Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons

Mối quan hệ với các nhà cung cấp chưa được quan tâm nhiều haycòn gặp khó khăn trong khâu thương lượng, đàm phán và ký kêt hợp đồng… Vì vậy để khắc phục những hạn chế, khó khăn trong công

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài.

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh tự do, xu hướng toàn cầu hóa, hội nhậpkinh tế quốc tế đã và đang ảnh hưởng đến tòa thế giới, trong đó có Việt Nam Thamgia và trở thành thành viên chính thức của WTO, nền kinh tế Việt Nam dần hội nhậpsâu hơn vào nền kinh tế thế giới Vì vậy để đảm bảo cho sự phát triển nhanh, mạnh vàvững cần nắm bắt kịp thời những xu thế mới của thế giới – xu thế toàn cầu hóa và hộinhập kinh tế quốc tế

Doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mạiKycons nói riêng cũng phải thích nghi với hoàn cảnh để tồn tại và phát triển Muahàng là hoạt động đầu tiên và cơ bản trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Nóảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , nếu muahàng không tốt sẽ ảnh hưởng đến khả năng bán ra, uy tín và lợi nhuận của doanhnghiệp Qua thời gian thực tập, nhận thấy quá trình mua hàng tại Công ty CP Đầu tưXây dựng Thương mại Kycons đang được chú trọng quan tâm một cách thườngxuyên, liên tục và đã đạt được nhiều kết quả đáng kể Tuy nhiên, công tác tổ chứcmua hàng còn gặp nhiều hạn chế, đặc biêt là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp chưađược được chú trọng Lực lượng mua hàng của công ty còn ít, chủ yếu mua hàng vớikinh nghiệm bản thân Trình độ chuyên ngành còn kém nên khả năng xác định nhu cầu

và mục tiêu mua hàng thấp Tổ chức mua hàng theo ý nghĩ chủ quan, không có cáinhìn khái quát toàn thị trường Dẫn đến lãng phí chi phí, quyết định mua hàng chưa làquyết định tối ưu Mối quan hệ với các nhà cung cấp chưa được quan tâm nhiều haycòn gặp khó khăn trong khâu thương lượng, đàm phán và ký kêt hợp đồng…

Vì vậy để khắc phục những hạn chế, khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng,cần hoàn thiện hơn công tác tổ chức mua hàng , nghiên cứu thực trạng và đề ra nhữnggiải pháp nhằm giải quyết những vấn đề còn tồn tại góp phần hoàn thiện hơn nữa công

tác mua hàng của công ty Em hi vọng đề tài “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons” sẽ được đánh giá

cao và có thể vận dụng vào thực tế tại công ty

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài.

Trong những năm gần đây những đề tài liên quan đến hoàn công tác mua hàngtại doanh nghiệp như:

- Luận văn tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Liễu – K40A7 Trường Đại học ThươngMại thực hiện năm 2008 về “Tăng cười hiệu lực quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần

công tác mua hàng còn gặp nhiều hạn chế Luận văn đã đưa ra được những điểm yếu,nguyên nhân và giải pháp về công công tác mua hàng, đặc biệt là những khó khăn, bấtcập trong công tác tìm kiếm NCC.

- Luận văn tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Liệu – Lớp K41A4 Trường ĐHThương Mại thực hiện năm 2009 về “ Cải tiến quy trình mua hàng tại Công ty TNHHHải Dương” Đề tài đã làm rõ thực trạng và đưa ra các biện pháp nhằm tằn cường hiệulực quản lý mua hàng tại công ty Tuy nhiên luận văn này chưa đi sâu nghiên cứu vềvấn đề hoàn thiện, quy trình mua hàng

- Luận văn tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Khắc Minh – Lớp K42QA2 thực hiệnnăm 2010 về “ Hoàn thiện quá trình mua nguyên vật liệu nhóm ngành nhựa của Công

ty TNHH một thành viên 18-4 Hà Nội” Là công ty THHH một thành viên, thu muanhiều loại mặt hàng khác nhau, luận văn chú trọng phân tích tới quá trình mua hàngriêng nhóm ngành nhựa, đưa ra các giải pháp tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lýcông tác mua hàng Tuy nhiên luận văn còn chưa đưa ra những biện pháp thiết thựchơn nhằm cải thiện khó khăn trong xác định nguồn hàng, hoạch định nhu cầu muahàng và chưa đưa ra được phương pháp, quy trình mua nào thực sự hiệu quả

- Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Thị Hải – Lớp k44A6 Trường Đại họcThương Mại thực hiện năm 2012 về “ hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công

ty CP XNK&TM Ngọc Lâm” Luận văn đã hệ thông hóa được các lý thuyết mua hàng,tìm hiểu thực trạng kinh doanh, quá trình mua hàng của Công ty trong thực tế Tìmhiểu những thành công mà đã đạt được trong công tác mua hàng cũng như những tồntại, vướng mắc mà công ty gặp phải trong quá trình mua hàng Đề xuất giải pháp, nângcao công tác mua hàng của công ty Tuy nhiên, thực tế cho thấy giải pháp vẫn khônggiải quyết hết được những khó khăn thực tại của Công ty như: Xác định nhu cầu muahàng còn chưa được chủ động, mối quan hệ với các NCC chưa được quan tâm nhiều.Hay còn gặp khó khăn trong khâu thương lượng, đàm phán và ký kết hợp đồng

3. Mục đích nghiên cứu.

Mục tiêu chung của việc nguyên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mai Kycons” nhằm làm rõ một

số nội dung sau:

- Làm rõ các khái niệm , lý thuyết cơ bản về công tác tổ chức mua hàng

- Tìm hiểu thực trạng kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quá trình tổ chức mua hàngcủa công ty trong thực tế, tìm hiểu những thành công đạt được trong hoạt

động mua hàng cũng như tồn tại, vướng mắc mà công ty gặp phải trong quátrình tổ chức mua hàng.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả tổ chức muahàng tại công ty

4. Phạm vi nghiên cứu.

- Về mặt không gian : Đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức mua hàng

của Công ty CPĐTXDTM Kycons, chủ yếu là ở phòng Thiết bị và Kinhdoanh vật tư Ngoài ra cũng có nghiên cứu một số thông tin về tình hìnhkinh danh của Công ty, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại phòng kếtoán của Công ty và các phiếu điều tra trắc nghiệm , các bảng trả lời câu hỏiphỏng vấn và một số tài liệu khác

