- Bộ phận kĩ thuật, bảo dưỡng, bảo trì:
2.2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn FortunaHanoi Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
nâng cao hơn nữa chuyên môn, kiến thức cho nhân viên mua hàng…”
Ngoài ra khách sạn xây dựng kế hoạch mua hàng cần được xây dựng một cách khoa học, cụ thể, chi tiết cho hàng hóa và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hàng tháng phải xây dựng kế hoạch mua hàng cho khách sạn để chủ động hơn về nguồn hàng, công tác tổ chức mua…”
2.2.2. Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu thứ cấp.
2.2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna HanoiCông tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp khách sạn Fortuna được tiến hành theo các bước :
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi khách sạn xác định chính xác tên, loại hàng, số lượng... cần mua bộ phận mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp. Tùy thuộc vào loại hàng hóa và nguồn gốc xuất xứ thì bộ phận tổ chức mua hàng sẽ tiến hàng tìm nhà cung cấp cho phù hợp. Nhằm tìm đúng và chúng nhà cấp tránh bị lãng phí nguồn tài chính và thời gian.Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp của khách sạn dựa vào nguồn thông tin nội bộ là chủ yếu, thông dụng nhất là các thông tin về nhà cung cấp đã và đang làm ăn lâu dài khách sạn, nguồn thông tin này được lưu trữ dưới dạng hồ sơ dữ liệu nên công tác tìm kiếm cũng như lựa chọn được thực hiện khá dễ dàng. Dựa trên tiêu chí giá trị hàng mua, khách sạn dựa trên những hồ sơ lưu trữ và lựa chọn đầu tiên là các nhà
cung cấp có thể cung cấp được những sản phẩm bánh kẹo mà khách sạn có nhu cầu mua hay không, sau đó mới xét tới các nhà cung cấp mới. Bên cạnh đó, khách sạn cũng luôn có những phương pháp thu thập thông tin từ các nguồn như hội chợ triễn lãm, báo đài, internet… Từ những nguồn thông tin trên, khách sạn trực tiếp xem xét và đánh giá chất lượng của các sản phẩm cũng như khả năng giao nhận hàng hóa, phương thức làm việc để thực hiện nhanh chóng công tác mua hàng.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp nhằm mục tiêu chọn ra được nhà cung cấp đáp ứng đủ các tiêu chuẩn mà khách sạn đề ra, như thời gian giao nhận hàng, chất lượng sản phẩm, khả năng tài chính cũng như thương hiệu hàng hóa…Việc lựa chọn thường dựa trên mối quan hệ làm ăn lâu dài cũng như giá cả, chất lượng hàng hóa.
•Thương lượng và đặt hàng.
Do đặc thù sản phẩm kinh doanh của khách sạn nên nhà cung cấp chính của khách sạn là các doanh nghiệp trong nước và cả các doanh nghiệp nước ngoài, các nhà phối chính của các công ty tại khu vực miền Bắc. Khi tiến hành thương lượng và đặt hàng, khách sạn thường tiến hành qua các hình thức sau:
Thứ nhất: Đàm phán qua thư tín và qua fax: Đàm phán qua thư tín và qua
fax là hình thức đàm phán chủ yếu được khách sạn thực hiện. Khách sạn thường sử dụng thư điện tử (E- mail) để hỏi hàng, giao dịch, thỏa thuận với khách hàng về các điều kiện sẽ được sử dụng trong hợp đồng như về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng. Do đặc thù kinh doanh là kinh doanh dịch vụ, khối lượng hàng mua lớn cũng như mặt hàng mua đa dạng nên việc sử dụng hình thức đàm phán này tiết kiệm chi phí cũng như thời gian cho nhân viên mua hàng cũng như với bản thân khách sạn.
Thứ hai: Đàm phán qua điện thoại : Đàm phán qua điện thoại là hình thức
chủ yếu để thảo luận về giá cả và xác nhận lại một số thông tin cần thiết cho công tác mua hàng mà việc đàm phán qua fax và qua e – mail không đáp ứng được về mặt thời gian. Việc đàm phán qua điện thoại chỉ là những thỏa thuận miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận khi đàm phán. Chính vì vậy mà hình thức này chỉ được khách sạn dùng trong một số trường hợp đặc biệt, khi mọi công tác đàm
Việc đặt hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua mẫu đặt hàng mua do khách sạn đưa ra hoặc. công ty thực hiện hiện đặt hàng qua fax. Bên nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng và thực hiện hợp đồng theo ký kết của hai bên.
•Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng.
Tùy thuộc vào hợp đồng đặt hàng đã thương lượng từ trước mà khách sạn có những cách giao nhận hàng hóa cũng như thanh toán tiền hàng mua khác nhau. Tuy nhiên, thông thường hình thức nhận hàng chủ yếu là giao hàng tại kho của khách sạn. Thông thường thời gian giao nhận hàng sau khi ký hợp đồng với nhà cung cấp ở Hà Nội là hai ngày, TP Hồ Chí Minh là bốn ngày, còn các nhà cung cấp ở nước ngoài là từ năm ngày đến 1 tuần. Sau khi giao nhận hàng hóa tại kho hàng của khách sạn, công tác bốc dỡ, kiểm hàng, lưu kho, lưu bãi, kiểm tra chất lượng hàng hóa được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi cho cả hai bên.
Hình thức thanh toán tiền mua hàng của khách sạn sau khi giao nhận hàng hóa được thực hiện là thanh toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán thực hiện dựa trên hợp đồng ký kết và điều khoản thanh toán.
2.2.2.2. Thực trạng đánh giá công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi