Quản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần asc trans Việt Nam Quản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần asc trans Việt NamQuản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần asc trans Việt NamQuản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần asc trans Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái quát về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận
Trong giao thương quốc tế, hoạt động giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương Đặc điểm của thương mại quốc tế là sự khác biệt về địa lý giữa người mua và người bán Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán phải thực hiện nghĩa vụ giao hàng, nghĩa là hàng hóa cần được vận chuyển từ người bán đến người mua Để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, cần thực hiện nhiều công việc liên quan như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hóa và giao cho người nhận Tất cả những công việc này được gọi là giao nhận.
Theo quy tắc của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), giao nhận vận tải bao gồm tất cả các dịch vụ liên quan đến việc chuyên chở, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tư vấn và phụ trợ liên quan Điều này bao gồm các vấn đề hải quan, tài chính, khai báo hàng hóa, mua bảo hiểm và lập chứng từ liên quan Dịch vụ giao nhận cũng tích hợp công nghệ thông tin hiện đại, hỗ trợ quy trình vận tải, xếp dỡ, lưu kho và quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả Các dịch vụ này được thiết kế để đáp ứng linh hoạt nhu cầu của khách hàng.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa, nhằm chuyển giao hàng từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có mối liên hệ chặt chẽ với cả chủ hàng và người vận tải trong quá trình này.
Người giao nhận hàng hóa có thể thực hiện dịch vụ vận tải thông qua hợp đồng vận tải bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm việc làm trực tiếp, sử dụng đại lý hoặc thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
2.1.1.2 Khái niệm người giao nhận
Trong thương mại quốc tế, hàng hóa thường phải trải qua nhiều phương thức vận tải và thủ tục xuất nhập khẩu để từ người bán đến người mua Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thu xếp các thủ tục và phương thức vận tải, nhằm tối thiểu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả dịch chuyển hàng hóa giữa các quốc gia.
Người giao nhận, hay còn gọi là doanh nghiệp giao nhận, được định nghĩa và hiểu theo nhiều cách khác nhau bởi các tổ chức Họ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Theo Điều 164 của luật Thương mại Việt Nam 2005, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa phải là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho dịch vụ này.
Theo FIATA, người giao nhận có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Họ cũng thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Người giao nhận hàng hóa có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận Theo luật Thương mại Việt Nam, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa phải là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ.
Theo Luật Thương mại 2005 của Việt Nam, cụ thể là Điều 28, Khoản 2, nhập khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, nơi được công nhận là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Nhập khẩu được định nghĩa là hoạt động mua hàng hóa từ nước ngoài để tiêu thụ trong nước, hoặc nhập khẩu tái xuất nhằm bổ sung các sản phẩm mà trong nước không sản xuất được hoặc không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng.
2.1.2 Khái quát về nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.2.1 Khái niệm về nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển bao gồm vận chuyển và làm thủ tục để tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu thông qua phương thức vận chuyển này Dịch vụ này đảm nhận toàn bộ quy trình, từ việc nhận hàng từ người xuất khẩu cho đến khi giao hàng đến tay người nhập khẩu.
2.1.2.2 Nội dung nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Người nhận hàng, đại diện cho chủ hàng, có nhiệm vụ nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và vận chuyển về nơi lưu trữ của khách hàng hoặc lưu trữ tại cơ sở của mình Họ thực hiện các yêu cầu vận chuyển hàng hóa theo mong muốn của khách hàng Thông thường, người nhận hàng là các công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận.
Hoạt động nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là yếu tố quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa từ nhà xuất khẩu đến nhà nhập khẩu, giúp hoàn thiện chuỗi cung ứng Điều này không chỉ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn mang lại lợi ích cho khách hàng.
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quá trình lưu thông phân phối hàng hóa Việc cải thiện và hiện đại hóa dịch vụ này không chỉ giảm chi phí vận chuyển mà còn giảm thiểu các chi phí phát sinh khác Sự tiết kiệm này góp phần làm giảm giá cả hàng hóa, mang lại lợi ích cho khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Ưu điểm, nhược điểm của nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Khái quát về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế là một lĩnh vực quan trọng trong logistics, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa Theo Bài giảng của Trường Đại học Thương mại, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, việc quản trị này giúp đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình vận chuyển, từ khâu chuẩn bị cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người nhận.
Khi vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm tại hai quốc gia khác nhau, cần xem xét ba yếu tố quan trọng: an toàn, hiệu quả và chi phí Đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển giúp bảo vệ hàng hóa và người lao động Hiệu quả trong logistics không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình vận chuyển Cuối cùng, việc quản lý chi phí hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Thông qua khái niệm trên, có thể rút ra khái niệm về Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển như sau:
Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình nhận hàng giữa hai cảng thuộc hai quốc gia khác nhau Quy trình này cần đảm bảo an toàn, hiệu quả và tối ưu hóa chi phí vận chuyển hàng hóa.
2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Việc nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một dịch vụ phức tạp, có tính vô hình và khó kiểm soát, với sự tham gia của nhiều bên và các yếu tố quốc tế tiềm ẩn rủi ro Quản trị tốt quy trình này mang lại lợi ích lớn cho các bên liên quan: Đối với chủ hàng, việc quản trị hiệu quả giúp kinh doanh thuận lợi, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn và thu về lợi nhuận theo hợp đồng Đối với người giao nhận, quản trị tốt giúp giao nhận hàng hóa đúng thời hạn và đủ số lượng, đáp ứng yêu cầu hợp đồng và kế hoạch sản xuất Đối với người vận chuyển, quản trị tốt giúp hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín doanh nghiệp và gia tăng lợi nhuận.
2.2.3 Nội dung của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.2.3.1 Bước 1: Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, đặc biệt là dịch vụ nhập hàng nhập khẩu bằng đường biển, là một quá trình phức tạp liên quan đến nhiều bên Sự phối hợp giữa các bộ phận nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp là rất cần thiết, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro và thách thức.
Quá trình quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thường gặp phải sự phối hợp không ăn ý, vì vậy lập kế hoạch nhận hàng là bước quan trọng quyết định sự thành công của toàn bộ quy trình Kế hoạch sẽ định hướng cho các hoạt động tiếp theo, xác định rõ nội dung công việc và yêu cầu cụ thể Nhờ vào việc lập kế hoạch, nhà quản trị có thể đưa ra các phương án và quyết định hợp lý, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí.
