Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH Trung Hà

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm TĨM LƯỢC Tên đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà” Sinh viên thực hiện: Dương Văn Khánh Số điện thoại: 0978299670 Địa email: duongkhanhnani@gmail.com Giáo viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm Mục tiêu nghiên cứu đề tài:  Tóm lược số lý luận cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp cụ thể cơng ty TNHH Trung Hà  Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà  Đưa số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà Nội dung gồm chương: Chương 1: Tóm lược số lý luận cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà Chương 3: Một số đề xuất kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cơng ty TNHH Trung Hà Kết đạt được: Qua q trình thực tập cơng ty TNHH Trung Hà, em vận dụng kiến thức học giảng đường để nghiên cứu tìm hiểu công ty, đặc biệt công tác tổ chức mua hàng Từ phát vấn đề tồn nhằm đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty SVTH: Dương Văn Khánh i Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà” thời gian thực tập em xin chân thành cảm ơn: Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại tạo điều kiện cho em học tập, bổ sung kiến thức để có tảng nghiên cứu thực đề tài khóa luận tốt nghiệp đợt thực tập Đồng cảm ơn Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm tận tình hướng dẫn chỉnh sửa giúp em hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn cán công nhân viên công ty TNHH Trung Hà nhiệt tình giúp đỡ em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế cơng ty, qua em áp dụng kiến thức từ giảng đường vào thực tế Tuy cố gắng hạn chế thời gian kiến thức nên khóa luận nhiều thiếu sót Vì em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016 SVTH: Dương Văn Khánh ii Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm MỤC LỤC TÓM LƯỢC i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .vii PHẦN MỞ ĐẦU .1 1.Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Mục đích nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1.Một số khái niệm định nghĩa có liên quan đến cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại 1.1.1.Khái niệm mua hàng 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng .6 1.1.3.Khái niệm tổ chức triển khai mua hàng doanh nghiệp .6 1.1.4.Khái niệm nhà cung cấp 1.1.5 Khái niệm tìm kiếm nhà cung cấp 1.1.6 Khái niệm lựa chọn nhà cung cấp 1.1.7 Khái niệm thương lượng, đăt hàng 1.1.8 Khái niệm giao nhận toán tiên mua hàng .7 1.2.Các nội dung công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Tổ chức thực công tác mua hàngtrong doanh nghiệp thương mại .8 1.2.2 Đánh giá công tác mua hàng 12 1.3 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng doanh nghiệp thương mại 13 1.3.1 Môi trường bên doanh nghiệp 13 1.3.2.Môi trường bên doanh nghiệp 15 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRUNG HÀ 17 SVTH: Dương Văn Khánh iii Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm 2.1 Khái quát công ty Trách nhiệm hữu hạn Trung Hà 17 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 17 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp 17 2.1.4 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh công ty 19 2.1.5 Kết sản xuất kinh doanh công ty ba năm từ 2013-2015 .20 2.1.6 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác tổ chức mua hàng công ty 21 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà 23 2.2.1 Thực trạng cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp 23 2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp công ty 27 2.2.3 Thực trạng công tác thương lượng đặt hàng 30 2.2.4 Thực trạng công tác giao nhận hàng toán tiền mua hàng 36 2.2.5 Thực trạng công tác đánh giá mua hàng công ty 37 2.3 Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà .39 2.3.1 Thành công 39 2.3.2Hạn chế nguyên nhân hạn chế 40 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRUNG HÀ 42 3.1 Phương hướng hoạt động công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà thời gian tới 42 3.1.1.Mục tiêu hoạt động công ty TNHH Trung Hà .42 3.1.2 Phương hướng hoạt động công ty TNHH Trung Hà năm tới 42 3.2 Quan điểm giải vấn đề công tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà 42 3.2.1 Quan điểm công ty TNHH Trung Hà 42 3.2.2.Quan điểm tác giả 43 3.3 Các đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà 43 3.3.1 Một số giải pháp 43 3.3.2 Kiến nghị với Nhà nước ban ngành liên quan 50 KẾT LUẬN 51 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC SVTH: Dương Văn Khánh iv Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm SVTH: Dương Văn Khánh v Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Kết hoạt động kinh doanh công ty năm liên tiếp 20 Bảng 2.2 : Phân loại nhà cung cấp 24 Bảng 2.3: Giá trị hàng mua theo nhà cung cấp .25 Bảng 2.4: Các nguồn thơng tin tìm kiếm nhà cung cấp 26 Bảng 2.5 : Danh sách hồ sơ nhà cung cấp 27 Bảng 2.6: Nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng công ty TNHH Trung Hà 27 Bảng 2.7: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp 28 Bảng 2.8 : Đánh giá nhà cung cấp chọn – mặt hàng xi măng 29 Bảng 2.9 : Đánh giá nhà cung cấp chọn - mặt hàng thép .30 Bảng 2.10: Số hợp đồng mua hàng thực thông qua phương thức thương lượng giai đoạn 2013 – 2015 31 Bảng 2.11: Kết mua hàng theo mặt hàng vật liệu xây dựng từ năm 2013- 2015 38 Bảng 3.1 : Danh sách hồ sơ nhà cung cấp .43 Bảng 3.2 : Hệ thống đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp 44 SVTH: Dương Văn Khánh vi Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 11 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH Trung Hà 20 SVTH: Dương Văn Khánh vii Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CN DN DNTM Đ/v GTGT NCC SL TNHH VNĐ SVTH: Dương Văn Khánh Công Nghiệp Doanh nghiệp Doanh nghiệp thương mại Đơn vị Giá trị gia tăng Nhà cung cấp Số lượng Trách nhiệm hữu hạn Việt Nam đồng viii Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Trong thời kì hội nhập kinh tế quốc tế mở cho kinh tế Việt Nam nhiều hội thách thức Xét góc độ, hình thức doanh nghiệp doanh nghiệp có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệp thương mại mua hàng hoạt động mua yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu Muốn có sản phẩm đầu tốt trước tiên phải có sản phẩm đầu vào tốt Vì doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh sản phẩm có chất lượng cao, giá phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh thị trường Hơn nữa, công tác mua hàng tốt tạo điều kiện góp phần làm giảm chi phí sản xuất tăng lợi nhuận doanh nghiệp Chính em chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cơng ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà “ Lý chọn đề tài: Đây dịp tốt để em hiểu rõ hoạt động quản trị mua hàng doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không dựa lý thuyết mà thơng qua thực tế để thực hành Qua thời gian thực tập công ty, em thấy công tác tổ chức mua hàng công ty đầu tư quan tâm sâu sắc phòng ban ban lãnh đạo công ty, nhiên, công tác tổ chức mua hàng nhiều điều chưa hợp lý phù hợp dẫn đến việc mua hàng chưa thực hiệu Để nhằm làm nâng cao tác tổ chức mua hàng công ty cải thiện tốt góp phần giảm thiểu chi phí đầu vào cho doanh nghiệp Thông qua việc nghiên cứu đề tài để nhìn nhận tổng quan hoạt động kinh doanh công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà Phân tích thực trạng hoạt động, đưa vấn đề tồn nguyên nhân Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức mua hàng Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Cùng nghiên cứu đề tài có số cơng trình Đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng thiết bị điện cơng ty Cổ Phần Hồng Thịnh Đạt” – sinh viên thực : Nguyễn Thị Bông – khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại – năm 2013 Đề tài “Cải tiến quy trình mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi” - sinh viên thực : Nguyễn Thanh Thủy - khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại – năm 2014 SVTH: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm Đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam” - sinh viên thực : Vũ Lệ Giang – khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại – năm 2014 Nhìn chung đề tài nghiên cứu lý luận quy trình tổ chức mua hàng góc độ tiếp cận tác nghiệp marketing, đồng thời đưa vào nghiên cứu đơn vị thực tập Các đề tài đưa giải pháp nhằm cải tiến,hồn thiện quy trình mua hàng, đưa giải pháp tương đối thực tiễn biết nghiên cứu ý kiến khách quan doanh nghiệp thông qua điều tra vấn cán nhân viên doanh nghiệp Đồng thời đến có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng ty công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà chưa có đề tài nghiên cứu về: “Hồn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà.” Kết hợp với kiến thức, kỹ kinh nghiệm có thực tập công ty muốn nghiên cứu cụ thể thực trạng giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà nên việc em chọn đề tài để nghiên cứu là: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà ” Mục đích nghiên cứu Thơng qua việc nghiên cứu đề tài: “ Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà.” nhằm đạt số mục tiêu sau:  Tóm lược số lý luận công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại : khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng, nhà cung cấp…  Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà áp dụng, thành công yếu kém, khó khăn vướng mắc công tác tổ chức mua hàng cần tháo gỡ  Trong qua q trình phân tích nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức mua hàng em mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cơng ty TNHH Trung Hà Phạm vi nghiên cứu  Về mặt không gian: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà SVTH: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm  Luôn quan tâm giữ gìn mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn khách sạn với nhà cung cấp Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên mua hàng, chia sẻ đúc rút kinh nghiệm 3.2.2.Quan điểm tác giả  Tạo mối quan hệ mật thiết phòng ban công ty để tạo môi trường làm việc thoải mái, gắn kết cho nhân viên làm việc công ty  Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải tiến hành thường xuyên, khách quan khoa học, cần có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, để từ tìm hạn chế cần khắc phục ưu điểm cần phát huy  Cần đầu tư thêm cho nhân lực mua hàng Đào tạo, bồi dưỡng kỹ yếu thiếu nhân viên nhân viên cũ Nhằm tạo đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, có chun mơn hiệu cơng việc cao 3.3 Các đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà 3.3.1 Một số giải pháp 3.3.3.1 Giải pháp cơng tác tìm nhà nhà cung cấp Bảng 3.1 : Danh sách hồ sơ nhà cung cấp STT Tên nhà cung cấp T&T Liên Hệ (04) 37545015 Địa Chỉ Dịch Vọng, Cầu giấy,Hà Nội VICEM (04) 8512425 228 Lê Duẩn,Hà Nội Chinfon Hải Phòng (04) 39430235 Hà Tiên (04) 39425683 Tiên Sơn Hà Tây (04) 37850147 279B Đội Cấn, Ba Đình,Hà Nội Cửa Nam, Q Hồn Kiếm,Hà Nội Từ Liêm,Hà Nội Phúc Sơn (0320) 3824812 Tân Hồng Giang (04) 38800021, Cơng nghiệp Hà Nội (04) 85892918, Thép Việt Nam (04) 38561767 10 Tâm Dung (04) 39616729 11 12 Thanh Bình HTC NS Bluescope Việt Nam (04) 38771887 (04) 39350993 Thị Trấn Phú Thư, Kinh Môn,Hải Dương , Đông Anh,Hà Nội Đức Giang, Long Biên,Hà Nội 91 Láng Hạ, Q Đống Đa,Hà Nội Đức Giang, Long Biên,Hà Nội Q Long Biên,Hà Nội Q Hoàn Kiếm,Hà Nội Dịch vụ / sản phẩm Xi Măng - Sản Xuất Kinh Doanh Xi Măng - Sản Xuất Kinh Doanh Xi Măng - Sản Xuất Kinh Doanh Xi Măng - Sản Xuất Kinh Doanh Xi Măng - Sản Xuất Kinh Doanh Xi Măng - Sản Xuất Kinh Doanh Thép – Nhà sản xuất thép Thép – Nhà sản xuất thép Thép – Nhà sản xuất thép Thép – Nhà sản xuất thép Thép – Nhà sản xuất thép Thép – Nhà sản xuất thép ( Nguồn : Danh sách doanh nghiệp vàng-thitruong.com.vn ) SVTH: Dương Văn Khánh 46 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm Trên bảng danh sách nhà cung cấp mà công ty nên triển khai áp dụng Dẫu biết doanh nghiệp có nhiều thuận lợi mua hàng nhà cung cấp truyền thống Tuy nhiên công ty không nên áp dụng quan điểm nhà cung cấp truyền thống cách cứng nhắc Phải cần thêm nhiều nhà cung cấp dự phòng, kinh doanh trước chắn điều cả, cần có phương án tối ưu khác tay để chủ động trước rủi ro xảy Ưu điểm không số lượng nhà cung cấp nhiều số lượng 12 nhà cung cấp, chất lượng uy tín đảm bảo hơn, mà ưu điểm nhà cung cấp có vị trí gần với cơng ty chủ yếu địa bàn hà nội , thuận tiện việc trao đổi ,thời gian giao hàng tiết kiệm kịp thời hơn, chi phí vận chuyển giảm đáng kể số lượng mua hàng cơng ty tương đối nhiều lớn 3.3.1.2 Giải pháp công tác lựa chọn nhà cung cấp Bảng 3.2 : Hệ thống đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp STT Các tiêu chuẩn lựa chọn Chất lượng - Tất tiêu đáp ứng yêu cầu - Các tiêu đáp ứng áp ứng yêu cầu - Không đáp ứng Điểm 40 40 30 Cơ sở xem xét Nguồn gốc hàng hố ( có ) - Kết kiểm tra thử nghiệm mẫu ( Do nhà cung ứng cung cấp Công ty kiểm nghiệm ) - Phiếu chứng nhận chất lượng hàng hoá Giá toán - Tối ưu - Có thể chấp nhận - Khơng hợp lý 25 25 20 -Báo giá đơn vị - Tìm hiểu so sánh giá thị trường - Hình thức tốn: Thời gian tốn, Khả sẵn sàng cung cấp giao hàng - Đáp ứng hồn tồn - Có thể chấp nhận - Không đáp ứng 20 - Cam kết nhà cung ứng về: Thời gian, địa điểm giao hàng, khả cung ứng phương tiện vận chuyển - Năng lực cung cấp nhà cung ứng - Các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng SVTH: Dương Văn Khánh 20 15 47 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm 15 - Thông tin tự tìm hiểu 15 - Giới thiệu đơn vị 10 trung gian - Cung cấp từ nhà cung ứng - Mối quan hệ có với Cơng ty - Liên tục nâng cao đổi - Giấy phép kinh doanh Uy tín: - Có uy tín cao - Có thể chấp nhận - Khơng Cơng nghệ - Cơng nghệ cao - Có thể chấp nhận - Không đáp ứng 15 15 10 - Tìm kiếm thơng tin - Giấy phép sử dụng công nghê - Các tiêu chuẩn quốc tế công nghệ sử dụng - Giấy chứng nhận bảo hành nhà cung cấp công nghệ - Liên tục nâng cao đổi Sự phản hồi cố phát sinh - Nhanh kịp thời - Có thể chấp nhận - Không đáp ứng 15 15 10 - Cam kết nhà cung cấp về: thời gian, số lượng, chất lượng, chủng loại - Các tiêu chuẩn quốc tế công nghệ sử dụng - Giấy chứng nhận bảo hành nhà cung cấp công nghệ Phương thức giao nhận hàng - Dễ dàng,nhanh chóng - Có thể chấp nhận - Khơng đáp ứng 20 15 - Cách thức giao hàng - Phương tiện , máy móc giao hàng - Các tiêu chuẩn an toàn lao động 150 - Ðiểm tối đa cho trình đánh giá chọn lựa 150 - Cách thức lựa chọn: + Chọn từ điểm số cao xuống thấp + Nhà cung ứng chọn phải có số điểm đạt 125 điểm Nếu khơng tiếp tục tìm nhà cung ứng SVTH: Dương Văn Khánh 48 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm + Nếu có nhiều nhà cung ứng đạt số điểm nhau, chọn nhà cung ứng đáp ứng yếu tố theo thứ tự ưu tiên nêu, sau ưu tiên chọn nhà cung ứng có quan hệ lâu dài với Cơng ty Đây bảng hệ thống tiêu chuẩn đầy đủ, chi tiết cụ thể so với bảng tiêu chuẩn cũ cơng ty nêu Nó giúp cho cơng ty tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Hệ thống tiêu chuẩn ,đánh giá rõ ràng, cụ thể , chi tiết lại dễ triển khai thực hiện, cách thức chọn lựa thuận tiện nhanh chóng tìm kết mà cơng ty mong muốn Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Bước 1: Thu thập thông