CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
3.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam được thành lập và phát triển dựa trên nền tảng và kiến thức của các lãnh đạo với nhiều năm kinh nghiệm ở các công ty trong lĩnh vực giao nhận logistics. Là một doanh nghiệp tư nhân với loại hình công ty Cổ phần, hoạt động theo chế độ hạch toán tài chính độc lập, là một trong những công ty vận tải hàng đầu Việt Nam đặc biệt trong lĩnh vực logistics - xuất nhập khẩu Thiết bị y tế, Thực phẩm chức năng và Mỹ phẩm. Công ty đang không ngừng phát triển để trở thành một trong những doanh nghiệp tiên phong đi đầu trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu.
Dưới đây là một số thông tin cơ bản về công ty:
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
Tên Tiếng Anh: VIET NAM ASC TRANS JOINT STOCK COMPANY
Tên giao dịch: ASC TRANS.,JSC
Năm thành lập: 20/11/2018
Đại diện pháp luật: Nguyễn Công Mạnh
Địa chỉ: NO-03 C37 Khu tái định cư, Phường Giang Biên, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Hotline: 0963833329
Mã số thuế: 0108519721
Vốn điều lệ: 7,700,000,000 đồng
Trải qua nhiều năm xây dựng và phát triển, tính đến hết năm 2022, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đang dần trở thành một công ty giao nhận quốc tế với cột mốc 1.807 khách hàng mới trong lĩnh vực logistics, kê khai hải quan, vận tải quốc tế, vận tải nội địa mảng Thiết bị y tế, Mỹ phẩm và Thực phẩm chức năng. Công
25
ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam dần mở rộng quy mô với 2 văn phòng chính thức tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh; 5 văn phòng liên kết tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Bắc Ninh, Hưng Yên, Lạng Sơn.
3.1.1.2. Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam cung cấp 3 lĩnh vực dịch vụ kinh doanh chính:
a. Dịch vụ giấy phép chuyên ngành Trang thiết bị y tế
Phân loại thiết bị y tế, lưu hành thiết bị y tế loại C, D
Công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với trang thiết bị y tế loại A, công bố B, công bố đủ điều kiện sản xuất.
Công bố đủ điều kiện mua bán thiết bị y tế loại BCD (Bắt buộc đối với cơ sở kinh doanh thiết bị y tế).
Thủ tục nhập khẩu các mặt hàng chống dịch: Máy tạo oxy, máy thở, máy SpO2, khẩu trang, test covid, xin giấy phép nhập khẩu, lưu test covid….
Hỗ trợ xin ISO 13485, ISO 9001, CFS Bộ y tế, Bộ Công Thương.
Tư vấn pháp luật cho Doanh nghiệp kinh doanh TTBYT hợp pháp ở Việt Nam.
Tư vấn hồ sơ vào thầu theo Thông tư 14 Bộ y tế b. Dịch vụ Thực phẩm chức năng, Mỹ phẩm
Công bố thực phẩm chức năng, mỹ phẩm hàng nhập khẩu và sản xuất trong nước
Đăng ký quảng cáo thực phẩm chức năng, mỹ phẩm c. Dịch vụ khai báo hải quan, vận chuyển quốc tế
Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài nước tổ chức giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, đường bộ, đường biển.
Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, ... và thực hiện khai báo hải quan và mua bảo hiểm hàng hóa trọn gói.
Tham vấn giá thực phẩm chức năng, mỹ phẩm và tư vấn thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng Thiết bị y tế, Mỹ Phẩm, Thực phẩm chức năng, Viễn Thông…
26
Hỗ trợ check C/O ưu đãi thuế, tư vấn HS Code chính sách mặt hàng cho từng sản phẩm.
3.1.1.3. Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty
3.1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Nguồn: Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam Bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đứng đầu là Ban giám đốc và các Phó giám đốc. Sau đó bộ máy công ty được chia ra làm 2 khối Kinh doanh và khối Văn phòng tương ứng 5 bộ phận phòng ban: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng chứng từ, Phòng Agent - Pricing và cuối cùng là Phòng giao nhận hiện trường chịu sự giám sát và lãnh đạo trực tiếp của các Trưởng phòng với nhiệm vụ, chức năng tham mưu, đóng góp ý kiến trong việc ra quyết định của Giám đốc nói riêng và Ban giám đốc nói chung.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:
- Giám đốc: Là người trực tiếp đại diện công ty, điều hành các hoạt động kinh doanh cũng như định hướng phát triển của công ty, trực tiếp quản lí nhân viên, tiến hành bổ nhiệm và cũng chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh.