Kế hoạch giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu của công ty xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa chủ hàng, công ty giao nhận và nhà vận tải Kế hoạch này bao gồm mục tiêu doanh số, thị trường, các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án nhân sự, chi phí và cơ sở vật chất Công ty giao nhận sẽ lập kế hoạch chi tiết cho các nội dung cần thực hiện để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra hiệu quả.
Lập kế hoạch tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển bao gồm việc thu thập thông tin từ khách hàng, tổ chức phương án vận chuyển phù hợp, và xây dựng cũng như gửi báo giá chi tiết đến khách hàng.
Lập kế hoạch tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế bao gồm việc thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng, lên phương án vận chuyển phù hợp, báo giá dịch vụ vận chuyển và ký kết hợp đồng vận chuyển.
Lập kế hoạch tổ chức nhận hàng xuất khẩu bao gồm việc nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng nhập khẩu, tiếp nhận hàng hóa tại địa điểm quy định và thực hiện quyết toán chi phí liên quan.
2.2.3.2 Bước 2: Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Hoạt động tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một chuỗi các công việc bao gồm:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế - Đại học
Thương mại Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Công ty giao nhận cần hợp tác chặt chẽ với nhà nhập khẩu để theo dõi tình hình phương tiện vận tải, thực hiện lưu cước và đăng ký chuyến cho các phương tiện vận tải.
Khi đã ký hợp đồng với bên chuyên chở, công ty giao nhận cần liên hệ với hãng vận chuyển để kiểm tra xem lịch trình của phương tiện có thay đổi hay không.
Khi cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ hoặc hãng hàng không, nhà nhập khẩu sẽ là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế theo các điều khoản Incoterms nhóm E và F Công ty giao nhận sẽ thực hiện các bước cần thiết như đã đề cập trong phần “Tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế”.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Công ty giao nhận tiếp nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, sau đó in và kiểm tra đối chiếu các chi tiết giữa MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB(s) Nếu phát hiện sự khác biệt, công ty sẽ ngay lập tức gửi email thông báo cho đại lý để xác minh thông tin và yêu cầu chỉnh sửa bill trước khi nộp Manifest Cần lưu ý rằng Place of Delivery có thể khác nhau giữa HBL và MBL, trong trường hợp này, công ty giao nhận sẽ chịu trách nhiệm chuyển hàng từ Place of Delivery trên MBL đến Place of Delivery trên HBL.
Trước khi tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng, trong đó có thông tin về số cước và các khoản phí địa phương cần nộp Cần kiểm tra xem số tiền cước Collect có khớp với thông báo Pre-alert từ đại lý hay không Dựa trên thông tin từ A/N của hãng vận chuyển, hãy gửi A/N cho khách hàng.
Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng và đóng lệ phí
Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Công ty giao nhận phối hợp cùng người nhà nhập khẩu để thực hiện các công việc:
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển bị ảnh hưởng bởi hai nhóm nhân tố chính: yếu tố bên trong doanh nghiệp như cơ sở vật chất, khả năng tài chính và nguồn nhân lực, cùng với yếu tố bên ngoài doanh nghiệp bao gồm môi trường pháp luật, môi trường chính trị - xã hội, môi trường ngành, môi trường tự nhiên và môi trường công nghệ.
Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển, trong khi các yếu tố bên trong doanh nghiệp tác động trực tiếp đến toàn bộ quy trình này.
2.3.1.1 Cơ sở vật chất Để hoạt động nhận hàng nhập khẩu đòi hỏi cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin cần được trang bị đầy đủ Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của các doanh nghiệp bao gồm văn phòng, kho bãi, các phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hóa, bảo quản và lưu kho hàng hóa, … Khi có đầy đủ cơ sở vật chất và đáp ứng tốt yêu cầu sẽ tạo thuận lợi trong việc nhận hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng, giúp chủ động về thời gian và chi phí từ đó có được chi phí thấp trong khâu làm hàng giúp lợi nhuận công ty tăng cao Để tham gia hoạt động hiện đại như ngày nay doanh nghiệp phải đầu tư một cơ sở hạ tầng hiện đại cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ giúp quản lý hoạt động của doanh nghiệp và những thông tin quan trọng của khách hàng, hàng hóa thông qua hệ thống máy tính Việc đầu tư cho máy móc hiện đại là nhân tố quan trọng, với các mặt hàng đặc điểm riêng biệt yêu cầu cần những máy móc chuyên dụng là cần thiết Do dó, nhân tố liên quan đến cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc của doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng phục vụ cho việc thực hiện hoạt động giao nhận nói chung cũng như hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu nói riêng
Tài chính là yếu tố quyết định sự tồn tại và quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp Nguồn vốn không đủ có thể dẫn đến gián đoạn trong quá trình nhận hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Ngược lại, tài chính dồi dào đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục và nâng cao năng suất Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tính toán cẩn thận khi đầu tư vào hệ thống để đạt hiệu quả cao nhất Việc phân bổ hợp lý nguồn tài chính cho hoạt động quảng bá, mở rộng và phát triển kinh doanh, cũng như hợp tác với các dịch vụ vận tải, giúp tối thiểu hóa chi phí đầu tư.
Trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu, con người đóng vai trò quyết định cho sự tồn tại và thành công của doanh nghiệp Năng lực của nhân sự không chỉ tạo ra mà còn tối ưu hóa các yếu tố khác trong hoạt động kinh doanh Ban lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của công ty, trong khi chất lượng nhân sự là yếu tố then chốt cho thành công Đội ngũ nhân lực cần có chuyên môn sâu, kiến thức nghiệp vụ vững vàng, và kỹ năng giao tiếp, đàm phán hiệu quả với các bên liên quan Đặc biệt trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, nhân sự cần có khả năng xử lý tình huống nhanh chóng và linh hoạt để giảm thiểu rủi ro và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, từ đó củng cố uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty.
Ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập chiến lược, lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giám sát hoạt động quản trị quy trình nhập khẩu Năng lực quản lý của ban lãnh đạo là yếu tố quyết định đến hiệu quả toàn bộ quy trình này Việc lập kế hoạch và tổ chức hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động nhập khẩu.
19 chức năng nhận hàng nhập khẩu phù hợp với môi trường kinh doanh, tối ưu hóa nguồn lực hạn chế của doanh nghiệp và đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng.