tin nhà cung ứng: Công ty thu thập thông tin từ nhà cung ứng thông qua: - Hệ thống quản cáo báo chí truyền thanh, truyền hình - Catalogue chào hàng nhà cung ứng - Sự giới thiệu đơn vị khác có liên quan Bước 2: Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu: Các nhà cung ứng cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ thông tin theo biểu mẫu đính kèm Bước : Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung ứng, công ty xem xét vần đề liên quan đến nhà cung ứng bảng 3.1 Các tiêu chuẩn đánh giá,lựa chọn Bước : Tiến hành đánh giá theo tiêu chí chọn: - Sau xem xét đánh giá tiềm nhà cung ứng, Người phân công đánh giá tiến hành phân loại chọn nhà cung ứng dựa vào tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, chuẩn mực lựa chọn đánh giá đánh giá lại Bước : Lập danh sách nhà cung ứng thức: - Danh sách nhà cung ứng chọn phải thành lập theo thứ tự từ kết đánh giá theo biểu mẫu đính kèm quy định Bước : Trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng thức: Giám đốc xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, khơng đồng ý thực đánh giá lại, đồng ý phê duyệt cho lập danh sách nhà cung ứng lựa chọn SVTH: Dương Văn Khánh 49 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm Bước : Lưu hồ sơ: Danh sách nhà cung ứng chọn cập nhập thường xuyên phải trì hồ sơ kết đánh giá hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá Đây quy trình lựa chọn cụ thể chi tiết giúp công ty đánh việc chọn cho nhà cung cấp đắn hợp lý Và quy trình triển khai tạo nên tính chuyên nghiệp thận trọng khấu tổ chức hoạt động công tác khác Khi mà yếu tố nhà cung cấp yếu tố quan trọng cơng tác cụ thể chi tiết yếu tố tạo lên thành công phát triển bên vững cho công ty 3.3.1.3 Giải pháp thương lượng đặt hàng a) Quy trình thương lượng Gồm bước sau : Bước Tạo bầu khơng khí Cần tạo nên bầu khơng khí cởi mở, tin cậy lẫn thành thật, bắt đầu câu chuyện thời tiết, thể thao, phim ảnh, tin ngày,… Bước Thăm dò đối tác Cần thăm dò xem đối tác có đáng tin cậy khơng, họ thành ý hợp tác đến mức nào, đánh giá kinh nghiệm, tác phong đối thủ bạn tiếp xúc họ Bước Sửa đổi kế hoạch thương lượng Sau thăm dò, chúng có thơng tin xác đối tác Bước nên thẩm định lại vấn đề mà trước bạn chưa rõ, từ điều chỉnh lại sách lược Bước Đưa u cầu xác Hai bên đưa yêu cầu Yêu cầu phải đặc biệt xác phải đưa mức giá bán với đối tác Bước Điều chỉnh yêu cầu Sau đưa yêu cầu bên, chưa hợp lý bên thương lượng để đưa yêu cầu phù hợp Bên cạnh đó, để thuyết phục đối tác, cần:  Luôn giữ bầu khơng khí thoải mái  Chú ý lắng nghe họ SVTH: Dương Văn Khánh 50 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm  Tóm tắt ý họ để xem hiểu họ hay chưa?  Bước Đạt thành thỏa thuận kí hợp đồng Trước kí kết hợp đồng, nên kiểm tra lại tất điều thỏa thuận cách kỹ lưỡng Tất thắc mắc phải giải Khi bên tỏ ý khơng vấn đề nghi ngờ bạn nên đề nghị việc ký kết Đây quy trình thương lượng chi tiết đầy đủ thận trọng so với quy trình mà cơng ty áp dụng Với quy trình cũ áp dụng cơng ty khơng quan tâm cách chi tiết cẩn thận quy trình thương lượng diễn đơn giản phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm người đàm phán Công ty ln phải giữ vị trí chủ động, không dễ dẫn đến điều khoản bất lợi cho cơng ty Vì tất phải chuẩn bị theo kế hoạch, trình tự cụ thể không muốn mắc phải rủi ro cho công ty b) Quy trình đặt hàng Bước 1.: Xác định thời điểm số lượng đặt hàng : cần xác định mức tồn kho tối đa tối thiểu, từ xác định thời điểm số lượng đặt hàng Bước : Lên đơn đặt hàng: Ghi rõ ràng cụ thể loại hàng hóa cần nhập,số lượng,chủng loại, mẫu mã Bước : Kiểm tra duyệt đơn hàng : Sau liệt kê danh mục mặt hàng câng nhập Giám sát xem xét kiểm tra lại đơn hàng sau trình lên Phó giám đốc hay Giám đốc ký duyệt Bước : Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp : Đơn hàng sau ký duyệt gửi cho