Định hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phẩn thương mại và dịch vụ Ngọc Hà

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH MẶT HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ...6 I.. Khái quát về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà và hoạt động k

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Nội dung nghiên cứu 4

5 Phạm vi nghiên cứu 5

6 Kết cấu của đề tài 5

CHƯƠNG 1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH MẶT HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ 6

I Khái quát về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà và hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty 6

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà 6

1.1 Quá trình hình thành & phát triển của công ty 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 8

1.3 Hệ thống tổ chức của công ty 9

1.3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý 9

1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận 10

2 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty .13

2.1 Đặc điểm về thị trường khách hàng và mặt hàng kinh doanh 13

2.1.1 Đặc điểm về thị trường khách hàng 13

2.1.2 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh 15

2.2 Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh và phương thức kinh doanh 17

2.2.1 Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh 17

2.2.2 Đặc điểm về phương thức kinh doanh 18

2.3 Đặc điểm về nguồn nhân lực và vốn kinh doanh 19

2.3.1.Đặc điểm về nhân lực nguồn 19

2.3.2 Đặc điểm về vốn kinh doanh 22

II Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà 24

1 Tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thời gian gần đây 24

1.1 Tổ chức hoạt động kinh doanh 24

1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây 27

2 Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà 29

2.1 Hoạt động nghiên cứu thị trường và phát triển kinh doanh 29

2.1.1 Hoạt động nghiên cứu thị trường và khách hàng 29

2.1.2 Hoạt động phát triển sản phẩm và dịch vụ kinh doanh 32

2.2 Hoạt động tạo nguồn đầu vào 34

2.3 Hoạt động thanh toán và vận chuyển 38

2.4 Hoạt động quản lý và xúc tiến thương mại 40

2.4.1 Hoạt động quản lý 40

2.4.2 Hoạt động xúc tiến thương mại 40

III Đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty 42

1 Những mặt tích cực 42

2 Những mặt hạn chế 43

CHƯƠNG 2 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ 45

I Định hướng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty 45 1 Mục tiêu 45

2 Phương hướng 46

II Giải pháp hoàn thiện hoạt động kinh doanh của công ty 47

1.Giải pháp hoàn thiện công tác thị trường 47

2.Giải pháp hoàn thiện công tác dịch vụ khách hàng và xúc tiến thương mại 49 3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng 50

4 Giải pháp quản lý và nhân sự 52

5 Giải pháp về tài chính, thanh toán và vận chuyển 53

III Kiến nghị đối với công ty 55

KẾT LUẬN 56

PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các mặt hàng văn phòng phẩm hiện nay đang là dòng sản phẩm có nhucầu tiêu dùng ngày càng tăng Trên thị trường Việt Nam đã có nhiều công tysản xuất cũng như kinh doanh, thương mại, dịch vụ cung cấp các mặt hàngvăn phòng phẩm với những chủng loại hàng hoá rất phong phú và đa dạngnên người tiêu dùng đã có nhiều sự lựa chọn hơn Cũng vì vậy mà áp lực cạnhtranh đối với các công ty kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm cũng theo đótăng lên Do đó, công tác đánh giá thực trạng và từ đó tìm ra giải pháp hoànthiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh là rất quan trọng và cầnthiết trong mọi doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm nóichung và trong công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà (công ty CPTM&DV Ngọc Hà) nói riêng

Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ sau khi gianhập Tổ chức thương mại thế giới WTO, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệptrong và ngoài nước trở nên gay gắt hơn bao giờ hết Các doanh nghiệp đều

có những chiến lược kinh doanh khác nhau, phù hợp với vị thế của mình trênthị trường Bản báo cáo này sẽ cho chúng ta thấy rõ hơn về những chiến lược

mà Công ty CP TM&DV Ngọc Hà đã và đang sử dụng để cạnh tranh trên thịtrường

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính sau:

1/ Tìm hiểu hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của Công

ty CP TM&DV Ngọc Hà với các đối thủ cạnh tranh Thấy được những biếnchuyển tích cực trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt rút ra được những tồn

tại, yếu kém gây cản trở việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh củacông ty CP TM&DV Ngọc Hà.

2/ Nghiên cứu, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho những vấn đềtrong hoạt động kinh doanh của Công ty CP TM&DV Ngọc Hà trong thờigian tới

- Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua cácchỉ tiêu hiệu quả, so sánh sự biến động của các khoản mục trong Bảng báocáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán cũng như đánh giá tình hình tàichính của công ty

- Xác định nguyên nhân làm tăng, giảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh

- Đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuấtkinh doanh

3 Nhiệm vụ nghiên cứu.

- Thu thập các tài liệu và thông tin liên quan đến mặt hàng văn phòngphẩm của Công ty CP TM&DV Ngọc Hà

- Nghiên cứu phân tích các tài liệu đã thu thập để nắm bắt được tìnhhình hoạt động kinh doanh của Công ty

- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩmcủa Công ty

- Phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩmcủa Công ty nhằm tìm ra những thành công và những mặt còn hạn chế tronghoạt động kinh doanh của Công ty

- Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của Công ty CP TM&DV Ngọc

Hà

4 Nội dung nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu cụ thể thực trạng hoạt động kinh doanh củacông ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà, những nội dung chính là thị

trường khách hàng, mặt hàng kinh doanh, mạng lưới kinh doanh, phương thứckinh doanh, nguồn nhân lực và vốn kinh doanh của công ty Phân tích, xemxét và đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩmcủa công ty để từ đó có những giải pháp hoàn thiện các hoạt động này.

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phẩn mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo; đề tài chialàm hai chương:

- Chương một: Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòngphẩm của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà

- Chương ba: Định hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động kinhdoanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phẩn thương mại và dịch vụNgọc Hà

Xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quang Huy-người trực tiếphướng dẫn em trong quá trình thực tập Em cũng xin cảm ơn các cô chú, cácanh chị trong Công ty CP TM&DV Ngọc Hà-những người đã giúp đỡ em rấtnhiều trong thời gian thực tập tại Công ty Trong quá trình tìm hiểu và phântích hoạt động kinh doanh của Công ty CP TM&DV Ngọc Hà còn nhiều hạnchế về số liệu, thời gian và trình độ hiểu biết nên đề tài không tránh khỏinhững thiếu sót, rất mong được sự góp và giúp đỡ của Thầy giáo hướng dẫn

và các nhân viên của công ty để đề tài được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

MẶT HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ

I Khái quát về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà và hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà

1.1 Quá trình hình thành & phát triển của công ty

Công ty CP TM&DV Ngọc Hà bắt đầu hoạt động từ năm 2000 với tinhthần “kết nối đơn vị mua hàng với nhà sản xuất“, công ty Ngọc Hà đã trởthành chiếc cầu nối quan trọng giữa các nhà sản xuất văn phòng phẩm trongnước cũng như nước ngoài với người tiêu dùng Việt Nam Hiện nay vănphòng phẩm Ngọc Hà đang cung cấp rất nhiều chủng loại sản phẩm vănphòng phẩm khác nhau, những sản phẩm được coi là thiết yếu cần có tạibất kỳ công ty, văn phòng, gia đình, trường học công ty Ngọc Hà rất tự hào

là đã luôn đáp ứng được những yêu cầu khắt khe để phục vụ cho sự phát triểnbền vững của tất cả các khách hàng và đối tác

Tên công ty: công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà

Tên giao dịch: Ngoc Ha trading and service company, limited

Tên viết tắt: Ngoc Ha trading and service co, ltd

Trụ sở chính: Số 7, Ngõ 2, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: (84-4)3565.3074 – 3565.8579 – 3565.7945 – 3565.8580

Fax: 84 (4) 35653661

E-mail: ngochacorphp@vnn.vn

Ngành nghề kinh doanh: thương mại và dịch vụ mặt hàng văn phòng phẩm

Dưới đây là một số nét chính về tiêu chí hoạt động của công ty CPTM&DV Ngọc Hà được thể hiện qua giá trị cốt lỡi, tầm nhìn

Giá trị cốt lõi

- Uy tín là sự giữ gìn hàng đầu trong hợp tác

- Đào tạo là công cụ chính

- Công bằng – hợp lý trong việc cùng hưởng thành quả lao động với Khách hàng & nhân viên

- Làm việc luôn trên quan điểm “Khi khách hàng cần là có “

Tầm nhìn

- Dẫn đầu trong hoạt động cung cấp văn phòng phẩm tại Việt Nam

- Tới năm 2020 hoàn thành hệ thống phân phối trong các tỉnh thành trên cảnước

Kim chỉ nam của hành động là “Khách hàng cần là có”

- Giảm chi phí cho khách hàng bằng việc đầu tư vào khu vực sản xuất những mặt hàng chủ lực

- “Làm thỏa mãn khách hàng” trên cơ sở đào tạo ý thức chăm sóc khách hàng,đào tạo nâng cao chuyên môn & nâng cao thu nhập của nhân viên

Công ty văn phòng phẩm Ngọc Hà với hơn 10 năm hoạt động cung cấptrong ngành văn phòng phẩm, để đạt sự phát triển như ngày hôm nay, công ty

đã và đang trau dồi và đào tạo cho từng nhân viên cung cách phục vụ kháchhàng nhiệt tình và tận tâm nhất Nếu không có khách hàng thì không mộtcông ty nào có thể tồn tại, do dó với công ty thì sự hài lòng của khách hàngkhi được phục vụ cũng chính là niềm vui của chính công ty, lo lắng cho kháchhàng là lo cho chính công ty Để đáp ứng tất cả những tiện nghi về nhu cầulàm việc của quý khách tại văn phòng, công ty sẳn sàng phục vụ các mặt hàng

từ văn phòng phẩm đến đồ dùng văn phòng, trang thiết bị vệ sinh và các dịch

vụ văn phòng

Công ty có trụ sở chính tại thành phố Hà Nội Mặc dù là một công ty mớithành lập từ năm 2000 đến nay, dù còn khá non trẻ nhưng công ty CPTM&DV Ngọc Hà đã phát triển rất mạnh mẽ, tạo một chỗ đứng khá vững trênthị trường Với những dịch vụ chất lượng của mình, công ty CP TM&DVNgọc Hà đã chinh phục được khách hàng cũng như mở rộng quy mô Công ty

đã thành lập các chi nhánh tại nhiều tỉnh và thành phố trên khắp miền Bắc và

mở rộng ra toàn quốc như Hải Dương, Bắc Ninh, Hưng Yên, Vĩnh Phúc, Hải

Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và đại diện thương mại tại NanNinh, Trung Quốc Công ty có trên 100 nhân viên được đào tạo qua cáctrường Đại học, Cao đẳng và Trung học chuyên nghiệp

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

A, Chức năng

Công ty CP TM&DV Ngọc Hà chuyên phân phối và cung cấp các sảnphẩm và dịch vụ thuộc các ngành hàng:

- Văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm

- Máy móc, thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dưỡng

- Mực dùng cho máy in, máy photocopy, máy fax

- Băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít

- Nội thất văn phòng, bệnh viện, trường học

- Dịch vụ in ấn

- Giấy và mực in mã vạch (barcode)

Công ty luôn sẵn sàng cung cấp hàng hóa và dịch vụ, trợ giúp và tưvấn:

- Các tổ chức, đơn vị khách hàng thực hiện công tác mua hàng có hiệu quả

- Các đơn vị sản xuất phân phối sản phẩm tới các đơn vị tiêu dùng một cáchnhanh nhất và chuyên nghiệp nhất

B, Nhiệm vụ của công ty :

Bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng, đặt sự an tâm của khách hànglên hàng đầu Mọi quyết định về chính sách đều nhằm mục đích tăng cườnglợi ích ngày càng tốt hơn cho khách hàng, lợi ích của khách hàng sẽ được đảmbảo một cách tốt nhất Khách hàng là trung tâm là động lực phát triển

Cam kết không ngừng sáng tạo, nâng cao chất lượng các dịch vụ chokhách hàng Lắng nghe những ý nguyện và tận tâm trả lời mọi câu hỏi thắcmắc của khách hàng Cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm, dịch vụtốt nhất

Tôn trọng tính liêm chính, minh bạch và bảo mật nhằm xây dựng và duy trì

niềm tin, uy tín đối với khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm, dịch vụcung cấp.

Luôn mang đến sự hài lòng cho khách hàng

Khẳng định và phát triển thương hiệu Ngọc Hà ngày càng vững mạnh

1.3 Hệ thống tổ chức của công ty

1.3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý

Công ty có 10 chi nhánh nằm rải rác ở các thành phố lớn từ Bắc vàoNam và một trụ sở chính đặt tại Hà Nội Bộ máy quản lý được sắp xếp, bố trímột cách logic khoa học, tạo điều kiện cho Công ty quản lý chặt chẽ các mặtkinh tế kỹ thuật, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, đem lạihiệu quả cao

Cơ cấu tổ chức quản lý của toàn bộ công ty được thể hiện qua sơ đồsau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty.

(Nguồn: phòng hành chính nhân sự)

1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận.

