- Công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty vẫn còn những tồn tại bởi do trình độ của nhân viên còn hạn chế Máy móc thiết bị hỗ trợ quá trình mua hàng còn
3.3.1. Nhóm giải pháp chính
3.3.1.1. Đề xuất tăng cường công tác xây dựng kế hoạch mua hàng.
Công tác xây dựng kế hoạch là tiền đề cho công tác tổ chức mua hàng.
Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường, thu thập các thông tin về thị trường để có thể xác định được nhu cầu của khách hàng trong tương lai, chủ động hơn trong công tác mua hàng. Công ty cần xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể và phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của mình.
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
Trước tiên công ty cần phải phân loại nhu cầu mua hàng để đưa ra các phương án khác nhau phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa, từng loại nhu cầu. Xét về mục đích sử dụng hàng hóa thì nhu cầu về mua nguyên vật liệu có thể chia ra làm hai loại. Thứ nhất là nhu cầu cho hoạt động sản xuất của bản thân doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình thi công các công trình xây dựng mà doanh nghiệp đã nhận thầu. Có thể thấy rằng nhu cầu này doanh nghiệp có thể tính toán, dự tính và lên kế hoạch mua một cách dễ dàng và chính xác và chủ động. Bởi nó phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất, thi công của bản thân doanh nghiệp. Loại nhu cầu thứ hai là nhu cầu phục vụ cho hoạt động kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng. Đây là nhu cầu có tính chất không ổn định và khó dự đoán chính xác. Tuy nhiên công ty vẫn có thể dựa vào tình hình kinh doanh, doanh số bán hàng trong tháng (quý, năm) trước và thông tin về xu hướng biến động nhu cầu trên thị trường để đưa ra các dự báo nhu cầu của khách hàng một cách khách quan và sát thực tế nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân loại nhu cầu về các loại mặt hàng khác nhau một cách rõ ràng và cụ thể, như: nhu cầu về thép, nhu cầu về xi măng, nhu cầu về gạch … Công ty nên xác định rõ nhu cầu cho từng mặt hàng theo nhu cầu của khách hàng, dự đoán càng chính xác bao nhiêu thì doanh nghiệp càng dễ dàng hơn trong công tác chuẩn bị mua hàng. Để làm được điều này thì cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận với nhau để có thể đưa ra các số liệu dự đoán chính xác nhất về nhu cầu hàng hóa của bản thân doanh nghiệp và thị trường khách hàng của doanh nghiệp mình. Bởi nhu cầu mua hàng còn phụ thuộc vào lượng bán ra, dự trữ và do đó cần nghiên cứu một cách cụ thể từng yếu tố.
Yếu tố quyết định đến thành công của công tác lập kế hoạch mua hàng của công ty chính là năng lực làm việc của đội ngũ mua hàng. Lực lượng mua hàng cần được trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện, kiến thức và kĩ năng cho việc thu thập và phân tích thông tin, kĩ năng lập kế hoạch mua hàng …
3.3.1.2. Cần nâng cao khả năng thực hiện quy tắc luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất
Mua hàng từ nhiều NCC là một trong ba nguyên tắc tổ chức mua hàng cơ bản trong quản trị tác nghiệp, điều này sẽ giúp cho công ty luôn giữ thế chủ động trước NCC, không bị các NCC hiện tại ép giá cũng như số lượng hàng, có cơ hội tiếp cận với nhiều nguồn hàng khác nhau, so sánh giữa các NCC về giá cả, chất lượng dịch vụ để tìm cho mình những NCC tốt nhất. Cần linh hoạt và chủ động hơn nữa trong công tác tìm kiếm cho mình NCC khác để tiến hành mua. Nếu NCC mới có thể đáp ứng được nhu cầu của công ty một cách tốt nhất, phù hợp với những tiêu chuẩn lựa chọn NCC của công ty, là NCC có uy tín thì cũng nên có những phương hướng cho lần mua hàng tiếp theo lần sau. Đối với những mặt hàng mới , thị trường chưa có nhiều thông
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
tin, công ty nên có những chính sách thăm dò thị trường, tiến hành mua bán thử nghiệm. Nếu hiệu quả thì tiếp tục hợp tác kinh doanh và ngược lại. Công ty có chính sách tìm kiếm và lựa chọn NCC mới sẽ tạo sự cạnh tranh giữa NCC mới và NCC truyền thống, có như vậy công ty mới có cơ hội mua hàng với chi phí thấp hơn vì lúc này các NCC đều muốn tạo ưu đãi để giữ chân khách hàng của mình.
3.3.1.2. Hoàn thiện phương pháp đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất
Công ty cần đề ra một hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá NCC cho rõ ràng, khoa học trước khi lựa chọn để tìm được NCC phù hợp nhất, có khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty. Công ty có thể áp dụng bảng thang điểm sau để đánh giá với từng NCC của mình.
Bảng 3.1: Các tiêu chí đánh giá NCC
T
T CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HỆ SỐ
ĐIỂM
CHUẨN ĐIỂM GHI CHÚ
1 Khả năng cung cấp hàng hóa 10 2 Điều kiện bảo hành hàng hóa 10 3 Các điều kiện kỹ thuật 10
4 Giá cả 10
5 Thời gian đã hợp tác với công ty
10 6 Các ưu đã khác đối với công
ty
10
Tổng điểm = ∑ (Điểm * hệ số)
Dựa vào số điểm NCC đã được đánh giá theo bảng, công ty sẽ lựa chọn những NCC có số điểm đạt yêu cầu. Lập danh sách các NCC đó, tạo mối quan hệ và đặt hàng NCC mới, từ đó có mối làm ăn lâu dài.
