Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi

Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức của mình công ty đã gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp

5 Giáo viên hướng dẫn: TS Hoàng Cao Cường

6 Thời gian nghiên cứu đề tài: năm 2013

7 Mục tiêu nghiên cứu:

Thứ nhất: Hệ thống hoá cơ sở lý luận về mua hàng, tổ chức mua hàng và các giải

pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp

Thứ hai: Phân tích thực trạng mua hàng, công tác tổ chức mua hàng của khách

sạn Fortuna Hanoi

Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng

của khách sạn Fortuna Hanoi

8 Nội dung chính:

Chương 1 Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng của doanh

9 Kết quả đạt được

STT Tên sản phẩm Số lượng Yêu cầu khoa học

1 Báo cáo chính thức khóa luận

tốt nghiệp

2 Đảm bảo tính logic, khoa

học

2 Số liệu tổng hợp kết quả điều

tra, khảo sát

1 Trung thực, khách quan

LỜI CẢM ƠN

Với mong muốn được tiếp cận những vấn đề thực tế về chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhà trường, các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị doanh nghiệp – Trường ĐH Thương mại, và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của thầy giáo TS Hoàng Cao Cường Bên cạnh đó là sự giúp đỡ của ban lãnh đạo cùng các anh chị em cán bộ công nhân viên trong khách sạn Fortuna Hanoi.

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Hoàng Cao Cường đã tận tình hướng dẫn để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận này Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên khách sạn Fortuna Hanoi đã tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Do còn hạn chế về thời gian, kiến thức và kinh nghiệm thực tế nên bài khoá luận của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để em có thể hoàn thiện hơn nữa đề tài này

Em xin chân thành cảm ơn!!!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thanh Thủy

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐQT – Hội đồng quản trị

BHXH – Bảo hiểm xã hội

NXB – Nhà xuất bản

CLB – Câu lạc bộ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời kì hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tế Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ, khoa hoạc kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ Để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những phương pháp kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp thì bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu ra Muốn có sản phẩm đầu ra tốt thì trước tiên phải có sản phẩm đầu vào tốt Vì vậy các doanh nghiệp cần phải có những chiến lược kinh doanh sao sản phẩm có chất lượng cao, giá cả phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường Trong các doanh nghiệp dù doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của doanh nghiệp thương mại Đồng thời các doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong đó giảm chi phí không cần thiết là một trong những cách hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng Trong khi đó chi phí mua hàng là chi phí

có thể cắt giảm được nếu hoạt động mua hàng được tổ chức tốt Thực vậy hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nếu thực hiện tốt thì chi phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ và các chi phí khác cũng giảm, đồng thời hàng hóa mua về có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức một cách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanh đầy biến động Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua hàng, có những chiến lược, chính

sách và cả mục tiêu mua hàng rõ ràng nhằm thực hiện công tác mua hàng được tốt nhất.

Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra của doanh nghiệp Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo yếu

tố đầu ra đến với khách hàng Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì nếu doanh nghiệp tổ chức thực hiện mua hàng không tốt thì có thể dẫn đến hàng hóa về đến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa không đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng…do đó ảnh hưởng đến

uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng của doanh nghiệp Ngược lại công tác tổ chức mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Khách Sạn Fortuna Hà Nội em nhận thấy công ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đã đạt được những hiệu quả nhất định Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức của mình công ty đã gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hàng hóa…Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải ở doanh nghiệp còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải được hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trên thị trường Với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì chủ yếu các sản phẩm thiết bị điện là nhập khẩu nước ngoài, nên chịu nhiều ảnh hưởng của môi trường

vĩ mô cũng như môi trường vi mô, cho nên việc mua hàng là công việc rất quan trọng và quyết định sự thành công của công ty Do đó vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quan trọng trong doanh nghiệp là vấn đề cấp bách cần được giải quyết đối với các doanh nghiệp nói chung và khách sạn Fortuna Hanoi nói riêng

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài

Cùng nghiên cứu đề tài này có một số các công trình dưới đây:

•Đề tài: “ Nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng ở công ty TNHH thiết bị điện Việt Á” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Tuyết – khoa Quản trị

doanh nghiệp thương mại - năm 2010.

Kết quả đạt được về mặt nội dung: Luận văn đã làm rõ được những vấn đề lý

luận về công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH thiết bị điện Việt Á, phân tích thực trạng cùng với các số liệu thu thập được từ công ty và đưa ra nhiều giải pháp cụ thể, hợp lý nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng ở công ty TNHH

thiết bị điện Việt Á Đây là luận văn khá thành công khi sinh viên đã đi sâu phân tích được thực trạng của công ty và đưa ra được nhiều giải pháp cụ thể, hợp lý nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH thiết bị điện Việt Á.