Với đặc điểm cơ cấu tổ chức như trên, các phòng ban trong công ty cóchức năng và nhiệm vụ như sau:

Đứng đầu công ty là Đại hội đồng cổ đông công ty: bao gồm tất cả các

cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bầu

ra hội đồng quản trị công ty

Hội đồng quản trị và chủ tịch hội đồng quản trị là bộ máy lãnh đạo củacông ty, có nhiệm vụ đề xuất và thực hiện các phương án phát triển mà công

ty đã đề ra

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ

ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (HĐQT) 9

CHỦ TỊCH HĐQT

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

NS

Ban kiểm soát: do đại hội đồng cổ đông bầu ra có nhiệm vụ giúp các cổđông giám sát toàn bộ hoạt động của công ty Kiểm tra tính hợp pháp và hợp

lý trong quản lý và trong hoạt động kinh doanh cũng như sổ sách kế toán vàtình hình tài chính của công ty

Giám đốc Công ty là người đại diện cho công ty trước pháp luật và trước

cơ quan Nhà nước, chịu trách nhiệm về các hoạt động trong công ty Giámđốc công ty quyết định việc điều hành các hoạt động kinh doanh của công tytheo kế hoạch của Hội đồng quản trị, đồng thời chịu trách nhiệm trước HộiĐồng quản trị Giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt các

kế hoạch ngắn hạn và dài hạn Mỗi phòng, ban sẽ chuyển mục tiêu kinh doanhthành các hoạt động cụ thể của mình để phấn đấu nhằm góp phần đạt mục tiêuchung của Công Ty

Phó giám đốc: tham mưu cho giám đốc các vấn đề cần thiết, điều hànhcông việc do giám đốc phân công, đôn đốc và giám sát hoạt động của các bộphận trong công ty kết hợp cùng giám đốc quản lý chung công ty

Dưới đó là các phòng ban chức năng và các chi nhánh Mỗi phòng ban

có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp cho Giám đốctrong quản lý và điều hành công việc

Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm tham gia ký kết hợp đồng bám sáttiến trình thực hiện hợp đồng, chịu trách nhiệm trước công ty về toàn bộ sảnphẩm mẫu mã bày mẫu tại showroom, bán buôn bán lẻ hàng hóa Trực tiếptheo dõi các đơn đặt hàng Ngoài ra còn có thể điều tra giám sát thị trường cácsản phẩm của công ty để tham mưu cho giám đốc những kế hoạch chính sáchnhằm phát triển thị trường và phát triển thương hiệu của công ty

Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ lắp đặt, bảo hành,bảo trì, sửa chữa các sảnphẩm của công ty đã bán trên thị trường

Phòng kế toán: là phòng giúp đỡ các công việc cho giám đốc nói chung và các

bộ phận khác nói riêng Có nhiệm vụ giải quyết những mối quan hệ tài chínhhoàn thành trong quá trình tuần hoàn luân chuyển vốn trong kinh doanh Tổ

chức hạch toán các nghiệp vụ mua bán, thanh toán công nợ, thanh toán vớiNgân sách Nhà nước, phân phối lợi nhuận, quản lý vốn tài sản, hàng hóa, chiphí… bằng cách theo dõi, phản ánh chính xác sự biến động cũng như các đốitượng đó Hướng dẫn các bộ phận trong việc thanh toán, chế độ biểu mẫu, sổsách theo dõi theo đúng quy định Báo cáo thường xuyên cho giám đốc vềtình hình tài chính của công ty và kết quả kinh doanh của từng bộ phận.

Phòng hành chính nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, theo dõi và

đề bạt cán bộ, sắp xếp nhân sự, lo một số công việc về chính sách như: vấn đềkhen thưởng, kỷ luật, lương bổng… đảm trách một số công việc mang tínhchất phục vụ, tiếp khách khi có những liên hệ thuần túy về hành chính, quảntrị, tiếp nhận và xử lý các công văn đến và đi, nhằm tổ chức bộ máy quản lýgọn nhẹ và đạt hiệu quả cao

Phòng điều hành kho: tiếp nhận những đề nghị xuất hàng của phòngphòng kinh doanh, sau đó lập kế hoạch chuyển hàng và điều hành bộ phận thợ

kỹ thuật đi cung cấp, vận chuyển, lắp đặt hàng cho khách hàng Ngoài ra bộphận kho còn có trách nhiệm dự trữ hàng hóa để phục vụ kịp thời cho kháchhàng

Các chi nhánh: có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch kinh doanh chungcủa công ty đồng thời cũng linh động nhạy bén trong kế hoạch phát triểnriêng của chi nhánh

Kế hoạch của các phòng, ban, chi nhánh được Giám đốc Công Ty, phógiám đốc và phụ trách các phòng ban xem xét, thảo luận, sửa đổi cho phù hợpvới những thay đổi của các điều kiện của đơn vị Mọi tiến trình thực hiện các

kế hoạch, sửa đổi cũng như việc đánh giá kết quả đều được lưu trữ hồ sơ hoạtđộng của Công Ty

Bộ máy tổ chức của Công Ty được tổ chức trên các nguyên tắc cơ bảnsau:

a) Tập trung quyền lực cao nhất vào tay người lãnh đạo cao nhất

b) Thực hiện phân quyền, phân cấp cho các bộ phận trong hệ thống tổ

ty nước ngoài đang xuất hiện ngày một nhiều hơn, đặc biệt sau khi nước ta gianhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) Đó cũng hứa hẹn là những kháchhàng lớn đối với ngành hàng văn phòng phẩm nói chung và với công ty Ngọc

Hà nói riêng Tất cả những yếu tố đó làm nên sức hấp dẫn đối với các doanhnghiệp về ngành hàng văn phòng phẩm này; và chắc chắn cũng làm cho sựcạnh tranh trở nên gay gắt hơn khi miếng bánh thị phần bị xẻ nhỏ hơn vớinhiều doanh nghiệp mới xuất hiện Như vậy, thị trường văn phòng phẩm cómột tiềm năng phát triển lớn đi đôi với nó là một điều tât yếu của cạnh tranh

Cùng với xu hướng phát triển nhanh chóng về nền kinh tế, xã hội củaViệt Nam là sự gia tăng số lượng hệ thống văn phòng làm việc, bên cạnh đó

là sự xuất hiện hàng loạt các nhà cung cấp văn phòng phẩm đã đáp ứng phầnnào nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên việc lựa chọn cho mình một nhà cungcấp văn phòng phẩm có uy tín đang là vấn đề mà hầu hết khách hàng đềuquan tâm Công ty CP TM&DV Ngọc Hà hiện đang phải “chia sẻ” kháchhàng với các đối thủ cạnh tranh khá nặng ký như công ty cổ phần dịch vụ

thương mại công nghệ TST, công ty trách nhiệm hữu hạn văn phòng phẩmTrà My, công ty văn phòng phẩm Minh Anh,… và sắp tới khi các công ty vănphòng phẩm nước ngoài quyết định lấn sân vào thị rường văn phòng phẩmViệt Nam thì nguy cơ thị trường khách hàng của công ty bị nhỏ lại là một vấn