3.3.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng
Hiện nay công ty chưa thực sự quan tâm tới vấn đề này, công ty thường xuyên mua hàng từ những NCC truyền thống. Công ty chưa tận dụng được hết lợi thế của mình khi mua hàng. Nguyên nhân chủ yếu là do hạn chết đội ngũ cán bộ chuyên trách trong công tác thương lượng và đặt hàng, đòi hỏi là người nhanh nhẹn, có kinh nghiệm và am hiểu thị trường. Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể thuê thêm các chuyên gia bên ngoài, có kinh nghiệm, giỏi chuyên môn để hướng dẫn, tư vấn hay giảng dạy và đào tạo cho nhân viên.
- Tổ chức đàm phán, thương lượng: Quá trình đàm phán và thương lượng kết hợp cả tính khoa học và nghệ thuật. Trong đàm phán cần phải tiến hành một cách khoa
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
học, từ nghiên cứu, phân tích và lập phương án và tiến hành đàm phán theo quy trình chặt chẽ. Đàm phán phải biết ứng xử linh hoạt và sử dụng các kỹ năng để nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật. Có như thế mới nâng cao kết quả của đàm phán.
Cần thiết lập được nhóm đàm phán có đầy đủ kiến thức , những mặt hàng định kinh doanh như giá trị , công dụng, các tính chất cơ, lý, hóa, đặc tính kỹ thuật cơ bản, giá cả , quy cách, phẩm chất… tình hình sản xuất mặt hàng đó, tính thời vụ, nguyên liệu sản xuẩt, quy trình công nghệ. Có sự hiểu biết đối với NCC: Tên đầy đủ của NCC, trụ sở kinh doanh, sản phẩm chính, năng lực tài chính, khả năng sản xuất, uy tín trên thị trường…Đồng thời muốn đàm phán thành công cần tìm hiểu về những thông tin chung về kinh tế, chính trị và pháp luật. Cần có những phương án đàm phán với những điều khoản chủ yếu của cuộc giao dịch như sản phẩm, giá cả, số lượng, chất lượng, điều kiện vận chuyển, giao hàng và thanh toán.
- Đặt hàng: quá trình đặt hàng sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch mua hàng đã được xác định trước đó. Công ty cần phải xác định rõ chủng loại, mẫu mã, chất lượng, nhằm tránh sự nhầm lẫn khi kí kết hợp đồng và khi giao hàng. Việc ký kết hợp đồng sẽ được thực hiện khi kết thúc quá trình thương lượng và đàm phán.
3.3.1.4. Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng
Công ty cần chú trọng trong công tác kiểm soát giao nhận hàng, nhà quản trị thường xuyên kiểm tra giấy tờ và tham gia trực tiếp vào quá trình nhận hàng. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng, số lượng hàng hóa mua vào phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng thừa thiếu hàng hoặc hàng hóa không đạt tiêu chuẩn. Ngoài ra còn có những buổi kiểm tra đột xuất khiến nhân viên luôn cẩn thận, nghiêm túc trong công việc. Nên đặt mức ra những quy định về thưởng phạt một cách công khai để khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả hơn.
Trong quá trình giao nhận hàng cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kỹ thuật và nhân viên kinh doanh thu nhận hàng. Bộ phận mua hàng tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến mua bán, còn bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lượng, mẫu mã, chủng loại các hàng hóa.
Xây dựng các hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng và đơn giản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra hàng hóa, công ty nên xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn hàng hóa đạt yêu càu trong quá trình kiểm tra. Đòi hỏi nhân viên tham gia quá trình này phải là những người có trình độ chuyên sâu , thông thạo các nghiệp vụ , có sự hiểu biết về các sản phẩm mà mình có trách nhiệm kiểm tra. Có như vậy việc giao hàng mới diễn ra nhanh hơn và tránh được những sai sót và tránh được những sai sót, thiệt hại trong khâu nhận hàng. Công ty nên đầu tư vào việc trang bị các phương tiện vận tải để chủ động, đảm bảo an toàn và yên tâm về chất lượng trong quá trình vận chuyển.
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
3.3.1.5.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ công tác tổ chức mua hàng
Tuyển chọn nhân viên mua hàng là cần thiết, cũng như việc đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho những nhân viên của công ty, nhân viên mua hàng cần đảm bảo những yêu cầu sau:
Nắm chắc kiến thức về hàng hóa mà công ty cần mua, hiểu rõ được hoạt động của doanh nghiệp, phân tích thị trường và lập kế hoạch mua một cách thành thạo. Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thương lượng tốt, năng động , khéo léo. Công ty cần đánh giá chính xác năng lực của nhân viên mua hàng. Từ đó có những chính sách, kế hoạch đào tạo phù hợp.
Ngoài ra cần có chính sách thưởng phạt công bằng để có thể thúc đẩy sự cố gắng và nhiệt ttnh của nhân viên cũng như cảnh cáo những trường hợp không đạt yêu cầu. Điều này sẽ tạo ra một không khí thi đua giữa các nhân viên, nâng cao tinh thần hiệu quả công việc.