2. Các giải pháp
2.2.3. Tổ chức chu đáo các hoạt động quan hệ công chúng cơ bản
2.2.3.1 Giao tiếp thông thƣờng
Các phương tiện truyền thông đại chúng vừa là phương tiện cung cấp thông tin quan trọng, phương tiện giáo dục, nâng cao trình độ văn hoá, nhận thức vừa là phương tiện giải trí, mở rộng giao tiếp của cá nhân với cộng đồng. Do đó, việc giao tiếp với các phương tiện truyền thông đại chúng của các cơ quan, tổ chức là phổ biến và cần thiết. Đây là hoạt động hai chiều: cung cấp thông tin và tiếp nhận thông tin. Cung cấp thông tin khách quan, kịp thời cho các phóng viên là trách nhiệm của đại diện của các cơ quan, tổ chức vì phóng viên báo chí không chỉ thực hiện nhiệm vụ khai thác thông tin theo chức năng nghề nghiệp của mình mà họ còn là đại diện cho công luận thực hiện nhiệm vụ giám sát xã hội. Vì vậy cần giữ thái độ tôn trọng, chân thành, cởi mở và chu đáo khi giao tiếp với báo chí.
Việc che giấu những tin không hay ngày càng khó thực hiện. Hệ thống các phương tiện truyền thông đại chúng ngày càng rộng lớn có thể tạo ra một mạng lưới dày đặc để kiểm soát tính trung thực của thông tin. Thêm nữa công chúng sẽ là người cuối cùng kiểm soát thông tin nên hết sức tránh nói sai sự thật khi giao tiếp với báo chí. Tốt nhất là nên minh bạch, không né tránh, trì hoãn giao tiếp với các cơ quan thông tấn báo chí cũng như các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác. Cần duy trì quan hệ hiểu biết lẫn nhau một cách thân thiện và tích cực với các cơ quan báo chí.
Chuẩn bị tài liệu cung cấp cho báo chí nhanh chóng, chính xác khi được yêu cầu. Nguyên tắc chung khi giao tiếp với báo chí là nhanh chóng, chân thực, thẳng thắn, công bằng và thân thiện.
Khi giao tiếp với báo chí nên phát ngôn như đứng từ quan điểm, quyền lợi của công chúng, từ mối quan tâm của họ chứ không phải của tổ chức của mình. Những câu hỏi mình không biết câu trả lời thì phải trả lời là không biết. Khi tiếp xúc với báo chí, cái gì không muốn lên báo thì không
nói, chứ không được yêu cầu phóng viên không ghi âm hoặc không được đưa phát biểu của mình lên báo.
Cũng không nên cãi nhau với phóng viên hoặc mất bình tĩnh và nên nhớ phóng viên sẽ tìm nhiều cách để có được thông tin mình cần và không dễ gì bỏ cuộc. Do đó, nên chấp nhận nói sự thật vì không thể hy vọng báo chí sẽ quên một sự kiện nào đó. Trong tình huống này có thể người làm quan hệ công chúng sẽ gặp nhiều khó khăn khi giải trình với ban lãnh đạo vì lãnh đạo thường nghĩ nhiệm vụ của người làm quan hệ công chúng là giúp những tin xấu của tổ chức tránh xa được sự nhòm ngó của báo chí.
Cần nói thêm là, dù công chúng có quyền có được thông tin nhưng quyền này có giới hạn. Có những thông tin là mật và cũng có những thông tin là không thể bưng bít vì lý do riêng tư, cá nhân.
2.2.3.2 Họp cung cấp thông tin
Đây không phải là họp báo nhưng có thể sẽ cung cấp nhiều thông tin hơn cho nhà báo vì nó giúp nhà báo và đại diện tổ chức có điều kiện và thời gian trao đổi, thảo luận để nhận thức đúng vấn đề. Mục đích của họp cung cấp thông tin chủ yếu nhằm làm cho báo chí hiểu thêm về tổ chức đồng thời thiết lập và tăng cường mối quan hệ hợp tác, hiểu biết lẫn nhau giữa hai bên. Vì vậy, nhiệm vụ của lãnh đạo tổ chức khi tham gia họp cung cấp thông tin là cung cấp thông tin về tình hình thực tế, về những vấn đề, sự kiện sắp xảy ra, trả lời các câu hỏi của báo chí. Yêu cầu đối với người làm quan hệ công chúng là phải chuẩn bị tài liệu chính thức, đảm bảo có thể sử dụng được ngay trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Các tài liệu phải thực tế, chính xác và tạo được ảnh hưởng tích cực tới báo chí. Để đảm bảo hiệu quả cuộc họp, các thành phần của tổ chức có nhiệm vụ tham gia họp cung cấp thông tin phải biết kế hoạch chung và nên trao đổi trước với nhau về nội dung và phương pháp trình bày.
Nguyên tắc số một để tổ chức họp báo là chỉ tổ chức họp báo khi có sự kiện hoặc thông tin mà ta có thể ước đoán nó sẽ có thể trở thành tin. Người ta tổ chức cuộc họp báo khi có nhu cầu tuyên bố về một vấn đề, một sự kiện quan trọng hoặc muốn lôi kéo sự chú ý của các phương tiện truyền thông đại chúng về một vấn đề nào đó. Trong cuộc họp báo, khi được phóng viên phỏng vấn thì người chủ trì nên trả lời ngắn, tập trung vào ý chính của câu hỏi. Việc trả lời các câu hỏi là thước đo tài năng của người chủ trì và là khâu cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp báo.
2.2.3.4 Trả lời phỏng vấn
Muốn chuẩn bị một cuộc trả lời phỏng vấn cần nắm được nội dung, đối tượng phỏng vấn, thời gian, thời lượng và địa điểm tiến hành phỏng vấn. Với những cuộc phỏng vấn đột xuất, trực tiếp như ngoài hành lang phòng họp... việc chấp nhận hoặc từ chối trả lời phỏng vấn phải được cân nhắc kỹ lưỡng. Để giữ được sự chủ động trong cuộc phỏng vấn, nội dung trả lời cần được chuẩn bị kỹ, công phu. Cách tốt nhất là tự tiên lượng một số vấn đề rồi chuẩn bị nội dung trả lời cụ thể. Thậm chí có thể tập trước cho một số người khác xem để rút kinh nghiệm. Nhìn chung nên trả lời ngắn gọn, cô đọng, chính xác, chân thực, đầy đủ, rõ ràng.
2.2.3.5 Thông cáo báo chí
“Thông cáo báo chí là văn bản do các tổ chức, các cá nhân soạn thảo và phát cho báo giới dùng để đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằm thông báo cho công chúng biết về sự kiện, hiện tượng mới mẻ có ý nghĩa chính trị - xã hội nhất định.”21 Thông cáo báo chí là một trong những kênh quan trọng trong hoạt động truyền thông quan hệ công chúng của các cơ quan, tổ chức vì đây là nguồn cung cấp thông tin chính
21
Bùi Quang Duẩn, Khoá luận tốt nghiệp Hoạt động truyền thông quan hệ công chúng của Quốc hội nước ta hiện nay, 2002, tr 47.
thức, trung thực, khách quan, có giá trị và đáng tin cậy. Đây cũng là một hình thức chuyển tải thông tin có hiệu quả.
Thông cáo báo chí là một văn bản hoàn chỉnh dùng để đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng nên phải đảm bảo hoàn chỉnh, chính xác, rõ ràng về nội dung, dễ đọc, dễ sử dụng. Nên sử dụng những tít ngắn, có sức thuyết phục để lôi kéo sự chú ý của người nhận và đưa ra cho người nhận một chỉ dẫn về vấn đề. Không sử dụng từ chuyên môn. Nên nhớ cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại của nguồn tin và địa chỉ của người lãnh đạo cao nhất của cơ quan phát ra thông cáo báo chí.
2.3 Đổi mới nội dung và hình thức các ấn phẩm nội bộ
Trong số các ấn phẩm nội bộ, nên chú trọng đầu tư cho hai ấn phẩm: Báo Bưu điện Việt Nam là ấn phẩm đối nội quan trọng và Tổng hợp báo chí tuần là ấn phẩm tập hợp, nghiên cứu quan điểm của công chúng.
* Với Báo Bưu điện Việt Nam: Việc duy trì song song hai yêu cầu vừa làm nhiệm vụ thông tin phục vụ cơ quan chủ quản vừa vận hành theo cơ chế thị trường sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn. Nếu muốn báo hay, có lãi thì phải đổi mới nội dung, đề cập đến các vấn đề phong phú, mọi mặt của đời sống xã hội nhưng như vậy lại dễ đi chệch tôn chỉ, mục đích. Còn nếu nhất nhất tuân thủ tôn chỉ mục đích thì nội dung báo sẽ khô khan, khó phát hành rộng rãi trong toàn xã hội mà như vậy thì khó cân đối thu chi, khó giảm nhẹ được gánh nặng chi phí cho Bộ. Do vậy, muốn báo hoạt động đạt mục tiêu thông tin cần có sự đầu tư về tài chính hợp lý hơn nữa.
