340 hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần thực phẩm sannam

công tác đãi ngộ nhân sự, kế toán giá công trình, tăng cường quản trị logistics, phân tích thống kê doanh thu, nghiệp vụ bán nhóm hàng, bộ phân lễ tân khách sạn

Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM SANNAM 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trong thời kỳ nền kinh tế thị trường hiện này và đặc biệt là khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO thì số lượng hàng hóa bán ra mạnh mẽ, cơ cấu các loại hàng hóa và dịch vụ ngày càng đa dạng và phong phú, số lượng tham gia kinh doanh vào thị trường ngày càng phát triển mạnh mẽ. Khi đó các doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội tham gia vào các thị trường quốc tế rộng mở nhưng cũng phải đối mặt với các doanh nghiệp nước ngoài. Điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp những thách thức cần đạt đến và những khó khăn cần vượt qua để trở thành các doanh nghiệp mạnh trên thị trường. Trong thời điểm này thì doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải tối đa hóa hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở sử dụng tốt nhất các nguồn lực của mình trong đó có nguồn nhân lực. Nhân lực là nguồn lực quyết định sự hiệu quả của tất cả các nguồn lực khác trong doanh nghiệp cũng như trong từng bộ phận, bộ phận bán hàng không nằm ngoài quy luật này. Lực lượng bán hàng là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ. Những nhân viên bán hàng, nhân viên thị trường, nhân viên chăm sóc khách hàng… phải luôn tìm các làm hài lòng khách hàng của doanh nghiệp và thu hút thêm những khách hàng mới cho doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu lâu dài và xuyên suốt là tìm kiếm lợi nhuận cho doanh nghiệp mình. Vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng trở thành vấn đề quan trọng và thách thức cho cá nhà quản trị của doanh nghiệp. Tổ chức bán hàng là một đòi hỏi tất yếu để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và sự tồn tại và phát triển của công ty. Doanh nghiệp phải hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng nhằm thiết lập lực lượng bán hàng một cách khoa học, hợp lý để giúp doanh nghiệp tăng sản lượng bán ra cũng như giảm thiểu được chi phí không cần thiết để doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Công ty cổ phần thực phẩm Sannam là một công ty kinh doanh đa dạng về thực phẩm như: hoa quả sấy khô, rau rừng, sản xuất bánh kẹo, rượu mơ Núi Tản…. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thực phẩm Sannam đã cho thấy cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng của công ty trong các phòng ban không rõ ràng nên công việc kinh doanh bị chồng chéo lên nhau. Các phòng ban marketing và phòng bán hàng, giao hàng không thống nhất được các kế hoạch đặt ra nên không đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Công ty cổ phần thực phẩm Sannam kinh doanh đa dạng các mặt hàng nên số lược công việc rất là lớn. Do đó cần có Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 1 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế lực lượng bán hàng đầy đủ và chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là rất quan trong. Vì thế việc hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty là cần thiết để đam lại hiệu quả cho công ty trong công tác bán hàng. 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Xuất phát từ tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài nêu trên, từ nguyện vọng của bản thân và kiến thức được học ở trường, tôi xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu đề tài Luận Văn tốt nghiệp của mình là “ Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần thực phẩm Sannam “ 1.3. Xác định mục tiêu nghiên cứu Thứ nhất: hệ thống hóa vấn đề lý luận về tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp, làm cơ sở khoa học cho việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp. Thứ hai: Đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần thực phẩm, làm cơ sở thực thế cho việc đề xuất các giải pháp. Thứ ba: đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần thực phẩm Sannam 1.4. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức lực lượng bán hàng ở Công ty cổ phần thực phẩm Sannam thuộc tất cả các bộ phận than gia trực tiếp vào hoạt động bán hàng. - Về thời gian: đề tài thu thập và xử lý các số liệu, dữ liệu để phân tích và đánh giá các thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty cổ phần thực phẩm Sannam trong 3 năm. ( từ 2008-2010) 1.5. Kết cấu đề tài - Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần thực phẩm Sannam - Chương II: Tóm lược một số vấn đề cơ bản về tổ chức lượng lượng bán hàng - Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng công tá tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty cổ phần thực phẩm Sannam - Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần thực phẩm Sannam Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 2 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG TỔ CHỨC BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Một số khái niệm cơ bản liên quan đến tổ chức lực lượng bán hàng 2.1.1 Bán hàng Bán hàng là một hoạt động đặc trưng, chủ yếu của doanh nghiệp, là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh hàng hoá. Do đó bản chất của bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và thoả mãn những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thoả đáng, lâu dài của cả 2 bên. Bán hàng thực chất là thực hiện mục đích của sản xuất hàng hoá, là đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất phân phối và 1 bên là tiêu dùng. 2.1.2 Quản trị bán hàng Quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng và kiểm soát bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp”. Xuyên suốt quá trình này, quản trị bán hàng tập trung vào giải quyết các bài toán về quản trị các hoạt động bán hàng và quản trị lực lượng bán hàng. 2.1.3 Lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm cá nhân, tổ chức tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và các mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng 2.1.4 Tổ chức lực lượng bán hàng Tổ chức lược lượng bán hàng là quá trình bao gồm một số công việc chủ đạo như: xác định quy mô lực lượng bán hàng, xác định định mức lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng” 2.1.5 Quy mô lực lượng bán hàng Quy mô lực lượng bán hàng: số nhân lực phù hợp với yêu cầu của công ty ở thời điểm hiện tại, để hoạt dộng bán hàng diễn ra một cách hiệu quả nhất. Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng , thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng. 2.1.6. Định mức lực lượng bán hàng Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 3 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế Định mức hay hạn ngạch bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết qảu bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Ngoài ra định mức hay hạn ngạch bán hàng còn được hiểu như là một phần hoặc tỷ lệ của tổng doanh thu của doanh nghiệp ( công ty ) yêu cầu đối với cá nhân hoặc bộ phận thực hiện hoạt động bán hàng phải hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định 2.1.7. Tuyển dụng lực lượng bán hàng Tuyển dụng lực lượng bán hàng là một chuỗi các hoạt động được tạo ra để lựa chọn và sắp xếp những người có thể phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp về bán hàng. 2.1.8. Huấn luyện lực lượng bán hàng Huấn luyện lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho lực lượng bán hàng nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai. 2.1.9 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng Tạo động lực cho lực lượng bán hàng là việc sử dụng các biện pháp để hướng tới việc đạt được các mục tiêu cá nhân của nhân viên bán hàng và mục tiêu chung hay đó là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động để người lao động có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp a. Đãi ngộ tài chính Đãi ngộ tài chính trong doanh nghiệp là hình thức đãi ngộ thực hiện bằng các công cụ tài chính, bao gồm nhiều