Đồ án Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên Container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH NTL Group

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM KHOA KINH TẾ VẬN TẢI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NTL GROUP NGÀNH: KINH TẾ VẬN TẢI CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực MSSV Khóa Lớp TP.HCM - 07/2022 : ThS Nguyễn Thành Luân : Trần Thị Oanh Thư : 1854010078 : 2018-2022 : KT18A BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM KHOA KINH TẾ VẬN TẢI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NTL GROUP NGÀNH: KINH TẾ VẬN TẢI CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực MSSV Khóa Lớp TP.HCM - 07/2022 : ThS Nguyễn Thành Luân : Trần Thị Oanh Thư : 1854010078 : 2018-2022 : KT18A Khoa: Kinh tế vận tải Bộ môn: ……………………… PHIẾU GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP (Phiếu dán trang báo cáo LVTN) Họ tên sinh viên/ nhóm sinh viên giao đề tài (sĩ số nhóm 4): Trần Thị Oanh Thư MSSV: 1854010078 Lớp: KT18A Ngành : Kinh tế vận tải Chuyên ngành : Kinh tế vận tải biển Tên đề tài : Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp để hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập đường biển công ty TNHH NTL GROUP Các liệu ban đầu : Các yêu cầu chủ yếu : Kết tối thiểu phải có: 1) 2) 3) 4) Ngày giao đề tài: ……./…… /……… Ngày nộp báo cáo: ……./…… /……… TP HCM, ngày … tháng … năm ……… Giảng viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) TRƯỞNG KHOA (Ký ghi rõ họ tên) Khoa: Kinh tế vận tải TRƯỞNG BỘ MÔN (Ký ghi rõ họ tên) Bộ môn: BẢN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Họ tên sinh viên giao đề tài: Trần Thị Oanh Thư MSSV: 1854010078 Lớp: KT18A Ngành: Kinh tế vận tải Chuyên ngành: Kinh tế vận tải biển Tên đề tài: Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp để hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập đường biển công ty TNHH NTL GROUP Tổng quát LVTN: Số trang: Số chương: Số bảng số liệu: Số hình vẽ: Số tài liệu tham khảo: Phần mềm tính tốn: Số vẽ kèm theo: Hình thức vẽ: Hiện vật (sản phẩm) kèm theo: Nhận xét: a Về tinh thần, thái độ làm việc sinh viên: b Những kết đạt LVTN: c Những hạn chế LVTN: Đề nghị: Được bảo vệ (hoặc nộp LVTN để chấm) ❑ Không bảo vệ ❑ Điểm thi (nếu có): Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022 Giảng viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) Khoa: Kinh tế vận tải Bộ môn: BẢN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Họ tên sinh viên giao đề tài: Trần Thị Oanh Thư MSSV: 1854010078 Ngành: Kinh tế vận tải Chuyên ngành: Kinh tế vận tải biển Lớp: KT18A Tên đề tài: Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp để hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập đường biển công ty TNHH NTL GROUP Nhận xét: a Những kết đạt LVTN: b Những hạn chế LVTN: Đề nghị: Được bảo vệ ❑ Bổ sung thêm để bảo vệ ❑ Không bảo vệ ❑ Các câu hỏi sinh viên cần trả lời trước Hội đồng: Điểm: Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022 Giảng viên phản biện (Ký ghi rõ họ tên) LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất nội dung luận văn tốt nghiệp kết nghiên cứu, chọn lọc, đúc kết áp dụng lí thuyết vào thực tế riêng em, thực hướng dẫn Thạc sĩ Nguyễn Thành Luân Các số liệu kết sử dụng luận văn hoàn toàn trung thực Tác Giả Trần Thị Oanh Thư MỤC LỤC - Lời mở đầu i - Danh mục bảng iii - Danh mục hình iv - Danh mục chữ viết tắt v CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái quát chung giao nhận hàng hóa 1.1.1 Khái niệm giao nhận 1.1.2 Đặc điểm giao nhận 1.1.3 Vai trò giao nhận 1.1.4 Phạm vi dịch vụ giao nhận 1.2 Khái quát