344 hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần intimex việt nam tại nghệ an

công tác đãi ngộ nhân sự, kế toán giá công trình, tăng cường quản trị logistics, phân tích thống kê doanh thu, nghiệp vụ bán nhóm hàng, bộ phân lễ tân khách sạn

THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1.Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập mạnh mẽ cho các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói chung. Tuy nhiên, bên cạnh những cợ hội đó là những thách thức khó khăn và cạnh tranh. Tất cả những điều đó đỏi hỏi doanh nghiệp cần có cái nhìn chính xác về thị trường, nắm bắt cơ hội và quan tâm tới người tiêu dùng, luôn nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ….Trong đó, quản trị mua hàng nói chung và công tác tổ chức mua hàng nói riêng là một vấn đề vô cùng quan trọng trong sự phát triển và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Riêng với các doanh nghiệp thương mại với đặc điểm kinh doanh đặc thù riêng, muốn tồn tại và phát triển được thì bên cạnh đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa dịch vụ thì công tác quản trị mua hàng chiếm vai trò quan trọng trong sự đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng. Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, có thể nói mua hàng và bán hàng là hai nhân tố tiên quyết đảm bảo nhu cầu người tiêu dùng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ và làm tăng ý thức nhu cầu về sản phẩm dịch vụ đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thì mua hàng lại đảm bảo nguồn hàng cho bán hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng cả về số lượng và chất lượng. Qua đó chúng ta có thể thấy, mua hàng và bán hàng có mối quan hệ khăng khít với nhau. Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo các yếu tố đầu ra đến với khách hàng. Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Và ngược lại, hoạt động mua hàng chậm trể kém chất lượng sẽ làm cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp gián đoạn, không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và gây ra nhiều hệ quả khác. Công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp luôn chiếm một vị trí quan trọng trong việc quản trị mua hàng của các doanh nghiệp hiện nay. Chỉ khi và khi công tác mua hàng được triển khai một cách hiểu quả thì lúc đó việc đáp ứng nguồn hàng và cung cấp hàng hóa cho công tác bán hàng mới thực sự thông suốt, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Sau thời gian thực tập tại chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An mà cụ thể là thực tập tại phòng Thu - Mua của công ty. Em nhận thấy GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 1 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP công tác tổ chức mua hàng tại doanh nghiệp đã và đang đạt được nhiều kết quả nhất định, tuy nhiên cũng còn nhiều hạn chế trong việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, đến thương lượng đặt hàng và thanh toán tiền hàng. Bên cạnh đó, cùng với sự đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp là kinh doanh siêu thị cùng đó là môi trường kinh doanh của doanh nghiệp luôn thay đổi, cạnh tranh không ngừng của các đối thủ cạnh tranh…Cho nên quản trị mua hàng là công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của công ty. Do đó đặt ra cho doanh nghiệp cần quan tâm hơn nữa tới công tác quản trị mua hàng nói chung và công tác tổ chức mua hàng của công ty nói riêng. 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài. Xuất phát từ vai trò tầm quan trọng của công tác tổ chức mua hàng và thực tiễn công tác mua hàng tại doanh nghiệp hiện nay. Vấn đề bức thiết cần phải làm là làm sao để doanh nghiệp đánh giá được tầm quan trọng của công tác tổ chức mua hàng và có những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng làm sao đáp ứng những mục tiêu đã đề ra. Trong quá trình học tập tại nhà trường chúng em đã được học những kiến thức về quản trị mua hàng, quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại…Qua đó, chúng em hiểu rõ vai trò tầm quan trọng của của công tác tổ chức mua hàng. Bên cạnh đó, qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh tại Nghệ An em nhận thấy vấn đề công tác tổ chức mua hàng tại công ty là một vấn đề bức thiết cần phải giải quyết. Do đó em lựa chọn đề tài luận văn của mình là: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An”. 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu. Thông qua việc nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An” nhằm đạt được một số mục tiêu cơ bản sau:  Tóm lược một số lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại.  Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An đang áp dụng, những thành công cũng như yếu kém, chỉ ra những khó khăn vướng mắc trong công tác tổ chức mua hàng cần tháo gỡ.  Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An. GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 2 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 1.4. Phạm vi nghiên cứu đề tài. 1.4.1. Về mặt không gian. Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại Trung tâm thương mại Intimex Nghệ An là đơn vị trực thuộc chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An. Ngoài ra em còn nghiên cứu, phỏng vấn và thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm thông qua một số nhân viên trong phòng Thu – Mua , phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán… 1.4.2. Về mặt thời gian. Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex tại Nghệ An trong thời gian 3 năm gần đây từ năm 2008 – 2010. 1.4.3. Về đối tượng nghiên cứu. Giới hạn đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ 1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp. Ngoài các phần: Tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ và danh mục từ viết tắt thì kết cấu luận văn bao gồm bốn chương: Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài. Chương II: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương III: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An. Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An. GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 3 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG II: TÓM LƯỢC MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 2.1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản. 2.1.1. Khái niệm mua hàng. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao chuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng. (GSTS Đồng Thị Thanh Phương – năm 2007, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, trang 245). 2.1.2. Khái niệm quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp Quản trị mua hàng là một hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy nên hiện nay việc quản trị mua hàng luôn chiếm một vị trí quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp. (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2009, quản trị doanh nghiệp, NXB lao động xã hội, trang 328). 2.1.3. Khái niệm tổ chức mua hàng. Tổ chức mua hàng tại DNTM chính là việc thực hiện kế hoạch mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng. Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Mỗi bước được thực hiện hiệu quả là tiền đề cho các bước tiếp theo, mỗi bước có nhiệm vụ vai trò khác nhau. Chính vì vậy việc tổ chức mua hàng có hiệu quả là việc thực hiện tốt, hiểu quả các hoạt động đó. GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 4 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2.2.Một số lý thuyết về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp. 2.2.1.Một số cách tiếp cận về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp. Theo giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại của tác giả Hoàng Mình Đường và Nguyễn Thừa Lộc – Đại học kinh tế quốc dân – năm 2005. Có cách tiếp cận như sau: Tổ chức mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng hóa bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền. Mua hàng có thể là kết quả của một quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại cũng có thể là kết quả khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc phong phú và đa dạng. Theo cách tiếp cận của tác giả Nguyễn Trọng Thế và Nguyễn Hữu Thọ trong cuốn sách “Quản lý các hoạt động của doanh nghiệp” có cách tiếp cận như sau: Tổ chức mua hàng là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì tổ chức mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ. Không có nhà cung cấp hàng hóa, không biết cách mua giỏi, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay. Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm. Tổ chức mua hàng bao gồm những bước sau: Bộ phận thu nhận yêu cầu, bộ phận mua chọn nhà cung cấp, bộ phận mua đưa đơn đặt hàng cho người bán, giám sát các đơn đặt hàng, nhận đơn hàng Theo cách tiếp cận của giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại – Đại học Thương Mại, có cách tiếp cận về tổ chức mua hàng như sau: Sau khi đã xây dựng kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; thương lượng và đặt hàng; giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng. Các bước này có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau. Mua hàng là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi ích của cả hai bên. Mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng. Nếu GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 5 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP bán hàng có nghĩa là tạo ra nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ và làm tăng ý thức nhu cầu đó thì mua hàng phủ nhận hay định hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm điều kiện mua hàng tốt nhất. Như chúng ta đã tìm hiểu ở trên, có rất nhiều cách tiếp cận về công tác tổ chức mua hàng, tuy nhiên đề tài luận