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kinh doanh
Phòng giao nhận hiện trường Phòng chứng
Phòng kế toán từ Phòng Agent -
Pricing
27
- Phó giám đốc: Hỗ trợ Giám đốc điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc quản lý khối kinh doanh và khối văn phòng. Ngoài ra, triển khai, thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Đề ra những mục tiêu, chính sách cho các bộ phận phòng ban.
- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, báo giá, hỗ trợ, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. Phối hợp với các phòng ban khác (Phòng giao nhận hiện trường, phòng chứng từ, …) để giám sát, xử lý những vấn đề phát sinh trong khi khách hàng sử dụng dịch vụ. Chăm sóc những khách hàng cũ, cập nhật về các chính sách, Nghị Định, biểu thuế mới thường xuyên, … cung cấp các thông tin đến khách hàng. Lên kế hoạch viết bài, quảng cáo các dịch vụ marketing cho công ty.
- Phòng Agent – Pricing: Thực hiện nhiệm vụ làm việc với các đại lí trong và ngoài nước, các đối tác vận chuyển để làm giá cho mỗi lô hàng. Công việc của phòng Agent – Pricing là khai Manifest, lấy lệnh giao hàng EDO, làm lệnh nối cũng do bộ phận này đảm nhận. Bộ phận luôn cố gắng tìm kiếm, đàm phán, các hãng vận chuyển để chốt giá cả và thời gian nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng.
- Phòng Kế toán: Xây dựng kế hoạch tài chính, thiết lập và chi trả lương thưởng cho nhân viên, tổng hợp, theo dõi công nợ. Xuất hóa đơn cho công ty, quản lý doanh thu và kiểm soát chi phí theo quy định, ...
- Phòng chứng từ: Hoàn tất các thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa; Thực hiện khai báo hải quan; Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ chứng từ, tài liệu email có liên quan; Phối hợp với các phòng ban khác xử lý những phát sinh của lô hàng, … - Phòng giao nhận hiện trường: Quản lý, giám sát, theo dõi và thường xuyên kiểm tra tình hình hàng hóa tại cảng và kho, theo dõi quá trình đóng, xếp hàng tại kho, tại cảng để chuẩn bị hàng hóa lên các phương tiện vận chuyển. Thực hiện giao nhận hàng hóa, xuất trình chứng từ với các cơ quan nhà nước, giao hàng cho khách đúng thời gian thỏa thuận. Phối hợp làm việc, báo cáo với các bộ phận liên quan và cấp trên trong quá trình làm việc.
3.1.1.3.2. Nguồn lực của công ty
Với nỗ lực không ngừng phát triển và khẳng định vị thế của mình, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam mở rộng quy mô, hoạt động kinh doanh của mình không
28
chỉ tại văn phòng chính mà còn mở rộng thêm chi nhánh tại TP.HCM. Để đáp ứng nhu cầu và khối lượng công việc, công ty không ngừng xây dựng và tuyển dụng đội ngũ nhân lực. Tính đến hết năm 2022, tổng lực lượng lao động của công ty tăng lên 52 người được phân bổ đều ở các phòng ban.
