“Việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực phục vụ công tác tổ chức mua hàng đang được công ty quan tâm đặc biệt, công ty có nguồn nhân viên khá nhiệt tình và có năng lực, đặc biệt là kỹ năng đàm phán, thương lượng, giao tiếp, lập kế hoạch kinh doanh, công ty đang có kế hoạch tuyển thêm nguồn nhân sự phát triển và tìm hiểu thị trường của nhà cung cấp để đảm bảo và chủ động hơn nguồn hàng trong quá trình sản xuất và kinh doanh”
2.2.2. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp về công tác tổ chức mua hàng của Công tyCổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons. Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.
2.2.2.1. Thực trạng công tác tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.
Tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng TM Kycons, quy trình tìm kiếm NCC được diễn ra như sau:
- Sau khi đã xác định được hàng hóa cần mua, nhân viên mua hàng tiến hành tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp tiềm năng. Nhân viên mua hàng sẽ gửi các thư hỏi hàng đến NCC cũ hoặc mới kèm theo thông tin hàng hóa, điều kiện giao nhận, giá cả ?
- Nguồn thông tin để tìm kiếm nhà cung cấp của công ty chủ yếu dựa trên nguồn thông tin của công ty như xem xét theo các tập hồ sơ tài liệu được lưu trữ, các hồ sơ NCC đang lưu trữ tại doanh nghiệp. Đối với NCC, mới công ty tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các NCC có khả năng đáp ứng cho doanh nghiệp thông qua nhiều hình thức. Công ty chủ yếu dựa vào các thư chào hàng của NCC.
- Lập hồ sơ các NCC: công ty chủ yếu hợp tác với các NCC lâu năm và có mối quan hệ bền vững, tin cậy nên hồ sơ của các NCC thường được lập một cách khá chi tiết và có độ chính xác cao.
Công ty CPĐTXDTM Kycons tiến hành tìm kiếm NCC theo các nguồn thông tin nội bộ, nguồn thông tin đại chúng và nguồn thông tin từ phía chào hàng ở nhà cung cấp. Tuy nhiên việc tìm kiếm nhà cung cấp của công ty chủ yếu dựa vào nguồn thông tin nội bộ của doanh nghiệp, mối quan hệ đã và đang có của công ty. Ngoài ra công ty cũng rất quan tâm đến nguồn thông tin từ các nhà cung cấp mới , các thông tin chào
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
hàng, thông tin từ khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Nhưng việc xác nhận và đánh giá độ chính xác về thông tin còn mất nhiều thời gian, chi phí lớn , ít hiệu quả nên cách thức này công ty rất ít sử dụng.
Tóm lại thực trạng công tác tìm kiếm NCC của công ty đã và đang được quan tâm và hoạt động có hiệu quả, nguồn thông tin luôn được cập nhật liên tục, chính xác từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên cần phải khắc phục , nâng cao hơn bằng cách chủ động hơn trong tìm kiếm nguồn thông tin, chắt lọc thu thập thông tin chính để giảm bớt chi phí tiền bạc và thời gian.
2.2.2.2. Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp. của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons.
Công ty thực hiện đúng quy trình lựa chọn NCC như sau : Thu thập thông tin về NCC, lập danh sách NCC ban đầu, lập tiêu chí đánh giá, tiến hành đánh giá NCC theo tiêu chí đã chọn, lập danh sách NCC chính thức,lưu hồ sơ, đánh giá lại NCC.
Có thể thấy yêu cầu về chất lượng, khả năng cung ứng sản phẩm, giá thành sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu. Đối với công ty sự thỏa mãi của khách hàng luôn là số một , do vậy để tạo uy tín gây dựng lòng tin với khách hàng, nhà cung cấp mà công ty lựa chọn luôn phải tốt nhất, đảm bảo chất lượng, giá cả và thời gian giao nhận hàng hóa…
Hiện nay công ty lựa chọn nhiều nhà cung ứng để tránh rủi ro trong kinh doanh và đa dạng hóa mặt hàng buôn bán của mình. Các nhà cung ứng chính như : Công ty CP XD Phục Hưng Holdings, công ty Nishu Trường Thành, công ty TNH Hoàng Tuấn, công ty cổ phần thép và vật tư xây dựng, công ty THHH Bình Yên. Nhờ có nguồn hàng ổn định mà hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra một cách liên tục, hiệu quả. Công ty luôn thực hiện các chính sách quan hệ tốt với nhà cung cấp để tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài. Việc tạo ra nguồn cung cấp có chất lượng tạo khả năng cạnh tranh lớn trên thị trường cho Kycons.
