- Bộ phận kĩ thuật, bảo dưỡng, bảo trì:
2.2.1.2. Kết quả điều tra phỏng vấn chuyên sâu
Phỏng vấn Chị Huỳnh Thị Kim Thanh – Trưởng phòng kinh doanh
•Các mặt hàng cần mua của khách sạn bao gồm:
Không giống như việc mua vật tư tại các công ty, nhà máy sản xuất; trong khách sạn Fortuna Hanoi các loại hàng hoá, vật tư cần mua để phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm có 3 loại chính:
- Loại tài sản cố định: Bộ phận mua hàng quy định các loại hàng hoá, vật tư trang thiết bị có trị giá từ 5 triệu đồng trở lên được phân vào nhóm tài sản cố định. Trong khách sạn Fortuna Hanoi việc mua các trang thiết bị, vật tư để thay thế hoặc trang bị thêm cho các bộ phận, hay trang bị trong phòng luôn được chu ý. Các loại hàng như: Ti vi, tủ lạnh, điều hoà, tủ tường trang bị trong phòng hay như máy vi tính phục vụ khách, phục vụ mạng lưới Internet…đều được xếp vào nhóm hàng tài sản cố định. Tại khu vui chơi giải trí gồm : các loại máy móc, trang thiết bị hiện đại như hệ thống chơi tại Hà Nội Superbowl, các máy móc tại phòng tập thể thao, bể bơi...
- Vật dụng mau hỏng: Là những mặt hàng chi phi thấp và thời gian sử dụng ngắn, có thể là đồ dùng một lần. Trong khách sạn Fortuna Hanoi, loại hàng hoá này là chủ yếu, trang bị trong phòng có: Bàn chải, kem đánh răng, khăn mặt, chăn ga gối, rèm cửa, dép lê, các loại đèn điện, hoa tươi, văn phòng phẩm…Tại nhà hàng thì không thể thiếu: các loại cốc, các loại ly, bát, đĩa, các loại thực phẩm, rau củ quả chế biến trong bếp.
- Dịch vụ bổ sung: Các tour du lịch, sim thẻ điện thoại, vé máy bay ( theo nhu cầu của khách hàng )
•Khách sạn mua hàng theo phương pháp nào và lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa nào cho khách sạn:
Khách sạn mua hàng theo nhu cầu. Tùy theo tình hình kinh doanh của khách sạn ở mỗi thời điểm khác nhau để xác định kế hoạch hàng hóa mua cho cụ thể.
Hiện nay khách sạn có khá nhiều nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn được khách sạn quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp chính của khách sạn là các hãng SamSung, hãng LG, hãng Everon, hãng dệt Thái Tuấn, hãng dệt kim Hà Nội và một số nhà cung cấp khác đó là nội thất Nhà Đẹp, tổng công ty du lịch Hà Nội...
•Khách sạn thường lựa chọn nhà cung cấp truyền thống hay thường xuyên thay đổi nhà cung cấp mới
Khách sạn luôn có quan hệ làm ăn tốt với các nhà cung cấp chính và truyền thống, nên khi mua hàng khách sạn thường quan hệ với nhưng nhà cung cấp đã làm ăn lâu dài. Chỉ khi, hàng hóa sản phẩm mới chưa có trên thị trường, giá cả, chất lượng và những nhà cung cấp chính không thể đáp ứng được những tiêu chuẩn đề ra thì khách sạn mới tiến hàng tìm kiếm nhà cung cấp mới.
•Khách sạn có gặp khó khăn gì trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hay không?
Nói chung công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của khách sạn diễn ra khá tốt và thuận lợi. Bởi khách sạn với nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn rất bền chặt và hiểu nhau. Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên khách sạn không mất nhiều thời gian công sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong công tác tìm kiếm và lựa chọn.
•Khi hàng hóa trên thực tế khan hiếm hoặc có sự biến động về giá cả thì nhà cung ứng của khách sạn ông bà có gây khó khăn gì đối với khách sạn hay không?
Khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với khách sạn. Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng của khách sạn vẫn còn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho khách sạn. Khách sạn đang đưa ra nhiều giải pháp như thường xuyên chủ động quan tâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cần biết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tình trạng khan hiếm hàng hóa. Đồng thời khách sạn cũng thường xuyên đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng.