- Về mặt thời gian: Nghiên cứu các dữ liệu về tình hình hoạt động kinh doanh

của Công ty trong thời gian là 3 năm từ 2010 đến 2012

- Về mặt nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận về công tác

tổ chức mua hàng của các doanh nghiệp và thực trạng công tác tổ chức muahàng tại Công ty CPĐTXDTM Kycons Cụ thể nghiên cứu về các căn cứ tổchức mua hàng , yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng của công ty: Xácđịnh nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, lựa chọn nhân viên muahàng, thương lượng và đặt hàng, đánh giá kết quả công tác mua hàng

5. Phương pháp nghiên cứu

a. Phương pháp thu thập dữ liệu

• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

- Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Sử dụng các bảng câu hỏi điều tra trắcnghiệm , nhằm thu thập những thông tin về các vấn đề công tác mua hàngtại công ty từ năm 2010 đến năm 2012 Các bước tiến hàng điều tra phỏngvấn như sau:

Bước 1: Xây dựng bảng câu hỏi điều tra phỏng vấn, xây dựng theo tiêu chí dễhiểu, ngắn gọn và xác thực, phù hợp với đối tượng điều tra

Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra từ nhiều nguồn, nhiều đối tượng khác nhau.Những người được điều tra là những người trực tiếp tham gia hoặc có liên quan đếnhoạt động mua hàng của công ty Thời gian phát phiếu là 20/3, ngày thu lại phiếu là27/3

Bước 3: Thu thập , tổng hợp , phân tích kết quả khảo sát tại doanh nghiệp:

- Phương pháp phỏng vấn : Đây là một phương pháp cần thiết sử dụng nhằm

Đối tượng tiến hành phỏng vấn là nhà quản trị cấp cao và cấp trung liênquan đến công tác mua hàng và có những hiểu biết nhất định về hoạt độngnày của Công ty.

Phương pháp phỏng vấn được tiến hành qua 4 bước: Xây dựng câu hỏi phỏng vấntương ứng với các dữ liệu cần tìm, lựa chọn đối tượng phỏng vấn, tiến hành phỏng vấn

và ghi chép, tổng hợp và xử lý kết quả phỏng vấn

Tổng hợp các ý kiến trong từng câu hỏi, sau đó tiến hành phân tích và đánh giá

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

Thu thập dữ liệu khác nhau có thể thu được kết quả một các chính xác hơn Các

dữ liệu thứ cấp có thể thu thập được từ hai nguồn :

- Thông tin quan sát trực tiếp và tìm hiểu các tài liệu cần thiết về công ty phục

vụ cho công tác nghiên cứu bao gồm: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

từ 2010 tới 2012, báo cáo tình hình thực hiện công tác mua hàng từ năm

2010 tới 2012, cơ cấu nhân sự công ty từ 2010 tới 2012

- Thông tin từ các phương tiện truyền thông, chủ yếu là mạng internet Một sốwebsite em sử dụng như: google.com.vn, kycons.vn, vn-seo.com, tailieu.vn,

và một số bài khóa luận trong thư viện trường Đại học Thương Mại

b. Phương pháp xử lý dữ liệu:

• Phương pháp tổng hợp và thống kế số liệu: Là phương pháp sử dụng

những thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra, bảng hỏi, phỏngvấn, kết hợp với số liệu thứ cấp từ phòng tài chính kế toán và phòng thiết

bị và kinh doanh vật tư để tổng hợp và thống kê lại hệ thống nhằm cungcấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin

• Phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu: Đây là phương pháp từ

những dữ liệu thống kê và tổng hợp được tiến hành phân tích, so sánh

và đối chiếu các dữ liệu đó Từ đó nêu nhận định về hoạt động của công

ty và công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty

• Phương pháp sơ đồ bảng biểu: Qua quá trình đánh giá, nhận xét tiến

hành lập bảng biểu, sơ đồ về công tác xây dựng bán hàng của công tySau khi tiến hành xử lý dữ liệu dưa ra những đánh giá và phân tích một cách toàndiện về thực trạng công tác mua hàng tại Công ty CPĐTXDTM Kycons qua các năm

2010 tới 2012 cũng như tình hình thực hiện công tác này của công ty hiện nay

6. Kết cấu đề tài

Phần mở đầu

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công

ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng thương mại Kycons

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị với công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ

phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC

TỔ CHỨC MUA HÀNG

1.1.Các khái niệm và lý thuyết có liên quan

1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các hoạt động thươngmại, là một tổ chức độc lập, có phân công lao động rõ ràng, được quản lý bằng bộ máychính thức, có thể thực hiện được các hoạt động thương mại một cách độc lập với cácthủ tục đơn giản và nhanh chóng

1.1.2. Khái niệm về mua hàng

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giaoquyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng.Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo ra nguồn lực hàng hóa để triển khaitoàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn củahoạt động mua hàng

Mua hàng được hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệgiữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi íchcủa cả hai bên, trong đó người mua được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình,người bán sẽ bán được hàng hóa và thu được tiền

(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2007, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống

Kê, T245)

1.1.3. Khái niệm về quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng , tổ chứctriển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu

Sơ đồ 1.1: Quy trình quản trị mua hàng

(Lê Quân và Hoàng Văn Hải 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê)

1.1.4. Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp

Tổ chức triển khai mua hàng tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thươnglượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng

(Lê Quân và Hoàng Văn Hải 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê)

1.2.Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng:

Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp sẽ tổ chức thựchiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơbản như: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhậnhàng và thanh toán tiền mua hàng Các bước công việc này có mối quan hệ tác độngqua lại lẫn nhau Dưới đây là sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp thươngmại:

Sơ đồ quá trình mua hàng trong DNTM:

Sơ đồ1.2 : Quá trình mua hàng trong DNTM

(Lê Quân và Hoàng Văn Hải, 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê)

1.2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp

1.2.1.1. Phân loại NCC:

Có nhiều cách phân loại NCC, trong đó có ba cách phân loại NCC theo các hìnhthức sau:

 Phân loại theo giá trị hàng mua:

+ Nhà cung cấp chính: Là NCC mà giá trị mua được đó chiếm tỷ trọng lớn nhất

và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho kháchhàng trong một thời gian nhất định

+ Nhà cung cấp phụ: Là NCC mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏtrong khối lượng hàng mua được, ít ảnh hường đến kế hoạch mua và doanh số bánchúng trong tương lai

 Phân loại theo tính chất quan hệ :

+ Nhà cung cấp truyền thống: Có quan hệ với NCC trong thời gian dài trước đó,

có hiểu biết lẫn nhau, mức độ rủi ro khi mua hàng thấp

+ Nhà cung cấp mới : Chưa hoặc ít có quan hệ với NCC này, cần nhiều thông tinhơn nữa Thông thường hợp đồng không lớn mang tính chất thăm dò và đánh giá nănglực NCC

 Phân loại theo địa lý:

+ Nhà cung cấp trong nước: Là NCC có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam

+Nhà cung cấp nước ngoài: Đây là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp Có

1.2.1.2. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp:

 Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Nguồn này có được nhờ vào quá trìnhlưu trữ thông tin về NCC đã từng có quan hệ với doanh nghiệp

 Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phátthanh, mạng internet

 Nguồn thông tin từ phía các NCC: Thư chào hàng, catalog quảng cáo, đạidiện báo, hội chợ triển lãm, hồ sơ dự thầu NCC

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, doanh nghiệp luôn cómột bộ phận lưu trữ các thông tin về các nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanhnghiệp Đây là các thông tin đã có sẵn và có tính xác thực cao, tuy nhiên nếu khôngđược thường xuyên cập nhật sẽ trở nên lỗi thời và không có hiệu quả Một nguồnthông tin rất quan trọng khác đó là nguồn thông tin đại chúng như: Báo, tạp chí,chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet… Đây là nguồn thông tin rấtnhiều chiều, rất phong phú và đa dạng, có tính khách quan cao Ngoài ra cũng khôngthể không kể tới các thông tin quan trọng đến từ phía các nhà cung cấp như: Thư chàohàng, catalog quảng cáo, đại diện bán, hội chợ, triển lãm, và giới thiệu sản phẩm, hồ

sơ dự thầu cung cấp sản phẩm dịch vụ của nhà cung cấp… Nguồn thông tin này đượcnhà cung ứng cung cấp nên thường là những thông tin có lợi cho họ, vì thế DN cần kếthợp thu thập thông tin từ cả ba nguồn để có được những thông tin chính xác và đầy đủnhất về các đối tác sẽ cung cấp hàng hóa cho mình

1.2.1.3. Lập hồ sơ các nhà cung cấp:

Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanhnghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các NCC theo các nguyên tắc mà doanhnghiệp đã đề ra Hồ sơ NCC cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau:

 Tên hiệu của NCC

 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

 Phạm vi hoạt động theo thị trường

 Chất lượng sản phẩm dịch vụ

 Uy tín , nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường

 Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ

 Khả năng tài chính

 Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp

 V…v…v

1.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp.

1.2.2.1. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn NCC doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá vàlựa chọn NCC

 Các tiêu chuẩn chính:

+ Chất lượng của NCC: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều nàythường được thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểmtra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…+ Thời hạn giao hàng: Thể hiện NCC có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồnghay không?

+ Giá thành hàng mua: Bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanhtoán…

1.2.2.2. Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp.

Khi lựa chọn NCC, cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc: “Không nên chỉ có mộtnhà cung cấp”

Việc lựa chọn NCC phải được xem xét trên hai loại mặt hàng:

 Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn NCC thìdoanh nghiệp nên tiếp tục mua hàng của những NCC hiện thời nếu đáp ứngđược nhu cầu và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

 Thứ hai, đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàngkinh doanh hoặc những mặt hàng mà NCC không đáp ứng được nhu cầumua hàng của doanh nghiệp thì cần phải tìm NCC mới

Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn , doanh nghiệp có thể sử dụng các phươngpháp để lựa chọn NCC sau:

Phương pháp kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinh nghiệm, sựtừng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động của mình để lựachọn NCC

Phương pháp thang điểm : Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với

tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng NCC từ đó đưa ra các quyếtđịnh lựa chọn mang tính khách quan.

Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng phương phápdựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm để lựa chọn NCC

1.2.2.3. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Thông thường tại bất kỳ doanh nghiệp nào thì công tác lựa chọn NCC thườngđược tiến hành lần lượt theo các bước sau:

Sơ đồ 1.3: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp

(Theo: Lê Quân và Hoàng Văn Hải, 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh

nghiệp thương mại, NXB Thống kê)

1.2.3. Thương lượng và đặt hàng

Mục đích: Thương lượng và đặt hàng là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp

có thể đạt được những thỏa thuận hợp lý với nhà cung cấp về các điều kiện mua bánsản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phùhợp nhất

1.2.3.1. Thương lượng

Thương lượng với nhà cung cấp được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán vớiNCC để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên(người mua và người bán) nhằm mụcđích cùng có lợi Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyếtđịnh đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng

Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thươnglượng sau:

- Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm( ở đây chú ý về mặt mẫu mã,chất lượng hàng hóa bên trong hoặc bên ngoài sản phẩm, phương tiện và cácphương pháp kiểm tra)

- Giá cả và sự giao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động

- Phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng (Trả bằng tiền hoặcchuyển khoản, trả ngay hay trả chậm,…)

- Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng (Giao tại kho người cung cấp haygiao tại kho của doanh nghiệp thương mại)

- Điều kiện giao hàng: Giao hàng tại kho của người cung ứng, hay giao hàngtại nơi mua hàng, thời hạn nên ghi rõ ràng

- Chịu trách nhiệm vật chất khi giao hàng không theo đúng những điều ký kếttrong hợp đồng

-

Giao dịch, đàm phán luôn được coi là hoạt động vừa mang tính khoa học, vừamang tính nghệ thuật Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có sựchuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước NCC, đó cũngchính là việc giải bài toán mua hàng với các hàm mục tiêu và các ràng buộc lỏng, chặtkhác nhau Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linhhoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau (như giaodịch, giao tiếp thông qua thư từ, điện thoại, điện báo, internet, gặp gỡ trực tiếp…) tùytheo từng thương vụ kinh doanh: như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóamua bán, độ phức tạp của các giao dịch, đàm phán, khả năng tài chính, mối quan hệvới NCC…để lựa chọn bước đi thích hợp

