THÔNG
1. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CHÚNG
Quan hệ công chúng có một nhiệm vụ quan trọng nhưng cũng không kém phần khó khăn là đưa ra được những tư vấn và hỗ trợ lãnh đạo của một tổ chức trong quan hệ với công chúng của nó. Ban lãnh đạo mong đợi ở bộ phận quan hệ công chúng những gợi ý trung thực và đáng tin cậy về mặt quan hệ công chúng liên quan đến các quyết định và mở rộng sự hiểu biết của công chúng về tổ chức của mình. Cao hơn, có những lãnh đạo còn mong muốn bộ phận quan hệ công chúng làm nhiệm vụ truyền cảm hứng để các thành viên trong tổ chức làm tốt nhất công việc của họ. Để giải quyết mối quan hệ với công chúng bên ngoài, người làm quan hệ công chúng cần hiểu đúng vai trò của thông tin, hiểu về các loại phương tiện truyền thông đại chúng và tầm quan trọng của công chúng mình muốn tiếp cận. Ngày nay truyền thông đại chúng có ở hầu hết mọi nơi, cung cấp lượng thông điệp nhiều vượt quá cả khả năng tiếp thụ của người tiếp nhận thế nhưng không có nghĩa là những thông điệp này đều được nhận và chấp nhận. Trước đây, cứ nói về phương tiện tác động đến công chúng mọi người nghĩ ngay đến báo in nhưng suy nghĩ này đã thay đổi. Các phương tiện khác như truyền hình và Internet đang dần dần chiếm được thời gian của một bộ phận đông đảo công chúng và ngày này sang ngày khác báo chí hình thành nên nền tảng của hầu hết các chương trình thông tin. Tìm kiếm thông tin trên các phương tiện truyền thông đại chúng là một thói quen với một bộ phận đông đảo của công chúng và như vậy tầm ảnh hưởng của báo chí đến công chúng là rất lớn. Khi quan hệ với báo chí, người làm
quan hệ công chúng giữ vai trò của người ở giữa, như một gạch nối giữa tổ chức với báo chí và công chúng. Như vậy muốn hoạt động hiệu quả người làm quan hệ công chúng phải có được sự tin tưởng của cả hai phía. Đây không phải là việc dễ dàng vì ban lãnh đạo thường hay đặt vấn đề tại sao báo chí luôn có xu hướng xử lý một cách giật gân mọi thứ còn báo chí lại hay cho rằng họ thường không nhận được những thông tin thật.
Như vậy, hoạt động quan hệ công chúng tốt không phải đơn thuần chỉ là việc quan hệ với giới truyền thông. Đó là một chiến dịch tổng thể mà trong đó mọi yếu tố đều phải được tính đến. Nó gồm tất cả các nguyên liệu và phương thức giao tiếp như tài liệu, thư, hội thảo... nghĩa là mọi thứ có thể làm nên danh tiếng và hình ảnh của một tổ chức. Do vậy phải đảm bảo duy trì sự thống nhất, liên tục trong việc chuyển tải thông điệp thông qua các văn bản in và phát ngôn.
Phải nhìn nhận rằng hiện nay, quan hệ công chúng đang ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm trên nhiều quốc gia, nếu không kịp thời bắt kịp được xu thế này, Bộ Bưu chính, Viễn thông sẽ không có được một hình ảnh đẹp như mong muốn. Để đơn vị hoạt động quan hệ công chúng của Bộ hoạt động có hiệu quả hơn nữa thì rất cần Lãnh đạo Bộ nhận thức hoạt động quan hệ công chúng như một bộ phận không thể tách rời của chức năng quản lý. Từ đó coi trọng hơn nữa hoạt động này và dành cho nó nguồn đầu tư nhiều và hợp lý hơn nữa về tài chính cũng như con người. Bên cạnh đó, bộ phận thực hiện nhiệm vụ quan hệ công chúng của Bộ luôn phải xác định hoạt động phải bám sát, thực hiện và tuyên truyền đúng mức các đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước trong xây dựng đất nước, quan hệ đối ngoại và phát triển ngành Bưu chính, Viễn thông. Bộ phận này cần duy trì quan hệ giao tiếp với các phương tiện truyền thông đại chúng một cách chủ động, liên tục nhằm xây dựng được hình ảnh đẹp về Bộ Bưu chính, Viễn thông và đưa ra được các kiến nghị về mặt quan hệ công chúng lên Lãnh đạo Bộ để có những điều chỉnh thích hợp.
Các ấn phẩm nội bộ là một trong những công cụ truyền thông đắc lực của Lãnh đạo Bộ để tuyên truyền chủ trương, quyết định của Bộ đến CBCNV đồng thời đăng thông tin phản hồi bày tỏ quan điểm của công chúng về các quyết định của Bộ. Chính vì tầm quan trọng của mình nên các ấn phẩm này cần tăng cường sự hấp dẫn hơn nữa về nội dung và hình thức để tiếp cận được đông đảo công chúng. Những thông điệp do bộ phận quan hệ công chúng của Bộ gửi đi và những thông điệp được đăng tải trên các ấn phẩm nội bộ cần có tính thống nhất cao về mặt nội dung, bổ sung, hỗ trợ nhau hoàn thành mục tiêu truyền thông của Bộ. Điểm quan trọng đối với các ấn phẩm nội bộ là cần xác định được vấn đề gì nên, vấn đề gì không nên đưa trên các ấn phẩm nội bộ, đưa ở mức độ nào đồng thời cũng cần xác định được vấn đề nào đưa trên ấn phẩm nội bộ nào thì thích hợp.