Tất cả các bộ phận nhân sự trong công ty, bao gồm bộ phận kinh doanh, chứng từ, agent và giao nhận hiện trường, đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển Sự tổ chức chặt chẽ và gắn kết giữa các bộ phận sẽ nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa Khi các bộ phận được hướng dẫn và phối hợp làm việc một cách khoa học và linh hoạt, chất lượng dịch vụ sẽ được cải thiện, giúp nhanh chóng hạn chế sai sót trong quy trình Chất lượng dịch vụ cao không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn là thước đo lòng trung thành và niềm tin của khách hàng.
Môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, tạo ra cả cơ hội và thách thức Các yếu tố như tốc độ tăng trưởng, sự ổn định kinh tế, lạm phát, và tỷ giá hối đoái tác động trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp giao nhận vận chuyển Đại dịch COVID-19 đã gây ra hậu quả nghiêm trọng cho nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận và xuất nhập khẩu, làm gián đoạn chuỗi cung ứng và ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp vận tải Sự trì trệ của các tuyến đường biển do lo ngại lây lan dịch bệnh và các biện pháp giãn cách xã hội đã khiến hoạt động giao nhận gặp nhiều khó khăn Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi và phân tích các biến động kinh tế để xây dựng kế hoạch dự phòng, đưa ra giải pháp và chiến lược phù hợp nhằm ứng phó với những thách thức trong tương lai.
Hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển, liên quan đến giao thương giữa nhiều quốc gia và chịu ảnh hưởng từ pháp luật của cả nước nhập khẩu và xuất khẩu Mọi thay đổi trong môi trường pháp lý, như việc ban hành Thông Tư hay Nghị Định của Chính phủ, có thể tác động đến quy trình nhận hàng hóa Các quy định về giấy phép nhập khẩu và điều kiện cụ thể cho từng mặt hàng cũng ảnh hưởng đến hàng hóa nhập khẩu Việc cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác là cần thiết để quản lý quy trình hiệu quả Hiện nay, Chính phủ Việt Nam đang triển khai nhiều chính sách thuận lợi cho xuất nhập khẩu, bao gồm các mức thuế xuất ưu đãi và cải cách Luật Hải quan, thuế xuất nhập khẩu, thuế VAT, cùng với việc tham gia vào các tổ chức quốc tế để hưởng ưu đãi thuế quan.
Chính sách hải quan hiện nay chuyển giao trách nhiệm khai báo từ hải quan sang chủ hàng, thúc đẩy sự phát triển dịch vụ khai báo hải quan Các công ty giao nhận trở thành những nhà cung cấp dịch vụ quan trọng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, từ đó nâng cao vị trí và năng lực của họ Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu và nắm bắt các quy định pháp luật cũng như chiến lược để tuân thủ, lập kế hoạch quản trị quy trình hiệu quả, tối đa hóa cơ hội và giảm thiểu rủi ro.
2.3.2.3 Môi trường chính trị - xã hội
Sự ổn định chính trị - xã hội của Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và ảnh hưởng đến hoạt động thương mại quốc tế Biến động trong môi trường chính trị - xã hội có thể tác động mạnh mẽ đến quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển, ảnh hưởng đến hiệu quả và tính liên tục của các giao dịch thương mại.
Hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu của 21 quốc gia khác nhau chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ các thay đổi trong môi trường chính trị - xã hội Những biến động này có thể tác động hạn chế hoặc thúc đẩy hoạt động thương mại Năm 2018, cuộc xung đột thương mại giữa Mỹ và các quốc gia khác đã làm nổi bật sự nhạy cảm của lĩnh vực này trước các yếu tố bên ngoài.
Trung Quốc đã gây ra sự suy giảm tăng trưởng kinh tế toàn cầu, dẫn đến gia tăng chủ nghĩa bảo hộ thương mại và ảnh hưởng tiêu cực đến nền kinh tế mở của Việt Nam Việc leo thang trừng phạt thuế nhập khẩu đã làm đứt gãy chuỗi cung ứng hàng hóa, tác động trực tiếp đến xuất nhập khẩu của nhiều quốc gia Cuộc xung đột Nga - Ukraine bắt đầu vào tháng 2/2022 đã làm trầm trọng thêm quá trình phục hồi kinh tế toàn cầu, gây ra khủng hoảng lương thực và năng lượng do các lệnh cấm vận từ Châu Âu Khủng hoảng xăng dầu đã làm tăng đột biến chi phí vận tải, khiến hoạt động vận chuyển quốc tế và nội địa gặp nhiều khó khăn.
Trong một môi trường chính trị và xã hội ổn định, hoạt động nhận hàng bằng đường biển diễn ra an toàn, nhanh chóng và hiệu quả Thời gian nhận hàng được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
Tổng quan về Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.1.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam, được thành lập từ nền tảng kiến thức và kinh nghiệm của các lãnh đạo trong ngành logistics, là một trong những doanh nghiệp tư nhân hàng đầu tại Việt Nam Chúng tôi hoạt động độc lập về tài chính và chuyên cung cấp dịch vụ vận tải trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thiết bị y tế, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm ASC TRANS không ngừng phát triển với mục tiêu trở thành doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu.
Dưới đây là một số thông tin cơ bản về công ty:
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
Tên Tiếng Anh: VIET NAM ASC TRANS JOINT STOCK COMPANY
Tên giao dịch: ASC TRANS.,JSC
Đại diện pháp luật: Nguyễn Công Mạnh
Địa chỉ: NO-03 C37 Khu tái định cư, Phường Giang Biên, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Trải qua nhiều năm xây dựng và phát triển, tính đến hết năm 2022, Công ty
Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam đang khẳng định vị thế trong ngành giao nhận quốc tế với việc thu hút 1.807 khách hàng mới Chuyên cung cấp dịch vụ logistics, kê khai hải quan, vận tải quốc tế và nội địa, ASC TRANS tập trung vào các lĩnh vực thiết bị y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đang mở rộng quy mô hoạt động với 2 văn phòng chính thức tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, cùng với 5 văn phòng liên kết tại các thành phố Hải Phòng, Đà Nẵng, Bắc Ninh, Hưng Yên và Lạng Sơn.
