hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại công ty tnhh cao su giải phóng trong điều kiện tin học hóa

Trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, có rất nhiều dữ liệu được tiếp nhận và cần xử lý, rất nhiều thông tin cần lưu trữ như thôngtin về khách hàng, thông tin nhà cung

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đối với mỗi doanh nghiệp, hiệu quả của hoạt động bán hàng là thước đophản ánh trình độ nhà quản lý doanh nghiệp, đồng thời cũng là quá trình cóvai trò rất lớn quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp Vì vậy, việc nghiêncứu quá trình bán hàng, phân tích kết quả quá trình sản xuất kinh doanh là hếtsức cần thiết

Công tác hạch toán quá trình bán hàng – thu tiền là công tác tổ chức ghichép, tổng hợp và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp cho các nhàquản lý nắm bắt được kế quả kinh doanh của đơn vị, xác định được vị thế củadoanh nghiệp trên thị trường Mặt khác, làm tốt công tác hạch toán bán hàng

và xác định kết quả còn giúp cung cấp thông tin trung thực, chính xác, minhbạch cho các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài, tạo ra sự tin cậy đối với cácđối tượng như khách hàng, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước…Từ đó tạo tiền đểphát triển vững mạnh cho doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, có rất nhiều

dữ liệu được tiếp nhận và cần xử lý, rất nhiều thông tin cần lưu trữ như thôngtin về khách hàng, thông tin nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, thông tin vềcác giao dịch mua bán Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì lượng dữ liệu,thông tin càng nhiều và phức tạp, yêu cầu trình độ quản lý càng cao để có thể

xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin được chặt chẽ, khoa học

Trong thời đại tin học hóa ngày càng phát triển như hiện nay thì việc ápdụng tin học phục vụ cho các công việc là rất phổ biến và hiệu quả Việc ápdụng tin học giúp cho con người có thể xử lý một lượng thông tin lớn hơn,nhanh hơn và hiệu quả hơn so với xử lý thủ công rất nhiều Kế toán cũngkhông phải là một ngoại lệ - việc áp dụng tin học vào công tác kế toán đãđóng góp một phần to lớn vào công việc của kế toán viên

Vì những điều nói trên, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện chu trình kế

toán doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng trong điều kiên tin học hoá”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Việt Nam là một nước đang phát triển và các ngành nghề sản xuất vàthương mại chiếm một tỷ trọng tương đối lớn Hệ thống thông tin kế toán củangành nghề sản xuất có đặc trưng khác so với các ngành nghề khác Muốnquản lý tốt chu trình doanh thu (Hoạt động bán hàng – thu tiền) thì phải quản

lý tốt các chứng từ như các đơn hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…và

cả quy trình hoạt động của chu trình đó Vì vậy, cần xem xét những ưu điểm

và đưa ra những biện pháp khắc phục những hạn chế về hệ thống kế toán củachu trình doanh thu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là tổ chức chu trình doanh thu gồm các đối tượng,nguồn lực và sự kiện liên quan đến chu trình đó dưới góc nhìn của Hệ thốngthông tin kế toán

Phạm vi nghiên cứu là tổ chức chu trình doanh thu tại công ty TNHHcao su Giải Phóng

4 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận được áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp, phân tích cácphần hành của Hệ thống thông tin kế toán, cụ thể là các hoạt động trong chutrình doanh thu, những ứng dụng của phần mềm, rút ra những ưu điểm và hạnchế, từ đó tổng hợp đưa ra một số giải pháp có thể thực hiện đối với công ty

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài lời mở đầu, kết luận, kết cấu của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình doanh thu dưới góc nhìn của Hệthống thông tin kế toán

Chương 2: Thực trạng về tổ chức chu trình kế toán doanh thu tại công tyTNHH cao su Giải Phóng trong điều kiên tin học hóa

Chương 3: Hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại công ty TNHH cao

su Giải Phóng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU DƯỚI GÓC

NHÌN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 Lý luận chung về Hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán

Khác với những góc nghiên cứu về kế toán đã trở nên quen thuộc như

Kế toán tài chính, Kế toán quản trị, Hệ thống thông tin kế toán ( HTTTKT)thực sự chưa được hiểu hết cũng như chưa có một định nghĩa rõ ràng, đầy đủnhất Chúng ta sẽ tìm hiểu về Hệ thống thông tin kế toán xuất phát từ việcnhận thức rằng “thông tin” là một nguồn lực của doanh nghiệp

Cũng như các nguồn lực khác, như nguyên vật liệu, nguồn vốn, nhânlực, thông tin đang ngày càng khẳng định tầm quan trọng của nó trong việctrợ giúp và quyết định vận mệnh tồn tại của một doanh nghiệp Trong hoạtđộng kinh doanh hàng ngày, thông tin đi ra và đi vào doanh nghiệp tạo nênnhững “dòng chảy thông tin” Người sử dụng dòng chảy thông tin đó gồm hainhóm chính: bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp Người sửdụng thông tin bên ngoài là cổ đông, nhà đầu tư, chính phủ, khách hàng, nhàcung cấp…Họ sử dụng và phụ thuộc rất nhiều vào những thông tin công khai

từ doanh nghiệp để ra các quyết định Mặt khác, cũng chính những đối tượngtrên cung cấp một phần dòng chảy thông tin đi vào doanh nghiệp để doanhnghiệp thu thập và xử lý, lưu trữ Người sử dụng thông tin bên trong là cácnhà quản lý, nhân viên…Họ thu thập dòng thông tin từ bên trong hoặc bênngoài để xử lý, lưu trữ và đưa ra các quyết định theo phạm vi quyền hạn tráchnhiệm của mình

Mỗi đối tượng sử dụng thông tin đều có mục đích rõ ràng, và dòng thôngtin đến nơi được sử dụng phải trải qua một quá trình chọn lọc, xử lý kỹ lưỡng

Nói cách khác, cần một hệ thống quản lý việc thu thập, lưu trữ và cung cấpnhững thông tin này Vậy hệ thống là gì?