•Đề tài: “ Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty thương mại tài chính Hoàng Hà” – sinh viên thực hiện: Đoàn Thị Chi – lớp K41 khoa Quản trị doanh

nghiệp thương mại – năm 2010

Kết quả đạt được về mặt nội dung: Sinh viên Đoàn Thị Chi đã phân tích được rõ ràng các nguồn cơ sở dữ liệu sơ cấp và thứ cấp của công ty thương mại tài chính Hoàng Hà và đưa ra các giải pháp nhằm cải thiện quy trình mua hàng tại công ty Tuy nhiên thực trạng quy trình mua hàng của công ty vẫn được nêu

rõ nên các giải pháp đưa ra chưa được hợp lý và chặt chẽ.

•Đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần Thái Dương” –

Sinh viên thực hiện: Phan Thu hiền – Khoa Kinh Doanh Thương Mại – năm 2010.

Kết quả đạt được về mặt nội dung: Đây cũng là một luận văn được đánh giá là

thành công khi sinh viên Phan Thu Hiền đã phân tích được công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần Thái Dương và đưa ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện những thiếu sót Tuy nhiên nếu sinh viên bổ sung thêm các bảng tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm thì sẽ giúp cho kết quả nghiên cứu tăng thêm tính chính xác và khoa học.Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều đã giải quyết được những lý luận

cơ bản về quản trị mua hàng, trên cơ sở tiếp cận các góc độ tác nghiệp và góc độ marketing cũng như việc áp dụng lý luận đó vào nghiên cứu thực tế tại các đơn vị thực

tập của mình Các công trình nghiên cứu trước cũng đã đưa ra được các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng trong các công ty

Tuy nhiên thực trạng và giải pháp mà các đề tài trước đây đưa ra đều là theo ý kiến chủ quan của tác giả nghiên cứu được, chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưa biết kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình tại doanh nghiệp thông qua các cán bộ nhân viên trong công ty Chưa nghiên cứu cụ thể thông qua các phương pháp nghiên cứu phương pháp điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn chuyên gia

Như trên chúng ta có thể thấy, mới chỉ có 2 đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng, tuy nhiên đề tài do bạn Nguyễn Thị Tuyết mới là đề tài đầu tiên của Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp mấy năm gần đây Điều đó có thể thấy hầu hết các bạn sinh

viên ít quan tâm tới vấn đề tổ chức mua hàng trong hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp Cũng có thể đây là một đề tài khó và mới mẻ Đồng thời bên cạnh đó, hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào về: “ Hoàn thiện công tác mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi”.

Chính vì vậy, thông qua qua trình học tập tại ghế nhà trường cùng với

sự đòi hỏi cấp thiết của tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã thôi thúc em lựa chọn đề tài này làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

•Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi

đang áp dụng, những thành công cũng như yếu kém, chỉ ra những khó khăn vướng mắc trong công tác tổ chức mua hàng cần tháo gỡ.

•Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi.

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài.

•Về mặt không gian:

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại khách sạn Fortuna

Hanoi.

Ngoài ra em còn nghiên cứu, phỏng vấn và thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm thông qua một số nhân viên trong phòng Thu – Mua , phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán…

•Về mặt thời gian:

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và các nội dung của công

tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi gần đây từ năm 2010 – 2012.

•Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu chuyên sâu về công tác tổ chức mua hàng của khách sạn

Fortuna Hanoi dựa trên cơ sở thực trạng hoạt động tổ chức mua hàng của khách sạn

và các kết quả kinh doanh trong những năm gần đây.

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài.

5.1.Phương pháp thu thập số liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

*

Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm.

Mục đích: Thông qua phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm nhằm

thu thập thông tin chung liên quan tới hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, các câu hỏi chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức mua hàng như tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng và giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng Mỗi câu hỏi sẽ có nhiều phương án để người được phỏng vấn lựa chon một trong những phương án đó Phương pháp này giúp cho người trả lời ít tốn thời gian và cũng như thu thập dữ liệu nhanh chóng

•Bước 1: Lập phiếu điều tra:

Phiếu điều tra được xây dựng dựa trên cơ sở các câu hỏi liên quan tới công tác tổ

chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi.

•Bước 2: Phát phiếu điều tra:

Sau khi lập phiếu điều tra, chúng ta tiến hành chọn mẫu điều tra dự kiến phát

20 phiếu cho cán bộ nhân viên công ty chủ yếu ở phòng kinh doanh, phòng vật

tư…Và các bộ phận liên quan tới công tác tổ chức mua hàng Đồng thời đặt lịch nhận lại phiếu điều tra với người được phỏng vấn.

