Tăng cường hiệu quả quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính Viễn thông

37 CHƯƠNG II: HIỆU QUẢ VÀ HẠN CHẾ TRONG QUAN HỆ GIAO TIẾP VỚI CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG ĐẠI CHÚNG VÀ CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN KHÁC CỦA BỘ BƯU CHÍNH, VIỄN THÔNG.... Trên thực tế, hoạt động

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

***

TRỊNH THUÝ HOÀ

TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC BÁO CHÍ

Hà nội, 2004

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Chuyên ngành: Báo chí

Mã số: 5.04.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC BÁO CHÍ

Người hướng dẫn khoa học: TS ĐINH HƯỜNG

Hà nội, 2004

MỤC LỤC

T rang

PHẦN MỞ ĐẦU 7

PHẦN NỘI DUNG 12

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA BỘ BƯU CHÍNH, VIỄN THÔNG 12

1 Khái niệm quan hệ công chúng 12

1.1 Khái niệm 12

1.2 Vai trò, chức năng của quan hệ công chúng 19 1.3 Lịch sử ra đời và phát triển 21

2 Giới thiệu về Bộ Bưu chính, Viễn thông 26

2.1 Một số nét đặc thù trong hoạt động Bưu chính, Viễn thông 26

2.2 Giới thiệu về Bộ Bưu chính, Viễn thông 29

3 Hoạt động quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông 33

3.1 Cơ quan chịu trách nhiệm thực thi nhiệm vụ quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông 33

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin 33

3.3 Mô hình tổ chức 35

3.4 Nhân sự 35

3.5 Hoạt động 29

3.5.1 Hoạt động quan hệ công chúng hướng tới công chúng nội bộ

36 3.5.2 Hoạt động quan hệ công chúng hướng tới công chúng bên ngoài

37 CHƯƠNG II: HIỆU QUẢ VÀ HẠN CHẾ TRONG QUAN HỆ GIAO TIẾP VỚI CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG ĐẠI CHÚNG VÀ CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN KHÁC CỦA BỘ BƯU CHÍNH, VIỄN THÔNG

44 1 Hiệu quả 47

1.1 Hiệu quả trong nội dung phản ánh 47

1.1.1 Phản ánh sát thực các hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin 47

1.1.2 Phản ánh các thành tựu của ngành và việc triển khai công nghệ mới

51 1.1.3 Bám sát phản ánh mặt hạn chế của ngành 52

1.2 Cách thức phản ánh 58

1.2.1 Tiêu chí nhanh chóng, kịp thời, đúng lúc 58

1.2.2 Tiêu chí dễ hiểu, ngôn ngữ đại chúng 58

1.2.3 Tiêu chí độc đáo, mới mẻ, có chiều sâu phân tích 59

2 Hạn chế 60

2.1 Tiêu chí khách quan, chân thực 60

2.2 Tiêu chí chính xác, đầy đủ 62

2.3 Tiêu chí độc đáo, mới mẻ, có chiều sâu phân tích 63

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA BỘ BƯU CHÍNH, VIỄN THÔNG 65

1 Yêu cầu đối với hoạt động quan hệ công chúng 65

2 Các giải pháp 67

2.1 Về mặt tổ chức 67

2.2 Nâng cao năng lực hoạt động của Trung tâm Thông tin 68

2.2.1 Xây dựng kế hoạch truyền thông 68

2.2.2 Một số nguyên tắc nên áp dụng 79

2.2.3 Tổ chức chu đáo các hoạt động quan hệ công chúng cơ bản 82 2.3 Đổi mới nội dung và hình thức các ấn phẩm nội bộ 85

PHẦN KẾT LUẬN 88

TÀI LIỆU THAM KHẢO 93

PHỤ LỤC 96

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sau hơn 15 năm đổi mới, Ngành Bưu chính, Viễn thông Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật, đóng góp hiệu quả vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, xứng đáng là một ngành kinh tế mũi nhọn Ngành có tốc độ phát triển tương đối cao, sử dụng các công nghệ tiên tiến, mạng lưới được kết nối toàn cầu, dịch vụ ngày càng phong phú đáp ứng được nhu cầu ngày càng nâng cao và đa dạng của xã hội đồng thời góp phần đảm bảo an ninh quốc phòng Ngành Bưu chính, Viễn thông đã xây dựng được một cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia hiện đại ngang tầm với các nước trong khu vực Theo báo cáo của Liên minh Viễn thông quốc tế năm

2002, “Việt Nam là một trong những nước đang phát triển có cơ sở hạ tầng

viễn thông tăng trưởng nhanh nhất (32,5%/năm trong giai đoạn 2002) cũng như có thị trường viễn thông phát triển nhanh nhất Đông Nam

Nhằm tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông, ngày 5/8/2002, Quốc hội khoá XI đã bỏ phiếu nhất trí thành lập Bộ Bưu chính Viễn thông Ngày 11/11/2002, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 90/2002/NĐ-CP thành lập Bộ Bưu chính Viễn thông trên cơ sở Tổng cục Bưu điện để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin, điện tử, Internet, truyền dẫn phát sóng, tần

số vô tuyến điện Sự ra đời của Bộ Bưu chính Viễn thông đã khẳng định tầm quan trọng của Ngành trong sự phát triển kinh tế, xã hội và đảm bảo an ninh quốc phòng

Muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, Bộ Bưu chính Viễn thông rất cần tuyên truyền và phổ biến sâu rộng, chính xác, kịp thời

1

Paving the road towards Viet Nam’s ICT strategy, United Nations Development Programme, Hanoi, 8/2003

các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về bưu chính, viễn thông

và công nghệ thông tin cũng như các quy định, quyết định của Bộ đến mọi

tổ chức và cá nhân trong toàn xã hội Mục đích tuyên truyền là tạo được sự hiểu biết đầy đủ về các vấn đề liên quan đến Ngành, từ đó tạo được ý thức

tự giác chấp hành cũng như thiện chí hợp tác từ phía các tổ chức, cá nhân Đồng thời Bộ cũng cần thu thập, phân loại và xử lý các ý kiến phản hồi của công chúng, từ đó có những điều chính hợp lý, kịp thời để các chủ trương, chính sách, quy định, quyết định thực sự đi vào đời sống xã hội và phát huy hiệu lực Muốn vậy, Bộ cần duy trì được mối quan hệ hai chiều chặt chẽ với các tổ chức và cá nhân trong xã hội cũng như tạo dựng được một hình ảnh đẹp, tương xứng với tầm vóc mới của Bộ trong công chúng

Trên thực tế, hoạt động quan hệ với công chúng của Ngành Bưu chính, Viễn thông đã được tiến hành từ lâu Sự phát triển nhanh chóng của Ngành thời gian qua với mạng lưới trải rộng trên toàn quốc và hàng chục triệu khách hàng đã làm cho mối quan hệ này trở nên hết sức nhạy cảm Ngành ngày càng nhận được sự quan tâm sát sao của đông đảo tầng lớp nhân dân, các tổ chức, cơ quan Cũng chính vì vậy mà việc củng cố, phát triển mối quan hệ giữa Ngành Bưu chính, Viễn thông và công chúng nói chung cũng như Bộ Bưu chính, Viễn thông và công chúng nói riêng là hết sức quan trọng và cấp bách

Để làm tốt yêu cầu nói trên, những người làm công tác quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông rất cần những kiến thức về lý luận và thực tiễn, những bài học kinh nghiệm tham khảo từ thực tế hoạt động quan

hệ công chúng của các ngành khác Chính vì vậy mà chúng tôi chọn đề tài

“Tăng cường hiệu quả quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn

thông” làm đề tài nghiên cứu của luận văn thạc sỹ khoa học báo chí này

Việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng để đưa ra các đề xuất thiết thực, hợp lý nhằm tăng cường hiệu quả quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông là việc làm cần thiết, có ý nghĩa thời sự và hữu ích cho

Ngành và cho bản thân tác giả Đặc biệt trong thời điểm hiện tại Việt Nam chưa có một trường đại học nào có khoa đào tạo chuyên ngành quan hệ công chúng Các kiến thức về quan hệ công chúng được đào tạo đan xen trong chương trình học của các chuyên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, báo chí, tại các trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Quản trị kinh doanh, Khoa Báo chí trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia, Cao đẳng Marketing Do vậy, hoạt động quan hệ công chúng tuy được hầu hết các cơ quan Bộ, Ngành, các tổ chức xã hội ở Trung ương tiến hành song hầu hết là để đáp ứng nhu cầu thực tế chứ chưa căn cứ trên cơ sở nghiên cứu kết hợp giữa lý luận và thực tiễn

