- Bộ phận kĩ thuật, bảo dưỡng, bảo trì:
2.3. Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hano
Vài năm gần đây Việt nam đã trải qua các cuộc khủng hoảng nối tiếp nhau, cũng như các doanh nghiệp khách sạn vừa và nhỏ khác, những biến động về tỷ giá ngoại tệ, về lãi suất ngân hàng đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của các khách sạn và khách sạn Fortuna Hanoi không phải là trường hợp ngoại lệ.
Mặc dù vậy, năm 2012 vẫn được đánh giá là một năm thành công của khách sạn Fortuna Hanoi vì khách sạn đã hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra cho doanh số; lợi nhuận và thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Các thành viên trong khách sạn chia sẻ với lãnh đạo của công ty về ý kiến đánh giá: Khó khăn trong năm 2012 mới chỉ là bắt đầu, và năm 2013 mới là năm khó khăn thật sự đối với các Doanh nghiệp kinh doanh Khách Sạn. Nhưng cho dù có bất cứ khó khăn nào, người lao động của khách sạn luôn hiểu rõ rằng: Người sử dụng lao động của khách sạn sẽ đảm bảo tối đa các quyền lợi của người lao động trong phạm vi có thể và người lao động cũng sẽ chia sẻ mọi khó khăn với khách sạn, cùng nỗ lực hoàn thành những chỉ tiêu kế hoạch đã được hoạch định cho năm 2012. Do vậy năm 2012 tất cả các chỉ tiêu của khách sạn đều hợp nhất và đều đạt và vượt mức bình quân so với năm 2011. Để có được những thành công to lớn này không thể không kể đến những thành công đạt được của công tác tổ chức mua hàng trong khách sạn và cả những hạn chế cần phải khắc phục.
•Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng:
Ưu điểm: Khách sạn đã có phòng ban nghiên cứu- phát triển, phòng ban này đã
biết kết hợp với các bộ phận phòng ban khác để cùng nhau đưa ra các định hướng kinh doanh cho khách sạn và dự báo bán hàng. Việc nghiên cứu thị trường của khách hàng, nghiên cứu các thông tin và hồ sơ về khách hàng cũng được công ty tiến hành triển khai thực hiện. Việc thành lập phòng ban nghiên cứu cũng mới được triển khai đi vào hoạt động tại doanh nghiệp trong thời gian gần đây, nhưng cũng đã đem lại những hiệu quả đáng khích lệ trong công tác nghiên cứu, phát triển các sản phẩm cho doanh nghiệp.
Hạn chế: Với việc thành lập phòng ban nghiên cứu – phát triển, khách sạn đã có
phòng nghiên cứu thị trường riêng biệt, khá thuận lợi cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng nhưng công việc tiến hành nghiên cứu thị trường lại chưa được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục. Việc xác định nhu cầu mua hàng chủ yếu là do khách hàng đặt hàng, rồi khách sạn tiến hành xác định kế hoạch mua hàng mà thôi. Còn việc khách sạn tự xây dựng kế hoạch mua hàng cho mình thì vẫn bị hạn chế. Khách sạn chưa chủ động trong công tác này. Việc dự trữ hàng hóa của khách sạn cũng chưa có kế hoạch cụ thể, và kế hoạch nhiều khi chưa sát với thực tế, làm ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng, đồng thời kéo theo số lần mua hàng của khách sạn tăng lên, làm tăng chi phí mua hàng, chi phí dự trữ hàng hóa.
Nguyên nhân: Phòng ban nghiên cứu và phát triển còn chưa chú trọng cho công
tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng. Phòng ban này chưa phát huy hết khả năng và trách nhiệm của mình trong công việc. Chưa nghiên cứu cụ thể xem mặt hàng nào khách hàng cần cung cấp nhiều hơn, khách hàng tiềm năng là ai?, khả năng có thể đáp ứng tối đa, nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới là bao nhiêu? Đồng thời nguồn nhân lực và khả năng của khách sạn cũng chỉ có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở hiện tại. Khách sạn chưa đầu tư thêm cho nguồn lực để phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng, kể cả khách hàng tiềm năng.
•Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Từ khi thành lập đến nay đã gần 15 năm bề dày kinh nghiệm và trưởng thành, khách sạn Fortuna Hanoi đã không ngừng lớn mạnh, tạo dựng uy tín trên thị trường với khách hàng và với nhà cung cấp của mình. Những năm gần đây trong công tác mua hàng của mình khách sạn thường tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng về theo đơn đặt hàng. Công việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cũng được tiến hành đơn giản hơn do có mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống. Khách sạn không tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới, khi có nhu cầu mua hàng thì gửi thông báo cũng như tiến hành thỏa thuận với nhà cung cấp về hàng hóa mà khách sạn yêu cầu.