chung người giao nhận 1.2.1 Khái niệm người giao nhận 1.2.2 Vai trò người giao nhận 1.2.3 Quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận 1.3.1 Nhân tố bên 1.3.2 Nhân tố bên 1.4 Các tiêu chí đánh giá nghiệp vụ giao nhận 1.4.1 Thiết kế bố trí hợp lý 1.4.2 Tiết kiệm 10 1.4.3 Đáp ứng kịp thời 10 1.4.4 Tin cậy 11 1.4.5 An toàn 11 1.5 Các phương pháp (công thức) đánh giá kết 11 1.5.1 Phương pháp chuyên gia 11 1.5.2 Phương pháp số chất lượng 13 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NTL GROUP 14 2.1 Lịch sử hình thành phát triển 14 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh 14 2.2.1 Chức 14 2.2.2 Nhiệm vụ 15 2.2.3 Ngành nghề kinh doanh 15 2.3 Cơ cấu tổ chức 15 2.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức 15 2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý 16 2.4 Tình hình nhân lực 18 2.5 Khách hàng, thị trường đối thủ cạnh tranh 20 2.5.1 Khách hàng 20 2.5.2 Thị trường đối thủ cạnh tranh 20 2.6 Đánh giá chung kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2021 (so sánh với năm 2020) 21 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NTL GROUP 25 3.1 Quy trình giao nhận hàng nguyên CONTAINER (FCL) nhập đường biển công ty 25 3.1.1 Sơ đồ quy trình 25 3.1.2 Diễn giải quy trình 25 3.2 Đánh giá hiệu giao nhận phương pháp khảo sát 36 3.2.1 Đánh giá hiệu thiết kế bố trí hợp lý 36 3.2.2 Đánh giá hiệu tiết kiệm 40 3.2.3 Đánh giá hiệu đáp ứng kịp thời 42 3.2.4 Đánh giá hiệu tin cậy 45 3.2.5 Đánh giá hiệu an toàn 48 3.3 Phân tích đánh giá ma trận SWOT hoạt động giao nhận hàng hóa nhập doanh nghiệp 50 3.3.1 Những điểm mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập 50 3.3.2 Những điểm yếu dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập 51 3.3.3 Những hội mở cho dịch vụ giao nhận hàng nhập 51 3.3.4 Những thách thức dịch vụ giao nhận hàng nhập 52 3.4 Một số giải pháp để hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập container đường biển công ty 53 3.4.1 Giải pháp cho nhân tố đáp ứng kịp thời 53 3.4.2 Giải pháp cho nhân tố thiết kế bố trí hợp lý 55 3.4.3 Giải pháp cho nhân tố tiết kiệm 56 3.4.4 Giải pháp cho nhân tố tin cậy 56 3.4.5 Giải pháp cho nhân tố an toàn 57 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC 61 LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Việt Nam bước hồn vào tồn cầu hóa phát triển nhanh chóng thương mại giới Trong xuất nhập đóng vai trị quan trọng kinh tế quốc gia, đòn đẩy kinh tế mà ta tận dụng tốt tạo tiền đề cho kinh tế tăng trưởng vận tải theo hướng hội nhập, giao thương giữa nước ngày mở rộng vai trị hoạt động giao nhận hàng hóa vận tải quốc tế nâng cao Tại Việt Nam, ngày có nhiều doanh nghiệp, cơng ty làm lĩnh vực mở ra, đòi hỏi nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa phải có những mạnh định chất lượng dịch vụ để phát triển trụ vững thị trường trước những thách thức to lớn đặt Nhận thấy tầm quan trọng chất lượng dịch vụ cạnh tranh doanh nghiệp giao nhận hàng hóa, tác giả định chọn “Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp để hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập đường biển công ty TNHH NTL GROUP.” làm đề tài cho luận văn Mục đích nghiên cứu Đề tài tập hợp đưa sở lí luận dịch vụ giao nhận hàng hóa, phương pháp đánh giá chất lượng dịch vụ Từ đó, tác giả áp dụng sở lí luận vào việc đánh giá thực trạng chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa công ty TNHH NTL GROUP, xác định những điểm mạnh, những điểm hạn chế, hội thách thức hoạt động giao nhận hàng NTL GROUP Cuối cùng, đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, giúp cơng ty phát triển vững mạnh thị trường giao nhận hàng hóa Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nguyên container công ty TNHH NTL GROUP - Phạm vi nghiên cứu: Dịch vụ giao nhận hàng hóa ngun container cơng ty TNHH NTL GROUP khách hàng sử dụng dịch vụ công ty Phương pháp nghiên cứu i Wanaka Logistics Co., Ltd 0,872 Angkobodia Logistics Co., Ltd 0,801 Về chất lượng dịch vụ qua tiêu chí an tồn, cơng ty nhận đánh giá cao từ khách hàng, điều cho thấy Công ty đảm bảo an tồn cho hàng hóa thơng tin liên qua lô hàng Đối với việc vận chuyển lô hàng đến tay khách hàng, công ty thực cách cẩn thận Mặc dù, phương tiện vận tải Công ty chưa đầy đủ (Công ty có th ngồi phương tiện vận tải số thời điểm hàng nhiều), nhiên phương tiện kiểm tra, bảo trì để đảm bảo trình vận chuyển diễn suôn sẻ không ảnh hưởng đến hàng hóa Kết luận lại, qua khảo sát phân tích mức chất lượng cơng ty qua tiêu chí, tiêu chí an tồn tin cậy đánh giá cao nhất, tiêu chí cịn lại đánh giá thấp Bà Yany, trưởng phận hàng nhập Wanaka Logistics Co., Ltd có đánh giá “ NTL svcs sound good and can make confident with each others both side or with Partner, hope can meet others good actions to build more confidence and long term business.” Công ty tạo ấn tượng tốt khách hàng tin cậy vào chất lượng dịch vụ cho thấy hiệu hoạt động giao nhận cơng ty Bên cạnh để nâng cao chất lượng dịch vụ, ta cần trọng nâng cao mức độ đánh giá tiêu chí thiết kế bố trí, tiết kiệm tiêu chí đáp ứng kịp thời Tìm giải pháp để khắc phục hạn chế tồn nhân tố để giúp nâng cao hài lòng khách hàng phát triển thị trường đầy cạnh tranh 3.3 Phân tích đánh giá ma trận SWOT hoạt động giao nhận hàng hóa nhập doanh nghiệp 3.3.1 Những điểm mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập Với phát triển ngày đại công nghệ, bước giao nhận khơng cịn phải thực cách quy củ trước Các bước lấy lệng giao hàng, khai Hải quan, lý hay lấy phiếu EIR thực mạng internet Việc thực trực tuyến tiết kiệm thời gian nhân lực giúp chi Cơng ty tiết kiệm phần chi phí 50 Nhân viên kinh doanh Công ty am hiểu, nắm vững dịch vụ, có nghiệp vụ cao, kĩ đàm phán tốt mang lại thêm nhiều khách hàng năm gần Cơng ty có chiến lược kinh doanh đắn, phù hợp với nguồn lực chung Với nguồn vốn ban đầu không lớn nhận thức rõ tầm qua trọng sở thiết bị công nghệ, công ty cố gắng trang trải trang thiết bị cần thiết cho trình thực giao nhận hàng Công ty nâng cấp, cập nhật hệ thống máy tính thường xuyên Đầu tư vào phần mềm quản lý chi tiết cho lơ hàng Việc kiểm tra sai sót chứng từ nhân viên thực cách tỉ mĩ Phát lỗi sai chứng từ thông báo đến khách hàng từ đầu để dễ dàng chỉnh sửa thực bước cách thuận lợi nhanh chóng 3.3.2 Những điểm yếu dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập Cơng ty những nhược điểm như: Dịch vụ giao nhận bị ảnh hưởng sở hạ tầng chung điều kiện tự nhiên Từ năm 2007 đến nay, nhiều bến cảng biển xây dựng với quy mô lớn, đầu tư trang thiết bị đại so với mặt chung giới cịn nhiều hạn chế Hệ thống, thiết bị Cảng biển cịn những tình trạng lỗi hệ thống, hư hỏng cẩu dẫn đến gây khó khăn thời gian việc lấy hàng Cảng Nguồn nhân lực Công ty non trẻ, thiếu kinh nghiệm nghiệp vụ dẫn đến việc xử lý vấn đề phát sinh chưa nhanh chóng triệt để dẫn đến kéo dài thời gian làm hàng, phát sinh thêm nhiều chi phí lưu kho, lưu bãi, Công tác tổ chức giao nhận chưa tối ưu mặt thời gian, kết hợp giữa phận trucking phận giao nhận chưa chặt chẽ dẫn đến việc giao hàng cho khách không thời gian quy định, lịng tin khách hàng Nguồn tài Công ty chưa đáp ứng kịp so với tốc độ phát triển Cơng ty Sản lượng hàng hóa tăng cao, chi phí làm hàng, khoản cược container cho hàng q cảnh cao nguồn tài khơng đủ dẫn đến tình trạng