Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt

Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầythách thức của mình công ty đã gặp khá nhiều khó khăn trong công tác tổ chức muahàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung c

mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt”

Lý do chọn đề tài: Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt độngquản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không chỉ dựa trên lýthuyết mà còn thông qua thực tế để thực hành Qua thời gian thực tập tại công ty,

em thấy công tác tổ chức mua hàng trong công ty đã được sự đầu tư và quan tâmsâu sát của các phòng ban và ban lãnh đạo trong công ty, tuy nhiên, công tác tổchức mua hàng vẫn còn nhiều điều chưa hợp lý và phù hợp dẫn đến việc mua hàngchưa thực sự hiệu quả Để nhằm làm nâng cao tác tổ chức mua hàng trong công tyđược cải thiện tốt hơn và góp phần giảm thiểu được chi phí đầu vào cho doanhnghiệp Đồng thời việc nâng cao tác quản trị mua hàng trong công ty cũng góp phầnlàm tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tồn tại phát triển bềnvững hơn trên thị trường

Thông qua việc nghiên cứu đề tài để có thể nhìn nhận tổng quan về hoạt độngkinh doanh của Công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt Phân tích thực trạng hoạt động,đưa ra các vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân Đề xuất một số giải pháp nhằm nângcao công tác tổ chức mua hàng

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt”, trong thời gian

thực tập em xin chân thành cám ơn:

Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập,bổ sung kiến thức để có nền tảng nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn trong đợtthực tập này

Đồng cám ơn Thạc Sỹ Lã Tiến Dũng- Giảng viên bộ môn Quản Trị Doanh NghiệpThương Mại tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp em hoàn thiện luận văn tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên công ty Cổ Phần Hoàng ThịnhĐạt đã nhiệt tình giúp đỡ em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế củacông ty, qua đó có thể áp dụng những kiến thức đã học từ giảng đường vào thực tế.Tuy đã cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và kiến thức nên luận văn vẫncòn nhiều thiếu sót Vì vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để luậnvăn được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, ngày 3/5/2013

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Bông

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC SƠ ĐÔ

Sơ đồ 2.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp

Sơ đồ 2.2: sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài.

Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tếViệt Nam nhiều cơ hội và thách thức Cùng với tốc độ phát triển không ngừng củacông nghệ, khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnhtranh mạnh mẽ Để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải có những phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàncảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức củadoanh nghiệp thì bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động muahàng Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua hàng chính là hoạt động mua cácyếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu ra Muốn có sản phẩm đầu ra tốt thìtrước tiên phải có các sản phẩm đầu vào tốt Vì vậy các doanh nghiệp cần phải cónhững chiến lược kinh doanh sao cho sản phẩm có chất lượng cao, giá cả phù hợpnhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường

Trong các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thươngmại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợinhuận Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của doanh nghiệpthương mại Đồng thời các doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt độngkinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận thì mỗi doanhnghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong đó giảm chi phí không cần thiết là mộttrong những cách hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng Trong khi đó chi phímua hàng là chi phí có thể cắt giảm được nếu hoạt động mua hàng được tổ chức tốt.Thực vậy hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nếu thực hiện tốt thìchi phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ và các chi phí khác cũnggiảm, đồng thời hàng hóa mua về có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với các sảnphẩm của đối thủ cạnh tranh Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức mộtcách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp

sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanhđầy biến động Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua

hàng, có những chiến lược, chính sách và cả mục tiêu mua hàng cho rõ ràng nhằmthực hiện công tác mua hàng được tốt nhất.

Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng là quan trọngđối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu

ra của doanh nghiệp Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảmbảo yếu tố đầu ra đến với khách hàng Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp đượcthực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinhdoanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì nếudoanh nghiệp tổ chức thực hiện mua hàng không tốt thì có thể dẫn đến hàng hóa vềđến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa không đúng quy cách, mẫu mã, chấtlượng… do đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàngcủa doanh nghiệp Ngược lại công tác tổ chức mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảmbảo hàng hóa được giao đúng thời hạn,

Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạtem nhận thấycông ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đãđạt được những hiệu quả nhất định Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầythách thức của mình công ty đã gặp khá nhiều khó khăn trong công tác tổ chức muahàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâugiao nhận hàng hóa Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải ở doanh nghiệpcòn tồn tại nhiều hạn chế cần phải được hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh vàphát triển trên thị trường Với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì chủ yếucác sản phẩm thiết bị điện là nhập khẩu nước ngoài, nên chịu nhiều ảnh hưởng củamôi trường vĩ mô cũng như môi trường vi mô, cho nên việc mua hàng là công việcrất quan trọng và quyết định sự thành công của công ty Do đó vấn đề hoàn thiệncông tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quan trọng trong doanhnghiệp là vấn đề cấp bách cần được giải quyết đối với các doanh nghiệp nói chung

và công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạtnói riêng

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Cùng nghiên cứu về đề tài này có một số các công trình dưới đây:

 Đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH nhà nước mộtthành viên cơ khí Quang Trung” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thắm- LớpK39 C2- năm 2010

 Đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng của công ty Cổ PhầnThương Mại và Dịch vụ Thành Đạt” sinh viên thực hiện Phan Thị Nệ- Lớp K39A5- năm 2010

 Đề tài: “Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Thăng Long”- sinh viênthực hiện Nguyễn Hải Bằng- Lớp K39 C2- năm 2010

Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều đã giải quyết được những lýluận cơ bản về quản trị mua hàng, trên cơ sở tiếp cận các góc độ tác nghiệp và góc

độ marketing cũng như việc áp dụng lý luận đó vào nghiên cứu thực tế tại các đơn

vị thực tập của mình Các công trình nghiên cứu trước cũng đã đưa ra được các biệnpháp nhằm nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng trong các công ty

Tuy nhiên thực trạng và giải pháp mà các đề tài trước đây đưa ra đều là theo

ý kiến chủ quan của tác giả nghiên cứu được, chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưabiết kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình tại doanh nghiệp thông qua các cán bộ nhânviên trong công ty Chưa nghiên cứu cụ thể thông qua các phương pháp nghiên cứuphương pháp điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn chuyên gia

Hai công trình nghiên cứu gần đây nhất là:

 Đề tài: “Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty Thương Mại Tài Chính Hải Sinh viên thực hiện: Đoàn Thị Chi- Lớp K44A3– năm 2011

Âu- Đề tài: “Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty TNHH Hải Dương- Sinh viên thực

hiện: Nguyễn Thị Liệu- Lớp K44 A4- năm 2011

Hai đề tài này đã nghiên cứu các lý luận cơ bản về quy trình tổ chức muahàng trên góc độ tiếp cận tác nghiệp và marketing, đồng thời cũng đã đưa vàonghiên cứu tại các đơn vị thực tập Các đề tài đã đưa ra được các giải pháp nhằm cảitiến quy trình mua hàng, đã đưa ra được các giải pháp tương đối thực tiễn do biếtnghiên cứu các ý kiến khách quan tại doanh nghiệp thông qua điều tra phỏng vấncán bộ nhân viên trong doanh nghiệp

Như vậy ta thấy qua công trình nghiên cứu của các tác giả trước đây đềukhông có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại cácdoanh nghiệp thực tập.

Đồng thời đến nay có nhiều công trình nghiên cứu tại công ty Cổ Phần

Hoàng Thịnh Đạt nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt” Kết hợp với kiến thức, kỹ

năng và kinh nghiệm có được khi thực tập tại công ty cũng như muốn nghiên cứu cụthể hơn nữa về thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tạicông ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt nên việc em chọn đề tài luận văn để nghiên cứu

là: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt” không hề trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trước đó.

Do đó em chọn đề tài là: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt”.

3.Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.

Mục tiêu chung:

Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng vàviệc phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty cổ phần HoàngThịnh Đạt nhằm phát hiện những khó khăn mà công ty đang gặp phải, tìm hiểunguyên nhân từ đó đề xuất những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng côngtác tổ chức mua hàng tại công ty Hoàng Thịnh Đạt

Mục tiêu cụ thể:

Hệ thống hoá một số lý luận cơ bản về quản trị mua hàng trong doanh nghiệpthương mại và cụ thể là công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt và phân tích thực trạngcông tác mua hàng của công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt qua các kết quả điều trakhảo sát và phân tích các biến động mua hàng của công ty nhằm đề xuất một số giảipháp cơ bản để hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần HoàngThịnh Đạt

4.Phạm vi nghiên cứu của đề tài.

4.1.Về mặt không gian.

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần HoàngThịnh Đạtvà chủ yếu tập trung nghiên cứu tại phòng kinh doanh và phòng vật tư-xuất nhập khẩu của công ty

4.2.Về mặt thời gian.

Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng và các nội dungcủa công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạttrong thời gian

3 năm từ năm 2010- 2012

5.Phương pháp nghiên cứu và xử lý dữ liệu

 Phương pháp thu thập và xử lýdữ liệu thứ cấp

- Các dữ liệu thứ cấp được chọn làm dữ liệu để nghiên cứu tại công ty là các

dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty trong 3 năm, báocáo tổng kết các năm, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng của công ty,

kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, bảng cân đối kế toán, báo cáo tàichính, hồ sơ ISO của công ty…

- Mục đích: Việc nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp nhằm phân tích, nhận xét,đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các số liệu liên quanđến hoạt động mua hàng trong thời gian vừa qua cũng như kế hoạch mua hàng trongthời gian tương lai của công ty, các dữ liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức, lĩnh vựckinh doanh…

 Xử lý dữ liệu thứ cấp bằng phương pháp so sánh: phương pháp so sánh, đối chiếu,phân tích giữa các dữ liệu, chỉ số, nhằm đánh giá được sự thay đổi, tăng trưởng quacác năm Hoặc so sánh có thể tiến hành so sánh theo cặp, để đối chiếu xem giữa các

bộ phận, lĩnh vực khác nhau thì khác nhau như thế nào Khi tiến hành phương phápnày thường là để so sánh số liệu giữa các năm với nhau, năm sau so với năm trướcxem tình hình tăng giảm các chỉ tiêu như thế nào, ví dụ về chỉ tiêu doanh thu, lợinhuận, kết quả hoạt động mua hàng qua các năm…

 Xử lý dữ liệu thứ cấp bằng phương pháp phân tích tổng hợp: Tiến hành đánh giámột cách tổng quát nhất các dữ liệu thứ cấp thu thập được sau đó tiến hành tổnghợp lại để rút ra các kết luận cần thiết cho việc viết luận văn

 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp

Khi tiến hành thu thập các dữ liệu sơ cấp tại doanh nghiệp thực tập thì tác giảtiến hành lập các phiếu điều tra trắc nghiệm và phiếu phỏng vấn đến nhân viêntrong công ty

 Phiếu điều tra trắc nghiệm:

- Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế khoảng từ 8- 10 câu, mỗi câu cónhiều phương án trả lời khác nhau, giúp cho người được hỏi có câu trả lời phù hợpnhất về thực trạng công tác mua hàng của doanh nghiệp

- Việc thu thập các dữ liệu từ phiếu điều tra trắc nghiệm nhằm giúp tác giảthu thập được các thông tin chung nhất có liên quan đến hoạt động mua hàng củadoanh nghiệp

- Cách thức tiến hành:

+ Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm chủ yếu các câu hỏi tập trung vàocông tác mua hàng của doanh nghiệp như công tác xây dựng kế hoạch mua hàngcủa doanh nghiệp, công tác tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặthàng của doanh nghiệp… Với mỗi câu hỏi là có nhiều đáp án trả lời và có các hìnhthức lựa chọn, cách chọn đáp án có thể là tích dấu hoặc khoanh tròn đáp án cầnchọn

+ Bước 2: Tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm đến các cán bộ nhân viêntrong công ty, những người được phát phiếu bao gồm: Giám đốc kinh doanh côngty- Nguyễn Hồng Hải, nhân viên kinh doanh Nguyễn Thị Trang, giám đốc vật tư,xuất nhập khẩu– Nguyễn Văn Nam, nhân viên phòng vật tư- Vũ Quốc Đạt, nhânviên phòng kỹ thuật- Trần Đình Mạnh, nhân viên kinh doanh Đàm Văn Tùng, nhânviên xuất nhập khẩu Nguyễn Đức Thọ, chuyên viên dự án Hoàng Văn Việt sau đóhướng dẫn mọi người điền thông tin vào phiếu điều tra và hẹn ngày thu lại kết quảđiều tra

+ Bước 3: Tiến hành thu thập lại 8 phiếu điều tra đã phát ra

• Phương pháp xử lý dữ liệuphiếu điều tra: Tiến hành phân tích xem tổng số phiếuthu về đối chiếu với tổng số phiếu phát ra, tiến hành tổng hợp và phân tích các kếtquả mà phiếu điều tra nhận được Mỗi phương án xem có bao nhiêu người lựa chọn,

từ đó đưa ra các nhận xét về kết quả điều tra

 Phiếu phỏng vấn:

- Mục đích: Khi tiến hành thu thập thông tin theo phương pháp phiếu điềutra trắc nghiệm chúng ta sẽ không có điều kiện để tìm hiểu được các thông tin mộtcách cụ thể, nhiều thông tin chưa được đề cập đến, cũng như thông tin thể hiện trênbảng hỏi chưa được rõ ràng.Vì vậy cần tiến hành phương pháp chuyên gia để thuthập cụ thể và sâu sắc hơn những nội dung, thông tin cần nghiên cứu mà trong phiếuđiều tra chưa phản ánh hết

- Nội dung phỏng vấn khoảng từ 10- 15 câu hỏi cụ thể hóa nội dung công táctổ chức mua hàng

- Cách thức tiến hành:

+ Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn, những câu hỏi phỏng vấn chính chủyếu xung quanh nội dung về công tác mua hàng của doanh nghiệp, các câu hỏi phảinhấn mạnh và nêu bật lên được thực trạng hiện nay trong công tác tổ chức muahàng của doanh nghiệp cũng như kế hoạch mua hàng trong tương lai của doanhnghiệp

+ Bước 2: Lên kế hoạch hẹn phỏng vấn

+ Bước 3: Tiến hành phỏng vấn giám đốc kinh doanh- Ông Nguyễn Hồng Hải,giám đốc vật tư, xuất nhập khẩu- Ông Nguyễn Văn Nam và ghi lại các thông tin cầnthiết khi phỏng vấn

• Phương pháp xử lý dữ liệu phỏng vấn: Phân tích những nhận xét, nhận định và đánhgiá của các chuyên gia về vấn đề phỏng vấn, từ đó rút ra các kết luận chung về tìnhhình tổ chức công tác mua hàng tại công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt

CHƯƠNG 1: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG

TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1.Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản

1.1.1.Mua hàng

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyểngiao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồnhàng Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa đểtriển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnhhưởng lớn của hoạt động mua hàng

Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hànghóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt đượcnhững lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêudùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền

(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê, trang 245)

1.1.2.Quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổchức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trongdoanh nghiệp

(TS Dương Hữu Hạnh, năm 2012, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã hội, trang 328)

