phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.
2.2.1. Kết quả thu thập dữ liệu sơ cấp về công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổphần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons. phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.
2.2.1.1. Kết quả tổng hợp phiếu điều tra
Để thấy được thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons em đã tiến hành phát ra và thu về 10 phiếu ðiều tra.
Tìm kiếm nhà cung cấp:
Nguồn thông tin về NCC được đánh giá cao là nguồn thông tin nội bộ. Đó là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất vì được chính các nhân viên trong công ty thu thập về sang lọc và đánh giá tổng hợp thành. Thông tin từ mối quan hệ với các NCC đã và đang hợp tác lâu năm qua hồ sơ được lưu trữ tại công ty. Với đặc thù là công ty về xây dựng nên các hàng hóa mua qua báo, đài ít nên không được đánh giá cao. Chủ yếu là nguồn thông tin quảng cáo từ NCC.
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
Hình thức mua hàng của công ty:
Nguồn: tổng hợp từ phiếu điều tra
Nhìn vào biểu đồ ta thấy hình thức mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán đang được công ty áp dụng nhiều nhất (50%). Hình thức này giúp công ty giảm tối đa các chi phí bảo quản, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng. Hình thức mua hàng qua đại lý cũng được công ty áp dụng nhiều nhằm giảm giá khi mua với lượng hàng lớn. Đối với một số mặt hàng đặc thù và khan hiếm công ty có sử dụng hình thức mua hàng liên doanh liên kết, mô giới. Nhưng hai hình thức này ít dùng vì chi phí khá cao.
Lựa chọn nhà cung cấp:
Biểu đồ 2.2: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
(Nguồn : Tự tổng hợp)
Theo thống kê tiêu chí đánh giá NCC, ta thấy chất lượng hàng hóa, khả năng cung cấp hàng hóa, giá thành hàng hóa được doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Tất cả các cán bộ đều trả lời 3 tiêu chí đó để đánh giá .
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
`Tiêu chí hàng đầu mà công ty đưa ra để lựa chọn NCC chính là chất lượng và thời hạn giao hàng của NCC, bởi vì với công ty, khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp (chỉ tiêu chất lượng chiếm 9/10 phiếu đánh giá độ quan trọng số 1, chỉ tiêu thời gian giao hàng chiếm 7/10 phiếu đánh giá độ quan trọng số 1)
Nếu hàng hóa có chất lượng tốt, nhưng nhà cung cấp không giao được kịp thời cho doanh nghiệp thì có thể làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như làm mất uy tín của doanh nghiệp.
Thương lượng và đặt hàng:
Để công tác đặt hàng đạt được hiệu quả cao phụ thuộc rất nhiều vào các kỹ năng của nhân viên giao hàng. Qua việc phát phiếu điều tra ta thu được kết quả sau:
Biểu đồ 2.3: Các kỹ năng cần thiết đối với một nhân viên mua hàng
Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra
Qua biểu đồ trên ta thấy kỹ năng đàm phán và thương lượng là kỹ năng quan trọng nhất đối với một nhân viên mua hàng, chiếm 30% phiếu chọn, sau đó là kỹ năng giao tiếp và kỹ năng thu thập thông tin.
Tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons được tiến hành thông qua các hình thức đó là gặp gỡ trực tiếp thông qua điện thoại và thư điện tử, thông thường cuộc thương lượng giữa doanh nghiệp với NCC bao gồm một số nội dung về các điều kiện chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, điều kiện thanh toán và điều kiện giao hàng.
2.2.1.2. Kết quả tổng hợp phỏng vấn
Theo ông Lê Bá Định Thành _ Phó giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Thương mại Kycons:
- Người đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng của công ty:“ Vì giá trị mỗi đơn đặt hàng lớn và công ty đang thiếu nguồn nhân lực phục vụ công tác
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
mua hàng nên việc mua hàng và thương lượng với các nhà cung cấp thường được thực hiện bởi ban giám đốc”
- Đặc điểm kinh doanh của Công ty đó là các sản phẩm về vật liệu, máy móc xây dựng. Khách hàng thường ít và nhu cầu về hàng hóa là khác nhau nhưng số lượng lại lớn và giá trị hàng hóa cao nên không phải khi nào hàng hóa cũng có sẵn và đáp ứng ngay lập tức nhu cầu của khách hàng. Nếu là khách hàng lớn, thường thì công ty sẽ nhận xác đơn đặt hàng trước rồi mới tiến hàng mua hàng.Việc đặt hàng dựa vào đơn đặt hàng theo nhu cầu hiện tại của khách tuy tiết kiệm được chi phí bảo quản nhưng gây ra tốn kém về chi phí trong lần giao dịch, chưa áp dụng hiệu quả được phương pháp đặt hàng tối ưu. Mua hàng với lượng nhỏ lẻ thì giá sẽ cao hơn, làm giảm lợi nhuận của công ty, và công ty cũng không thể đưa ra một kế hoạch mua hàng cụ thể với mặt hàng này, công ty không chủ động được giá sản phẩm và nguồn hàng nếu có có trục trặc từ phía nhà cung cấp hay quá trình vận chuyển”.
- Đánh giá về NCC: “Những nhà cung cấp của chúng tôi đều là những nhà cung cấp lâu năm. Họ đem đến cho chúng tôi sự đảm bảo, yên tâm về chất lượng hàng hóa. Thời hạn giao hàng đúng, giá cả ổn định và cách thức giao dịch đơn giản. Nhưng đôi khi những thời điểm khan hiếm, các nhà cung cấo thường tăng giá, tuy không nhiều nhưng cũng khiến công ty gặp nhiều khó khăn. Mặt hàng sản phẩm không phong phú và đa dạng, chưa nắm bắt kịp với nhu cầu khách hàng.”
Phỏng vấn ông Vũ Văn Thọ - Trường phòng thiết bị và kinh doanh vật tư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.
- Nguồn thông tin để tìm kiếm nhà cung cấp: “Chúng tôi có những nhà cung cấp lớn từ lâu năm, từ những ngày đầu thành lập công ty. Ngoài ra chúng tôi luôn có đội ngũ nhân viên không ngừng tìm kiếm và tạo dựng những mối quan hệ mới với những nhà cung cấp thông qua nhiều phương tiện khác nhau như: quảng cáo, chào hàng hay qua cái mối quan hệ khác giới thiệu”
- Tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: “Với Kycons, việc lựa chọn và đưa các nhà cung cấp ra để đánh giá một cách quy trình và bài bản là rất ít, chủ yếu là khách hàng quen thuộc lâu năm, dựa vào các tiêu chí chủ yếu như chất lượng hàng, thời gian, cách thức giao hàng đơn giản và giá thành ổn định, vị thế và quan hệ với nhà cung cấp”
- Giải pháp để hoàn thiện quá trình tổ chức mua hàng của công ty: “Nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng cao, để đáp ứng được những đòi hỏi mới của khách hàng, giảm thiểu sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, công ty
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
chúng tôi luôn không ngừng đa dạng hóa sản phẩm bằng cách hoàn thiện quá trình tổ chức mua hàng của công ty. Đội ngũ mua hàng cần xác định chính xác nhu cầu của khách hàng, đẩy mạnh quan hệ hợp tác làm ăn với các NCC nhằm tìm kiếm những cơ hội mua được nguồn nguyên liệu phong phú với chi phí tối ưu”
Theo bà Phạm Thị Hoa _ Trưởng phòng Tổ chức hành chính quản trị