phải xoay sở nguồn tiền, kéo dài thời gian lấy hàng cho khách 3.3.3 Những hội mở cho dịch vụ giao nhận hàng nhập 51 Quy trình giao nhận hàng cơng ty với những bước cụ thể hợp lý Đây ưu điểm dịch vụ giao nhận lợi cho Cơng ty tập trung vào việc tối ưu bước nghiệp vụ Công ty không thời gian để điều chỉnh, sắp xếp lại quy trình giao nhận hàng mà thay vào dành thời gian tối ưu bước Công ty phải đưa phương án cụ thể để tiết kiệm thời gian, chi phí cho bước nghiệp vụ Ngành Logistics ngày phát triển có ý nghĩa quan trọng nhiều ngành kinh tế khác, việc phát triển nguồn nhân lực quan tâm nhiều những năm gần Sự đào tạo trường đại học, cao đẳng, trung tâm thực hành nghiệp vụ, cho những hệ nhân lực đầy triển vọng Sự cạnh tranh ngành cạnh tranh hội việc làm giúp cho cá nhân cố gắng trau dồi thêm kiến thức kĩ đầu tư nhiều ngoại ngữ để tìm kiếm cơng việc mong muốn giúp cho nguồn nhân lực ngày chất lượng Tính đến tháng 11/2021, Việt Nam ký kết 15 Hiệp định thương mại tự (FTA) Việc đàm phán kí kết thành cơng với đối tác thương mại quan trọng ASEAN, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ, hứa hẹn mang lại nhiều hội, đa dạng hóa thị trường xuất nhập 3.3.4 Những thách thức dịch vụ giao nhận hàng nhập Sự cạnh tranh gay gắt giữa doanh nghiệp vừa nhỏ ngày tăng nhanh Các công ty giao nhận trọng vào dịch vụ mình, chi phí dịch vụ chăm sóc khách hàng kèm Đối thủ Công ty đáng ngại những tên đình đám ngành mà những cơng ty thành lập thành lập vài năm trở lại Những doanh nghiệp non trẻ nhiên lại sinh thời kì tiên tiến cơng nghệ họ không tốn nhiều thời gian công sức chuyển đổi hoạt động Cơng ty cần phải nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ mình để cạnh tranh với đối thủ Tình trạng thiếu container rỗng vấn đề nóng những năm gần đặc biệt đại dịch Covid-19 bùng phát gây nên tắt nghẽn cảng biển dẫn đến việc thiếu hụt container số nước có Việt Nam Tình trạng thiếu hụt container khơng những khiến cho chi phí tăng cao mà ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng cảng thời gian trả container rỗng Các container kéo để đóng hàng khơng đẹp sau 52 nhận hàng trả rỗng phải đóng cược khoản phí lớn bồi thường khoản phí khiến cho chi phí giao nhận tăng cao ảnh hưởng đến tình hình chung giao nhận chung doanh nghiệp Có trụ sở TP Hồ Chí Minh, Công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng lân cận, dịch vụ giao nhận Công ty chịu ảnh hưởng trực tiếp thời tiết Việt Nam cụ thể thời tiết Đông Nam Bộ Tình hình thời tiết ảnh hưởng tới khả vận chuyển hàng hóa từ cảng kho người nhập từ kho người nhập keo container cảng hay bãi container So với miền Trung miền Bắc thời tiết phía Nam tương đối dễ chịu cho hoạt động kinh tế Tuy nhiên, vài tháng năm, thời tiết khu vực Sài Gòn có lúc đạt 40 độ C có tháng mưa nhiều gây cản trở giao thông nội thành, qua khu vực cảng hay depot Một số đoạn đường địa bàn thành phố bị ảnh hưởng triều cường mà có ảnh hưởng trình giao nhận hàng xe qua khu vực Đỉnh điểm vào đầu tháng 12/2021, số đường khu vực quận (ảnh hưởng nhiều đường Trần Xuân Soạn), quận (đường Song hành, Xa lộ Hà Nội, ) bị ảnh hưởng triều cường nhiều Sự ảnh hưởng khiến nhiều xe máy bị chết máy, xe buýt bị trễ chuyến, xe chở container phải chạy thật chậm Chưa kể dịch vụ giao nhận hàng rút ruột tình hình thời tiết hưởng đến chất lượng hàng hóa bên xe Thách thức đặt cho Cơng ty trang bị đội xe chủ động linh hoạt giấc tài xế có kĩ phán đốn, am hiểu tuyến đường thành phố để “tùy ứng biến” trước tình hình thời tiết thất thường Ngồi ra, thách thức địi hỏi Cơng ty trọng việc xem xét, tính tốn thời gian làm thủ tục giấy tờ, thời gian đến cảng nhận hàng linh động,… 3.4 Một