loại khác nhau : tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi, trợ cấp, cổ phần… b. Đãi ngộ phi tài chính Đãi ngộ phi tài chính thực chất là quá trình chăm lo cuộc sống tinh thần của người lao động thông qua các công cụ không phải tiền bạc. 2.2. Một số lý thuyết cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng trong Doanh Nghiệp 2.2.1 Theo quan điểm của PGS-TS. Lê Quân và PGS-TS. Hoàng Văn Hải, trường đại học Thương Mại (Giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM, NXB Thống Kê, 2010) Về công tác tổ chức lực lượng bán hàng, lực lượng bán hàng bao gồm những người tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Lực Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 4 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng. Tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm một số công việc chủ đạo như: phân loại lực lượng bán hàng, xác định quy mô và đinh mức của lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng. 2.2.2 Theo quan điểm của PGS-TS. Phạm Vũ Luận, trường đại học Thương Mại (Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội, 2001) Về phân công bố trí lực lượng bán hàng, theo PGS-TS Phạm Vũ Luận, lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất doanh nghiệp với người tiêu dùng, với thị trường. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp được chia thành ba loại: lực lượng bán hàng của doanh nghiệp, đại lý bán hàng theo hợp đồng và lực lượng hỗn hợp. 2.2.3 Theo quan điểm của PGS-TS. Hoàng Minh Đường và PGS-TS. Nguyễn Thừa Lộc, trường đại học Kinh Tế Quốc Dân ( Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao Động – Xã Hội, 2005 ) Quản trị bán hàng là hoạt động của người quản lý doanh nghiệp thông qua lập kế hoạch, tổ chức và điều khiển hoạt động của lực lượng bán hàng nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng đề ra. Đó là hoạt động của những người thuộc lực lượng bán hàng hoặc người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng. Lực lượng bán hàng là toàn bộ nhân viên tham gia quảng cáo, vận chuyển, phân phối và bán hàng cho doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản của doanh nghiệp với khách hàng, quyết định việc thực hiện mục tiêu và kế hoạch bán hàng. Có thể phân loại lực lượng bán hàng theo biên chế lao động và theo chức năng nhiệm vụ của lực lượng bán hàng . Việc xác định quy mô lực lượng bán hàng ảnh hưởng đến kết quả và chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Bởi vậy xác định nhu cầu lực lượng bán hàng cần căn cứ vào một số yếu tố như: mục tiêu và chiến lược bán hàng của doanh nghiệp, tổ chức lực lượng bán hàng của đối thủ cạnh tranh để tham khảo…Có thể có bốn phương án tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: theo sản phẩm, theo vùng địa lý, theo khách hàng và theo ma trận. Quản trị hoạt động bán hàng nhằm thực hiện kế hoạch, mục tiêu bán hàng đề ra. Quá trình này bao gồm các nội dung: đào tạo lực lượng bán hàng, chỉ đạo lực lượng bán hàng, và động viên lực lượng bán hàng. 2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những năm trước Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 5 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế Công trình 1: Đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Tiến Thành” – Sinh viên thực hiện: Nguyễn Ngọc Ngà. Giáo viên hướng dẫn: Ths. Hoàng Cao Cường Năm 2009 Trong bài luận văn này cho thấy để hoạt động tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả thì cửa hàng luôn chú trọng hoàn thiện quản trị bán hàng, coi đó là yếu tố hạt nhân quyết định sự thành công trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, trong kinh doanh, cửa hàng chưa xác định đúng đắn những hoạt động và tính đồng bộ vận hành trong quản trị lực lượng bán hàng. Vì vậy không tránh khỏi những hạn chế về quy mô kinh doanh, doanh số bán, thị phần và chưa khai thác triệt để tiềm năng của cửa hàng. Từ những thực trạng đó công ty đưa ra những giải pháp và đề xuất hoàn thiện lực lượng bán hàng. Bài luận văn gồm 3 chương và các chương có sự liền mạch gắn kết với