3.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam cung cấp 3 lĩnh vực dịch vụ kinh doanh chính: a Dịch vụ giấy phép chuyên ngành Trang thiết bị y tế
Phân loại thiết bị y tế, lưu hành thiết bị y tế loại C, D
Công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với trang thiết bị y tế loại A, công bố B, công bố đủ điều kiện sản xuất
Công bố đủ điều kiện mua bán thiết bị y tế loại BCD (Bắt buộc đối với cơ sở kinh doanh thiết bị y tế)
Thủ tục nhập khẩu các mặt hàng chống dịch: Máy tạo oxy, máy thở, máy SpO2, khẩu trang, test covid, xin giấy phép nhập khẩu, lưu test covid…
Hỗ trợ xin ISO 13485, ISO 9001, CFS Bộ y tế, Bộ Công Thương
Tư vấn pháp luật cho Doanh nghiệp kinh doanh TTBYT hợp pháp ở Việt Nam
Tư vấn hồ sơ vào thầu theo Thông tư 14 Bộ y tế b Dịch vụ Thực phẩm chức năng, Mỹ phẩm
Công bố thực phẩm chức năng, mỹ phẩm hàng nhập khẩu và sản xuất trong nước
Đăng ký quảng cáo thực phẩm chức năng, mỹ phẩm c Dịch vụ khai báo hải quan, vận chuyển quốc tế
Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài nước tổ chức giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, đường bộ, đường biển
Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, và thực hiện khai báo hải quan và mua bảo hiểm hàng hóa trọn gói
Tham vấn giá thực phẩm chức năng, mỹ phẩm và tư vấn thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng Thiết bị y tế, Mỹ Phẩm, Thực phẩm chức năng, Viễn Thông…
Hỗ trợ check C/O ưu đãi thuế, tư vấn HS Code chính sách mặt hàng cho từng sản phẩm
3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty
3.1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Nguồn: Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đứng đầu là
Ban giám đốc và các Phó giám đốc Sau đó bộ máy công ty được chia ra làm 2 khối
Kinh doanh và khối Văn phòng tương ứng 5 bộ phận phòng ban: Phòng Kinh doanh,
Phòng Kế toán, Phòng chứng từ, Phòng Agent - Pricing, và Phòng giao nhận hiện trường đều chịu sự giám sát và lãnh đạo trực tiếp từ các Trưởng phòng Những phòng ban này có nhiệm vụ tham mưu và đóng góp ý kiến cho Giám đốc và Ban giám đốc trong quá trình ra quyết định.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:
Giám đốc là người đại diện cho công ty, điều hành các hoạt động kinh doanh và định hướng phát triển Họ quản lý nhân viên, thực hiện việc bổ nhiệm và chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng giao nhận hiện trường
Phòng chứng Phòng kế toán từ
Phó giám đốc hỗ trợ Giám đốc điều hành trong việc quản lý hoạt động của công ty theo sự phân công, đồng thời triển khai và thực hiện các nhiệm vụ, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động trước Giám đốc Ngoài ra, Phó giám đốc còn đề ra các mục tiêu và chính sách cho các bộ phận trong công ty.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, đồng thời phối hợp với các phòng ban khác như phòng giao nhận hiện trường và phòng chứng từ để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ Ngoài ra, phòng cũng chăm sóc khách hàng cũ bằng cách cập nhật thông tin về chính sách, nghị định và biểu thuế mới Để tăng cường quảng bá dịch vụ, phòng kinh doanh còn lên kế hoạch viết bài và thực hiện các chiến dịch marketing cho công ty.
Phòng Agent – Pricing có nhiệm vụ làm việc với các đại lý trong và ngoài nước cùng các đối tác vận chuyển để định giá cho từng lô hàng Bộ phận này phụ trách khai Manifest, lấy lệnh giao hàng EDO, và thực hiện lệnh nối Đội ngũ luôn nỗ lực tìm kiếm và đàm phán với các hãng vận chuyển nhằm chốt giá cả và thời gian tốt nhất, đáp ứng tối ưu yêu cầu của khách hàng.
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tài chính, thiết lập và chi trả lương thưởng cho nhân viên, đồng thời tổng hợp và theo dõi công nợ Ngoài ra, phòng còn có trách nhiệm xuất hóa đơn cho công ty, quản lý doanh thu và kiểm soát chi phí theo quy định.
Phòng chứng từ chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, thực hiện khai báo hải quan, và sắp xếp, lưu trữ toàn bộ chứng từ cùng tài liệu email liên quan Ngoài ra, phòng cũng phối hợp với các bộ phận khác để xử lý các phát sinh liên quan đến lô hàng.
Phòng giao nhận hiện trường đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát tình hình hàng hóa tại cảng và kho Nhiệm vụ bao gồm theo dõi quá trình đóng, xếp hàng và thực hiện giao nhận hàng hóa, đảm bảo xuất trình đầy đủ chứng từ với các cơ quan nhà nước Đội ngũ cũng cam kết giao hàng đúng thời gian thỏa thuận và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan cũng như cấp trên trong suốt quá trình làm việc.
3.1.1.3.2 Nguồn lực của công ty
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đang nỗ lực không ngừng để phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trường Để đạt được điều này, công ty đã mở rộng quy mô và hoạt động kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Công ty không chỉ hoạt động tại văn phòng chính mà còn mở rộng chi nhánh tại TP.HCM để đáp ứng nhu cầu và khối lượng công việc ngày càng tăng Để hỗ trợ sự phát triển này, công ty liên tục xây dựng và tuyển dụng đội ngũ nhân lực Tính đến hết năm 2022, tổng lực lượng lao động của công ty đã tăng lên đáng kể.
52 người được phân bổ đều ở các phòng ban
Bảng 3.1: Cơ cấu nguồn nhân lực Công ty giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: Người và %
2022 I.Theo trình độ chuyên môn
Nguồn: Báo cáo công ty giai đoạn 2020 – 2022
Trình độ chuyên môn của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam chủ yếu là Đại học, với hơn 90% nhân lực tốt nghiệp từ các trường Đại học khối kinh tế trong giai đoạn 2020 – 2022 Tỷ lệ nhân lực có trình độ Cao đẳng rất thấp, chỉ khoảng 6% và giảm xuống còn 4% vào năm 2022 Điều này cho thấy nhân lực của công ty có trình độ cao, chất lượng tốt, đáp ứng yêu cầu chuyên môn và góp phần khẳng định uy tín của doanh nghiệp.