Để hạ giá thành báo xuống rất thấp, (một trong những biện pháp nhằm tăng lượng phát hành) cần hợp tác với các đơn vị kinh doanh giới thiệu các trang hướng dẫn sử dụng dịch vụ, giới thiệu dịch vụ mới như những tờ rơi, tờ gấp của VMS, Vinaphone... để tăng nguồn thu.
Cần phát hành báo rộng hơn nữa đến nhân viên trong toàn ngành để tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, tăng sự đoàn kết nội bộ vì mục tiêu chung bằng cách tăng hàm lượng thông tin về những vấn đề thiết thực, liên quan
đến mọi mặt đời sống của nhân viên trong ngành. Dung lượng thông tin phục vụ khách hàng cân đối với các nội dung khác, không quá nhiều vì độc giả ngoài xã hội còn chiếm số lượng ít.
* Với Báo Bưu điện Việt Nam điện tử: Thông tin cần đưa sớm hơn báo in vừa để đảm bảo tính thời sự vừa để kích thích lượng tiêu thụ báo in. Dung lượng tin bài có thể chỉ mang tính giới thiệu, dẫn dắt thu hút sự quan tâm của độc giả còn báo in sẽ cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết hơn. Tin bài phân tích sâu hơn thì dành cho Báo Bưu điện Việt Nam in.
* Với Tài liệu tham khảo: vì đối tượng phục vụ chủ yếu là lãnh đạo ngành nên nếu là bài dịch thì nên có lời giới thiệu, phân tích và có thể cả kiến nghị nữa. Ấn phẩm này có thuận lợi là xác định rõ được đối tượng độc giả.
* Với Tổng hợp báo chí tuần: vì là một ấn phẩm hết sức quan trọng trong thu thập, nghiên cứu quan điểm của công chúng nên bên cạnh việc tổng hợp các tác phẩm viết về lĩnh vực bưu chính viễn thông nên phân tích tình hình, kiến nghị cụ thể phương pháp giải quyết. Việc tổng hợp, phân tích, báo cáo nên được tiến hành hàng ngày (chứ không nên hàng tuần như hiện nay) để đảm bảo phản ứng nhanh, đáp ứng được yêu cầu thông tin của công chúng.
Tiểu kết chƣơng:
Trong chương này, chúng tôi đề nghị một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động quan hệ công chúng của Bộ Bưu chính, Viễn thông. Muốn hoạt động quan hệ công chúng đạt kết quả như mong muốn trước hết cần sự ủng hộ của lãnh đạo Bộ cũng như sự phối hợp của các đơn vị hữu quan. Các ấn phẩm nội bộ và đơn vị giao tiếp với các phương tiện truyền thông đại chúng cần được đầu tư hợp lý hơn và cần phối hợp với nhau để trở thành công cụ đắc lực trong việc xây dựng hình ảnh đẹp của Bộ trong công chúng. Đặc biệt, đơn vị thực hiện chức năng quan hệ công chúng là Trung tâm Thông tin cần xây dựng kế hoạch quan hệ công chúng toàn diện
và lâu dài, có nguyên tắc hoạt động riêng phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
PHẦN KẾT LUẬN
Quan hệ công chúng đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành và duy trì hình ảnh đẹp của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Quan hệ công chúng dưới góc độ truyền thông là một chức năng quản lý bao gồm việc tổ chức và duy trì mối quan hệ đôi bên cùng có lợi giữa một cá nhân hoặc tổ chức với đông đảo công chúng của nó thông qua công cụ là các phương tiện truyền thông đại chúng hoặc các hình thức giao lưu trực tiếp và gián tiếp khác. Đây là một chức năng quản lý quan trọng, giúp duy trì mối quan hệ mật thiết giữa cá nhân, tổ chức với công chúng của nó bằng thông tin hai chiều, liên tục, chính xác, kịp thời. Một mặt những người làm quan hệ công chúng cần gây ảnh hưởng đến quan điểm của công chúng theo cách có lợi cho cơ quan, tổ chức của mình; mặt khác họ thu thập thông tin từ công chúng, phân tích nó để trình lên bộ phận quản lý cấp cao nhằm giúp đưa ra những quyết định trong lĩnh vực quản lý. Nhiệm vụ của người làm quan hệ công chúng là giải thích những hoạt động của tổ chức đó đến đông đảo các công chúng liên quan và như vậy công việc của họ liên hệ mật thiết với lĩnh vực truyền thông. Quan hệ công chúng giúp các phương tiện truyền thông đại chúng hoạt động hiệu quả hơn bằng cách liên tục cung cấp những thông tin mới, đa dạng về cá nhân hoặc tổ chức.