Việc nghiên cứu hoạt động quan hệ công chúng tại Việt Nam hiện nay chưa nhiều Đã có một số công trình nghiên cứu như Luận văn thạc sỹ

khoa học báo chí "Quan hệ công chúng và báo chí ở Việt Nam: một số vấn

đề lý luận và thực tiễn" của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền và khoá luận

tốt nghiệp "Hoạt động truyền thông quan hệ công chúng của Quốc hội

nước ta hiện nay" của tác giả Bùi Quang Duẩn (K43) và một vài cuốn sách,

báo, tạp chí có những chương, bài nghiên cứu đề cập đến vấn đề này như

“Bài giảng tóm lược môn giao tế nhân sự” của TS Huỳnh Văn Tòng,

“Truyền thông đại chúng” của PGS.TS Tạ Ngọc Tấn, “Về cơ chế người

Do đó, với luận văn “Tăng cường hiệu quả quan hệ công chúng của

Bộ Bưu chính, Viễn thông”, chúng tôi cũng mong muốn được đóng góp

thêm một công trình nghiên cứu về vấn đề còn khá mới mẻ này

2 Mục đích nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu, chúng tôi mong muốn rút ra được kết luận về thực trạng quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông, tìm được những yếu tố cơ bản quyết định đến hiệu quả quan hệ công chúng của

Bộ để đề xuất những giải pháp hữu hiệu

2

Đinh Hường, Về cơ chế người phát ngôn báo chí, Tạp chí Người làm báo số tháng 9/2002

Đề tài chú trọng đến giá trị lý luận và thực tiễn, chú trọng đến việc kết quả nghiên cứu có thể áp dụng ngay cho hoạt động quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Đề tài sẽ khảo sát hoạt động quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính Viễn thông giai đoạn 1999-2003

- Đánh giá hiệu quả và hạn chế trong quan hệ giao tiếp với các phương tiện truyền thông đại chúng của Bộ Bưu chính Viễn thông (Khảo sát báo in giai đoạn 1999-2003)

- Đề ra giải pháp tăng cường hiệu quả hoạt động quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính Viễn thông

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:

- Những ấn phẩm thông tin nội bộ tiêu biểu bao gồm: Báo Bưu điện Việt Nam, Tổng hợp báo chí tuần, Tài liệu tham khảo phục vụ Lãnh đạo Ngành từ 1999-2003, trang Web của Bộ Bưu chính, Viễn thông

- Hệ thống các tác phẩm báo chí khác viết về ngành Bưu chính, Viễn thông (đăng trên 20 tờ báo in từ 1999-2003)

- Mô hình tổ chức của đơn vị chịu trách nhiệm quan hệ công chúng của Bộ và những hoạt động chính thức của đơn vị này trong giao tiếp với

các phương tiện truyền thông đại chúng

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn được thực hiện trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác Lê nin - tư tưởng Hồ Chí Minh về văn hoá - văn nghệ - báo chí; quan điểm, đường lối của Đảng về báo chí và ngành Bưu chính, Viễn thông

Các phương pháp được sử dụng bao gồm:

- Tổng hợp tư liệu thu thập được từ đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Thống kê, chọn lọc, phân tích, đối chiếu so sánh

- Lấy ý kiến chuyên gia

- Cập nhật, vận dụng những lý thuyết mới nhất về quan hệ công chúng trên thế giới và ở Việt Nam

- Kế thừa một cách có chọn lọc những kết quả nghiên cứu khoa học

có liên quan đến đề tài trong và ngoài nước

- Đánh giá, kết luận và đề ra các giải pháp

6 Kết cấu luận văn

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận và danh mục Tài liệu tham khảo luận văn còn có ba chương:

Chương I: Vài nét về hoạt động quan hệ công chúng của Bộ Bưu

chính Viễn thông

Chương II: Hiệu quả và hạn chế trong quan hệ giao tiếp với các

phương tiện truyền thông đại chúng và các tổ chức cá nhân khác của Bộ Bưu chính Viễn thông

(Khảo sát báo in giai đoạn 1999-2003)

Chương III: Giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động quan

hệ công chúng của Bộ Bưu chính Viễn thông

Nội dung của luận văn sẽ được trình bày theo thứ tự chương mục trên

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG

CHÚNG CỦA BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

1 KHÁI NIỆM QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

1.1 Khái niệm

Quan hệ công chúng trong tiếng Anh được viết là Public Relation Tại Việt Nam, có nhiều cách gọi khác nhau như giao tế nhân sự, giao tế công cộng, quan hệ cộng đồng, quan hệ đối ngoại, quan hệ công chúng Vấn đề lựa chọn cách gọi nào đã được đề cập đến khá chi tiết trong luận văn cao học của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền Để tiện cho việc nghiên cứu, chúng tôi nhất trí với ý kiến của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền sử dụng thuật ngữ quan hệ công chúng

Hầu hết mỗi tổ chức và cá nhân khi hoạt động hàng ngày đều thực hiện giao tiếp Mối quan hệ giao tiếp này có thể có các mức độ từ tốt đến xấu và thay đổi theo thời gian Hoạt động giao tiếp này cũng có thể được coi như một dạng của quan hệ công chúng Tuy nhiên, để đưa ra được một định nghĩa đầy đủ và được đa số tán thành là không đơn giản bởi đây là một khái niệm rộng, đa dạng, phong phú Trên thế giới đã có gần 500 định nghĩa khác nhau Nhưng nói chung là chưa có một định nghĩa nào đạt được

sự nhất trí trên toàn cầu Bất kỳ cuốn sách nào cũng liệt kê một loạt các định nghĩa đã có và tiếp tục thêm vào đó định nghĩa của riêng mình

Dưới đây là một số định nghĩa được sử dụng khá rộng rãi:

Trong phiên họp tại Mexico năm 1978, Hội đồng thế giới của Hiệp hội Quan hệ công chúng thống nhất rằng:

“Quan hệ công chúng là khoa học xã hội phân tích các xu hướng, dự báo các kết quả, tư vấn cho lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức và triển khai các chương trình hành động theo kế hoạch đã được lập ra để phục vụ cho

Viện nghiên cứu quan hệ công chúng của Anh năm 1987 định nghĩa:

“Hoạt động quan hệ công chúng là lên kế hoạch, nỗ lực liên tục để thiết lập và duy trì thiện chí và sự hiểu biết lẫn nhau giữa các cơ quan, tổ

Scott M Cutlip, Allen H Center và Glen M Broom định nghĩa

"Quan hệ công chúng là một chức năng quản lý bao gồm việc tổ chức và

duy trì mối quan hệ đôi bên cùng có lợi giữa một tổ chức và công chúng

"

Một công trình nghiên cứu do Quỹ Nghiên cứu và Đào tạo Quan hệ công chúng tiến hành năm 1975, quy tụ 65 chuyên gia hàng đầu về quan hệ công chúng đã đưa ra một định nghĩa toàn diện căn cứ trên 472 định nghĩa

khác nhau trong khoảng thời gian từ 1900 - 1975 như sau: “Quan hệ công

chúng là một chức năng quản lý đặc biệt giúp thiết lập và duy trì mối liên

hệ trong sự giao tiếp, hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và công chúng của nó; bao gồm quản lý các vấn đề hoặc vụ việc, giúp tổ chức

đó tiếp nhận thông tin và phản hồi lại quan điểm của công chúng; xác định

và nhấn mạnh trách nhiệm của ban quản lý của tổ chức trong việc đáp ứng mối quan tâm của công chúng; giúp các nhà quản lý theo kịp và tận dụng được những thay đổi với tư cách là một hệ thống cảnh báo dự đoán các

khuynh hướng sắp đến; sử dụng các nghiên cứu và các kỹ thuật truyền

Gần đây có khuynh hướng nhìn nhận quan hệ công chúng trong quá trình tạo lập danh tiếng cho một tổ chức, coi hoạt động quan hệ công chúng thực chất là việc xây dựng danh tiếng Nhóm Yorkshire và Humberside của Viện nghiên cứu quan hệ công chúng của Anh đã đi đến tận cùng của vấn

đề như vậy khi nghiên cứu huyền thoại được tạo ra bởi sản phẩm áo

T-shirt Họ cho rằng: “Quan hệ công chúng là nói về danh tiếng - là kết quả

Nhìn chung các định nghĩa về quan hệ công chúng đều liên quan đến các nội dung sau:

1 Quan hệ công chúng là một phần của hoạt động quản lý của một tổ chức

2 Quan hệ công chúng giải quyết mối quan hệ giữa một tổ chức và công chúng của nó

3 Quan hệ công chúng giám sát sự trả lời, ý kiến, quan điểm đối nội cũng như đối ngoại của một tổ chức

4 Phân tích sự ảnh hưởng đến công chúng của các chính sách và hành động của tổ chức đó

5 Quan hệ công chúng điều chỉnh những chính sách và hành động được phát hiện ra mâu thuẫn với quyền lợi của công chúng và nguy hại đến

7 Thiết lập và duy trì liên hệ hai chiều giữa tổ chức và công chúng của nó

8 Đưa ra những thay đổi cụ thể trong trả lời, ý kiến, quan điểm về đối nội cũng như đối ngoại của tổ chức đó

*So sánh quan hệ công chúng với một số bộ phận khác của truyền thông đại chúng:

Nếu so sánh quan hệ công chúng với một số bộ phận khác của truyền

thông đại chúng như quảng cáo, tuyên truyền chúng ta sẽ thấy giữa chúng

có một số điểm tương đồng như cả quảng cáo và quan hệ công chúng đều được sử dụng trong những chiến dịch để bán một sản phẩm, dịch vụ hoặc xây dựng và quảng bá thương hiệu, cả tuyên truyền và quan hệ công chúng đều được coi như một công cụ thuyết phục Do đó, sẽ đầy đủ và cụ thể hơn nếu bên cạnh việc định nghĩa quan hệ công chúng, chúng ta còn nêu ra được sự khác biệt giữa quan hệ công chúng với một số khái niệm dễ nhầm lẫn khác như quảng cáo, thông tin quảng cáo, marketing, tuyên truyền

Quảng cáo

Mặc dù cả quảng cáo và quan hệ công chúng đều được sử dụng trong những chiến dịch để bán một sản phẩm hoặc dịch vụ nhưng chúng là những

hoạt động khác nhau Theo nghĩa rộng, “quảng cáo là phương tiện biểu

hiện trong đó dùng sách báo, lời nói hay hình vẽ do chủ quảng cáo chi tiền

để công khai tuyên truyền cho cá nhân, sản phẩm, dịch vụ, nhận được

Theo nghĩa hẹp, “Quảng cáo là mọi sự

tuyên truyền công khai bằng phương thức thuyết phục (kể cả bằng miệng,

đưa ra những lý lẽ thuyết phục với triển vọng tốt nhất và giá thấp nhất về mặt hàng hoặc dịch vụ được bán Mấu chốt của quảng cáo là khả năng

thuyết phục, bán hàng và giá cả Còn mấu chốt của quan hệ công chúng là thuyết phục người nhận thông điệp tin tưởng hoặc làm một điều gì đó Mục đích của nó là tạo điều kiện để công chúng tự tìm ra kết luận trên cơ sở thông tin được cung cấp ở mức tốt nhất Ai cũng biết nhà sản xuất trả tiền cho các thông tin trên trang quảng cáo do đó những thông tin này ít có sức nặng thuyết phục với công chúng Nhưng nếu một thông điệp như thế được đăng trên trang tin tức (mà nhiều khi là kết quả của một chiến dịch quan hệ công chúng hiệu quả) thì có sức nặng thuyết phục hơn nhiều

Thông tin quảng cáo

Thông tin quảng cáo hơi khó nhận dạng Nó là một kiểu lai ghép giữa quan hệ công chúng và quảng cáo và có nhiều hình thức khác nhau Sản phẩm thông tin quảng cáo thường gặp nhất là trên tạp chí hoặc báo địa phương dưới dạng một bài báo có thể dài cả trang nhưng lại chỉ đưa ra những thông tin thiên vị, có lợi cho sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty đã trả tiền cho nó Nó là một kiểu quảng cáo mở rộng nhưng lại có hình thức của những bài báo đăng trên các trang không có quảng cáo

Thông tin quảng cáo có sức mạnh vượt trội so với quảng cáo bình thường ở chỗ nội dung và hình thức nó sử dụng mang lại độ tin cậy cao cho những sản phẩm mà nó quảng cáo Nó giải thích, thuyết phục người đọc bằng những lời lẽ sáng sủa, dễ hiểu thông qua sự chứng thực của một bên thứ ba là nhà báo

Marketing

Đôi khi quan hệ công chúng được nhắc đến trong các sách viết về marketing như một hoạt động nhằm hỗ trợ cho chức năng marketing Theo

E.J Mc Carthy: “Marketing là quá trình thực hiện các hoạt động nhằm đạt

được các mục tiêu của một tổ chức thông qua việc đoán trước các nhu cầu của khách hàng hoặc người tiêu thụ để điều khiển các dòng hàng hoá dịch

vụ thoả mãn các nhu cầu từ nhà sản xuất tới các khách hàng hoặc người tiêu thụ.” 10

Chắc chắn hoạt động quan hệ công chúng cũng giúp công ty tìm ra được cái mà những khách hàng hiện tại và những khách hàng tiềm năng cần bằng thực hiện các hoạt động truyền thông hai chiều Nhưng đây chưa phải là nhiệm vụ duy nhất của quan hệ công chúng Nếu chỉ nhấn mạnh vào việc kiếm tìm lợi nhuận từ bán hàng hóa hoặc dịch vụ thì marketing là một quan niệm hẹp hơn quan hệ công chúng

Marketing chú trọng đến ba vấn đề chính là quảng cáo, xúc tiến thương mại và công chúng Công chúng ở đây được hiểu như là đối tượng tiếp nhận thông tin của marketing Công chúng là một phần thuộc quá trình quan hệ công chúng nhưng không đồng nhất Ví dụ một công ty có thể có một lượng công chúng rộng rãi nhưng lại có quan hệ công chúng tồi Công chúng là một dạng truyền thông một chiều còn quan hệ công chúng là dạng truyền thông hai chiều

Tuyên truyền

Vì quan hệ công chúng thỉnh thoảng được coi như một công cụ thuyết phục nên đôi khi nó bị nhầm lẫn với tuyên truyền Tuyên truyền đã xuất hiện từ thế kỷ XVII trong nhà thờ Thiên chúa giáo tại Roma, khi các giáo đoàn truyền giáo được thành lập Theo đó, tuyên truyền được định nghĩa như một công cụ chính trị, một công cụ kiểm soát xã hội đầy sức mạnh Chức năng của nó chủ yếu là lôi kéo các cá nhân và giữ họ trong tầm ảnh hưởng của mình Chính vì vậy mà tuyên truyền thường bị coi như ít đáng tin cậy

Một số định nghĩa được chọn giới thiệu ở phần 1.1 theo chúng tôi là rất hợp lý Tuy nhiên, từ những phân tích đã trình bày ở trên và cũng với mong muốn tìm được một định nghĩa ngắn gọn hơn để dễ áp dụng vào thực

10

TS Nguyễn Xuân Quang, Marketing thương mại, Trường đại học Kinh tế quốc dân, NXB Thống kê,

1999, tr 8

hành, theo quan điểm của chúng tôi, có thể rút ra một định nghĩa ngắn gọn như sau:

Quan hệ công chúng dưới góc độ truyền thông là một chức năng quản lý bao gồm việc tổ chức và duy trì mối quan hệ đôi bên cùng có lợi giữa một cá nhân hoặc tổ chức với đông đảo công chúng của nó thông qua công cụ là các phương tiện truyền thông đại chúng hoặc các hình thức giao lưu trực tiếp và gián tiếp khác

Trong định nghĩa này, chúng tôi xin được giới hạn phạm vi dưới góc

độ truyền thông

Công chúng của một cơ quan, tổ chức là tất cả những nhóm người

mà tổ chức đó giao tiếp hoặc muốn giao tiếp Nó có thể bao gồm các nhân viên, người cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, cơ quan hữu quan, nhà đầu tư Nhiều nhà nghiên cứu chia công chúng thành hai dạng: công chúng nội bộ và công chúng bên ngoài Công chúng nội bộ là những người thuộc tổ chức đó, công chúng bên ngoài là những người không thuộc tổ chức đó Ví dụ: Bộ Bưu chính, Viễn thông sẽ có công chúng nội bộ gồm nhân viên, các đơn vị trực thuộc; công chúng bên ngoài gồm báo chí, các

bộ ngành hữu quan, các tổ chức và đối tác quốc tế, ngân hàng, các tổ chức thương mại, người sử dụng dịch vụ bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin, cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan nghiên cứu, công đoàn, doanh nghiệp bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin,

Khái niệm công chúng trong định nghĩa nêu trên được hiểu như người đọc, người nghe, người xem trong mối quan hệ với các tác phẩm được truyền tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng và người tiếp nhận thông điệp trong các hình thức giao lưu trực tiếp và gián tiếp khác Như vậy nó có thể bao gồm cả công chúng nội bộ và công chúng bên ngoài

Mỗi tổ chức sẽ có hệ thống công chúng riêng của nó Tầm quan trọng của mỗi nhóm công chúng là khác nhau Báo chí cũng thường được

liệt kê như công chúng của một tổ chức và thực tế là mọi nhân viên quan hệ công chúng đều sử dụng phần lớn thời gian để giao tiếp với báo chí Tuy nhiên, báo chí lại thường được sử dụng như một kênh để tiếp cận với công chúng hơn là việc bản thân nó là công chúng Cá biệt, nhà báo có thể là người nhận cuối cùng Chẳng hạn khi tài liệu được đưa ra với mục đích cung cấp thông tin để giúp nhà báo hiểu rõ về việc họ đang nghiên cứu hơn

là với mục đích công bố cho công chúng thì nhà báo có thể giữ tài liệu đó

bí mật

Khái niệm các phương tiện truyền thông đại chúng ở đây bao gồm các loại hình khác nhau như sách, báo in, điện ảnh, phát thanh, truyền hình, quảng cáo, Internet, băng, đĩa hình và âm thanh

Các hình thức giao lưu trực tiếp và gián tiếp có thể là nói chuyện, thư từ, tuyên truyền, đóng góp từ thiện, hoạt động tài trợ, tham gia hội chợ, triển lãm, bảng hiệu, pano, áp phích

1.2 Vai trò, chức năng của quan hệ công chúng

* Vai trò:

Việc phân tích khái niệm quan hệ công chúng ở trên đã phần nào đề cập đến vai trò quan trọng của quan hệ công chúng đối với các tổ chức, cá nhân nói riêng và toàn xã hội nói chung Cụ thể hơn, quan hệ công chúng