•Bước 3: Thu lại phiếu điều tra và xử lý thông tin:

Sau khi phát phiếu điều tra xong, theo thời gian hẹn lịch nhận lại phiếu chúng ta tiến hành thu lại phiếu điều tra, xem xét phiếu hợp lệ và xử lý thông tin phiếu điều tra phục vụ quá trình hoàn thiện vấn đề nghiên cứu luận văn

*

Phương pháp phỏng vấn:

Mục đích: Thông qua phương pháp phỏng vấn, chúng ta sẽ thu thập những thông

tin cần thiết liên quan tới công tác tổ chức mua hàng mà phiếu điều tra ít đề cập cập sau tới Phỏng vấn trực tiếp sẽ là cơ hội để chúng ta nắm bắt được tình hình tổ chức mua hàng của công ty thông qua việc phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh và nhân viên mua hàng…

Các bước thực hiện:

•Bước 1: Xây dựng câu hỏi phỏng vấn: Chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức

mua hàng và những vấn đề liên quan mà phiếu điều tra không hoặc ít đề cập tới

•Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn: Lựa chọn phỏng vấn rất quan trọng với

kết quả và thông tin thu được, dự kiến phỏng vấn 2 người bao gồm:

Ông Nguyễn Quốc Túy – Phó tổng giám đốc khách sạn

Chị Huỳnh Thị Kim Thanh – Trưởng phòng kinh doanh

•Bước 3: Tiến hành phỏng vấn: Dựa trên các câu hỏi phỏng vấn, đặt lịch hẹn

phỏng vấn với người được phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn

•Bước 4: Ghi chép những nội dung trả lời của người phỏng vấn để phục vụ cho

đề tài luận văn

Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

Là phương pháp tham khảo các tài liệu liên quan từ công ty từ các nguồn nội bộ doanh nghiệp, báo chí, internet…

Cách thức tiến hành:

•Bước 1: Thu thập thông tin, tài liệu về tổ chức mua hàng của công ty từ các

nguồn thông tin như : Các phòng chức năng của công ty, báo chí, internet…

•Bước 2: Xử lý thông tin phục vụ cho viết luận văn: Thông qua những thông tin

đã thu thập, từ đó phân loại lựa chọn những thông tin phù hợp với đề tài luận văn của mình

5.2 Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu.

•Phương pháp so sánh.

Phương pháp so sánh này sử dụng đối chiếu chỉ tiêu, hiện tượng kinh tế đã được lượng hóa có cùng một nội dung, một tính chất tương tự nhau Vì vậy để tiến hành so sánh cần phải giải quyết các vấn đề cơ bản như xác định điều kiện, mục tiêu so sánh

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết cấu khóa luận gồm 3 chương:

•Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp

•Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi

•Chương 3: Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fotuna Hanoi

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ

CHỨC MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản

1.1.1 Mua hàng

Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền

tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao chuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng

1.1.2 Quản trị mua hàng

* Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo điểu hành và kiểm soát hoat động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

* Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước

công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì, của

ai, với số lượng và giá cả như thế nào Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng

1.1.3 Xây dựng kế hoạch mua hàng.

Xây dựng kế hoạch mua hàng là doanh nghiệp cần xác định mua gì, số lượng bao nhiêu, mua khi nào, dự tính mua ở đâu, mua với giá nào dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác và các đối thủ cạnh tranh

1.1.4 Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp.

Theo cách tiếp cận Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005)“ Quản trị doanh nghiệp thương mại” NXB Thống Kê, Hà Nội.

Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toan tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng-tiền

Tuy nhiên theo Đoàn Thị Hồng Vân,(2002) “ Quản trị cung ứng”,NXB Thống

Kê, Hà nội thì tác giả định nghĩa.

Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọ tổ chức Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức

Trong sách “Quản trị hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp” Của tác giả Nguyễn Trọng Thể và Nguyễn Hữu Thọ, tác giả đề cập:

Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ Không có nhà cung cấp hàng hóa, không có biết cách mua tốt, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm

và phát triển việc làm Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, cho phí sản xuất có thể giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và sản phẩm mới được đem ra thị trường ở mức nhanh hơn nhiều, nếu như mùa hàng mang những nhà cung cấp then chốt và việc thiết kế sản phẩm và phát triển tại giai đoạn sớm nhất của quá trình, và mau trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các hệ thống thương mại điện tử

Tác giả Phạm Vũ Luận,(2005) “Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại” NXB Thống kê,Hà Nội.

Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng.

Trong hoạt động tổ chức hoạt động mua hàng gồm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận và thanh toán tiền hàng

1.2 Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp.

1.2.1 Tổ chức thực hiện công tác mua hàng

Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp DNTM sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như trình bày trong sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của doanh nghiệp

thương mại

Bước 1 Tìm kiếm nhà cung cấp

* Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba

cách phân loại NCC theo các hình thức sau:

•Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ

•Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới

•Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài

* Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp:

Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp

Tổ chức giao nhận, thanh toán

Thương lượng và đặt hàng

Lựa chọn nhà cung cấpTìm kiếm

nhà cung cấp

Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của nhà cung cấp ; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính…

* Lập hồ sơ các nhà cung cấp:

Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau:

•Tên hiệu của nhà cung cấp

•Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

•Phạm vi hoạt động theo thị trường

•Chất lượng sản phẩm dịch vụ

•Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường

•Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ

•Khả năng tài chính

•Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp

Bước 2 Lựa chọn nhà cung cấp

* Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp

để lựa chọn Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây

để đánh giá nhà cung cấp:

•Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra

và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…

•Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không?

•Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…

•Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt.

•Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa

•Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính

* Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp.

Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp” Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc

“nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ” Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm

* Quy trình lựa chọn NCC

Sơ đồ 1.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách hàng

Bước 3 Thương lượng và đặt hàng

Thương lượng với nhà cung cấp: Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học, vừa

Trình TGĐ phê duyệt

Lựa chọn NCC chính thức

Tiến hành đánh giá

Lập tiêu chí đánh giá

Danh sách NCC ban đầu

Thu thập

thông tin

NCC

mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước nhà cung cấp Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch

Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với NCC theo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận…

Bước 4 Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng

Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận của đôi bên

Doanh nghiệp có thể thúc giục nhà cung cấp giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trường hợp nhà cung cấp sai hẹn do những nguyên nhân khách quan

Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở…của hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa đơn mua hàng, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng

Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp

1.2.2 Đánh giá công tác mua hàng.

1.2.2.1 Đánh giá kết quả mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể được tiến hành theo các bước cụ thể như sau:

•Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng, mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng như lượng hàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua hàng theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh… và các chỉ tiêu định tính như mức độ đảm bảo nhu cầu bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, mức

độ đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh

•Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng phương pháp quan sát các dữ kiện thống kê, kế toán, phương pháp sử dụng các dấu hiệu báo trước, phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân Yêu cầu của việc đo lường kết quả

là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy

•So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn để xác định mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh nghiệp, phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch trong hợp đồng mua

để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp

1.2.2.2 Đánh giá quá trình mua hàng

Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung:

•Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả lời câu hỏi cơ bản về mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa, nhu cầu mua hàng đã được xác định đúng chưa, hình thức mua hàng, phương án mua hàng….đã được xác định đúng chưa?

•Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp

•Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: Việc đánh giá thành tích của đội ngũ mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận thấy năng lực của nhân viên mua hàng cũng như trình độ, kiến thức, kỹ năng, và các phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên mua

hàng điều này có ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp ở các thời kỳ khác nhau trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánh giá đối với thành tích của nhân viên mua hàng, lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp tùy thuộc từng loại công việc mua hàng, đối tượng cần đánh giá ví dụ đánh giá theo phương pháp thang điểm, phương pháp so sánh cặp….Tổ chức đánh giá thành tích của nhân viên mua hàng bằng việc so sánh, phân tích kết quả công việc mà nhân viên đã đạt được với các tiêu chuẩn mẫu đã xác định qua đó việc đánh giá được khoa học và chính xác hơn

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại

1.3.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp

•Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội và tạo được lợi thế cạnh tranh, nhìn rõ thách thức để tìm giải pháp tháo gỡ Nếu doanh nghiệp đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp

•Chính sách sản phẩm: Một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể phát triển thành công hay không là nhờ vào chính sách sản phẩm của mình Chính sách sản phẩm cho ta thấy cơ cấu sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hướng ưu tiên trong việc mua mặt hàng nào, bán hàng mặt hàng nào, số lượng, chất lượng sản phẩm ra sao

•Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của công ty Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng và dự trữ tốt của doanh nghiệp và ngược lại

•Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động mua hàng kịp thời đầy đủ thì hoạt

động mua hàng được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi Nếu khả năng huy động vốn cho hoạt động mua hàng còn hạn chế, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

•Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Trình độ của đội ngũ nhân viên trong công tác tổ chức mua hàng ảnh hưởng khối lượng, chất lượng và chi phí mua hàng Nhân viên mua hàng giỏi phải là những người có hiểu biết sâu rộng về hàng hóa mà mình được giao, nắm bắt được mục tiêu chiến lược kinh doanh, có khả năng phân tích những ảnh hưởng của thị trường, có kinh nghiệm, nắm bắt được chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao Vì vậy trong công tác tổ chức mua hàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người, đúng năng lực chuyên môn để đảm bảo mua hàng hiệu quả trong kinh doanh

1.3.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp.