Một vài điểm cần lưu ý: Cần biết cá nhân của người bán, biết rõ nhu cầu củamình, biết rõ tổ chức cuộc thương lượng, biết dẫn dắc cuộc thương lượng

1.2.3.2. Đặt hàng

Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp đặt hàng với NCC, theohình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua hàng (đứng tên người mua và người bán),hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng Trong đó, hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng

và có tính pháp lý cao nhất, là cơ sở pháp lý ràng buộc người mua và người bán Hợpđồng mua bán là cơ sở để các bên làm tốt nghĩa vụ của mình , là căn cứ pháp lý đểphân xử trách nhiệm mỗi bê khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng Hợp đồngđược in thành nhiều bản để bên mua và bên bán cùng theo dõi và thực hiện các điều

Vì vậy, hợp đồng mua bán cần đảm bảo đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nộidung dưới đây: Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa, bao bì đóng gói hànghóa, đơn giá và phương pháp định giá; tên, địa chỉ của các bên mua bán hoặc ngườiđại diện cho các bên; thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận hay chuyển giaoquyền sở hữu hàng hóa; điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển; đồng tiền thanhtoán, phương thức và thời gian thanh toán; trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợpđồng; hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp và một số điềukiện khác mà hai bên đã thỏa thuận.

Ngoài ra, hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợiích của hai bên mua bán Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định củapháp luật Hợp đồng được in thành nhiều bản để bên mua và bên bán cùng theo dõi

và thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng

1.2.4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng

Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc , thận trọng các nội dung kiểmtra gồm: Kiểm tra chủng loại , mẫu mã, cơ sở… của hàng hóa, kiểm tra chất lợn hànghóa theo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa đơn mua hàng,kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng

Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toántiền hàng cho các NCC Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn , đồngthời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận ghitrong hợp đồng, DNTM tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC

Công việc này bao gồm các nội dung:

 Thúc giục giao hàng

Khi thời hạn giao hàng sắp đến, doanh nghiệp nên thúc giục nhà cung cấp giaohàng , và cần thúc giục nhà cung cấp giao hàng khi thời hạn đã hết Nhờ đó, doanhnghiệp có thể nâng cao tính chủ động trong việc giao hàng để đề phòng trường hợpchậm giao hàng từ phía nhà cung cấp do những nguyên nhân khách quan Có thể sửdụng các kênh liên lạc khác nhau giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để giải quyếtcông việc này

 Tổ chức giao nhận hàng

Khi quá trình giao hàng diễn ra, doanh nghiệp cần giám sát, theo dõi quá trìnhgiao hàng Khi giao nhận hàng cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dungkiểm tra sau: Chủng loại, mẫu mã, màu sắc, chất lượng (theo tiêu chuẩn đã kí) Đây làmột trong những bước rất quan trọng quyết định đến hiệu quả công tác mua hàng củadoanh nghiệp Nếu việc tổ chức giao nhận, kiểm tra được tiến hành đúng quy trình,thủ tục, cẩn thận và nghiêm túc thì sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời những sai

sót trong chất lượng và số lượng hàng hóa, đồng thời có những hành động điều chỉnhthích hợp, tránh được những rủi ro và tổn thất sau này.

 Thanh toán tiền mua hàng

Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán vàcác điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được ghi trong hợp đồng, doanhnghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp

 Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng

Đây là một trong những bước không thể bỏ qua trong quá trình giao nhận hànghóa và thanh toán tiền hàng Quá trình kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện kịpthời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng và nguyên nhân của chúng (như giaohàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, thời gian, địa điểm…) Sau

đó, theo những điều khoản hoặc thỏa thuận giữa hai bên để quy kết trách nhiệm và xử

lý vi phạm trên cơ sở “có lí, có tình”

1.2.5. Đánh giá công tác mua hàng

1.2.5.1.Đánh giá kết quả mua hàng

Mục đích: Nhằm xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua

hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế hoạch hoặc sau khi thực hiệnmột hợp đồng mua hàng

Các bước đánh giá kết quả mua hàng:

Bước 1: Xác định tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng

và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các mục tiêu định lượng (như lượnghàng hóa mua vào theo hiện vậy, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua theo ngànhhàng, mặt hàng kinh doanh, theo nguồn hàng và thời gian, giá thành hàng mua và chiphí mua …) và các chỉ tiêu định tính (như mức độ đảm bảo nhu cầu bán ra, mức độđáp ứng thị hiếu khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, mức độ đảm bảo tính chủ độngtrong kinh doanh)

Bước 2: Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng các

phương pháp quan sát dữ liệu thống kê, kế toán; phương pháp sử dụng các dấu hiệubáo trước; phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân … Yêu cầu của việc đolường đánh giá kết quả là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy

Bước 3: So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn để xác định mức độ hoàn

thành (hoặc chưa hoàn thành), phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoànthành để có những biện pháp điều chỉnh phù hợp

1.2.5.2.Đánh giá quá trình mua hàng

Các nội dung:

 Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng

Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp nhằm trả lời các câuhỏi cơ bản sau: Mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa? Nhu cầu mua hàng đãđược xác định đúng chưa? Các hình thức mua hàng, các phương án mua hàng, ngânsách mua hàng … đã được xây dựng đúng chưa? Tại nhiều doanh nghiệp, việc xáchđịnh nhu cầu mua hàng thường không sát với thực tế (về cả số lượng, chất lượng vàthời điểm), gây thiệt hại cho doanh nghiệp vì làm tăng chi phí và giảm hiệu quả mua

và dự trự hàng hóa Khi đó, doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh lại các quy trìnhcũng như phương pháp xác định nhu cầu mua hàng

 Đánh giá công tác tổ chức mua hàng

Đánh giá công tác tổ chức mua hàng là xem xét lại hoạt động tìm kiếm, lựa chọnnhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán, huy động vốn… nhằm trả lời các câuhỏi cơ bản là công tác tổ chức mua hàng đã tối ưu chưa? Liệu có thể làm tốt hơn đượckhông? Nếu có thì cần thay đổi những gì?

 Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng

Mục tiêu: Xem xét và đánh giá đúng đắn trình độ kiến thức kỹ năng làm việc và

các phẩm chất nghề nghiệp của mỗi nhân viên theo yêu cầu của công tác mua hàng nóichung và nhiệm vụ cụ thể được phân công cho mỗi nhân viên mua hàng nói riêng.Quá trình đánh giá thành tích nhân viên mua hàng gồm các bước:

 Xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánh giá đối với thànhtích nhân viên mua hàng

 Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp: Phương pháp thang điểm,phương pháp so sánh cặp, phương pháp phê bình lưu trữ…

 Tổ chức việc đánh giá thành tích nhân viên mua hàng bằng việc so sánh,phân tích kết quả công việc mà nhân viên đã đạt được với các tiêu chuẩnmẫu

 Thảo luận với các nhân viên mua hàng về những kết quả đánh giá, chỉ ranhững thành tích hoặc hạn chế của họ

1.3.Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp

1.3.1. Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô

1.3.1.1. Môi trường chính trị pháp luật

Hoạt động mua hàng của các DNTM chịu những tác động từ phía môi trường chínhtrị, pháp luật không chỉ trong nước mà còn ở các nước, các khu vực khác nhau và cácngành nghề cụ thể Nếu môi trường chính trị của NCC không ổn định sẽ ảnh hưởngđến vận chuyển hàng hóa, chi phí mua hàng, việc đàm phán, thương lượng giữa hai

bên sẽ bị ảnh hưởng bởi sự bất ổn chính trị, đẫn tới việc tuân thủ các đạo luật, nhất làluật kinh doanh.

1.3.1.2. Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố : Tỷ giá, lãi suất, thất nghiệp, lạm phát ,tình hình cung cầu và cạnh tranh, các cuộc khủng hoảng kinh tế… Mỗi yếu tố sẽ cómức độ ảnh hưởng tới các khâu của quá trình mua hàng nhất định, và có tác động khácnhau ở mỗi thời gian và không gian cụ thể

Đặc biệt đối với các DMTM có nguồn hàng ở nước ngoài là chủ yếu thì các nhân

tố của môi trường kinh tế có tác động thường xuyên tới hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp nói chung và quá trình tổ chức mua hàng của doanh nghiệp nói riêng

1.3.1.3. Môi trường khoa học kỹ thuật và công nghệ

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ trên thế giới đã tạo nên một sứcsản xuất hàng hóa vô cùng lớn Càng ngày cung luôn vượt nhanh hơn cầu, hàng hóađược ứng dụng khoa học kỹ thuật cao được ra đời hàng loạt Ảnh hưởng đến cân nhắcmua hàng cẩn trọng hơn và cần nhạy bén để nắm kịp xu thế công nghệ để quá trìnhbán hàng được lưu thông

1.3.1.4. Môi trường văn hóa, xã hội.

Mỗi quốc gia, mỗi vùng miền sẽ có những tập quán sinh hoạt, buôn bán khác nhau,điều này có ảnh hưởng tới cách thức tiến hành kinh doanh của DNTM tại các địaphương khác nhau thì sẽ khác nhau Doanh nghiệp mua được hàng với chi phí thấpnhất thì việc tìm hiểu giá trị văn hóa , chuẩn mực xã hội là mối quan hệ giữa ngườimua và người bán Có sự giao tiếp xã hội nhiều thì sẽ càng tạo được mối quan hệ vớicác NCC cho doanh nghiệp

1.3.2. Môi trường vi mô

1.3.2.1. Môi trường ngành

 Khách hàng:

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, đây là nhân tốrất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới việc mua hàng Hiện nay nhu cầu và thị hiếucủa khách hàng rất đa dạng và có sự biến đổi lớn theo những khoảng thời gian khácnhau, số lượng hàng hóa rất đa dạng và phong phú làm cho khách hàng có nhiều quyềnlựa chọn Vì vậy, các DNTM cần hiểu rõ các khách hàng của mình muốn gì? Xuhướng? từ đó quyết định các chính sách mua hàng phù hợp để đạt được hiệu quảkinh doanh tối ưu nhất

Ngoài ra , yếu tố khách hàng ảnh hưởng rất lớn đến tình hình sản xuất kinh doanhcủa công ty Yêu cầu của khách hàng về hàng hóa càng tăng cao cả về số lượng lẫn

chất lượng.Từ đó, công ty phải nâng cao sức cạnh tranh của mình bằng cách giảm chiphí mua hàng và bắt đầu từ công tác mua hàng.

 Nhà cung cấp:

Nhà cung cấp là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình muahàng, vì việc tìm kiếm và lựa chọn NCC trong quá trình mua là một khâu quan trọngtrong toàn bộ quá trình mua hàng, ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình mua hàng củadoanh nghiệp Là một quá trình thống nhất và có quan hệ biện chứng với nhau

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải xem xét tới các yếu tố rủi ro có thể xảy ra từphía NCC như :

- Nguy cơ phá sản của NCC

- Khoảng cách địa lý của NCC

là rất quan trọng Nếu doanh nghiệp nắm được quy trình mua hàng của đối thủ cạnhtranh sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn công tác mua hàng, hoạt động cung ứngcủa đối thủ Là cơ sở để đánh giá ưu, nhược điểm của đối thủ cũng như những bài họckinh nghiệm cho bản thân doanh nghiệp

1.3.2.2. Môi trường nội bộ doanh nghiệp

 Khả năng tài chính của doanh nghiệp

Khả năng tài chính là tiền đề cho mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là công tác

tổ chức mua hàng Đây là nhân tố cơ bản và quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổchức mua hàng của DNTM Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động tổ chức muahàng kịp thời đầy đủ thì hoạt động tổ chức mua hàng được tiến hành một cách nhanhchóng và thuận lợi và ngược lại

 Năng lực của đội ngũ mua hàng:

Năng lực của đội ngũ mua hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tổ chức muahàng của doanh nghiệp, đó là khả năng lập kế hoạch, phân tích và xác định nhu cầumua hàng, đặc biệt trong khâu thương lượng các điều kiện và đặt hàng Có thể nói yếu

tố này không chỉ ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng mà còn là nhân tố chủ thể

tác động tới các nhân tố, các khâu của quá trình tổ chức mua hàng trong các doanhnghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng.