- Quan hệ công chúng giúp các phương tiện thông tin đại chúng hoạt động hiệu quả hơn bằng cách liên tục cung cấp những thông tin mới, đa dạng về cá nhân hoặc tổ chức

- Quan hệ công chúng tạo công ăn việc làm cho một bộ phận trong

xã hội

Hoạt động quan hệ công chúng đóng vai trò quan trọng trong duy trì thông tin hai chiều giữa cá nhân hoặc tổ chức với công chúng của nó Cá nhân, tổ chức thông qua hoạt động quan hệ công chúng để khuyếch trương,

"đánh bóng" hình ảnh của mình, phổ biến được chủ trương, chính sách, tiếp cận được với công chúng, chiếm được tình cảm, sự yêu mến, ưa thích của

họ Cũng qua hoạt động này, công chúng có thể phản ánh nguyện vọng, tâm tư, ý kiến đến các cá nhân, tổ chức để tiến tới thúc đẩy các cá nhân tổ chức này có những điều chỉnh thích hợp

Với tầm quan trọng đặc biệt trong duy trì thông tin như đã nêu, trong bối cảnh xã hội ngày càng văn minh, cuộc cách mạng thông tin đang bùng

nổ, dân chủ trong xã hội được tăng cường thì quan hệ công chúng sẽ ngày càng được coi trọng và là một ngành nghề có triển vọng phát triển nhanh

* Chức năng:

Nhiều chuyên gia cho rằng trong quan hệ công chúng nhất thiết phải làm những việc sau:

1 Làm việc với những quan điểm của công chúng Một mặt, những

người làm quan hệ công chúng muốn gây ảnh hưởng đến quan điểm của công chúng theo cách có lợi cho cơ quan, tổ chức của mình Mặt khác, họ thu thập thông tin từ công chúng, phân tích nó để trình lên bộ phận quản lý cấp cao nhằm giúp đưa ra những quyết định trong lĩnh vực quản lý Chức năng này cực kỳ quan trọng đặc biệt trong tình huống xảy ra các sự cố

2 Quan hệ công chúng là liên quan đến truyền thông Hầu hết mọi

người đều quan tâm đến cái mà một tổ chức đang làm để đáp ứng mối quan tâm và quyền lợi của họ Nhiệm vụ của người làm quan hệ công chúng là giải thích những hoạt động của tổ chức đó đến đông đảo các công chúng liên quan Quan hệ công chúng là truyền thông hai chiều Người làm quan

hệ công chúng cũng phải quan tâm sát sao đến suy nghĩ và cảm xúc của

công chúng Công chúng ở đây rất đa dạng: có công chúng nội bộ, công chúng bên ngoài Công chúng nội bộ gồm nhân viên, quản lý, công đoàn,

cổ đông công chúng bên ngoài gồm khách hàng, chính phủ, người bán hàng, nhà cung cấp, thành viên của cộng đồng, báo chí

3 Quan hệ công chúng là một chức năng quản lý Nó được thiết kế

để giúp một tổ chức thích nghi trong môi trường thay đổi Người làm quan

hệ công chúng cũng tư vấn cho bộ phận lãnh đạo Quan hệ công chúng là lập kế hoạch hành động Nó được tổ chức và điều hành cho những mục tiêu

cụ thể11

Chuyên gia truyền thông John Marston cho rằng quan hệ công chúng

được xác định bởi bốn chức năng: nghiên cứu, hoạt động, truyền thông và

đánh giá

1 Nghiên cứu, phân tích những vấn đề liên quan đến công chúng: sự quan tâm, quyền lợi

2 Hành động: xây dựng các chương trình, chiến lược truyền thông

có lợi, tư vấn cho tổ chức đó

3 Truyền thông: Sử dụng các phương tiện truyền thông để đưa thông tin đến với công chúng

4 Đánh giá hiệu quả của các chương trình truyền thông

Một chuyên gia khác Sheila Clough Crifasi cũng đưa ra một số chức

năng tương đối gần gũi bao gồm: nghiên cứu, đề ra mục tiêu, xác định

chiến lược, triển khai và đánh giá Hai quan điểm này có điểm chung là

đều coi nghiên cứu là khởi đầu của quá trình quan hệ công chúng và đánh giá là điểm kết thúc12

Trên thế giới, quan hệ công chúng đã có từ lâu Các nhà khảo cổ học

đã tìm thấy bản thông báo trên cánh đồng tại Iraq hướng dẫn các nông dân những kỹ thuật gieo trồng mới nhất từ những năm 1.800 trước Công nguyên Sau đó, người Hy Lạp đã đạt những thành tựu cao hơn trong kỹ thuật truyền thông Người có khả năng diễn thuyết giỏi nhất thường được bầu vào vị trí lãnh đạo

Thời La Mã, những báo cáo của quân đội, các bài bình luận của Julius Caesar có thể được xem như những thành tựu ban đầu của quan hệ công chúng trong cả lĩnh vực cá nhân và chính trị Thời Trung cổ, cả nhà thờ và các phường hội đều thực hiện các hình thức sơ khai của quan hệ công chúng

Như vậy, quan hệ công chúng đã hình thành và phát triển tại nhiều quốc gia trên thế giới Song người ta vẫn nhắc đến ngành quan hệ công chúng của Mỹ nhiều nhất vì đây vừa là nơi khai sinh ra ngành quan hệ công chúng hiện đại, vừa là nơi có ngành quan hệ công chúng phát triển rực rỡ

Trong cuộc Cách mạng Mỹ chống lại thực dân Anh, các hoạt động quan hệ công chúng đóng vai trò quan trọng Những nhà ái quốc, điển hình

là Samuel Adams đã lên kế hoạch dàn dựng các sự kiện như vụ Đảng chè Boston tháng 1/1766 Họ cũng sử dụng các biểu tượng như Những đứa con của Tự do, Cây Tự do, hình ảnh người dân quân để giúp miêu tả mục đích của họ cũng như giúp công chúng dễ nhớ, dễ hiểu Những chính khách tài

ba của Mỹ như Thomas Paine, Abigail Adams, Benjamin Franklin đều sử dụng tuyên truyền chính trị để lôi kéo sự ủng hộ của công chúng

Sau cuộc Cách mạng Công nghiệp, sự phát triển của sản xuất và tiêu thụ đã tạo ra những cơ hội kinh doanh lớn Nhiều tập đoàn độc quyền khổng lồ được hình thành trong các ngành đường sắt, thép, dầu lửa Nhiều tập đoàn lớn không quan tâm đến quyền lợi của người tiêu dùng dần dần đã khơi dậy thái độ thù địch của công chúng Để đối mặt với vấn đề này, nhiều tập đoàn đã thuê các chuyên gia truyền thông, nhiều người trong số họ

trước đây là nhà báo để chống lại ảnh hưởng của sự việc Các chuyên gia này đã cố thuyết phục các thành phần công chúng không ủng hộ bằng cách trình bầy thấu đáo mọi khía cạnh của vấn đề Công việc của họ sau này được gọi là đại diện báo chí

Kỹ thuật quan hệ công chúng hiện đại bắt đầu xuất hiện lần đầu tiên vào đầu những năm 1900 Người tiên phong trong lĩnh vực này là Ivy Ledbetter Lee – cha đẻ của ngành quan hệ công chúng hiện đại Năm 1903, Lee và George Parker đã mở một văn phòng dịch vụ quan hệ công chúng Một vài năm sau, Lee trở thành đại diện cho nhà khai thác than đá và tàu hoả Pennsylvania Khi đối mặt với một cuộc bãi công trong ngành công nghiệp than đá, Lee đã đề xướng “Tuyên ngôn đạo đức”, xác nhận nguyên tắc: cởi mở và trung thực với công chúng Những sự kiện này đồng thời đã đánh dấu sự chuyển biến từ ngành báo chí thế kỷ XIX sang ngành quan hệ công chúng của thế kỷ XX Lee đã có một sự nghiệp thành công, trở thành chuyên gia tư vấn cho nhiều người nổi tiếng như tỷ phú John D Rockefeller, Jr Among Sau Lee, người ta còn nhắc đến nhiều tên tuổi khác trong ngành quan hệ công chúng như George Creel – chuyên gia tư vấn của tổng thống Mỹ Woodrow Wilson trong Chiến tranh Thế giới lần thứ nhất, Carl Byoir – người sáng lập một trong những công ty quan hệ công chúng lớn nhất thế giới năm 1930, Edward L Bernays – người viết cuốn sách đầu tiên về quan hệ công chúng xuất bản năm 1923, cuốn Crystallizing Public Opinion (tạm dịch là Xử lý quan điểm của công chúng)

Trong nửa cuối thế kỷ XX, ngành quan hệ công chúng đã phát triển cực thịnh tại Mỹ Nguyên nhân do các tổ chức, cơ quan, cá nhân cần ngành quan hệ công chúng để thực hiện giao tiếp với công chúng của họ vì:

 Nhiều công ty nhận ra họ có trách nhiệm xã hội với công chúng

 Sự phát triển quá nhanh của chủ nghĩa tiêu thụ đã khiến nhiều tập đoàn và cơ quan phải giao tiếp với khách hàng của họ