•Nhà cung cấp: là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không Nếu như nhà cung cấp của doanh nghiệp mà thực hiện đúng như chính sách mà công ty đưa ra thì điều đó sẽ tạo mối quan hệ lâu bên giữa hai bên Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại

•Đối thủ cạnh tranh: đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh của công ty, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường mua thường là

sự cạnh tranh về giá nên doanh nghiệp phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá của nhà cung cấp và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được

•Nhu cầu thị trường và khách hàng: đây là một trong những nhân tố quyết định đến

số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào Do đó, một sự thay đổi

về nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hường đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất

•Công nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm, tác động đến nhu cầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũng như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn.

•Cơ quan quản lý nhà nước: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập khẩu, vì khi đó hoạt động kinh doanh liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau Nếu các doanh nghiệp thương mại không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

•Các nhân tố khác: tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, các chính sách tài khóa, điều kiện tự nhiên, văn hóa, phong tục tập quán ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

•Trên đây là cơ sở lý luận về công tác tổ chức mua hàng tiếp cận trên các góc độ khác nhau đối với các doanh nghiệp nói chung, cũng như nhìn nhận một số nhân tố môi trường có khả năng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của các doanh nghiệp Để có cách nhìn thực tế hơn tại các doanh nghiệp thương mại hiện nay ở Việt Nam đã thành công và hạn chế như thế nào trong công tác tổ chức mua hàng, tác giả tiến hành lựa chọn nghiên cứu thực trạng tại khách sạn Fortuna Hanoi làm ví dụ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA KHÁCH SẠN FORTUNA HANOI

2.1 Khái quát về khách sạn Fortuna Hanoi

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của khách sạn Fortuna Hanoi

Khách sạn Fortuna Hà Nội là dự án liên doanh giữa công ty Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Thắng Lợi (trực thuộc Liên Minh Hợp Tác Xã Việt Nam) và Công ty Wiscorp của Singapore Dự án Khách sạn Fortuna Hà Nội được cấp giấy phép đầu tư số: 1129/GP ngày 09/02/1995 của Ủy ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư và giấy chứng nhận đầu tư số: 011022000093 chứng nhận lần đầu ngày 15 tháng 11 năm 2007 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội với số vốn đầu tư đăng ký là 35 triệu Đô la Mỹ

Năm 2002, Khách sạn Fortuna Hà Nội là một khách sạn Quốc tế đã được công nhận tiêu chuẩn 4 sao tại Hà Nội với với lối kiến trúc Châu Âu mang nhiều màu sắc Khách sạn Fortuna Hà Nội có địa điểm đẹp, nằm trên phố Láng Hạ, thuộc quận

Ba Đình, là quận có nhiều cơ quan ngoại giao cũng như nhiều trung tâm mua sắm của

Hà Nội Khách sạn chỉ cách sân bay quốc tế Nội Bài 30 phút, lại khá gần với các địa điểm thể thao văn hóa như sân vận động Hà Nội, khu liên hợp thể thao Quốc Gia, triển lãm Giảng Võ, trung tâm thành phố, nên vô cùng tiện lợi cho khách đến với mục đích

du lịch, đầu tư, thương mại cũng như tham gia các hoạt động thể thao lớn Chính vì thế, Khách sạn Fortuna Hà Nội đã nhiều lần được vinh dự đón tiếp các đoàn khách Quốc tế lớn, với chất lượng phục vụ tốt đã gây dựng được lòng tin của các cơ quan chủ quản Nhà nước và quý khách

Khách sạn Fortuna Hà Nội đi vào hoạt động từ cuối năm 1998, cho đến nay

đã được 12 năm Hiện nay, khách sạn đang hoạt động rất hiệu quả, chất lượng và uy tín cao, thu hút được lượng khách lớn đến từ các nước Châu Á như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Malaysia, Thái Lan …

Với 17 tầng, 200 phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi, 2 phòng tiệc lớn, 6 phòng họp với sức chứa khác nhau, khách sạn Fortuna Hà Nội là lựa chọn lý tưởng cho các đoàn khách Quốc tế, các doanh nhân, doanh nghiệp Ngoài ra, khách sạn Fortuna Hà Nội còn có 3 nhà hàng phục vụ những món ăn Âu, Trung Quốc và Nhật Bản cùng quầy bar đáp ứng được mọi nhu cầu của thực khách Thêm vào đó, khách

sạn còn có những dịch vụ như Bể bơi, trung tâm thể dục thẩm mỹ & thể hình, trung tâm chăm sóc sắc đẹp, câu lạc bộ The Boss, câu lạc bộ Millionare …