đề đáng quan tâm Đó là một trong những lý do để Công ty nên phát triển một

bộ phận chuyên trách việc mở rộng thị phần, phát triển thương hiệu với nhữngnghiệp vụ chuyên nghiệp Hiện nay công việc này vẫn đang được giao chophòng kinh doanh của công ty phụ trách Với những kế hoạch kinh doanh cụthể, công ty tìm kiếm những khách hàng, đối tác tiềm năng như các ngânhàng, các doanh nghiệp lớn, nhỏ, các doanh nghiệp, cửa hàng lâu năm, cácdoanh nghiệp mới thành lập và chuẩn bị thành lập… và thuyết phục kháchhàng sử dụng văn phòng phẩm của công ty nhằm mở rộng hoạt động và thịtrường kinh doanh Bên cạnh đó, công ty cũng không ngừng chăm sóc cáckhách hàng trung thành của mình với một hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin vềkhách hàng Những chính sách chiết khấu khuyến mãi, quà tặng khuyến mãi

và những đợt tri ân khách hàng…được công ty quan tâm khá nhiều Dù là một

cá nhân, là cửa hiệu nhỏ hay là một tập đoàn đa quốc gia với hàng ngàn nhânviên thì đều là những khách hàng quan trọng của công ty văn phòng phẩmNgọc Hà, vì công ty hiểu rằng khách hàng sẽ là nhịp cầu nối quan trọng đểcông ty trở thành địa chỉ mua sắm đáng tin cậy

Với phong cách phục vụ hiện đại và chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viênnhiệt tình, chu đáo, công ty CP TM&DV Ngọc Hà không chỉ tập trung ởphạm vi bán lẻ mà còn là một trong những nhà phân phối Văn phòng phẩm có

uy tín trên thị trường hiện nay Các sản phẩm của công ty đang ngày càngđược nhiều khách hàng tin dùng và được đánh giá cao về chất lượng Công tyluôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và làm hài lòng mọi khách hàng

dù là khó tính nhất, đảm bảo cung cấp cho khách hàng các mặt hàng Vănphòng phẩm tốt nhất với giá thành cạnh tranh nhất

Có thể nói thành công mà văn phòng phẩm Ngọc Hà đạt được không

chỉ ở chất lượng và phong cách phục vụ mà còn thể hiện thông qua sự tínnhiệm của khách hàng trong nhiều năm qua

2.1.2 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh

Khái niệm thuật ngữ "Văn Phòng Phẩm" rất rộng, bao gồm các mặthàng từ các mặt hàng nhỏ như dụng cụ viết, giấy vở, túi hồ sơ… đến các mặthàng lớn như máy fax, máy chiếu, máy photocopy Theo ước tính mỗi năm,

cả nước chi khoảng 4000 tỷ đồng cho việc mua sắm đồ dùng văn phẩm Phảinhận định rằng đây có phải là cơ hội cho ngành kinh doanh mặt hàng này pháttriển ở nước ta Mỗi một cửa hàng giao dịch của doanh nghiệp văn phòngphẩm thì ngoài những mặt hàng chính là các sản phẩm văn phòng, luôn cónhững mặt hàng phụ đi kèm như các sản phẩm thuộc nhóm hàng tiêu dùng,phụ liệu nhỏ trong gia đình…Theo xu hướng chung đó, công ty cổ phần Ngọc

Hà cũng có đầy đủ các sản phẩm văn phòng để

phục vụ nhu cầu người tiêu dùng Dưới đây là bảng phân loại sơ lược các sảnphẩm

của công ty (chỉ tiêu chưa kể đến các nhãn hiệu)

Bảng 2 Bảng sơ lược danh mục sản phẩm của công ty CP TM&DV Ngọc Hà

Giấy in ảnh, in phun Giấy in vi tính, giấy in liên tục

Giấy fax, phim fax Giấy than, giấy niêm phong

Giấy Decan, giấy Tomy, giấy can

Giấy ăn, giấy vệ sinh Bìa Duplex, bìa bóng kính Bìa màu, giấy in màu

Máy tính Casio Pin, sạc pin Dấu, mực dấu, mút đếm tiền

Thẻ, dây đeo thẻ Bảng chức danh

Lò xo nhựa, lò xo kẽm Chun vòng, dây bó tiền Dụng cụ vệ sinh văn phòng

Bút dạ dầu, bút ghi CD Bút nhớ dòng

Bút xóa, băng xóa Bút chì, tẩy chì, gọt bút chì

Bút ký Alland'lious Bút ký Parker Bút chỉ Laser Phấn viết bảng, sáp màu

Máy đếm tiền Máy in nhãn Tepra Máy ép Plastic Máy photocopy Điện thoại Máy fax Máy chiếu Linh kiện máy văn phòng

Màn chiếu

3 File hồ sơ File Clear bag, file góc

File càng cua, file ống File còng nhẫn, file lồng File rút gáy, file Acco Kẹp trình ký, file kẹp File lá, Sơmi đục lỗ Chia file bìa, chia file nhựa

File hộp gấp File nan nhựa, file hộp vát Cặp tài liệu, tủ hồ sơ

8 Nội thất và

thiết bị văn phòng

Bàn dao cắt, dao cắt giấy

Bàn làm việc Ghế văn phòng Ghế phòng họp, hội trường

Tủ hồ sơ gỗ

Tủ hồ sơ sắt Két sắt Giá sách, kệ thư viện Vách ngăn văn phòng

Dịch vụ in ấn

5 Dụng cụ văn

phòng Dập ghim, gỡ ghim, ghimĐục lỗ, thanh cài Acco

Kéo, thước kẻ, thước dây Khay cắm bút, khay hồ sơ Kẹp bướm, kẹp inox Băng dính, cắt băng dính Dao rọc giấy, lưỡi dao Ghim cài, ghim mũ, ghim từ

Hộp đựng Card, chặn sách Keo, hồ khô, hồ nước

10 Tạp phẩm Bàn ghế, đồ nhựa

Nước tẩy rửa Giấy ăn, giấy vệ sinh, Phụ liệu ngành may Vật tư ngành điện

(Nguồn: Tổng hợp hàng nhập kho, xuất kho-chi nhánh Hà Nội)

Mỗi nhóm sản phẩm nêu trên lại có nhiều loại được sản xuất từ nhiềuthương hiệu khác nhau, ví dụ như nhóm hàng sản phẩm giấy thì có nhiều sản

phẩm xuất xứ từ các hãng khác nhau từ trong nước như Hồng Hà, TiếnThành, Bãi Bằng… đến các hãng nước ngoài như Aplus, Apple, Kokuyo,HP… Trong đó nổi bật là các sản phẩm của Bãi Bằng và Kokuyo vì công ty