•Công tác thương lượng với nhà cung cấp của khách sạn được diễn ra dưới hình thức:
Việc thương lượng với nhà cung cấp được diễn ra dưới cả ba hình thức đó là thương lượng gặp gỡ trực tiếp, qua điện thoại và qua email. Rất ít khi nhân viên mua hàng gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp. Khi thương lượng với nhà cung cấp chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, giá thành và thời hạn giao hàng làm nhân tố chủ yếu,
cùng với đó là tài chính của nhà cung cấp, điều kiện kĩ thuật của nhà cung cấp, điều kiện thanh toán, điều kiện hợp đồng…
•Công tác giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng:
Công tác giao nhận hàng được diễn ra tại kho của khách sạn, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về, thông thường nhân viên mua hàng của khách sạn là nhân viên của phòng kinh doanh, phòng cung ứng còn việc ký hợp đồng là do trưởng phòng kinh doanh.
Đồng thời đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài thì thông thường doanh nghiệp thường thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ LC, với ngân hàng đại diện là ngân hàng VIB Bank chi nhánh Láng Hạ. Còn hàng hóa mua trong nước thì thanh toán theo hình thức trả trực tiếp.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng thì khách sạn thường gặp phải một số khó khăn như: khó khăn về hàng hóa nhận về có thể bị sai xót, không đúng như trong hợp đồng, hóa đơn thanh toán tiền hàng đôi khi vẫn có sự nhầm lẫn… Khi đó khách sạn thường xuyên phải chủ động trong việc thúc giục nhà cung cấp giao hàng trước khi thời hạn giao hàng đến, điều này đã làm cho nhà cung ứng quan tâm nhiều hơn đến vấn đề cung cấp hàng hóa cho khách sạn.
•Đánh giá công tác mua hàng:
Hiện nay khách sạn đã và đang áp dụng quy trình làm việc theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, mọi thủ tục và công việc đều áp dụng theo quy trình trong hồ sơ tài liệu của khách sạn. Do đó sau khi mua hàng về, bao giờ khách sạn cũng tiến hành đánh giá công tác mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như quy trình mua hàng xem đã đạt được gì, chưa đạt được cái gì? Việc tiến hành đánh giá này được trưởng phòng cung ứng và trưởng phòng kinh doanh tiến hành đánh giá. Tuy nhiên việc đánh giá công tác mua hàng mới chỉ dừng lại ở đánh giá những thông tin và chỉ tiêu cơ bản
Phỏng vấn ông Nguyễn Quốc Túy – Phó giám đốc khách sạn
•Triển vọng mua hàng của công ty trong thời gian tới và các phương hướng nâng cao chất lượng công tác mua hàng của khách sạn trong thời gian tới:
“Năm 2012 là năm diễn ra nhiều sự kiện trọng đại cũng như là năm nền kinh tế nước nhà có nhiều khó khăn. Tuy nhiên cùng với thương hiệu của khách sạn Fortuna Hanoi đang ngày một lớn mạnh, khách sạn có nhiều cơ hội để phát triển. Hiện nay có
nhiều khách hàng đã đặt hàng trước với khách sạn, số lượng phòng được đặt trước luôn kín lịch hàng tháng, các dịch vụ như tổ chức hội nghị, hội thảo, tiệc cưới được khách hàng đặt lịch trước 6 tháng, nhà hàng và các dịch vụ vui chơi giải trí luôn đông khách. Vì vậy khách sạn luôn luôn quan tâm đến chất lượng phục vụ để khách hàng cảm thấy hài lòng khi sủ dụng dịch vụ của khách sạn và luôn có cảm giác thoải mái nhất. Do đó khách sạn đã và đang có những kế hoạch mua hàng phù hợp, nhu cầu mua hàng của năm 2013 đã được chúng tôi xác định là khá lớn”
Tuy nhiên thời gian tới do triển vọng mua hàng của khách là khá lớn, công tác mua hàng của khách sạn còn gặp khá nhiều khó khăn, nên do đó khách sạn cần phải có những phương hướng để nâng cao chất lượng công tác mua hàng. Khách sạn cần thực hiện sát sao hơn quy trình mua hàng, chủ động hơn trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nâng cao hơn nữa chuyên môn, kiến thức cho nhân viên mua hàng…”
Ngoài ra khách sạn xây dựng kế hoạch mua hàng cần được xây dựng một cách khoa học, cụ thể, chi tiết cho hàng hóa và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hàng tháng phải xây dựng kế hoạch mua hàng cho khách sạn để chủ động hơn về nguồn hàng, công tác tổ chức mua…”