văn: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An” sẽ tiếp cận lý luận dựa trên cách tiếp cận của giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại do Đại Học Thương Mại biên soạn. 2.2.2. Vai trò của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Tổ chức mua hàng góp phần thực hiện thành công mục tiêu kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, tổ chức mua hàng được thực hiện có hiệu quả sẽ là tiền đề thuận lợi cho công tác bán hàng trong doanh nghiệp từ đó tạo tiền đề vật chất cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Những yếu tố đầu vào đó chính là những sản phẩm hàng hóa dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất đảm bảo các yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng mà khách hàng yêu cầu. Tổ chức mua hàng nâng cao mối quan hệ khăng khít với các nhà cung cấp dựa trên nguyên tắc bình đẳng tin tưởng lẫn nhau và đôi bên cùng có lợi, mối quan hệ với nhà cung cấp luôn chiếm vai trò quan trọng trong quản trị mua hàng, chỉ khi và khi nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng chất lượng, thời hạn giao hàng…Thì khi đó doanh nghiệp với có yếu tố đầu vào để thực hiện quá trình kinh doanh của mình. Và ngược lại, khi nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho doanh nghiệp dẫn đến nhiều hệ quả cho hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy thông qua công tác tổ chức mua hàng, doanh nghiệp sẽ có cơ hội lựa chọn những nhà cung cấp chất lượng và thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn nhau. Bên cạnh đó thông qua tổ chức mua hàng, chúng ta có thể tiếp cận thêm nhiều nhà cung cấp mới, trong nền kinh tế thị trường nguyên tắc phân tán rủi ro rất quan trọng với mọi hoạt động kinh doanh và tổ chức mua hàng cũng không nằm ngoại lệ. Tổ chức mua hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ hàng hóa – dịch vụ bán ra cho khách hàng. Thông qua việc dựa trên điều kiện doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp có các phương án mua hàng, giao hàng hợp lý đảm bảo hiểu quả và nhanh chóng. Giảm thiểu tình trạng lúc thì thừa hàng bán lúc thì không có hàng. Cũng như giảm thiểu chi phí doanh nghiệp từ khâu mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có giá cả cạnh tranh trên thị trường. GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 6 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2.3. Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản trị mua hàng và công tác tổ chức mua hàng trong những năm gần đây. Cùng nghiên cứu đề tài này có một số các công trình dưới đây:  Đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty cổ phần phát triển kỷ thuật công nghệ EDH” – sinh viên thực hiện: Trịnh Thị Thuần – lớp K43A2 – Năm 2010.  Đề tài: “ Nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng ở công ty TNHH thiết bị Điện Việt Á” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Mai – năm 2010.  Đề tài: “ Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty thương mịa tài chính Hải Âu” – sinh viên thực hiện: Đoàn Thị Chi – lớp K41A3 – năm 2009  Đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần Phúc Thịnh” – sinh viên thực hiện: Phan Thu hiền – Khoa Kinh Doanh Thương Mại – năm 2007. Như trên chúng ta có thể thấy, mới chỉ có 2 đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng, tuy nhiên đề tài do bạn Trịnh Thị Thuần mới là đề tài đầu tiên của Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp mấy năm gần đây. Điều đó có thể thấy hầu hết các bạn sinh viên ít quan tâm tới vấn đề tổ chức mua hàng, điều đó cũng phản ánh lên nhiều điều, có thể thấy các bạn sinh viên không quan tâm nhiều tới vấn đề tổ chức mua hàng trong hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp. Cũng có thể đây là một đề tài khó và mới mẻ. Tuy nhiên đó cũng là một điều thôi thúc em thực hiện đề tài luận văn cuối khóa về công tác tổ chức mua hàng. Đồng thời bên cạnh đó, hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào về: “ Hoàn thiện công tác mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An”. Chính vì vậy, thông qua qua trình học tập tại ghế nhà trường cùng với sự đòi hỏi cấp thiết của tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã thôi thúc em lựa chọn đề tài này làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. 2.4. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu. GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 7 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Hình 2.1. Nội dung của công tác tổ chức mua hàng. 2.4.1. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. 