đã là đại lý đại diện cho sản phẩm của hai công ty lớn này, như vậy sản phẩmnhập về sẽ có giá cả cạnh tranh hơn rất nhiều so với các sản phẩm khác.Ngoài ra công ty cũng luôn chú trọng đến việc nhập về các model sản phẩmmới nhằm làm phong phú hơn chủng loại sản phẩm của mình Trong thời giangần đây, cơ cấu mặt hàng của Công ty ngày càng đa dạng Trong đó phải kểđến sản phẩm của hãng Canon, HP, Samsung Đây là những sản phẩm có giátrị tương đối cao và tỷ suất lợi nhuận lớn, trở thành nhóm hàng chủ lực củacông ty

Khác với các mặt hàng khác như mỹ phẩm hay thực phẩm, thì sảnphẩm văn phòng có thời hạn sử dụng khá lâu, điều kiện bảo quản tương đối

dễ, tạo thuận lợi

cho việc dự trữ các sản phẩm này hơn Đây cũng là một trong những nguyênnhân

mà công ty có lượng hàng hóa khá nhiều

2.2 Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh và phương thức kinh doanh

2.2.1 Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh

Ngày nay, trong kinh doanh, vai trò của mạng lưới kinh doanh, uy tínkinh doanh là vô cùng quan trọng Mạng lưới hoạt động của công ty CPTM&CV Ngọc Hà nằm trải rộng ở khu vực miền Bắc và rải rác khắp cả nướcvới trụ sở chính tại thành phố Hà Nội, 2 chi nhánh lớn tại thành phố Hồ ChíMinh và thành phố Đà Nẵng (chi nhánh tại thành phố Đà Nẵng đã mở thành 2văn phòng dịch vụ khách hàng), 7 chi nhánh ở các tỉnh thành phía Bắc là BắcNinh, Nội Bài, Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Nam Định,miền Trung thì có 1 chi nhánh ở Nghệ An Hình thành mạng lưới là một nghệthuật xây dựng và duy trì các mối quan hệ Mục đích của việc xây dựng mạnglưới là tạo ra nhóm khách hàng và nguồn thông tin cần thiết cho hoạt động

kinh doanh của công ty Mở rộng mạng lưới kinh doanh cũng đồng nghĩa với

mở rộng quy mô thị trường, quy mô kinh doanh, Công ty vẫn đang trong tiếntrình phát triển mạng lưới kinh doanh phủ khắp khu vực miền Bắc, lan rộng racác khu vực trên toàn quốc Công ty hướng tới năm 2020 sẽ có một mạng lướikinh doanh lớn nhất miền Bắc và xa hơn thế nữa

2.2.2 Đặc điểm về phương thức kinh doanh

Hiện nay công ty CP TM&DV Ngọc Hà đang thực hiện các hoạt độngkinh doanh theo “phương thức kinh doanh vì khách hàng” hay còn gọi là

“phương thức kinh doanh E+” Phương thức này đã và đang mang lại khá

nhiều thành công cho công ty, không chỉ tiền lãi thu được tăng cao mà "lợi

nhuận" lớn nhất của một công ty là sự mến tin của khách hàng đối với mình

Công ty luôn phải tự đặt ra câu hỏi và tự tìm câu trả lởi cho câu hỏi đó,

“Công ty có thể làm gì cho khách hàng của mình?" Một công ty thành đạt chỉ

có thể phát triển tốt khi giữ được khách hàng trong khi vẫn tạo ra một khoảnlợi nhuận vừa phải Việc thu hút khách hàng trong cuộc cạnh tranh ngày mộtgay gắt như hiện nay luôn đóng vai trò quyết định Nhưng để lôi kéo đượckhách hàng đến với sản phẩm hay dịch vụ của mình thì không phải công tynào cũng làm được Cách tốt nhất để thu hút và giữ chân khách hàng là cóđược sự thoả mãn của khách Khách hàng chỉ " bám" doanh nghiệp khi họ cómức độ thoả mãn cao, đồng nghĩa với sự thoải mái về tinh thần Những kháchhàng được thoả mãn cao thường ít quan tâm hơn đến vấn đề giá cả Mặt hàng

họ ưa chuộng sẽ luôn được chú ý và đánh giá cao, từ đó, các bạn bè, ngườithân của họ sẽ biết đến sản phẩm dịch vụ của công ty trong các buổi nóichuyện thân mật

Khách hàng đều là những người có lý tính Nếu họ cảm thấy vui vẻ khimua hàng thì có thể họ sẽ quay lại, nếu họ có cảm giác tiêu cực khi tham giatrao đổi thì họ sẽ không bao giờ quay lại mua nữa Việc khách hàng có hàilòng hay không không chỉ có liên quan tới chất lượng của sản phẩm hay dịch

vụ của công ty, mà họ còn luôn suy nghĩ về những lần mua bán trước đây Vì

vậy khó khăn lớn nhất là phải nâng cao khả năng khách hàng quay lại muahàng, phải vượt lên trên sự hài lòng của khách hàng, làm cho họ có động cơquay lại mua hàng của công ty

Phương thức kinh doanh này cũng đã được thể hiện rõ qua tôn chỉ kinhdoanh, các chính sách, tiêu chí hoạt động của công ty Nó được cụ thể làkhông ngừng tìm hiểu những nhu cầu của khách hàng, cố gắng thực hiện mộtcách tỉ mỉ, khách quan và luôn luôn nỗ lực để vượt qua những nhu cầu củakhách hàng

2.3 Đặc điểm về nguồn nhân lực và vốn kinh doanh

2.3.1.Đặc điểm về nhân lực nguồn

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào cũng được cấuthành nên bởi các cá nhân Trước sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế thịtrường, môi trường kinh doanh cùng với xu thế tự do hóa thương mại cạnhtranh ngày càng gay gắt, vai trò của yếu tố con người – lao động trong cácdoanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng đã và đangđược quan tâm theo đúng tầm quan trọng của nó Vấn đề đặt ra cho các doanhnghiệp là phải quản lý, khai thác và phát huy tiềm năng của đội ngũ cán bộlao động của doanh nghiệp làm sao cho hiệu quả, tạo nên được lợi thế cạnhtranh so với các doanh nghiệp khác Lực lượng lao động này phải là nhữngcon người có đủ trình độ chuyên môn, được đào tạo cơ bản, có đạo đức, cóvăn hóa và đặc biệt phải có phương pháp làm việc có hiệu quả Vì lao động làyếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty Trình độ củangười lao động ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động của Công ty Sửdụng hợp lý và tiết kiệm lao động sẽ giúp Công ty giảm chi phí về lao động,giảm giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao khảnăng cạnh tranh của Công ty trên thị trường