Hệ thống là một tập hợp các bộ phận hoạt động tương tác với nhau nhằm

cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định

Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung

cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.Trong hệ thống thông tin, mối liên hệ giữa các thành phần là sự trao đổi thôngtin cho nhau tạo thành một nguồn thông tin thống nhất cung cấp cho từng mụctiêu nhất định

Ngày nay, thuật ngữ “hệ thống thông tin” còn gợi đến một sự sử dụngcông nghệ máy tính trong việc tổ chức cung cấp thông tin cho người sử dụng.Qua đó sẽ có một phần mềm trên máy tính chuyên thu thập và xử lý dữ liệuthành các thông tin hữu dụng hơn

Hệ thống thông tin quản lý (MIS): là một hệ thống thông tin để trợ giúp

thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình raquyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thôngtin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán (AIS): là một hệ thống thu thập, ghi nhận, xử

lý và lưu trữ dữ liệu, nguồn lực (chủ yếu liên quan đến tài chính) nhằm tạo racác thông tin hữu ích của việc ra quyết định

Hệ thống thông tin kế toán có thể được coi là một cấu phần đặc biệt của

hệ thống thông tin quản lý, hoạt động tương tác với các hệ thống khác tồn tạitrong một doanh nghiệp như hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tinsản xuất, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin tài chính nhằm thuthập, lưu trữ,xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tàichính phục vụ cho lợi ích chung của doanh nghiệp

1.1.2 Phân loại Hệ thống thông tin kế toán

Dựa trên tiêu chí phương tiện xử lý, Hệ thống thông tin kế toán đượcchia thành Hệ thống thông tin kế toán thủ công và Hệ thống thông tin kế toántrên nền máy tính:

 Hệ thống thông tin kế toán thủ công:

Sơ đồ 1.1: Hệ thống thông tin kế toán thủ công

Quá trình

SXKD

Sự kiện ảnh hưởng đến BCTC

Ghi sổ Nhật ký Nhật kýSổ

Chuyển

Sổ cái

Sổ cái

Lập Báo cáo

Báo cáo Tài chính

Chứng từ

Dữ liệu đầu ra

phản ánh lên chứng từ Sau đó căn cứ vào chứng từ, người có trách nhiệm sẽphản ánh sự kiện đó lên sổ nhật ký qua bước ghi thủ công, lên sổ cái cũngbằng phương pháp thủ công và cuối cùng là lên BCTC.

 Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính:

Sơ đồ 1.2: Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

dữ liệu

Truy suất thông tin theo yêu cầu Chứng từ

Với Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính thì các sự kiện của quátrình sản xuất kinh doanh – bao gồm cả ảnh hưởng hoặc không ảnh hưởngđến BCTC – sẽ đều được phản ánh trên chứng từ Lưu ý ở đây, chứng từ khácchứng từ trong Hệ thống thông tin kế toán thủ công ở chỗ chứng từ trong Hệthống thông tin kế toán trên nền máy tính không chỉ là chứng từ kế toán Sau

đó, nhân viên phụ trách sẽ nhập liệu vào hệ thống máy tính, tiếp đến là quytrình xử lý tự động của máy tính để lưu trữ dữ vào các tập tin lưu trữ Khi có

nhu cầu sử dụng thông tin, người sử dụng sẽ dùng lệnh yêu cầu máy tính truyxuất thông tin, hiển thị trên các báo cáo.

1.1.3 Chức năng của Hệ thống thông tin kế toán

Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các nguồn lực, sự kiện và đối tượng: hệthống phải thu thập, ghi chép lại các giao dịch qua chứng từ gốc, sau đó phảnánh lên sổ nhật ký theo thứ tự thời gian, và chuyển các dữ liệu đó sang sổ cáitheo số hiệu tài khoản

Biến đổi các dữ liệu thành thông tin mà nhà quản trị có thể sử dụng để

ra quyết định về các sự kiện, nguồn lực và đối tượng: chuyển đổi các dữ liệuthu thập được thành các thông tin có ích cho việc ra quyết định của người sửdụng thông tin Các thông tin có thể nằm dưới dạng sổ sách, hoặc báo cáp tàichính, báo cáo quản lý

Cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực củadoanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu): Chức năng thứ ba của một hệ thống thôngtin kế toán là tổ chức kiểm soát tổng thể chặt chẽ nhàm đảm bảo tính bảo mậtcũng như độ chính xác cho quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung câpdthông tin Từ đó, các thông tin mà hệ thống cung cấp cần đạt mức độ cập nhật

về thời gian, tin cậy, giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả và bảotoàn giá trị tài sản cho doanh nghiệp

1.1.4 Mô hình REA( hệ thống thu thập dữ liệu liên quan đến những sự kiện, nguồn lực, đối tượng) và việc tổ chức dữ liệu trong Hệ thống thông tin kế toán

1.1.4.1 Xác định dữ liệu cần thu thập – mô hình REA

Mô hình REA là công cụ mô phỏng việc thu thập nội dung dữ liệu trong cácquy trình kinh doanh, từ đó tạo cơ sở cho việc tổ chức dữ liệu trong hệ thống

Trong hệ thống thông tin kế toán, mô hình REA được sử dụng như bướcchuyển tiếp từ ngôn ngữ thương mại sang ngôn ngữ kỹ thuật.

Dưới đây là ba thành tố chính trong mô hình REA:

Nguồn lực (Resources): các nguồn lực kinh tế liên quan đến quá trình

trao đổi

Sự kiện (Event): là những hiện tượng xảy ra gây tác động làm thay đổi

Nguồn lực

- Hoạt động xét duyệt: cho phép quá trình trao đổi được thực hiện

- Hoạt động trao đổi: thực hiện tao đổi nguồn lực

- Hoạt động ghi nhận: theo dõi nội dung trao đổi nguồn lực

Đối tượng liên quan (Agent): là các cá nhân hoặc tổ chức tham gia

vào sự kiện phát sinh Đối tượng bao gồm cả đối tượng bên trong và đốitượng bên ngoài doanh nghiệp VD: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,doanh nghiệp…

Sơ đồ 1.3: Mô hình REA tổng quát

Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện phát sinh theothời gian vào hệ thống.