nhau. Qua bài luận văn ta có thể hình dung rõ rang được công tác tổ chức lực lượng bán hàng là như thế nào. - Công trình 2: “ Hoàn hiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần Vang Thăng Long”- Sinh viên thực hiện: Thân Hoàng Hà. Giáo viên hướng dẫn: Ths. Mai Thanh Lan. Năm: 2010 Bài luận văn nói nên được một cách khái quát nhất tổ chức lực lượng bán là như thế nào thông qua việc đưa ra các khái niệm có liên quan đến tổ chức lực lượng bán. Các nội dung chính trong tổ chức lực lượng bán hàng. Bài luận văn đưa ra thực trạng rõ nét của công ty như: sản phẩm của công ty tiêu thụ theo mùa vụ, công ty ít tuyển dụng hoạt động trong lực lượng bán hàng, hình thức huấn luyện chính của công ty là kèm cặp, tự nghiên cứu và cho đi học Đề từ đó thông qua phần giải pháp hướng vào việc làm thế nào để có thể tuyển dụng, đào tạo lực lượng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh mà công ty đang theo đuổi nhằm hoàn thiện tổ chức lực lượng bán, - Công trình 3: “ Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần hóa chất công nghiệp Tân Long” – Sinh viên thực hiện: Trần Hải Trung. Giáo viên hướng dẫn: TS. Lê Quân. Năm 2009 Bài luận văn gồm 3 chương. Chương 1,3 giới thiệu đề tài và hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp. Chương 3 phân tích toàn tiện thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần hóa chất Tân Long là lượng lượng bán hàng quá mỏng nên chưa đáp ứng được với yêu cầu đặt ra, lực lượng bán hàng chưa chuyên nghiệp…. Qua đó chương 4 luận văn đưa ra mốt số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng Tuy nhiên, mặc dù các công trình nghiên cứu trên có đối tượng nội dung nghiên cứu liên quan đến công tác tổ chức bán hàng ở các công ty sản xuất kinh Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 6 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế doanh ở nước ta trong thời gian qua, song em xin khẳng định không có đề tài nào viết về công tác tổ chức bán hàng tại Công ty cổ phần thực phẩm Sannam 2.4. Phân định nội dung nghiên cứu của đề tài 2.4.1 Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Lực lương bán hàng là cầu nối quan trọng giữa công ty và thị trường. Lực lượng bán hàng của các công ty kinh doanh các mặt hàng khác nhau thì có quy mô khác nhau. Lực lượng bán hàng chia làm ba loại: Lực lượng bán hàng thuộc biên chế của công ty, đại lý và cộng tác viên và lực lượng bán hàng hỗn hợp. - Lực lượng bán hàng thuộc biên chế của công ty: là lực lượng bán hàng làm việc cơ hữu cho doanh nghiệp, doanh nghiệp quản lý trực tiếp họ.  Lực lượng bán hàng bên trong doanh nghiệp: hầu hết lực lượng này thường tập trung tại văn phòng và ít khi tiếp xúc trực diện với khách hàng. Phần lớn họ liên lạc với khách hàng qua điện thoại với trách nhiệm chủ yếu là xúc tiến cho hoạt động bán hàng hay cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, theo dõi các đơn hàng, kiểm soát hàng dự trữ, tồn kho… Lực lượng này tùy theo mô hình tổ chức mạng lưới bán hàng của công ty, mà có thể được dùng như là lực lượng chính yếu tại công ty hoặc là lực lượng hỗ trợ mạnh mẽ cho lực lượng bán hàng bên ngoài.  Lực lượng bán hàng tại địa bàn ( bên ngoài doanh nghiệp ): lực lượng bán hàng bên ngoài doanh nghiệp thông thường được trỉa ra theo vùng đại lý. Đây là lực lượng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và cung cấp cho họ những dịch vụ trực tiếp tại đại bàn. Để lực lượng bán hàng bên ngoại của công ty này hoạt động được hiệu quả, điều kiện cần có là trong vùng lãnh thổ ấy phải có một số lượng khách hàng đủ lớn. Lực lượng bán hàng này sữ có trách nhiệm bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thông qua giao dịch trực tiếp với khách hàng, thông thường tại địa bàn kinh doanh của khách hàng. Lực lượng bán hàng bên ngoài được sử dụng rất rộng rãi trong những doanh nghiệp nhỏ và lớn từ những công ty sản xuất tiêu dùng và hàng công nghiệp, công ty dịch vụ như hãng hàng không, khách sạn đến công ty bán buôn. Lực lượng bán hàng bên ngoài ấy hàng ngày trình bày sản phẩm của Công ty cho khách hàng