1.1.3.Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp

Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp,tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồngmua hàng

1.1.4.Nhà cung cấp

Nhà cung cấp có thể là đơn vị sản xuất, đơn vị nhập khẩu, văn phòng đại diện,đơn vị phân phối độc quyền, đơn vị khinh doanh thương mại- dịch vụ có chứcnăng cung cấp sản phẩm, hàng hoá

1.2.Các nội dung của vấn đề nghiên cứu

1.2.1 Tổ chức thực hiện công tác mua hàng

Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương phápmua hàng phù hợp DNTM sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quytrình khoa học và phù hợp với thực tế

1.2.1.1 Tìm kiếm nhà cung cấp

 Phân loại NCC: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba cách phânloại NCC theo các hình thức sau:

Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ

Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới

Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài

 Nguồn thông tin tìm kiếm NCC:

Nguồn thông tin nội bộ DN: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữthông tin về NCC đã từng có quan hệ với DN Nguồn này có thể đến từ các cá nhântrong DN, các hồ sơ NCC đang được lưu trữ tại doanh nghiệp

Hồ sơ NCC bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của NCC; chức năng nhiệm

vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín củaDN; khả năng tài chính…

 Lập hồ sơ các nhà cung cấp:

Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, DN tiếnhành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp

đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau:

- Tên hiệu của nhà cung cấp

- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

- Phạm vi hoạt động theo thị trường

- Chất lượng sản phẩm dịch vụ

- Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường

- Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ

- Khả năng tài chính

- Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp

1.2.1.2 Lựa chọn nhà cung cấp

 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩnđánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cungcấp để lựa chọn Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩnsau đây để đánh giá nhà cung cấp:

- Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều nàythường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra vàđánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…

- Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theohợp đồng hay không?

- Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanhtoán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển,thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…

- Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trongđảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt

- Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chấtlượng của cung cấp hàng hóa

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và pháttriển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tàichính

 Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc

‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp” Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xemxét trên hai loại mặt hàng Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵnnhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trênnguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục muahàng của họ” Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giákhách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàngđược tốt hơn Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa

mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải

Tổ chức giao nhận, thanh toánThương lượng và đặt hàng

Lựa chọn nhà cung cấpTìm kiếm nhà cung cấp

tìm nhà cung cấp mới Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử

dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay

phương pháp thang điểm

 Quy trình lựa chọn NCC

Sơ đồ 2.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

( Nguồn: giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại)

Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường

xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và

lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách

hàng

1.2.1.3 Thương lượng và đặt hàng

Thương lượng với nhà cung cấp: Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá

trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng Giao

dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học, vừa

mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có

sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước NCC Mặt

khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình

thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh

doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp

của các giao dịch

Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với NCC theo

hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán Hợp đồng phải thể hiện tính chủ

động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các

nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và

phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các

bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng

hóa, điều kiện giao nhận…

1.2.1.4 Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng

Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồnghay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền cho NCC theođúng thỏa thuận của đôi bên

Doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đếnhoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đềphòng trường hợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan

Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dungkiểm tra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở…của hàng hóa, kiểm tra chấtlượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóađơn mua hàng, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng

Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toántiền hàng cho các NCC Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồngthời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã đượcghi trong hợp đồng, DNTM tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC

1.2.2 Đánh giá công tác mua hàng.

1.2.2.1 Đánh giá kết quả mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ đápứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ

kế hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể được tiến hành theo các bước cụ thểnhư sau:

Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng,mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng như lượnghàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua hàngtheo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh… và các chỉ tiêu định tính như mức độ đảmbảo nhu cầu bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm và dịch

vụ, mức độ đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh

Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng phương phápquan sát các dữ kiện thống kê, kế toán, phương pháp sử dụng các dấu hiệu báo

trước, phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân Yêu cầu của việc đolường kết quả là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy

So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn để xácđịnh mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh nghiệp, phântích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch trong hợp đồngmua để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp

1.2.2.2 Đánh giá quá trình mua hàng

Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung:

 Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả lời câu hỏi

cơ bản về mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa, nhu cầu mua hàng đãđược xác định đúng chưa, hình thức mua hàng, phương án mua hàng….đã được xácđịnh đúng chưa?

 Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm, lựachọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp

 Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: Việc đánh giá thành tích của đội ngũ muahàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận thấy năng lực của nhân viên mua hàng cũngnhư trình độ, kiến thức, kỹ năng, và các phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên muahàng điều này có ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp ở các thời

kỳ khác nhau trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánhgiá đối với thành tích của nhân viên mua hàng, lựa chọn phương pháp đánh giáthích hợp tùy thuộc từng loại công việc mua hàng, đối tượng cần đánh giá ví dụđánh giá theo phương pháp thang điểm, phương pháp so sánh cặp….Tổ chức đánhgiá thành tích của nhân viên mua hàng bằng việc so sánh, phân tích kết quả côngviệc mà nhân viên đã đạt được với các tiêu chuẩn mẫu đã xác định qua đó việc đánhgiá được khoa học và chính xác hơn

1.3.Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM.