Tại Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam, tỷ lệ giới tính trong đội ngũ nhân lực thể hiện sự mất cân đối rõ rệt, với lao động nữ chiếm 75% so với 25% lao động nam trong giai đoạn 2020 – 2022 Sự chênh lệch này ảnh hưởng đến công việc do những hạn chế về thể chất của lao động nữ trong việc đáp ứng yêu cầu đi lại và công tác Nguyên nhân chính của sự bất cân đối này là do đặc thù lĩnh vực dịch vụ mà công ty hoạt động, nơi mà nhân viên nữ thường đảm nhận vai trò trong bộ phận kinh doanh, chứng từ và kế toán, yêu cầu kỹ năng thuyết phục và sự chính xác cao Tuy nhiên, cũng cần nguồn nhân lực nam ở những vị trí khác để đảm bảo khả năng thể lực và trình độ giải quyết công việc hiệu quả.
Đánh giá hoạt động quản trị quy trình nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.3.1 Những thành tựu đạt được
Kể từ khi thành lập, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đã khẳng định vị thế và uy tín trên thị trường Thành công nổi bật nhất của công ty là việc được vinh danh trong “Top 20 Thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ uy tín Việt Nam - ASEAN 2022” trong lĩnh vực Dịch vụ cho ngành Y tế, bất chấp những thách thức do đại dịch COVID-19 gây ra.
19 diễn ra phức tạp Đây là ngành hàng đặc thù, đòi hỏi phải cập nhật có những thay
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam tự hào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng trong ngành vận tải, nhờ vào sự linh hoạt và kịp thời trong việc tuân thủ các quy định và nghị định của Nhà nước Để thành công trong lĩnh vực này, doanh nghiệp cần có nền tảng chuyên môn vững chắc.
Công tác quản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu đã giúp các hoạt động nghiệp vụ diễn ra chặt chẽ và thông suốt, đảm bảo tiến độ và giảm thiểu sai sót Quy trình nhận hàng được xây dựng cụ thể, phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, và ngày càng hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ Điều này được thể hiện qua các tiêu chí đánh giá chất lượng cung ứng dịch vụ trong những năm gần đây Công ty luôn sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tư vấn về vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng, với chi phí hợp lý, và giao nhận đúng thời gian, địa điểm, đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa như cam kết.
- Về lập kế hoạch quản trị nhận hàng của công ty khá chính xác
Trong bối cảnh kinh tế biến động và ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 đến hoạt động xuất nhập khẩu, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam vẫn duy trì hiệu quả trong công tác nhận hàng Công ty đã đề ra các phương hướng linh hoạt, thích ứng với từng bối cảnh và lô hàng cụ thể, đạt tỷ lệ lập kế hoạch thành công trên 80% Mặc dù có một số trường hợp sai lệch so với kế hoạch ban đầu, ASC TRANS nhanh chóng nắm bắt và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đã thiết lập quy trình làm việc chuẩn cho từng bước trong toàn bộ quy trình và các sản phẩm đặc thù cho khách hàng Việc lập kế hoạch và xây dựng quy trình chuẩn giúp nhân viên hiểu rõ công việc của mình, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cao, đồng thời giảm thiểu nhầm lẫn trong thủ tục giấy tờ Điều này không chỉ nâng cao uy tín của doanh nghiệp mà còn tạo niềm tin cho khách hàng về dịch vụ của công ty.
Ban lãnh đạo tiến hành lập kế hoạch nhận hàng một cách khẩn trương và kịp thời, phối hợp chặt chẽ với nhân viên các phòng ban để đảm bảo phù hợp với khả năng và năng lực của từng bộ phận.
- Tổ chức thực hiện quá trình nhận hàng quy củ, bài bản
Công ty đã chủ động liên hệ với hãng tàu và theo dõi sát sao lịch trình vận chuyển, nhằm nắm bắt kịp thời những thay đổi Điều này giúp công ty có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, đảm bảo hoạt động nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu qua đường biển không bị ảnh hưởng.
Để khai báo nhận hàng một cách nhanh chóng và chính xác, cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ và thực hiện các thủ tục đổi vận đơn lấy lệnh giao hàng hiệu quả Công ty cam kết xử lý kịp thời các trường hợp phát sinh, nhằm tối đa hóa lợi ích cho khách hàng và đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển với đa dạng chủng loại, từ thiết bị y tế đơn giản đến phức tạp Trong suốt những năm qua, công ty đã nhập khẩu hơn 300 mặt hàng y tế, bao gồm cả những sản phẩm có mức độ rủi ro cao như băng dính y tế, bình chứa dung dịch hút phẫu thuật, và hệ thống khí y tế Sự phát triển này không chỉ khẳng định vị thế của công ty mà còn đáp ứng nhu cầu vận chuyển quốc tế ngày càng đa dạng của khách hàng.
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận đã kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng các container và lập biên bản ghi nhận việc nhận dỡ hàng, đảm bảo giao hàng cho khách một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Về giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu
Công ty đảm bảo giám sát chặt chẽ việc thực hiện các hoạt động trong quy trình, và khi phát sinh vấn đề, ban lãnh đạo sẽ can thiệp để điều chỉnh từ cấp cao xuống cấp thấp.
55 kịp thời nhanh chóng, công tác giám sát và điều hành được tiến hành kịp thời, chính xác, đảm bảo đem lại hiệu quả công việc
Công ty luôn chú trọng đến việc giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách triệt để, nhằm đảm bảo sự hài lòng và trung thành của họ Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng với giá cả hợp lý, giúp khách hàng yên tâm khi sử dụng dịch vụ Đội ngũ nhân viên không ngừng học hỏi và hoàn thiện kỹ năng chuyên môn, thường xuyên tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu để nâng cao kiến thức và cải thiện chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao uy tín của công ty.
3.3.2 Những hạn chế còn tồn tại
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty đã nỗ lực cải thiện nghiệp vụ, nhưng vẫn gặp phải một số tồn tại và vướng mắc Mặc dù đã đạt được nhiều thành công, nhưng vẫn còn những hạn chế trong quy trình nhận hàng thiết bị y tế.
Lập kế hoạch chưa có sự xúc tiến
Hiện nay, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam chủ yếu phục vụ khách hàng cũ, với số lượng khách hàng mới còn hạn chế và thiếu kế hoạch tiếp cận để phát triển thương hiệu Mặc dù công ty đã khẳng định được vị thế trong lĩnh vực thiết bị y tế, hoạt động phát triển doanh nghiệp vẫn chủ yếu phụ thuộc vào bộ phận Sales, trong khi chưa có bộ phận Marketing hoạt động mạnh mẽ Hình ảnh công ty cũng chưa được cập nhật đầy đủ, chưa thể hiện sự chuyên nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh.