2.4.1.1. Tìm kiếm Nhà cung cấp. Là quá trình phân loại nhà cung cấp dựa trên các thông tìn nội bộ doanh nghiệp và nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp từ đó lập hồ sơ nhà cung cấp. Hình 2.2. Các bước tìm kiếm nhà cung cấp Bước 1: Phân loại nhà cung cấp: Là quá trình phân loại các nhà cung cấp theo các hình thức phân loại như sau:  Phân loại theo giá trị hàng mua: Có nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ. GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 8 Công tác tổ chức mua hàng Giao nhận và thanh toán tiền hàng Thương lượng và đặt hàng Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Tìm kiếm nhà cung cấp Bước1:Phân loại nhà cung cấp Bước 2:Xác định nguồn thông tin tìm kiếm Bước 3:Lập hồ sơ nhà cung cấp THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trong đó: Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà giá trị mua được chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua; Nhà cung cấp phụ là nhà cung cấp mà giá trị hàng mua được chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hàng mua được.  Phân loại theo tính chất quan hệ: Có nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới. Trong đó: Nhà cung cấp truyền thống là các doanh nghiệp đã có quan hệ làm ăn lâu dài và hiểu biết lẫn nhau và mức độ rủi ro thấp; Nhà cung cấp mới là doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hệ thương mại với doanh nghiệp và độ rủi ro cao.  Phân loại theo phạm vi địa lý: Có nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp ngoài nước. Trong đó: Nhà cung cấp trong nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam, có thể tìm hiểu dễ dàng về thông tin cần thiết liên quan tới nhà cung cấp; Nhà cung cấp ngoài nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng nằm ngoài Việt Nam, đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp thương mại. Bước 2: Xác định nguồn thông tin tìm kiếm: Bao gồm những nguồn thông tin sau:  Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Dựa trên dữ liệu đã lưu tại doanh nghiệp về các nhà cung cấp.  Nguồn thông tin đại chúng: Như tivi, báo đài…  Nguồn thông tin từ nhà cung cấp: Như thư chào hàng, catalog… Cách thức tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp.  Dựa trên quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng quan hệ làm ăn với doanh nghiệp, có thể là các cá nhân có sự giới thiệu cũng như các hồ sơ nhà cung cấp đã được lưu trú tại doanh nghiệp  Thông qua sự tìm kiếm của các phương tiện truyền thông đại chúng như: Báo, tivi, mạng Internet…doanh nghiệp tìm hiểu và xác minh thông tin liệt kê những nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.  Thông qua các thư chào hàng của các doanh nghiệp, các catalog, và các hội chợ triển lãm…doanh nghiệp có thể có những thông tin của nhà cung cấp. GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 9 THÁI BÁ THIỆP – K43A6 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Bước 3: Lập hồ sơ các nhà cung cấp. Để lập hồ sơ nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hàng thu thập các thông tin xử lý nhà cung cấp. Từ đó rút ra nhận xét đánh giá và kết luận về từng nhà cung cấp theo những tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra như: Chất lượng nhà cung cấp, thời hạn giao hàng, giá cả hàng mua, các điều kiện kỉ thuật, giao hàng…. Hồ sơ bao gồm: Tên hiệu nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh,lĩnh vực kinh doanh, chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính… 2.4.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp nhằm mục tiêu chọn ra trong số những nhà cung cấp tiềm năng, một hoặc vài nhà cung cấp để tiến tới đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, khi lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên những tiêu chuẩn sau:  Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…  Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo không?  Giá thành hàng mua :Bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá trị thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi  Khả năng kỷ thuật của nhà cung cấp: Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm phải liên tục, cũng như vấn đề về chất lượng hàng hóa.  Khả năng tài chính của nhà cung cấp. Trong tìm kiếm và lựa chon nhà cung cấp , cần chú ý tới nguyên tắc mua hàng:“ Nên tổ chức mua hàng của nhiều nhà cung cấp”. Từ việc vận dụng nguyên tắc trên doanh nghiệp sẽ giảm bớt các rủi ro trong công tác tổ chức mua hàng. Nếu doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất thì lúc đó nếu rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chụi tất cả những hậu quả đó và rất khó khắc phục, những rũi ro kinh doanh rất đa dạng và nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào có thể là những rũi ro khách quan như thiên tai, lũ lụt…và những rũi do do chính bản thân nhà cung cấp như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, hỏng hóc máy móc…thì lúc đó việc chậm giao hàng cho doanh nghiệp sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng có thể không cung cấp kịp thời nhu cầu của khách hàng, mất khách hàng, và cao nhất là phá sản. Bên cạnh đó, từ việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp sẽ GVHD: THS TRẦN KIỀU TRANG Page 10