CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.2. Khái quát về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.3. Nội dung của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải nói chung và dịch vụ nhập hàng nhập khẩu bằng đường biển nói riêng là một quá trình cung ứng dịch vụ làm việc liên quan với nhiều bên, là sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận bên trong và bên ngoài doanh nghiệp mà vì thế không thể không tránh khỏi những rủi ro, sự
13
phối hợp không ăn ý trong quá trình quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Chính vì vậy, bước đầu tiên cũng là bước tiên quyết lập kế hoạch nhận hàng là khâu vô cùng quan trọng để cho toàn bộ quy trình được diễn ra suôn sẻ và mang lại kết quả tốt nhất. Lập kế hoạch sẽ định hướng cho các bước hoạt động sau của quy trình nhận hàng, xác định rõ nội dung công việc cần thực hiện và yêu cầu đối với nội dung các công việc đó. Lập kế hoạch giúp nhà quản trị dễ dàng đưa ra các phương án, quyết định, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách tốt nhất, an toàn tránh các rủi ro phát sinh, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Lập kế hoạch giao nhận vận chuyển nhận hàng nhập khẩu được công ty xây dựng dựa trên mối quan hệ công việc giữa chủ hàng xuất nhập khẩu, công ty giao nhận và nhà vận tải. Nội dung kế hoạch bao gồm các vấn đề về mục tiêu về doanh số, về thị trường, các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án về nhân sự, phương án về chi phí, phương án về cơ sở vật chất. Liên quan đến các công việc cần thực hiện, công ty giao nhận có thể lập kế hoạch về những nội dung sau:
Lập kế hoạch tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển: Trong đó bao gồm các công việc như nhận thông tin từ khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển, xây dựng và gửi báo giá cho khách hàng.
Lập kế hoạch tổ chứ vận chuyển hàng hóa quốc tế: Trong đó bao gồm các công việc nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển, báo giá vận chuyển, ký hợp đồng vận chuyển.
Lập kế hoạch tổ chức nhận hàng xuất khẩu: Trong đó bao gồm các công việc như nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu, nhận hàng hóa tại địa điểm quy định, quyết toán chi phí.
2.2.3.2. Bước 2: Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Hoạt động tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một chuỗi các công việc bao gồm:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Quyết toán chi phí
14
Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế - Đại học Thương mại Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Công ty giao nhận cần phối hợp với nhà nhập khẩu nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến phương tiện vận tải
Trường hợp đã có hợp đồng với bên chuyên chở thực tế, công ty giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi gì không.
Trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ hoặc hãng hàng không do nhà nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế (Incoterms nhóm E và F), công ty giao nhận thực hiện như ở phần “Tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế”
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Công ty giao nhận nhận pre – alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng từ, kiểm tra đối chiếu MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB(s) các chi tiết có khớp nhau không. Nếu có khác biệt giữa MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB(s) thì viết mail báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra xem chi tiết trên MBL/MAWB đúng hay HBL(s)/HAWB(s) đúng và chỉnh sửa bill để nộp Manifest. Lưu ý Place of Delivery có thể khác nhau giữa HBL & MBL, khi đó công ty giao nhận sẽ phụ trách chuyển hàng từ Place of Delivery trên MBL đến Place of Delivery trên HBL.
Trước ngày tàu đến hãng tài hoặc Co – loader sẽ gửi giấy báo hàng đến, trên A/N mà hãng tàu hay Co – loader gửi thường có thông báo số cước và các Local charges phải nộp. Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre – alert của đại lý không. Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng.
Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng và đóng lệ phí.
15 Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Công ty giao nhận phối hợp cùng người nhà nhập khẩu để thực hiện các công việc:
Khai báo và thông quan cho hàng hóa nhập khẩu. Công ty giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan). Nếu hàng hóa bị phân và luồng đỏ cần phối hợp với cán độ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.
Nhận hàng nhập khẩu từ nhà vận chuyển thực tế.
Bước 4: Quyết toán chi phí
Sau khi nhận hàng hóa, công ty giao nhận quyết toán chi phí với các nhà xuất khẩu và người nhập khẩu các chi phí như cước vận chuyển (nếu có), local charge tại đầu nhập khẩu, phí hoa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác.
Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và việc thống nhất gửi hóa đơn gốc tùy thuộc và thống nhất giữa công ty giao nhận với các nhà xuất khẩu và người nhập khẩu
2.2.3.3. Bước 3: Giám sát nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Là việc kiểm tra, đôn đốc, kiểm soát toàn bộ quy trình thực hiện nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty để có thể nhận được nguyên vật liệu, vật tư hàng hóa, đúng chất lượng, số lượng, đảm bảo tránh sự chậm trễ, sai sót. Hoạt động giám sát cần thực hiện đồng thời ở những thời điểm khác nhau của toàn bộ quy trình nhận hàng. Nhằm đảm bảo các bên thực hiện nghĩa vụ của mình gắn liền từ khi có nhu cầu vận chuyển hàng hóa được giao cho người nhận đến thanh toán toàn bộ chi phí liên quan.
Kiểm tra giám sát ở các nội dung: Giám sát thuê phương tiện vận chuyển, giám sát bản thân công ty, giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa, giám sát các bên liên quan giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu trong việc thu thập các thông tin liên quan
16
từ đó theo dõi tiến độ cũng như nhắc nhở các đối tác, giám sát phí vận chuyển và các chứng từ vận tải, giám sát số lượng và chất lượng hàng hóa.
Để thực hiện giám sát có thể sử dụng các phương pháp như: Hồ sơ theo dõi, phiếu giám sát, hay sử dụng phương pháp vi tính như dùng các phương tiện kỹ thuật, định vị GPS để theo dõi lịch trình.
2.2.3.4. Bước 4: Điều hành nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Điều hành quá trình vận chuyển hàng hóa là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đru trong thời gian xây dựng hợp đồng vận chuyển và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng vận chuyển. Quá trình này phải tập trung giải quyết các vấn đề sau: Chất lượng và số lượng hàng hóa, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm, quy trình thanh toán, khiếu nại và tranh chấp.
Chất lượng và số lượng hàng hóa: Trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển không thể tránh khỏi những rủi ro không lường trước ảnh hưởng đến chất lượng số lượng của hàng hóa so với chất lượng ban đầu hay trong quy định hợp đồng vận chuyển. Giải quyết các vấn đề sự thay đổi trong chất lượng hàng hóa, sự tăng giảm, thiếu hụt mất mát hàng hóa trong quy trình và thương lượng những khoản chi phí trong trường hợp đó.
Hợp đồng vận chuyển: Trong hợp đồng quy định rõ những điều khoản giữa hai bên, phải lưu ý những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hay dỡ hàng.
Hợp đồng bảo hiểm (nếu có): Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại với công ty bảo hiểm trong trường hợp phát sinh hàng hóa bị tổn thất.
Khiếu nại và tranh chấp: Với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và nhà nhập khẩu nên công ty có nghĩa vụ nếu cần trong quá trình giải quyết tranh chấp.
Cung cấp các thông tin cần thiết, giải quyết khiếu nại và tranh chấp theo đúng hợp đồng ngoại thương.
Nhiệm vụ điều hành của của các ban lãnh đạo, khi có phát sinh trong quá trình nhận hàng, ban lãnh đạo phải nhận dạng được các vấn đề phát sinh, thu thập các thông
17
tin cần thiết, phân tích nguyên nhân từ đó tìm hướng và điều hành nguồn nhân lực giải quyết các phát sinh.