Dù còn non trẻ trong năm hoạt động, doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào một số thị trường chủ chốt như Trung Quốc, Mỹ, Hàn Quốc và chưa khai thác tối đa các thị trường tiềm năng khác Tuy nhiên, doanh nghiệp đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
4.1.1 Định hướng phát triển chung
Trong thời gian tới, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam sẽ nỗ lực khắc phục những hạn chế và vượt qua khó khăn để hoàn thành các kế hoạch và mục tiêu đã đề ra Mục tiêu của công ty là phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong thị trường giao nhận logistics đang ngày càng cạnh tranh Phương hướng phát triển của công ty sẽ tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng thị trường.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam tiếp tục phát huy thế mạnh trong việc duy trì ổn định các dịch vụ đường biển và làm thủ tục hải quan, đồng thời phát triển mạnh dịch vụ đường biển cả về xuất và nhập Công ty tập trung vào dịch vụ Logistics trọn gói, giữ vững mối quan hệ với khách hàng lớn hiện có và tích cực tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới Đầu tư vào nguồn nhân lực và cơ sở vật chất, ASC TRANS cũng chú trọng giao nhận hàng hóa nội địa, khai thác tiềm năng từ thị trường tiêu thụ trong nước Công ty có khả năng cạnh tranh trong việc cung cấp dịch vụ phân phối và lưu thông sản phẩm, đồng thời nâng cao chất lượng khai thuê hải quan, đặc biệt là trong các thủ tục chứng từ liên quan đến hoạt động xuất, nhập khẩu hàng hóa, nhằm thu hút thêm khách hàng đến với dịch vụ này.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam hiện đang mở rộng dịch vụ xin giấy phép chuyên ngành cho hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm phân loại, phiếu công bố và giấy phép nhập khẩu cho máy móc, thiết bị y tế theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty hợp tác với các đối tác cung cấp dịch vụ phân loại và xin công bố cho trang thiết bị y tế, từ đó mang lại giá trị và hiệu quả cao hơn cho khách hàng.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam không chỉ chuyên về hàng y tế mà còn mở rộng dịch vụ giấy phép chuyên ngành cho hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm xin phân loại, lưu hành, phiếu công bố và giấy phép nhập khẩu cho máy móc, thiết bị y tế theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP Chúng tôi cung cấp tư vấn về các chứng từ cần thiết và quy trình thủ tục, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng Ngoài lĩnh vực y tế, công ty còn phát triển dịch vụ cho các mặt hàng chuyên ngành khác như đăng ký kiểm tra chất lượng và hợp quy cho hàng viễn thông, xin giấy phép nhập khẩu, cũng như khai báo hóa chất và tiền chất.
Để mở rộng thị trường, cần tăng cường xây dựng mối quan hệ bền vững và thân thiết với khách hàng, tạo ra các nhóm khách hàng tiềm năng và mục tiêu để khai thác hiệu quả Đồng thời, cần củng cố mối quan hệ với các cộng tác viên, liên doanh và kết nối với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước Việc phát triển các mối quan hệ hiện có, ký hợp đồng trực tiếp với các hãng tàu và duy trì quan hệ với khách hàng là rất quan trọng Ngoài ra, cần phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu từ các nước về Việt Nam bằng đường biển và ngược lại.
Xây dựng thương hiệu là yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển và cạnh tranh hiệu quả cả trong và ngoài nước Để đạt được điều này, cần tăng cường hoạt động marketing, xúc tiến thương mại và phát triển hệ thống mạng lưới tiêu thụ Đồng thời, việc đẩy mạnh hoạt động giao nhận vận tải sẽ giúp giảm sức ép cạnh tranh trên thị trường nội địa Doanh nghiệp không chỉ đặt lợi nhuận lên hàng đầu mà còn cần gắn liền với trách nhiệm xã hội, đảm bảo tuân thủ pháp luật, các chuẩn mực xã hội và lợi ích cộng đồng.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, các công ty cần đa dạng hóa ngành hàng và tìm kiếm nguồn hàng từ các công ty xuất nhập khẩu lớn trong nước cũng như các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam Trước đây, nhiều công ty chỉ tập trung vào các mặt hàng như thiết bị, vật tư y tế và máy móc Tuy nhiên, hiện nay, định hướng của họ đã mở rộng hơn, chú trọng vào những mặt hàng mà thị trường Việt Nam đang có nhu cầu nhập khẩu lớn.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam xác định dịch vụ vận tải đường biển là hướng phát triển chủ yếu trong dài hạn, với mục tiêu mở rộng các tuyến như Italy, Mỹ, Anh, Pháp, Thái Lan trong ngắn hạn Để đạt được điều này, công ty sẽ mở rộng hệ thống đại lý, tìm kiếm đại lý mới uy tín và duy trì mối quan hệ tốt với các đại lý hiện tại, đồng thời tập trung vào các tàu có giá cả hợp lý và chất lượng tốt Hiện tại, khoảng 65% lượng hàng hóa vận chuyển bằng biển của công ty được đưa về cảng Hải Phòng Dự kiến trong giai đoạn 2026-2027, công ty sẽ mở văn phòng đại diện tại Hải Phòng, sau khi đã mở văn phòng tại Hồ Chí Minh vào năm 2022, nhằm tạo thuận lợi cho nhân viên bộ phận hiện trường làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
4.1.2 Định hướng cho hoạt động quản trị quy trình nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
Sứ mệnh của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam là phát triển bền vững thông qua việc cung cấp dịch vụ tốt nhất, giúp công ty cạnh tranh hiệu quả trên thị trường và đáp ứng nhu cầu khách hàng Công ty cam kết cung cấp các giải pháp sáng tạo và tin cậy, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển trong thời gian tới.
Lập kế hoạch tổ chức nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển cần phù hợp với từng khách hàng và đặc điểm lô hàng Thiết bị y tế là mặt hàng đặc biệt, yêu cầu nhiều thủ tục và có quy định riêng về thuế suất từ Nhà nước Do đó, công ty cần nắm rõ và cập nhật kịp thời các quy định để tránh rủi ro như tăng thuế, không nhận được hàng do thiếu chứng từ, hàng nằm trong danh mục quản lý rủi ro, và phát sinh phụ phí.