Công ty chủ yếu lựa chọn và hợp tác với các nhà cung cấp lâu năm và có uy tín để đảm bảo ổn định nguồn hàng. Tuy nhiên nó cũng làm giảm đi những cơ hội tìm được những NCC mới với nguồn hàng rẻ, đa dạng hơn trên thị trường.
Công ty thực hiện chọn NCC từ những mục tiêu như: xây dựng mối quan hệ lâu dài, làm ăn với nhiều NCC để tránh rủi ro…
Tiêu chuẩn chính hiện nay của các NCC của công ty là : Chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá thành hàng mua, khả năng kỹ thuật, khả năng sản xuất, khả năng tài chính của NCC, dịch vụ sau bán….
Hiện tại công tác lựa chọn NCC của công ty đang gặp phải nhiều khó khăn. Với xu hướng nhu cầu của khách hàng bây giờ, nếu vẫn giữ cách lựa chọn NCC thế này
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6
công ty sẽ rất khó phát triển. Nguồn hàng không đa dạng, giá thành ít có sức cạnh tranh, bỏ lỡ nhiều thời cơ.
2.2.2.3. Thực trạng công tác thương lượng và đặt hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Thương mại Kycons
Do thiếu nguồn nhân lực trong công tác mua hàng và công tác thương lượng đóng vai trò quan trọng nên chủ yếu do ban giám đốc thực hiện.
Quá trình thương lượng xác định rõ: Tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, giá cả, hình thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng….. Sau khi đã thống nhất sẽ tiến hành làm hợp đồng.
Tại Công ty CPĐTXDTM Kycons việc thương lượng được tiến hành thông qua các hình thức gặp gỡ trực tiếp, điện thoại và thư điện tử. Nhưng hình thức gặp gỡ trực tiếp thì sẽ thường được áp dụng với NCC mới , với NCC lâu năm công ty thường áp dụng hình thức thương lượng qua điện thoại hoặc qua thư điện tử. Thông thường các cuộc thương lượng bao gồm một số nội dung về các điều kiện chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, điều kiện thanh toán và điều kiện giao hàng.
Đặt hàng thường được ký kết khi đã xác định được nhu cầu trước của khách hàng, tuy nhiên nhiều mặt hàng hoặc khi khách hàng đặt với số lượng lớn thì công ty sẽ tự chủ động đặt hàng với NCC sau khi có đơn đặt hàng của khách hàng. Điều này giúp giảm chi phí bảo quản, đáp ứng đúng nhu cầu bán ra nhưng công ty không chủ động ngay lập tức được nguồn hàng, giá cả phụ thuộc và tốn kém chi phí đặt hàng khá cao khi không có phương án trước đó.
2.2.2.4. Thực trạng giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Kycons
Việc giao nhận hàng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, công ty có đội ngũ nhận hàng, kiểm tra, kê khai hàng nhận một cách chuyên môn. Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa trước khi nhận hàng và nhập kho với sự có mặt chứng kiến của bên bán. Nếu đạt yêu cầu đội ngũ kiểm tra sẽ ký giấy nhận hàng, nhập kho, nếu sai phạm về chất lượng hay số lượng hai bên sẽ cùng xác nhận lại, có thể khắc phục ngay hoặc đưa lên cấp trên chờ giải quyết tùy vào tính chất và mức độ sai phạm.
Sau khi hoàn tất khâu giao nhận hàng, thì nhân viên phụ trách mua, thủ kho thông báo cho bộ phận kế toán gửi chứng từ cần thiết để xác nhận giao dịch và tiến hành thanh toán cho NCC dựa vào các chứng từ cần thiết như: Hóa đơn, hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận đảm bảo chất lượng lô hàng , hợp đồng bảo hiểm, phiếu đóng gói lô hàng. Thời hạn thanh toán sẽ được thực hiện theo hợp đồng đã được ký kết: Trả ngay, trả chậm, hay trả một phần.
SV: Thiều Thị Thoan Lớp K45A6