 Cơ cấu của các tập đoàn kinh tế, các tổ chức hiện đại ngày càng phức tạp, họ cần hiểu đúng nhu cầu của công chúng

 Dân số ngày càng tăng với nghề nghiệp ngày càng được chuyên biệt hoá và tần suất di chuyển lớn

Tại Mỹ, 50 năm cuối thế kỷ XX được coi là kỷ nguyên của quan hệ công chúng Số nhân viên tăng từ 19.000 người năm 1950 lên 300.000 người năm 2000 Dự đoán số lượng sẽ tăng thêm 47% vào năm 2005 Sang thế kỷ XXI trong khi một số ngành công nghiệp khác có thể chững lại thì ngành quan hệ công chúng sẽ vẫn tiếp tục thịnh vượng Hoạt động quan hệ công chúng được chuyên nghiệp hoá Hội Quan hệ công chúng của Mỹ được thành lập năm 1948 với hơn 20.000 thành viên tại 113 chi hội Đào tạo cũng phát triển Tại Mỹ có hơn 400 trường có khoá học về quan hệ công chúng Hội Sinh viên quan hệ công chúng được thành lập năm 1967 với 6.500 thành viên

Năm 1999, Cục thống kê Lao động đưa ra kết quả thống kê: tốc độ phát triển của ngành quan hệ công chúng đứng thứ ba tại Mỹ sau ngành máy tính và dịch vụ y tế

85% trong số 1.500 công ty lớn nhất Mỹ trong cơ cấu tổ chức có bộ phận quan hệ công chúng Nhiều công ty, giám đốc quan hệ công chúng chịu sự điều hành trực tiếp từ chủ tịch hội đồng quản trị Ví dụ: riêng tại

Mỹ, Phòng quan hệ công chúng Hãng điện báo điện thoại Mỹ AT&T có

200 nhân viên Những công ty khác thuê chuyên gia quan hệ công chúng bên ngoài

Một số hiệp hội quan hệ công chúng trên thế giới

Hiệp hội Quan hệ công chúng Quốc tế

Hiệp hội được thành lập tại Anh năm 1955 với 15 thành viên từ 5 quốc gia Đến nay, Hiệp hội đã có 1.000 thành viên từ 77 quốc gia, trụ sở đặt tại Giơnevơ, Thuỵ Sỹ Hiệp hội họp hai lần một năm

Vương quốc Anh

Viện Quan hệ công chúng được thành lập năm 1948, có 12 chi hội và 3.500 thành viên Theo thống kê của Viện nghiên cứu Quan hệ công chúng của Anh thì năm 1993 có 48.000 người làm việc quan hệ công chúng tại Anh Tại Vương quốc Anh còn có Hiệp hội Tư vấn Quan hệ công chúng với sự tham gia của các công ty hoạt động trong lĩnh vực này Số lượng thành viên chính thức là 160

Canada

Hiệp hội Quan hệ công chúng Canada được thành lập năm 1948, có

15 chi hội và 2.000 thành viên

Không chỉ riêng Mỹ, Anh, Canada, trên thế giới còn khá nhiều nước

có ngành quan hệ công chúng phát triển như Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Ấn

Độ, Nhật Bản

Trên thế giới, quan hệ công chúng là lĩnh vực được chú ý nghiên cứu

từ rất lâu Năm 1923, Crystallizing Public Opinion - cuốn sách đầu tiên về quan hệ công chúng đã được xuất bản Hiện nay, quan hệ công chúng vẫn đang là một trong những lĩnh vực nghiên cứu cơ bản của lý luận truyền thông đại chúng hiện đại Quan hệ công chúng là một phần không thể thiếu trong các cuốn sách lý luận báo chí truyền thông từ giữa những năm 80 của thế kỷ XX

Ở Việt Nam, quan hệ công chúng là một lĩnh vực khá mới mẻ và chưa được quan tâm một cách tương xứng cả về lý luận và thực tiễn Phải đến khoảng 1986 đất nước bắt đầu công cuộc đổi mới, lĩnh vực này mới bắt đầu có vóc dáng Trước đó, ở hầu hết các cơ quan bộ, ngành, các tổ chức xã hội ở Trung ương bộ phận làm công tác tuyên truyền được đặt dưới nhiều

tên gọi khác nhau như vụ hoặc phòng thông tin/tuyên truyền Bộ phận này thường có nhiệm vụ xây dựng và củng cố mối quan hệ với báo chí bằng cách cung cấp thông tin cho báo chí, tổ chức họp báo thậm chí viết các bài báo để chuyển cho các báo đăng, điểm báo cho lãnh đạo, xuất bản các ấn phẩm nội bộ Nền kinh tế phát triển cùng với sự gia tăng nhu cầu quan hệ công chúng của các cơ quan, tổ chức là điều kiện thuận lợi để các công ty quan hệ công chúng ra đời

Tháng 12/2003, công ty nghiên cứu thị trường FTA đã công bố kết quả nghiên cứu về hoạt động quan hệ công chúng tại Việt Nam trên vninvest.com với nhiều phát hiện khá lý thú Nghiên cứu của công ty FTA được thực hiện trong hai tháng 8 và 9/2003 với đối tượng nghiên cứu là 70 doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam như Pepsi, Unilever, Tiger, Heineken, Gilette, Kodak, Philip Moris, Nestlé, Cô gái Hà Lan, Honda, Microsoft, Vinamilk, Kinh Đô Theo kết quả nghiên cứu của FTA thì 66% các công ty tự làm quan hệ công chúng, 77% thuê bên ngoài khi tổ chức các sự kiện Các công ty này hầu hết là thuê ngoài theo sự vụ, không có hợp đồng dài hạn 37% các công ty hài lòng với kết quả do hoạt động quan

hệ công chúng mang lại dù đó là tự làm hay thuê ngoài Trong số gần 20 công ty làm dịch vụ hoạt động quan hệ công chúng được nhiều người biết đến hiện nay thì đứng đầu là Max Communications, tiếp theo là Galaxy, Venus, XPR, Mai Thanh, JWT, Saatchi, Leo Activation, Asatsu và hai công ty cung cấp dịch vụ quan hệ công chúng nước ngoài là Batey Burns

và Orilvy Max Communications là công ty hoạt động quan hệ công chúng đầu tiên của Việt Nam thành lập từ năm 1997 Công ty này đã tổ chức thành công buổi nói chuyện ngoài trời cho Tổng thống Bill Clinton tại cảng VICT nhân dịp ông Clinton đến thăm Việt Nam

Cũng theo kết quả của FTA thì hoạt động quan hệ công chúng tổ chức sự kiện ở Việt Nam hàng năm tăng trưởng rất lớn, ước tới 30% vì chi phí quảng cáo ngày càng tăng Hoạt động quan hệ công chúng đã có vị trí

trong việc phân bổ ngân sách Nhiều công ty tại Việt Nam đã để mắt tới hoạt động này và có khuynh hướng sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp thuê ngoài Do vậy, trong hai năm qua đã có nhiều công ty hoạt động quan

hệ công chúng ra đời, đến nay đã có gần 20 công ty làm dịch vụ này và hàng trăm công ty quảng cáo khác cũng cung cấp dịch vụ quan hệ công chúng

Tuy nhiên, cùng với quá trình phát triển kinh tế của đất nước và dân trí ngày càng được nâng cao chắc chắn lĩnh vực quan hệ công chúng sẽ ngày càng được coi trọng và có triển vọng phát triển

2 GIỚI THIỆU VỀ BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

2.1 Một số nét đặc thù trong hoạt động Bưu chính Viễn thông

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định vai trò quan trọng của thông tin

liên lạc trong sự nghiệp cách mạng bằng câu nói nổi tiếng: “Việc liên lạc là

việc quan trọng bậc nhất trong công tác cách mệnh, vì chính nó quyết định

sự thống nhất chỉ huy, sự phân phối lực lượng và do đó đảm bảo thắng lợi.” 13 Đây là căn dặn của Người trong một lớp tập huấn điện báo năm

1941

Hơn 60 năm qua kể từ đó tới nay, các cán bộ, công nhân viên Ngành Bưu chính, Viễn thông luôn ghi sâu lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh, tận tuỵ chiến đấu và lao động, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trọng đại mà Đảng và Nhà nước giao phó là giữ thông tin liên lạc thông suốt, phục vụ đắc lực sự chỉ đạo, điều hành của Đảng, Chính phủ trong Cách mạng tháng Tám, trong kháng chiến chống Thực dân Pháp, chống Đế quốc Mỹ và trong công cuộc đổi mới xây dựng đất nước

Ngành Bưu chính, Viễn thông làm nhiệm vụ truyền đưa các sản phẩm ý thức Bưu chính, Viễn thông cũng là công cụ để quản lý đất nước một cách nhanh chóng, nhạy bén, hiệu quả, đồng thời là nguồn lực của sự