 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Chiến lược kinh doanh là phương hướng và phạm vi hoạt động của công ty về dàihạn nhằm mục tiêu đạt vị thế kinh doanh với nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp Bất

kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều cần có chiến lược phát triển, kế hoạch và mục tiêuđạt được Trong các doanh nghiệp thì chiến lược kinh doanh được coi là kim chỉ chomọi hành động của mục đích mà toàn công ty phải hướng tới thực hiện

Cần phải có sự kết hợp nhuần nhuyễn của các bộ phận, hoạt động với nhau, nhằmmục đích thực hiện các mục tiêu cụ thể đề ra nhưng đồng thời cũng phải hướng tớiviệc hoàn thành được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, thực hiện hóa các chiếnlược mà doanh nghiệp đề ra

 Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường

Là uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Một công ty có vị thế lớn sẽ nhậnđược sự ưu ái từ NCC, và dành thế chủ động hơn với NCC, thuận lợi hơn trong côngtác tổ chức mua hàng , đảm bảo chất lượng và có hàng đều để không bị gián đoạn quátrình kinh doanh

 Điều kiện cơ sở vật chất:

Cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ , hiện đại phục vụ và hỗ trợ rất nhiều cho công tác

tổ chức mua hàng, tạo lợi thế cạnh tranh hơn cho các đối thủ Hiện nay nhiều công tyđang áp dụng phần mềm quản lý vào công tác tổ chức mua hàng giúp ích rất nhiều chocông tác tổ chức mua hàng nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của toàn công tynói chung

 Tình hình bán hàng của doanh nghiệp

Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, mua hàng là để bán ra nhằm thu lợinhuận Do vậy, để thấy được sự tác động, ảnh hưởng đến việc bán hàng và hiệu quảkinh doanh phải có sự so sánh tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng với các chỉ tiêudoanh thu bán hàng và lợi nhuận thực hiện trong kỳ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

THƯƠNG MẠI KYCONS.

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về tình hình doanh nghiệp.

2.1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons thành lập và hoạt độngkinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017087 do Sở kế hoạch

và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 04 tháng 05 năm 2007 dưới hình thức công ty Cổ phầnhoạt động theo luật Doanh nghiệp do Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI, kỳhọp thứ 8 năm 2005 thông qua Các cổ đông của công ty là tập thể những cá nhân cókinh nghiệm trong đào tạo và thi công chuyên ngành xây dựng Đặc biệt là trong lĩnhvực thi công và ứng dụng khoa học công nghệ xây dựng nhà cao tầng

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons ra đời từ nhu cầu pháttriển của xã hội chủ yếu là xây lắp các công trình xây dựng, trưởng thành và lớn mạnhcông ty mở rộng thêm lĩnh vực đầu tư bất động sản, buôn bán vật liệu xây dựng, dịch

vụ cho thuê nhà, đất, máy móc xây dựng

Là doanh nghiệp ra đời sau nhiều năm so với các doanh nghiệp xây dựng hàngđầu Việt Nam Vì vậy Kycons.JSC lấy đầu tư để phát triển: đầu tư thiết bị và áp dụngcông nghệ thi công hiện đại song hành với việc xây dựng mô hình quản lý chuyênnghiệp và phù hợp với từng nhóm sản phẩm để cạnh tranh và hội nhập bên cạnh nhữngthương hiệu lớn

Trụ sở chính : B32, lô BT1, KĐT Mỹ Đình2, Từ Liêm, Hà Nội

Với triết lý kinh doanh “Thành công của Chúng tôi là niềm tin và sự hài lòng của

khách hàng”, cộng đồng những con người của KYCONS luôn tâm nguyện và tự hào

được cùng hợp tác với quý khách hàng để tạo nên những công trình, những sản phẩmđặc trưng, chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế có lợi ích bền lâu.

Cùng sống và làm việc trong một không gian văn hóa đặc trưng, lấy “ nhân tâm”làm cốt, niềm đam mê nghề nghiệp và nhiệt huyết cống hiến làm động lực phát triển,mọi thành viên Kycons cùng hướng về mục tiêu Kycons là mái nhà chung no ấm thịnhvượng, có môi trường làm việc tích cực, văn minh

2.1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại

Kycons.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CPĐTXDTM Kycons

(Nguồn cung cấp : Phòng tổ chức hành chính quản trị Công ty CPĐTXDTM Kycons)

Đại hội đồng cổ đông: Đóng vai trò là cơ quan quyết định cao nhất của công ty

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công

ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty

Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm soát mọi mặt hoạt động quản trị và điều hànhhoạt sản xuất kinh doanh của công ty

Giám đốc điều hành: Do hội đồng quản trị bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước hộiđồng quản trị về điều hành quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

KẾ TOÁN TRƯỞNG

PHÒNG ĐẤU THẦU VÀ QUẢN LÝ THI CÔNG

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

PHÒNG THIẾT BỊ VÀ KINH DOANH VẬT TƯ

Phó giám đốc: Phụ trách quản lý các hoạt động của do giám đốc điều hành giaoquyền.

Phòng tài chính kế toán: Quản lý, dự trữ vốn, thực hiện thanh toán các khoảnchi phí, thu hồi công nợ, kiểm tra việc thực hiện chi trả lương và các khoản chi phíkhác

Phòng tổ chức hành chính quản trị : Quản lý công tác tổ chức, sử dụng cácnguồn lực

Phòng đấu thầu và tổ chức thi công : quản lý công tác ký kết hợp đồng và lên kếhoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát thi công dự án

Phòng thiết bị và kinh doanh vật tư: Quản lý các vật tư, trang thiết bị, lên kếhoạch thu mua, dự trữ, bán hàng

2.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons

• Thiết kế, xây dựng; giám sát thi công xây dựng hoàn thiện công trình dân dụng vàcông nghiệp, tư vấn quản lý dự án; kinh doanh bất động sản

• Bán buôn vật liệu xây dựng, gia công cơ khí, thiết bị, linh kiện điện tử, tin học,máy móc, thiết bị, nguyên phụ kiện ngành may mặc, hàng gia dụng

• Vận tải hàng hóa bằng đường bộ; đường thủy; kho bãi và lưu giữ hàng hóa;

• Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác; dịch vụ lưu trú ngắn ngày

• Dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường sức khỏe tương tự; cung cấpdịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng

2.1.1.5.Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Thương mại Kycons.