số giải pháp để hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập container đường biển công ty 3.4.1 Giải pháp cho tiêu chí đáp ứng kịp thời Để khắc phục tình trạng xử lý vấn đề phát sinh chậm trễ, mà nguyên nhân đến từ việc thiếu sót kinh nghiệm nhân viên Tác giả đưa giải pháp sau: Nguồn nhân lực trẻ lợi nhiên nguồn nhân lực cần có trình độ chun mơn 53 cao đem lợi thiết thực Công ty cần trọng đào tạo nguồn nhân lực ngày mạnh chuyên môn nghiệp vụ kỹ mềm Năng lực chuyên môn phải thành thạo nghiệp vụ, không để xảy sai sót bước quy trình giao nhận ; lực kĩ mềm thành thục giao tiếp, thuyết phục khách hàng, kỹ vi tính văn phịng nhanh nhẹn, kỹ làm việc nhóm kỹ giải vấn đề Kế hoạch đạo tạo nhân lực cần thực thường xuyên có Cách thực hiện: Đào tạo nhân viên mới: Nhân viên vào làm việc chưa nắm những công việc cụ thể mà mình phải thực hiện, đó, việc áp dụng đào tạo kèm cặp, hướng dẫn chỗ phù hợp Cách thức tổ chức đơn giản trình thực công việc nhân viên quan sát, ghi nhớ, học tập thực công việc theo cách mà người hướng dẫn bảo Đối với công việc giao nhận thường thì nhân viên phải làm việc với nhiều hồ sơ XNK, quy trình thủ tục Hải quan khác nên việc dẫn cách cặn kẽ cụ thể cách khai hồ sơ những quy trình thủ tục Hải quan giúp cho nhân viên nhanh chóng tiếp cận cách thức làm việc phải thực công việc mình sau Tạo nhóm làm việc luân chuyển cách hợp lý giúp cho nhân viên tránh tình trạng đơn điệu, nhàm chán công việc Đồng thời phương pháp giúp cho công ty tránh tình trạng người có q nhiều cơng việc để làm, người lại khơng có việc dễ gây nên lãng phí nguồn nhân lực Thường xuyên tổ chức buổi họp, trao đổi giữa phận công ty với nhau, nhằm chia sẻ những vấn đề, khó khăn phận, từ rút kinh nghiệm đưa giải pháp thích hợp cải thiện quy trình làm việc cơng ty Có sách đãi ngộ hợp lý, khen thưởng nhân viên hồn thành tốt cơng việc cần kịp thời nhắc nhở, hướng dẫn thực nhân viên chưa hoàn thành tốt Để khắc phục tình trạng thiếu kết nối giữa phận giao nhận phận trucking: phận giao nhận phận trực tiếp liên lạc làm việc với khách hàng, thông tin kế hoạch giao hàng kiểm tra trước với khách ngày thêm lên file điều xe, kiểm tra chi tiết hạn lệnh lô hàng, cập nhật lên file điều xe để phận trucking cân đối sắp xếp Khi phận trucking sắp xế kế hoạch lấy hàng hẹn phải thông báo sớm cho 54 phận giao nhận để làm việc với khách hàng, thông báo trước với khách hàng 3.4.2 Giải pháp tiêu chí thiết kế bố trí hợp lý Nhà quản trị cần xem xét phân chia công việc hợp lý, tránh tình trạng nhân viên bị tải khối lượng công việc dẫn đến hiệu suất làm việc Cần quan sát theo dõi sát trình làm việc nhân viên để kịp thời hỗ trợ xủa lý vấn đề phát sinh cách nhanh chóng Cách thực hiện: Các nhân viên phân chia hàng xử lý hàng hóa theo khách hàng tuyến hàng riêng để nhân viên tập trung theo dõi nắm bắt những quy định riêng khách yêu cầu đặc biệt cần ý tuyến hàng Việc phân chia công việc phải hợp lý theo lực, kinh nghiệm nhân viên, khách hàng lớn có những yêu cầu nghiêm ngặt thì phân công cho nhân viên có nhiều kinh nghiệm để đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng Năng lực sở hạ những mối quan tâm hàng đầu nhiều chi phí cho việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị qua thời gian Cụ thể: Đầu tư thêm xe vận chuyển: với sản lượng hàng hóa tăng năm vừa qua cơng ty ln tình trạng thiếu hụt phương tiện vận tải, việc dẫn đến không đảm bảo mặt thời gian giao hàng, việc thuê phương tiện bên ngồi khơng dễ để kiểm sốt chi phí, phí th ngồi tăng Cơng ty cần đầu tư thêm đội xe đầu kéo để linh hoạt hoạt động giao nhận hàng hóa Bên cạnh việc đầu tư thêm phương tiện vận tải, cơng ty cần phải