và khách hàng tiềm năng. Sự đào tạo và quản lý đúng đắn, công ty có thể tin tưởng vào số nhân viên bán hàng của họ về khả năng giới thiệu và bán sản phẩm đang tiêu thụ hoặc sản phẩm mới theo đúng yêu cầu của Công ty. Ngoài ra vì là nhân viên của Công ty, họ được hướng dẫn để thực hiện những nghiệp vụ không phải là bán hàng như thu thập thông tin, cung ứng dịch vụ khách hàng, đào Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 7 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế tạo nhân viên bán hàng và giải quyết những vướng mắc của khách hàng. Lực lượng bán hàng còn là khối óc về tri thức quản lý. - Đại lý và cộng tác viên:  Đại lý bán hàng: là những thể nhân hay pháp nhân thực hiện một hay nhiều hành vi có liên quan đến hoạt động bán hàng theo sự ủy thác của doanh nghiệp trên cơ sở một hợp đồng đại lý.  Cộng tác viên: là những người có thỏa thuận với công ty để bán hàng cho doanh nghiệp trên thị trường. Lực lượng này không thuộc quân số nhân viên bán hàng của doanh nghiệp và hưởng lương từ hoa hồng hoặc chiết khấu khi bán hàng. Các đại lý và các cộng tác viên là lực lượng bán hàng ngoài biên chế chính thức của doanh nghiệp và thướng có sự phân chia khu vực địa lý ổn định. Có khả năng đảm bảo phục vụ số khách hàng trong vùng của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, và tốt hơn so với việc doanh nghiệp tự mình thâm nhập vào thị trường đó, nhất là đối với việc giới thiệu sản phẩm mới. - Lực lượng bán hàng hỗn hợp Đây là lực lượng bán hàng có sự kết hợp giữa các lực lượng bán hàng với nhau, lực lượng bán hàng cả trong và ngoài doanh nghiệp để bao phủ thị trường một cách rộng nhất. Sự đa dạng và sự phối hợp những chủng loại lực lượng bán hàng sẽ do những yêu cầu của khách hàng quyết định, đồng thời cũng bị giới hạn bởi sự quan tâm và khả năng đáp ứng nhu cầu ấy của công ty. 2.4.2 Xác định quy mô và hạn ngạch bán hàng 2.4.2.1 Xác định quy mô Xác định quy mô lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu ( số lượng, chất lượng, thời điểm ) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng. Xác định quy mô lực lượng bán hàng nhằm trả lời 3 câu hỏi: • Doanh nghiệp cần có những chức năng bán hàng nào? • Số lượng nhân sự cho từng chức năng bán hàng? • Thời điểm cần các vị trí? Thông thường quy mô lực lượng bán hàng của các công ty thì khác nhau thì khcas nhau, nhưng thường được xác định cho từng sự kiện, chương trình bán hàng, chu kì kinh doanh…. Căn cứ để xác định quy mô lực lượng bán hàng của doanh nghiệp dựa theo: - Mục tiêu doanh số bán hàng: nghĩa là doanh thu thu được từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp là bao nhiêu? Để đạt được mục tiêu doanh số yêu cầu phải đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lực lượng bán hàng. Số lượng nhân viên bán hàng tỷ lệ thuận với doanh số bán hàng. Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 8 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế - Mục tiêu phát triển thị trường: các khu vực thị trường mà công ty chiếm lĩnh được càng nhiều càng tốt, mức độ bao phủ thị trường rộng. Muốn vậy công ty phải tuyển được thêm lực lượng bán hàng, để phục vụ ở những khu vực thị trường doanh nghiệp tiến tới. - Mục tiêu năng suất lao động bình quân hay hạn ngạch cho một nhân viên bán hàng: mục tiêu này đặt ra cho từng nhân viên theo những chỉ tiêu như doanh số, số đại lý phụ trách, số cửa hàng tham gia, số khách hàng phục vụ, số hợp đồng, số sản phẩm …. - Mục tiêu tầm hạn quản lý của quản lý bán hàng: số người một quản lý có thể phục trách tối đa hay số thị trường mà một quản lý có thể phụ trách được. Tầm hạn quản lý cho phép xác định biên các chức danh quản lý bán hàng. 2.4.2.2 Xác định hạn ngạch Mục đích của việc xác định các định mức của lực lượng bán là : - Kiểm soát: một giám đốc bán hàng không thể dành tất cả thời gian để kiểm soát hoạt động của họ. Lúc này hạn ngạch bán hàng được coi là công cụ để kiểm soát hàng ngày trong hoạt động quản trị - Hoàn thành mục tiêu và khích lệ lực lượng bán hàng: việc hình thành hạn ngạch thường gắn với những lợi