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CPĐTXDTM Kycons qua ba năm 2010, 2011, 2012.

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ

2.808.003.003 31.099.019.448 15.322.518.660 28.291.016.445 11.08 (15.776.500.782) 0.49

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung

10 Chi phí quản lý doanh nghiệp 689.893.195 510.311.358 599.294.068 (179.581.837) 0.74 8.982.710 1.17

11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

doanh

12 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (55.271.047) 424.920.176 528.480.267 480.191.223 103.560.091 1.24

14 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh

nghiệp

(55.271.047) 323.295.882 401.573.003 378.566.929 78.277.121 1.24

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính Công ty CPĐTXDTM Kycons)

Nhận xét: Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CổPhần Đầu tư Xây dựng Thương Mại Kycons trong ba năm 2010, 2011, 2012 ta thấyđược tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tương đối tốt.

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Qua bảng ta thấy doanh thu tăng độtbiến vào năm 2011 (tăng hơn 11 lần) nhưng cũng lập tức giảm hơn 2 lần vào năm

2012 Nguyên nhân do năm 2011 công ty mở rộng quy mô, ngành nghề kinh doanh.Quá trình kinh doanh được cải thiện Nhưng đến 2012 giá nhà đất giảm mạnh, giá vậtliệu lại vẫn ít thay đổi, ngành nghề xây dựng bị đóng băng

Chi phí mua hàng: Năm 2012 đứng trước tình hình khó khăn, công ty đã đề ranhiều phương án để cắt giảm chi phí mua hàng, công với thực trạng quản trị mua hàng

ổn định nên tỉ lệ giá vốn hàng bán so với doanh thu giảm Thông qua đó nên năm 2012công ty vẫn thu được lợi nhuận gộp gần hai tỷ (tăng hơn 2 lần so với năm 2011)

Doanh thu từ hoạt động tài chính: Do tổng doanh thu từ hoạt động này ít và tốc

độ tăng không cao nên giá trị từ hoạt động không đáng kể Năm 2011 tăng 1.23 lần sovới 2010 Năm 2012 giảm nhẹ 1.22 lần so với 2011

Chi phí bán hàng : Năm 2011 Kycons bắt đầu trích cho hoạt động bán hàng (Chiphí bán hàng) là 347.687.987 nghìn đồng Năm 2011 buôn bán khó khăn hơn, tính cạnhtranh cao hơn nên công ty tăng chi phí bán hàng tăng lên 905.907.342 (tăng 2.6 lần)

Chi phí quản lý doanh nghiệp: Năm 2011 công ty áp dụng khoa học kỹ thuậtmới vào quá trình quản lý doanh nghiệp nên giảm còn 0.74 lần so với năm 2010 (từgần 689 893 195 nghìn đồng xuống 510 311 358 nghìn đồng) Nhưng năm 2012Kycons cải thiện lại bộ máy lao động ở các phòng ban nên chi phí tăng nhẹ lên 1.17lần (lên 599 294 068 nghìn đồng)

Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng : năm 2010 công ty thua lỗ hơn 100triệu đồng Nhưng đến năm 2011 công ty đã bắt đầu có lãi (121 168 023 nghìn đồng).Năm 2012 tăng mạnh lên gấp 3.93 lần so với 2011 Tổng lợi nhuận trước thuế : Năm

2011 công ty thoát khỏi tình trạng thua lỗi và tiếp tục tăng vào 2012 ( tăng 1.24 lần)

Năm 2012 tổng lợi nhuận sau thuế là hơn 400triệu Đó là một dấu hiệu đángmừng cho Kycons trong thời kỳ kinh tế khó khăn này Công ty không những không bịgiảm tốc độ phát triển mà lợi nhuận còn tăng cao Nó khẳng định vị trí và sức sốngmạnh mẽ của Kycons trên thị trường

2.1.2 Đánh giá tổng quan môi trường hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.

2.1.2.1 Đánh giá tổng quan về công tác mua hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Thương mại Kycons.

Công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mạiKycons trong ba năm gần đây có tiến bộ rõ rệt Nhìn chung Công ty đã xây dựngđược một quá trình mua hàng gắn với thực tiễn kinh doanh của thực tiễn hoạt độngkinh doanh của mình.Công ty thường mua hàng ở những nhà cung cấp uy tín, tin cậy

và có mối quan hệ lâu dài như: Công ty CP XD Phục Hưng Holdings, công ty NishuTrường Thành, công ty TNH Hoàng Tuấn, công ty cổ phần thép và vật tư xây dựng,công ty THHH Bình Yên Công ty có bộ phận mua hàng chuyên biệt và có kinhnghiệm tốt quá trình mua hàng bước đầu đã đạt được những kết quả nhất định nhưviệc xác định nhu cầu mua hàng khá chi tiết , cẩn thận và đầy đủ; đã tạo lập cho công

ty một hệ thống NCC lớn giúp công ty có những nguồn hàng đa dạng, phong phú đảmbảo mua được hàng đúng cả số lượng, chất lượng và thời gian; hoạt động theo dõi vàkiểm tra giao nhận hàng được thực hiện tốt với sự phối hợp giữa các nhân viên kỹthuật của công ty và đại diện của NCC nên ít xảy ra sai sót trong việc mua hàng cóđúng số lượng, chất lượng hay không

Trong thực tế công tác tổ chức mua hàng vẫn còn gặp nhiều hạn chế, đặc biêt làtìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp chưa được được chú trọng

Lực lượng mua hàng của công ty còn ít, chủ yếu mua hàng với kinh nghiệm bảnthân Trình độ chuyên ngành còn kém nên khả năng xác định nhu cầu và mục tiêu muahàng thấp Mua hàng theo ý nghĩ chủ quan, không có cái nhìn khái quát toàn thịtrường Dẫn đến lãng phí chi phí, quyết định mua hàng chưa là quyết định tối ưu.Trình độ của nhân viên mua hàng còn hạn chế, mặc dù đội ngũ nhân viên của công ty

là đội ngũ nhân lực trẻ, luôn nhiệt tình, năng động trong công việc, xong vẫn chưa có

đủ kiến thức về thương mại trong lĩnh vực xây dựng, chưa có đủ kinh nghiệm, kỹ năngtrong việc thương lượng, đàm phán, ký kết hợp đồng Cơ sở vật chất kỹ thuật nhưđiều kiện kho bãi, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hỗ trợ theo dõi kiểm tra còngặp nhiều khó khăn

2.1.2.1 Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.

 Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô:

- Môi trường chính trị pháp luật: Các chính sách pháp luật và chủ trương củaNhà nước ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đặc

giá thu mua của công ty, các quy định về chất lượng thi công, vật liệu xây dựng Nhànước chưa có hệ thống chặt chẽ, chính sách chưa linh hoạt như chính sách thuế, chínhsách tài trợ vốn, cho vay vốn với lãi suất ưu đãi để hỗ trợ cho các doanh nghiệp vừa vànhỏ phát triển khiến cho công ty còn gặp nhiều khó khăn Quá trình hội nhập của công

ty với kinh tế còn chậm

- Môi trường kinh tế: Tình hình biến động của tỉ giá, lãi suất và lạm phát ảnhhưởng lớn đến công tác mua hàng của công ty Sự suy giảm về kinh tế là xu hướng củathế giới gây ảnh hưởng lớn đến xây dựng Giá cả tất cả các mặt hàng đều tăng, vật liệuxây dựng cũng không nằm ngoài Giá thành mua lớn, gây khó khăn, kìm hãm sự pháttriển trong công tác mua hàng Sự thay đổi lãi suất kéo theo chi phí lãi vay cũng thay đổi

- Môi trường khoa học kỹ thuật : Công ty đã nắm chắc được những tiến bộ củakhoa học ứng dụng vào công tác mua hàng Quản lý NCC, nhu cầu của công ty đểphục vụ công tác mua hàng tốt hơn Khoa học phát triển giúp cho chất lượng hàng hóatăng, giá thành hạ, nâng cao chất lượng hàng mua cho công tác mua hàng của Kycons

 Các nhân tố thuộc môi trường vi mô :

- Môi trường ngành:

+ Khách hàng: Ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty.Nhu cầu hiện tại của khách hàng, các xu hướng tiêu dùng trong tương lai,… là nhữngcăn cứ quan trọng để Công ty xây dựng kế hoạch mua hàng hợp lý Với các phươngchâm phục vụ “ Thành công của chúng tôi là niềm tin và sự hài lòng của khách hàng”,

do đó để phục vụ tốt nhất khách hàng, tiết kiệm chi phí, đạt được hiệu quả cao thì côngtác tổ chức mua hàng chính là yếu tố quan trọng nhất

+ Nhà cung cấp: Hiện nay Công ty đã có được những mối quan hệ tốt đẹp vớicác NCC có uy tín trên thị trường Nhà cung cấp của Kycons chủ yếu là lâu năm và có

uy tín, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty như : Công ty

CP XD Phục Hưng Holdings, công ty Nishu Trường Thành, công ty TNH HoàngTuấn, công ty cổ phần thép và vật tư xây dựng, công ty THHH Bình Yên Nhờ cónguồn hàng ổn định mà hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra một cách liên tục,hiệu quả Công ty luôn thực hiện các chính sách quan hệ tốt với nhà cung cấp để tạomối quan hệ làm ăn lâu dài Việc tạo ra nguồn cung cấp có chất lượng tạo khả năngcạnh tranh lớn trên thị trường cho Kycons

+ Đối thủ cạnh tranh: Kycons là công ty kinh doanh trên lĩnh vực xây dựng,hiện tại công ty đang phải đối mặt với nhiều công ty lớn và có uy tín trên thị trườngnhư : Công ty CP bê tông Hà Nội, DNTN cung ứng vật tư và DVTM thành đô, chinhánh gạch Tuynen Hà Nội, công ty CP Anh Phát Thịnh Công ty cần đầu tư hơn nữavào chất lượng sản phẩm, có chương trình quảng bá hình ảnh của công ty hơn nữa

 Môi trường nội bộ:

+ Khả năng tài chính của công ty: Khả năng tài chính lớn mạnh thì việc tổ chứccông tác mua hàng có nhiều thuận lợn hơn, không bỏ qua các cơ hội về hàng hóa khicần thiết Năm 2012 vốn điều lệ của công ty lên đến hơn 30 tỷ VNĐ

+ Năng lực của đội ngũ mua hàng: Công ty đã áp dụng một số chính sách mớitrong việc tuyển dụng nhân viên , đào tạo và đãi ngộ nhân viên Với đội ngũ nhân viêntrẻ năng động, có chuyên môn, sức khỏe và trình độ đã phần nào làm thay đổi phươngthức , tư duy trong kinh doanh

+ Chiến lược kinh doanh của Công ty: Trong quá trình sản xuất kinh doanh,luôn có những NCC mới chào hàng đến công ty, có nhiều nguồn nguyên liệu để lựachọn với giá cả và chất lượng mẫu mã đa dạng Tuy nhiên, Công ty CP Đầu tư Xâydựng TM Kycons với phương châm đem đến những sản phẩm tốt, có uy tín và làm hàilòng khách hàng nên nguồn hàng lựa chọn luôn phải đạt chỉ tiêu về mà công ty đề ra

+ Tình hình bán hàng của Công ty: Với đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh củamình công ty đã và đang cung cấp 1 danh mục hàng hóa đa dạng phong phú, phục vụtối đa nhu cầu khách hàng Luôn đem đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất,phù hợp với xu hướng cũng như tiến bộ của khoa học và kỹ thuật

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.

2.2.1 Kết quả thu thập dữ liệu sơ cấp về công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.

2.2.1.1 Kết quả tổng hợp phiếu điều tra

Để thấy được thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tưXây dựng Thương mại Kycons em đã tiến hành phát ra và thu về 10 phiếu ðiều tra

Hình thức mua hàng của công ty:

Nguồn: tổng hợp từ phiếu điều tra

Nhìn vào biểu đồ ta thấy hình thức mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng muabán đang được công ty áp dụng nhiều nhất (50%) Hình thức này giúp công ty giảm tối

đa các chi phí bảo quản, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng Hình thức mua hàng quađại lý cũng được công ty áp dụng nhiều nhằm giảm giá khi mua với lượng hàng lớn.Đối với một số mặt hàng đặc thù và khan hiếm công ty có sử dụng hình thức mua hàngliên doanh liên kết, mô giới Nhưng hai hình thức này ít dùng vì chi phí khá cao