Bảng 3.1: Cơ cấu nguồn nhân lực Công ty giai đoạn 2020 – 2022
Đơn vị: Người và % STT Tiêu Chí Năm
2020
Tỷ trọng năm 2020
Năm 2021
Tỷ trọng năm 2021
Năm 2022
Tỷ trọng năm 2022 I.Theo trình độ chuyên môn
1 Trên đại học 1 2,86% 1 2,56% 2 3,85%
2 Đại học 32 91,43% 36 92,31% 48 92,3%
3 Cao đẳng 2 5,71% 2 5,13% 2 3,85%
II. Theo giới tính
1 Nam 10 28,57% 13 33,33% 13 25%
2 Nữ 25 71,43% 26 66,67% 39 75%
III. Theo độ tuổi
1 Dưới 30 27 77,14% 31 79,49% 44 84,62%
2 Từ 31 đến 40 6 17,14% 6 15,38% 6 11,54%
3 Trên 40 2 5,71% 2 5,13% 2 3,84%
Tổng 35 100% 39 100% 52 100%
Nguồn: Báo cáo công ty giai đoạn 2020 – 2022 - Về trình độ chuyên môn: Trình độ lao động của công ty chiếm phần lớn là Đại học, chiếm trên 90% trong giai đoạn 2020 – 2022, phần lớn nhân lực của công ty đều tốt nghiệp từ các trường Đại học khối kinh tế. Trình độ chuyên môn Cao đẳng chiếm tỷ lệ nhỏ không đáng kể chỉ khoảng 6% và giảm tỷ trọng còn 4% trong tổng số nhân lực vào năm 2022. Có thể thấy rằng, nhân lực của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đều có trình độ cao và chất lượng, đáp ứng được các yêu cầu, đảm bảo được kiến thức chuyên môn nghiệp vụ góp phần khẳng định chất lượng của doanh nghiệp.
29
- Về giới tính: Có thể thấy rõ sự mất cân đối trong tỷ lệ giới tính của đội ngũ nhân lực tại Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam, số lượng lao động nữ luôn chiếm tỷ lệ cao hơn gấp 2 lần so với lao động nam trong giai đoạn 2020 – 2022. Tỷ lệ lao động nữ năm 2022 là 75% trong khi nam chỉ có 25%. Sự bất cân đối này đã phần nào ảnh hưởng đến công việc vì thể chất của lao động nữ giới khó đáp ứng được các yêu cầu về đi lại thường xuyên, đi công tác tại chi nhánh, thiếu ổn định trong thời gian nghỉ thai sản, … Nguyên nhân của sự chênh lệch giới tính này là do: Do tính chất đặc thù lĩnh vực dịch vụ mà công ty kinh doanh đến khách hàng, nhân viên nữ tham gia nhiêu vào bộ phận kinh doanh, chứng từ, kế toán đòi hỏi những kỹ năng thuyết phục, đàm phán khéo léo thương lượng với khách hàng, đòi hỏi sự chính xác, cẩn thận, kiên nhẫn cao trong công việc, đáp ứng được các tính chất và đảm bảo đạt kết quả cao trong công việc trong khi nhân viên nam sẽ không thể đáp ứng tốt được những điều này. Tuy nhiên, ở những vị trí phù hợp khác thì cũng ko thể thiếu nguồn nhân lực nam đáp ứng thể lực và trình độ tốt giải quyết công việc.
- Về độ tuổi: Nguồn nhân lực trong công ty đa số là nhân lực trẻ, trong đổ tuổi dưới 30 tuổi chiếm hơn 70% và có xu hướng tăng lên 80% vào năm 2022 phân bổ chủ yếu ở bộ phận Kinh doanh và bộ phận Giao nhận hiện trường phù hợp với tính chất công việc yêu cầu di chuyển nhiều và khả năng chịu áp lực cao. Tiếp theo là nhóm lao động 31 - 40 tuổi và ít nhất là nhóm trên 40 tuổi (chiếm khoảng 5%) chủ yếu là thuộc đội ngũ lãnh đạo của công ty, với nhiều năm kinh nghiệm chịu trách nhiệm quản lý và điều hành. Tỷ lệ trong bảng cơ cấu nhân sự của 2 nhóm độ tuổi này giảm dần, nguyên nhân là do chính sách nhân sự của công ty đang tập trung xây dựng, tổ chức tuyển dụng nhóm lao động trẻ năng động và chất lượng cao, khả năng thích ứng nhạy bén.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam luôn chú trọng vào việc thu hút nhân lực cũng như đảm bảo thu nhập cho người lao động, chính vì vậy mà công ty luôn quan tâm đến các vấn đề chính sách về lương thưởng, cố gắng tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, các chế đố và phúc lợi tốt cho nhân viên.
