- Bộ phận kĩ thuật, bảo dưỡng, bảo trì:
3.3.3. Nâng cao chất lượng thương lượng và đặt hàng.
Công tác thương lượng và đặt hàng là công việc vô cùng quan trọng nhằm tạo ra những điều khoản giao nhận và thanh toán hàng mua một cách có lợi với sự tương quan quyền lợi giữa hai bên. Tiến hành công việc này đòi hỏi nhân viên mua hàng cần am hiểu về chuyên môn, đặc tính kỷ thuật của hàng hóa, có sự quyết đoán và nghệ thuật trong giao tiếp cao…
Vì vậy khi thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp cần “ Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp” và “ đảm bảo tương quan quyền lợi giữa hai bên” đó
chính là hai nguyên tắc bất di bất dịch trong thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp. Để có thể tiến hành thương lượng, đàm phán và đặt hàng với nhà cung cấp thì nhân viên mua hàng cần có sự hiểu biết về chất lượng hàng hóa, các đặc tính kỷ thuật, mẫu mã hàng hóa sản phẩm…Tiếp đến là phải tìm hiểu kỹ về các yếu tố văn hóa, phong tục tập quán, tình hình chính trị xã hội, các quy định, luật pháp, hiến pháp, các chính sách của nhà nước về sản phẩm hàng hóa. Bên cạnh đó, nhân viên mua hàng còn
phải am hiểu về hệ thống vận tải làm sao đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách sạn. Cuối cùng còn phải hiểu về nhà cung cấp về lịch sử hình thành phát triển của nhà cung cấp, thương hiệu, kinh nghiệm, uy tín của nhà cung cấp trong ngành hàng kinh doanh. Chỉ khi và khi hiểu rõ những vấn đề đó khi đó thương lượng, đàm phán và đặt hàng mới đảm bảo sự thành công cho khách sạn.
Đồng thời, việc đào tạo và bố trí nhân sự mua hàng khi thương lượng và đàm phán cũng vô cùng quan trọng. Cần tổ chức các buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho nhân viên mua hàng. Nâng cao những kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, vốn kiến thức chuyên môn luôn luôn cập nhật.
Người chịu trách nhiệm đàm phán cần phải có bản lĩnh, hiểu biết và có kinh nghiệm, có khả năng quyết đoán và nhạy bén trong thương lượng và đàm phán. Khi tiến hành thỏa thuận xong, khách sạn có thể đi đến ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng chính là việc chính thức hóa những cam kết đã được đàm phán, đồng thời nó cũng sẽ là bằng chứng cho mối quan hệ làm ăn cũng như giải quyết những vấn đề sau này. Chính vì vậy việc ký kết hợp đồng đòi hỏi sự cận thận và tỉ mỉ trong mọi điều khoản hợp đồng. Để có thể có hợp đồng đảm bảo sự an toàn, đảm bảo lợi ích của cả hai bên.
Khách sạn cần quan tâm tới những điều khoản về giá và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi điều khoản phải rõ ràng minh bạch. Và vai trò nhiệm vụ của từng bên khi xảy ra rủi ro. Tránh những tình trạng không kịp phản ứng và bị động trong xử lý rủi ro khi giao nhận hàng hóa.
Do tính chất quan trọng của việc ký kết hợp đồng cho nên việc ký kết hợp đồng với những đơn hàng lớn cần có sự tham khảo ý kiến của các nhân viên mua hàng cũng như trưởng phòng Thu – Mua, thông qua đó nhân viên mua có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, cũng như hạn chế được những bất lợi khi thực hiện hợp đồng mua hàng của nhà cung cấp.