tìm hiểu công tác quản trị tiền mặt tại công ty cấp thoát nước khánh hòa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ ˜&™ TRƯƠNG THỊ LAN ANH TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC KHÁNH HÒA ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC..

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA KINH TẾ

˜&™

TRƯƠNG THỊ LAN ANH

TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC KHÁNH HÒA

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

LỜI CẢM ƠN

Được sự giới thiệu của khoa kinh tế _ quản trị kinh doanh trường Đại học Thủy Sản và được sự chấp thuận của ban giám đốc Công ty cấp thoát nước Khánh Hòa, trong 3 tháng thực tập tại công ty em đã vận dụng kiến thức tích lũy trong những năm học qua cùng với những hoạt động thực tế tại công ty để hoàn thành đồ

án tốt nghiệp của mình

Em xin chân thành cảm ơn:

Các thầy cô giáo trường Đại học Thủy Sản nói chung và tất cả các thầy cô khoa kinh tế đã tận tình dạy dỗ và giúp đỡ em trong 04 năm học ngồi trên ghế nhà trường Đặc biệt là thầy Nguyễn Thành Cường đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đồ án này

Ban giám đốc công ty cấp thoát nước Khánh Hòa cùng tất cả các cô chú, anh chị trong công ty, đặc biệt là các cô chú phòng tổ chức hành chính dù thời gian rất bận rộn nhưng vẫn tận tình hướng dẫn và cung cấp đầy đủ số liệu để em hoàn thành

đồ án một cách tốt nhất

Sau cùng em xin kính chúc các quý thầy cô trường Đại học Thủy Sản và tất

cả các cô chú, anh chị công ty cấp thoát nước Khánh Hòa luôn luôn dồi dào sức khỏe và đạt được những thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống

Trong quá trình thực hiện đồ án do thời gian có hạn và kiến thức còn nhiều non kém nên đồ án của em cũng còn nhiều thiếu sót mong quý thầy cô thông cảm

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên thực hiện Trương Thị Lan Anh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TIỀN MẶT 4

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH 4

1.1.1 Khái niệm về quản trị tài chính 4

1.1.2 Mục tiêu của quản trị tài chính 4

1.1.3 Vai trò của quản trị tài chính 5

1.1.4 Vị trí của quản trị tài chính 5

1.2 KHÁI NIỆM TIỀN MẶT VÀ VAI TRÒ CỦA TIỀN MẶT 6

1.2.1 Khái niệm tiền mặt 6

1.2.2 Vai trò của tiền mặt 6

1.2.3 Sơ đồ luân chuyển tiền mặt 6

1.3 NGÂN SÁCH TIỀN MẶT 7

1.3.1 Ý nghĩa của ngân sách tiền mặt 7

1.3.2 Lập ngân sách tiền mặt 7

1.3.3 Các hạn chế của ngân sách tiền mặt 10

1.4 QUẢN TRỊ TIỀN MẶT 10

1.4.1 Mục đích của quản trị tiền mặt 10

1.4.2 Gia tăng tốc độ thu hồi tiền mặt 11

1.4.3 Giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt 13

1.4.4 Đầu tư tiền mặt 13

1.5 SỐ DƯ TIỀN MẶT TỐI ƯU 14

1.5.1 Mô hình Baumol 14

1.5.2 Mô hình Mreton Miller & Daniel Orr 17

1.6 KIỂM SOÁT TIỀN MẶT 19

1.6.1 Kiểm soát qui trình thu tiền 19

1.6.2 Kiểm soát qui trình chi tiền 20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI

CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC KHÁNH HÒA 21

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 21

2.1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 21

2.1.1.1 Sự ra đời và phát triển của công ty Cấp Thoát Nước Khánh Hòa. 21

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 25

2.1.2 VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG CẤP NƯỚC CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI SỰ PHÁT TRIỂN KINH TẾ XÃ HỘI CỦA TỈNH 26

2.1.2.1 Hệ thống cấp thoát nước là một kết cấu hạ tầng không thể thiếu của tỉnh 26

2.1.2.2 Nước sạch đối với đời sống dân cư 26

2.1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC KHÁNH HÒA 27

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận 27

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty 36

2.1.4 MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 39

2.1.4.1 Môi trường hoạt động 39

2.1.4.2 Công tác tổ chức sản xuất kinh doanh. 41

2.1.4.3 Thị trường tiêu thụ và chính sách giá của công ty 43

2.1.4.4 Chất lượng 47

2.1.5 KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY 48

2.1.5.1 Phân tích tình hình thu nhập của nhân viên công ty 48

2.1.5.2 Tình hình máy móc thiết bị 49

2.1.5.3 Tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của công ty 51

2.1.6 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY 54

2.1.7 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG THỜI GIAN TỚI 58

2.1.7.1 Những thuận lợi 58

2.1.7.2 Những khó khăn 58

2.1.7.3 Phương hướng phát triển trong thời gian tới 59

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY 60

2.2.1 NGÂN SÁCH TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY 60

2.2.1.1 Lập ngân sách tiền mặt năm 2005 60

2.2.1.2 Các khoản chi bằng tiền trong năm 61

2.2.2 DỰ TRỮ TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY 63

2.2.2.1 Cơ cấu tiền và các khoản tương đương tiền 63

2.2.2.2 Số dư tiền mặt tối ưu của công ty 64

2.2.3 CÁCH KIỂM SOÁT VỀ THU CHI TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY 65

2.2.3.1 Tình hình quản lý và sử dụng tiền tại công ty 65

2.2.3.2 Kiểm soát quá trình thu tiền 71

2.2.3.3 Kiểm soát quá trình chi tiền 73

2.2.4 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT 74

2.2.4.1 Những mặt đã đạt được 74

2.2.4.2 Những mặt còn hạn chế trong công tác quản trị tiền mặt tại công ty 76

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC KHÁNH HÒA 78

3.1 Đề xuất 1: Giải quyết tiền dự trữ qua lớn của công ty để đưa vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh .78

3.2 Đề xuất 2: Khắc phục tình trạng chiếm dụng vốn và đẩy nhanh tiến độ thu hồi vốn bị chiếm dụng .80

3.3 Đề xuất 3: Hoàn thiện thủ tục và cách thức kiểm soát tiền mặt 81

KẾT LUẬN 87

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

v SƠ ĐỒ:

Sơ đồ 1: Sơ đồ luân chuyển tiền mặt 6

Sơ đồ 2: Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty cấp thoát nước Khánh Hòa.28 Sơ đồ 3: Dây chuyền công nghệ sản xuất nước mặt 37

Sơ đồ 4: Dây chuyền công nghệ sản xuất nước ngầm 37

Sơ đồ 5:Sơ đồ công tác tổ chức sản xuất kinh doanh 41

Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ liên quan tiền mặt 68

Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ liên quan tiền gửi ngân hàng 70

Sơ đồ 8: Sơ đồ quy trình xử lý chi tiền áp dụng 82

v MÔ HÌNH Hình 1: Đồ thị biểu diễn các mức biến động tiền mặt vời những giả định thực tế 15 Hình 2: Đồ thị biểu diễn các mức biến động tiền mặt theo thời gian 17

v BẢNG Bảng 1: Đơn giá tiêu thụ nước 44

Bảng 2: Tình hình thu nhập của nhân viên 48

Bảng 3: Bảng tổng kết máy móc thiết bị của công ty năm 2005 50

Bảng 4: Tình hình sản xuất kinh doanh nước máy 51

Bảng 5: Tình hình doanh thu tiêu thụ sản phẩm qua các năm 52

Bảng 6: Tổng hợp chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm 53

Bảng 7: Tổng hợp các tỷ số tài chính của công ty qua các năm 55

Bảng 8 : Ngân sách tiền mặt của công ty năm 2005 60

Bảng 9: Cơ cấu tiền mặt tại công ty 63

Bảng 10: Chênh lệch giữa tiền mặt dự trữ và tiền mặt dự trữ tối ưu 65

Bảng 11: Kết quả về việc kiểm soát thu tiền 71

Bảng 12 : Kết quả về việc kiểm soát chi tiền 73

Bảng 13 : Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền 84

v BIỂU ĐỒ: Biểu đồ 1: Các khoản chi bằng tiền trong mỗi quý 61

Biểu đồ 2 : Chi tiết các khoản chi bằng tền trong năm 62

Ở trạng thái cân bằng của nền kinh tế, tất cả các tài sản đều có cùng mức rủi

ro, đều có cùng lợi ích cận biên là như nhau Giá trị cận biên của tính thanh khoản tiền mặt bằng với giá trị cận biên của lãi suất trên khoản đầu tư trái phiếu kho bạc

Điều này phải chăng là việc nắm giữ tiền mặt bao nhiêu không thành vấn đề?

Dĩ nhiên là không Giá trị cận biên của tính thanh khoản giảm khi bạn nắm giữ số lượng tiền mặt tăng lên Khi bạn chỉ có một phần nhỏ tài sản bằng tiền mặt, thì một

số tăng lên rất nhỏ có thể cũng cực kỳ hữu ích Khi bạn nắm giữ một tỷ lệ tiền mặt đáng kể thì bất cứ thanh khoản thêm vào không có giá trị nhiều lắm Vì thế bạn muốn duy trì số dư tiền mặt lên đến mức mà ở đó giá trị cận biên của thanh khoản bằng với giá trị lãi suất mà bạn mất đi

Tiền mặt là một tài sản mà bạn cần để kinh doanh Nếu bạn giữ một phần quá nhỏ ngân quỹ của bạn ở ngân hàng thì bạn sẽ cần phải bán thường xuyên các chứng khoán để thanh toán các hóa đơn Mặt khác, nếu giữ tiền mặt lớn ở ngân hàng bạn sẽ mất lãi suất

Công ty cấp thoát nước Khánh Hòa là công ty kinh doanh độc quyền nước sạch trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, nên lượng tiền của công ty thu từ kinh doanh nước vô cùng lớn mà chủ yếu là tiền mặt, vì vậy việc quản trị tiền mặt sao cho có hiệu quả là rất cần thiết

Để thấy được cái giá phải trả cho tính thanh khoản của tiền mặt tại công ty

cấp thoát nước Khánh Hòa em chọn đồ án: “Tìm hiểu công tác quản trị tiền mặt tại công ty cấp thoát nước Khánh Hòa”

2 Mục tiêu nghiên cứu đồ án

- Tìm ra nguyên nhân làm giảm hiệu quả quản trị tiền mặt

- Đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị tiền mặt

3 Phương pháp nguyên cứu đồ án

Trong phạm vi đề tài em sử dụng các phương pháp sau:

- Thu thập số liệu:

+ Từ báo cáo tài chính của công ty

+ Phỏng vấn trực tiếp các vấn đề liên quan đến đồ án

- Phương pháp so sánh : Xác định mức độ thay đổi biến động ở mức tuyệt đối

và tương đối cùng xu hướng các chỉ tiêu phân tích

- Phương pháp mô tả : Dùng các biểu bảng, đồ thị để mô tả chỉ tiêu cần thiết cho việc phân tích

4 Phạm vi nghiên cứu của đồ án

Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cấp thoát nước Khánh Hòa khá lớn muốn đánh giá chính xác phải có một qua trình nguyên cứu về mọi hoạt động của công ty và số liệu phải được cung cấp tương đối đầy đủ nên đồ án của em chỉ đi vào tìm hiểu công tác quản trị tiền mặt của công ty năm 2003, 2004, 2005 Từ đó đề

ra giải pháp nâng cao hiểu quả quản trị tiền mặt của công ty trong thời gian tới

6 Những đóng góp khoa học của đồ án

ü Về cơ sở lý luận : đồ án đã hệ thống hóa phương pháp xác định số dư tiền mặt tối ưu tại một doanh nghiệp và cách kiểm soát nó có lợi nhất cho doanh nghiệp

ü Về thực tiễn: tìm hiểu được thực tiễn quả trị tiền mặt tại công ty, đánh giá được mặt mạnh yếu của cách quản lý tiền mặt hiện nay tại công ty, từ đó đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tiền mặt của công ty

Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường cùng quý thầy cô trong khoa, các cô chú trong phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán cũng như các ban phòng khác của công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Tuy nhiên, do trình độ cũng như thời gian thực tập còn hạn chế, mặt khác lại thiếu kinh nghiệm trong thực tiễn nên đề tài của em không tránh khỏi những sai sót

Em rất mong sự chỉ bảo và góp ý của thầy cô cùng các bạn để giúp em có được những kinh nghiệm quý báu trong cách nhìn nhận, phân tích lập luận

Sinh viên thực hiện Trương Thị Lan Anh

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TIỀN MẶT

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

1.1.1 Khái niệm về quản trị tài chính

Quản trị tài chính được định nghĩa như một môn học về khoa học quản trị nghiên cứu các mối quan hệ tài chính phát sinh trong phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để từ đó đưa ra các quyết định tài chính nhằm mục tiêu tối đa hóa doanh lợi

Căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp có thể thấy những mối quan hệ tài chính đó là:

- Các mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp với ngân sách

- Các mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp với thị trường tài chính

- Các mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp với thị trường khác

- Các quan hệ tài chính phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp

1.1.2 Mục tiêu của quản trị tài chính

Quản trị tài chính nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Những mục tiêu này phải được thể hiện thành ý chí của những nhà quản lý tài chính mỗi khi đưa ra các quyết định Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều mục tiêu khác nhau trong từng thời kỳ phát triển

Luận thuyết cổ điển về doanh nghiệp đã giữ mãi mục tiêu duy nhất là tối đa hóa lợi nhuận Mục tiêu này đã đạt được khi có sự ngang bằng nguồn thu và chi phí biên tế của doanh nghiệp

Từ các cuộc thăm dò tại các doanh nghiệp, nhiều nhà kinh tế đã nhấn mạnh mục tiêu mà họ theo đuổi không phải là tối đa hóa lợi nhuận mà chính là đạt lợi nhuận bình thường mà cụ thể là những mục tiêu khác được đề cập như : Mục tiêu

về tỷ suất lợi nuận, mục tiêu tối đa hóa doanh số bán, mục tiêu tối đa hóa hoạt động hữu ích của lãnh đạo

Hiện nay, các nhà lý luận tài chính trên thế giới giữ lại mục tiêu tối đa hóa giá trị hoạt động của doanh nghiệp Trên cơ sở này, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải có những quyết định tài chính sao cho tối đa hóa giá trị doanh nghiệp

1.1.3 Vai trò của quản trị tài chính

Nhà quản trị tài chính giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Qua việc sử dụng quyền nội kiểm, họ giúp sử dụng hữu hiệu tối đa các tài nguyên hiện có của doanh nghiệp Bao gồm trong vấn đề này có cả việc phân tích

và kiểm soát chi phí nhằm sử dụng tài sản với hiệu quả tối đa Nhà quản trị tài chính cũng giữ vai trò quan trọng đối với việc duy trì tài nguyên bên ngoài tức là họ có quyết định tìm kiếm tài nguyên hiện không nằm dưới quyền kiểm soát của doanh nghiệp Đầu tiên là quyết định về ngân sách đầu tư nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp đầu tư đúng chỗ và có lợi

Nếu tất cả chi phí đều được kể vào, và nếu phí tổn vốn được dự đoán gần đúng quá trình hoạch định đầu tư sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có một chương trình đầu tư tối ưu ở địa vị cổ đông cũng như địa vị xã hội Phí tổn vốn, nếu được tính đúng, sẽ phản ánh phí tổn cơ hội của việc sử dụng tài nguyên trong lĩnh vực này thay vì trong lĩnh vực khác của nền kinh tế Đi xa hơn nữa, nếu doanh nghiệp cần tìm nguồn vốn một cách ít tốn kém nhất, họ phải cung cấp một số chứng khoán mà nhà đầu tư cho là hấp dẫn nhất

Như vậy, tài chính giữ một vai trò quan trọng trong việc gia tăng hiệu quả hoạt động của mỗi doanh nghiệp và trong việc phân phối tài nguyên sản xuất giữa các doanh nghiệp

1.1.4 Vị trí của quản trị tài chính

Nhà quản trị tài chính của doanh nghiệp thường ở vị trí thượng tầng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bởi tầm quan trọng của việc phân tích, hoạch định và kiểm soát mà họ chịu trách nhiệm

- Thẩm quyền về tài chính ít khi được tản quyền hay ủy quyền cho cấp dưới

vì các quyết định tài chính là nhân tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

- Quyết định tài chính thuộc các nhà quản trị cao cấp, nhưng các hoạt động hằng ngày trong lĩnh vực tài chính trực thuộc phòng tài chính

1.2 KHÁI NIỆM TIỀN MẶT VÀ VAI TRÒ CỦA TIỀN MẶT

1.2.1 Khái niệm tiền mặt

- Tiền mặt của doanh nghiệp được hiểu là tiền trong két và tiền gửi tại các tài khoản giao dịch ở ngân hàng thương mại Nó được sử dụng tức thời để đáp ứng nhu cầu thanh khoản khi doanh nghiệp có dòng tiền ra chẳng hạn: trả lương cho công nhân viên, mua nguyên vật liệu, đầu tư vào tài sản cố định và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

- Tiền mặt của doanh nghiệp thông thường là tài sản không sinh lời hoặc có tỷ suất sinh lời rất thấp Nhà quản trị tài chính phải có chính sách và chiến lược quản trị để dung hòa giữa mục tiêu sinh lời và mục tiêu thanh khoản trên bước đường tối

đa hóa giá trị doanh nghiệp

1.2.2 Vai trò của tiền mặt

- Giúp doanh nghiệp được hưởng lợi thế chiết khấu khi mua hàng hóa dịch vụ

- Giúp doanh nghiệp duy trì tốt các chỉ số thanh toán, là cơ sở để có lòng tin đối với nhà cung cấp cũng như các tổ chức tín dụng

- Giúp doanh nghiệp tận dụng được một cách nhanh nhất các cơ hội đầu tư và kinh doanh trên thị trường

- Tiền mặt đáp ứng nhu cầu dự phòng hạn chế những tổn thất có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.3 Sơ đồ luân chuyển tiền mặt

SƠ ĐỒ 1: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN TIỀN MẶT

Các chứng khoán thanh khoản cao

Đầu tư tạm thời bằng cách mua chứng khoán có tính thanh khoản cao

Bán những chứng khoán

có tính thanh khoản cao

để bổ sung cho tiền mặt

Tiền mặt Dòng thu

1.3 NGÂN SÁCH TIỀN MẶT 1.3.1 Ý nghĩa của ngân sách tiền mặt

- Ngân sách tiền mặt là một dụng cụ để sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp một cách có lợi nhất và có năng suất cao nhất

- Ngân sách tiền mặt là một dụng cụ hướng dẫn quý giá cho các nhà quản trị cao cấp lẫn trung cấp

- Ngân sách tiền mặt là một dụng cụ để hoạch định và kiểm soát tiền mặt giúp cho cấp chỉ huy dự đoán những biến cố và tìm giải pháp thích ứng

1.3.2 Lập ngân sách tiền mặt

Trong hoạt động của một doanh nghiệp cho thấy những luồng tiền vào và ra liên tục Luồng tiền vào cho thấy những khoản tiền thu từ bán hàng hóa hay những khoản thu bất thường khác như thu từ nhượng bán hay thanh lý tài sản cố định, thu lãi từ việc đầu tư… Luồng tiền chi cho thấy những khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả do mua vật tư hàng hóa, chi trả lương, chi mua sắm tài sản, thuê mướn, nộp thuế… Đồng thời những khoản chi đó thường không thống nhất về thời gian và giá trị, do đó luôn tạo ra tình trạng dư thừa và thiếu hụt tiền mặt tại doanh nghiệp Nhất

là những doanh nghiệp hoạt động có tính thời vụ hay doanh thu bị ảnh hưởng theo mùa Chính vì vậy công tác quản trị tiền mặt trong doanh nghiệp không thể không

đề cập công tác kiểm soát tiền mặt nhằm mục đích xác định lúc nào tiền mặt thừa lúc nào tiền mặt thiếu, bao nhiêu và bao lâu Để từ đó có hướng xử lý

Để đáp ứng được các nhu cầu kiểm soát tiền mặt trên, thì ngân sách tiền mặt được xem là một công cụ hữu hiệu và quan trọng nhất của nhà quản trị tài chính Vì ngân sách tiền mặt cho thấy yêu cầu chẳng những phải xác định nhu cầu vốn tổng quát cần được tài trợ mà còn chỉ rõ thời gian cần tài trợ Ngân sách tiền mặt cho biết giá trị nhu cầu vốn cần cho mỗi quý

Ngân sách tiền mặt của công ty được lập trên các cơ sở sau:

- Dòng tiền có được trong kỳ, bao gồm: số tiền tồn đầu kỳ và bảng dự toán lịch thu tiền đi kèm với dự toán tiêu thụ

- Dự toán lịch thanh toán chi phí mua nguyên vật liệu

- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

- Dự toán chi phí sản xuất chung, tuy nhiên, dòng chi tiền cho hoạt động sản xuất chung được xác định bằng dự toán chi phí sản xuất chung trừ đi các khoản được ghi nhận là chi phí sản xuất chung trừ đi các khoản được ghi nhận là chi phí sản xuất chung nhưng không gắn liền với việc chi ra bằng tiền

- Dự toán chi phí bán hàng và dự toán định phí quản lý doanh nghiệp

- Số tiền tồn cuối kỳ

Bảng ngân sách tiền mặt được lập dự toán như sau:

¨ Dự toán tĩnh : Dự toán tiền cho một mức hoạt động

NGÂN SÁCH TIỀN MẶT (Dự toán tĩnh)

Năm …

QUÝ CHỈ TIÊU

3 Tiền chi trong kỳ

- mua nguyên liệu

- CP nhân công trực tiếp

- CP sản xuất chung

- CP bán hàng

- CP quản lý doanh nghiệp

- Mua máy móc thiết bị

4 Cân đối thu chi tiền (5) = (3) – (4)

5 nhu cầu vay (6) = (7) – (5)

(8) = Số tiền tồn đầu quý 1

(9) = Số tiền tồn cuối quý 4

¨ Dự toán linh hoạt : Dự toán tiền cho nhiều mức hoạt động khác nhau

NGÂN SÁCH TIỀN MẶT (Dự toán linh hoạt)

x 2

…

Mức hoạt động

3 Tiền chi trong kỳ

- mua nguyên liệu

- CP nhân công trực tiếp

- CP sản xuất chung

- CP bán hàng

- CP quản lý doanh nghiệp

- Mua máy móc thiết bị

4 Cân đối thu chi tiền (5) = (3) – (4)

5 nhu cầu vay (6) = (7) – (5)

Phương pháp lập ngân sách tiền mặt như sau:

Chỉ tiêu 1: Tiền tồn đầu kỳ phản ánh số tiền mặt tồn quỹ của công ty vào

ngày đầu quý tức số tiền còn lại của quý trước, khoản tiền này có thể dùng để đáp ứng các khoản chi tiêu trong quý

Chỉ tiêu 2: Tiền thu trong kỳ phản ánh tất cả các khoản thu mà công ty có

thể thu trong quý từ doanh thu cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khàch hàng trong quý, thu nợ quý trước, doanh thu khác….như thu do nhượng bán hay thanh lý tài sản cố định

Cộng khả năng tiền = Tiền tồn đầu kỳ + Tiền thu trong tháng

Chỉ tiêu 3: Tiền chi trong kỳ phản ánh tất cả các khoản chi của công ty bằng

tiền mặt này Ví dụ như chi phí khấu hao được xem là một khoản chi phí để tính lời

lỗ trong kinh doanh nhưng lại không phải là một chi phí bằng tiền nên không được đưa vào bảng ngân sách tiền mặt, hay các chi phí khác như: chi khen thưởng bằng sản phẩm…

Cộng tiền chi = tổng các khoản chi trong kỳ bằng tiền

Chỉ tiêu 4: Cân đối thu chi tiền phản ánh tiền mặt của công ty trong những

quý đó chi ra nhiều hơn hay thu vào nhiều hơn Điều này cho thấy đặc tính của các khoản thu và chi của công ty trong từng quý

Cân đối thu chi = Cộng khả năng tiền – Cộng chi tiền

Chỉ tiêu 5: Nhu cầu vay phản ánh số tiền cần vay để bù đắp các khoản chi

trong quý đảm bảo dự trữ đủ số tiền quy định

Nhu cầu vay = Tiền tồn cuối kỳ - cân đối thu chi tiền

Chỉ tiêu 6: Tiền tồn cuối kỳ do công ty quy định

1.3.3 Các hạn chế của ngân sách tiền mặt

Hệ thống ngân sách tiến đến mức độ quá đầy đủ, quá chi tiết sẽ trở thành lủng củng, vô nghĩa và tốn kém một cách không cần thiết Phải thay đổi ngân sách khi các điều kiện thay đổi nếu không sẽ gây trở ngại cho việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Ngân sách có khuynh hướng che lấp các sự kém hiệu quả bằng cách tiếp tục mức độ chi phí nguyên thủy cho các thời kỳ kế tiếp mà không tái thẩm định vì mức

độ chi phí nguyên thủy có thể chứa đựng nhiều phung phí Việc sử dụng ngân sách như một dụng cụ gây áp lực sẽ làm hỏng mục tiêu căn bản của ngân sách, sẽ có bất mãn, chống đối và sẽ dẫn đến sự mất hiệu quả

1.4 QUẢN TRỊ TIỀN MẶT

Tiền mặt thường được gọi là loại “tài sản không sinh lời” Tiền dùng để thanh toán tiền công lao động, thanh toán cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, để mua tài sản cố định, nộp thuế… Tiền mặt tự nó không sinh ra lợi nhuận, do vậy mục tiêu của quản trị tiền mặt là tối thiểu hóa chi phí dự trữ tiền mặt mà doanh nghiệp cần giữ nhằm duy trì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách bình hường

1.4.1 Mục đích của quản trị tiền mặt

Doanh nghiệp lưu giữ tiền mặt cũng nhằm 3 mục đích:

- Mua bán: Doanh nghiệp lưu giữ tiền mặt để trả tiền hàng, trả lương, nộp thuế, phân phối cổ tức cho cổ đông

- Đầu cơ: Ngoài mục đích duy trì hoạt động, doanh nghiệp còn giữ tiền mặt để

lợi dụng các cơ hội xảy ra bất ngờ như mua nguyên vật liệu, chứng khoán giảm giá

tức thời… Để gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Phòng bị: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền mặt không luân chuyển

theo một quy luật nhất định nào cả, do vậy doanh nghiệp cần duy trì một lượng tiền

mặt an toàn để đáp ứng các nhu cầu tiền mặt bất ngờ

Quản trị tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp biết được số lượng tiền mặt cần lưu giữ và lưu giữ trong bao lâu

1.4.2 Gia tăng tốc độ thu hồi tiền mặt

- Áp dụng một cách linh hoạt chính sách chiết khấu khi bán hàng

- Lựa chọn có hiệu quả phương thức thanh toán, phương thức chuyển tiền khi bán hàng Vì nếu thu hồi được sớm tiền mặt, doanh nghiệp có thể sử dụng để đầu tư

kiếm lời trong ngắn hạn

- Rõ ràng, chuyển tiền bằng điện có chi phí cao hơn chuyển tiền bằng thư vì đơn giản là tốc dộ chuyển của nó nhanh hơn Doanh nghiệp có thể sử dụng số ngày tiết kiệm ( số ngày tiết kiệm được khi áp dụng phương thức chuyển tiền bằng điện)