13

Lịch sử Ngành Bưu điện Việt Nam, tập 1, Ngành Bưu điện xuất bản, 1990; tr 9

phát triển kinh tế xã hội Một xã hội càng văn minh, hiện đại, kinh tế càng phát triển thì hàm lượng thông tin liên lạc kết tinh trong sản phẩm của xã hội càng lớn, hiệu quả đem lại càng cao Bưu chính, Viễn thông là ngành kinh tế - kỹ thuật - dịch vụ thuộc kết cấu hạ tầng của nền kinh tế xã hội, gắn bó mật thiết với cuộc sống của từng người dân Nét đặc thù của ngành Bưu chính, Viễn thông là sự đan xen phức tạp giữa vừa là kinh doanh, vừa

là kỹ thuật, vừa là dịch vụ, liên quan đến an ninh quốc phòng, chủ quyền quốc gia, công ích kinh doanh

Suốt chiều dài hai cuộc kháng chiến cứu nước, cán bộ công nhân viên ngành Bưu điện đã ghi được những chiến công lừng lẫy với sự đóng góp của nhiều thế hệ cán bộ công nhân viên và sự hy sinh to lớn của trên 10.000 liệt sỹ, hàng vạn thương bệnh binh và gần 500 bà Mẹ Việt Nam Anh hùng

Với những đóng góp to lớn cho sự nghiệp cách mạng của Đảng và của dân tộc, đóng góp tích cực vào quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước, ngành Bưu điện đã được Đảng và Nhà nước đánh giá, ghi nhận công lao bằng nhiều phần thưởng cao quý: Huân chương Hồ Chí Minh năm

1990, Huân chương Sao Vàng - Huân chương cao quý nhất của Nhà nước vào năm 1995, Huân chương Độc lập hạng nhất năm 1997, Huân chương Lao động hạng nhất năm 1997, Huân chương Chiến công hạng nhất năm

2000 45 đơn vị được phong tặng danh hiệu Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, 8 đơn vị và 7 cá nhân đã được phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới

Tổng cục Bưu điện vừa quản lý nhà nước vừa sản xuất kinh doanh cho đến năm 1995 tách Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam ra khỏi Tổng cục Bưu điện để thành lập Tổng công ty 91

Việc độc quyền doanh nghiệp bưu chính, viễn thông đã chấm dứt Bên cạnh Tổng công ty Bưu chính, Viễn thông Việt Nam đã có thêm 5 doanh nghiệp khai thác bưu chính, viễn thông nữa là Công ty Điện tử Viễn

thông Quân đội, Công ty cổ phần Dịch vụ Bưu chính, Viễn thông Sài gòn, Công ty Điện tử Viễn thông Hàng hải, Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực, Công ty Viễn thông Hà Nội Hiện nay, thị trường viễn thông Việt Nam

đã thực sự chuyển sang cạnh tranh trong tất cả các loại hình dịch vụ Có 5 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thông tin di động, 3 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông quốc tế, 13 doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ Internet Điều này có ý nghĩa hết sức to lớn đối với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, tăng cường phát huy nội lực, mở rộng môi trường cạnh tranh lành mạnh và hợp tác giữa các doanh nghiệp trong sự phát triển chung viễn thông và Internet

Hiện nay, ngành Bưu chính, Viễn thông đã xây dựng được một cơ sở

hạ tầng thông tin quốc gia hiện đại, ngang tầm với các nước trong khu vực

Hệ thống chuyển mạch điện tử đã được số hoá 100% Hệ thống truyền dẫn với các hệ thống vệ tinh cáp quang và viba số trải rộng ra khắp cả nước và kết nối quốc tế Mạng thông tin quốc gia đang được xây dựng và nâng cấp chuyển sang mạng thế hệ sau (NGN) có năng lực truyền tải cao, băng thông rộng, có khả năng triển khai các dịch vụ đa phương tiện Hệ thống tuyến cáp quang quốc tế của Việt Nam hiện gồm: tuyến Thái Lan - Việt Nam - Hồng Kông, tuyến SEA-ME-WE3 (2,5 Gbit/s); tuyến CSC (2,5 Gbit/s); tuyến TP Hồ Chí Minh – Phnompenh Mạng truyền dẫn quốc gia Bắc - Nam sử dụng công nghệ SDH đã nâng dung lượng lên 20Gb/s, mạng truyền dẫn nội tỉnh bằng cáp quang và viba số có dung lượng từ 2-34 Mb/s,

có 3 tổng đài cửa quốc tế, cùng mạng cáp quang biển quốc tế T-V-H 565 Mb/s có chiều dài trên 3.000 km với dung lượng 7.500 kênh mỗi hướng

Tính đến hết năm 2003, số máy điện thoại ở Việt Nam đạt 8,01 triệu máy tương ứng mật độ 9,9% (năm 1995: l%); mạng điện thoại nông thôn phát triển nhanh: 93,5% số xã có điện thoại Mạng điện thoại di động GSM

đã hoà nhập mạng với hàng trăm mạng di động của gần 50 quốc gia trên thế giới 58/61 tỉnh, thành phố đã được kết nối bằng mạng cáp quang

Các công nghệ và dịch vụ viễn thông ngày càng đa dạng và phong phú Bên cạnh công nghệ GSM, công nghệ điện thoại di động CDMA đã được chính thức đưa vào cung cấp vào tháng 7/2003 Các dịch vụ viễn thông mới đã dành được sự ủng hộ của khách hàng như VoIP, ADSL, City Phone, 1717, Fone VNN, Internet Telephony, Internet không dây, GPRS

Internet tuy mới khai trương cuối năm 1997, nhưng đến hết năm

2003, đã có 1,02 triệu thuê bao Internet với 3,94 triệu người sử dụng, đạt mật độ 4,8% Đã có hàng nghìn đại lý cung cấp dịch vụ Internet với dung

lượng kết nối Internet quốc tế đạt 1.038 Mb/s

Hết năm 2003, mạng bưu chính có hơn 12.330 điểm phục vụ, bán kính phục vụ là 2,89 km tương đương với các nước trong khu vực; 70% số

xã có điểm Bưu điện - Văn hoá xã, tại đây bên cạnh việc cung cấp cho khách hàng các dịch vụ bưu chính, viễn thông còn cung cấp dịch vụ “văn hoá đọc” miễn phí (người dân đến đọc sách báo miễn phí) 86% số xã trong

cả nước đã có báo đọc trong ngày

Ngày 5/8/2002, Quốc hội đã chính thức bỏ phiếu nhất trí thành lập

Bộ Bưu chính, Viễn thông Ngày 11/11/2002, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 90/2002/NĐ-CP thành lập Bộ Bưu chính, Viễn thông trên cơ sở Tổng cục Bưu điện để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin, điện tử, Internet, truyền dẫn phát sóng, tần

số vô tuyến điện và cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia

2.2 Giới thiệu về Bộ Bưu chính, Viễn thông

Theo Nghị định của Chính phủ số 90/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Bưu chính, Viễn thông thì Bộ Bưu chính, Viễn thông là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về bưu chính, viễn thông và công

nghệ thông tin, điện tử, Internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vô tuyến điện

và cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia trong phạm vi cả nước (gọi chung là bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin); quản lý nhà nước các dịch

vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật

Bộ Bưu chính, Viễn thông có những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang

bộ và 25 nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể được nêu trong Nghị định của Chính phủ số 90/2002/NĐ-CP14

ngày 11/11/2002 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Bưu chính Viễn thông 25 nhiệm vụ cụ thể đó có thể được tóm tắt như sau:

- Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác, các chiến lược, quy hoạch phát triển, các kế hoạch về bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin;

- Ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn;

- Quản lý nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin; công nghiệp công nghệ thông tin và điện tử;

- Quản lý kho số, tên miền; quản lý việc kết nối, hoà mạng; quy hoạch, phân bổ tần số vô tuyến điện;

- Chỉ đạo kiểm tra về giá, cước;

- Quyết định các biện pháp huy động mạng bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu khẩn cấp về an ninh quốc gia, thiên tai, địch hoạ;

- Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công;

14

Xem chi tiết tại Phụ lục 1

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước

Cơ cấu tổ chức của Bộ Bưu chính Viễn thông gồm có 15 đơn vị giúp

Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và 5 đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ

Trụ sở Bộ Bưu chính, Viễn thông đặt tại 18 Nguyễn Du, Hà Nội

Sự ra đời của Bộ Bưu chính, Viễn thông đánh dấu một bước phát triển mới trong lịch sử ngành Bưu chính Viễn thông và Công nghệ thông tin Việt Nam Bộ Bưu chính Viễn thông ra đời là kết quả quá trình phấn đấu đi lên của Ngành và phù hợp với xu hướng thế giới Sự ra đời của Bộ Bưu chính Viễn thông là để thống nhất quản lý nhà nước và để thúc đẩy nội lực của quá trình vừa hợp tác vừa cạnh tranh giữa các doanh nghiệp; chủ động hội nhập kinh tế quốc tế; đẩy nhanh tiến trình tin học hoá nền kinh tế

xã hội; xây dựng công nghiệp Công nghệ thông tin ở Việt Nam; tận dụng

cơ hội rút ngắn khoảng cách với các nước trong khu vực

Sau khi được thành lập, Bộ đã tiếp tục hoàn tất các chương trình công tác đang được Tổng cục Bưu điện trước đây thực hiện đồng thời nỗ lực triển khai các chương trình công tác mới, thể hiện được vai trò là một

Bộ quản lý một ngành kinh tế mũi nhọn

Một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về bưu chính, viễn thông

đã tương đối hoàn chỉnh, theo hướng tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước, từng bước mở cửa thị trường, đẩy mạnh cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế đã được ban hành như Pháp lệnh Bưu chính Viễn thông, Nghị định số 55/2001/NĐ-CP về quản lý, cung cấp và sử dụng Internet, Quyết định số 33/2001/QĐ-TTg phê duyệt Kế hoạch phát triển Internet Việt Nam giai đoạn 2001-2005 và một số văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các hoạt động bưu chính, viễn thông, Internet, tần số vô tuyến điện ở tất cả các lĩnh vực như: cấp phép, tiêu chuẩn chất lượng, quản lý giá

cước, xây dựng cơ bản, khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế, xuất nhập khẩu

Bộ đã xây dựng được Chiến lược phát triển Bưu chính Viễn thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020, đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 158/2001/QĐ-TTg Bộ Bưu chính, Viễn thông đang tập trung xây dựng Quy hoạch phát triển viễn thông và Internet, Quy hoạch phát triển bưu chính đến năm 2010 và Luật Công nghệ thông tin

Bộ đã xây dựng và ban hành nhiều quyết định điều chỉnh cước viễn thông và Internet trong đó có 12 loại cước viễn thông và Internet được giảm trong đợt 1/4/2003 với mức giảm bình quân từ 10% đến 40% Đặc biệt, cước viễn thông nội hạt cho truy nhập Internet tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là 40 đồng/ phút Sau 1/4/2003, cước điện thoại bình quân đi quốc tế của Việt Nam đã thấp hơn mức bình quân khu vực khoảng 9%, cước thông tin di động thấp hơn mức bình quân khu vực khoảng 10%, cước truy nhập Internet qua mạng điện thoại công cộng đã thấp hơn nhiều so với bình quân khu vực

Việc đưa cước viễn thông và Internet xuống mức thấp như hiện nay

là một đóng góp lớn góp phần thiết thực vào tiến trình nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, của doanh nghiệp, của nền kinh tế Việt Nam trong tiến trình hội nhập với nền kinh tế trong khu vực và thế giới

Đưa Internet đến các trường trung học phổ thông trong phạm vi cả nước năm 2003 là khâu đột phá về Internet của Bộ Bưu chính, Viễn thông Ngày 4/4/2003 Bộ trưởng Bộ Bưu chính, Viễn thông và Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo đã ký Bản ghi nhớ về việc hợp tác phát triển mạng giáo dục (EDUNET) Theo Bản ghi nhớ này, trong năm 2003 Bộ Bưu chính, Viễn thông sẽ chỉ đạo các doanh nghiệp viễn thông và Internet triển khai các đường kết nối mạng đến tận cổng các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và trung học phổ thông trong phạm vi cả nước Đến hết năm

2003, các Bưu điện tỉnh, thành phố đã hoàn thành việc đưa Internet đến hầu hết các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông

3 HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA BỘ BƯU CHÍNH, VIỄN THÔNG

3.1 Cơ quan chịu trách nhiệm thực thi nhiệm vụ quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông

* Cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động này là Trung tâm Thông tin

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin

Trung tâm Thông tin được thành lập theo quyết định số BBCVT ngày 12/3/2003 của Bộ trưởng Bộ Bưu chính, Viễn thông Trung tâm Thông tin là đơn vị trực thuộc Bộ Bưu chính, Viễn thông, thực hiện chức năng tổ chức, quản lý thống nhất hoạt động thông tin và tư liệu về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin, điện tử, Internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vô tuyến điện và cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia; tổ chức, quản lý mạng tin học và thực hiện chương trình ứng dụng tin học hoá quản

36/2003/QĐ-lý hành chính nhà nước của Bộ

Trung tâm Thông tin có 11 nhiệm vụ:

1 Tổ chức xây dựng, trình Bộ trưởng phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện quy hoạch, kế hoạch hoạt động thông tin và tư liệu về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin

2 Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị trong Bộ tuyên truyền, giải thích, trả lời công luận trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin

3 Tổ chức, phối hợp với các cơ quan, doanh nghiệp liên quan để thu thập, quản lý và cung cấp các tin, ảnh, tư liệu, tài liệu tham khảo để phục

vụ lãnh đạo Bộ và các đơn vị liên quan đến bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin

4 Tổ chức quản lý cơ sở dữ liệu thông tin của Bộ, cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động quản lý về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật

5 Tổ chức hoặc tham gia tổ chức các hội nghị, hội thảo, họp báo, triển lãm về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin; tổ chức quay phim, chụp ảnh, đưa tin về các hoạt động của Bộ theo sự phân công của Bộ trưởng

6 Thực hiện chức năng xuất bản các ấn phẩm thông tin về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng

7 Phối hợp với các cơ quan, đơn vị chức năng thuộc Bộ để tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế về thông tin và tư liệu trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin

8 Tổ chức xây dựng, quản lý, khai thác, bảo dưỡng mạng tin học và thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước trong hoạt động của Bộ

9 Tham gia tổ chức, phối hợp đào tạo về nghiệp vụ thông tin, tư liệu

và ứng dụng công nghệ thông tin cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ

10 Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, tài sản, hồ sơ, tài liệu của Trung tâm theo qui định của pháp luật và phân cấp của Bộ Trưởng

11 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Trưởng giao

3.3 Mô hình tổ chức

Sơ đồ mô hình tổ chức hiện nay của Trung tâm Thông tin (Hình 1)

Hoạt động quan hệ công chúng do phòng Thông tin chịu trách nhiệm Không có chuyên viên chuyên trách mà tuỳ sự vụ cụ thể, Trưởng phòng sẽ phân công cho một hoặc nhiều người cùng phối hợp thực hiện

Phòng Thông tin chủ yếu thực hiện nhiệm vụ số (2), (3), (5), (6) đã nêu trong phần chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin

PHÒNG THÔNG TIN

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG

KẾ HOẠCH TRỊ SỰ

PHÒNG TIN HỌC

Với công chúng nội bộ, Trung tâm xuất bản các ấn phẩm: Báo Bưu điện Việt Nam (Từ năm 2003, Báo Bưu điện Việt Nam được tách ra độc lập, không thuộc quản lý của Trung tâm Thông tin); Tài liệu tham khảo phục vụ Lãnh đạo Ngành Do khuôn khổ luận văn và thời gian có hạn nên tại luận văn này chúng tôi chỉ điểm qua hoạt động quan hệ công chúng nội bộ, chú trọng khảo sát hoạt động quan hệ công chúng bên ngoài của Trung tâm

3.5.1 Hoạt động quan hệ công chúng hướng tới công chúng nội

bộ

1 Báo Bưu điện Việt Nam

Ra đời ngày 30/6/1990 theo giấy phép xuất bản ngày 18/1/1990 số 37/BTT và Giấy phép cấp lại của Bộ Văn hoá - Thông tin ngày 29/1/2002

số 57/GP-BVHTT Đối tượng của Báo là cán bộ công nhân viên trong Ngành và khách hàng của Ngành

Năm 2001, Trung tâm đã hiện đại hoá tờ báo trên cơ sở học tập kinh nghiệm làm báo của Trường Đại học báo chí Lille của Pháp Số lượng phát hành báo bình quân hiện nay là 21.000 tờ/tuần (năm 1999 là 17.390 tờ/tuần)

Số lượng độc giả ngoài ngành đặt mua báo và số lượng báo bán được ngoài ki - ốt chưa nhiều, chiếm khoảng 0,5%

Tờ báo là một ấn phẩm vừa đối nội (tuyên truyền chủ trương chính sách của ngành, nâng cao nghiệp vụ) vừa đối ngoại (độc giả ngoài ngành gồm khách hàng mua báo ngoài sạp báo, trao đổi với các cơ quan báo chí khác - phóng viên các báo khác lấy làm nguồn tin)

Hiện báo Bưu điện chủ trương tăng lượng báo bán ra ngoài xã hội bằng cách chú trọng khâu phát hành và tăng mức xã hội hoá trong nội dung

2 Báo Bưu điện Việt Nam điện tử

http://www.vnpost.mpt.gov.vn) có số lượng truy cập trung bình là 12.000

lượt/tháng Ấn phẩm chủ yếu lựa chọn những nội dung đặc sắc nhất trên báo Bưu điện Việt Nam để đưa lên mạng Do cập nhật sau khi báo Bưu điện Việt Nam phát hành nên tính thời sự chưa cao

3 Tài liệu tham khảo

Đăng tải những tin, bài về quản lý nhà nước, công nghệ thông tin nguồn dịch từ báo chí nước ngoài là chủ yếu Xuất bản gần 10.000 cuốn/năm Phạm vi phát hành trong Ngành

3.5.2 Hoạt động quan hệ công chúng hướng tới công chúng bên ngoài

1 Giao tiếp thông thường nhằm cung cấp thông tin cho công chúng và xây dựng hình ảnh, uy tín của Bộ Bưu chính, Viễn thông

