II. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kinh doanh của công ty
3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng
Văn phòng phẩm Ngọc Hà không còn mới đối với các khách hàng doanh nghiệp, tuy nhiên, trên thị trường hiện nay cũng có khá nhiều công ty đang kinh doanh cùng mặt hàng với công ty và hầu hết đều muốn khẳng định sự hiện diện của doanh nghiệp mình cũng như muốn doanh nghiệp mình trở thành doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực văn phòng phẩm này. Do vậy, công ty cần chú ý đến chất lượng của các sản phẩm văn phòng ngay từ khâu nhập hàng cho đến khâu lắp đặt, bảo dưỡng bảo trì cho khách để đảm bảo về chất lượng sản phẩm cũng như không ngừng giám sát yếu tố giá cả của sản phẩm để đưa ra được mức giá cạnh tranh nhất vì những yếu tố này có tầm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả bán hàng cũng như kết quả kinh doanh của công ty. Công ty hiện nay có nhiều sản phẩm phải nhập về từ nước ngoài nên chịu ảnh hưởng của các chính sách thương mại quốc tế, tỷ giá hối đoai, hay thuế nhập khẩu… điều đó cũng tạo ra những thay đổi trong giá đầu vào của công ty. Do vậy, để có thể đảm bảo có đủ sản phẩm cung ứng cho khách hàng trong nước và giá bán ra hợp lý có tính cạnh tranh mạnh với các doanh nghiệp khác trong ngành thì công ty cần củng cố, tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp (hãng Canon, Kokuyo, Transam, HP) để có thể giảm giá đầu vào cho sản phẩm và được nhà cung cấp tạo điều kiện thuận lợi trong việc giao nhận, vận chuyển hàng hóa.
Việc phát triển mối quan hệ với nhà cung ứng cũng cần được quan tâm, chú trọng hơn nữa. Đối với những nhà cung ứng truyền thống, công ty cần duy trì và phát triển mối quan hệ với họ, tạo sự tin tưởng trong mua bán. Đồng thời công ty cũng có thể tìm và liên hệ kinh doanh với các nhà sản xuất mới cũng như các nhà nhập khẩu trên thế giới để có tính chủ động trong công tác tạo nguồn tránh bị phụ thuộc vào một đối tác để có thể linh động hơn trong hoạt động kinh doanh và tránh ràng buộc về giá cả. Đặc biệt, nên chú trọng thị trường ASEAN vì các quốc gia trong khối này được ưu đãi về thuế quan nên hàng hóa nhập khẩu từ những quốc gia này có giá bán khá cạnh tranh so với
các quốc gia ngoài khối. Việt Nam gia nhập WTO thì rất nhiều các nhà sản xuất lớn, nhà kinh doanh lớn muốn đầu tư kinh doanh tại Việt Nam, muốn tìm các đối tác trên thị trường nội địa để phân phối sản phẩm cho họ, điều này mở ra cơ hội lớn cho các công ty trong phát triển kinh doanh.
Kinh doanh trong nền kinh tế hiện nay với xu hướng tiêu dùng ngày càng chịu những tác động từ trào lưu, thị hiếu. Công ty cần phải nghiên cứu kỹ và có chiến lược hợp lý để xác định nguồn hàng, cơ cấu và hệ thống phân phối. Việc nắm bắt được xu hướng tiêu dùng sẽ giúp công ty tập trung mạnh vào những dòng sản phẩm chiến lược, mang lại lợi nhuận cao. Công ty có thể đặt chi nhánh ở nước ngoài, như vậy có thể tiện cho việc phát triển thị trường của công ty và còn có thể chủ động trong việc đặt hàng theo nhu cầu mùa vụ. Mặt khác nhân viên kinh doanh phải thường xuyên cập nhật thông tin hàng hóa và các chương trình khuyến mãi cho khách hàng vì thông thường khi có các chương trình khuyến mãi thì lượng hàng hóa cần rất nhiều, có thể xảy ra tình trạng không có hàng để bán. Khi đó, trung tâm cần phải đảm bảo đủ lượng hàng cung cấp cho các khách hàng của mình.
Là công ty thương mại nên sản phẩm đầu vào rất quan trọng, số lượng hàng bán ra cũng như doanh thu thu được phụ thuộc rất lớn vào hàng hóa mua vào. Và để kinh doanh có lãi thì trước khi mua hàng, cung cấp hàng hóa ra thị trường thì ban giám đốc cần nghiên cứu thị trường để có quyết định kinh doanh những mặt hàng mà thị trường cần, với số lượng là bao nhiêu. Vì vậy, công ty cũng có nhiệm vụ dự báo nhu cầu để có được nguồn hàng đầy đủ, kịp thời. Chuẩn bị tốt nguồn nhân lực, nguồn tài chính, các phương tiện vận chuyển, kho bãi để mua hàng và tiếp nhận hàng hóa. Đối với hàng hóa dự trữ, tồn kho luôn phải ở mức tối thiểu nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ hàng hóa khi khách hàng cần.