- Bộ phận kĩ thuật, bảo dưỡng, bảo trì:
3.3.4. Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hảng
•Hoàn thiện công tác giao nhận hàng.
Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng. Hoạt động nhận hàng được thực hiện một cách trình tự sẽ tránh những sai sót có thể xảy ra. Khi khách sạn nhận được hàng hóa vận chuyển về tới kho dự trữ thì
cán bộ nhân viên mua hàng trước tiên cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có liên quan để xuất trình khi nhận hàng hóa, giám bớt thời gian cũng như chi phí cho cả hai bên. Cần kiểm tra chính xác thông tin về số lượng hàng hóa, chất lượng, tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp…So với hợp đồng mua hàng. Trong quá trình nhận hàng cần kiểm tra thương xuyên liên tục những mẫu hàng đòi hỏi chất lượng mẫu mã và giá trị cao. Từ xem xét theo dõi đó có những biện pháp kịp thời. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải là người có kinh nghiệm trong giao nhận hàng hóa, chính vì vậy cần bố trí những nhân viên có kinh nghiệm và những nhân viên mới để vừa giúp công việc tiến hành an toàn vừa giúp nhân viên mới có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu.
Bên cạnh đó, trong công tác giao nhận hàng hóa cần chú ý tới công tác bốc dỡ hàng xuống kho, đây là khâu thường xuyên xảy ra lỗi và ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. Từ việc bốc bằng phương pháp nào, kê hàng ở tại điểm nào hợp lý về không gian và nhanh chóng khi lấy hàng cũng như không ảnh hưởng tới chất lượng, tất cả đều phải chú ý. Khách sạn nên tổ chức bộ phận bốc dỡ chuyên nghiệp và am hiểu về hàng hóa cần bảo quản và cách bốc dỡ nào hợp lý. Cũng như có sự quản lý tốt tránh tình trạng mất mát ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn với nhà cung cấp.
•Hoàn thiện công tác thanh toán tiền hàng mua.
Do quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp nên việc đảm bảo thanh toán tiền hàng mua nhanh chóng kịp thời theo hợp đồng đã ký kết là một trong những công việc hết sức quan trọng và đòi hỏi sự thận trọng. Đây là khâu quyết định mối quan hệ làm ăn của hai bên nên cần tuân thủ những nguyên tắc thanh toán và đảm bảo kịp thời cho nhà cung cấp.
Hiện tại khách sạn sử dụng phương pháp thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hợp đồng đã ký với nhà cung cấp. Thông thường với hình thức thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt chỉ với những nhà phân phối tại Hà Nội. Và theo yêu cầu thanh toán tiền mặt của họ, hàng tháng bên nhà cung cấp sẽ qua khách sạn tiến hành thanh toán công nợ. Vì vậy, khi thanh toán bằng hình thức tiền mặt cần đảm bảo sự chính xác và thận trọng trong giao tiếp ứng xử với nhà cung cấp. Thông thường thì bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm tính toán công
nợ của nhà cung cấp dựa theo số liệu của nhân viên mua hàng. Chình vì vậy, nhân viên mua hàng cần có sự tổng hợp số liệu kịp thời chính xác đảm bảo nhanh chóng cho các bộ phận khác. Nhân viên mua hàng cần rèn luyện hơn nữa kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng và kỹ năng sự dụng máy tính để đảm bảo cho công việc thực hiện tốt nhất.
Việc thanh toán tiền hàng mua bằng hình thức tiền gửi ngân hàng cũng được tiến hành cũng giống như trên, tuy nhiên ở đây việc nhà cung cấp và khách sạn không gặp nhau có thể bởi khoảng cách địa lý hoặc bên nhà cung cấp mong muốn thanh toán bằng hình thức này. Thông qua tài khoản tiền gửi của mình ở Ngân hàng trung gian để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình. Chính vì vậy, việc thực hiện thanh toán cần có sự chuận bị chu đáo mọi giấy tờ liên quan, số tài khoản bên nhà cung cấp, gửi tiền theo VNĐ hay USD….Nhân viên mua hàng cần có sự chuẩn bị và liên lạc trước khi và sau khi thanh toán, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.