để đầu tư kiếm lời Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng sử dụng phương thức chuyển tiền bằng điện Doanh nghiệp chỉ sử dụng khi độ lớn tiền cầm chừng mỗi ngày vượt qua “ một ngưỡng” nào đó để thu nhập cơ hội của tiền lớn

hơn mức chênh lệch chi phí giữa hai phương thức Cụ thể:

Gọi

L : Quy mô lượng tiền cần chuyển mỗi ngày

k : Tỷ suất sinh lời cơ hội của tiền mặt/ ngày

Δt : Chênh lệch thời gian giữa hai phương thức chuyển tiền

Δ D : Chênh lệch chi phí giữa hai phương thức chuyển tiền

П :Thu nhập ròng cơ hội ( từ việc lựa chọn phương thức tối ưu)

Ta có: П = L * k * (Δt) – ΔD

Vậy quy mô tối thiểu của tiền cần chuyển 1 ngày khi áp dụng phương thức

Hộp khóa: là một hộp thư bưu điện loại đặc biệt được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi để tăng tốc quá trình thu tiền trong hệ thống hộp khóa, bạn cần phải thuê ngân hàng địa phương làm cho bạn một số công việc hành chính hệ thống hộp khóa hoạt động như sau: doanh nghiệp thuê hộp thư bưu điện riêng tại mỗi vùng địa phương khác nhau tất cả các khách hàng trong mỗi vùng đều được giới thiệu về những địa chỉ hộp thư tại các bưu điện địa phương và họ sẽ gởi các khoản thanh toán của họ bằng séc tới nhưng hộp thư này thay vì gởi thẳng đến doanh nghiệp hộp khóa sẽ được quản lý bởi ngân hàng địa phương trong phạm vi khoảng cách không xa quá vài chục km các doanh nghiẹp lớn có thể duy trì hơn 20 hộp khóa trong phạm vi cả nước ngân hàng địa phương với tư cách là đại diện doanh nghiệp

cứ đều đặn theo một khoảng thời gian nhất định nào đó thường là vài lần trong một ngày sẽ mở lấy thư và kết chuyển những séc thanh toán vào tài khoản của doanh nghiệp vào tài khoản của ngân hàng địa phương số dư trên tài khoản sẽ định kết chuyển đến một trong nhưng ngân hàng chính của doanh nghiệp chi tiết của những hoạt động này được lưu giữ lại( bằng việc sử dụng máy tính) và chúng sẽ được gởi đến cho doanh nghiệp

Hệ thống hộp khóa giảm thời gian thư tín bởi vì các séc được nhận tại các bưu điện địa phương gần đó thay vì tại trụ sở chính của doanh nghiệp Hộp khóa cũng giám thời gian xử lý tại doanh nghiệp bởi vì nó sẽ giảm thời gian cần thiết để

xử lý các séc nhận được theo cách thông thường ngân hàng địa phương sẽ trực tiếp nhận séc, xử lý và thanh toán các séc này thay vì những tờ séc này được gởi đến trụ

sở chính của công ty và sau đó lại được chuyển đến ngân hàng xử lý và thanh toán

1.4.3 Giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt

- Tận dụng thời gian chênh lệch thu – chi

- Sử dụng hối phiếu khi mua hàng

- Chậm chi trả lương ( trong khả năng có thể)

1.4.4 Đầu tư tiền mặt

Một doanh nghiệp có thể dư tiền mặt để đầu tư vì nhiều lý do Một trong những lý do là sự thay đổi theo mùa hay sự biến động theo chu kỳ của hoạt động kinh doanh Doanh thu tăng, tồn kho và các khoản phải thu cũng tăng Khi doanh thu giảm, tồn kho và các khoản thu sẽ giảm và biến thành tiền mặt lúc doanh thu tăng theo mùa hay theo chu kỳ, doanh nghiệp sẽ cần tiền mặt để tài trợ sự gia tăng tồn kho và các khoản phải thu Nhiều doanh nghiệp sẽ cần vay mượn để thỏa mãn nhu cầu này Nhiều doanh nghiệp khác, nhất là các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đầu tư có độ biến động rất lớn, sẽ có khuynh hướng tích lũy tiền mặt hay tương đương tiền mặt khi doanh thu xuống dốc để sẵn sàng tài trợ khi doanh thu tăng

Doanh nghiệp có thể tích trữ tài nguyên để bảo vệ trong những trường hợp bất ngờ khi phải bảo đảm cho một sản phẩm không chắc chắn, doanh nghiệp phải sẵn sàng đối phó với các vụ khiếu nại bồi thường Doanh nghiệp trong những ngành nhiều cạnh tranh phải có tài nguyên để đủ thỏa mãn ngay nhu cầu mới do sự thay đổi cơ chế thị trường Ví dụ một doanh nghiệp công nghiệp vừa có nhiều thị trường mới ở nước ngoài, sẽ cần có tài nguyên để thõa mãn nhu cầu phát triển, các tài nguyên trên có thể được giữ dưới hình thức tiền mặt hay tương đương tiền mặt trong một thời gian khá lâu

Như thế, vì muốn tích trữ tài nguyên dùng cho trường hợp bất ngờ, doanh nghiệp có thể dự trữ tiền mặt để đầu tư trong vài tuần, vài tháng, vài năm hay đôi khi vô hạn định Các giải pháp đầu tư tiền mặt sẽ tùy thuộc nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, vừa căn cứ trên yếu tố lợi nhuận lẫn yếu tố rủi ro

Tùy theo thời điểm mà nhu cầu vốn sẽ cần đến, người giám đốc tài chính

chọn và cân nhắc để có thời gian đáo hạn và độ rủi ro thích hợp với tình trạng tài chính của doanh nghiệp

Các ngân hàng thương mại, các ngân hàng đầu tư và các công ty tài chính sẽ cung ứng cho người giám đốc tài chính tin tức chi tiết cho mỗi hình thức đầu tư được liệt kê Vì đặc tính của các loại đầu tư thay đổi theo sự chuyển mình của thị trường vốn, người giám đốc tài chính phải cập nhật các đặc tính trên Ông sẽ áp dụng nguyên tắc lựa chọn hình thức đầu tư có thời gian đáo hạn, lợi nhuận và độ rủi

ro thích hợp cho các doanh nghiệp, các nguồn vốn còn tích trữ trong một thời hạn khá lâu, có thể đem đầu tư với tỷ suất lợi nhuận cao hơn lợi nhuận chứng khoán của chính phủ Đó là đầu tư vào cổ phần của các công ty khác Phần lớn, đây là chi đầu

tư thuần túy, không có mục tiêu kiểm soát doanh nghiệp khác, mua cổ phần chỉ nhằm tận dụng tiền mặt dư thừa đem lợi nhuận cao hơn việc mua chứng khoán khác

Đầu tư vào doanh nghiệp khác có nhiều hình thức Tỷ lệ cổ phần được hưởng trên tổng số cổ phần rất nhỏ, do đó không thể nói là do động lực muốn kiểm soát doanh nghiệp khác

Doanh nghiệp thường đầu tư vào các ngành công nghiệp có tương quan với doanh nghiệp ấy phương thức này được áp dụng một phần vì tính chất của các ngành công nghiệp đó, một phần vì sự đầu tư đó sẽ đem nhiều tin tức cho hoạt động mua hàng hay bán hàng Ví dụ, nhà cung cấp cho các nhà doanh nghiệp lớn hơn có thể mua cổ phần trong các doanh nghiệp lớn đó để được cung cấp các loại tin tức

mà doanh nghiệp dành cho cổ đông Đương nhiên, doanh nghiệp nhỏ không thể nắm được quyền kiểm soát doanh nghiệp lớn hơn Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ có thể nhờ phương thức này mà biết được tin tức thị trường thường rất khó kiếm

1.5 SỐ DƯ TIỀN MẶT TỐI ƯU 1.5.1 Mô hình Baumol

a Mô hình

Mô hình này dựa trên giả định rằng doanh nghiệp có dòng tiền ròng ổn định

T F

C* = 2 * *

HÌNH 1: ĐỒ THỊ BIỂU DIỄN MỨC BIẾN ĐỘNG TIỀN MẶT VỚI NHỮNG

GIẢ ĐỊNH THỰC TẾ

0 1 2 3 4

Trong đó: - C: Tiền mặt đầu kỳ

- C/2: Tiền mặt trung bình của doanh nghiệp

b Chi phí

TC=C/2*I + T/C*F

Trong đó:

- T: Nhu cầu tiền mặt trong năm

- F : Chi phí cho một lần giao dịch chứng khoán ( giả sử là cố định)

C 0 = C/2*i

Trong đó:

- C0: Chi phí cơ hội do nắm giữ tiền mặt

- C: Giá thị trường của chứng khoán mỗi lần bán

- i: Tỷ lệ sinh lời của chứng khoán ( tỷ suất sinh lời cơ hội do giữ tiền mặt)

c Ý nghĩa và hạn chế của mô hình Baumol

v Ý nghĩa

Mô hình Baumol cho thấy nếu lãi suất cao, doanh nghiệp sẽ nắm giữ số dư bình quân tiền mặt thấp hơn và do đó làm cho doanh số bán trái phiếu kho bạc nhỏ hơn nhưng với tần suất bán nhiều hơn (nghĩa là Q* thấp hơn) Mặt khác, nếu giá phải trả cho mỗi lần bán trái phiếu cao hơn thì doanh nghiệp nên nắm giữ một số dư tiền mặt lớn hơn

