cáo tuổi nợ của các khoản phải thu khách hàng

Đơn đặt hàng phải được người quản lý của bộ phận duyệt với giá và các điều khoản khác của loại dịch vụ đã được cập nhật ở mục hợp đồng/báo giá trên hệ thống Kiểm soát bằng cách giới hạn nhân viên được quyền tạo, sửa, xóa các đơn đặt hàng, hợp đồng trên hệ thống Giới hạn nhân viên được quyền sửa thông tin về giá của loại dịch vụ được cung cấp

Cập nhật thường xuyên thông tin của khách hàng trong hệ thống Sai lệch do cập nhật sai hay không kịp thời có về địa chỉ, tên, mã số thuế, khoản

chiết khấu cho khách hàng, hạn mức tín dụng của khách hàng có thể dẫn đến việc giao hàng sai địa chỉ, xuất hóa đơn sai, chiết khấu sai, áp sai hạn mức tín dụng…gây tranh chấp giữa khách hàng và tổ chức, giảm uy tín, chậm thu hồi công nợ, mất khách hàng….Kiểm soát bằng cách giới hạn nhân viên được phép sữa đổi thông tin trên cơ sở dữ liệu khách hàng Những thay đổi về thông tin khách hàng phải được cập nhật chính xác, đầy đủ và nhanh chóng

1.4 Chu trình chi phí-phải trả

1.4.1 Khái quát chu trình chi phí-phải trả:

1.4.1.1 Khái niệm về chi phí và chu trình chi phí-phải trả

Chi phí: về cơ bản, tổ chức phải chi chí hai khoản cho hoạt động thường nhật là biến phí và định phí

Biến phí: là các khoản chi phí gắn liền với doanh thu hàng hóa, dịch vụ của tổ chức Một sự tăng lên về biến phí có thể hiểu là một sự tăng lên tương ứng của doanh thu Ví dụ như phí vận chuyển đường bộ, phí xếp dỡ container, phí quản

lý hàng, phí nâng hạ container

Định phí: là các khoản chi phí cố định mà tổ chức phải trả bất kể sản lượng của

kỳ kế toán đó là bao nhiêu Ví dụ như chi phí thuê văn phòng; tiền điện, tiền nước, bảo vệ văn phòng; tiền lương, khấu hao tài sản cố định; chi phí quản lý

từ vùng, từ trung tâm; chi phí bán hàng; chi phí phân bổ từ các bộ phận gián tiếp như phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng máy tính,

Chu trình chi phí-phải trả: là một chuỗi các thủ tục hoạt động, nghiệp vụ kế toán có liên hệ mật thiết với nhau theo trình tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại liên quan đến việc mua hàng hóa dịch vụ và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Các hoạt động chính trong chu trình chi phí-phải trả bao gồm: (1) Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp; (2) Nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp; (3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán; (4) Thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp

Ghi chú: Phần 1.3 này tham khảo ở tài liệu từ trang 122 đến 147 và phụ lục BD.134.Doc của tác giả Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống Kê TP.HCM

1.4.1.2 Chứng từ, sổ sách, báo cáo được sử dụng trong chu trình chi

phí-phải trả:

Chứng từ:

Phiếu yêu cầu mua hàng hóa, cung cấp dịch vụ: do bộ phận có

nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ trong tổ chức lập ra bao gồm các thông tin về: mục đích mua hàng hóa, dịch vụ; mã hàng; tên hàng; số lượng; qui cách; điều kiện giao nhận Yêu cầu mua hàng sau khi được duyệt sẽ chuyển đến bộ phận mua hàng

Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận mua

hàng tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp được chỉ định hoặc qua đấu thầu (để có được giá và chất lượng tốt nhất) Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm: số phiếu yêu cầu, tên chứng từ, ngày, số chứng từ, thông tin về nhà cung cấp, hàng hóa, dịch vụ yêu cầu như: mã hàng, tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và các điều kiện khác như điều khoản bảo hiểm hàng hóa…có liên quan

Giấy xác nhận đơn hàng (lệnh bán hàng) của người bán: là một

chứng từ phản hồi từ nhà cung cấp để báo cho tổ chức biết là đơn đặt hàng của

tổ chức đã được chấp nhận thực hiện bởi nhà cung cấp

Phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng: Là chứng từ được lập bởi bộ

phận kho của tổ chức căn cứ vào số lượng, chất lượng, tên, mã số, qui cách hàng hóa thực nhận từ nhà cung cấp

Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp: do nhà cung cấp lập Thông

tin trên hóa đơn thể hiện thông tin hàng hóa dịch vụ đã bán, đã cung cấp cho tổ chức Đây là căn cứ xác lập quyền sở hữu của tổ chức đối với hàng hóa, dịch

vụ và cũng là căn cứ để tổ chức thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ đó cho nhà cung cấp

Chứng từ ghi nợ: do tổ chức lập dùng để ghi chép các khoản điều

chỉnh giảm do giảm giá hàng bán, trả lại hàng bán cho nhà cung cấp do hàng hóa kém chất lượng, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,…

Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: chứng từ thanh toán; Biên lai; Biên nhận; Thẻ; Vé; Phiếu chi; Giấy báo nợ; Ủy nhiệm chi; Séc thanh toán; Phiếu xuất kho…

Sổ sách:

Sổ tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản: 331, 133, 156, 111, 112…

Cũng giống như chu trình doanh thu-phải thu, hạch toán trong điều kiện xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa (Xem mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu và các đơn vị lưu trữ bên trong chúng ở phần chu trình doanh thu-phải thu bên trên)

Báo cáo:

Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê một kiểu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ

báo cáo như: báo cáo tất cả các hóa đơn mua hàng; báo cáo tất cả các phiếu nhập kho; báo cáo tất cả các chứng từ thanh toán…Mục đích của những báo cáo này là giúp tổ chức kiểm soát tính cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ của hệ thống

Báo cáo kiểm soát: là báo cáo nhằm mục đích tổng hợp các thay đổi của các

tập tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính để bảm bảo dữ liệu được cập nhật và xử lý đầy đủ Ví dụ: báo cáo tổng chi phí mua hàng; báo cáo tổng

số mẫu tin; báo cáo tổng số hóa đơn…

Các báo cáo đặc biệt:

Báo cáo công nợ phải trả: liệt kê các khoản phải trả, đã trả nhà cung cấp, dùng để đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp để phát hiện và sửa chữa các sai sót, gian lận Cũng là căn cứ để hoạch định kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp

Báo cáo nhu cầu tiền mặt: nhằm mục đích phân tích các khoản phải trả đáo hạn đối với nhà cung cấp để có kế hoạch thanh toán kịp thời duy trì uy tín của tổ chức trên thị trường

1.4.2 Qui trình thực hiện chu trình chi phí-phải trả

1.4.2.1 Sơ đồ 1.3: Chu trình kế toán chi phí-phải trả

1.4.2.2 Qua sơ đồ 1.3, chu trình chi phí-phải trả được thực hiện thông qua

năm bước như sau:

(1) Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập phiếu yêu cầu với các thông tin gồm: nhà cung cấp, hàng hóa, giá cả, các điều kiện giao nhận, thanh toán, hạn mức tín dụng… và gửi đến người có thNm quyền để duyệt mua

(2) Phiếu yêu cầu được duyệt sẽ gửi đến nhà cung cấp, bộ phận kho và phòng kế toán

(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu được duyệt, nhà cung cấp tiến hành giao hàng; Căn cứ vào chứng từ giao hàng, phiếu yêu cầu được duyệt, bộ phận kho đối chiếu với số lượng thực nhận và lập báo cáo nhận hàng

(4) Sau khi nhận được phiếu yêu cầu được duyệt, báo cáo nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận kế toán tiến hành ghi sổ nghiệp vụ mua hàng (5) Phòng kế toán định kỳ đối chiếu và thanh toán tiền hàng của những khoản phải trả đến hạn cho nhà cung cấp để xóa cộng nợ và lập các báo cáo quản trị có liên quan

1.4.3 Các mục tiêu kiểm soát:

Các mục tiêu kiểm soát chung cũng giống như các mục tiêu kiểm soát chung đã

đề cập ở chu trình doanh thu-phải thu

Các mục tiêu kiếm soát chi tiết như sau:

Nhận và chuyển giao những hóa đơn cho những loại chi phí không xác định được trước chính xác các khoản phí như tiền điện, nước, điện thoại cho những nơi có liên quan để xác nhận, ghi nhận vào hệ thống và thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp

Hạch toán đúng, đủ và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho cơ quan thuế đúng hạn

Xử lý dữ liệu

Thông tin (số lượng, số tiền, nhà cung cấp ) trên đơn đặt hàng được lập trong hệ thống phải chính xác với đơn đặt hàng đã gửi cho khách hàng để tránh tình trạng không khớp giữa số liệu trên hóa đơn nhận được từ nhà cung

cấp với dữ liệu trên đơn đặt hàng làm cho việc thanh toán bị trì hoãn, mất uy tín

tổ chức và chi phí không được ghi nhận kịp thời

Khoản phải trả cho nhà cung cấp phải tương ứng với số lượng hàng hóa, dịch vụ nhận được từ nhà cung cấp, phải được tính toán và ghi nhận chính xác Kiểm soát bằng cách giới hạn những hóa đơn được ghi nhận phải trả cho nhà cung cấp mà không có đơn mua hàng và biên bản nhận hàng tương ứng

Việc thanh toán chi phí mua hàng phải được tính toán, ghi nhận đúng đắn, chính xác và được thanh toán cho đúng nhà cung cấp đã thực hiện dịch vụ Tất cả các khoản thanh toán chi phí mua hàng đều phải được ghi nhận

Tất cả các khoản ghi nhận vào tài khoản trích trước chi phí phải có hóa đơn tương ứng hoặc phải được hủy đi nếu đã ghi nhận trùng

Về sự kiểm soát

Đơn mua hàng chỉ được gửi cho nhà cung cấp khi yêu cầu mua hàng này đã được duyệt Cách kiểm soát: hạn chế nhân viên có khả năng tạo, sửa, hủy yêu cầu mua hàng, đơn mua hàng và các hợp đồng Thiết lập danh sách các loại dịch vụ được phép hoặc phải mua từ những nhà cung cấp chỉ định, những nhà cung cấp này đã được khảo sát, đánh giá và thỏa thuận cNn thận Thiết lập một chế độ duyệt đơn mua hàng trực tuyến trên hệ thống một cách chặt chẽ

Thông tin trên đơn mua hàng phải được tạo một cách chính xác và đầy đủ Thiết lập hệ thống có khả năng đối chiếu và thông báo sự khác biệt của giá và lượng giữa hợp đồng với yêu cầu mua hàng và đơn mua hàng

Tài khoản phải trả nhà cung cấp chỉ được điều chỉnh với những lý

do xác thực Các điều chỉnh này có thể là do nhận Giấy nhắc có/nợ từ nhà cung cấp do không nhận đủ hay trả lại hàng hóa dịch vụ Hoặc có thể do giá dịch vụ hàng hóa đã bị thay đổi nhưng chưa được cập nhật Kiểm soát bằng cách giới hạn nhân viên có khả năng tạo, sửa, xóa thông tin liên quan đến giá dịch vụ mà nhà cung cấp thực hiện, giới hạn nhân viên có khả năng tạo, sửa, xóa thông tin của nhà cung cấp được cập nhật trong cơ sở dữ liệu nhà cung cấp ở hệ thống Giới hạn người có khả năng nhập liệu, thay đổi, hủy và thực hiệc việc thanh

toán cho nhà cung cấp Giới hạn người có khả năng ghi nhận phải trả cho các hóa đơn mà không có đơn mua hàng, yêu cầu mua hàng được duyệt

Chi phí chỉ được ghi nhận cho những hàng hóa, dịch vụ đã nhận được Kiểm soát bằng cách giới người có khả năng cho phép ghi nhận phải trả đối với những hóa đơn bị hệ thống chặn lại do sai lệch so với đơn mua hàng và yêu cầu mua hàng Thiết lập hệ thống tự động liên kết khoản phải trả được ghi nhận với hàng hóa dịch vụ nhận được từ biên bản nhận hàng và yêu cầu mua hàng

Về nhà cung cấp

Định kỳ đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp để xác định tổng khoản phải trả cho từng nhà cung cấp là đúng Đảm bảo thanh toán các khoản phải trả đúng hạn căn cứ vào báo cáo tuổi nợ các khoản phải trả