Ưu điểm: Với việc tạo dựng mối quan hệ bền vững và tin tưởng giữa khách sạn và
nhà cung cấp nên mức độ rủi ro trong mua hàng của khách sạn không quá cao, khách sạn yên tâm hơn trong quá trình giao dịch. Đồng thời khách sạn không phải mất nhiều thời
gian đi tìm các nguồn hàng mới, khách sạn chỉ cần tập trung vào các giao dịch với các nhà cung cấp truyền thống và dành thời gian cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh.
Với lợi thế quen thuộc như vậy khách sạn thường mua hàng của nhà cung cấp với số lượng ổn định, nhà cung cấp cũng chủ động cung cấp hàng cho khách sạn để đảm
bảo hoạt động kinh doanh.
Hạn chế: Trong khâu tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của mình khách sạn
chủ yếu dựa trên cơ sở là các mối quan hệ với những nhà cung cấp truyền thống trước đó, chưa chú trọng thời gian, chi phí cho công tác tìm kiếm nhà cung cấp mới cho khách sạn. Việc lựa chọn nhà cung cấp cứ theo những đơn đặt hàng trước mà tiến hành. Do đó khách sạn không có cơ sở để so sánh giá cả các nhà cung cấp truyền thống và các nhà cung cấp mới nên có thể công ty sẽ phải mua với giá cả cao hơn và dễ bị ép giá. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp khách sạn tiến hành đánh giá nhà cung cấp nhưng chỉ theo các tiêu chuẩn chung chung chứ chưa có hệ thống bảng điểm, phiếu đánh giá nhà cung cấp cho khoa học và hợp lý. Do đó việc đánh giá nhà cung cấp trước khi lựa chọn không được thể hiện rõ ràng, minh bạch và nhanh gọn.
Đồng thời khách sạn còn có thể bỏ lỡ mất nhiều cơ hội kinh doanh và khai thác thị trường mới. Tuy việc mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp mới có thể có nhiều rủi ro xảy ra nhưng cũng có thể là sẽ đánh mất đi cơ hội phát triển.
Nguyên nhân: Khách sạn chưa có nhiều đầu tư cho kế hoạch nghiên cứu thị
trường, việc tìm hiểu về nhà cung cấp mới cũng như nhu cầu của khách hàng còn hạn chế. Đã có phòng nghiên cứu phát triển nhưng công tác nghiên cứu phát triển chưa được triển khai thực hiện một cách hiệu quả nhất. Phòng ban nghiên cứu và phát triển còn chưa chú trọng cho công tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng. Công tác xác định nhu cầu mua thường là bị động nhiều hơn trước nhu cầu của khách hàng.
•Việc thương lượng và đặt hàng:
Ưu điểm: Thông thường việc thương lượng giữa khách sạn với nhà cung cấp được thực hiện hết sức đơn giản thông qua hình thức điện báo, email, fax, … ít khi tổ chức gặp gỡ trực tiếp giữa khách sạn với nhà cung cấp do đó giảm thiểu được việc đi lại, giảm được những chi phí không cần thiết, qua đó giảm được đáng kể những chi phí cho hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của công ty. Vì là
nhà cung cấp truyền thống nên quá trình thương lượng cũng diễn ra nhanh chóng hơn, khách sạn không mất nhiều thời gian nghiên cứu, tìm hiểu lẫn nhau.
Hạn chế: Tuy rằng khách sạn thường quan hệ với nhà cung cấp truyền thống là
có nhiều thuận lợi nhưng nhiều khi nhà cung cấp gây khó dễ cho khách sạn. Một vài điều khoản khi đàm phán vẫn để cho khách sạn phải chịu thiệt thòi, cũng như chính bản thân khách sạn có đội ngũ đàm phán thương lượng còn thiếu về kỹ năng thương lượng nên đôi khi vẫn phải nhượng bộ đối với nhà cung cấp. Đội ngũ nhân viên tiến hành thương lượng, đàm phán của khách sạn vẫn còn thiếu và hạn chế về kiến thức kinh tế, chính trị, văn hóa- xã hội của nước xuất khẩu và cả vốn ngoại ngữ…
Nguyên nhân: Trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ mua hàng còn có những bất
cập đáng kể. Không thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên. Đội ngũ nhân viên có nhiều người tốt nghiệp từ các trường khối kinh tế nên không am hiểu hết được về ngành kinh doanh dịch vụ khách sạn.