ích tài chính mà nhân viên bán hàng có thể được hưởng. Vì vậy việc đề ra hạn ngạch có tác dụng rất lớn trong việc khuyến khích nhân viên bán hàng nỗ lực hoàn thành hạn ngạch đề ra. - Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng: đây được coi là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá việc thực thiện của nhân viên bán hàng. Thông thường doanh nghiệp thường thể hiện định mức bán hàng qua một số chỉ tiêu sau: - Hạn ngạch dựa trên cơ sở kết quả:  Khối lượng bán hàng tương đối: hạn ngạch được thể hiện thông qua tổng khối lượng bán được giao cho một bộ phận nhất định. Đơn vị đo lường thể hiện qua khối lượng bán hoặc doanh thu.  Khách hàng: loại hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng. Là sự phản ánh trực tiếp chiến lược của công ty. Ví dụ: chiến lược thâm nhập thị trường – hạn ngạch là tăng khối lượng bán trên khách hàng hiện có.  Tài chính: có ba dạng hạn ngạch về tài chính: + Lợi nhuận khu vực: hạn ngạch này tính trên cơ sở lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản hoặc thu nhập còn lại của một khu vực xác định. Hạn chế: không cho biết mực độ thực hiện của nhân viên, gây khó khăn trong việc xác định các chiến lược bán hàng nghèo nàn hoặc sự thực hiện yếu kém của nhân viên, nhân viên không kiểm soát được các yếu tố tham gia vào sự hình thành lợi nhuận vì khó quản lý chúng đề đạt được hạn ngạch Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 9 Luận văn tốt nghiệp Khoa đào tạo quốc tế + Tổng lãi gộp: là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận trong khi phá vỡ các khó khăn về tính toán lợi nhuận khu vực. Cách xác định này làm nhân viên bán hàng cố gắng bán các sản phẩm có tổng lãi gộp cao hơn các sản phẩm dễ bán Hạn chế: gây áp lực với hệ thống kế toán của công ty + Kiểm soát chi phí: là hạn ngạch thông dụng nhất, thực chất là các giới hạn về ngân sách mà người bán hàng không vượt được qua Hạn chế: còn thể hiện sự phức tạp - Hạn ngạch trên cơ sở hành vi ứng xử Còn được gọi là hạn ngạch hoạt động, được xác định bằng các quy định những hành vi nhất thiết nhân viên bán hàng phải thi hành khi bán hàng. Được xét theo quy định số các hoạt động cần thực hiện trong thời gian cụ thể như số lần gọi bán trong ngày, số lần chào hàng trong ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số cuộc hội thảo…. 2.4.2.3 Tuyển dụng lực lượng bán hàng  Nguồn tuyển dụng lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: - Từ các trường đại học, cao đẳng và trung cấp - Từ các trung tâm tư vấn và giới thiệu việc làm - Từ nhân viên của đối thủ cạnh tranh  Các tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng: Đối với lực lượng bán hàng thuộc biên chế của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính là đội ngũ nhân viên bán hàng và nhà quản trị bán hàng, các tiêu chuẩn tuyển dụng thay đổi theo các chức danh khác nhau và thay đổi theo chính sách tuyển dụng của từng doanh nghiệp. Sau đây là một số ví dụ và tiêu chuẩn tuyển dụng cho một số chức danh cơ bản - Tiêu chuẩn công việc giám đốc bán hàng: tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh/ marketing: có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh; sử dụng được thành thạo vi tính; Khả năng thiết lập chiến lược, mục tiêu…. - Tiêu chuẩn công việc trưởng kênh bán hàng: Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh/ marketing, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở ví trí tương đương; đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh; sử dụng thành thạo vi tính - Tiêu chuẩn công việc giám sát bán hàng: Tốt nghiêp cao đẳng quản trị kinh doanh/ marketing, kinh tế; ít nhất kinh nghiệm 2 năm bán hàng; kỹ năng quản lý, giám sát kiểm tra công việc; giao tiếp tốt; vi tính văn phòng, tiếng anh trình độ giao tiếp cơ bản - Tiêu chuẩn nhân viên bán hàng: tốt nghiệp tối thiểu phổ thông trung học, ham thích bán hàng, có áp lực kiếm tiền để mưu sinh, hiểu biết về sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh; có nghị lực và tự tinh trong bán hàng; năng động và linh hoạt; Bùi Huy Hoàng Lớp: K43QA 10