nhà cung cấp Quy trình đơn giản cơng ty nên áp dụng cần có quy trình vây Khơng nên thực cách sơ sài qua loa , tất phải theo trình tự, vừa đảm bảo cho đơn hàng bị sai xót vừa tạo nên tính chun nghiệp quy củ cho nhân viên thực Vì phí vận chuyển bốc, dỡ công ty phải chịu cách xếp cân đối nguồn hàng phí tổn khơng nhỏ Vì cơng ty cần quy trình cụ thể cho cơng tác để đảm bảo tính quy củ , chuyên nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh 3.3.1.4 Giải pháp giao nhận toán tiền hàng - Quy trình giao nhận hàng : SVTH: Dương Văn Khánh 51 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm  Bước 1: Kiểm tra mặt chủng loại , mẫu mã, sở, kiểm tra chủng loại đơn hàng cần chưa? , mẫu mã chuẩn không ?  Bước : Kiểm tra chất lượng hàng hóa : Ở công ty cần tuyển giám sát chuyên ngành chất lượng mặt hàng để đảm bảo cho hàng hóa chuẩn xác chất lượng  Bước 3: Kiểm tra số lượng hàng hóa : Công viêc giám sát nhân viên kiểm hàng kiểm tra vào hoá đơn mua hàng, giám sát cho nhân viên kiểm hàng nên kiểm tra đếm số lượng sau giám sát lên kiểm tra lần cuối trước cho bên giao hàng bốc giỡ hàng hóa xếp vào kho  Bước : Kiểm tra hóa đơn tốn tiền mua hàng : Giám sát kiểm tra số liệu hóa đơn : số lượng, chất lượng, mẫu mã, tiền tốn…xem phù hợp với kiểm tra chưa? Hóa đơn có dấu , chữ ký nhà cung cấp mà ký kết chưa?.Và sau ký nhận đóng dấu Quy trình nhấn mạnh vào độ xác khâu bước để đảm bảo sai xót số lượng đặt biệt chất lượng khơng xảy ngồi ý muốn Vì bước mà cơng ty thực khâu bước chưa có trọng quan tâm cần thiết, biểu cố khơng đáng có xảy : thiếu số lượng, sai mẫu mã, chủng loại mà công ty hay gặp - Phương thức toán : Công ty nên mở L/C ngân hàng nước cụ thể ngân hàng Argribank chi nhánh Bắc Ninh, nơi gần với trụ sở cơng ty, dề dàng khắc phục việc gặp sai xót Vì số đơn hàng cơng ty vận chuyển theo đường biển nên việc toán thủ tục để tốn cần xác cao Vì tốn L/C cơng ty cần lưu ý: Công ty nên mở L/C ngân hàng Việt Nam , gần nơi đặt trị sở tốt nhất, chọn ngân hàng nước ngồi để mở L/C, công ty phải ứng tiền trước, phải trả phí mở L/C ngoại tệ gây đọng vốn nước ngoài, nhiều thủ tục phức tạp mà cơng ty phải gánh chịu Bên cạnh đó, gặp sai sót dễ dàng việc xử lý, khắc phục 3.3.1.5 Các giải pháp khác  Có kế hoạch dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng công ty, đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng cần SVTH: Dương Văn Khánh 52 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ hội kinh doanh công ty  Cơng ty nên trang bị cho hệ thống trang thiết bị đại nhằm mục đích phục vụ cho việc thu thập, xử lý lưu trữ thông tin, đặc biệt hệ thống máy tính, máy chủ, sử dụng phần mềm phục vụ tốt cho việc lưu trữ xử lý thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng  Đầu tư nguồn vốn, tài cho cơng tác tổ chức mua hàng, đầu tư nâng cao chất lượng hệ thống sở vật chất kỹ thuật cho kho, nhà xưởng Cải thiện tình hình tài (khả sinh lời, khả toán tiền mặt, khả trả nợ, tín dụng khả vay vốn…) để đảm bảo vốn thường xuyên cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 3.3.2 Kiến nghị với Nhà nước ban ngành liên quan - Nhà nước cần có biện pháp ổn định giá loại nguyên liệu đầu vào nước nhập khẩu, nhằm giúp công ty ổn đinh đầu vào, tăng cường hiệu hoạt động sản xuất - Ổn định kinh tế vĩ mô: đưa tiêu mức tăng trưởng kinh tế phù hợp với khả Việt Nam, đồng thời đảm bảo tỷ lệ lạm phát mức tốt cho kinh tế nước ta, hạn chế biến động mạnh tỷ giá hối đoái giúp công ty khâu nhập mà không ảnh hưởng đến hoạt động xuất khầu - Giảm bớt thủ tục hải quan rườm rà gây khó khăn cho cơng ty q trình nhập xuất khẩu, vừa thúc đẩy phát triển vận tải hàng hải, vừa giúp công ty dễ dàng nhanh chóng nhập máy móc thiết bị, nguyên liệu đầu vào nhập từ nước phục vụ hoạt động sản xuất - Hệ thống ngân hàng cần tạo điều kiện cho doanh nghiệp việc vay vốn mở rộng quy