II. Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần
2.2.Hoạt động tạo nguồn đầu vào
2. Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần thương
2.2.Hoạt động tạo nguồn đầu vào
Là doanh nghiệp thương mại dịch vụ, nguồn hàng có ý nghĩa hết sức to lớn đới với công ty CP TM&DV Ngọc Hà, nó quyết định chất lượng hàng hóa công ty cung cấp cho khách hàng của mình, đến lượt mình chất lượng hàng hóa lại quyết định vị trí của công ty trên thị trường. Do đó hoạt động tạo nguồn và mua hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh ở công ty. Một điểm đáng kể nữa là đối với công ty thương mại thì lợi nhuận mang lại phần lớn là khi công ty mua hàng chứ không phải khi bán hàng. Vì vậy, sự ổn định và phong phú về nguồn hàng càng trở lên quan trọng và là một yếu tố then chốt để công ty tạo lập cho mình một hệ thống phân phối vững mạnh đảm bảo đầy đủ nguồn hàng cung cấp cho thị trường. Hiện nay, nguồn hàng của công ty chủ yếu qua hình thức đặt hàng – thu mua, nhận đại lý. Công ty đặt hàng thu mua, nhận đại lý của chủ yếu các nhà sản xuất như công ty giấy Bãi Bằng, công ty cổ phần thương mại Hồng Hà…. Bên cạnh đó công ty cũng mở rộng quan hệ với các nhà cung ứng nước ngoài như Canon, Kokuyo, Transam, HP. Trên cơ sở nghiên cứu thông tin nhu cầu của thị trường và thị hiếu của khách hàng, công ty sẽ lên kế hoạch đặt mua hàng. Cụ thể hoạt động này ở công ty được tiến hành như sau:
Vào các ngày thứ 2, thứ 3, thứ 4, thứ 5, thứ 6 tại các chi nhánh, các nhân viên IDSS ở đây sẽ căn cứ vào hệ thống Star, căn cứ vào tốc độ bán hàng, căn cứ vào các chương trình khuyến mãi… để tiến hành việc đặt hàng. Sauk hi đăt xong đơn hàng các chi nhánh sẽ gửi đơn hàng này lên hội sở (trụ sở chính của công ty…), tại hội sở sẽ tập hợp tất cả các đơn hàng của chi nhánh để gửi đến nhà cung cấp. Hôm sau
hàng sẽ được chuyển từ nhà cung cấp về các chi nhánh, các chi nhánh tiến hành việc nhập hàng vào kho.
Khi khách hàng đặt hàng, các nhân viên bán hàng sẽ xử lý đơn hàng qua phần mềm máy tính để thuận lợi hơn trong công tác quản lý và kế toán, các đơn hàng này được mang xuống kho để xuất hàng. Nếu khách hàng mua với số
lượng lớn thì sáng hôm sau, nhân viên giao hàng sẽ mang hàng hóa đến các đại lý, cửa hàng, cửa hiệu theo đúng đơn đặt hàng của khách hàng.
Tại công ty, việc mua và bán hàng hóa phải được lên kế hoạch từ đầu tháng, đầu tuần, sau đó triển khai theo ngày với doanh số được dự báo trước. Nếu có chênh lệch thì sẽ gửi thêm các đơn hàng bổ sung, khi đó kế toán hệ thống của công ty sẽ xem xét lượng hàng trong kho và đặt hàng lên nhà cung cấp để bổ sung lượng hàng cần. Hàng tuần, tại trung tâm, kế toán hệ thống sẽ phụ trách báo cáo về những mặt hàng bán chạy và bán chậm để từ đó có kế hoạch điều chỉnh cần thiết cho tuần kế tiếp, nếu hàng bán chạy thì tuần sau sẽ đặt hàng nhiều lên và giảm số lượng đặt hàng đối với những mặt hàng bán chậm.