THÔNG TIN CƠ BẢN:

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của khách sạn

Khách sạn Fortuna Hà Nội được thiết kế và xây dựng theo tiêu chuẩn 4 sao

quốc tế Kiến trúc độc đáo kết hợp với sự bài trí nội thất được chú ý tới từng chi tiết làm cho khách sạn Fortuna Hà Nội trở thành một trong những khách sạn hiện đại bậc nhất Hà Nội Quần thể khách sạn Fortuna nổi bật giữa phố Láng Hạ, con phố chính của thủ đô với nhiều tòa nhà cao cấp và cửa hàng, nhà hàng, công viên

Khách sạn Fortuna Hà Nội cung cấp các dịch vụ lưu trú cao cấp với phong cách phục vụ ân cần và sự quan tâm đặc biệt đối với từng vị khách Đem lại sự thoải mái thực sự cho mỗi vị khách chính là cam kết mà tập thể ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên khách sạn Fortuna Hà Nội đang tuân thủ

Khách sạn Fortuna Hà Nội nằm trong quận Ba Đình - quận thương mại - hành chính của thủ đô Hà Nội Xung quanh khách sạn có vô số các chọn lựa cho các thương gia cũng như khách du lịch, khách lữ hành có nhu cầu về nghỉ ngơi, nhà hàng, giải trí và mua sắm Đặc biệt, với những vị khách nghỉ tại tầng Capital, Fortuna Hà Nội có một sảnh riêng với nhiều ưu đãi, như một góc thư viện yên tĩnh, một phòng họp sang trọng, một không gian khoáng đạt nhìn thẳng ra bể bơi, những bữa cocktail chiều,

dịch vụ nhận – trả phòng, v.v Hơn thế nữa, Fortuna Hà Nội còn đưa vào sử dụng 3 tầng không hút thuốc, nhằm tạo điều kiện thoải mái tối đa cho tất cả các vị khách quý Với 3 nhà hàng phục vụ món ăn Âu, Trung Quốc và Nhật Bản, bể bơi ngoài trời, quầy Bar liền kề bể bơi, 2 trung tâm Spa dành cho quý ông và quý bà, trung tâm thể dục thẩm mỹ và thể hình, các câu lạc bộ giải trí, cung cấp cho khách rất nhiều sự lựa chọn khác nhau về ẩm thực, vui chơi giải trí, thư giãn, rèn luyện nâng cao sức khỏe, chăm sóc sắc đẹp Tất cả để hướng tới phương châm của Fortuna là đem lại sự hài lòng cao nhất cho mọi khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của khách sạn Fortuna Hanoi

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

•Food and beverage Division (bộ phận ăn uống)

•Personnel Division (Nhân sự)

•Phòng nhân sự

•Phòng an ninh khách sạn

•Phòng Y tế

•House keeping Division (Buồng)

•Engineering Department (bộ phận kỹ thuật)

•Accouting Division ( Kế toán)

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của khách sạn ( nguồn phòng nhân sự khách sạn

Foruna )

* Đội ngũ quản lý:

- Ông Chang hiow Kin người Singapore là Tổng giám đốc khách sạn

- Ông Nguyễn Quốc Túy – phó tổng giám đốc khách sạn

- Zheng jin Cheng - bếp trưởng của nhà hàng trung hoa

- Ho Kien Ann- bếp trưởng bếp Âu

- Tan si Soon – Giám đốc CLB đêm

- Lee Kwang Hwee – Quản lý bếp Nhật

-Chiang Wai meng- quăn lý bộ phận F&B

- Wee Al Hock- Giams đốc bộ phận buồng, phòng

- Trưởng phòng nhân sự là chị Đào Thị Kim Đoan

- Trưởng phòng kinh doanh là chị Huỳnh Thị Kim Thanh

- Trưởng bộ phận lễ tân là anh Norizam Bin Ismail, quốc tịch Singapore

2.1.3.2 Giới thiệu sơ bộ về cơ cấu tổ chức của khách sạn Fortuna và chức năng của các bộ phận:

Khách sạn Hà Nội Fortuna là đơn vị được thành lập từ góp vốn liên doanh giữa 2 công ty ,vốn góp của Công ty Chug Investments Pte.Ltd.(Singapore) là 70%

Tổng Giám Đốc

marketing

Bộ phận Tài chính

Bộ phận Buồng phòng

Bộ phận F&B

,của Công ty Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Thắng Lợi là 30%,HĐQT gồm 5 người tương ứng với tỉ lệ góp vốn,trong đó:

Công ty Chng Investments Pte.Ltd: 3 người

Công ty ĐT TM và DV Thắng Lợi: 2 người

- Hội đồng quản trị : Là cơ quan cao nhất của liên doanh có quyền quyết định

toàn bộ những vấn đề quan trọng liên quan đến liên doanh

- Ban giám đốc: Gồm 2 người ,Tổng giám đốc là người nước ngoài và Phó tổng

giám đốc là người Việt nam Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc là người do các bên liên doanh đề cử và được HĐQT bổ nhiệm Tổng giám đốc là người điều hành công ty liên doanh thay mặt cho cho HĐQT chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật sở tại hoặc bất kì bên thứ 3 nào trong các trường hợp giao dịch ,đàm phán và kí kết hợp đồng nhưng quyết định cuối cùng vẫn là quyết định của HĐQT Ngoài ra ,Tổng giám đốc có thể ủy quyền cho Phó tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty Liên doanh.Tổng giám đốc còn có một trợ lí để giải quyết một số thủ tục hành chính

- Bộ phận tài chính: Kế toán trưởng là người của Liên doanh do Công ty Liên

doanh trả lương và chịu trách nhiệm trước Công ty liên doanh và là người duy nhất của liên doanh làm việc tại khách sạn

- Bộ phận nhân sự:

Quản lý vấn đề số lượng ,chất lượng ,nhân sự cũng như thực thi vấn đề hành chính của giám đốc nhân sự

Tham mưu cho ban giám đốc về công tác tổ chức ,quản lý nhân lực

Giải quyết các thủ tục hành chính phục vụ cho công tác kinh doanh giao dịchLàm các chế độ tiền lương ,tiền thưởng ,BHXH,BHYT cho đơn vị

Tha mưu phụ trách các vấn đề mua sắm trang thiết bị ,dụng cụ hàng hóa phục vụ cho đơn vị

- Bộ phận kinh doanh:

Quản lí tình hình kinh doanh của khách sạn

Tổ chức ,liên hệ với các tổ chức khách hàng có nhu cầu đặt hàng

Bố trí và đặt phòng cho khách theo yêu cầu

Quảng bá hình ảnh cho khách sạn

- Bộ phận nhà hàng và tiệc:

•Bộ phận nhà bếp:Sản xuất ,chế biến các món ăn ,phục vụ cho khách của 3 nhà

hàng trong khách sạn và các nhu cầu khác như có khách đặt ra với những tiêu chuẩn định lượng theo qui định ,đảm bảo chất lượng ,tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.Nấu ,phục vụ bữa ăn giữa ca ,ca đêm cho cán bộ nhân viên toàn khách sạn

•Bộ phận nhà hàng:tổ chức đón tiếp phục vụ bữa ăn ,chế biến ,phục vụ đò ăn

uống cho khách với chất lượng cao ,phong cách phục vụ lịch sự

- Văn phòng tiền sảnh :giám sát mọi hoạt động hàng ngày của lễ tân

- Bộ phận lễ tân :có vị trí quan sát quan trọng trong khách sạn ,trực tiếp đón

khách ra vào khách sạn ,làm các thủ tục khi khách đến và trả phòng khách sạn,hướng dẫn giải quyết các nhu cầu của khách trong thời gian khách ở khách sạn.Bộ phận này gồm:

•Nhân viên phục vụ tổng đài: phục vụ về điện thoại trong và ngoài nước cho khách và khách sạn

•Nhân viên thu ngân: chịu trách nhiệm thanh toán các dịch vụ tiêu dùng trong thời gian khách ở khách sạn

•Nhân viên hành lý: mang vác hành lí cho khách, đón tiếp,mở cửa cho khách ra vào khách sạn ,bảo vệ cửa chính Mang vác hành lý của khách đến và rời khách sạn

- Bộ phận kĩ thuật, bảo dưỡng, bảo trì:

Chịu trách nhiệm về vận hành, bảo quản, sửa chữa toàn bộ trang thiết bị (hệ thống điện, nước, điều hòa …) trong toàn khách sạn

Trực ban 24/24h để giải quyết kịp thời sự cố trong đơn vị

(Nguồn "phòng nhân sự")

2.1.3.3 Ngành nghề kinh doanh của khách sạn Fortuna Hanoi

Khách sạn Fortuna Hanoi kinh doanh các dịch vụ sau :

* Dịch vụ lưu trú : với 200 phòng và Suites sang trọng, với trang thiết bị hiện

đại phục vụ cho cả kinh doanh, giải trí, ăn uống Các phòng đẹp và rộng rãi đã được phân loại như: gồm 50 phòng Superior, 66 phòng Classic, 77 phòng Deluxe, 14 phòng Suites