Trên thế giới, quan hệ công chúng đã có từ lâu. Các nhà khảo cổ, các nhà nghiên cứu đã tìm thấy những chứng tích manh nha của hoạt động trong lĩnh vực này từ những năm 1.800 trước Công nguyên tại Iraq, và sau đó là Hy Lạp, La Mã. Thời Trung cổ các hình thức sơ khai của quan hệ công chúng đã được thực hiện.
Trong số các quốc gia có nền quan hệ công chúng phát triển thì Mỹ được coi là quốc gia có ngành quan hệ công chúng phát triển nhất. Trong cuộc Cách mạng chống lại Thực dân Anh thế kỷ XVIII, các hoạt động quan hệ công chúng đã đóng vai trò quan trọng trong lôi kéo sự ủng hộ của công
chúng. Đầu thế kỷ XX, ngành quan hệ công chúng hiện đại ra đời với các tên tuổi Ivy Ledbetter Lee, George Creel, Carl Byoir, Edward L. Bernays... Trong nửa cuối thế kỷ XX, ngành quan hệ công chúng đã phát triển cực thịnh tại Mỹ. Năm 2000, đã có 300.000 người hoạt động trong lĩnh vực này. Dự đoán số lượng sẽ tăng thêm 47% vào năm 2005. Tốc độ phát triển của ngành quan hệ công chúng đứng thứ ba tại Mỹ , chỉ sau ngành máy tính và dịch vụ y tế. Nhiều dự báo cho rằng sang thế kỷ XXI, trong khi một số ngành công nghiệp khác có thể chững lại thì ngành quan hệ công chúng sẽ vẫn tiếp tục thịnh vượng.
Ở Việt Nam, quan hệ công chúng là một lĩnh vực khá mới mẻ. Vào khoảng năm 1986, đất nước bắt đầu công cuộc đổi mới, lĩnh vực này mới bắt đầu có vóc dáng. Theo một nghiên cứu tháng 11/2003 của công ty nghiên cứu thị trường FTA thì 66% các công ty lớn tự làm quan hệ công chúng, 77% thuê các công ty làm dịch vụ quan hệ công chúng khi tổ chức các sự kiện. Hoạt động quan hệ công chúng tổ chức sự kiện ở Việt Nam tăng trưởng rất lớn, ước tính tới khoảng 30%. Trong hai năm qua, đã cơ thêm một số công ty làm dịch vụ quan hệ công chúng ra đời, đến nay đã có gần 20 công ty làm dịch vụ này và hàng trăm công ty quảng cáo khác cũng cung cấp dịch vụ quan hệ công chúng.
Bưu chính, Viễn thông là công cụ để quản lý đất nước một cách nhanh chóng, nhạy bén, hiệu quả, đồng thời là nguồn lực của sự phát triển kinh tế xã hội. Một xã hội càng văn minh, hiện đại, kinh tế càng phát triển thì hàm lượng thông tin liên lạc kết tinh trong sản phẩm của xã hội càng lớn, hiệu quả đem lại càng cao. Bưu chính, Viễn thông cũng là ngành kinh tế - kỹ thuật - dịch vụ thuộc kết cấu hạ tầng của nền kinh tế xã hội, gắn bó mật thiết với cuộc sống của từng người dân. Nét đặc thù của ngành Bưu chính, Viễn thông là sự đan xen phức tạp giữa vừa là kinh doanh, vừa là kỹ thuật, vừa là dịch vụ, liên quan đến an ninh quốc phòng, chủ quyền quốc gia, công ích kinh doanh. Sự ra đời của Bộ Bưu chính, Viễn thông đánh
dấu một bước phát triển mới trong lịch sử ngành Bưu chính Viễn thông và Công nghệ thông tin Việt Nam. Bộ Bưu chính, Viễn thông ra đời là kết quả quá trình phấn đấu đi lên của Ngành và phù hợp với xu hướng thế giới. Sự ra đời của Bộ Bưu chính, Viễn thông là để thống nhất quản lý nhà nước và để thúc đẩy nội lực của quá trình vừa hợp tác vừa cạnh tranh giữa các doanh nghiệp; chủ động hội nhập kinh tế quốc tế; đẩy nhanh tiến trình tin