Để tối ưu hóa quy trình nhận và giao hàng, cần đơn giản hóa thủ tục chứng từ cho khách hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai báo hải quan Công ty cam kết tăng cường đầu tư vào nguồn nhân lực và cơ sở vật chất để nâng cao hiệu quả dịch vụ.
Công nghệ hiện đại ngày nay đóng vai trò quan trọng trong việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và thuận lợi Sự phát triển của các công nghệ này không chỉ giảm thiểu tỷ lệ sai sót và chậm trễ mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam không ngừng nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên và quản trị quy trình làm việc một cách hệ thống Để giảm thiểu vấn đề phát sinh, công ty chú trọng vào công tác giám sát và phối hợp làm việc nhóm, xử lý kịp thời các tình huống Vai trò của giám sát và điều hành hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế bằng đường biển là rất quan trọng để đạt được mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận và chất lượng dịch vụ Hoạt động này cần phát triển có hệ thống và logic, với sự chú trọng ở tất cả các khâu Công ty thường xuyên tổ chức đánh giá quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu để hoàn thiện và khắc phục những hạn chế bằng các giải pháp hiệu quả.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
4.2.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
Nâng cao chất lượng của việc lập kế hoạch nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cần được xây dựng dựa trên tình hình thực tế và kết quả đánh giá từ những lần nhận hàng trước Đồng thời, cần lập kế hoạch dự trù cho các lô hàng thiết bị y tế nhập khẩu có tính phức tạp và nhiều vướng mắc.
Để đảm bảo tiến độ giao hàng và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhận hàng, công ty cần nắm rõ tình hình thực tế về nguồn lực và phân công công việc một cách cụ thể Những công việc yêu cầu sự chính xác và tỉ mỉ nên được giao cho nhân viên có năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm, cùng khả năng đối phó nhạy bén với các tình huống phát sinh.
Công tác tổ chức nhận hàng
Việc nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu qua đường biển tiềm ẩn nhiều rủi ro, vì vậy công ty cần theo dõi thường xuyên diễn biến và cập nhật thông tin về chuyến tàu cùng lịch trình cụ thể để đảm bảo lịch nhận hàng phù hợp Đồng thời, cần có nhân viên bộ phận kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm tra và theo dõi toàn bộ quy trình nhận hàng, đảm bảo diễn ra thuận lợi và đúng tiến độ.
Để hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan, cần chú trọng vào việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan, kiểm hóa và chuyên chở hàng hóa một cách hiệu quả Việc thường xuyên liên lạc với các bên liên quan giúp cung cấp thông tin kịp thời và nắm bắt tình hình, đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra thuận lợi Khi phát hiện chứng từ bị thiếu hoặc sai sót, cần nhanh chóng liên hệ với khách hàng để tránh việc nhận hàng không đúng hạn và phát sinh chi phí Nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng các danh mục khi áp mã thuế, nghiên cứu chi tiết các mặt hàng nhập khẩu để áp thuế chính xác Trong quá trình khai báo hải quan, cần kiểm tra kỹ chứng từ trước khi khai báo, soạn thảo tờ khai nháp và gửi cho khách hàng kiểm tra để kịp thời sửa chữa nếu có sai sót.
Công tác kiểm tra hàng hóa là rất quan trọng, đặc biệt trong kiểm tra hàng nhập khẩu, yêu cầu sự linh hoạt và cẩn thận từ nhân viên giao nhận Việc kiểm tra phải chính xác để đảm bảo khối lượng và chất lượng hàng hóa không bị sai lệch hoặc hư hỏng Nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng bao bì và đóng gói, lập biên bản giám định để ghi nhận tình trạng hàng hóa Chỉ khi khâu kiểm tra được thực hiện tốt, công ty mới có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ của mình.
Để đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ, cần xác định chính xác địa điểm và thời gian kiểm tra hàng hóa Việc kiểm tra kỹ lưỡng bao bì và mã ký hiệu là rất quan trọng để xác nhận rằng thiết bị y tế còn nguyên vẹn và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Để hoàn thiện công tác vận chuyển hàng thiết bị y tế nhập khẩu, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân lực, kho hàng, và phương tiện vận tải Việc sắp xếp hàng hóa, đặc biệt là những thiết bị có kích thước lớn và giá trị cao, cần được thực hiện cẩn thận, lựa chọn phương án xếp chồng phù hợp Đồng thời, công ty nên chủ động trong việc giao hàng cho khách hàng và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ vận tải nội địa uy tín, lâu năm với giá thành hợp lý để tối đa hóa lợi nhuận.
Nâng cao trình độ về giám sát và điều hành
Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, công ty cần chọn phương pháp giám sát phù hợp và xây dựng nội dung giám sát đầy đủ, chính xác Việc giám sát nên được thực hiện ở tất cả các giai đoạn và thông tin dữ liệu cần được cập nhật liên tục để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh Công ty có thể thành lập bộ phận giám sát và quản lý chất lượng, có nhiệm vụ theo dõi quy trình nhập khẩu, đánh giá hiệu quả làm việc, ghi chép báo cáo và phối hợp với ban lãnh đạo để đề ra các phương án giải quyết kịp thời.
Giám sát và điều hành hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa các công việc Nhân viên kinh doanh cần phát triển kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp chứng từ, tài liệu để đảm bảo quy trình làm việc hệ thống và hiệu quả Điều này giúp tránh tình trạng trùng lặp và mất mát thông tin trong quá trình nhập khẩu.
Ban lãnh đạo cần kỹ năng quản lý nhân sự để phân bổ đúng người vào đúng việc, phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban và tạo sự đoàn kết nội bộ cao Khi có vấn đề phát sinh, tất cả bộ phận liên quan cần nắm rõ tình hình, trong khi ban lãnh đạo sẽ trực tiếp chỉ đạo và phối hợp nguồn nhân lực để giải quyết vấn đề một cách kịp thời và nhanh chóng.
4.2.2 Giải pháp về khách hàng và thị trường
Để mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả, công ty cần đẩy mạnh thị trường tại miền Trung và miền Nam, đặc biệt là miền Nam - nơi giao dịch vận chuyển hàng hóa diễn ra sôi động thông qua các phương thức marketing đa dạng Việc mở rộng thị trường không chỉ dừng lại ở phạm vi trong nước mà còn cần hướng đến thị trường quốc tế, bao gồm Châu Á, Châu Mỹ và các khu vực khác Tuy nhiên, mỗi thị trường lại có những đặc điểm và yêu cầu riêng, đòi hỏi công ty phải thường xuyên nghiên cứu, thâm nhập và chọn lọc thị trường để có thể thích nghi và thành công.