mô mạng lưới kinh doanh, đưa tỷ lệ mức lãi xuất ưu đãi, sách tín dụng ưu đãi, cho doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu hút vốn đầu tư cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh SVTH: Dương Văn Khánh 53 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm KẾT LUẬN Cơng nghiệp hóa, đại hóa nghiệp tồn dân, thành phần kinh tế nhằm đưa Việt Nam thành nước có sở vật chất kỹ thuật đại, có cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sản xuất tiến phù hợp với phát triển lực lượng sản xuất, nguồn lực người phát huy tối đa, xây dựng lên đất nước giàu mạnh, xã hội công bằng, văn minh Mục tiêu hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày vững vàng cạnh tranh gay gắt thị trường Đây điều kiện để thúc đẩy tăng trưởng phát triển kinh tế, hồn thành cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Cơng ty TNHH Trung Hà công ty sản xuất, thường xuyên mua nguyên vật liệu phục vụ cho công tác Công ty nỗ lực phát huy khả năng, tận dụng nguồn lực để để hoạt động mua hàng ngày hoàn thiện Với cố gắng khai thác khía cạnh khác hoạt động mua hàng công ty TNHH Trung Hà, đề tài đề đưa giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh cơng ty, góp phần giúp cho cơng ty tiết kiệm thời gian chi phí cho cơng tác mua hàng Trong khuôn khổ thời gian hạn hẹp, giới hạn kiến thức kinh nghiệm thực tế nên nhìn hoạt động mua hàng em nhiều thiếu sót hạn chế Em mong nhận đóng góp q báu để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Dương Văn Khánh 54 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm SVTH: Dương Văn Khánh 55 Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Cơng Đồn Nguyễn Cảnh Lịch (xuất năm 2004) – Kinh tế doanh nghiệp thương mại- Nhà xuất thống kê Hoàng Minh Đường Nguyễn Thừa Lộc (xuất năm 2005.)- Giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại- NXB Lao động xã hội Lê Quân Hoàng Hải (2010), Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê Trần Minh Nhật (xuất năm 2008)- Phương án tối ưu quản trị kinh doanh- NXB Văn hóa thơng tin Đồng Thị Thanh Phương (xuất năm 2007)- Quản trị doanh nghiệp- NXB Thống Kê Trương Đồn Thể(xuất năm 2004)- Giáo trình Quản trị sản xuất tác nghiệp- NXB Lao động xã hội Nguyễn Trọng Thể Nguyễn Hữu Thọ(xuất năm 2005)- Quản lý hiệu hoạt động doanh nghiệp- NXB Lao động xã hội Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015Phòng kế tốn- Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà Báo cáo tài cơng ty Cổ Phần Hồng Thịnh Đạt từ năm 2013- 2015phòng kế tốn- Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà SVTH: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT Họ tên: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Trung Hà Kính gửi: Ơng (bà)……………………………………………………………… Chức vụ:………………………………………………………………………… Em xin chân thành cám ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian em thực tập q cơng ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hoàn thành luận văn tốt nghiệp mình, em kính đề nghị q Ơng Bà vui lòng cho biết thơng tin sau: Công tác tổ chức mua hàng công ty quan tâm mức độ nào?  Thường xuyên  Chỉ phận chuyên trách  Chỉ phận kế hoạch Căn vào đặc điểm kinh doanh công ty nay, theo ông (bà) công ty nên tiến hành mua hàng theo hình thức tốt nhất? □ Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng mua bán □ Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng mua bán □ Mua qua đại lý □ Nhận bán hàng ủy thác bán hàng ký gửi □ Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng □ Gia cơng hàng hóa □ Tự sản xuất □ Khác Xin ông bà cho biết cơng ty tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp chủ yếu dựa vào nguồn thông tin nào? □ Các mối quan hệ với chi nhánh khác tập đồn □ Các thơng tin NCC lưu trữ hồ sơ công ty SVTH: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm □ Các thư chào