Cập nhật, chuyển sổ (Update): tác động, thay đổi các dữ liệu lưu trữ(số dư TK, số dư chi tiết khách hàng…) sau khi sự kiện xảy ra

Khai báo (Maintenance): đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượngthường sử dụng (khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…)

Sự khác nhau trong hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu của Hệ thốngthông tin kế toán thủ công và Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính:

Với AIS trên nền máy tính, hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu làKhai báo, Nhập liệu các hoạt động liên quan và Cập nhật, truy xuất thông tintheo yêu cầu

Sơ đồ 1.4: Hoạt động thu thập xử lý dữ liệu trong AIS trên nền máy tính

Quá trình

SXKD

Thông tin theo yêu cầu

Ghi nhận

dữ liệu Các dữ liệu liên quan đến hoạt động

Các tập tin lưu trữ

dữ liệu

Truy suất thông tin theo yêu cầu Chứng từ

Khai báo

Các đối tượng, nguồn lực sử dụng

 Với AIS thủ công, hoạt động thu thập xử lý dữ liệu là hoạt động Ghi

sổ và chuyển sổ

Sơ đồ 1.5: Hệ thống hoạt động thu thập xử lý dữ liệu trong AIS thủ công

Quá trình

SXKD

Sự kiện ảnh hưởng đến BCTC

Ghi sổ Nhật ký

Sổ Nhật ký

Chuyển

Sổ cái

Sổ cái

Lập Báo cáo

Báo cáo Tài chính

Chứng từ

Mặc dù đây là hình thức truyền thống và dễ làm quen nhưng chúng ta cóthể thấy ở đây không có sự khai báo, do đó sẽ có sự trùng lặp trong việc ghinhận dữ liệu, gây kéo dài thời gian trong công tác thu thập

Qua việc so sánh có thể thấy AIS trên nền máy tính sẽ tạo được sự nhấtquán, không bị trùng lặp trong việc thu thập, ghi nhận dữ liệu; nhất là một số

hệ thống có sự đồng thời giữa hoạt động Nhập liệu và hoạt động Cập nhật như

dữ liệu về các sự kiện phát sinh Các dữ liệu lưu trữ có thể là dữ liệu thamchiếu hay dữ liệu tổng hợp

-Tập tin nghiệp vụ (Transaction File): Lưu trữ các sữ liệu về các sự kiệnnhư đặt hàng, bán hàng…Luôn chứa trường ngày của sự kiên, các dữ liệu vềgiá cả, số lượng liên quan đến sự kiện

Sơ đồ 1.6: Lưu trữ dữ liệu

AIS thủ công

Hoạt động Lưu trữ

Chuyển sổ Sổ cái,

sổ chi tiết

AIS trên nền máy tính

Khai báo Tập tin

1.2 Lý luận chung về chu trình kinh doanh

1.2.1 Khái niệm về chu trình kinh doanh

Trong mỗi doanh nghiệp hàng ngày xảy ra rất nhiều các sự kiện phátsinh, trong số các sự kiện đó sẽ có những sự kiện liên quan với nhau về mộtnội dung và chúng sẽ được sắp xếp thành một chuỗi sự kiện tạo thành mộtchu trình Để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển thì cần phải quản lý tốt từngchu trình đó Và như chúng ta đã biết quản lý một chuỗi hệ thống sẽ mang lạihiệu quả tốt hơn là quản lý từng cái đơn lẻ Do đó, cần phải tìm hiểu chu trình

kinh doanh để có thể sâu chuỗi các sự kiện phát sinh, các hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp để quản lý chặt chẽ và hệ thống hơn.

Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến mộtnội dung của quá trình sản xuất kinh doanh

Sau khi tìm hiểu rõ khái niệm trên, doanh nghiệp sẽ thiết kế những thủtục để quản lý giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

1.2.2 Các loại chu trình kinh doanh

Trong mỗi doanh nghiệp, nhìn chung có 5 nội dung chính tương đươngvới 5 chu trình kinh doanh, đó là:

Chu trình doanh thu: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đếnquá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền

Chu trình chi phí: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan tới quátrình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Chu trình sản xuất: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan tới quátrình chuyển hóa các yếu tố sản xuất thành sản phẩm hoàn thành

Chu trình nhân sự: gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiệnliên quan đến nhân sự của công ty như việc tuyển dụng, trả lương, thay đổinhân sự…

Chu trình tài chính: là tập hợp các sự kiện, hoạt động phát sinh liênquan đến việc huy động vốn và phân phối vốn

1.2.3 Mối quan hệ của các chu trình trong doanh nghiệp

Sơ đồ 1.7: Mối liên hệ giữa các chu trình trong doanh nghiệp

Chu trình sản xuất NVL, NC SP hoàn thành

Chu trình doanh thu Bán hàng thu tiền

Chu trình chi phí Mua hàng – trả tiền

Chu trình tài chính Nhận tiền – chi tiền

Chu trình nhân sự Tuyển dụng – trả lương

Hệ thống ghi sổ - lập báo cáo

Dữ liệu

Tiền

Tiền Tiền

Nhân công

Các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp có quan hệ mật thiết vớinhau, đầu ra của chu trình này là đầu vào của chu trình khác tạo thành mộtchuỗi hoạt động khép kín, không thể tách rời Theo sơ đồ ta thấy, đầu ra củachu trình tài chính là tiền, nó lại là đầu vào của chu trình nhân sự và chu trìnhchi phí Chu trình nhân sự sẽ sử dụng số tiền đó để thuê nhân công, còn chutrình chi phí sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào để cung cấp cho chu trình sảnxuất Đầu ra của chu trình nhân sự là nhân công và chu trình chi phí là nguyênvật liệu, chúng đều là đầu vào của chu trình sản xuất Chu trình sản xuất sẽtạo ra sản phẩm là đầu vào của chu trình doanh thu Chu trình doanh thu saukhi tiến hành bán hàng thu tiền, sẽ lại cung cấp vốn cho chu trình tài chính.Như vậy, hiệu quả hoạt động của chu trình này sẽ tác động đến chu trìnhkhác Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chú trọng phát triển đồng thời các chutrình để tổng thể doanh nghiệp hoạt động thực sự hiệu quả

