Hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ tỉnh Thừa Thiên Huế - Trường Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng

Giải pháp về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu nhằm giải quyết hạn chế về quy trình quản lý nợ của khách hàng (xác định hạn mức tín dụng, theo dõi chi tiết công nợ[r]

59

TẠP CHÍ KHOA HỌC, Đại học Huế, Số 62A, 2010

HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TỐN DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Hoàng Giang, Lê Ngọc Mỹ Hằng Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế TÓM TẮT

Sự phát triển cơng nghệ thơng tin q trình tồn cầu hóa tạo mơi trường kinh doanh phức tạp, thay đổi liên tục với nhiều thách thức hội cho doanh nghiệp (DN) Việt Nam Bán hàng hoạt động quan trọng, định hoạt động khác (mua hàng, sản xuất, nhân sựhay tài chính) DN thương mại, dịch vụ Tuy nhiên, không nhiều DN địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế áp dụng thương mại điện tử dẫn đến thịtrường phần lớn DN khơng vươn thịtrường tồn quốc hay thịtrường thế giới Thêm vào đó, DN khơng hồn tồn khai thác hết tiện ích công nghệ thông tin công tác kế tốn làm cho việc cung cấp thơng tin cho cơng tác điều hành hoạt động kinh doanh không kịp thời, khơng mang lại nhiều lợi ích cho DN Vì vậy, kế toán trưởng của DN Thừa Thiên Huế cần phải có am hiểu trình thiết kế mã hóa đối tượng kế tốn chi tiết, quy trình ln chuyển chứng từ ứng dụng công nghệ thông tin về thủ tục kiểm sốt nội chu trình kế toán doanh thu

Nghiên cứu xem xét q trình kế tốn doanh thu quan điểm chu trình (chu trình doanh thu) bao gồm chu trình nhỏhơn nhận-xử lý đơn đặt hàng (OE/S1) của khách hàng tạo hóa đơn-ghi nhận cơng nợ khách hàng-thu tiền (B/AR/CR2) Đây là luận điểm đề tài theo quan điểm truyền thống, kếtốn doanh thu đơn giản chỉ là việc ghi nhận doanh thu (theo hóa đơn) Quan điểm khơng cịn phù hợp hoạt động kinh doanh chuyển sang giai đoạn chủ yếu dựa thương mại điện tử

1 Mở đầu

Ngày nay, giao dịch kinh doanh ngày trởnên đa dạng phức tạp với xuất thương mại điện tử (e-business), phạm vi hợp tác kinh doanh

việc mua bán hàng hóa khơng dừng lại thị trường nước, khu vực mà

vươn thịtrường toàn cầu nhờ mạng Internet, đường truyền tốc độ cao ADSL tốc

độ xử lý nhanh chóng máy tính Chính vậy, hoạt động kế tốn đứng trước

1

OE/S - Order Entry/Sales

2

60

thách thức giao dịch kinh doanh mạng Internet (thông qua website Bussiness to Bussiness, Bussiness to Consumers; Sàn giao dịch điện tử…)

Tỉnh Thừa Thiên Huế địa phương có nhiều tiềm để phát triển kinh tế,

đặc biệt ngành du lịch, doanh nghiệp địa bàn tỉnh chủ yếu doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ Với chủtrương hỗ trợ doanh nghiệp

trên địa bàn tỉnh ứng dụng công nghệ thông tin, tạo sở tảng cho thương mại

điện tử phát triển, UBND Tỉnh Thừa Thiên Huếđã khuyến khích doanh nghiệp tiếp cận cơng nghệ thông tin công tác quản lý kinh doanh, nâng cao lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trình hội nhập phát triển