1.3.1.Môi trường bên trong doanh nghiệp.

 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Chiến lược kinh doanh giúp DN thấy

rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của DN, giúp cho DN nắm bắt được cơ hội

và tạo được lợi thế cạnh tranh, nhìn rõ thách thức để tìm giải pháp tháo gỡ Nếu DN

đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác tổ chứcmua hàng của DN.

 Chính sách sản phẩm: Một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đem lại hiệu quả kinhdoanh cho doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể phát triển thành công hay không lànhờ vào chính sách sản phẩm của mình Chính sách sản phẩm cho ta thấy cơ cấusản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, hướng ưu tiên trong việc mua mặt hàng nào, bán hàng mặt hàng nào,

số lượng, chất lượng sản phẩm ra sao

 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tốảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của công ty Điều kiện cơ sở vật chất

kỹ thuật đầy đủ, sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng và dự trữ tốt củadoanh nghiệp và ngược lại

 Khả năng tài chính của DN: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh của DN đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố cơ bản quantrọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM Nếu khả năng tài trợ tài chínhcho hoạt động mua hàng kịp thời đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hànhmột cách nhanh chóng, thuận lợi Nếu khả năng huy động vốn cho hoạt động muahàng còn hạn chế, DN có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh

 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Trình độ của đội ngũ nhân viên trong công táctổ chức mua hàng ảnh hưởng khối lượng, chất lượng và chi phí mua hàng Nhânviên mua hàng giỏi phải là những người có hiểu biết sâu rộng về hàng hóa mà mìnhđược giao, nắm bắt được mục tiêu chiến lược kinh doanh, có khả năng phân tíchnhững ảnh hưởng của thị trường, có kinh nghiệm, nắm bắt được chính sách kinh tế,pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao Vì vậy trong công tác tổ chức muahàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người, đúng năng lực chuyên môn để đảmbảo mua hàng hiệu quả trong kinh doanh

1.3.2.Môi trường bên ngoài doanh nghiệp.

 Nhà cung cấp: là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không Nếu như NCC của doanhnghiệp mà thực hiện đúng như chính sách mà công ty đưa ra thì điều đó sẽ tạo mốiquan hệ lâu bên giữa hai bên Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của

doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinhdoanh của doanh nghiệp và ngược lại.

 Đối thủ cạnh tranh: đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối thủ cạnhtranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh củacông ty, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăngtrưởng và phát triển Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, doanh nghiệp luôn phảiđối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường muathường là sự cạnh tranh về giá nên DN phải thường xuyên quan tâm đến các chínhsách giá của NCC và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà NCC có thể chấpnhận được

 Nhu cầu thị trường và khách hàng: đây là một trong những nhân tố quyết định đến

số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa mà DN mua vào Do đó, một sự thay đổi vềnhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hường đến công tác hoạch định và tổchức các khâu trong quản trị mua hàng Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dòthị hiếu của khách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quảnhất

 Công nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm, tác động đến nhucầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũngnhư thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanhchóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn

 Cơ quan quản lý nhà nước: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểmsoát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiếnpháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắttình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập khẩu, vìkhi đó hoạt động kinh doanh liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nướcmột khác nhau Nếu các doanh nghiệp thương mại không chú ý và nắm vững thì cóthể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Các nhân tố khác: tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, các chính sách tài khóa, điềukiện tự nhiên, văn hóa, phong tục tập quán ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng củadoanh nghiệp

Trên đây là cơ sở lý luận về công tác tổ chức mua hàng tiếp cận trên các góc

độ khác nhau đối với các doanh nghiệp nói chung, cũng như nhìn nhận một số nhân

tố môi trường có khả năng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của các doanhnghiệp Để có cách nhìn thực tế hơn tại các doanh nghiệp thương mại hiện nay ởViệt Nam đã thành công và hạn chế như thế nào trong công tác tổ chức mua hàng,tác giả tiến hành lựa chọn nghiên cứu thực trạng tại công ty cổ phần Hoàng ThịnhĐạtlàm ví dụ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

HOÀNG THỊNH ĐẠT.

2.1 Khái quát về doanh nghiệp

Công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt(tên viết tắt là Hoàng Thịnh Đạt) được thànhlập ngày 05 tháng 03 năm 2004 theo giấy chứng nhận ĐKKD số 0103003758 do sở

Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp (thay đổi lần một bằng số 0101513696 ngày15/10/2010)

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG THỊNH ĐẠT

• Tên tiếng Anh: HOANG THINH DAT CORPORATION

• Trụ sở chính: tại nhà H6, ngõ 28, đường Xuân La, phường Xuân La,Tây Hồ, Hà Nội

• Điện thoại: 04.37589098

• Fax: 04.337589098

• Email: info@hoangdatcorp.com

2.1.1 Lĩnh vực hoạt động chính của công ty.

Lĩnh vực kinh doanh của công ty theo giấy Chứng nhận ĐKKD bao gồm:

- Mua bán máy móc, thiết bị điện nước, vật tư xây dựng

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông thuỷ lợi, khu

đô thị, khu chung cư, khu văn phòng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

a) Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Chủ sở hữu đầu tư của côngty; hoàn thành các nhiệm vụ do Chủ sở hữu giao trong đó có chỉ tiêu tỷ suất lợinhuận trên vốn Chủ sở hữu;

b) Tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty; tăngcường tích tụ, tập trung vốn, phân công chuyên môn hóa và hợp tác sản xuất, nângcao chất lượng quản lý, hiệu quả đầu tư và kinh doanh, uy tín và khả năng cạnhtranh; thực hiện nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh theo định hướng củangành;

c) Phát triển thành một công ty mạnh, có tiềm lực về tài chính, phương phápquản lý, điều hành tiên tiến để giữ vai trò chủ đạo

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 2.2: sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

( nguồn: phòng nhân sự công ty Hoàng Thịnh Đạt)

2.1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm từ 2010 – 2012

Bảng 2.1: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP

Hoàng Thịnh Đạt trong ba năm 2010, 2011, 2012

Đại hội cổ đôngHội đồng quản trịTổng giám đốc

Phòng tài chính

Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

Phòng tổ

chức nhânsự

(Đơn vị: triệu đồng)

2011/2010 2012/2011Chênh

lệch tỉ lệ(%)

chênhlệch

Tỉ lệ(%)

(Nguồn: phòng kế toán tài chính công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt)

Dựa vào bản báo cáo kết quả kinh doanh của Công Ty cổ phần Hoàng ThịnhĐạt có thể đưa ra những nhận xét sau:

Doanh thu của công ty liên tục tăng qua các năm, cụ thể là năm 2011 tăng82.257 triệu đồng, tương đương với 114,6% so với năm 2010, năm 2012 tăng399.727 triệu đồng, tương đương với 161,91% so với năm 2011 Cùng với việcdoanh thu tăng thì lợi nhuận sau thuế của công ty cũng tăng mạnh, cụ thể như năm

2011 tăng 610 triêu đồng hay 116,94% so với năm 2010, năm 2012 tăng 5.600 triệuđồng tương đương 232,73% so với năm 2011 Mặc dù những năm gần đây nền kinh

tế thế giới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng gặp nhiều khó khăn, suy tháikinh tế diễn ra mạnh mẽ, công ty cũng đã gặp phải rất nhiều khó khăn do nhữngbiến động xấu từ thị trường đem lại nhưng cùng với sự cố gắng, nỗ lực và tiềm lực,

uy tín của công ty mà hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạtvẫn duy trì, phát triển tốt và ngày càng vững mạnh

2.1.5 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện ở công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt.

2.1.5.1 Nhân tố môi trường bên trong

Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Với việc thực hiện chính sách

chất lượng của công ty: “Hướng tới khách hàng, cung cấp những sản phẩm được cảitiến nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng” Do đó trong những năm qua công

ty luôn nỗ lực không ngừng, luôn nâng cao chất lượng sản phẩm để cung cấp chokhách hàng, luôn vì mục tiêu chất lượng, nên công tác mua hàng được nâng cao,chú trọng và thực hiện khá thành công DN luôn có những chiến lược, kế hoạchkinh doanh cụ thể, vì thế DN sẽ dễ dàng chủ động ứng phó được với tình hình kinhdoanh biến động, do đó cũng sẽ dễ dàng hơn trong công tác tổ chức mua hàng

Chính sách sản phẩm: Với đặc điểm kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh của

mình, Công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạtluôn có những chính sách sản phẩm đa dạng,phong phú Nếu không kể đến các thiết bị điện, thì dòng sản phẩm dùng để lắp ráp,sản xuất tủ điện của công ty cũng là những dòng sản phẩm được quan tâm hàng đầu

Do đó công ty cũng có nhiều chính sách sản phẩm nhằm thỏa mãn một cách tối đaviệc cung cấp sản phẩm cho khách hàng một cách thành công nhất

Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Trong những năm gần đây công ty liên tục

bổ sung thiết bị, máy móc nhằm hoàn thiện dây chuyền sản xuất phù hợp với yêucầu của sản phẩm, phù hợp với quy định của pháp luật: môi trường, PCCC Cơ sởvật chất kỹ thuật được trang bị luân chuyển, hệ thống kho, hệ thống trang thiết bịcũng được quan tâm và hoàn thiện nhằm dự trữ hàng hóa một cách tốt nhất

Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Khả năng tài chính của doanh nghiệp

càng lớn mạnh thì việc tổ chức công tác mua hàng có nhiều thuận lợi hơn, chủ độnghơn về tài chính, không bỏ qua các cơ hội về hàng hóa khi cần thiết Tính đến ngày01/ 02/ 2011 thì vốn điều lệ của công ty là 126 tỷ đồng Việt Nam Năm 2012 doanh

nghiệp đưa phần mềm thiết kế EPLAN vào sử dụng, triển khai xây dựng nhà vănphòng tại cụm Công Nghiệp Ngọc Hồi Việc kinh doanh của công ty không ngừngphát triển mạnh, các đơn đặt hàng sản xuất, lắp đặt các thiết bị điện, tủ điện, các

công trình đấu thầu ngày càng nhiều.

Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Đội ngũ nhân viên nói chung cũng

như đội ngũ mua hàng nói riêng có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác mua hàngcũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đã tiếp tục ápdụng một số chính sách mới trong việc tuyển dụng nhân viên, đào tạo và đãingộ nhân viên Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có chuyên môn, sức khỏe

và trình độ đã phần nào làm thay đổi phương thức, tư duy trong kinhdoanh.Đồng thời nguồn nhân lực cũng liên tục được đào tạo như đào tạo vềkhóa học đào tạo về thiết bị hạ thế tại Thái Lan do Schneider tổ chức, tham giahội thảo về thiết bị điện trung thế do Siemen tổ chức…Đồng thời Hoàng ThịnhĐạt cũng đã sử dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp

2.1.5.2.Nhân tố môi trường bên ngoài

Nhà cung cấp: là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua

hàng của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng như công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt.Công ty đã có được mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp có uy tín và thương hiệutrên thị trường như Siemen, ABB, Schneider, Areva,…điều đó đã giúp công ty tiếtkiệm nhiều chi phí và thời gian trong công tác mua hàng Tuy nhiên nhiều khi công

ty cũng gặp phải những khó khăn do nhà cung cấp mang đến, do đó cũng ảnh hưởngđến lợi nhuận của công ty

Nhu cầu thị trường và khách hàng: Nhu cầu của khách hàng là một trong

những nhân tố quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua bán hàng hóa củadoanh nghiệp Nhu cầu của khách hàng càng nhiều thì việc cung cấp hàng hóa đầu vàocủa doanh nghiệp cũng phải được đáp ứng nhằm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng chokhách hàng cũng như phải đảm bảo chất lượng sản phẩm Công ty cổ phần HoàngThịnh Đạtlà công ty bán hàng chủ yếu theo đơn đặt hàng của khách hàng, do đó việcđảm bảo được uy tín của doanh nghiệp với khách hàng là điều rất quan trọng

Đối thủ cạnh tranh: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp

khác cùng kinh doanh các sản phẩm thiết bị điện Để có thể cạnh tranh được

với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường, công ty và ban lãnh đạo công ty luôn

cố gắng nỗ lực hết mình Tầm nhìn sứ mệnh kinh doanh cũng như mục tiêu chấtlượng cũng luôn được công ty quan tâm để hướng đến việc phục vụ khách hàngmột cách tốt nhất

Công nghệ: Với tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ thì kéo theo việc

doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới, tìm hiểu và áp dụng những tiến bộ khoa học

kỹ thuật vào sản xuất, kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao

Cơ quan quản lý nhà nước: Các chính sách, luật pháp, hiến pháp, quy định của

nhà nước, đều tác động trực tiếp và ảnh hưởng sâu sắc đến công tác mua hàng củaHoàng Thịnh Đạt Nhất là đối với Hoàng Thịnh Đạt việc mua hàng chủ yếu là nhậpkhẩu từ các nước thị trường EU thì các quy định về xuất nhập khẩu, luật, chínhsách, là nhân tố quan trọng đến công tác mua hàng của Hoàng Thịnh Đạt

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng mặt hàng điện tại công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt

Tổ chức mua hàng

 Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:

Hiện nay công ty có khá nhiều nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tínvới các nhà cung cấp vẫn được doanh nghiệp quan tâm và làm tốt hơn nữa Nhà cungcấp chính của doanh nghiệp là các hãng Siemen, hãng Schneider, hãng ABB, hãngAreva, hãng Elster và một số nhà cung cấp khác đó là hãng Sel, hãng LS’, hãngToshiba, Nam Thành…Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống nhưvậy nên công ty không mất nhiều thời gian công sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựachọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong côngtác tìm kiếm và lựa chọn

Tuy nhiên khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn cógây khó dễ đối với doanh nghiệp Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viênmua hàng của doanh nghiệp vẫn còn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thấtnhất định cho doanh nghiệp Cụ thể công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp củacông ty Hoàng Thịnh Đạt như sau:

Công tác tìm kiếm nhà cung cấp

Công ty Hoàng Thịnh Đạt là nhà cung cấp thiết bị điện và sản xuất các loại tủđiện, trạm điện sử dụng thiết bị của các nhà sản xuất hàng đầu thế giới Hơn 10 nămqua, hàng hóa và sản phẩm của Công ty đã phục vụ cho nhiều ngành và trong nhiềulĩnh vực tại Việt Nam Khi mua hàng các thiết bị điện phục vụ hoạt động sản xuấtkinh doanh thì doanh nghiệp thường tiến hành mua hàng của những nhà cung cấptruyền thống Đối với những mặt hàng mới kinh doanh, hoặc những mặt hàng mànhà cung cấp hiện tại không có khả năng đáp ứng được tối đa nhu cầu của doanhnghiệp thì doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp mới.