1.3 Tổ chức dữ liệu trong chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp sản xuất

Mô hình REA thể hiện một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh,phản ánh các hoạt động trong một chu trình, các nguồn lực được sử dụng vàphản ánh các đối tượng liên quan đến chu trình đó

Xây dựng mô hình REA sẽ giúp chúng ta xác định được các loại hoạtđộng, đối tượng, nguồn lực cần thu thập dữ liệu, từ đó sẽ định hướng được dữliệu cần thu thập cho từng đối tượng, nguồn lực và từng hoạt động, giúp choviệc nghiên cứu về tổ chức một chu trình thật sự hiệu quả

Sau đây là mô hình REA về chu trình doanh thu:

Sơ đồ 1.8: Mô hình REA tổng quát cho chu trình doanh thu

Khách hàng

Tài khoản

kế toán Hàng hóa

Thu tiền

Xuất kho giao hàng

Ngân hàng

Bộ phận Bán hàng

Bộ phận kho

1.3.1 Các bộ phận tham gia vào chu trình doanh thu (Đối tượng)

Bộ phận bán hàng:

Bộ phận bán hàng là bộ phận nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, đàmphán với khách hàng về các điều kiện bán hàng như hình thức, thời hạn thanh

toán, điều kiện chiết khấu; Xét duyệt tín dụng khách hàng; phản hồi chấpnhận hay từ chối đơn đặt hàng tới khách hàng.

Ngoài ra, đây cũng là bộ tiếp nhận và xử lý yêu cầu trả lại hàng hóa từkhách hàng; Có thể kiêm cả nhiệm vụ giao hàng

Bộ phận kho: nhiệm vụ bộ phận kho là quản lý hàng trong kho, hạchtoán hàng hóa nhập xuất tồn théo số lượng và thẻ kho trên cơ sở chứng từnhập xuất kho

Bộ phận kế toán:

- Nhân viên lập hóa đơn (HĐ): lập hóa đơn bán hàng trên cơ sở đốichiếu kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc bán hàng, ghi nhận nghiệp vụvào sổ nhật ký bán hàng

- Kế toán kho: ghi sổ chi tiết hàng tồn kho qua việc đối chiếu các chứng

từ phiếu xuất kho và phiếu giao hàng

- Kế toán phải thu: theo dõi ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lậpcác báo cáo liên quan

- Kế toán tiền: lập phiếu thu và giao tiếp với khách hàng khi khách hàngđến thanh toán

- Kế toán tổng hợp: dựa vào các sổ chi tiết và các chứng từ, kế toántổng hợp thực hiện ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo định kỳ

Bộ phận quỹ: nhận tiền thanh toán, làm các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng

1.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng (Nguồn lực)

Nhóm tài khoản tiền: TK 111: tiền mặt; TK 112: tiền gửi ngân hàng

Nhóm tài khoản công nợ, thanh toán: TK 131: phải thu khách hàng,chi tiết theo từng khách hàng

Nhóm tài khoản phản ánh doanh thu: TK 511: doanh thu bán hàng vàcung cấp hàng hóa, dịch vụ; TK 521: chiết khấu thương mại; TK 531: hàngbán bị trả lại; TK 532: giảm giá hàng bán

- Nội dung TK 511: phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh

- Nội dung TK 521: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấuthương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người muahàng do việc người mua hàng đã mua hàng (Sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ vớikhối lượng lớn và theo thoả thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoảnchiết khấu thương mại (Đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các camkết mua, bán hàng)

- Nội dung TK 531: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số sảnphẩm, hàng hoá bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết,

vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủngloại, quy cách Giá trị hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điềuchỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanhthu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo

- Nội dung TK 532: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giáhàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kếtoán Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hànghoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợpđồng kinh tế

Nhóm tài khoản giá vốn, hàng tồn kho: TK 155: thành phẩm; TK 156:hàng hóa; TK 157: hàng hóa đang đi đường; TK 632: giá vốn hàng bán

Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan đến thuế như TK 133: thuếGTGT được khấu trừ; TK 333: thuế và các khoản phải nộp nhà nước…

1.3.3 Các chứng từ sử dụng và hệ thống luân chuyển chứng từ trong Chu trình doanh thu

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Mọi số

liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứngminh Chính vì vậy chứng từ luôn là tài liệu quan trọng trong doanh nghiệp.

Đơn đặt hàng (ĐĐH) của khách hàng:

Đơn đặt hàng do khách hàng lập và gửi đến doanh nghiệp Trên Đơn đặthàng bao gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin về khách hàng,thông tin về hàng hóa dịch vụ yêu cầu như mã số hàng, tên hàng, quy cách, sốlượng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao nhận, điều kiện giao nhận…

Lệnh bán hàng (LBH):

Lệnh bán hàng do bộ phận xác nhận đơn đặt hàng lập, căn cứ vào Đơn

đặt hàng của khách hàng, làm căn cứ cho các bộ phận liên quan thực hiện việcxuất kho, giao hàng cho khách

Chứng từ bao gồm các thông tin liên quan về hàng hóa dịch vụ như mã số,tên hàng, số lượng, giá bán…và các thông tin về khách hàng như tên, địa chỉ…Lệnh bán hàng được lập thành nhiều liên để gửi cho các bộ phận liên quan:

- Gửi cho bộ phận kho làm căn cứ xuất kho

- Gửi cho bộ phận kế toán làm căn cứ lập hóa đơn, ghi sổ, thu tiền

- Gửi cho khách hành để xác nhận chấp nhận Đơn đặt hàng

Phiếu xuất kho (PXK):

Phiếu xuất kho được lập trên cơ sở Đơn đặt hàng được duyệt và Lệnhbán hàng được lập Trên Phiếu xuất kho có thông tin về ngày xuất, số phiếu,

họ tên người nhận hàng, tên và mã số hàng hóa, số lượng thực xuất, chữ kýcủa thủ kho, người nhận hàng, người xuất