Vấn đề nhân lực được đề cập đến ở đây trước hết là về số lượng Khôngmột công ty nào có thể hoàn thành hoạt động sản xuất kinh doanh của mìnhnếu thiếu lao động, bởi kết quả của việc này sẽ gây không ít thiệt hại cho các

công ty cả về uy tín và khả năng cạnh tranh Chính vì thế mà Công ty cổ phầnNgọc Hà luôn coi trọng vấn đề bổ sung lực lượng lao động

Quy trình tuyển dụng tuân theo các bước sau:

Đăng tin tuyển dụng

Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ

Nghiên cứu đơn xin việc

vụ bằng cách hỗ trợ tiền học phí, tạo điều kiện thuận lợi về thời gian, đồngthời có các chính sách khác khuyến khích cán bộ công nhân viên thi đua làmviệc Công ty luôn chú trọng tới chất lượng lao động Số lượng công nhân kỹthuật có tay nghề cao đảm bảo hoàn thành tốt mọi kế hoạch kinh doanh doCông ty đề ra Bên cạnh đó số lượng lao động được đăng ký hợp đồng dài hạncũng được tăng đều trong những năm gần đây tạo điều kiện làm việc lâu dài

và ổn định cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty Các chế độ về người lao động, lương thưởng, đào tạo và bồi dưỡng người lao động được thực hiện theo quy chế của Công ty và đúng theo quy định của nhà nước

Bảng 3 Cơ cấu lao động của Công ty

( Nguồn : Báo cáo lao động của Công ty tại thời điểm 31/12/2010 )

Dựa vào bảng số liệu ta thấy số lao động nữ trong công ty ít hơn số laođộng nam (tỉ lệ lao động nữ chưa đến 40% tổng số lao động của công ty) Đó

là điều dễ hiểu vì đặc điểm công việc của công ty yêu cầu cao về tính linhđộng trong việc vận chuyển hàng hóa, lắp ráp máy móc phụ tùng, đi lại nhiều

để tìm kiếm khách hàng, điều tra nghiên cứu và mở rộng thị trường

Do công ty có nhiều chi nhánh ở các khu vực khác nhau, quy mô củamỗi chi nhánh cũng khác nhau và nhiều yếu tố khác về địa lý, điều kiện kinh

tế xã hội, điều kiện kinh doanh ở các khu vực khác nhau nên số lượng cũngnhư cơ cấu lao động ở mỗi chi nhánh có sự khác biệt đáng kể Số lao động tậptrung phần lớn ở chi nhánh các thành phố lớn, đặc biệt là ở Hà Nội, đây cũng

là chi nhánh gắn liền với trụ sở chính nên số lượng lao động cũng chiếmnhiều nhất, đến hơn 1/3 số lượng lao động của cả công ty Song, những chi

nhánh nhỏ ở các tỉnh thành, khu vực lân cận các thành phố lớn như chi nhánhHưng Yên, chi nhánh Bắc Ninh… thì số lao động chỉ dao động trong khoảng

20 người, điểm này phù hợp với quy mô kinh doanh của chi nhánh Công tyvẫn đang tiến hàng từng bước để tiến tới mở rộng quy mô ngày càng lớn hơn.Khi đó số lượng lao động cũng sẽ tăng lên và cũng yêu cầu khắt khe hơn vềchất lượng lao động

2.3.2 Đặc điểm về vốn kinh doanh

Vốn là nhân tố cần thiết của kinh doanh Tạo vốn và quay vòng vốn cóhiệu quả đó là những bài toán theo đuổi không ngừng nghỉ trong suốt quátrình hoạt động kinh doanh, chính sách giái đáp bài toán đó của mỗi công ty

sẽ tạo ra một bản sắc riêng khẳng định sự thành công của doanh nghiệp mìnhtrên thương trường Những giải pháp được đưa ra luôn dựa trên hiện thựckhách quan tình hình sử dụng hay đặc điểm về vốn kinh doanh của doanhnghiệp

Số liệu về tài sản có thể cho thấy tài sản cố định chiếm một phần rấtnhỏ, chỉ chưa đầy 1/10 trong cơ cấu tài sản của công ty, và tỉ lệ này cũngkhông có biến động nhiều trong quá trình kinh doanh Đây là một nét đặctrưng về tài sản trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ Tài sản lưuđộng chiếm một tỉ lệ rất lớn Điều này có thể được giải thích bởi công ty CPTM&DV Ngọc Hà không phải là một doanh nghiệp sản xuất hay gia công mà

là một doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, có chức năng như một trung giancung cấp sản phẩm, nên các máy móc thiết bị công nghệ chuyên ngành khôngchiếm nhiều tỉ lệ Đây cũng có thể coi là một ưu điểm trong ngành thươngmại nói chung và đối với công ty Ngọc Hà nói riêng, vì hoạt động kinh doanhkhông cần đầu tư quá nhiều vào phần tài sản cố định, như vậy sẽ có nhiềuvốn để quay vòng kinh doanh

Bảng 4 Bảng tóm tắt thống kê về tài sản vả nguồn vốn của công ty, 2010

Đơn vị: nghìn đồng

điểm này cũng là một đặc trưng của thương mại dịch vụ Huy động vốn tối đa

của cổ đông để đầu tư thu gom hàng hóa phục vụ cung cấp cho khách hàng

Bảng số liệu sơ lược trên cho thấy khá khả quan về tình hình kinh doanhcủa công ty trong năm 2010 vừa qua

II Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà

1 Tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thời gian gần đây

1.1 Tổ chức hoạt động kinh doanh

Việc lựa chọn hình thức doanh nghiệp trước khi bắt đầu công việc kinhdoanh là rất quan trọng, nó có ảnh hưởng không nhỏ tới sự tồn tại và phát

triển của doanh nghiệp Với những đặc điểm riêng về tình hình vốn kinhdoanh cũng như kế hoạch triển khai hoạt động kinh doanh của mình, công tyNgọc Hà đã và vẫn đang duy trì loại hình kinh doanh là một công ty cổ phần.