có những quy định rõ ràng nghiêm ngặt tài xế quy định kho khách hàng, việc lái xe an toàn để đảm bảo vận chuyển hàng hóa đến nơi an tồn Đưa xe kiểm tra định kì bảo dưỡng thường xuyên Trang bị định vị cho tất xe chia sẻ đến phận làm hàng để dễ theo dõi cập nhật với khách hàng cách nhanh thời gian giao nhận hàng Bộ phận điều độ dễ dàng điều phối kết hợp chuyến hàng cách hợp lý, tiết kiệm chi phí thời gian Đầu tư vào phần mềm quản lý hoạt động giao nhận vận tải Cargowise, phần mềm đơn tảng dựa công nghệ lưu trữ Cloud thay cho phần mềm quản lý Elsa Với tích hợp tất quy trình chuỗi cung ứng thành hệ thống như: booking, kế tốn, 55 tài chính, quản lý đơn hàng, theo dõi định vị, quản lý giá … xử lý quản lý đám mây giúp cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí quản lý Với tính báo cáo tự động, phận quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đưa định, định hướng phù hợp cho doanh nghiệp 3.4.3 Giải pháp tiêu chí tiết kiệm Để nâng cao hài lịng tiêu chí tiết kiệm, cơng ty cần điều chỉnh xem xét lại giá Để đạt mức giá tốt, công ty cần tăng sản lượng hàng vận chuyển thông qua việc mở rộng thị trường hoạt động tăng quy mô phận kinh doanh Nhận thêm hợp đồng đa dạng hàng hóa, phát triển thêm dịch vụ trọn gói vận chuyển giao nhận hàng hóa quốc tế, đặc biệt hàng nhập Tìm kiếm chọn lọc thêm những nhà cung cấp, cho thuê phương tiện vận tải với giá hợp lý, thương lượng giá thấp xuống việc trao đổi đưa số lượng hàng định cho ngày cho bên nhà xe Thực hiên ký quỹ dài hạn hãng tàu để khơng phải tốn tiền cược container cho lơ hàng giúp cho việc tiến hành nhanh chóng đỡ phần hoàn cược Bên cạnh việc cho thời gian tốn dài hạn cơng ty cần ý nhấn mạnh điều kiện quyền nghĩa vụ tốn hợp đồng dịch vụ Cơng ty nên có những quy định cụ thể thời hạn toán phí dịch vụ mức lãi tạm tính khách hạn trả chậm, trả trễ hẹn Mức lãi tính theo trị giá đơn hàng với thời gian trễ hẹn nhân với phần trăm (mức đề nghị 5-7%/tháng) 3.4.4 Giải pháp tiêu chí tin cậy Việc kiểm tra chứng từ phải kiểm tra chi tiết kỉ lưỡng Việc sai sót lỗi nhỏ chứng từ dẫn đến hậu lớn Các lỗi thường gặp phải sai thông tin hàng hóa, đính kèm nhầm HS code, thiếu thơng tin thể hàng hóa q cảnh dẫn đến khơng thể thơng quan được, Vì việc kiểm tra chứng từ phải có phối hợp phận sales, chứng từ giao nhận Khi sales nhận thông tin từ khách hàng, chuyển cho phận chứng từ tiến hành làm chứng từ, sau gửi lại cho sales để nhờ khách hàng xác nhận, phận giao 56 nhận cần lưu ghép thông tin, chứng từ lô hàng nào, kiểm tra lại thơng tin lơ hàng Cơng ty cần đưa khảo sát khách hàng thường xuyên để khảo sát mức chất lượng mình đáp ứng tốt cầu khách hàng hay chưa, tiếp thu những ý kiến đóng góp khách hàng để cải thiện những điều chưa thực tốt để chất lượng dịch vụ ngày cáng tốt Tổ chức họp giữa nhân viên trực tiếp làm hàng khách hàng tháng lần để báo cáo những vấn đề phát sinh thời gian làm việc vừa qua lưu ý nhắc nhở lẫn để tránh những sai phạm việc làm hàng, chia sẻ với nhân viên khác cách xử lý vấn đề phát sinh học hỏi đưa cách xử lý hay Đánh giá định kì thái độ làm việc nhân viên thông qua đánh giá phản hồi khách hàng, phản hồi đồng nghiệp, từ có sách khen thưởng, khích lệ phê bình Điều giúp nâng cao thái độ làm việc nhân viên tiếp xúc với khách hàng Nhân viên cần làm việc rõ ràng, xác, trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn, tránh mắc phải sai sót nghiệp dư, lỗi khơng đáng có q trình thực nghiệp vụ Luôn chủ động theo dõi cập nhật những quy định, luật lệ nhằm tạo chuyên nghiệp mắt khách hàng Nhân viên kinh doanh nên sắp xếp thời gian để thăm hỏi, gửi lời quan tâm, chúc mừng đến khách hàng vào những dịp