Phiếu xuất kho cũng được lập thành nhiều liên để gửi đến các bên liên quan:

- Gửi tới bộ phận giao hàng: làm căn cứ đối chiếu với Lệnh bán hàng vàđối chiếu với số lượng hàng thực nhận giao

- Gửi tới bộ phận kế toán: làm căn cứ ghi sổ và ghi hóa đơn

- Gửi tới khách hàng kèm hàng hóa

Phiếu giao hàng (PGH):

Chứng từ này do bộ phận gửi hàng lập dựa trên Phiếu xuất kho và Lênh

bán hàng, là cơ sở xác nhận hàng đã được giao cho khách Trên đó ghi rõ têncủa người giao hàng, số của Lệnh bán hàng, các đặc điểm của hàng hóa.Phiếu giao hàng được gửi tới cho khách hàng kèm hàng hóa và gửi tới bộphận lập hóa đơn

Hóa đơn vận chuyển (HĐVC):

Chứng từ này do hãng vận tải lập và được sử dụng trong trường hợpdoanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ vận chuyển để giao hàng cho khách

Phiếu thu, Giấy báo có (PT,GBC):

Đây là là các chứng từ chứng thực việc thanh toán của người mua Phiếu

thu là do thủ quỹ lập còn Giấy báo có là do ngân hàng lập gửi về cho doanhnghiệp để thông báo về việc người mua đã thanh toán qua chuyển khoản

1.3.4 Các hoạt động trong chu trình doanh thu (Sự kiện)

Chu trình doanh thu gồm có 4 hoạt động, đó là: nhận và xử lý đơn đặthàng; xuất kho và giao hàng cho khách; lập hóa đơn và theo dõi nợ; nhận tiềnthanh toán

Sau đây là sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 và cấp 1 của chu trình doanh thu:

Sơ đồ 1.9: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) cấp 0 của chu trình doanh thu

Ngân hàng

Chu trình Sản xuất

Chu trình Chi phí

Chu trình Nhân sự

Lập Hóa dơn 3.0

Giao hàng 2.0

Thu tiền 4.0

Hãng vận tải

Hệ thống ghi sổ Lập báo cáo

Hoạt động 1.0: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng(Phòng kinh doanh) thực hiện

Hoạt động 2.0: Xuất kho và giao hàng cho khách hàng do bộ phận khothực hiện

Hoạt động 3.0: Lập hóa đơn, theo dõi nợ do bộ phận kế toán thực hiện.Hoạt động 4.0: Thu tiền của khách hàng do bộ phận kế toán và thủ quỹthực hiện

Sau đây là mô tả chi tiết từng hoạt động của chu trình doanh thu:

1.3.4.1 Hoạt động 1.0 – Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Đối tượng tham gia: Bộ phận bán hàng (Phòng kinh doanh)

Chứng từ sử dụng: Đơn đặt hàng, Lệnh bán hàng

Mô tả hoạt động:

Sau khi nhận được Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, bộ phận xử lýđơn đặt hàng sẽ tiến hành xem xét, phê duyệt Đơn đặt hàng đó, cụ thể là:kiểm tra xem tình trạng hàng tồn kho có đủ đáp ứng được đơn đặt hàngkhông, kiểm tra tình trạng nợ của khách hàng xem chấp nhận được không,xem xét thời gian địa điểm giao hàng có hợp lý và phù hợp không,… Sau khicác điều kiện đó đều phù hợp thì bộ phận xét duyệt Đơn đặt hàng (có thể làphòng kinh doanh hoặc bộ phận bán hàng) sẽ lập 5 liên Lệnh bán hàng gửicho các bộ phận phòng ban khác làm cơ sở cho việc xuất kho và giao hàngcho khách hàng Cụ thể Lệnh bán hàng được gửi cho:

- Bộ phận kho để làm căn cứ xuất kho

- Gửi cho khách hàng để thông báo Đơn đặt hàng của khách hàng đượcchấp nhận

- Gửi cho bộ phận Giao hàng để làm căn cứ giao hàng cho khách

- Gửi cho bộ phận lập Hóa đơn để làm căn cứ lập Hóa đơn

- Một liên của Lệnh bán hàng và Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ đượclưu tại bộ phận xử lý đơn đặt hàng theo số thứ tự

Sơ đồ 1.11: DFD cấp 1 của hoạt động xử lý đặt hàng

Kiểm tra nợ khách hàng 1.2

Khách hàng

Giao hàng

Chu trình Chi phí

Xuất kho

Chu trình Nhân sự

Lập hóa đơn

Chu trình Sản xuất

Lập chứng từ Phản hồi 1.3

Kiểm tra HTK 1.1

Hàng tồn kho Khách hàng

1.3.4.2 Hoạt động 2.0 – Xuất kho và giao hàng cho khách

Đối tượng tham gia: Bộ phận kho

Chứng từ sử dụng: Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho

Mô tả hoạt động:

Sau khi nhận được Lệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặt hàng, căn cứvào Lệnh bán hàng, bộ phận kho hàng sẽ lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyểnPhiếu xuất kho cho bộ phận giao hàng

Bộ phận giao hàng căn cứ vào Lệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặthàng và Phiếu xuất kho nhận từ bộ phận kho sẽ lập 3 liên Phiếu giao hànghoặc thuê hãng vận tải chuyển cho khách hàng, cụ thể:

- Phiếu xuất kho và liên 1 Phiếu giao hàng được gửi cho bộ phận lậpHóa đơn để làm căn cứ lập Hóa đơn