Nói chung, khi lãi suất cao thì doanh nghiệp muốn giữ tiền mặt ít hơn Nếu nhu cầu sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp nhiều hoặc chi phí để bán chứng khoán,

hay lãi vay cao thì doanh nghiệp sẽ giữ tiền mặt lớn hơn

Các nhà kinh tế và quản trị đã triển khai nhiều mô hình thực tế và ứng dụng hơn cho phép kết hợp cả 2 dòng tiền mặt vào và ra nhưng chưa có mô hình nào tỏ ra thành công trong quản trị tiền mặt hoặc thay thế khả năng phán đoán của nhà quản trị tiền mặt Có lẽ tầm quan trọng của mô hìnhquản trị tiền mặt Baumol và của các trường phái khác là tất cả các lý thuyết này đã làm nổi bật lên sự đánh đổi cơ bản giữa các chi phí cố định của việc bán các chứng khoán và chi phí tồn trữ của việc nắm giữ tiền mặt Trong trường hợp tiết kiệm được các chi phí từ hiệu ứng tiết kiệm

do việc tăng quy mô trong việc mua và bán các chứng khoán thì các doanh nghiệp nên chờ đợi và đưa ra các phát hành hoặc mua vào các chứng khoán với số lượng lớn thay vì số lượng nhỏ

Mô hình Baumol giúp chúng ta hiểu được vì sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ lưu giữ một số dư tiền mặt đáng kể Trong khi đó đối với các công ty lớn, các chi phí giao dịch mua và bán chứng khoán lại trở nên quá nhỏ so với cơ hội phí mất

đi do lưu giữ một số lượng tiền mặt nhàn rỗi

v Hạn chế

Mô hình Baumol số dư tiền mặt không thực tiễn ở chỗ giả định rằng doanh nghiệp chi trả tiền mặt một cách ổn định, hay nói cách khác lượng tiền mặt thu chi đều không có đột biến Nhưng điều này lại khó có thể xảy ra trong thực tế Có thể trong kỳ nào đó, doanh nghiệp thu được một lượng tiền lớn và cũng có thể trong kỳ khác doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp lượng tiền mặt làm cho tiền mặt đột nhiên bị giảm Đặc biệt đối với những doanh nghiệp mang tính thời vụ, lượng tiền

mặt thu chi không đồng đều giữa các kỳ thì mô hình không ứng dụng được mà phải

sử dụng mô hình khác là mô hình Miller – Orr

1.5.2 Mô hình Mreton Miller & Daniel Orr

a Mô hình

Mô hình này xem xét cách một doanh nghiệp nên quản lý tiền mặt như thế nào nếu một doanh nghiệp không thể ước tính dòng tiền mặt thu vào và chi ra từng ngày Chúng ta có thể thấy quá trình luân chuyển tiền mặt có nhiều khả năng xuất hiện trong thực tiễn ở hình sau:

HÌNH 2: ĐỒ THỊ BIỂU DIỄN CÁC MỨC BIẾN ĐỘNG TIỀN MẶT THEO

THỜI GIAN

Số dư tiền mặt

Khoảng cách

Đồ thị cho thấy số dư tiền mặt đi ngoằn ngoèo một cách khó dự đoán cho đến khi đạt được giới hạn trên tại điểm này, doanh nghiệp mua chứng khoán vào để trả số dư tiền mặt về một mức độ bình thường gọi là điểm trở lại Một lần nữa tiền mặt lại tiếp tục đi ngoằn ngoèo cho đến khi đạt được giới hạn dưới Lúc này, doanh nghiệp sẽ bán chứng khoán thu tiền mặt về để đưa số dư tiền mặt lên điểm trở lại Như thế dẫn đến quy luật là mức tiền mặt lưu giữ dao động một cách tự docho đến

Thời gian

Giới hạn trên

Điểm trở lại

Giới hạn dưới

khi đạt đến một giới hạn trên hoặc một giới hạn dưới, khi đó doanh nghiệp mua hoặc bán chứng khoánđể tái lập mức số dư tiền mặt mong muốn

Mô hình Miller Orr xác định khoảng cách giữa giới hạn trên và dới hạn dưới là:

3

Khoảng cách = 3* ¾ phương sai tiền mặt thanh toán*chi phí mỗi lần bán trái phiếu

Lãi suất

Mức tiền mặt theo thiết kế được xác định:

Mức tiền mặt Giới hạn dưới Khoảng cách

b Ý nghĩa và hạn chế của mô hình

v Ý nghĩa

Mô hình cho phép việc nắm giữ tiền mặt ở mức độ hoàn toàn tự do, trừ phi

nó đạt đến điểm giới hạn trên hoặc giới hạn dưới Tại điểm giới hạn trên hoặc dưới, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh bằng cách mua hoặc bán chứng khoán để có mức tiền mặt theo như thiết kế ban đầu

Doanh nghiệp nên để mức cân đối tiền mặt dao động trong khoảng nào? Mô hình này chỉ ra rằng khoảng dao động ở mức cân đối tiền mặt phụ thuộc vào ba yếu tố: nếu như mức lao động của thu chi ngân quỹ hàng ngày rất lớn, hoặc chi phí cố định của việc mua và bán chứng khoán cao thì doanh nghiệp xác định khoảng lao động tiền mặt lớn Ngược lại, nếu lãi suất cao, doanh nghiệp nên thu hẹp khoảng dao động tiền mặt

Mô hình Miller – Orr chỉ ra rằng: nếu doanh nghiệp luôn duy trì mức cân đối tiền mặt theo thiết kế ban đầu thì doanh nghiệp sẽ tối thiểu hóa chi phí giao dịch và chi phí do lãi suất gây ra

v Hạn chế

Phương pháp thực hiện mô hình Miller – Orr:

- Xác định giới hạn dưới của tiền mặt Giới hạn dưới có thể bằng 0 hoặc có thể lớn hơn không (0) để đảm bảo mức an toàn tối thiểu Nhưng xác định nó xác với thực tế nhằm giảm mức dự trữ là công đoạn khá phức tạp đối với nhà quản trị

- Ước lượng phương sai của thu chi tiền mặt rất khó xác định chính xác

1.6 KIỂM SOÁT TIỀN MẶT

Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán, và là 1 khoản mục trọng yếu của tài sản lưu động Do nó được dùng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, nên đây sẽ là khoản thường bị trình bày sai lệch Thật vậy nếu số dư của tài khoản này quá thấp sẽ cho thấy khả năng thanh toán của doanh nghiệp đang gặp khó khăn, hoặc ngược lại, nếu số dư quá cao thì ngầm cho thấy sự quản lý vốn bằng tiền kém hiệu quả

Vốn bằng tiền còn là một khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp Những sai phạm ở các khoản mục khác sẽ tác động đến vốn bằng tiền và ngược lại

Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của hầu hết các tài khoản khác Do vậy, dù số dư của khoản mục này không trọng yếu, thì kiểm soát vốn bằng tiền vẫn là nội dung quan trọng

Tiền lại là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất, và rủi ro tiềm tàng cao nên kiểm toán viên cần tập trung kiểm tra chi tiết nhiều hơn các loại khác

Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, các doanh nghiệp cần thiết kiểm soát

về chu trình các nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu và chi tiền

1.6.1 Kiểm soát qui trình thu tiền

v Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền

- Sử dụng chứng từ bắt buộc ( phiếu thu, biên lai…) có đánh số liên tục làm cơ

sở thu tiền

- Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền khuyến khích khách hàng nhận phiếu

- Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong sổ sách

- Nhân viên thu tiền nộp tiền vào quỹ cuối mỗi ngày

v Trường hợp thu nợ khách hàng

- Nếu khách hàng đến nộp tiền: Khuyến khích họ yêu cầu cung cấp phiếu thu, hoặc biên lai

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năng quản

lý công nợ và chức năng thu tiền

- Khuyến khích thanh toán qua ngân hàng với những công nợ lớn

1.6.2 Kiểm soát qui trình chi tiền

v Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán

Nguyên tắc chung là đa số các khoản chi nên thực hiện bằng chuyển khoản, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới chi bằng tiền mặt

Ngoài ra nên xây dựng một hệ thống séc được đánh số trước khi sử dụng Các séc đã được đánh số trước nhưng không sử dụng phải được lưu lại đầy đủ để tránh tình trang bị mất cắp, hay bị lạm dụng trước khi ký séc phải kiểm tra lại các chứng từ có liên quan để ngăn ngừa việc tái sử dụng một chứng từ gốc để chi nhiều lần

v Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Người quản lý nên thực hiện ủy quyền cho thuộc cấp trong một số công việc

Vì thế đối với vốn bằng tiền, phải phân công cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời cần ban hành văn bản chính thức về sự phân công

v Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi

Các séc chỉ được lập và ký duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan, và cần có thể thức theo dõi cho đến khi các séc này đã được gửi đi

v Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng

Số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của sổ phụ tại ngân hàng Mọi khoản chênh lệch sẽ được kết chuyển vào khoản thu khác, hay phải trả khác

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI

CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC KHÁNH HÒA

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 2.1.1.1 Sự ra đời và phát triển của công ty Cấp Thoát Nước Khánh Hòa

