CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
3.3. Đánh giá hoạt động quản trị quy trình nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.3.1. Những thành tựu đạt được
Kể từ khi thành lập và phát triển, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đã từng bước khẳng định được vị thế và uy tín của mình trên thị trường. Thành công lớn nhất chính là thương hiệu uy tín mà công ty đã tạo dựng “Top 20 Thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ uy tín Việt Nam - ASEAN 2022” trong lĩnh vực Dịch vụ cho ngành hàng Y tế mặc dù phát triển trong giai đoạn khó khăn, tình hình dịch bệnh COVID- 19 diễn ra phức tạp. Đây là ngành hàng đặc thù, đòi hỏi phải cập nhật có những thay
53
đổi theo quy định, nghị định của Nhà nước một cách linh hoạt và kịp thời, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể bước chân vào ngành mà không chuẩn bị cho mình nền tảng chuyên môn tốt. Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam luôn tự tin là doanh nghiệp đáp ứng tốt tất cả những yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực này.
Nhờ có công tác quản trị quy trình nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu tốt mà tất cả các hoạt động nghiệp vụ được diễn ra chặt chẽ, thông suốt, đảm bảo tiến độ nhận hàng, tránh được các sai sót trong quá trình nhận hàng. Xây dựng được một quy trình nhận hàng cụ thể, phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty đang ngày một hoàn thiện hơn, chất lượng dịch vụ cũng đang dần được cải thiện. Điều đó được thể hiện qua các tiêu chí đánh giá chất lượng cung ứng dịch vụ trong những năm gần đây. Công ty luôn sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu của khách hàng, tư vấn cho khách hàng về quá trình vận chuyển, thủ tục liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa đảm bảo cho hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng, thuận tiện với chi phí rẻ nhất, đảm bảo cho hàng hóa được giao nhận đúng thời gian, địa điểm theo đúng như trong cam kết với chất lượng, số lượng của hàng hóa được đảm bảo như ban đầu.
- Về lập kế hoạch quản trị nhận hàng của công ty khá chính xác
Trong những năm vừa qua, dù có nhiều sự biến động về kinh tế, về các chính sách của nhà nước, đại dịch COVID-19 ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam vẫn làm tốt hoạt động nhận hàng và đề ra các phương hướng kế hoạch nhận hàng linh hoạt, thích ứng với từng bối cảnh, từng lô hàng khác nhau, đảm bảo tỉ lệ lập kế hoạch thành công cao (chiếm trên 80%), số ít là sai so với kế hoạch ban đầu xảy ra nhưng công ty cũng rất nhanh chóng nắm bắt kịp thời và đối phó.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam cũng đã xây dựng được quy trình làm việc chuẩn cho từng bước trong toàn bộ quy trình, từng sản phẩm đặc thù cho khách hàng. Việc lập kế hoạch, xây dựng một quy trình chuẩn đã giúp nhân viên nắm bắt được các công việc của mình một cách cụ thể, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc cao và tránh nhầm lẫn thiếu sót trong các thủ tục giấy tờ từ đó nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong lòng khách hàng về dịch vụ của công ty.
54
Việc lập kế hoạch nhận hàng được ban lãnh đạo tiến hành khẩn trương, kịp thời, tiến hành và phối hợp nhân viên các phòng ban phù hợp với khả năng và năng lực.
- Tổ chức thực hiện quá trình nhận hàng quy củ, bài bản
Công ty đã liên hệ với hãng tàu và theo dõi lịch trình tàu cẩn thận, kịp thời nắm bắt những thay đổi trong lịch trình của hãng tàu để có những kế hoạch thay đổi phù hợp không làm ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Chứng từ để khai báo nhận hàng chuẩn bị nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, các thủ tục mang vận đơn đổi lấy lệnh giao hàng tiến hành nhanh chóng, góp phần làm tăng tiến độ nhận hàng. Các trường hợp phát sinh cũng được công ty xử lý kịp thời, đảm bảo tối đa lợi ích cho khách hàng và chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam không ngừng mang đến dịch vụ nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển đa dạng, phong phú về chủng loại mặt hàng từ những hàng thiết bị y tế đơn giản đến những loại phức tạp, cồng kềnh, nhạy cảm hơn. Trong suốt những năm qua, Công ty đã thực hiện dịch vụ nhập khẩu cho hơn 300 mặt hàng y tế (từ các mặt hàng thường cho đến các mặt hàng hóa chất với mức độ rủi ro cao), tiêu biểu như: Băng dính dùng trong y tế, bình chứa dung dịch hút phẫu thuật, bơm tiêm điện, bơm truyền dịch, bóng nong mạch vành, bộ kít để tách chất tế bào, dụng cụ khám tai mũi họng, hệ thống khí y tế, ... và các danh mục hàng nhập được bổ sung thêm từng ngày. Điều này chứng tỏ sự ngày càng phát triển của công ty và sự đáp ứng nhu cầu đa dạng về vận chuyển quốc tế của khách hàng.
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận hiện trường đã tiến hành kiểm tra cẩn thận, kỹ lưỡng tình trạng các container, lập biên bản ghi nhận thực hiện quá trình nhận dỡ hàng và giao hàng cho khách nhanh chóng.
- Về giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Công ty xuyên suốt giám sát việc thực hiện các hoạt động của quy trình, nếu có những vấn đề phát sinh thì sẽ có sự điều hành của ban lãnh đạo từ trên xuống dưới
55
kịp thời nhanh chóng, công tác giám sát và điều hành được tiến hành kịp thời, chính xác, đảm bảo đem lại hiệu quả công việc.
Công tác giải quyết các khiếu nại phát sinh luôn được Công ty chú tâm và giải quyết triệt để làm hài lòng khách hàng là yếu tố tiên quyết trong định hướng hoạt động của doanh nghiệp. Công ty đã thực hiện được những cam kết về chất lượng dịch vụ với khách hàng đảm bảo cả về mặt giá cả và chất lượng khiến khách hàng hài lòng và trung thành khi sử dụng dịch vụ của công ty.
Đội ngũ nhân viên công ty luôn không ngừng học hỏi, hoàn thiện cả về chuyên môn lẫn tác phong làm việc. Đội ngũ nhân viên thường xuyên được đào tạo chuyên sâu với các khóa Training ngoài giờ được tổ chức để nâng cao kiến thức nghiệp vụ giúp cho chất lượng dịch vụ cùng uy tín của công ty ngày càng được nâng cao.