- Lệnh bán hàng và Phiếu giao hàng được lưu tại bộ phận kho theo sốthứ tự

- Một liên của Phiếu giao hàng được giao cho khách hàng

Sơ đồ 1.12: DFD cấp 1 của hoạt động giao hàng

Xác nhận xuất kho 2.1

Xác nhận giao hàng 2.3

Đối chiếu giao hàng 2.2

Lập Hóa đơn

Hãng vận chuyển Khách hàng

Xử lý ĐĐH

1.3.4.3 Hoạt động 3.0 – Lập hóa đơn, theo dõi nợ

 Đối tượng tham gia: bộ phận kế toán

hàng, Hóa đơn

Tại bộ phận kế toán, kế toán bán hàng sau khi nhận được các chứng từLệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặt hàng, Phiêu xuât kho và Phiếu giaohàng từ bộ phận giao hàng chuyển sang, căn cứ vào các chứng từ đó tiến hànhkiểm tra và lập Hóa đơn 3 liên, đồng thời ghi sổ nhật ký bán hàng

- Phiếu giao hàng cùng Lệnh bán hàng được chuyển tới cùng liên 1 Hóađơn được kế toán bán hàng lưu lại theo số thứ tự

- Một liên của Hóa đơn gửi cho khách hàng

- Một liên Hóa đơn gửi cho kế toán phải thu

- Còn Phiếu xuất được chuyển cho kế toán kho

Tại bộ phận kế toán, kế toán kho: Sau khi nhận được Phiếu xuất kho từ

kế toán bán hàng, kế toán kho tiến hành ghi sổ chi tiết hàng tồn kho và lậpchứng từ định khoản

- Phiếu xuất kho đó được kế toán kho lưu lại theo số thứ tự

- Còn chứng từ định khoản được chuyển đến cho kế toán tổng hợp

Tại bộ phận kế toán, kế toán phải thu: Căn cứ vào 1 liên Hóa đơn do kếtoán bán hàng gửi đến tiến hành ghi sổ chi tiết nợ phải thu, sau đó lưu hóađơn đó theo số thứ tự

Tại bộ phận kế toán, kế toán tổng hợp: Căn cứ vào chứng từ định khoản

do kế toán kho chuyển tới và sổ nhật ký bán hàng của kế toán bán hàng, tiếnhành ghi sổ cái tài khoản Sau đó sổ nhật ký bán hàng, chứng từ định khoản

và sổ cái được kế toán tổng hợp lưu theo ngày tháng nắm

Sơ đồ 1.13: DFD cấp 1 của hoạt động lập hoá dơn và theo dõi nợ

Lập hóa đơn 3.1

Ghi sổ Theo dõi nợ 3.2

-Xử lý ĐĐH

1.3.4.4 Hoạt động 4.0 – Thu tiền của khách hàng

Đối tượng tham gia: Kế toán tiền, thủ quỹ, kế toán công nợ

Chứng từ sử dụng: Thông báo trả tiền, Phiếu thu

Mô tả hoạt động:

Tại bộ phận kế toán, kế toán tiền: Căn cứ vào thông báo trả tiền từ kháchhàng, kế toán tiền tiến hành lập 3 liên Phiếu thu, sau đó chuyển 3 liên Phiếuthu cho thủ quỹ

Thủ quỹ nhận được 3 liên Phiếu thu từ kế toán tiền và tiền từ kháchhàng, sau đó tiến hành xác nhận, ký Phiếu thu và ghi sổ quỹ, sau đó đưa 1 liênPhiếu thu cho khách hàng, 1 liên Phiếu thu cho kế toán công nợ và 1 liên cho

Ghi giảm

Nợ phải thu 4.3

Xác nhận thanh toán 4.2 Khách hàng

Ghi sổ Lập báo cáo Ngân hàng

-Nợ phải thu Khách hàng

1.3.5 Các sổ kế toán sử dụng trong chu trình doanh thu

1.3.5.1 Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

- Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ:

Sau hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào

sổ Nhật ký chung  Sổ cái Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàngngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kýđặc biệt có liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp và ghi một lần vào sổcái Cuối tháng tổng hợp số liệu sổ cái để lập Bảng cân đối tài khoản

Đối với các sổ chi tiết: Căn cứ vào chứng từ gốc, ghi sổ chi tiết Cuốitháng tổng hợp để đối chiếu với Bảng cân đố kế toán

Các loại sổ sử dụng trong chu trình doanh thu:

1.3.5.2 Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùngloại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hànhcộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có củatừng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng.

Các loại sổ sử dụng trong chu trình doanh thu:

- Sổ nhật ký – sổ cái

- Sổ quỹ

- Sổ chi tiết các tài khoản

1.3.5.3 Hình thức ghi sổ kế toán Chứng từ ghi sổ

 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toánlập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng kýChứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toánsau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toánchi tiết có liên quan

Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng

số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên SổCái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chitiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

 Các loại sổ sử dụng trong chu trình doanh thu

 Các loại sổ sử dụng trong chu trình doanh thu

1.3.5.5 Hình thức kế toán trên máy tính

 Các loại sổ kế toán: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức

kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó

 Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tínhtheo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kếtoán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiệncác thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa sốliệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảochính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kếtoán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chínhsau khi đã in ra giấy

 Các loại sổ sử dụng trong chu trình doanh thu: Tùy thuộc phần mềm

thiết kế theo hình thức kế toán nào

1.3.6 Các báo cáo của chu trình doanh thu

Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp chongười sử dụng những thông tin này theo nhu cầu Thông qua các báo cáo, Hệthống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý;kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việcphân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động

Trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được phân tích thành báocáo theo hoạt động và báo cáo theo các đối tượng, nguồn lực

1.3.6.1 Báo cáo của chu trình doanh thu theo hoạt động

Bảng kê các hoạt động/sự kiện trong kỳ: liệt kê tất cả các nghiệp vụphát sinh của một kiểu nghiệp vụ nào đó trong một thời kỳ Bao gồm:

- Bảng kê đơn hàng, xuất kho, giao hàng: liệt kê các đơn đặt hàng từkhách hàng, tình hình xuất kho giao hàng Như vậy báo cáo sẽ cung cấp tìnhhình công nợ của khách hàng, tình trạng hàng tồn kho…