Bảng 7. Hoạt động tạo nguồn ở công ty
Đơn vị: đồng STT Chỉ tiêu 2008 2009 2010 1 Giá trị hàng hóa mua về 3154688676 34476899627 41467476659 2 Giá trị hàng hóa bán ra 3065786563 30562435633 39610709945 3 Tồn kho năm trước 246775896 335678009 4250142003 4 Tổn kho trong năm 335678009 4250142003 6106908717 (Nguồn số liệu: phòng kế toán) Hiện nay, phòng điều hành kho đảm nhận hoạt động tạo nguồn mua hàng cho công ty. Khối lượng hàng hóa mua về đáp ứng đủ nhu cầu bán hàng của các năm, tuy nhiên lượng tồn kho còn khá lớn kéo theo chi phí cho bảo quản dự trữ cũng lớn hơn, do đó sẽ giảm mức lợi nhuận của công ty, đồng thời công ty cũng phải nâng cao giá bán của hàng hóa, do đó sẽ giảm sức cạnh tranh của hàng hóa công ty. Việc tạo nguồn mua hàng vượt quá nhu cầu bán ra tạo ra chi phí dự trữ bảo quản lớn là do công tác nghiên cứu thị trường đầu vào, đầu ra chưa được tổ chức tốt. Công ty đã có một bộ phận tạo nguồn mua
hàng một cách có hệ thống, dựa trên cơ sở phân bố mạng lưới của các đơn vị, cửa hàng của công ty, tổ chức hệ thống thu mua hợp lý, mang tính logic – hệ thống, đem lại lợi ích cho toàn bộ công ty, cũng như các đơn vị thành viên. Tuy nhiên lại yếu ở khâu nghiên cứu thị trường. Do phòng kinh doanh không phải là một bộ phận chuyên biệt cho hoạt động nghiên cứu thị trường, trên thực tế hoạt động nghiên cứu thị trường chỉ là một nhiệm vụ không chủ yếu của phòng kinh doanh. Điều này dẫn đến việc nghiên cứu thị trường chưa đúng mức ở công ty. Nghiên cứu thị trường lại không được tiến hành thường xuyên. Tất cả những điều đó là một trở ngại lớn đối với các đơn vị trực thuộc công ty trong việc tạo nguồn mua hàng.
Công ty thường không dự trữ nhiều chủng loại sản phẩm có giá trị cao mà thường khi đã ký hợp đồng với khách hàng, công ty sẽ dựa vào các yêu cầu của khách hàng về quy cách, chủng loại, mẫu mã, thông số kỹ thuật,…trên hợp đồng để đặt mua hàng với nhà cung cấp. Tuy nhiên, công ty luôn tính toán và có kế hoạch nhằm đảm bảo lượng hàng trong kho đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Hầu hêt các loại sản phẩm văn phòng luôn có sẵn, bên cạnh đó, các nhà cung cấp cũng luôn có lượng hàng tồn kho lớn sẽ cung cấp hàng hóa kịp thời trong thời gian sớm nhất cho đối tác.
Mặt khác, công ty cũng luôn có sẵn một số phụ tùng thông dụng đáp ứng nhu cầu thay thế cho khách hàng. Tuy nhiên hiện nay công tác tạo nguồn mua hàng của công ty chưa thực sự hiệu quả, vẫn còn tồn tại tình trạng đơn hàng hay hợp đồng không đạt được đúng mục tiêu chất lượng về tiến độ giao hàng. Nguồn hàng là một điều kiện quan trọng của hoạt động kinh doanh, nếu không có nguồn hàng, doanh nghiệp thương mại khổng thể tiến hành kinh doanh được. Công tác tạo nguồn mua hàng thực hiện tốt sẽ giúp cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại đảm bảo tính ổn định, chắc chắn, hạn chế được sự bấp bênh, đặc biệt hạn chế được tình trạng hàng thiếu, hàng ứ đọng, chậm luân chuyển, hàng không hợp mốt…