quan trọng lễ, Tết để xấy dựng mối quan hệ gắn kết Nhân viên kinh doanh cần thường xuyên họp gặp mặt với khách hàng để tìm hiểu thêm nhu cầu khách hàng cải thiện dịch vụ 3.4.5 Giải pháp tiêu chí an tồn Để đảm bảo hàng hóa giao đến tay khách hàng cách an tồn, cơng ty cần phải có quy định rõ ràng tài xế thực nghiêm chỉnh luật việc lưu thông vận chuyển hàng tránh tai nạn phát sinh, thường xuyên sửa chữa bảo trì trang thiết bị, phương tiện vận chuyển Khi có phiếu giao nhận làm hàng, nhân viên kiểm tra thông số container trọng lượng, loại container để thông báo với phận trucking để sắp xếp, bố trí phương tiện vận chuyển hợp lý để tránh tình trạng tải gây nguy hiểm đến người hàng hóa 57 Đối với những container hàng khổ container open top, container flat rack phải sử dụng đầu mooc chun dụng để kéo hàng Vì tính chất đặc biệt loại hàng đóng container hàng có trọng lượng lớn, cồng kềnh nên lấy hàng khỏi cảng, tài xế phải chụp hình đầy đủ mặt container để báo cáo với khách hàng đảm bảo vận chuyển hàng với tình trạng giao đến tay người nhận Đối với việc giao hàng kho người nhận, nhân viên kiểm tra với khách hàng quy định nơi giao hàng phải thông báo quy định kho với tài xế, quy định phòng cháy nổ kho, trang bị đồ dùng thiết bị bảo hộ lao động vào kho 58 KẾT LUẬN Giao nhận hàng hóa hoạt động quan trọng chuỗi cung ứng, dịch vụ đóng góp phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh, khắc phục đáng kể việc cân cán cân toán mậu dịch quốc tế Trước cạnh tranh ngày gay gắt thay đổi liên tục theo chế thị trường, doanh nghiệp kinh doanh nói chung doanh nghiệp xuất nhập nói riêng cần phải nỗ lực ngày nhiều để nhanh chóng thích nghi cạnh tranh phát triển Là công ty dịch vụ vận tải thương mại thành lập năm đạt uy tín ngồi nước Cơng ty TNHH NTL GROUP không ngừng nỗ lực để khai thác những tiềm có sẵn để cải tiến chất lượng dịch vụ, củng cố địa vị thị trường tiếp tục khai thác thêm thị trường Qua nghiên cứu này, tác giả đánh giá tổng quan hiệu hoạt động công ty đưa số gợi ý để khắc phục điểm cịn thiếu sót cơng ty TNHH NTL GROUP Công ty nên xem xét đến việc thực giải pháp nâng cao nguồn lực bên lẫn bên ngoài, để hoàn thiện chất lượng dịch vụ cơng ty, mang đến hài lịng cho khách hàng Đây chìa khóa giúp NTL GROUP đứng vững ngày tiến xa nữa thị trường giao nhận hàng hóa nhập 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu nội [1] Bộ phận kế toán, 2020 Báo cáo tài thường niên Cơng ty TNHH NTL Group năm 2020 [2] Bộ phận kế tốn, 2021 Báo cáo tài thường niên Công ty TNHH NTL Group năm 2021 Sách ấn phẩm [1] T.S Ngô Thị Hải Xuân (2014), Giáo trình Giao nhận vận tải quốc tế, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh [2] Th.S Lã Thu Thủy (2018), Bài giảng Quản trị chất lượng, Đại học giao thơng vận tải Thành phố Hồ Chí Minh [3] Th.S Bùi Văn Hùng (2020), Bài giảng Đại lý vận tải giao nhận hàng hoá, Đại học giao thơng vận tải Thành phố Hồ Chí Minh [4] Vũ Thị Hải (2018), Nâng cao hiệu quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế cơng ty TNHH JET DELIVERY LOGISTICS VIỆT NAM: https://lib.hpu.edu.vn/bitstream/handle/123456789/32388/Vu-Thi-HaiCHQTKDK3.pdf?isAllowed=y&sequence=1 [5] Nguyễn Thị Phương (2015), Nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ vận tải dây chuyền logistics: https://tapchigiaothong.vn/nhan-to-anh-huong-den-chat-luong-dichvu-van-tai-trong-day-chuyen-logistics-1832251.htm [6] Nguyễn Ngọc Quỳnh Như (2019), Tổ chức thực quy trình giao nhận nhập hàng nguyên container đường biển công ty TNHH NSX: https://123docz.net//document/10703778-khoa-luan-to-chuc-thuc-hien-quy-trinh-giaonhan-nhap-khau-hang-nguyen-container-bang-duong-bien-tai-cong-ty-tnhh-nsx.htm 