Tất cả các khoản dịch vụ nhận được đều phải được ghi nhận vào phải trả cho nhà cung cấp Kiểm soát bằng cách mở, theo dõi và đóng những biên bản nhận hàng tương ứng với các khoản phải trả nhà cung cấp đã được ghi nhận

Chỉ những thay đổi xác đáng mới được thực hiện vào cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp Những thay đổi không đúng trong cơ sở dữ liệu nhà cung cấp có thể dẫn đến việc thanh toán sai tài khoản, đơn vị hưởng Kiểm soát bằng cách giới hạn người có khả năng tạo, sửa và xóa các thông tin về giá của những dịch vụ của một nhà cung cấp nhất định Giới hạn người có khả năng thay đổi thông tin trên cở sở dữ liệu của nhà cung cấp như tài khoản ngân hàng, đơn vị hưởng…

Tất cả những thay đổi trên thông tin nhà cung cấp phải được nhập liệu, xử lý một cách chính xác, kịp thời Kiểm soát bằng cách phải kiểm tra lại những thông tin cần thay đổi với chứng từ thuyết phục

1.5 Chu trình tài sản cố định

1.5.1 Khái quát chu trình tài sản cố định:

1.5.1.1 Khái niệm về tài sản cố định (TSCĐ) và chu trình TSCĐ-khấu hao

TSCĐ

Tài sản cố định: là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ

để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuNn ghi nhận tài sản cố định hữu hình

Chu trình TSCĐ: là một chuỗi các thủ tục hoạt động, nghiệp vụ kế toán có liên

hệ mật thiết với nhau theo một thứ tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại liên quan đến các sự kiện mua TSCĐ, tiếp xúc với nhà cung cấp, nhận cung cấp TSCĐ đến khi thanh toán, ghi nhận TSCĐ, trích khấu hao, theo dõi và ra báo cáo quản trị thích hợp

1.5.1.2 Chứng từ, sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình TSCĐ-KH

TSCĐ:

Chứng từ

Yêu cầu mua TSCĐ: được lập bởi bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ

Phiếu yêu cầu phải được đánh số thứ tự, mã bộ phận, người quản lý

Hóa đơn của nhà cung cấp, biên bản nhận TSCĐ, Phiếu bảo hành: là căn cứ xác lập quyền sở hữu TSCĐ của tổ chức đồng thời là nghĩa vụ

thanh toán tiền TSCĐ cho nhà cung cấp Cũng là căn cứ để tổ chức yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các dịch vụ sữa chữa bảo trì theo điều kiện bảo hành

Thẻ TSCĐ: là căn cứ để theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của

TSCĐ Trên thẻ phải thể hiện các thông tin về: số, ngày mua, ngày sử dụng, nhà cung cấp, các tiêu chuNn kỹ thuật, thời hạn sử dụng…của TSCĐ

Bảng tính khấu hao: là căn cứ để kế toán trích và ghi nhận khấu

hao cho bộ phận sử dụng, tính chi phí, thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho cơ quan thuế

Ghi chú: Phần 1.4 này tham khảo ở tài liệu từ trang 147 đến 169 của tác giả Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin

Kế Toán, NXB Thống Kê TP.HCM

Sổ sách

Sổ tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản: 331, 133, 641, 642, 627, 111, 112… Cũng giống như chu trình doanh thu-phải thu, hạch toán trong điều kiện xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa Sau đây là minh họa về quan hệ giữa các bảng dữ liệu và các đơn vị lưu trữ bên trong chúng

Báo cáo

Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê một kiểu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ

báo cáo như: báo cáo tất cả các thẻ TSCĐ được tạo trong quí, sáu tháng, cả năm; Báo cáo tất cả các chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp, cơ quan thuế…Mục đích của những báo cáo này là giúp tổ chức kiểm soát tính cập nhật,

xử lý chính xác, đầy đủ của hệ thống

Báo cáo kiểm soát: là báo cáo nhằm mục đích tổng hợp các thay đổi của các

tập tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính để bảm bảo dữ liệu được cập nhật và xử lý đầy đủ Ví dụ: báo cáo tổng giá trị TSCĐ, KH lũy kế; báo cáo tổng số mẫu tin; …