•Việc tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng:
Ưu điểm: Thông thường trong các cuộc tiến hành giao nhận hàng thì cả hai bên
khách sạn và nhà cung cấp đều giám sát khá chặt chẽ, kiểm tra hàng hóa khi giao nhận Từ đó khách sạn có những cách giải quyết tốt nhất nhằm tránh những khó khăn về hàng hóa.
Hạn chế: công việc giao hàng của nhà cung cấp vẫn còn hiện tượng giao hàng
chậm cho khách sạn. Hàng hóa nhập về còn có hiện tượng thiếu số lượng, nhầm mã hàng, chất lượng bị ảnh hưởng… Nhiều khi khách sạn chưa thường xuyên đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, làm giảm hiệu quả công việc, mất thời gian của khách sạn. Khi giao nhận hàng hóa thì khách sạn thường không biết cách kiểm tra cho khoa học nên công việc tiến hành kiểm tra mất khá nhiều thời gian.
Hàng hóa trong kho còn sắp xếp lộn xộn, hàng về thường làm mất thời gian trong khâu sắp xếp và phân loại hàng hóa.
Nguyên nhân: Thông thường khách sạn mua hàng của nhà cung cấp nước ngoài
nên việc vận chuyển hàng thường diễn ra từ nước này đến nước khác, và đa số bằng đường biển nên rủi ro trong khâu hàng hóa là điều không tránh khỏi. Tác động của môi trường khí hậu, thời tiết, vận chuyển… đều làm ảnh hưởng đến hàng hóa cũng như khâu giao hàng chậm chễ của nhà cung cấp đối với khách sạn. Việc theo dõi nhà cung
cấp về tình hình sản xuất kinh doanh, thời gian đáp ứng sản phẩm cho khách sạn còn gặp nhiều hạn chế, hầu như chỉ thực hiện được rất ít. Công tác quản lý khâu hàng hóa nhận về kho của khách sạn còn chưa tốt, bộ phận kho sắp xếp hàng chưa khoa học
•Việc đánh giá công tác mua hàng của khách sạn
Ưu điểm: Khách sạn cũng đã tiến hành đánh giá công tác mua hàng của mình sau
mỗi hợp đồng mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như đánh giá nhân viên mua hàng. Việc đánh giá công tác mua hàng giúp khách sạn nhận ra được những mặt mạnh cần phát huy, cũng như hạn chế trong công tác mua hàng của mình để rút kinh nghiệm mua hàng cho những lần sau.
Hạn chế: Khách sạn tiến hành đánh giá công tác mua hàng nhưng chỉ là tiến
hành đánh giá theo quan sát trực tiếp, chưa áp dụng quy trình đánh giá một cách nghiêm túc. Các tiêu chuẩn đánh giá cũng mới chỉ dừng lại ở các tiêu chuẩn tổng quát, còn các tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá vẫn chưa được doanh nghiệp hoàn thiện.
Nguyên nhân: Hiện nay khách sạn còn xem nhẹ việc đánh giá kết quả mua hàng,
chưa có sự quan tâm thích đáng cho công tác đánh giá kết quả mua hàng, việc đánh giá chỉ dựa vào những kết luận mang tính chủ quan của nhà quản trị. Đồng thời các hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chưa được thống nhất, thiếu tính khách quan. Nhiều khi việc đánh giá còn bao che, và bỏ qua một vài những sai xót của công tác tổ chức mua hàng mà không đưa ra thống nhất và sửa chữa.
•Việc thực hiện các nguyên tắc trong mua hàng:
Việc thực hiện các nguyên tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu quả nhìn chung đã được khách sạn áp dụng đầy đủ cả 3 nguyên tắc. Khách sạn cũng thường xuyên liên lạc, quan tâm đến nhà cung cấp bằng các chính sách đãi ngộ và quan tâm mà khách sạn dành cho nhà cung cấp.
Tuy nhiên việc thực hiện chưa đạt được một cách toàn diện và tối ưu nhất. Khách sạn thường tiến hành mua hàng của những nhà cung cấp truyền thống mà ít chú ý đến công tác tìm kiếm, lựa chọn và mua hàng của nhà cung cấp mới.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA KHÁCH SẠN FORTUNA HANOI