CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
3.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.2.2. Thực trạng tổ chức nhận hàng Thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
42
nghiệp theo trình tự 4 bước như sau: Nhận và xử lí thông tin hàng nhập, Theo dõi và thông quan hàng nhập, Nhận hàng hóa nhập khẩu và cuối cùng là Kết thúc/ Lưu hồ sơ.
Sơ đồ 3.2. Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Nguồn: Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam Bước 1: Nhận và xử lí thông tin hàng hóa nhập khẩu
- Việc đầu tiên của bước này là bộ phận kinh doanh chào giá và tư vấn quy trình nhập khẩu cho khách hàng rồi ký kết hợp đồng làm việc. Sau đó, khách hàng cung cấp những giấy tờ cần thiết để làm các thủ tục nhâp khẩu thiết bị y tế. Khách hàng sẽ cung cấp cho nhân viên kinh doanh đầy đủ thông tin như term, thông tin về hàng hóa (mặt hàng, kích thước, khối lượng, ...) thông tin cảng dỡ, cảng nhận, ….
- Bởi vì hàng thiết bị y tế là một hàng đặc thù muốn nhập khẩu đòi hỏi phải có các giấy phép chuyên ngành: Phân loại, giấy phép nhập khẩu, giấy phép công bố, ISO 13485, ... thì mới có đủ điều kiện để nhập hàng về kinh doanh được, do đó nếu khách hàng ko hiểu rõ về vấn đề này hoặc chưa chuẩn bị được các đầy đủ các giấy tờ cần thiết thì Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam cũng đã phát triển cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan như: Phân loại, giấy phép nhập khẩu, công bố, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy kiểm định chất lượng (C/Q), xin hoặc hợp pháp hóa giấy phép lưu hàng tự do CFS (Certificate of Free Sale), … Nhân viên kinh doanh giúp khách hàng chuẩn bị bộ hồ sơ để phân loại thiết bị y tế. Sau đó gửi bộ hồ sơ về Viện trang thiết bị và công trình y tế, đợi phản hồi, bổ sung chỉnh sửa nếu cần. Sau khoảng 1 tuần, Viện sẽ trả về bản cứng phiếu phân loại. Trang thiết bị y tế được phân thành 4 loại: Loại A, B, C, D. Nếu được phân vào loại A, B thì thiết bị y tế đó không cần làm đăng ký lưu hành. Loại C, D nếu chưa có số đăng ký lưu hành thì thực hiện thủ
Kết thúc/
Lưu hồ sơ Nhận và xử
lí thông tin hàng nhập
Theo dõi và thông quan hàng nhập
Nhận hàng hóa nhập khẩu
43
tục đăng ký lưu hành trang thiết bị y tế. Sau khi nộp bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thủ tục sẽ được giải quyết trong khoảng từ 15 ngày (đã có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng) và 60 ngày (nếu chưa có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng). Đăng ký lưu hành sẽ có hiệu lực trong 5 năm.
Theo Nghị định 98/2021/NĐ – CP và Nghị định 07/2023 sửa đổi Nghị định 98/2021/NĐ – CP. Đối với trang thiết bị y tế loại A, B bộ hồ sơ nhập khẩu cần có phân loại và số công bố tiêu chuẩn áp dụng. Đối với trang thiết bị y tế loại C, D (thuộc danh mục cần giấy phép nhập khẩu theo Thông tư 30) cần có giấy phân loại và giấy phép nhập khẩu (áp dụng tới hết năm 2024) hoặc Bản phân loại và Số lưu hành loại C, D. Đối với trang thiết bị y tế loại C, D thì chỉ cần có bản phân loại (áp dụng đến hết năm 2024). Đối với trang thiết bị y tế loại C, D là sinh phẩm y tế đã được cấp số đăng ký lưu hành từ ngày 01/01/2014 đến 31/12/2021 được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2024
- Nhân viên phòng Agent - Pricing sẽ thực hiện trao đổi, đàm phán với đại lý nước ngoài để xin giá cước và lịch tàu dự kiến và cùng với bộ phận kinh doanh chốt giá cước và lịch tàu với khách hàng.
- Sau khi nhận được booking, vận đơn nháp từ đại lý nước ngoài nhân viên kinh doanh gửi khách hàng kiểm tra HBL, nhân viên Agent - Pricing kiểm tra thông tin trên MBL và xác nhận với đại lý nước ngoài.
Đối với bước nhận và xử lí thông tin này tại Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam được diễn ra trơn tru và ít gặp khó khăn quá rắc rối. Các phát sinh có thể xảy ra trong bước này có thể là từ vấn đề trong việc tiếp nhận thông tin cung cấp từ khách hàng, khách hàng ủy quyền cho Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam làm các giấy phép chuyên ngành nhưng kết quả không ra đúng thời hạn, lịch booking các đại lý có thể delay do trùng các ngày lễ ở nước ngoài, … Nguyên nhân của các phát sinh này có thể từ chủ quan khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh hay khách quan từ yếu tố ngoại cảnh như lịch nghỉ của các nước. Ví dụ là vào hồi tháng 2/2023, Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam có ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị y tế với bên công ty khách hàng, khách gửi chứng từ cho nhân viên kinh doanh lên tời khai hải quan không có CO, nhân viên kinh doanh phụ trách đã phối hợp với nhân viên
44
chứng từ lên tờ khai cho khách hàng. Nhân viên chứng từ sau khi kiểm tra, tư vấn HS code, thuế nhập khẩu và gửi lại tờ khai nháp cho khách hàng trước khi truyền với mức thuế nhập khẩu 5%, VAT 5%, được khách hàng xác nhận và báo truyền tờ khai.
Sau khi truyền và thông quan được hải quan duyệt báo đóng thuế thì khách hàng thấy thuế cao, khách mới quay lại hỏi thì mới biết là hàng có CO form E nếu dùng CO sẽ được miễn thuế nhập khẩu về mức 0%. Mức thiệt hại cho khách hàng là khoảng 7.000.000 VNĐ và khách đã cho rằng là do nhân viên bên Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam không tư vấn cho khách hàng. Vấn đề ở đây là nhân viên đã làm tròn nhiệm vụ của mình nhưng chưa đạt được chất lượng dịch vụ tốt nhất nên vẫn chưa làm hài lòng được khách hàng.
Bước 2: Theo dõi và thông quan hàng nhập
- Nhân viên Agent - Pricing và nhân viên kinh doanh theo dõi sát sao tình hình lô hàng và cập nhật cho khách hàng kịp thời khi có sự thay đổi.
- Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam sẽ nhận được phân quyền, AN từ coloader đầu Việt Nam trước ngày tàu cập 1 - 2 ngày. Nhân viên Agent - Pricing sẽ thực hiện khai và submit Manifest trên website Cổng thông tin một cửa quốc gia, thực hiện đóng phí LCC, yêu cầu EDO từ Coloader. Nhân viên sẽ thực hiện khai hải quan nhập khẩu sau ngày tàu cập 1-2 ngày.
Làm thủ tục hải quan và thông quan
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam thực hiện áp dụng hình thức khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS - phương thức đơn giản, thuận tiện, nhanh chóng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Căn cứ vào bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ của Công ty kiểm tra, đối chiếu với giấy phép nhập khẩu, các văn bản, giấy tờ chuyên ngành của mặt hàng thiết bị y tế. Đối với khâu này thường mắc sai sót khi áp thuế nhập khẩu, thiếu chứng từ, cụ thể tổng hợp các trường hợp gặp khó khăn, sai sót khi tiến hành làm thủ tục hải quan nhập hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển theo bảng dưới đây trong giai đoạn từ năm 2020 – 2022.
Bảng 3.9. Số lượng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan nhận hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển (2020 – 2022)
45
Đơn vị: Số lô và %
Năm Chỉ tiêu
2020 2021 2022
Tổng số lô hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
1035 1460 2730
Số lô gặp khó khăn 45 4,35% 60 4,1% 94 3,4%
Do thiếu chứng từ, giấy phép 27 2,6% 30 2,1% 59 2,2%
Do áp thuế sai 17 1,64% 26 1,78% 35 1,3%
Nguyên nhân khác 1 0,1% 4 0,27% 0 0%
Nguồn: Bộ phận chứng từ Qua bảng số liệu có thể thấy được rằng tình hình tỷ trọng số lô gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục hải quan có xu hướng giảm trong giai đoạn 2020 – 2022 từ 4, 35% vào năm 2020 xuống còn 3,4% vào năm 2022. Cụ thể, năm 2020 sai sót so thiếu chứng từ, giấy phép là 27 lô chiếm 2,6%, sai sót do áp thuế sai là 17 lô chiếm 1,64% và 1 lô là nguyên nhân khác với 0,1%. Năm 2021, có 30 lô với 2,1% do sai sót từ thiếu chứng từ, giấy phép, 26 lô với 1,78% so áp thuế sai và 4 lô với 0,27% là do nguyên nhân khác. Năm 2022, mặc dù có sự tăng về số lô sai sót nhưng đây là do sự gia tăng trong số lượng các lô hàng nhập khẩu ngày càng nhiều còn tỷ trọng vẫn có sự giảm so với 2 năm trước. Có 59 lô hàng do thiếu chứng từ, giấy phép chiếm 2,2%
và 35 lô do áp thuế sai chiếm 1,3%.
Có thể thấy rằng những sai sót phổ biến khiến cho khâu làm thủ tục hải quan gặp nhiều khó khăn là do việc áp sai mã thuế, mã HS code, khai sai thông tin trên tờ khai, … dẫn đến chỉnh sửa mất mất thời gian và thiệt hại về chi phí. Đối với vấn đề áp thuế sai cũng là một trong những điều khó tránh khỏi, nguyên nhân có thể do mặt hàng phức tạp, các thông số kỹ thuật khác nhau thì có mức áp thuế khác nhau, nhầm lẫn giữa chủng loại thiết bị, … Việc khai sai mã HS dẫn tới kéo dài thời gian thông
46
quan, tăng chi phí lưu kho. Bộ chứng từ gồm có rất nhiều loại giấy tờ (tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa, giấy phép nhập khẩu, công bố, …) và kèm theo nhiều điều khoản, điều mục ghi trên đó. Có đôi khi việc thiếu các chứng từ là do bên khách hàng giao thiếu cho công ty, nhưng cũng có khi là do nhân viên kinh doanh phụ trách không chú ý đến thời gian làm các chứng từ cần thiết được khách hàng ủy quyền làm cho mặt hàng thiết bị y tế nhập khẩu như bản phân loại, lưu hành, bản công bố của hàng thiết bị y tế, … sẽ không có đủ bộ hồ sơ để thông qua, ảnh hưởng đến thời gian lấy hàng, hàng bị lưu tại cảng lâu sẽ mất thêm chi phí, có thể công ty phải đền bù chi phí này cho khách hàng, đồng thời uy tín của Công ty cũng bị ảnh hưởng
Đối với quá trình thông quan hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam, công ty tiến hành nhập đầy đủ, trung thực, chính xác các thông tin trên tờ khai nhập khẩu và tiến hành truyền tờ khai. Hệ thống sẽ tự động phân luồng hàng hóa thành luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Dưới đây là bảng số liệu thống kê tình hình thông quan các lô hàng giai đoạn 2020 – 2022.
Bảng 3.10. Tình hình thông quan phân luồng tờ khai các lô hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển (2020 – 2022)
Đơn vị: Số lô và % Năm
Chỉ tiêu
2020 2021 2021
Tổng số tờ khai hàng thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển
1035 1460 2730
Luồng xanh 105 10,2% 210 14,3% 278 10,2%
Luồng vàng 847 81,8% 1125 77,1% 2180 79,8%
Luồng đỏ 83 8% 125 8,6% 272 10%
Nguồn: Bộ phận chứng từ
47
Nhìn chung, đa số các tờ khai lô hàng thông quan tại Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam chủ yếu rơi vào luồng vàng và luồng xanh với tỷ lệ trung bình là 80% và 10% và có xu hướng ổn định. Số lượng tỷ lệ các lô hàng vào luồng đỏ chỉ chiếm dao động từ 8% đến 10% và đây là con số nhỏ, điều này thể hiện sự trơn tru trong khả năng làm việc cùng chất lượng dịch vụ của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam. Nếu các tờ khai rơi vào phân luồng vàng, Công ty nộp bộ hồ sơ cho cơ quan Hải quan để tiến hành kiểm tra chứng từ. Nếu tờ khai phân vào luồng đỏ, công ty nộp cho Hải quan bộ hồi sơ hải quan và đưa hàng hóa xuống để Hải quan tiến hành kiểm hóa thực tế. Việc các tờ khai phân luồng đỏ này do hệ thống của hải quan đánh giá rủi ro tự động, nguyên nhân có thể xuất phát từ nhiều lí do chủ quan và khách quan như doanh nghiệp mới nhập hàng lần đầu hoặc trong một thời gian dài mới phát sinh hoạt động nhập khẩu, nguyên nhân do mã loại hình tờ khai, do mã HS của mặt hàng thiết bị y tế bị quản lí rủi ro, …. Tùy vào mỗi trường hợp mà công ty sẽ có những hướng giả quyết cụ thể riêng.
Bước 3: Nhận hàng hóa nhập khẩu
- Sau khi nhận được EDO, khách hàng nộp thuế nhập khẩu, hàng được thông quan, nhân viên bộ phận giao nhận hiện trường sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo phương thức trực tiếp mở Container để đối soát. Kết quả kiểm tra là căn cứ cho việc hoàn thành các thủ tục, nếu hàng hóa kiểm tra đảm bảo chất lượng, số lượng hàng sẽ được vận chuyển về kho và phối hợp với đại lý trucking lấy hàng và giao hàng tại địa chỉ khách cung cấp. Trong trường hợp hàng lỗi, hỏng, thiếu, không đảm bảo chất lượng, công ty sẽ tiến hành phản hồi với bên bán và bên mua, lập các văn bản và tìm hướng giải quyết.
Bước 4: Kết thúc/Lưu hồ sơ
- Nhân viên kinh doanh thông qua từ nhân viên chứng từ, nhân viên Agent - Pricing lập bộ hồ sơ (chi phí đầu vào, chi phí bán ra, các chứng từ liên quan) và chuyển giao bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.
48