- Bảng kê thu tiền: Liệt kê các giấy báo trả tiền của khách hàng, phiếuthu nếu thanh toán bằng tiền mặt, giấy báo có nếu khách hàng chuyển khoảnthanh toán Báo cáo sẽ cung cấp tình hình trả nợ của từng khách hàng, số tổngkiểm soát tiền nợ

Báo cáo phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan:Báo cáo các hoạt động theo khách hàng, theo nhân viên, theo loại hàng hóa.Báo cáo này nhằm đánh giá doanh thu theo từng mặt hàng, nhân viên, kháchhàng…Từ đó có thể đánh giá được năng lực cạnh tranh từng mặt hàng, nănglực bán hàng của từng nhân viên…

1.3.6.2 Báo cáo của chu trình doanh thu theo các đối tượng/nguồn lực

Danh sách các đối tượng/nguồn lực được sử dụng, như: bảng kê hànghóa, khách hàng, nhân viên bán hàng…Bảng kê này giúp nhà quản lý kiểmsoát, sử dụng hay phân bổ đối tượng/nguồn lực tốt hơn

Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực, như:

- Báo cáo tình hình hàng tồn kho: cho biết tình trạng hàng tồn kho để cóthể chủ động trong sản xuất cũng như chủ động trong mua bán với bạn hàng

- Báo cáo dư nợ khách hàng: dùng để đối chiếu với khách hàng, kiểmsoát tình hình thanh toán của khách hàng, nhắc nợ tránh ứ đọng vốn…

- Báo cáo phân tích tuổi nợ: phân tích khoản phải thu khách hàng theotừng mốc thời gian quá hạn nợ nhằm xem xét uy tín khách hàng, là căn cứ xácđịnh nợ phải thu khó đòi

1.3.7 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu

1.3.7.1 Kiểm soát hệ thống thông tin

a Về ủy quyền tiếp cận tài liệu công ty

Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tàisản, hồ sơ nhân viên,…) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợihoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá hủy.

Từng nhân viên sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng vàmật khẩu duy nhất và bất kỳ phần mềm nào cũng cần được thiết kế vận hànhvới đúng tài khoản người sử dụng đó

Các phần mềm cụ thể cũng nên được thiết kế theo cách mà những người

sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm,hoặc thiết kế một phần hay toàn bộ hồ sơ dữ liệu Công ty nên có chính sách

rõ ràng bằng văn bản về điều này và chính sách nên được cán bộ quản lý IThoặc một người khác có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện

Sổ ghi người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi

có thể Những người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năngxóa hoặc sửa đổi sổ ghi (nghĩa là họ không được có quyền của cán bộ quản lýIT) Định kỳ công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác địnhnhững người sử dụng không được phép

b Về bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty

Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty và phần mềm độc quyền của công

ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, bị mất do những hành độngphá hoại hoặc ăn cắp

Các tập tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốtnhất là hàng ngày nhưng nhất định không được ít hơn mức độ hàng tuần.Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa,một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ở ngoàivăn phòng

Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên cómột kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính

bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng hỏng

Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hoặc hệthống lưu giữ mạng và không nên giữ ở máy tính riêng lẻ Điều này là rấtquan trọng vì các đĩa cứng, đĩa mềm riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mấttoàn bộ dữ liệu trên các đĩa đó

Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng và cácđĩa dự phòng nên được để nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế

Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn như Norton Anti –Virus, trên tất cả các máy tính và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cậpnhật phần mềm này Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả cáctệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra

Công ty nên có quy định không được chạy phần mềm nào chư cài đặt,không có bản quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không có văn bản phê chuẩncủa cán bộ IT hoặc cấp quản lý phù hợp Trong khi đó, người sử dụng bìnhthường mà dùng máy chạy trên môi trường Windows chỉ nên có quyền củangười sử dụng để họ không thể cài đặt phần mềm vào máy tính của họ Theocách này, chỉ cán bộ IT mới có thể cài đặt các phần mềm vào các máy tính

Nếu công ty có hệ thống máy tính kết nối mạng Internet thì bắt buộcphải có bức tường lửa giữa mạng công ty với Internet Nếu các máy tính đơn

lẻ kết nối trực tiếp với Internet, thì từng máy tính nên có bức tường lửa chophần mềm, chẳng hạn như Norton Firewall, cài đặt cho từng máy tính và cầnđược thiết kế chính xác Bức tường lửa được lập nhằm ngăn chặn người dùngmạng Internet truy cập các thông tin bảo mật nằm trong mạng nội bộ

1.3.7.2 Thủ tục kiểm soát các hoạt động của chu trình doanh thu

Quy trình bán hàng liên quan

Từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữacác đơn hàng khác nhau

Đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng

Đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc đối với nhữngkhách hàng mới thì cần có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặccán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng

hàng hoặc một cách khác là phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòngquản lý kinh doanh bản báo cáo về công suất sản xuất còn lại.

Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng chính sách bán chịu phản ánh rủi

ro tín dụng liên quan tới thông tin về khách hàng Trong điều kiện lý tưởng,công ty nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng.Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối vớinhững khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhómkhách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những kháchhàng lớn và thường xuyên Vì các công ty Việt Nam có thể có khó khăn trongviêc kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng nước ngoài, thì công ty nênluôn luôn dùng L/C đối với khách hàng nước ngoài và ngân hàng phát hànhL/C phải lớn và có uy tín

b Hoạt động xuất kho và giao hàng

Rủi ro:

Công ty có thể giao hàng cho khách hàng số lượng hàng không chính xáclàm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao hoặc dẫnđến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêmlần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm

Giải pháp:

Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của Phiếu giao hàng Cácphiếu giao hàng cần được đánh số thứ tự trước và cần được lập dựa trên Đơn

đặt hàng đã được phê duyệt Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng

đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộcủa công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiến hành giao hàng.Nếu có thể áp dụng được, Phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đếnPhiếu đóng gói trước khi vận chuyển Ngoài ra, nếu công ty sử dụng dãy số

mã hóa hoặc mã vạch thì Phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy sốhoặc mã vạch đó

Cuối cùng, Phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằngchứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó

c Hoạt động lập Hóa đơn

Rủi ro:

Nhân viên lập Hóa đơn có thể quên lập một số Hóa đơn cho khách hànghàng đã giao; lập sai Hóa đơn về số lượng, chủng loại, số tiền, khách hàng,phương thức giao nhận, thanh toán; hoặc lập một Hóa đơn thành hai lần hoặclập Hóa đơn khống trong khi không giao hàng

Giải pháp:

Tách biệt hoạt động lập Hóa đơn bán hàng và bộ phận xét duyệt bán hàng.Chỉ thực hiện việc bán hàng khi có sự xét duyệt bán chịu của kế toáncông nợ và sự xét duyệt bán của trưởng phòng kinh doanh

Kiểm tra thủ công về sự chính xác của số hiệu ghi trên Hóa đơn

Hóa đơn chỉ nên lập căn cứ vào:

- Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận

- Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với Phiếu giao hàng

- Hợp đồng giao hàng (nếu có) Công ty nên ghi lại trên Hóa đơn hoặctrên sổ sách kế toán số tham chiếu đến Phiếu giao hàng hoặc mã số Đơn đặthàng để giúp kiểm tra đối chiếu

Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúpcho việc ghi chính xác giá bán trên Hóa đơn, và giá bán đơn vị được mặc định

và được tự động tính toán số tổng bởi phần mềm kế toán

Hóa đơn bán hàng được đánh số liên tục tự động

Chương trình tự động chuyển số liệu vào các tài khoản liên quan khi lậpHóa đơn, định kỳ đối chiếu Hóa đơn với sổ sách kế toán

Một người độc lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên tiến hànhkiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên Hóa đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiênhoặc là đối với những Hóa đơn vượt qua một giá trị nhất định

d Hoạt động nhận tiền thanh toán

Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàngcũng giúp làm giảm rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàngbằng tiền mặt

Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành Hóa đơn ở cácđiểm bán hàng trong một số trường hợp cũng giúp ích vì các máy này in rabiên lai cho khách hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tínhhoặc băng từ được khóa trong máy Tệp tin hoặc băng từ không được để chothủ quỹ tiếp cận

Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng sốtiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máyphát hành Hóa đơn.

Cuối cùng, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bánhàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản

Về chứng từ và sổ kế toán:

- Phiếu thu phải được đánh số liên tục thực hiện tự động bởi phần mềm

- Lập bảng kê thu tiền hàng ngày và đối chiếu với sổ tồn quỹ

- Định kỳ tiến hành kiểm kê quỹ

- Phiếu thu được lập trước khi khách hàng trả tiền

- Phần mềm tự động chuyển số liệu vào các sổ sách liên quan ngày khilập Phiếu thu hay nhận Giấy báo có

Tóm lại: Chương 1 là phần lý luận chung về chu trình kinh doanh và chu

trình doanh thu nói riêng tại các doanh nghiệp sản xuất Đây là cơ sở lý luận

để có thể tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá về thực trạng tổ chức chu trìnhdoanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CHU TRÌNH KẾ TOÁN DOANH THU

TẠI CÔNG TY TNHH CAO SU GIẢI PHÓNG TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA

2.1 Khái quát về công ty TNHH cao su Giải Phóng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty đầy đủ:

“Công ty trách nhiệm hữu hạn cao su Giải Phóng”

Hay: Giai Phong Rubber Company Limited

Tên viết tắt: GPR

Đại diện: Chu Trọng Trung

Chức vụ: Giám đốc công ty

Diện tích nhà xưởng: 3.500m2

Địa chỉ: Cụm CN Tân Quang - Huyện Văn Lâm – Tỉnh Hưng Yên

Vốn đầu tư: 1 triệu USD

Sản phẩm chính: Sản phẩm cao su, nhựa PVC cho xe máy, ôtô và cácngành công nghiệp khác

Tiêu chí hoạt động:

“PHÙ HỢP YÊU CẦU - HÀI LÒNG KHÁCH HÀNG”

Ngành nghề sản xuất kinh doanh:

Sản xuất các sản phẩm cao su, nhựa PVC kỹ thuật cho xe máy, ôtô và cácngành công nghiệp khác Thiết kế chế tạo khuôn ép cao su, ép phun nhựa PVC Được đầu tư hệ thống máy sản xuất các sản phẩm cao su, nhựa hiện đại

từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan: Máy ép phun cao su dung tích 4.000cc áplực 350 tấn, các máy ép cao su từ 50 tấn đến 200 tấn, các máy ép phun nhựa

từ 50 tấn đến 125 tấn Hệ thống máy gia công khuôn mẫu: trung tâm gia côngCNC, máy tiện CNC, máy xung điện EDM CNC, máy cắt dây CNC, và cácmáy móc vạn năng khác

2.1.2 Cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty TNHH cao su Giải Phóng

Để phù hợp với chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh và phùhợp với yêu cầu quản lý, bộ máy quản lý của Công ty TNHH cao su GiảiPhóng được tổ chức theo mô hình dưới đây:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH cao su Giải Phóng

Công ty

Kế toán trưởng

Giám đốcnhà máy

Giám đốckinh doanh

Phòng

hành chính

Trưởng phòng q.lý sản xuất

Phó phòng kế toán – kt tổng hợp – mua hàng

Trưởng phòng chất lượngng

Trưởng phòng

xưởng CK

NV mua hàng

NV kt thuế -

TSCĐ –

ngân hàng

NV kt vật tư, BTP, TP

Thủ kho

NV kiểm soát kiểm tra công

o nđoạn ạn

Phó phòng phụ trách

kế hoạch

Phó phòng phụ trách mua bán

Phó phòng thiết kế

NV kiểm tra XN kho

NV vật

tư &

dao cụ

NV thiết kế

Tổ trưởng

kỹ thu tật

Công nhân CNC & nguội

Tổ trưởng CNC&nguội

Nhân viên

kỹ thuật

TổCán-cắt

Tổ lưu hóa

Tổ hoàn thiện

NV bảo dưỡng

NV thu nợ

NV bán hàng