Do vậy, công ty có những ưu điểm của một công ty cổ phần như khả nănghoạt động rất rộng, trong hầu hết các lịch vực, ngành nghề; cơ cấu vốn linhhoạt tạo điều kiện nhiều người cùng góp vốn vào công ty; khả năng huy độngvốn rất cao và việc chuyển nhượng vốn là tương đối dễ dàng

Ngọc Hà là công ty cổ phần thương mại và dịch vụ, những hoạt động củacông ty

trong thời gian qua bám sát những nội dung chủ yếu của hoạt động thươngmại và dịch vụ nói chung và mang đặc điểm của mặt hàng kinh doanh nóiriêng

Các hoạt động kinh doanh được thực hiện theo các bước sau:

Thứ nhất là điều tra, phân tích, nghiên cứu và xác định nhu cầu thị

trường về các loại hàng hóa, dịch vụ mà công ty đang kinh doanh Đây cũng

là khâu đầu tiên trong quá trình hoạt động kinh doanh thương mại - dịch vụnhẵm có những thông tin cơ bản nhất tìm ra các khách hàng tiềm năng, thiếtlập các mối quan hệ mới và củng cố những mối quan hệ đã có để tiến hànhnhững phương án kinh doanh, lập kế hoạch cụ thể cho những hoạt động tiếptheo Ví dụ như về các sản phẩm giấy vở, công ty sẽ tiến hành điều tra nhucầu của khách hàng về dòng sản phẩm này như nhãn hiệu giấy mà khách hàng

ưa chuộng, khổ giấy thông dụng nhất, chất lượng giấy cũng như giá cả màkhách hàng sẵn sàng chấp nhận…Trên cơ sở đó sẽ tiếp tục tiến hành các bước

cụ thể tiếp theo

Thứ hai, công ty tiến hành huy động và sử dụng hợp lý các nguồn lực

(nhân lực, vật lực, tài lực…) để thực hiện kế hoạch kinh doanh Trong điềukiện cạnh tranh và hàng hóa kinh tế, việc tạo nguồn để đáp ứng các nhu cầu

và nâng cao được năng lực cạnh tranh là khâu công việc hết sức quan trọng.Công ty đã tìm đến rất nhiều nhà cung cấp để giao dịch đàm phán ký hợp

đồng đại lý phân phối nhằm có được nguồn hàng đều và ổn định với giá cả tốtnhất Thực tế công ty đã ký kết với nhiều đối tác có uy tín lớn trên thị trườngnhư hãng Kokuyo, Hp, Transam, Bãi Bằng…

Thứ ba, là tổ chức chuyển giao hàng hóa dịch vụ một cách chuyên

nghiệp và hợp lý Đây là quá trình liên quan tới việc điều hành và vận chuyểnhàng hóa, dịch vụ đến người sử dụng với những điều kiện hiệu quả tối đa.Quá trình này giải quyết các vấn đề thay đổi quyền sở hữu hàng hóa, dichuyển hàng hóa qua các khâu vận chuyển, dự trữ, bảo quản, đóng gói, bốc

dỡ, cung cấp thông tin thị trường cho nhà sản xuất

Thứ tư, là quá trình quản lý hàng hóa ở công ty, các chi nhánh, và xúc

tiến mua bán hàng hóa Đối với doanh nghiệp thương mại, đây là nội dungcông tác quan trọng kêt thúc quá trình kinh doanh hàng hóa Công tác này chủyếu do phòng điều hành kho đảm nhiệm

Bên cạnh đó cũng phải kể đến các hoạt động hỗ trợ cho quá trình kinhdoanh, bao gồm các hỗ trợ trước, trong và sau khi bán, là phần mềm của sảnphẩm được cung ứng cho khách hàng Công ty cung ứng các dịch vụ như dịch

vụ vận chuyển, lắp đặt, sửa chữa và bảo dưỡng theo yêu cầu của khách như

là một phần hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh chính của mình

Cụ thể trên thực tế hiện nay với vai trò “kết nối đơn vị mua hàng vớinhà sản xuất“, công ty Ngọc Hà phân thành hai hoạt động chính: Tạo nguồn

và bán hàng Trụ sở chính của công ty chuyên trách về mảng tạo nguồn hàng,chịu trách nhiệm tìm kiếm các nhà sản xuất sản phẩm văn phòng sao cho cóđược nguồn hàng tốt nhất về tất cả các chỉ tiêu chất lượng và giá cả; đồng thờiđảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa phù hợp và đủ cho tất cả các chi nhánhđang hoạt động Các chi nhánh còn lại thì phụ trách mảng bán hàng, có nhiệm

vụ tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, thuyết phục họ sử dụng sản phẩm vàdịch vụ của công ty, khuếch trương thương hiệu

Hoạt động quản lý kinh doanh chung ở công ty do giám đốc kinh doanhtrực tiếp quản lý, trong phạm vi nhỏ hơn thì người chịu trách nhiệm là các

giám đốc chi nhánh Giám đốc sẽ họp bàn và giao nhiệm vụ và trách nhiệm cụthể, mỗi một hoạt động trong quá trình kinh doanh nói trên thì thuộc vào chứcnăng của phòng nào thì trưởng phòng của phòng đó sẽ đảm nhiệm tráchnhiệm quản lý cũng như kết quả của hoạt động đó Ví dụ như hoạt độngnghiên cứu thị trường do phòng kinh doanh đảm nhiệm thì trách nhiệm quản

lý hoạt động này do trưởng phòng kinh doanh đảm nhiệm Nhìn chung bộmáy kinh doanh của công ty vẫn còn khá chồng chéo, một phòng có thể kiêmnhiều hoạt động nên công tác quản lý các hoạt động này còn mang tính chủquan

1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây

Như ta đã biết, kết quả SX-KD của doanh nghiệp đó là những sản phẩmmang lại lợi ích tiêu dùng xã hội được thể hiện là sản phẩm vật chất hoặc sảnphẩm phi vật chất Những sản phẩm này phải phù hợp với lợi ích kinh tế vàtrình độ văn minh của tiêu dùng xã hội, nó phải được người tiêu dùng chấpnhận Với những đặc điểm về cơ cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh và quátrình hoạt động phát triển của công ty CP TM&DV Ngọc Hà như đã trình bày

ở trên, trong thời gian qua hoạt động kinh doanh của công ty liên tục thu đượcnhững thắng lợi đáng kể Hầu hết các năm đều đạt mức lợi nhuận ổn định vàvượt kế hoạch đặt ra đầu kỳ Có thể xem qua bảng số liệu sơ lược tổng kếthoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2010 làm thí dụ điển hình

Bảng 5 Bảng tóm lược tổng kết hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2008 - 2010

bán 673478567 615489563 700000000 689608798 -10391202 -1.48446 Giá vốn hàng bán

5 -389290055 -0.97323

1.57673 3

Chi phí khác 2039873452 2087542287 2000000000 1732787865 -267212135 -13.3606 Xác định kết qủa

(Nguồn: phòng kế toán chi nhánh Hà Nội)

Số liệu đã khẳng định thực sự công ty Ngọc Hà hoạt động kinh doanh có hiệuquả trong các năm 2008-2010 Trong cả ba năm hoạt động, công ty đều đạtđược kết quả kinh doanh khả quan và tăng lên qua từng năm Đây là một điềurất đáng ghi nhận sự nỗ lực trong hoạt động kinh doanh của công ty Năm