Classic room: 26m2

Superior Room: 24m2

Deluxe Room: 42m2

Suite Room : 65m2

Phòng rộng rãi, sạch sẽ với bài trí ấn tượng, cửa sổ lớn nhìn ra thành phố

* Dịch vụ cho thuê phòng họp, phòng tiệc :

Khách sạn Fortuna có các phòng hội nghị từ diện tích nhỏ nhất 20 m2 cho đến 320 m2, Với các trang thiết bị hiện đại sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của quí khách

* Dịch vụ vui chơi giải trí :

•Hà Nội superbowl: được trang bị các thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn cao, không khí vui vẻ và phục vụ tận tình

•Spa de place : phòng tập thể thao đạt chất lượng 5 sao tại Hà Nội, nằm trên tầng thứ 19 ở trung tâm thể chất Sky – view, có phòng tắm khoáng cùng với đội ngũ đám bóp chuyên nghiệp

•The Boss interclub.K TV : chỉ có duy nhất CLB đêm dưới tầng ngầm tại Hà Nội

* Dịch vụ ăn uống và quán bar:

•Tiffin Bistro – bar – coffee : 1 bar café ấm cúng, phục vụ đồ uống và bữa ăn

đơn giản Tại đây cũng phục vụ bữa sáng theo thực đơn Âu, Á

•Nhà hàng Trung hoa Sharkfin : gồm 200 chỗ, Phục vụ các món ăn Quảng Đông, tứ Xuyên và Nam Á Ngoài ra còn có bữa Buffe Dimsum vào thứ 7 và bưa buffe Trung Hoa vào tối thứ 7 Nhà hàng cũng có các phòng riêng để phục vụ bưa nếu khách có nhu cầu

•Nhà hàng Emmperor: Nhà hàng Nhật, nằm ở tầng 2 Phục vụ những món ăn

đặc trưng, mang đậm phong cách Nhật Bản

•Nhà hàng Red Lantern Chinese: phục vụ các món ăn Quảng Đông Trung Quốc

và Sze Chuan

* Dịch vụ vé máy bay:

•Là đại lý vé máy bay cho các hãng hàng không như: Air france, Cathay Pacific, China Airline, China Southern, malaysian Airline, Singapore Airlines, Thai Airlines, Vietnam Airlines, Asiana Airlines, Emirates Airlines, Eva Airlines, Japan Airlines, Korean Airlines…

•Các tuyến trong nước: Buôn Ma Thuộc, Đà Lạt, Điện Biên Phủ, hải Phòng, TP.HCM, Huế, Nha Trang, Phú Quốc, Pleiku, Rạch Giá, Vinh…Phí sân bay:

2.1.4 Quy mô vốn kinh doanh của khách sạn Fortuna

* Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của khách sạn Fortuna

Bảng 2.1: Cơ cấu vốn kinh doanh của khách sạn

* Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của khách sạn Fortuna

Bảng 2.2: Nguồn vốn kinh doanh của khách sạn Fotuna

Đvt: USD

Tổng nguồn vốn 26,313,942

28,181,945 32,600,987

Nợ ngắn hạn 1,475,357

1,575,891 1,824,934

Nợ dài hạn 203,987

197,455 183,205 Nguồn vốn CSH 24,634,598

26,408,599 30,592,848 Nguồn vốn thường xuyên 24,838,585

26,606,054 30,776,053 Nguồn vốn tạm thời 1,475,357

1,575,891 1,824,934

(Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán)

Bảng 2.3: Phân tích biến động nguồn vốn tại khách sạn Fortuna

Đvt: USD

Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm

20011

Chênh lệch 2010/2009

202-Chênh lệch 2011/2010

1.Nợ phải trả

1,679,344

1,773,346

a.Nợ ngắn

hạn

1,475,357

1,575,891

249,043 15.80

b.Nợ dài hạn

203,987 197,455

183,

205

(6,532)

3.20

(14,250) -7.222.Nguồn

VCSH

24,634,598

26,408,599

30,592,8

48

1,774,001 7.20

4,184,249 15.84

3.Tổng NV

26,313,942

28,181,945

32,600,

987

1,868,003

7.10

4,419,042 15.68

(Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán)

* Nhận xét :

Qua phân tích ở trên ta thấy khách sạn Fortuna là một đơn vị có tính độc lập về mặt tài chính và có tính ổn định về nguồn tài trợ, tỷ trọng nợ phải trả rất nhỏ và hầu như tất cả tài sản đều được tài trợ bằng nguồn vốn an toàn đó là nguồn vốn chủ sở hữu, khách sạn không phải chịu áp lực về khả năng thanh toán do có nguồn vốn chủ sỏ hữu lớn -> tình hình tài chính của khách sạn rất lành mạnh tuy nhiên điều đó đồng nghĩa với việc hiệu quả sử dụng vốn chưa cao