CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
Nâng cao chất lượng của việc lập kế hoạch nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cần được lập dựa trên tình hình thực tế, kết quả đánh giá và rút kinh nghiệm của việc thực hiện công tác này từ những lần nhận hàng tương tự trước đó. Lập kế hoạch dự trù song song cho những lô hàng thiết bị y tế nhập khẩu khó và có nhiều vướng mắc
63
Nắm rõ tình hình thực tế của công ty về các nguồn lực, phân công công việc cụ thể, rõ ràng, với những công việc cần sự chính xác, tỉ mỉ cần những nhân viên có năng lực, chuyên môn kinh nghiệm lâu năm và có khả năng đối phó nhạy bén nhằm hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình nhận hàng và đảm bảo kịp tiến độ giao hàng.
Công tác tổ chức nhận hàng
Việc nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển không thể tránh khỏi những rủi ro có thể phát sinh, do đó công ty cần thường xuyên theo dõi diễn biến, cập nhật thông tin về chuyến tàu, lịch trình cụ thể, đảm bảo lịch nhận hàng phù hợp. Đảm bảo luôn có nhân viên bộ phận kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm, kiểm tra, theo dõi toàn bộ quy trình nhận hàng diễn ra thuận lợi, kịp tiến độ.
Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan: Làm tốt các khâu chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa, chuyên chở hàng. Thường xuyên liên lạc với các bên liên quan để cung cấp thông tin cũng như nắm bắt tình hình phục vụ cho quá trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ. Nếu phát hiện chứng từ bị thiếu hay sai sót cần nhanh chóng liên lạc với khách hàng trách việc nhận hàng không đúng hạn, làm phát sinh chi phí. Nhân viên chứng từ khi áp mã thuế cho hàng hóa cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các danh mục để áp mã thuế hàng hóa đúng, nghiên cứu kỹ lưỡng các mặt hàng nhập khẩu nhằm nắm được các tính chất, công dụng, kích thước của hàng từ đó có thể áp thuế chính xác. Nhân viên chứng từ khi khai báo hải quan cần phải kiểm tra kỹ chứng từ trước khi khai báo, lên tờ khai nháp và kiểm tra thật kỹ lưỡng một lần nữa các thông tin, kết hợp gửi tờ khai nháp cho khách hàng kiểm tra trước khi khai báo và nếu có sái sót kịp thời sửa chữa ngay.
Công tác kiểm tra hàng hóa rất quan trọng, công tác kiểm tra hàng nhập khẩu cần sự linh hoạt, cẩn thận của nhân viên giao nhận hiện trường với các vấn đề phát sinh. Kiểm tra hàng hóa trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác, đảm bảo khối lượng và chất lượng hàng không có sai lệnh, hư hỏng trong phạm vi cho phép.
Để chắc chắn nhận hàng còn nguyên vẹn, nhân viên chứng từ cần kiểm tra cẩn thận bao bì, đóng gói, làm biên bản giám định ghi nhận tình trạng của hàng hóa. Khâu kiểm tra có thực hiện tốt mới đảm bảo cho công ty chất lượng dịch vụ của mình
64
Xác định đúng địa điểm và thời gian tiến hành kiểm tra hàng hóa tránh những sai sót làm chậm quá trình nhận hàng. Kiểm tra cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu để chắc chắn hàng thiết bị y tế còn nguyên vẹn, không hỏng hóc, hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng thiết bị y tế nhập khẩu về kho và giao cho khách hàng
Để thực hiện tốt công tác và đúng tiến độ giao hàng, công ty cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong quá trình chuyên chở trong khâu vận tải nội địa này. Chuẩn bị tốt về nhân lực, kho hàng, phương tiện xếp dỡ, phương tiện chuyên chở phục vụ tốt cho quá trình vận chuyển. Ví dụ đối với những hàng thiết bị y tế có khối lượng và kích thước lớn, giá trị cao, thì phải sắp xếp cẩn thận, lựa chọn phương án xếp chồng hay không xếp chồng cho phù hợp khi xếp lên các phương tiện chuyên chở. Chủ động và nắm bắt kịp thời trong công tác giao hàng cho khách hàng, lựa chọn các bên cung cấp dịch vụ vận tải nội địa uy tín, lâu năm, giá thành tốt nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
Nâng cao trình độ về giám sát và điều hành
Chọn phương pháp giám sát, xây dựng nội dung giám sát phù hợp, đủ, đúng đảm bảo đầy đủ nội dung và công việc. Chú trọng giám sát vào tất cả các giai đoạn, thường xuyên và cập nhật thông tin dữ liệu liên tục để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. Công ty có thể thành lập bộ phận giám sát và quản lý chất lượng trong toàn bộ quy trình nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. Bộ phận giám sát được thành lập sẽ có nhiệm vụ giám sát toàn bộ quy trình nhận hàng nhập khẩu, theo dõi và quản lý chất lượng các công việc và phòng ban, đánh giá hiệu quả làm việc, ghi chép lại các báo cáo cũng như phối hợp với ban lãnh đạo thành lập các phương án giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh
Giám sát và điều hành hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế bao gồm rất nhiều công việc có tính liên kết cao. Để quản lý được việc giám sát và điều hành hoạt động nhập khẩu, nhân viên kinh doanh phải có kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp chứng từ, tài liệu, … nhằm làm việc một cách có hệ thống, hiệu quả, tránh trùng lặp, mất
65
thời gian. Ngoài ra, ban lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý nhân sự để phân bổ đúng người, đúng việc, phối hợp làm việc giữa các phòng ban, tạo được sự đoàn kết nội bộ cao khi làm việc, đạt được hiệu quả làm việc nhóm cao nhất. Bất kỳ một phát sinh nào xảy ra, tất cả bộ phận có liên quan cần nắm rõ và hiểu vấn đề phát sinh, ban lãnh đạo sẽ là những người trực tiếp chỉ đạo, phối hợp nguồn nhân lực giải quyết vấn đề kịp thời và nhanh chóng.