Mục tiêu nghiên cứu phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế

tốn chu trình doanh thu doanh nghiệp thuơng mại, dịch vụtrên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, sởđó, đề xuất số giải pháp góp phần hồn thiện chu trình

doanh thu, đồng thời, góp phần xây dựng sở liệu cho công tác giảng dạy

nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp

Nghiên cứu tập trung vào doanh nghiệp thương mại, dịch vụ áp dụng theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam doanh nghiệp sản xuất, hoạt động bán hàng hoạt động sản xuất có mối quan hệ chặt chẽ Vì vậy, nghiên cứu chu trình doanh thu phải nghiên cứu kết hợp với chu trình sản xuất mà chu trình lại tùy thuộc vào đặc thù doanh nghiệp Điều khó

khăn phức tạp

Nghiên cứu tiến hành giai đoạn 2008-2009, sử dụng phương pháp điều tra chọn mẫu có chủ đích với bảng câu hỏi điều tra có cấu trúc vấn trực tiếp kết hợp với gửi phiếu khảo sát cho kếtoán trưởng 49 doanh nghiệp địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế Phần mềm SPSS 15 sử dụng để xử lý phân tích liệu 2 Kết nghiên cứu

2.1 Phân tích đánh giá thực trạng chu trình kế toán doanh thu doanh nghiệp Tỉnh Thừa Thiên Huế

2.1.1 Phương thức bán hàng

Các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ Thừa Thiên Huế có nhiều phương thức nhận đơn đặt hàng khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tiếp cận với hệ thống bán hàng doanh nghiệp cách nhanh Trong đó, phương thức ký kết hợp đồng kinh tế nhiều doanh nghiệp lựa chọn (65% doanh nghiệp) giá trị pháp lý hợp đồng kinh tế cao Một điểm đáng ý phương thức nhận

61

Biểu đồ Phương thức nhận đơn đặt hàng đa dạng

Không nhiều doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại bán

hàng qua mạng dẫn đến thị trường phần lớn doanh nghiệp địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế không phát triển mạnh phát triển tỉnh với tỉnh lân cận chủ yếu, khơng vươn thịtrường tồn quốc hay thịtrường giới

2.1.2 Quy trình bán hàng xác định hạn mức tín dụng

Đa số doanh nghiệp chưa xây dựng cho quy trình bán hàng đầy đủ

bằng văn thức dẫn đến việc thực kế tốn bán hàng theo kinh nghiệm, dễ

xảy nhiều sai sót khơng thu tiền bán hàng mong muốn Hơn nữa, doanh nghiệp chưa ý mức đến việc xác định hạn mức tín dụng cho khách hàng mua trả chậm biện pháp xét duyệt tín dụng bán hàng trả chậm nhằm hạn chế rủi

ro khách hàng khơng có khả tốn mà mua hàng hóa hay dịch vụ

của doanh nghiệp

Biểu đồ 2.Các điều kiện bán trả chậm hay bán chịu

Đối với doanh nghiệp có xây dựng hạn mức tín dụng, khách hàng vượt hạn mức tín dụng doanh nghiệp đặt doanh nghiệp xử lý nào? Doanh nghiệp yêu cầu khách hàng toán hết khoản nợ cũ tiếp tục cho

Phương thức khác KH ký hợp đồng kinh tế

KH nhập trực tiếp vào Website bán hàng NVBH truyền liệu máy chủ

Gửi qua Fax

Thông báo qua điện thoại Gửi đơn đặt hàng qua Bưu điện

KH điền biểu mẫu có sẵn DN

Không bán chịu KH phải tốn hết số nợtrước

KH bảo lãnh Ngân hàng KH trảtrước 10% tổng tiền hàng KH ký hợp đồng cam kết trả nợ

62

nợ, doanh nghiệp không thực việc bán hàng khách hàng hay sử dụng biện pháp khác?

Biểu đồ Xử lý khách hàng vượt hạn mức tín dụng

100% doanh nghiệp nhận thức rõ không chạy theo mục tiêu bán nhiều tốt mà bỏ qua phần kiểm soát khả thu hồi nợ Tuy nhiên, có 05/293 doanh nghiệp (17,2%) lựa chọn việc tiếp tục cho khách hàng nợ khách hàng quen biết lâu năm Nếu xét phương diện lý thuyết quản lý tín dụng điều khơng đúng, phương diện thực tế hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đơi lúc doanh nghiệp phải chấp nhận phương án đểđạt mục tiêu khác vềlâu dài