Sự ra đời và phát triển của công ty Cấp Thoát Nước Khánh Hòa có thể khái

quát thành các giai đoạn sau:

a Giai đoạn 1: Từ năm 1975 đến năm 1979

Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thông nhất (1975), chính quyền Cách mạng đã tiếp nhận trọn vẹn Thành phố Nha Trang Theo nhiệm vụ, Ty giao thông vận tải Khánh Hoà đã tiếp cận nhà máy nước Nha Trang (Công suất 4.000 m3 /ngày đêm) do trung tâm cấp thuỷ Khánh Hoà để lại, trụ sở chính đặt tại số

2 đường Yersin Nha Trang Lúc này, nhà máy chỉ có 25 người, với cơ sở vật chất ít

ỏi gồm :

ü Trạm bơm cầu Dứa có 2 máy bơm

ü Một bể chứa ở khu đồi trại Thuỷ

ü Một khu đất trống ở số 1 Lê Hồng Phong

Ngày 29/01/1976, UBND cách mạng tỉnh Phú Khánh có quyết định số 5/QĐ – TCCQ chuyển giao nhà máy nước Nha Trang từ Ty giao thông vận tải sang Ty xây dựng Phú Khánh Đồng thời UBND cách mạng tỉnh ra quyết định số 96/VP –

UB ngày 18/12/1976 trưng dụng nhà số 58 Yersin Nha Trang để cấp cho nhà máy nước sử dụng và đây cũng là trụ sở chính của công ty hiện nay

Nhà máy cấp nước phục vụ chủ yếu cho các cơ quan, các thương gia và cộng đồng dân cư ít lúc bấy giờ Tuy tiếp nhận trọn vẹn cơ sở vật chất của nhà máy, nhưng các cơ sở này đều do Pháp xây dựng từ năm 1935 và cải tạo năm 1969, nên

hệ thống cũ kỹ, lạc hậu, mang tính tạm thời

b Giai đoạn 2: Từ năm 1979 đến năm 1990

Ngày 29/10/1979 UBND tỉnh Phú Khánh ra quyết định số 2457 UB/TC về việc thành lập công ty cấp nước Phú Khánh Tại điều 2 của quyết định này ghi rõ :

“Công ty cấp thoát nước Phú Khánh là một đơn vị sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có chức năng cải tạo, phục hồi, mở rộng, xây dựng mới các công trình cấp thoát nước và thống nhất quản lý chuyên ngành về kinh tế kỹ thuật, sản xuất kinh doanh điều hoà phân phối nước, xử

lý nước thải phục vụ cho sản xuất, đời sống và mọi lợi ích công cộng trong tỉnh.”Như vậy công ty cấp thoát nước Phú Khánh chính thức ra đời

Trong năm này, nhà máy nước Xuân Phong đã được xây dựng và đi vào hoạt động, với công suất 8.000 m3 / ngày đêm, bước đầu đáp ứng nhu cầu nước sạch cho cộng đồng dân cư thành phố ngày một đông.Năm 1983, công ty xây dựng bể chứa công suất 2.000 m3 tại đồi La San

Trong giai đoạn này, tuy công suất cấp nước cho thành phố đã được tăng lên gấp 3 lần so với năm 1975 ( từ 4.000 m3 năm 1975 lên 12.000 m3 năm 1979 ), song nhu cầu cấp nước cho sản xuất và sinh hoạt ngày càng tăng Năm 1984, được sự giúp đỡ ( viện trợ không hoàn lại ) của tổ chức y tế và môi trường thế giới, trạm xử

lý Phước Hải được xây dựng với công suất 4.000 m3 / ngày đêm lấy nước từ trạm Cầu Dứa Đây là một nhà máy có quy trình xử lý tương đối hoàn chỉnh, nhưng dù sao vẫn là một trạm xử lý nhỏ nên chưa cải thiện được bao nhiêu nhu cầu phục vụ cho thành phố

Năm 1990, được sự hỗ trợ của các cơ quan chức năng, các cấp chính quyền Trung uơng và địa phương, công ty cấp thoát nước Khánh Hoà đã cải tạo, nâng cấp trạm bơm Cầu Dứa từ 4.000 m3 /ngày đêm lên 12.000 m3 /ngày đêm, trong đó có 8.000 m3 lắng lọc tại chỗ, chủ yếu làm tăng thêm số lượng nước cấp vào mùa hè, về mùa mưa thì không đáng kể do công nghệ xử lý chưa đảm bảo khi nguồn nước có

độ đục cao

Như vậy, sau 15 năm kể từ ngày thành phố Nha Trang được giải phóng, lưu lượng nước máy thành phố Nha Trang tăng gấp 5 lần ( từ 4.000 m3 năm 1975 lên 20.000 m3 năm 1990) Hệ thống cấp nước hoạt động liên tục và được cải tạo, nâng cấp từng bước Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, trang thiết bị, hệ thống phân

phối bị hao mòn, hư hỏng do cả nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan nên lưu lượng nước cấp có giảm so với công suất thiết kế

Mặt khác, trong giai đoạn này ngành cấp nước của thành phố còn nằm trong

cơ chế quan liêu bao cấp, phải bù lỗ, vật tư thiết bị chuyên ngành khan hiếm, vốn đầu

tư không được quan tâm, khi bước vào đổi mới thì trì trệ, chậm thích nghi Do đó, tình trạng xuống cấp của hệ thống cấp nước là không tránh khỏi, đồng thời cơ chế quản lý kém năng động và hiệu quả nên không phát huy hết năng lực của mình

c Giai đoạn 3:Từ năm 1991 đến nay

Theo quyết định số 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của hội đồng bộ trưởng về việc thành lập lại doanh nghiệp, trên cơ sở đó công ty cấp thoát nước Phú Khánh được thành lập lại theo quyết định số 1478/QB – UB ngày 23/12/1992 của UBND tỉnh Khánh Hoà, với:

Tên gọi chính thức là : Công ty cấp thoát nước Khánh Hoà Trụ sở chính : 58 Yersin phường Phương Sài, thành phố Nha Trang

Điện thoại : 058.822313 Fax : 058.819144

Email : ctnnt@dng.vnn.vn Công ty là đơn vị trực thuộc sở xây dựng Khánh Hoà, tổng vốn được giao là: Vốn kinh doanh (01/01/1992) : 6.287 triệu đồng

Trong đó: - Vốn cố định : 6.118 triệu đồng

- Vốn lưu động : 169 triệu đồng Theo nguồn vốn : - Vốn ngân sách Nhà nước cấp : 5.596 triệu đồng

- Vốn Doanh nghiệp tự bổ sung : 691 triệu đồng Với chức năng, nhiệm vụ quy định cụ thể :

- Là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và có tài khoản ở ngân hàng, và có con dấu riêng

- Ngành nghề kinh doanh chủ yếu :

- Sản xuất và phân phối nước (Mã số: 011904)

- Lắp đặt đường ống cấp thoát nước (Mã số: 020109)

- Thiết kế mạng lưới và công trình cấp thoát nước quy mô nhỏ dưới 200

Với công suất cấp nước cho tỉnh đạt khoảng 18.000 m3/ ngày đêm, trong khi

đó nhờ chính sách đổi mới của nền kinh tế mở, nền kinh tế của Khánh Hoà ngày càng phát triển, quá trình đô thị hoá ngày một mở rộng cùng với sự gia tăng không ngừng của dân số, nhu cầu nước cho sinh hoạt và sản xuất kinh doanh ngày càng căng thẳng, đặc biệt khó khăn cho việc cung cấp nước cho các vùng cao, vùng xa trong tỉnh Khánh Hoà nói chung và thành phố Nha Trang nói riêng

Với chính sách đổi mới của nền kinh tế mở cửa, cùng với sự phát triển kinh

tế của cả nước, nền kinh tế của Khánh Hoà đang ngày càng phát triển cùng với sự gia tăng không ngừng của dân số, nhu cầu nước cho sinh hoạt và sản xuất kinh doanh ngày càng tăng Trước thực tế đó từ năm 1991 đến năm 1993 từ nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp là chủ yếu kết hợp với ngân sách địa phương, Nha Trang đã xây dựng nhà máy nước Võ Cạnh với công suất 25.000 m3/ ngày đêm lấy nguồn nước từ sông Cái với công nghệ hoàn chỉnh, nhà máy được hình thành và đưa vào

sử dụng năm 1994 Hiện nay, khả năng cung cấp nước tại Công ty ngày đêm chủ yếu là trạm Võ Cạnh và trạm Xuân Phong Trong quá trình hoạt động Công ty đã thực hiện thi công xây lắp nhiều công trình, khai thác và sản xuất trong toàn tỉnh Trong đó 80% việc khảo sát thiết kế do Công ty thực hiện khảo sát thiết kế để thi công Hoạt động sản xuất kinh doanh như : cơ khí, cơ điện, nề, sắt, thép, …

Năm 2002 công ty quyết định xây dựng nhà máy nước Xuân Phong mới công suất 5.000/ngày đêm

Năm 2003 quyết đinh số 4084/QĐ – UB của UBND tỉnh Khánh hòa về bổ sung thay đổi ngành nghề kinh doanh của công ty Cấp thoát nước Khánh Hòa như sau:

- Sản xuất và cung cấp nước sạch

- Thi công lắp đặt công trình trạm bơm và hệ thống đường ống cấp thoát nước

- Thiết kế mạng lưới và công trình trạm bơm cấp thoát nước

- Tư vấn thẩm tra thiết kế mạng lưới và công trình trạm bơm cấp thoát nước Năm 2004 Nhà máy Xuân Phong mới được đưa vào sử dụng

Năm 2005 Công ty bổ sung thêm ngành nghề mới là : Lập dự án đầu tư xây dựng công trình cấp thoát nước Công ty luôn luôn là doanh nghiệp hạng 1 của tỉnh

Công ty cấp thoát nước hiện nay đang giữ một vị trí nhất định trong sự phát triển kinh tế xã hội của cả tỉnh Trong suốt 20 năm qua, Công ty cấp thoát nước Khánh Hoà đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển Qua từng giai đoạn, Công ty đã từng bước cải tạo, nâng cao hệ thống cấp nước Thành phố, đáp ứng tương đối nhu cầu nước sạch cho sinh hoạt, sản xuất, thực hiện tốt nhiệm vụ nộp thuế cho Nhà nước

Hiện nay, cùng với việc cải thiện và mở rộng hệ thống cấp nước, trách nhiệm của Công ty càng tăng lên Những cam kết tài chính cũng gia tăng để đáp ứng nhu cầu trả vốn vay của ADB và đầu tư vốn cho mạng lưới phân phối từ nguồn vốn tự có.Công ty cấp thoát nước phải đảm bảo đủ nguồn lực, thiết bị, phương tiện và hệ thống quản lý phù hợp tại chỗ để đáp ứng trách nhiệm gia tăng đó Việc gia tăng thêm nhân lực sẽ được yêu cầu và được đào tạo thích hợp để đáp ứng nhân lực cho các vị trí Sẽ có một tư vấn hỗ trợ kỹ thuật riêng biệt sẽ trợ giúp Công ty trong việc tăng cường thể chế Việc hỗ trợ này cụ thể gồm 3 phần:

- Vận hành và bảo dưỡng

- Giảm lượng nước thất thoát

- Quản lý kế toán tài chính

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

v Chức năng

Công ty cấp thoát nước Khánh Hoà là một đơn vị Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và tài khoản tại ngân hàng công thương Việt Nam – Chi nhánh tại Khánh Hòa

Số tài khoản : 710 A 00053

720 A 00053

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty:

- Sản xuất và cung cấp nước sạch, xử lý nước thải phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân

- Lắp đặt mạng lưới điện ống và công trình đầu mối cấp thoát nước

- Kinh doanh vật tư thíêt bị ngành nước

- Khảo sát thiết kế mạng lưới cấp thoát nước có qui mô nhỏ

v Nhiệm vụ

- Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước

- Bảo đảm số lượng và chất lượng nước phục vụ cho các nhu cầu tiêu dùng, đảm bảo tiến độ và các công trình thi công xây lắp

- Không ngừng nâng cao mức thu nhập của cán bộ công nhân viên

- Bảo đảm mục tiêu phúc lợi xã hội

2.1.2 VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG CẤP NƯỚC CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI SỰ PHÁT TRIỂN KINH TẾ XÃ HỘI CỦA TỈNH

2.1.2.1 Hệ thống cấp thoát nước là một kết cấu hạ tầng không thể thiếu của tỉnh

Có thể nói hệ thống cấp thoát nước đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động sản xuất và đời sống tỉnh khánh hòa nói chuing, thành phố Nha Trang và huyện Diên Khánh nói riêng, và nó cũng là bộ phận quan trọng của kết cấu hạ tầng góp phần không nhỏ vào việc đánh giá trình độ phát triển thành phố

Cơ sở hạ tầng trong đó có hệ thống cấp thoát nước là một yếu tố quan trọng thu hút vốn đầu tư trong và ngoài nước góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế của tỉnh

2.1.2.2 Nước sạch đối với đời sống dân cư

v “Nước là sự sống”

Đối với một khu vực đông dân cư như thành phố Nha Trang thì nước sạch rất quan trọng Việc cấp nước đủ vàchất lượng tốt là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng tích cực đến sức khỏe cộng đồng đặc biệt là phụ nữ và trẻ em

Thực tế trên địa bàn thành phố hiện nay con có nhiều khu vực đông dân cư, nhất là khu vực ven sông, ven biển dùng nước giếng chưa bị ôi nhiễm nặng nhưng các giếng nước nông đang được sử dụng rộng rãi để ăn uống, tắm giặt đang dần bị

ôi nhiễm bởi chất thải công nghiệp chưa được xử lý đã đổ ra sông, ra biển ngấm vào lòng đất

Vì vậy, một hệ thống nước sạch cung cấp cho dân cư là điều không thể thiếu, góp phần cải thiện sức khỏe, nâng cao dân trí cộng đồng

v Trong lĩnh vực y tế

Theo thống kê sơ bộ, hiện nay ở Nha Trang có 3 bệnh viện lớn, 5 trung tâm sức khỏe, 15 bệnh xá, phòng khám với gần 200 bác sỹ tư các cơ sở này chủ yếu dùng nước máy của công ty Cấp thoát nước Khánh Hòa Ngoài ra, còn phục vụ cho

các cơ sở chế biến dược liệu và sản xuất dược phẩm ở Nha trang đóng góp vào việc khám chữa bệnh cho dân cư

v Trong lĩnh vực giáo dục

Hiện nay ở Nha Trang có 10 trường học lớn như: Đại học Nha Trang, Cao đẳng sư phạm Nha Trang, Trường trung cấp kinh tế… và rất nhiều trường phổ thông khác Các cơ sở trên đã sử dụng một lượng nước khá lớn của công ty cấp thoát nước Khánh Hòa, đòi hỏi công ty phải đáp ứng nhằm góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của tỉnh

v Đối với an ninh quốc phòng

Hiện nay ở Khánh Hòa có một lực lượng lớn bộ đội, sĩ quan quân đội… lực lượng này đang ngày đêm bảo vệ an ninh trật tự và thành quả đạt được Để hoàn thành tôt công việc, lực lượng này phải sử dụng một khối lượng nước không nhỏ cho sản xuất và sinh hoạt

v Nước sạch đối với sản xuất và dịch vụ

Thế mạnh của Khánh Hòa là du lịch và thủy sản Để tiến hành kinh doanh các dịch vụ du lịch và hoạt động sản xuất các cơ sở phải sử dụng một khối lượng nước rất lớn Đặc biệt các công ty thủy sản đang hướng tới thị trường nước ngoài nên nước sản xuất phải đảm bảo cả khối lượng lẫn chất lượng

v Nước sạch đối với môi trường

Nứơc sạch không những góp phần làm giảm ô nhiễm môi trường mà nó còn tạo ra vẻ đẹp cho thành phố từ những vòi phun nước ở nơi công viên công cộng và khuôn viên các cơ quan, công ty

2.1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC KHÁNH HÒA

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý

v Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý

Công ty cấp thoát nước Khánh Hoà tiến hành tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, duy trì chế độ một thủ trưởng, phát huy quyền tự quyết của cán bộ công nhân viên Theo cơ cấu tổ chức này thì nhận sự giúp

trong công việc như : ký kết các hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của những năm tới Tuy nhiên quyền quyết định là do Giám đốc công ty

v Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty

SƠ ĐỒ 2: CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP

THOÁT NƯỚC KHÁNH HOÀ

b Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

TỔ GHI ĐỒNG

HỒ VÀ THU TIỀN NƯỚC

TỔ KIỂM TRA VÀ KIỂM ĐỊNH ĐỒNG

HỒ

TỔ SỬA CHỮA

CÁC TRẠM BƠM TĂNG ÁP

TỔ SỬA CHỮA

CƠ ĐIỆN

NHÀ MÁY

VÕ CẠNH

NHÀ MÁY XUÂN PHONG

ĐỘI THI CÔNG

ĐỘI KHẢO SÁT THIẾT

KẾ

PGĐ KINH DOANH

PHÒNG TÀI VỤ

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÒNG QLTT &

QHKH

GIÁM ĐỐC

BAN QLDA PGĐ KỸ THUẬT

PHÒNG

KẾ HOẠCH

PHÒNG

KỸ THUẬT

· Phó giám đốc kinh doanh : Phụ trách lĩnh vực tổ chức quản lý sản

xuất nước máy và phân phối điều hoà sản xuất nước máy

- Giúp Giám đốc điều hành mọi hoạt động của đơn vị trong lĩnh vực sản xuất

và tiêu thụ nước máy

- Hướng dẫn giúp đỡ kiểm tra các đối tượng sử dụng nước máy trong việc thực hiện các chế độ, qui chế về quản lý và sử dụng nước máy Trực tiếp giải quyết những kiến nghị, khiếu nại của khách hàng về lĩnh vực sản xuất và sử dụng nước máy

- Quản lý điều hành, phân công, phân nhiệm vụ cụ thể cho các phó chi nhánh

và các bộ phận chức năng thuộc chi nhánh Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các qui định cụ thể và chức năng nhiệm vụ của chi nhánh nước Nha Trang

- Thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc hằng ngày của Công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt (Theo giấy uỷ nhiệm cụ thể của Giám đốc Công ty )

· Phó giám đốc kỹ thuật:

- Giúp Giám đốc điều hành mọi hoạt động của đơn vị trong lĩnh vực kỹ thuật, khảo sát thiết kế và thi công xây lắp