2009, mặc dù các doanh nghiệp đều ở trong điều kiện khó khăn chung củanền kinh tế đang trong tình trạng suy thoái khủng hoảng, song công ty đã đạtđược kết quả kinh doanh khá ấn tượng là trên 75 tỷ VNĐ, cao hơn so với kếtquả kinh doanh năm 2008 Đây là một sự nỗ lực rất lớn của công ty Đặc biệt

là trong năm 2010 vừa qua công ty có lợi nhuận lên tới gần 110 tỷ VNĐ, vượtchỉ tiêu đặt ra khoảng 13,5 tỷ VNĐ tương ứng gần 13% Đây là một dấu hiệuvui cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty đang đi đúng hướng và cầnphải được phát huy cũng như ngày càng hoàn thiện các công tác trong quátrình hoạt động kinh doanh để đạt lợi nhuận hiệu quả cao hơn nữa

Lợi nhuận phụ thuộc vào các khoản làm tăng lợi nhuận như doanh thu vàthường có quan hệ cùng chiều với doanh thu Doanh thu năm 2009 đạt vàokhoảng 113 tỷ VNĐ, tăng so với năm 2008 vào khoảng 10 tỷ VNĐ Năm

2010, trên thực tế doanh thu của công ty đạt gần 158 tỷ, vượt kế hoạch đến12,6 tỷ (tương ứng là tăng 9% so với kế hoạch đầu kỳ đặt ra là phải đạt doanhthu 145 tỷ VNĐ)

Các khoản chi phí có dấu hiệu tăng nhẹ trong năm 2009, điều này có thể được

lý giải bởi điều khó khăn chung của nền kinh tế Song, bước sang năm 2010thì hầu hết các khoản chi phí đều có xu hướng giảm so với kế hoạch đặt ra,chỉ riêng có chi phí quản lý nổi lên với tỉ lệ vượt chỉ tiêu kế hoạch gần 8%

Đây là điều cần phải lưu ý tại công ty về công tác quản lý cũng như nhân sựthực hiện công tác này Chỉ tiêu giá vốn hàng bán có xu hướng giảm so với kếhoạch (giảm gần 1%) cho thấy công tác tạo nguồn mua hàng của công tytương đối hiệu quả, bên cạnh đó cũng thể hiện khả năng đàm phán và các mốiquan hệ với đối tác bạn hàng là khá tốt.

Qua phân tích trên ta thấy, mặc dù chịu tác động mạnh mẽ của nền kinh tế thịtrường với sự cạnh tranh gay gắt và khốc liệt, tuy nhiên công ty cổ phầnthương mại và dịch vụ Ngọc Hà vẫn giữ được mức tăng trưởng khá cao Cóđược kết quả trên đây là sự cố gắng rất nhiều của lãnh đạo công ty cũng nhưtoàn thể cán bộ nhân viên trong công ty nhằm giải quyết vấn đề và hoàn thiệncác công tác trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty không chỉ có biệnpháp sử dụng nguồn lực bên trong mà còn phải nắm bắt cơ hội và đưa ranhững giải pháp đối phó kịp thời với những tình huống xảy ra trong quá trìnhhoạt động kinh doanh Thành công là công ty đã mở rộng được thị trường củamình và được thị trường tín nhiệm Đây là điều kiện thuận lợi cho công táctích luỹ vốn, mở rộng và phát triển

2 Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà

2.1 Hoạt động nghiên cứu thị trường và phát triển kinh doanh

2.1.1 Hoạt động nghiên cứu thị trường và khách hàng

Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, việc kinh doanh bất kỳmặt hàng nào cũng đều rất khó khăn vì nhu cầu cảu khách hàng rất đa dạngtrong khi số lượng chủ thể tham gia kinh doanh lại quá nhiều, dẫn tới tìnhhình cạnh tranh ngày càng gay gắt Chính vì vậy muốn bán được hàng thìcông ty phải nắm bắt được nhu cầu của thị trường để có thể thỏa mãn nhu cầu

đó một cách kịp thời Do đó công tác nghiên cứu thị trường là rất cần thiết đốivới bất kỳ doanh nghiệp nào

Nghiên cứu thị trường là công việc đầu tiên và đóng vai trò quyết đinh

được sau khi nghiên cứu thị trường sẽ cho phép công ty quyết định và lựachọn cũng như phương thức thực hiện các dự án kinh doanh phù hợp với nhucầu thị trường, đảm bảo khả năng thành công và lợi nhuận khi thực hiện dự ánkinh doanh đó.

Thu thập thông tin là một vấn đề quan trọng cho các quyết định củacông ty đặc biệt là những thông tin về khách hàng Nhân viên bán hàng trựctiếp tiếp xúc với khách hàng, do đó các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ thuthập thông tin về khách hàng, bạn hàng, đối thủ cạnh tranh

Mặc dù là một công ty có quy mô tương đối, nhưng hiện nay công tychưa có

bộ phận riêng để đảm nhiệm hoạt động nghiên cứu thị trường và khách hàng.Đối với hoạt động này, công ty giao cho phòng kinh doanh đảm nhiệm.Trưởng phòng kinh doanh lập kế hoạch nghiên cứu thị trường theo phươngpháp nghiên cứu tại bàn thông qua các số liệu về thị trường đã có đồng thờikết hợp với phương pháp nghiên cứu thực địa dựa trên thực tế của thị trường

để đạt độ chính xác cao Sau đó trưởng phòng kinh doanh sẽ giao cho từngnhân viên hoặc nhóm nhân viên của phòng triển khai thực hiện ở từng khuvực thị trường mà họ đảm nhiệm Nhân viên kinh doanh đồng thời là nhânviên bán hàng sẽ trực tiếp thực hiện việc nghiên cứu thị trường nhằm pháthiện nhu cầu mới, tìm kiếm khách hàng mới thuộc mảng thị trường mà nhânviên đó phụ trách Sau khi công tác nghiên cứu thị trường được thực hiệnxong, trưởng phòng kinh doanh sẽ tổng hợp lại và báo cáo lên giám đốc công

ty Tuy nhiên do hiện nay công ty chưa có bộ phận Marketing riêng, chưa cócác bộ chuyên về mảng này nên công tác nghiên cứu thị trường chưa đượcchuyên sâu dẫn tới hiệu quả chất lượng chưa cao

Đối với phương pháp nghiên cứu tại bàn, công ty thu thập tài liệu quacác văn bản hoạt động kinh doanh, qua các báo cáo tổng kết kinh doanh củacác cửa hàng kinh doanh, qua các sách báo, tạp chí hoặc qua những kết quả