2.1.3 Quy trình lập hóa đơn

13 2

7

25 53

Khi khách hàng toán tiền, trước giao hàng 13%

Ngay sau kiểm tra thông tin ĐĐH 2%

Ngay sau xét duyệt xong ĐĐH 7%

Ngay sau hàng chuyển lên xe để

Biểu đồ Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hay thời điểm ghi nhận doanh thu

3

Số Doanh nghiệp có trả lời câu hỏi 29 tổng số 40 doanh nghiệp trả lời phiếu khảo sát

Tiếp

tục cho

nợ bán nhiều

càng tốt

Tiếp

tục cho

nợ khách

hàng quen biết lâu

năm

Yêu cầu

khách hàng toán nợ

cũ

Giảm số lượng

hàng

mua để

không

vượt

quá hạn

mức

Hủy bỏ đơn đặt

hàng

KH

Biện

63

Khi lập hóa đơn bán hàng doanh nghiệp chưa kiểm soát hết rủi ro lập

hóa đơn trước giao hàng hay thực dịch vụ với khách hàng dẫn đến việc thay đổi, chỉnh sửa hóa đơn khơng cần thiết Đồng thời, doanh nghiệp chưa quan tâm đến thời hạn gửi hóa đơn cho khách hàng, gửi khách hàng yêu cầu, thường vào cuối kỳ kế toán Hầu hết doanh nghiệp chưa tiến hành đánh số hiệu chứng từ để tiến

hành đối chiếu chứng từnhư đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho… trước lập hóa đơn bán hàng

2.1.4 Quản lý nợ phải thu

Biểu đồ Phương thức quản lý nợ phải thu khách hàng

Kết quảđiều tra cho thấy, doanh nghiệp quan tâm nhiều đến tổng số nợ phải thu khách hàng, tỷ lệ doanh nghiệp lựa chọn phương thức quản lý

65% (26/40) Đối với việc quản lý nợ phải thu khách hàng chi tiết theo hóa đơn doanh nghiệp ý hơn, số doanh nghiệp lựa chọn phương thức quản lý

chiếm 47,5% (19/40) vai trò quản lý nợ phải thu khách hàng chi tiết theo hóa đơn quan trọng Việc quản lý nợ phải thu chưa doanh nghiệp thực cách chặt chẽ Rất doanh nghiệp ý theo dõi khoản nợ phải thu theo thời hạn tốn hóa đơn, việc làm cho công tác thu hồi tiền bán hàng chậm trễ, khách hàng chậm toán Doanh nghiệp khơng lập dự phịng phải

thu khó địi làm cho doanh nghiệp khơng có nguồn để hạn chế thiệt hại khách hàng khảnăng toán Mà rủi ro dễ xảy tình hình suy thối kinh

tế giới

2.1.5 Phương thức toán

Các doanh nghiệp sử dụng phương thức toán chủ yếu tiền mặt chuyển khoản qua ngân hàng, chưa thực đa dạng hóa phương thức tốn

như tốn qua thẻ tín dụng, tốn thẻ ATM hệ thống

tốn trực tuyến

Nhìn chung, doanh nghiệp thương mại, dịch vụtrên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huếđã thực cơng tác kếtốn bán hàng tương đối tốt với đa dạng phương thức

Chi tiết

theo hóa đơn

của khách

hàng

Số dư

công nợ

tổng hợp

của khách

hàng

Thời hạn

thanh toán

khoản nợ

của khách

hàng

Chỉ

64

nhận đơn đặt hàng, biện pháp kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu trình bán hàng Tuy nhiên, số vấn đề tồn như: chưa áp dụng phương

thức bán hàng đại, thực kế tốn bán hàng theo kinh nghiệm, khơng xác định hạn mức tín dụng, khơng kiểm tra trước lập hóa đơn quản lý cơng nợ phải thu khơng hiệu q trình thực cơng tác kế tốn doanh thu, chưa thực đa