hàng NCC □ Hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm □ Báo, tạp chí, truyền hình, internet… □ Qua người quen giới thiệu □ Đại diện NCC giới thiệu sản phẩm Khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp, theo ông bà tiêu chuẩn quan trọng nhất? □ Chất lượng sản phẩm □ Thời hạn giao hàng □ Giá thành mua □ Khả kỹ thuật NCC □ Phương thức giao hàng □ Sự phản hồi cố phát sinh □ Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng u cầu cơng ty Theo ông bà yếu tố sau ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng công ty? Đánh dấu x vào yếu tố mà ông (bà) cho ảnh hưởng STT Nhân tố ảnh hưởng Các nhân tố bên doanh nghiệp Mục tiêu chiến lược kinh doanh công ty Chính sách mua hàng Điều kiện sở vật chất kỹ thuật Khả tài cơng ty Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng Các nhân tố bên doanh nghiệp Kinh tế Có ảnh hưởng Văn hóa xã hội Khách hàng Nhà cung cấp Đối thủ cạnh tranh SVTH: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm Ông bà đánh giá hoạt động tổ chức mua hàng công ty?( theo mức độ sau: 1: tốt; 2: tốt ; 3: bình thương ; 4: yếu ; 5: kém) Mức độ đánh giá STT Hoạt động Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Giao nhận toán tiền hàng Thương lượng đặt hàng 1( tốt) 2( tốt) 3(bình thường) 4(yếu) 5(kém) Theo Ông ( Bà ) nhân tố ảnh hưởng nhiều tới công tác thương lượng đặt hàng? □ Chất lượng sản phẩm □ Khách hàng □ Giá thành mua □ Thị trường □ Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng u cầu cơng ty Theo ơng bà hình thức mua hàng chủ yếu công ty? □ Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng mua bán □ Mua hàng khơng theo hợp đồng mua bán hàng hóa □ Mua qua đại lý □ Nhận bán hàng ủy thác bán hàng ký gửi □ Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng Ơng bà có đề xuất để nâng cao công tác tổ chức mua hàng công ty? ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… SVTH: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm Xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC PHIẾU PHỎNG VẤN Họ tên: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Trung Hà Kính gửi: Ơng (bà)……………………………………………………………… Chức vụ:………………………………………………………………………… Em xin chân thành cám ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian em thực tập q cơng ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hoàn thành luận văn tốt nghiệp mình, em kính đề nghị q Ơng Bà vui lòng cho biết thơng tin sau: Xin ơng (bà) vui lòng cho biết cơng ty thường lựa chọn nhà cung cấp truyền thống hay thường xuyên thay đổi nhà cung cấp mới? Xin ông (bà) vui lòng cho biết cơng ty có khó khăn việc tìm kiếm lựa chọn NCC hay khơng? Xin ơng (bà) vui lòng cho biết hàng hóa thực tế khan có biến động giá nhà cung ứng cơng ty có gây khó khăn cơng ty hay khơng? Xin ơng (bà) vui lòng cho biết công tác thương lượng với nhà cung cấp cơng ty diễn hình thức nào? Xin ơng (bà) vui lòng cho biết cơng tác giao nhận hàng công ty thường diễn đâu? Xin ơng (bà) vui lòng cho biết cơng tác giao nhận hàng toán tiền mua hàng cơng ty thường gặp phải khó khăn gì? Xin ơng bà cho biết nội dung đàm phán với nhà cung cấp gì? Xin ơng (bà) vui lòng cho biết phương hướng nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng công ty thời gian tới? SVTH: Dương Văn Khánh Lớp: K48A4 ... luận công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại : khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng, nhà cung cấp…  Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà áp dụng, thành... tác giao nhận hàng tốn tiền mua hàng 36 2.2.5 Thực trạng công tác đánh giá mua hàng công ty 37 2.3 Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà. .. pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà Phạm vi nghiên cứu  Về mặt không gian: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà SVTH: Dương Văn Khánh