- Đối với những mặt hàng kinh doanh truyền thống mua của nhà cung cấp truyềnthống thì doanh nghiệp tiến hành phân loại nhà cung cấp theo nhà cung cấpchính và nhà cung cấp phụ và dựa trên các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cungcấp để tiến hành mua hàng cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình + Phân loại nhà cung cấp: Trong công tác mua hàng các thiết bị điện của mình,công ty Hoàng Thịnh Đạt đã tiến hành phân loại nhà cung cấp theo giá trị hàngmua, công ty phân loại thành nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ

Bảng 2.2: Kết quả mua hàng theo nhà cung cấp

19.40

0 7.896

168,4

1 (39) 99,8Hãng SCHNEIDER 10.21

1

13.903

12.25

7 3.692

136,16

(1.646) 88,16

8

13.473

14.54

3 3.035

129,0

7 1.070 107,9Hãng AREVA

6.321 8.380 7.398 2.059

132,5

7 (982) 88,28

4.597 4.957 5.233 360

107,8

3 276 105,5Hãng TOSHIBA

3.640 3.920 2.226 280 107,7

(1,694) 56,78Hãng KRAUS &

(1,452) 70,88Hãng REVALCO

2.963 5.397 5.988 2.434

182,1

110,95Hãng khác

919 3.251 5.766 2.332

353,7

5 2,515

177,36

3

90.42 9

90.93 2

25.79

100,5 5

(Nguồn: Số liệu phòng vật tư- XNK công ty Hoàng Thịnh Đạt)

Năm 2011 tỷ lệ mua hàng của doanh nghiệp so với năm 2010 đạt 139,9%.Nhưng đến năm 2012 so với năm 2011 thì chỉ đạt 100,55% Tỷ trọng của từng nhàcung cấp cũng thay đổi Nhất là tỷ trọng của những nhà cung cấp chính năm 2012

so với năm 2011 có thay đổi Năm 2012, một số nhà cung cấp chính như hãngSCHNEIDER, hãng AREVA giảm xuống dưới 90% so với năm 2011 nhường chỗcho việc mua hàng của hãng ELSTER

+ Nguồn thông tin tìm kiếm: công ty đã tìm kiếm nhà cung ứng theo nguồnthông tin nội bộ doanh nghiệp như xem xét theo các tập hồ sơ tài liệu được lưu trữ,các hồ sơ nhà cung cấp đang lưu trữ tại doanh nghiệp Ngoài ra công ty HoàngThịnh Đạt còn tìm hiểu về các nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đạichúng, qua hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp

- Đối với việc tìm kiếm nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thịtrường, tìm hiểu về các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng cho doanh nghiệp thôngqua nhiều hình thức Tại Hoàng Thịnh Đạt thông tin về các nhà cung cấp chủ yếudựa trên cơ sở các nguồn thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ

dự thầu của các nhà cung cấp

- Lập hồ sơ các nhà cung cấp:

Các sản phẩm của doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu từ các nhà cung cấp ởnước ngoài, việc thu thập và tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp là rất khó kiểmchứng và phức tạp Do đó chủ yếu việc lập hồ các nhà cung cấp của doanh nghiệpđược dựa trên nguyên tắc dựa trên mối quan hệ hợp tác bền vững và lâu dài Nhàcung cấp mới thì doanh nghiệp tiến hành lưu trữ và lập hồ sơ theo quy định củacông ty về các tiêu chí được thiết lập, nguồn thông tin chính…

Doanh nghiệp đang đưa ra nhiều giải pháp như thường xuyên chủ động quantâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cầnbiết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tìnhtrạng khan hiếm hàng hóa Đồng thời doanh nghiệp cũng thường xuyên đào tạo vànâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng

Công tác lựa chọn nhà cung cấp tại doanh nghiệp

Việc lựa chọn nhà cung cấp của công ty chủ yếu dựa vào mối quan hệ làm ănlâu dài với các nhà cung cấp Công ty có một số nhà cung cấp nước ngoài truyềnthống và có tên tuổi như nhà cung cấp Siemen, Schneider, ABB, Areva, Toshiba,Elester…một số nhà cung cấp truyền thống trong nước như 3C Công Nghiệp, HuyVượng, Nam Thành…Với việc trở thành những đối tác đáng tin cậy của nhau,những nhà cung cấp này đã luôn hỗ trợ và giúp đỡ cho doanh nghiệp về nhiều mặtnhư hàng hóa, tài chính…

Phòng kinh doanh phải tiến hành các bước đánh giá nhà cung cấp theo quyđịnh Tiêu chí hàng đầu mà công ty đưa ra để lựa chọn NCC chính là chất lượng vàthời hạn giao hàng của NCC bởi vì với công ty khách hàng là mối quan tâm hàngđầu của doanh nghiệp Nếu hàng hóa có chất lượng tốt, nhưng nhà cung cấp khônggiao được kịp thời cho doanh nghiệp thì có thể làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh củadoanh nghiệp cũng như làm mất uy tín của doanh nghiệp

Đồng thời các tiêu chí khác như giá cả hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng hóa,điều kiện thanh toán, uy tín của nhà cung cấp cũng là các tiêu chí không thể thiếucủa doanh nghiệp khi tiến hành lựa chọn nhà cung cấp

Doanh nghiệp đã thực hiện khá tốt việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nguyên tắc

là “nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp”, nhưng chưa chú trọng nhiều đến việc tạo