Một trong những hoạt động giao tiếp với báo chí của Trung tâm là tạo điều kiện để báo chí tiếp cận với nguồn tin chính thức của Bộ khi có yêu cầu Trong năm 2003, Trung tâm Thông tin đã tạo điều kiện để tạp chí Vietnam Economic News tiếp cận với các đơn vị trong Ngành xây dựng số tạp chí chuyên đề “Ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin tại Việt Nam, hiện tại và triển vọng”, tạo điều kiện cho Đài Tiếng nói Việt Nam (Ban Kinh tế, Khoa học và Công nghệ) tiếp cận với các nguồn tin trong Ngành để xây dựng chuyên mục Tin học và cuộc sống bắt đầu phát sóng từ ngày 10/9/2003 Chuyên mục được phát sóng hàng ngày vào 16h50-17h hệ thời sự, chính trị tổng hợp

Bên cạnh đó, Trung tâm còn viết bài theo yêu cầu của các báo Nổi bật là bài viết “Thành lập Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích: cơ hội sử dụng dịch vụ viễn thông cho người nghèo” đăng trên báo Nhân dân thứ 6, ngày 8/8/2003, bài viết về những kết quả đã đạt được của Ngành sau nửa nhiệm kỳ đại hội Đảng IX đăng trên báo Nhân dân; bài viết Bưu chính Viễn thông Việt Nam – thành tựu và triển vọng đăng trên sách Toàn cảnh kinh tế Việt Nam, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2003

Khi có sự kiện quan trọng nhưng chưa đủ cần thiết phải tổ chức họp báo, Trung tâm Thông tin đã viết thông tin báo chí gửi cho các báo Nổi bật

là thông tin báo chí về quyết định cho phép triển khai cung cấp dịch vụ điện thoại Internet loại PC to PC trong nước, quốc tế và PC to Phone chiều

đi quốc tế Tuy thời gian rất gấp, ngày 27/6/2003 mới có đủ các quyết định

để viết thông tin báo chí và các quyết định bắt đầu có hiệu lực từ 1/7/2003 song Trung tâm Thông tin đã xử lý kịp thời và gửi thông tin đến 20 cơ quan báo Tiếp đó đã có hơn 10 báo đăng tin về quyết định này Đài Phát thanh

và Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam và Đài Tiếng nói Việt Nam đều phát tin về sự kiện này

Bên cạnh những việc đã làm được, trong giao tiếp, Trung tâm vẫn còn có những tồn tại cần điều chỉnh như chưa chú trọng việc chủ động gặp

gỡ phóng viên báo chí để xây dựng quan hệ hợp tác bền vững Trung tâm chưa chủ động xây dựng kế hoạch tuyên truyền dài hơi trên báo chí về những hoạt động của Bộ cũng như những thành tựu và khó khăn của toàn Ngành Ví dụ sáng kiến phát hành báo Đảng của Bưu điện huyện Mù Cang Chải, Yên Bái chỉ được tuyên truyền bằng một bài duy nhất đăng trên báo Nhân dân

Khi có sự kiện xảy ra, Trung tâm thông tin ít khi có những tuyên bố tức thời Việc chậm trễ này do nhiều nguyên nhân song đã gây ấn tượng không tốt đối với phóng viên các báo và làm giảm uy tín của Trung tâm Với nhu cầu cần có thông tin nhanh chóng, chịu sức ép từ phía toà soạn và sức ép cạnh tranh giữa các báo nên các phóng viên đã đi đường vòng, tiếp cận với những nguồn tin không chính thức và hệ quả là không hiếm các bài báo đăng những thông tin sai lệch, không đúng bản chất của vấn đề

2 Giao tiếp với báo chí tại các hội thảo

Đây là một kênh quan trọng để tiếp xúc thường xuyên với phóng viên các báo vì Trung tâm Thông tin thường là cơ quan lên danh sách, gửi giấy mời đến các phóng viên, chuẩn bị thông cáo báo chí, đón tiếp phóng

viên và tổ chức cho báo chí phỏng vấn lãnh đạo Bộ tại hội thảo Tuy nhiên, kênh liên lạc này sử dụng chưa hiệu quả do có những hội thảo đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức chính chưa nhận thấy tầm quan trọng của công tác thông tin báo chí nên không phối hợp với Trung tâm Thông tin tổ chức

3 Họp báo

Nổi bật nhất trong năm 2003 là cuộc họp báo về sự kiện giảm 15 loại cước từ 1/4/2003 Đã có 46 cơ quan báo chí với 67 đại diện được mời tham

dự Hầu hết các báo được mời đều đăng tin về sự kiện này

4 Tổ chức phỏng vấn của báo chí với Lãnh đạo Bộ

Năm 2003, Trung tâm đã chuẩn bị các buổi phỏng vấn cho các phóng viên Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Truyền hình Hà Nội và nhiều phóng viên báo chí trong nước và quốc tế phỏng vấn các đồng chí Lãnh đạo Bộ Nổi bật là tổ chức phỏng vấn Bộ trưởng Đỗ Trung Tá nhân các sự kiện thành lập Bộ Bưu chính, Viễn thông,

sự kiện giảm cước 1/4/2003, sự kiện cho phép cung cấp điện thoại Internet, Thứ trưởng Đặng Đình Lâm trả lời phỏng vấn hãng truyền thông Press Net, Thứ trưởng thường trực Mai Liêm Trực trả lời phỏng vấn Đài Tiếng nói Hoa Kỳ

5 Thu thập và xử lý thông tin về quan điểm của công chúng

Công việc thu thập và xử lý thông tin về quan điểm của công chúng

đã được tiến hành từ nhiều năm nay Từ năm 1998, hàng tuần, một chuyên viên của phòng Thông tin sẽ thu thập mọi tin, bài viết về Ngành Bưu chính, Viễn thông đăng trên các báo, photo lại và đóng thành quyển gọi là “Tổng hợp báo chí tuần” Hàng tuần, trong giao ban của Bộ, Lãnh đạo Trung tâm

sẽ báo cáo tình hình thông tin báo chí với Lãnh đạo Bộ Từ giữa năm 2003, cách thức thu thập và xử lý thông tin vẫn không có nhiều sự khác biệt so với trước ngoại trừ thay thế việc photo các tin bài bằng máy quét (scan), xử

lý thiết kế trang tài liệu bằng máy tính và thu thập thêm tin bài nổi bật từ báo điện tử như VnExpress, VietNamNet, I-today

Thu thập các tin, bài trên báo chí viết về ngành là một công việc rất quan trọng để nghiên cứu quan điểm, thái độ của công chúng, nghiên cứu

dư luận xã hội về ngành C.Mác nói: “Sản phẩm của truyền thông là dư

trùng với quan điểm, thái độ của công chúng và dù dư luận xã hội không đồng nhất với tri thức và lẽ phải song sức mạnh và áp lực của dư luận xã hội là một thực tế không ai phủ nhận được Báo chí vừa là một kênh chuyển tải dư luận xã hội chủ yếu vừa là công cụ tạo ra dư luận xã hội Công chúng tin tưởng vào báo chí như một kênh giám sát xã hội trung thực

có chỉ đạo phản hồi ngay thì cũng chậm mất một tuần

“Tổng hợp báo chí tuần” ít thể hiện được công đoạn xử lý thông tin của Trung tâm vì ít khi có báo cáo bằng văn bản phân tích thông tin được đăng tải cũng như chưa có kiến nghị cụ thể phải giải quyết các sự việc được nêu theo hướng nào

Trung tâm chưa thường xuyên chủ động đề nghị các đơn vị hữu quan phối hợp để giải quyết các vấn đề được báo chí nêu

Chưa tổng hợp được thông tin chuyển tải trên các loại hình báo chí

khác như phát thanh, truyền hình Theo kết quả nghiên cứu của Quỹ Định

tin tưởng vào độ chính xác của một số phương tiện thông tin đại chúng theo

tỷ lệ như sau:

Các chương trình truyền hình quốc gia: 36%

Các chương trình truyền hình địa phương: 24%

Báo in: 15%

Phát thanh: 11%

Báo điện tử: 7%

Không tin vào loại hình báo chí nào cả: 7%

(Có thể hiểu một cách đơn giản là cứ 100 người được phỏng vấn thì

có 36 người tin tưởng vào các chương trình truyền hình quốc gia, 24 người tin tưởng vào các chương trình địa phương )

Như vậy, phát thanh và truyền hình chiếm tỷ lệ được tin tưởng khá cao so với những loại hình khác Nếu không có kế hoạch thu thập thông tin trên hai loại hình báo chí này thì thông tin cập nhật để xử lý sẽ chưa toàn diện

Chưa phân loại được thái độ của từng tờ báo, chất lượng thông tin của từng phóng viên để có kế hoạch xây dựng mối quan hệ lâu dài

6 Website Bộ Bưu chính, Viễn thông

Website Bộ Bưu chính, Viễn thông được khai trương ngày 14/8/2003, địa chỉ là http://www.mpt.gov.vn Mục tiêu chính của Website này là tạo “Cửa thông tin cộng cộng –Portal” của Bộ để thực hiện chức năng cung cấp, trao đổi thông tin với các cá nhân và tập thể trong và ngoài

Bộ Nội dung của Website này bao gồm:

 Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của Bộ Bưu chính, Viễn thông, của các vụ, cục và các đơn vị đầu mối khác của Bộ Bưu chính, Viễn thông

 Giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định, chính sách, các định mức kinh tế – kỹ thuật và các thông tin