60 PHỤ LỤC CLIENT SATISFACTION SURVEY ABOUT QUALITY OF IMPORTED FREIGHT FORWARDING SERVICES OF NTL GROUP CO.LTD Dear Ms/ Mr, My name is Tran Thi Oanh Thu, a final-year student at the University of Transport in Ho Chi Minh City Now I'm doing my graduation thesis with the research topic: evaluate the efficiency of import freight forwarding activities and take measures to improve service quality Hope you can take a moment of their precious time to complete the survey below I assure you that any personal information you provide will be kept confidential and used only for scientific research purposes Your support will help me to have complete and reliable information to complete my thesis PART A: CUSTOMER INFORMATION Name: Work unit: Position: PART B: Evaluate service quality through reasonable layout design criteria Instructions for answering: Mark (x) in the score boxes (from to points), the score corresponding to your assessment of the level of completion through the criteria given as follows: 1- Lowest mark Factors 5- Highest mark The level of influence of the factors on service quality The delivery process is designed and arranged in a closed manner 61 The efficiency level of the factors Equipment and means are reasonably arranged to meet work requirements Human resources are reasonably arranged in accordance with the requirements of the work performed at each stage The administrator have enough capacity to manage and operate the work There is close coordination between departments in the process of doing work PART C: Evaluate service quality by saving criteria Instructions for answering: Mark (x) in the score boxes (from to points), the score corresponding to your assessment of the level of completion through the criteria given as follows: 1- Lowest mark Factors 3- Highest mark The level of influence of the factors on service quality The efficiency level of the factors Price Payment methods Payment term PART D : Evaluate service quality through timely response criteria Instructions for answering: Mark (x) in the score boxes (from to points), the score corresponding to your assessment of the level of completion through the criteria given as follows: 1- Lowest mark 3- Highest mark 62 Factors The level of influence of the factors on service quality The efficiency level of the factors Delivery time Time to handle arising situations Customer feedback in short time PART E : Evaluate service quality through the reliability criteria Instructions for answering: Mark (x) in the score boxes (from to points), the score corresponding to your assessment of the level of completion through the criteria given as follows: 1- Lowest mark Factors 4- Highest mark The level of influence of the factors on service quality The efficiency level of the factors Goods are delivered with quality assurance Service quality is maintained stably Documents are not incorrect Receive the goods according to the commitment on time and place PART F : Evaluate service quality through safety criteria Instructions for answering: Mark (x) in the score boxes (from to points), the score corresponding to your assessment of the level of completion through the criteria given as follows: 1- Lowest mark 3- Highest mark 63 Factors The level of influence of the factors on service quality The efficiency level of the factors Customer information is kept confidential Goods are not damaged during delivery Goods are secured during transportation Some other comments about the service quality of NTL GROUP: Once again, I sincerely thank you for your support Wishing everyone great health 64