dạng hóa phương thức toán

Biểu đồ Phương thức tốn

2.2 Giải pháp góp phần hồn thiện chu trình kế tốn doanh thu doanh nghiệp Tỉnh Thừa Thiên Huế

2.2.1 Giải pháp tảng cho vấn đề định hướng xây dựng hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp

Với phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin, cơng nghệ thông tin lĩnh vực quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tiến đến tin học hóa tồn cơng tác kế tốn quản lý doanh nghiệp giải pháp phần mềm Ứng dụng công nghệ thông tin khâu trang bị phần mềm kế toán cho phận kế toán, tiếp đến thiết lập phần mềm quản lý cho

phận khác phần mềm quản lý hàng tồn kho cho phận kho hàng, phần mềm quản lý bán hàng cho phận bán hàng, phần mềm quản lý mua hàng cuối hệ thống phần mềm quản lý nguồn lực cho toàn doanh nghiệp (ERP) Cách làm tạo

ra suất lao động hiệu quản lý thông tin cao cho doanh nghiệp

2.2.2 Giải pháp hệ thống thông tin bán hàng doanh nghiệp khắc phục hạn chế phương thức bán hàng

Các doanh nghiệp cần có website riêng mình, tự thiết kế th ngồi Một là, cung cấp thơng tin doanh nghiệp, sản phẩm doanh nghiệp, sách bán hàng cách cơng khai nhằm thu hút khách hàng không tỉnh hay nước mà có khách hàng nước ngồi Hai là, thu thập

Thanh tốn trực

tiếp

doanh nghiệp

bằng tiền

mặt

Chuyển

khoản qua

Ngân hàng

Thanh toán

thẻ tín

dụng

Thu tiền

trực tiếp

tại địa

của khách

hàng

Đối trừ

65

được thông tin yêu cầu mua hàng khách hàng thu thập thông tin phản hồi sản phẩm; đồng thời, thực điều tra thịtrường cách khách quan thông qua website doanh nghiệp

2.2.3 Giải pháp xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ để khắc phục hạn chế quy trình kế tốn doanh thu

Để triển khai hệ thống quản lý bán hàng phần mềm, doanh nghiệp nên thực chu trình kế tốn doanh thu theo quy trình sau đây:

Quy trình Bộ phận thực Bộ phận phê duyệt Chứng từ Nhận xử lý

ĐĐH

Nhân viên kinh doanh, bán hàng (Quản lý website bán hàng doanh nghiệp đảm bảo tính có thật nghiệp vụ bán hàng)

Trưởng phịng kinh doanh (phê duyệt hàng hóa, kế hoạch giao hàng)

Kế toán trưởng lãnh đạo đơn vị (phê duyệt hạn mức tín dụng sách bán hàng)

Hợp đồng kinh tế ĐĐH phê duyệt Báo cáo bán hàng ngày

Phiếu xuất kho kiêm Phiếu giao hàng xét duyệt (chưa có chữ

ký khách hàng) Xuất kho

giao hàng

Thủ kho nhân viên giao hàng

Phiếu xuất kho kiêm Phiếu giao hàng (có chữ

ký khách hàng) Lập hóa đơn bán

hàng ghi nhận nợ phải thu KH

Kế tốn bán hàng/Bộ

phận lập hóa đơn, Kế

toán nợ phải thu

Kế toán trưởng lãnh đạo đơn vị

Phiếu xuất kho kiêm Phiếu giao hàng (có chữ

ký KH)

Hợp đồng kinh tế,

HĐBH

Thu tiền nợ khách hàng

Thu ngân/Thủ quỹ, Kế toán ngân hàng, Kế toán toán

Kế toán trưởng lãnh đạo đơn vị

HĐBH

Phiếu thu/Giấy báo Có

Bên cạnh quy trình việc quản lý bán hàng, doanh nghiệp cần

chú ý đến trình sau: trình từ đàm phán hẹn giao hàng; sách giá bán; sách khuyến mại, chiết khấu, q trình quản lý khoản nợphải thu; trình thực hợp đồng, đơn hàng; trình đa dạng phương thức bán hàng

2.2.4 Giải pháp hệ thống kiểm soát nội chu trình doanh thu nhằm giải hạn chế quy trình quản lý nợ khách hàng (xác định hạn mức tín dụng, theo dõi chi tiết công nợ khách hàng, phương thức thu tiền)