30 3.1.1.4. Cơ sở vật chất
Văn phòng giao dịch (trụ sở chính) của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam nằm tại tòa Hà Đô Parkview, Số 10 Thái Thành, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam. Văn phòng của công ty nằm trong tòa chung cư khang trang với các trang thiết bị hiện đại. Văn phòng bố trí các phòng ban hợp lí, đảm bảo hoạt động độc lập, tách biệt mà vẫn liên kết dễ dàng khi cần thiết. Công ty trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết như máy tính có kết nối Internet, điện thoại, máy photo, máy scan, … và các thiết bị cần thiết khác phục vụ cho công việc. Công ty cũng trang bị đầy đủ các phương tiện phòng chống cháy nổ, bình cứu hỏa, đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy.
3.1.1.5. Tài chính công ty
Với nguồn vốn điều lệ ban đầu không cao là 7.700.000.000, từ số vốn đó, công ty đã không ngừng nâng cao số vốn và phát triển tài sản trong những năm tiếp theo.
Và cho đến nay, công ty đã đạt được những bước tiến vững chắc được thể hiện qua những thông số sau:
Bảng 3.2. Tình hình tài sản của công ty trong 3 năm 2020 – 2022
(Đơn vị VNĐ và %) Chỉ
tiêu
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tài sản ngắn
hạn
7.256.168.674 72,75
% 9.087.140.304 75,08
%
12.357.136.225 70,24
%
Tài sản dài hạn
2.718.624.314 27,25
% 3.015.394.934 24,92
%
5.235.686.325 29,76
%
31 Tổng
tài sản
9.974.792.988 100
% 12.102.535.238 100% 17.592.822.550 100%
Nguồn: Phòng kế toán Về cơ cấu tài sản của công ty, có thể thấy tỷ lệ phân bố tài sản ngắn hạn và dài hạn được giữ tương đối ổn định qua các năm. Quy mô tổng tài sản của công ty đều có xu hướng tăng qua các năm. Năm 2022, quy mô tổng tài sản của công ty đạt 17.
592.822.550 đồng, tăng khoảng gần 2 lần so với năm 2020. Trong cả 3 năm 2020, 2021 và 2022 tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn luôn có xu hướng tăng, tỷ lê ̣ tăng củ a tài sản ngắn hạn chiếm tỷ lệ đa số trong tổng lượng tài sản công ty (hơn 70%).
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam có tài sản ngắn hạn luôn lớn hơn tài sản dài hạn nguyên nhân là do công ty cung cấp các dịch vụ gian nhận vận tải, thủ tục hải quan, … nên phần tài sản cố định không cần phải đầu tư nhiều. Công ty có thể thuê ngoài để tối ưu chi phí.
Bảng 3.3. Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh trong 3 năm 2020 – 2022 Chỉ
tiêu
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Vốn chủ sở hữu
5.927.810.098 59,43% 6.329.587.909 52,30% 8.756.356.578 71,3%
Vốn đi vay
4.046.982.890 40,57% 5.772.947.329 47,70% 3.524.533.674 28,7%
Tổng 9.974.792.988 100,00% 12.102.535.238 100% 12.280.890.252 100%
Nguồn: Phòng kế toán Để đáp ứng cho hoạt động kinh doanh của công ty, ngoài vốn điều lệ và vốn chủ sở hữu thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện hoạt động huy động vốn đầu tư từ
32
các nguồn khác nhau có thể kể đến như ngân hàng nhà nước, vay tư nhân, vốn liên kết các đơn vị kinh doanh khác, .... Tuy nhiên, dựa vào cơ cấu nguồn vốn trong Bảng 3.3 có thể thấy rằng phần vốn chủ sở hữu của công ty vẫn chiếm đa số (lần lượt theo các năm chiếm 59,43%, 52,3% và 71,3%), lượng vốn đi vay chiếm không quá cao trong tổng cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của công ty. Tỷ trọng nguồn vốn chủ sở hữu có xu hướng tăng vọt trong năm 2022 gấp 2,5 lần so với nguồn vốn đi vay, điều này chứng tỏ công ty đang lựa chọn hình thức kinh doanh an toàn, tối thiểu hóa nguồn vốn đi vay. Nguồn vốn của công ty có xu hướng tăng lên trong giai đoạn 2020 – 2022, đặc biệt trong năm 2021 – 2022 tổng vốn tăng 1,5% thể hiện cho việc công ty có xu hướng mở rộng và nâng cấp quy mô hoạt động kinh doanh tại TP.HCM.