- Giúp Giám đốc nghiên cứu và tiến hành lập các dự án đầu tư cải tạo và phát triển mở rộng hệ thống cấp nước toàn tỉnh Nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến phù hợp với sản xuất

- Trực tiếp quản lý và tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ thiết kế dự toán được Giám đốc phân công

- Quản lý và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, chất lượng mỹ quan các công trình mà Công ty thi công, đảm bảo đúng tiến độ và tuyệt đối an toàn

- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về mặt công tác nghiệm thu khối lượng, chất lượng, các quy định về mặt mỹ thuật – xác định chất lượng vật tư, máy móc thiết bị trước khi đưa vào lắp đặt và sử dụng

Ø Các phòng ban chức năng

v Phòng tài vụ : Có chức năng giúp Giám đốc Công ty quản lý công tác kế

hoạch tài chính Có trách nhiệm phản ánh kịp thời, chính xác mọi hoạt động kinh tế

- tài chính của công ty với các nhiệm vụ cụ thể như sau :

- Lập kế hoạch thu chi tài chính, kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm Giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ công tác hạch toán kế toán, đảm bảo

phát triển sản xuất và đem lại lợi nhuận

- Quản lý sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn Theo dõi hạch toán chính xác,

kịp thời các công trình xây lắp, việc mua bán, cấp phát vật tư, trang thiết bị dụng cụ

- Lập kế hoạch chi phí sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, tình hình thực hiện kế

hoạch giá thành

- Thực hiện tốt các chế độ quản lý kế toán hiện hành, phản ánh chính xác kịp thời mọi hoạt động tài chính của Công ty Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo

quyết toán do Nhà nước qui định

- Tổ chức tốt công tác ghi thu tiền nước đảm bảo chính xác

- Chủ động đề xuất việc thanh lý tài sản hết thời hạn theo quy định, tổ chức

thực hiện theo thống kê hiện hành ( định kỳ hàng năm)

- Tận dụng các nguồn thu của công ty, thanh toán nợ kịp thời, thu hồi vốn

nhanh, nộp đầy đủ đúng thời hạn các khoản nộp ngân sách Nhà nước

v Phòng tổ chức hành chính: Phụ trách tổ chức công tác lao động, tiền lương hành chính quản trị, pháp chế, bảo vệ, thi đua,…

- Tổ chức thực hiện các mặt công tác hành chính, văn thư của công ty

- Tổ chức thực hiện việc chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên

- Tổ chức đón tiếp khách đến liên hệ công tác

- Hướng dẫn thực hiện thi đua, khen thưởng, kỷ luật, …

- Có kế hoạch và tổ chức thực hiện vận tải, mua sắm vật tư, nguyên nhiên vật

lượng, đủ và đúng chủng loại đạt tiêu chuẩn thông số kỹ thuật qui định Thực hiện

và quản lý chặt chẽ công tác xuất nhập vật tư

- Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản vật tư, trang thiết bị, máy móc, các phương tiện vận tải, các kho bãi hợp lý và thực hiện nghiêm túc các qui định về an toàn kho bãi như phòng cháy nổ, độc hại, …

- Tổ chức thực hiện công tác thống kê chung của Công ty và thực hiện các chế

độ báo cáo thống kê kế hoạch của Công ty

v Phòng kỹ thuật - khảo sát thiết kế : Công tác kỹ thuật :

- Hướng dẫn kiểm tra, giám sát kỹ thuật, đảm bảo khối lượng, chất lượng mỹ quan công trình, an toàn trong sản xuất và xây lắp

- Theo dõi, giám sát việc sản xuất và phân phối nước của hệ thống

- Trực tiếp quản lý và thường xuyên kiểm tra mạng lưới đường ống chuyển tải

và phân phối nước Có biện pháp ngăn chặn kịp thời những đối tượng gây thất thoát nước, lập biên bản và đề xuất biện pháp xử lý

- Thực hiện công tác thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, đường ống công nghệ và các phụ tùng, phụ kiện trong dây chuyền công nghệ xử lý mới Thực hiện gia công một số phụ tùng theo kế hoạch của Công ty

- Lập sơ dự toán thiết kế sửa chữa mạng lưới cấp nước

- Trực tiếp quản lý các trạm bơm tăng áp và bể điều hoà nước, duy tu bảo dưỡng hệ thống van trên mạng lưới đường ống Thực hiện công tác đóng mở van để điều hoà nước

- Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công nghệ sản xuất và biện pháp thi công, xây lắp Xây dựng các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật, định mức nguyên vật liệu

- Tham gia cùng phòng kế hoạch nghiệm thu về chất lượng, khối lượng sản phẩm nước máy và công trình xây dựng

- Kết hợp phòng tổ chức lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng tay nghề công nhân

- Tổ chức quản lý chặt chẽ kỹ thuật an toàn vệ sinh lao động Lập các biện pháp an toàn lao động, các biện pháp an toàn đối với công tác quản lý, vận chuyển

sử dụng các hoá chất như Clo, vôi, phèn, bình ga…

Công tác khảo sát, thiết kế :

- Giúp Giám đốc nghiên cứu lập các dự án cải tạo, mở rộng hệ thống cấp thoát nước

- Khảo sát thiết kế, lập hồ sơ dự toán các công trình cấp nước

- Thường xuyên kiểm tra, giám sát thi công, đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật đúng theo đồ án đã duyệt

v Phòng quản lý tiêu thụ và quan hệ khách hàng (QLTT & QHKH)

Về công tác quản lý tiêu thụ

- Tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tiêu thụ sản phẩm nước theo đúng kế hoạch công ty giao Công tác ghi chỉ số đồng hồ phải đảm bảo kịp thời đúng đối tượng và đúng mục đích sử dụng của khách hàng

- Quản lý chặt chẽ hồ sơ tiêu thụ nước máy, giải quyết kịp thời chính xác khâu tiêu thụ nước máy đối với khách hàng

- Quản lý in phát hóa đơn tiêu thụ nứơc máy chặt chẽ, đảm bảo theo đúng nghị định 89/2002/NĐ_ CP ngày 07/11/2002 của chính phủ đã ban hành về việc phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn

- Tiếp nhận đơn xin lắp đặt hệ thống cấpnước của khách hàng

- Lập dự toán và thi công lắp đặt đồng hồ đo nước cho các hộ đang dùng khoán hoặc đồng hồ đã hư

- Thực hiện công tác tháo dỡ, lắp đặt đồng hồ đo nước cho khách hàng khi tiến hành cân kiểm định hoặc thay thế đồng hồ theo quy định của công ty

- Thường xuyên kiểm tra các đối tượng tiêu dùng nước, giải quyết và xử lý các đối tượng tiêu dùng nước, giải quyết vẳ lý các đối tượng sử dụng nước không đúng mục đích ghi trong hợp đồng gây thất thoát và thất thu

Về công tác thất thu

- Thông báo kịp thời cho khách hàng các văn bản, quy định, các tài liệu thôngtin của công ty có liên quan trực tiếp đến việc sử dụng nước máy của khách hàng

- Hướng dãn và giải quyết cho khách hàng các yêu cầu cần thiết về thủ tục, hồ

sơ xin lắp đặt đầu máy và sử dụng nước của khách hàng

- Thường xuyên phải tham khảo, thăm dò ý kiến của khách hàng đang sử dụng nước máy về khả năng thực tế cung cấp nước máy cho khách hàng sử dụng hiện nay

về khối lượng và chất lượng, đồng hồ đo nước, giá bán nước…

- Ghi chép và phân tích đầy đủ các số liệu về khách hàng đang sử dụng nước

và các đối tượng sẽ có nhu cầu sử dụng nước máy, từ đó có những ý kiến xác thực đóng góp cho viẹc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty

- Phối hợp cùng các phòng ban khác của công ty để giải quyết các khiếu nại của khách hàng

v Ban quản lý dự án: Có các chức năng và nhiệm vụ sau

- Quản lý cấp nước và vệ sinh cho tỉnh Khánh Hoà nói chung và thành phố Nha Trang nói riêng, quản lý các dự án do Công ty cấp thoát nước Khánh Hoà làm chủ đầu tư

- Theo dõi, kiểm tra, nghiệm thu, thanh quyết toán các hợp đồnh kinh tế theo hợp đồng đã ký kết

- Có quyền từ chối thanh toán các công trình xây lắp, cung ứng các vật tư thiết

bị nếu không đảm bảo theo hợp đồng đã ký kết

- Có quyền đình chỉ các hợp đồng đã xây dựng vì không đúng chất lượng thi công xây lắp, không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật được duyệt

v Các đơn vị trực thuộc Đội thi công xây lắp:

- Quản lý trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công tác thi công, điều động nhân lực thi công theo đúng nhân lực

- Chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng, khối lượng, mỹ thuật công trình Đảm bảo an toàn về người và tài sản

- Thường xuyên kiểm tra, kịp thời sửa chữa những hư hỏng, rò rỉ về đường ống tải và phân phối nước thuộc phạm vi của công ty quản lý

- Lên khối lượng thanh quyết toán công trình với hội đồng nghiệm thu, làm đầy đủ công tác báo cáo thống kê định kỳ

- Chịu trách nhiệm xây dựng biện pháp thi công, biện pháp an toàn trong quá trình thi công