Trong một thị trường lớn, công ty cần thu hút khách hàng tiềm năng và thiết lập mối quan hệ lâu dài thông qua chất lượng dịch vụ và giá trị cốt lõi Đối với khách hàng cũ, việc duy trì liên lạc thường xuyên để cung cấp thông tin và hỗ trợ giải quyết vấn đề là rất quan trọng Công ty cũng nên tổ chức các buổi gặp mặt giữa nhân viên, ban lãnh đạo và khách hàng thân thiết Để tiếp cận khách hàng mới, công ty cần phát triển các chiến lược quảng bá hiệu quả và chào dịch vụ hấp dẫn nhằm mở rộng tập khách hàng Ngoài ra, xây dựng mối quan hệ tốt với các đại lý sẽ giúp giảm cước vận chuyển và tối ưu hóa mạng lưới toàn cầu.
4.2.3 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ
Tăng cường đào tạo và nâng cao trình độ, kĩ năng, kinh nghiệm cho nguồn nhân lực nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ
Nhân lực là tài nguyên quyết định năng lực và chiến lược của công ty, do đó, cần có biện pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để cải thiện hiệu quả làm việc và sức cạnh tranh Nhân viên có kinh nghiệm cần được trau dồi kỹ thuật mới để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Nhà nước đang tăng cường giám sát thiết bị y tế, yêu cầu doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ nhập khẩu Đối với nhân viên mới, cần ưu tiên đào tạo qua các lớp ngắn hạn và tổ chức khảo sát thực tế để tích lũy kinh nghiệm Bộ phận quản lý cần có kiến thức sâu rộng và biết cách phát huy sáng tạo của nhân viên, đồng thời lựa chọn trưởng nhóm có tài và tâm để nâng cao chất lượng quản lý, tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.
Để nâng cao hiệu quả xuất khẩu, cần cải thiện trình độ cán bộ nhân viên về nghiệp vụ kinh doanh, luật thương mại quốc tế và kỹ năng sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tự tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng Đồng thời, trong nội bộ công ty, cần tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên để tạo ra môi trường làm việc thoải mái, giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
Chú trọng xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ quá trình nhận hàng
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp sở hữu cơ sở vật chất hiện đại sẽ tạo ra môi trường làm việc thuận lợi và hiệu quả hơn cho nhân viên.
Kiến nghi với các cơ quan Nhà nước và cơ quan có thẩm quyền
Chính sách và chủ trương của Nhà nước có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, định hướng và đo lường sự phát triển kinh doanh Để hỗ trợ sự phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa tại các cảng biển và dịch vụ liên quan, cơ quan Nhà nước cần triển khai một số giải pháp thiết thực.
Nhà nước Việt Nam cần hoàn thiện hệ thống pháp luật để hội nhập quốc tế hiệu quả, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ cảng biển, hiện đang bị điều chỉnh bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật chồng chéo và không đồng bộ Những văn bản này liên quan đến các lĩnh vực như đường biển, thương mại, tài chính và xuất nhập cảnh, nhưng vẫn chưa phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết Việc xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế sẽ giúp cải thiện dịch vụ và doanh nghiệp, từ đó nâng cao sức cạnh tranh trong thương mại quốc tế.
Quá trình nhập khẩu hàng y tế tại Việt Nam chịu ảnh hưởng lớn từ các quy định pháp luật, đặc biệt là liên quan đến phân loại thiết bị y tế theo mức độ rủi ro A, B, C, D Những mặt hàng có mức độ rủi ro cao yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu, điều này làm tăng tính khắt khe trong giao nhận hàng Môi trường pháp luật về thiết bị y tế không ổn định và liên tục thay đổi, với sự ra đời của nhiều nghị định, thông tư và công văn mới, tạo ra thách thức cho các doanh nghiệp trong việc nhập khẩu Do đó, cần thiết phải xây dựng một hành lang pháp lý nhất quán, thông thoáng và hợp lý để cải thiện quy trình nhập khẩu hàng y tế tại Việt Nam.
69 quy định liên quan đến giao nhận hàng hóa quốc tế đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế quốc tế, điều tiết các thông lệ quốc tế và đảm bảo thực hiện hiệu quả các văn bản dưới luật.
Thứ hai, cần đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng hiện tại ở
Việt Nam đang gặp phải những hạn chế nghiêm trọng trong tất cả các phương thức vận tải như đường bộ, đường sắt, hàng không, đường sông và đường biển Những hạn chế này không chỉ làm tăng chi phí giao nhận mà còn giảm hiệu quả trong quá trình vận chuyển Để thu hút và khẳng định vị thế trên trường quốc tế, Nhà nước cần ưu tiên phát triển cơ sở hạ tầng giao thông đa phương thức, đầu tư xây dựng hệ thống sân bay, đường bộ và trang bị các hệ thống theo dõi, giám sát hiện đại.
Cải thiện thủ tục thông quan hàng hóa là cần thiết, đặc biệt là việc áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình một cửa và tăng cường thông tin về hàng hóa và phương tiện Mặc dù hệ thống thông quan tự động VNACCS đang được sử dụng rộng rãi, nhiều công ty logistics phản ánh rằng hệ thống này khó sử dụng và thường gặp lỗi, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và sự hài lòng của khách hàng Do đó, nhà nước cần nâng cấp phần mềm để dễ sử dụng hơn Tổng cục Hải quan cũng cần nghiên cứu và đầu tư vào thiết bị hiện đại để tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh quá trình thông quan.
Thứ tư, Nhà nước tích cực tham gia vào các hiệp định thương mại quốc tế
Ngành dịch vụ giao nhận đường biển có mối liên hệ chặt chẽ với sự hội nhập của nền kinh tế quốc tế và sự phát triển của vận tải đường biển tại Việt Nam.
Trong dài hạn, chính phủ Việt Nam cần thúc đẩy các chính sách hội nhập kinh tế toàn cầu và tăng cường quan hệ thương mại với các quốc gia khác Việc tích cực tham gia vào các công ước và tổ chức quốc tế sẽ tạo ra bước đi chiến lược, góp phần phát triển nền kinh tế, bao gồm cả lĩnh vực đại lý hãng đường biển Đây là giải pháp toàn diện và bền vững nhất cho sự phát triển kinh tế.